cómo dictar

CÓMO
DICTAR
ÍNDICE
01
¿POR QUÉ HACER DICTADOS?
02
ANTES DE COMENZAR A DICTAR
VENTAJAS DE LOS DICTADOS
SUJETAR EL DISPOSITIVO CORRECTAMENTE
PREPARAR UN ESQUEMA
CONSEJOS DE DICCIÓN
DICTADOS CON UNA SECRETARIA/TRANSCRIPTOR
DICTADOS CON SOFTWARE DE RECONOCIMIENTO DE VOZ
03
COMENZAR EL DICTADO
04
SUPERAR PROBLEMAS DE AUTOCONFIANZA
01 / ¿POR QUÉ HACER DICTADOS?
01 ¿POR QUÉ HACER DICTADOS?
01
Ahorre tiempo
De media, las personas pueden hablar siete veces más rápido de lo que escriben. El
dictado puede ahorrarle mucho tiempo. ¡Dicte solo diez cartas y se ahorrará una
hora entera!
02
Concéntrese en sus principales competencias
No malgaste energías escribiendo y dando formatos. El dictado le permite centrarse en
sus principales funciones. Esto le ahorrará a usted y a su organización tiempo y dinero.
05
Mejore su discurso
Los estudios han mostrado que los dictados pueden mejorar la memoria a corto
plazo, la pronunciación y la calidad general del discurso.
En otras palabras, el dictado le permite aumentar su productividad y eficacia, con
lo que ahorrará tiempo y dinero.
3
04 / SUPERAR PROBLEMAS DE AUTOCONFIANZA
04
Organice su trabajo
Mediante el software de dictado SpeechExec puede clasificar y organizar
rápidamente sus ideas, trabajos o cartas.
03 / COMENZAR EL DICTADO
03
Sea más flexible
Puede dictar en cualquier momento y desde cualquier lugar, y sus ficheros se
enviarán de inmediato a su oficina para su transcripción. Puede dictar por la
mañana mientras conduce hacia el trabajo, por ejemplo, y tener el trabajo hecho
incluso antes de llegar a su despacho.
02 / ANTES DE COMENZAR A DICTAR
VENTAJAS DE LOS DICTADOS
01 / ¿POR QUÉ HACER DICTADOS?
02 ANTES DE COMENZAR A DICTAR
Sujete la grabadora de voz digital aproximadamente a 10 cm (o 3 pulgadas) de sus labios.
No la sujete por debajo de su barbilla (o cerca de la frente) ya que esto afectará a la calidad
del sonido.
No permita que el micrófono toque sus labios y apague el dispositivo cuando no esté hablando.
02 / ANTES DE COMENZAR A DICTAR
SUJETAR EL DISPOSITIVO CORRECTAMENTE
PREPARAR UN ESQUEMA
Ejemplo de un esquema para una carta
Recordatorio de factura
Nombre y dirección del
destinatario
Amanda Rojo, Empresa X, Avenida del Sol 123, Madrid, España
Contexto
Suministrados 150 pósteres en mayo para el evento de la empresa
Número de factura
773499
Fecha límite del pago
19.09.
Ejemplo de un esquema para un correo electrónico
Título
Reunión del proyecto de la última semana
Nombres de los
destinatarios
Samuel Jiménez, Roberto Pérez, Laura López
Resumen de la reunión
Punto 1: La fecha de la fase 1 del proyecto ha cambiado al 12 de septiembre.
Punto 2: Error en la página 49. En lugar de 45 360 USD debería decir
45 560 USD
Conclusión:
Próxima reunión el 15 de julio
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04 / SUPERAR PROBLEMAS DE AUTOCONFIANZA
Asunto
03 / COMENZAR EL DICTADO
Puede tomar notas en un papel o tener las ideas organizadas en su cabeza. Asegúrese de
tener una idea clara de lo que quiere decir antes de comenzar la grabación. Tenga a mano
todos los documentos con cifras u otra información que necesite citar en su grabación.
