guía para la preparación y presentación de la información exógena

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CARTILLA PRÁCTICA
GUÍA PARA LA PREPARACIÓN Y
PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN
EXÓGENA TRIBUTARIA A LA DIAN
AÑO GRAVABLE 2015
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Contenido
ANÁLISIS
Generalidades de la presentación de la Información
Exógena Tributaria en el 2016
Novedades normativas de la Resolución 220 de octubre
31 del 2014
09
Nuevos formatos - Formatos 2276, 1476, 1480, 1481,
2278, 2279 y 2280
--
09
10
Información exigida a contribuyentes y no
contribuyentes de los impuestos administrados por la
DIAN por el año gravable 2015
18
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Formato 1010 - Literal “a” del artículo 631 del ET
22
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Formato 1001 - Literales “b” y “e” del artículo 631 del ET
24
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Formato 1003 - Literal “c” del artículo 631 del ET
33
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Formato 1004 - Literal “d” del artículo 631 del ET
35
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Formato 1007 - Literal “f” del artículo 631 del ET
36
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Formatos 1005 – 1006 - Literales “e” y “f” del artículo 631 del ET
40
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Formato 1647 - Literal “g” del artículo 631 del ET
44
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Formato 1009 - Literal “h” del artículo 631 del ET
46
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Formato 1008 - Literal “i” del artículo 631 del ET
48
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Formatos 1011 - 1012 - Literal “k” del artículo 631 del ET
50
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Otros formatos
52
--
Consorcios y uniones temporales
---
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56
Empleadores que al mismo tiempo hayan sido agentes
de retención
57
--
Alcaldías, Distritos y Gobernaciones de Colombia
58
--
Empleadores de mujeres víctimas de la violencia
60
--
Empleadores que hayan adquirido bonos especiales para
pagos a sus trabajadores
61
Entidades públicas obligadas a presentar alguno de los
reportes mencionados en la Resolución 220
61
--
Prevalidador tributario herramienta para la elaboración
o validación de la información exógena tributaria
62
Régimen sancionatorio aplicable al proceso de entrega
de información exógena tributaria
63
EJERCICIO PRÁCTICO
66
Ejemplos prácticos para los reportes de información
exógena tributaria a la DIAN año gravable 2015
exigidos en la Resolución 220 del 2014 (artículo 631
del ET)
APÉNDICE
66
68
52
Cuadro sinóptico - Resumen de las categorías de
informantes por el año gravable 2015 y los formatos
que deben usar
68
Patrimonios autónomos administrados por sociedades
fiduciarias
54
Cuadro sinóptico - Cuentas a reportar en los formatos
de información exógena año gravable 2015
76
Contrato de mandato
55
actualicese.com
SUGERENCIAS Y/O COMENTARIOS
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Publicación:
Cartilla Práctica - Guía para la preparación y presentación de la Información
Exógena Tributaria a la DIAN - Año gravable 2015
ISBN 978-958-8515-15-1
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Coordinación Editorial: María Cecilia Zuluaga C.
Corrección de Estilo: Sandra Torres S.
Colaboración: Diana Luna
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Marzo del 2016
CARTILLA PRÁCTICA - GUÍA PARA LA PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN EXÓGENA TRIBUTARIA A LA DIAN - AÑO GRAVABLE 2015
¿Qué son las Cartillas Prácticas de
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Prácticos análisis con la información más útil sobre los asuntos tributarios,
laborales, comerciales y contables cuyo objetivo es ayudar en la comprensión
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Nota del Editor
NOTA DEL EDITOR
INFORMACIÓN EXÓGENA 2016:
UNA HISTORIA DE IMPROVISACIÓN
E
n la nueva edición de la Cartilla Práctica “Guía para la
preparación y presentación de la información exógena
tributaria a la DIAN”, se han realizado las actualizaciones
convenientes y necesarias para estudiar dicho tema en su
aplicación para los reportes del año gravable 2015, la mayoría
de los cuales deberán entregarse a más tardar entre el 12 de
abril y el 10 de mayo del 2016.
En relación con la exigencia de la información exógena del
año gravable 2015, es necesario destacar que se terminó
repitiendo la misma historia de inseguridad e improvisación
que ya se había protagonizado con la exigencia del año
gravable 2014. En efecto, la exigencia de la información del
año gravable 2014 se había efectuado inicialmente mediante
la Resolución 228 de octubre 31 del 2013 (exigiendo nuevos
reportes con cortes mensuales, bimestrales y/o anuales que se
deberían entregar por primera vez en archivos con el estándar
CSV), pero luego se modificó casi en su totalidad mediante la
Resolución 158 de agosto 12 del 2014 y la 219 de octubre 31
del 2014. A través de estas se echó reversa a lo que inicialmente
se había solicitado y al final solo los ejecutores de convenios
de cooperación internacional fueron los que utilizaron archivos
CSV, pues a todos los demás reportantes se les solicitaron los
mismos reportes en XML que se habían solicitado hasta los
reportes del año gravable 2013. Así mismo, para la exigencia de
los reportes del año gravable 2015, el director Santiago Rojas
expidió inicialmente la Resolución 220 de octubre 31 del 2014 (a
través de la cual se solicitaban los mismos reportes tradicionales
en XML de todos los años y junto a estos se requerían 12
nuevos reportes en el estándar CSV), pero luego expidió las
Resoluciones 238 de noviembre 28 del 2014, 0078 de julio 22
del 2015 y 111 de octubre 29 del 2015, a través de las cuales
se modificó sustancialmente el texto de la Resolución 220 del
2014 y se indicó, en especial, que los 12 nuevos reportes que
inicialmente se habían solicitado en el estándar CSV al final se
elaborarían en nuevos archivos con el estándar XML. De tal
manera queda plasmada la evidencia de que la DIAN renuncia
definitivamente a su intención de solicitar archivos con el nuevo
estándar CSV, pues incluso en la exigencia de la información
exógena del año gravable 2016 (la cual se realizó mediante la
Resolución 112 de octubre 29 del 2015), todos los reportes
que se solicitaron, y que son en la práctica los mismos que en
definitiva se solicitaron para el año gravable 2015, únicamente
serán entregados en archivos con el estándar XML.