01 / ¿POR QUÉ HACER DICTADOS?
01
02
Ritmo y volumen
Muchas personas piensan erróneamente que para hacer un dictado tienen que hablar despacio
y alto. Imagínese que está hablando con un amigo que se encuentra próximo a usted. Hable de
forma natural a un ritmo normal, sin hacer pausas entre las palabras. Si habla demasiado rápido
o demasiado despacio es posible que la secretaria o el software de reconocimiento de voz no
puedan reconocer lo que quiere decir.
Pronunciación
04
Concentración
05
Elimine ruidos indeseados
06
Evite el lenguaje corporal
Asegúrese de pronunciar las palabras con claridad y estructure sus frases de forma clara y
ordenada. Ayudará si su grabación tiene un principio, una parte central y un final.
Dictar requerirá más concentración que mantener una conversación informal o incluso escribir.
Por tanto, es aconsejable que realice la grabación en una sala tranquila, sin distracciones.
Apague todos los demás dispositivos electrónicos, como el teléfono móvil, mientras está
grabando.
Evite hábitos como comer, beber, fumar o mascar chicle mientras está grabando. Intente no
chasquear la lengua o hacer ruidos del tipo “mmm” entre las palabras. Elimine todos los ruidos
de fondo, como música, que provengan de una radio, ya que esto puede confundir al software
de reconocimiento de voz o al transcriptor.
Mientras graba, debe recordar que la otra persona/aparato no puede verlo. Evite utilizar gestos
que puedan afectar al mensaje de su grabación.
04 / SUPERAR PROBLEMAS DE AUTOCONFIANZA
03
03 / COMENZAR EL DICTADO
Pronuncie las palabras normalmente, no las marque demasiado. Intente evitar hablar en un
dialecto y utilizar palabras coloquiales o jerga. Tenga cuidado de que su voz no decaiga cuando
diga palabras cortas como “el”, “que”, “a”, “un”, etc. y deletree los nombres o palabras difíciles.
Estructura
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02 / ANTES DE COMENZAR A DICTAR
CONSEJOS DE DICCIÓN
01 / ¿POR QUÉ HACER DICTADOS?
Los nombres y palabras complicadas deben deletrearse para que las secretarias puedan
escribirlos correctamente, e indique siempre la puntuación. También se debe prestar
especial atención a los números. Esto significa, por ejemplo, que debe decir “un millón” en
lugar de “millón”, y “uno ocho” en lugar de “dieciocho”.
02 / ANTES DE COMENZAR A DICTAR
DICTADOS CON UNA
SECRETARIA/TRANSCRIPTOR
Pensar en lo que se va a decir antes de comenzar el dictado es la clave para garantizar un
buen flujo de palabras. Esto elimina las confusas vacilaciones del tipo “ehh”. Al comienzo de
cada dictado, especifique el tipo de documento, el destinatario y cómo se debe enviar el
documento. Indique a su secretaria si es necesario que elabore previamente un borrador.
Pero la técnica no es la única clave del éxito. Una disposición amable siempre ayuda. El
dictado se puede comenzar con un “hola” y el saludo a la secretaria por su nombre.
También conviene que la persona que habla se identifique. La amabilidad es especialmente
importante al dictar instrucciones y las secretarias siempre apreciarán un sincero
agradecimiento al final de cada dictado.
04 / SUPERAR PROBLEMAS DE AUTOCONFIANZA
6
03 / COMENZAR EL DICTADO
Dar formato es sencillo. Las palabras, frases o párrafos completos particulares deben
distinguirse con claridad del texto real del dictado, y se han de dar instrucciones específicas
sobre cómo gestionarlos. El comando también debe desactivarse después de que se haya
aplicado el formato.
01 / ¿POR QUÉ HACER DICTADOS?
Las instrucciones son probablemente la forma más fácil de utilizar el dictado. Grabar
instrucciones no es más que mantener un diálogo desplazado en el tiempo con su asistente.
a. Instrucciones
“Hola Sonia, ¿podría hacerme el favor de enviar una copia del borrador del contrato a Guillermo
del bufete 'AA Abogados'? Pídale a Guillermo que lo revise como preparación para la reunión de la
próxima semana. Encontrará el borrador en nuestro sistema de gestión de documentos en el caso
X contra Y.
Y, por último, pídale a un técnico de TI que eche un vistazo a mi portátil. Mi tarjeta G3 no funciona
correctamente. Pueden llevárselo durante la hora del almuerzo. Lo necesitaré de vuelta para las
cuatro de la tarde.
Gracias y que tenga un buen día.”
b. Programar una cita
Muchísimas gracias.”
b. Programar una cita
“Hola Sonia. Por favor, resérveme un vuelo y un coche para la reunión de París del próximo miércoles.
Tengo que estar en las oficinas del cliente a las 12 del mediodía hora local. La reunión durará
aproximadamente tres horas. Por favor, envíeme un correo electrónico con todos los datos y guarde
todo en mi Outlook. Muchísimas gracias.”
Muestre siempre respeto hacia su transcriptor
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04 / SUPERAR PROBLEMAS DE AUTOCONFIANZA
“Hola Sonia, por favor, llame a nuestro cliente Juan Sánchez —del caso Sánchez contra Juárez—
y programe una conferencia telefónica para el próximo martes a las 12 del mediodía, o para el
viernes a la una de la tarde. Dígale que la otra parte está dispuesta a negociar. Quieren resolver el
caso fuera de los tribunales. Ya le he enviado un borrador del acuerdo. Por favor, facilite los datos de
marcado a nuestra sala de conferencias virtual y programe una cita en mi calendario.
03 / COMENZAR EL DICTADO
Después, por favor, póngase en contacto con Ricardo en la oficina de Madrid. Pregúntele si puede
representar al bufete en la recepción de la red jurídica de la próxima semana. En caso de que no
pueda, pídale que delegue en otra persona.
02 / ANTES DE COMENZAR A DICTAR
EJEMPLOS DE DICTADOS –
INDICACIONES E INSTRUCCIONES
Al dictar un texto, las instrucciones deben ser lo más claras posibles. Utilice comandos de dictado,
como “punto y aparte”, para que su secretaria no tenga que acudir a usted con preguntas.
Ahora le presentaremos unas técnicas especiales para dictar textos más complejos.
Comandos tras “ALTO”
en cifras
ALTO:
en mayúsculas
ALTO:
subrayado
ALTO:
deletreado
ALTO:
en palabras
ALTO:
en negrita
Para indicar el tratamiento de una palabra
que tiene que ir subrayada, en mayúsculas, en
negrita, etc., simplemente diga “ALTO” y, a
continuación, el comando que desee.
Para cancelar un comando diga:
“ALTO: fin del subrayado”,
“ALTO: fin del texto en negrita”, etc.
Si tiene que dar instrucciones largas, distíngalas
claramente del texto del dictado diciendo
“ALTO” seguido de las instrucciones. Antes de
continuar el texto del dictado de nuevo, diga
“TEXTO”.
ALTO:
/centrado/
texto
ALTO:
/tres columnas/
texto
ALTO:
/tabla según
adjunto/
texto
ALTO:
/una columna de cifras/
texto
02 / ANTES DE COMENZAR A DICTAR
ALTO:
01 / ¿POR QUÉ HACER DICTADOS?
COMANDOS DE DICTADO FRECUENTES
NOTA: En lugar de decir “ALTO”
simplemente puede cambiar el tono de voz
o dirigirse a su secretaria por su nombre.
Correcciones de texto e inserciones
cero
0
1 000 000
un millón (no millón)
1977
mil novecientos setenta y siete
3,18
tres coma uno ocho
12 700
doce mil setecientos
Deletrear el alfabeto
J
B Barcelona
K Kilo
S Salamanca
.
Punto y aparte,
punto y seguido
,
Coma
C Cádiz
L Lugo
T Teruel
(
Abrir paréntesis
)
Cerrar paréntesis
D Dinamarca M Madrid
U Ucrania
¡
Abrir exclamación
!
Cerrar exclamación
E España
N Navarra
V Valencia
¿
Abrir interrogación
?
Cerrar interrogación
F Francia
Ñ Ñoño
W Washington
:
Dos puntos
’
Apóstrofe
G Gerona
O Oviedo
X Xilófono
;
Punto y coma
“ Comillas
H Huesca
P Pamplona
Y Yankee
I
Q Queso
Z Zaragoza
→ Sangría
/
Barra inclinada
← Sangría francesa
04 / SUPERAR PROBLEMAS DE AUTOCONFIANZA
8
R Roma
Comandos en frases
(Puntuación)
A Alicante
Italia
Jaén
Si ha cometido un error a mitad de una
frase, simplemente deténgase y vaya al punto
en el que cometió el error. Puede insertar,
sobrescribir y borrar en cualquier punto del
dictado.
03 / COMENZAR EL DICTADO
Dictado de números
01 / ¿POR QUÉ HACER DICTADOS?
Dr. Andrés Suárez
Calle de los abogados, 30
Madrid
Estimado Sr. Suárez:
Gracias por elegir esta solución de dictado digital PHILIPS. Hacer que el dictado sea fácil y rápido
significa tener en cuenta algunos aspectos sencillos. Primero, los nombres y palabras complicadas deben
deletrearse para que las secretarias puedan escribirlos correctamente, y se debe indicar siempre la
puntuación.
Al comienzo de cada dictado, se debe especificar el tipo de documento, el destinatario y cómo se debe
enviar el documento. Las secretarias deben saber si es necesario elaborar previamente un borrador.
Incluso dar formato es rápido y sencillo. Las palabras, frases o párrafos completos particulares deben
distinguirse con claridad del texto real del dictado, y se han de dar instrucciones específicas sobre cómo
gestionarlos. El comando también debe desactivarse después de que se haya aplicado el formato.
Dado que hablamos siete veces más rápido de lo que escribimos, sin duda, el dictado ofrece la
oportunidad de aumentar la productividad y la eficacia. En Philips, desarrollamos tecnología llave en
mano que es fácil de utilizar y genuinamente accesible. Al poner su voz en el centro de nuestro
negocio, le ofrecemos la posibilidad de sacar el máximo provecho de los productos de procesamiento
de voz que le permiten trabajar de forma más inteligente. Si tiene alguna pregunta más sobre el dictado
eficiente, comuníquenoslo.
Atentamente,
9
04 / SUPERAR PROBLEMAS DE AUTOCONFIANZA
Pero la técnica no es la única clave del éxito. Una disposición amable siempre ayuda. El dictado se puede
comenzar con un “hola” y el saludo a la secretaria por su nombre. También conviene que la persona que
habla se identifique. La amabilidad es especialmente importante a la hora de dictar instrucciones y las
secretarias siempre apreciarán un sincero agradecimiento al final de cada dictado.
03 / COMENZAR EL DICTADO
También se debe prestar especial atención a los números. Esto significa, por ejemplo, que debe decir
“un millón” en lugar de “millón”, y “uno ocho” en lugar de “dieciocho”. Pensar en lo que se va a
decir antes de comenzar el dictado es la clave para garantizar un buen flujo de palabras. Esto elimina
vacilaciones confusas.
02 / ANTES DE COMENZAR A DICTAR
PRUEBA DE DICTADO – CARTA ORIGINAL
/Soy María Clavel. Lo que viene a continuación es una carta de una página. Es urgente, por favor, démela
enseguida para firmar y envíela/
01 / ¿POR QUÉ HACER DICTADOS?
PRUEBA DE DICTADO –
TEXTO CON COMANDOS DE DICTADO
Dr. Andrés Suárez
Calle de los abogados, 30
Madrid
Gracias por elegir esta solución de dictado digital PHILIPS /ALTO - deletreado Pamplona Huesca Italia Lugo
Italia Pamplona Salamanca - TEXTO/ /punto y seguido/ Hacer que el dictado sea fácil y rápido significa tener
en cuenta algunos aspectos sencillos /punto y seguido/ Primero /coma/ los nombres y palabras complicadas
deben deletrearse para que las secretarias puedan escribirlos correctamente /coma/ y se debe indicar
siempre la puntuación /punto y aparte, párrafo/
También se debe prestar especial atención a los números /punto y seguido/ Esto significa /coma/ por ejemplo
/coma/ que debe decir /comillas/ un millón /fin de las comillas/ en lugar de /comillas/ millón /fin de las comillas,
coma/ y /comillas/ uno ocho /fin de las comillas/ en lugar de /comillas/ dieciocho /fin de las comillas, punto y
seguido/ Pensar en lo que se va a decir antes de comenzar el dictado es la clave para garantizar un buen flujo
de palabras /punto y seguido/ Esto elimina vacilaciones confusas /punto y aparte, párrafo/
Incluso dar formato es rápido y sencillo /punto y seguido/ Las palabras /coma/ frases o párrafos completos
particulares deben distinguirse con claridad del texto real del dictado /coma/ y se han de dar instrucciones
específicas sobre cómo gestionarlos /punto y seguido/ALTO: en negrita/ El comando también debe
desactivarse después de que se haya aplicado el formato /ALTO: fin de la negrita/punto y aparte, párrafo/
Pero la técnica no es la única clave del éxito /punto y seguido/ Una disposición amable siempre ayuda /punto
y seguido/ El dictado se puede comenzar con un /comillas/ hola /fin de las comillas/ y el saludo a la secretaria
por su nombre /punto y seguido/ También conviene que la persona que habla se identifique /punto y
seguido/ La amabilidad es especialmente importante a la hora de dictar instrucciones y las secretarias
siempre apreciarán un sincero agradecimiento al final de cada dictado /punto y aparte, párrafo/
Si tiene alguna pregunta más sobre el dictado eficiente /coma/ comuníquenoslo /punto y aparte, párrafo/
Atentamente /coma/
/Fin del dictado. Gracias/
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04 / SUPERAR PROBLEMAS DE AUTOCONFIANZA
Dado que hablamos siete veces más rápido de lo que escribimos /coma/ sin duda /coma/ el dictado ofrece
la oportunidad de aumentar la productividad y la eficacia /punto y seguido/ En Philips /coma/ desarrollamos
tecnología llave en mano que es fácil de utilizar y genuinamente accesible /punto y seguido/ Al poner su
voz en el centro de nuestro negocio /coma/ le ofrecemos la posibilidad de sacar el máximo provecho de
los productos de procesamiento de voz que le permiten trabajar de forma más inteligente /punto y aparte,
párrafo/
03 / COMENZAR EL DICTADO
Al comienzo de cada dictado /coma/ especifique el tipo de documento /coma/ el destinatario y cómo
se debe enviar el documento /punto y seguido/ Las secretarias deben saber si es necesario elaborar
previamente un borrador /punto y aparte, párrafo/
02 / ANTES DE COMENZAR A DICTAR
Estimado Sr. Suárez /dos puntos, párrafo/
01 / ¿POR QUÉ HACER DICTADOS?
El moderno software de transcripción de voz a texto le puede ahorrar incluso más tiempo,
ya que convierte su voz en texto tres veces más rápido que escribiéndolo y con una
precisión del 99 %. Primero tendrá que “entrenar” al software, para que se acostumbre a
su voz y a su forma de pronunciar las palabras. Las últimas versiones de este programa son
capaces de hacer esto en solo 4 minutos.
Para comenzar a transcribir su grabación tiene que decir un comando del tipo “despertar”.
Si desea pausar o detener su transcripción, deberá decir “a dormir”. Después, puede revisar
su dictado en cualquier momento y hacer los cambios que sean necesarios. Si hace clic en
una palabra, podrá ver sugerencias de palabras con sonidos similares, para que la revisión
sea más fácil y rápida. Tiene a su disposición versiones especiales de software, dependiendo
de su profesión (p. ej., atención sanitaria o jurídico). Estas soluciones se optimizarán para
adaptarse a su sector.
04 / SUPERAR PROBLEMAS DE AUTOCONFIANZA
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03 / COMENZAR EL DICTADO
El dictado para la transcripción mediante software de reconocimiento de voz funciona de
forma similar al dictado “clásico” con un asistente. Si desea deletrear palabras o nombres
complicados, también debe utilizar el alfabeto explicado en las páginas anteriores o el
alfabeto radiofónico internacional.
02 / ANTES DE COMENZAR A DICTAR
DICTADOS CON SOFTWARE DE
RECONOCIMIENTO DE VOZ
01 / ¿POR QUÉ HACER DICTADOS?
3 COMENZAR EL DICTADO
02
Tome aire antes de comenzar a hablar, esto hará que
su grabación suene más viva
03
Comience a hablar
04
Cuando haya terminado con la grabación, haga una pausa durante un segundo
antes de pulsar el botón para parar el dispositivo. Este es un buen hábito, ya que
asegura que no se corte accidentalmente la última sílaba de la frase final.
05
Hacer correcciones: Si ha cometido un error y quiere volver atrás para regrabar
una sección, detenga la grabación, retroceda el dictado y comience a grabar de
nuevo desde el lugar que desee. Tenga cuidado de no sobrescribir por accidente
una grabación que desee guardar.
04 / SUPERAR PROBLEMAS DE AUTOCONFIANZA
12
03 / COMENZAR EL DICTADO
Comience el dictado
02 / ANTES DE COMENZAR A DICTAR
01
Todo el que sabe hablar puede aprender a dictar. Los principiantes habitualmente se
sienten frustrados con sus primeras grabaciones porque no cumplen la calidad que esperan.
Poder producir trabajo de alta calidad con pocos o ningún error no es difícil, pero requiere
algo de práctica.
Consejos para mejorar su autoconfianza
01
Comience haciendo dictados cuando no haya nadie en la sala, esto reducirá el
nerviosismo inicial.
02
Escuche su voz grabada hasta que se acostumbre a su sonido y deje de
resultarle “extraña”.
Organice sus ideas (para principiantes, unas notas en papel pueden resultar útiles).
04
05
Practique: dicte textos de práctica y reprodúzcalos para usted mismo.
13
Sea paciente consigo mismo. Aprender a dictar lleva tiempo, pero sin duda merece
la pena.
04 / SUPERAR PROBLEMAS DE AUTOCONFIANZA
03
03 / COMENZAR EL DICTADO
Tanto si quiere grabar sus ideas, enviar correos electrónicos o crear largos informes, grabar
y transcribir le ahorrará mucho tiempo. Definitivamente, merece la pena invertir tiempo en
practicar, ya que este tiempo no es nada en comparación con el tiempo que se ahorra más
adelante.
02 / ANTES DE COMENZAR A DICTAR
Algunas personas se muestran “tímidas” al hablar a un dispositivo de grabación. Es posible
que a algunas personas les lleve más tiempo que a otras acostumbrarse a oírse a sí mismos,
pero el “miedo al micrófono” casi siempre es temporal y desaparece con la práctica.
01 / ¿POR QUÉ HACER DICTADOS?
4 SUPERAR PROBLEMAS
DE AUTOCONFIANZA
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