5
CARTILLA PRÁCTICA - GUÍA PARA LA PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN EXÓGENA TRIBUTARIA A LA DIAN - AÑO GRAVABLE 2015
Al comparar la versión final de la Resolución 220 de octubre
del 2014 (a través de la cual se solicita la información exógena
del año gravable 2015), con la versión final de la Resolución
228 de octubre 31 del 2013 (a través de la cual se solicitó la
información exógena del año gravable 2014), es claro que por
el año gravable 2015 se introdujeron bastantes novedades en
relación al universo de reportantes, al tipo de información que
se les solicitó e incluso en cuanto al tipo de formatos que se
utilizarán para hacer los reportes, pues varios de los formatos
en XML que ya se venían utilizando fueron modificados en
su versión y otros que se habían dejado de utilizar en años
recientes vuelven a ser utilizados. Incluso se empezarán a usar
por primera vez 12 nuevos formatos para 12 nuevos reportes.
Novedades en los reportes exigidos a
entidades financieras
Entre las novedades que allí se comentan es importante
destacar que a las entidades financieras se les solicitaron
tres nuevos reportes para los cuales se utilizarán los
formatos 2273, 2274 y 2277 y con los cuales reportarán
los datos de los terceros que hayan entregado al Depósito
Central de Valores –DECEVAL– todo tipo de títulos valores
(sean inscritos o no en el registro nacional de valores, sin
importar si fueron emitidos en Colombia o en el exterior),
al igual que los datos de quienes efectuaron aportes
obligatorios y/o voluntarios a los fondos de cesantías
(sin importar su monto) y los datos de quienes hayan
efectuado aportes obligatorios a los fondos de pensiones.
Debe recordarse que si un partícipe independiente realiza
aportes voluntarios a los fondos de cesantías, en ese
caso las primeras 2.500 UVT de dichos aportes las puede
tomar como una deducción en su declaración de renta,
sin que en valores absolutos la deducción exceda 1/12
de su ingreso gravable del año (ver inciso séptimo del
artículo 126-1 del ET). Así mismo, los aportes obligatorios
a los fondos de pensiones sumados con los aportes
voluntarios a dichos fondos y a las cuentas AFC, pueden
ser siempre tratados por las personas naturales como
una renta exenta en su depuración anual del impuesto de
renta siempre y cuando no excedan de 3.800 UVT.
Novedades en reportes exigidos a los
contribuyentes y no contribuyentes de los
impuestos nacionales
De igual forma, en el caso de los reportes exigidos a los
contribuyentes y no contribuyentes de los impuestos
nacionales (artículo 631 del ET y artículos 4, 17, 18, 27 y 28
de la Resolución 220 del 2014), las principales novedades
se detectan en el hecho de que para los reportes del año
gravable 2015 el director de la DIAN decidió disminuir
6
notablemente los topes de referencia para los diferentes
criterios, a partir de los cuales se seleccionan a los terceros que
deben ser reportados de forma individualizada dentro de los
diferentes formatos.
Así por ejemplo, para la elaboración del formato 1010 con los
datos de los socios o accionistas a diciembre 31 del 2015, esta
vez se utilizará como criterio aquellos que a dicha fecha tuviesen
aportes sociales por valor igual o superior a $1.000.000 (hasta
los reportes del año gravable 2014 el criterio utilizado era el de
reportar a los que tuvieran aportes sociales iguales o superiores
a $5.000.000).
En el caso de la elaboración del formato 1001, con el detalle de
los pagos y/o abonos en cuenta a terceros, esta vez se redujo
de $10.000.000 a solo $5.000.000 el monto a partir del cual
se debe reportar a los terceros que hayan recibido pagos y/o
abonos en cuenta por conceptos laborales y demás rentas de
trabajo, e igualmente se redujo de $500.000 a solo $100.000
el monto a partir del cual se debe reportar a los terceros que
hayan recibido pagos y/o abonos en cuenta por cualquier otro
concepto.
En el caso del formato 1007, con el detalle de los ingresos
propios facturados, se reduce de $1.000.000 a solo $500.000
el monto a partir del cual se debe reportar a los diferentes
terceros.
Para los reportes de las cuentas por cobrar y por pagar a
diciembre 31 del 2015 (formatos 1008 y 1009), esta vez se
indicó que si el total de las cuentas por cobrar o por pagar
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Nota del Editor
exógena) se debían obtener de una contabilidad especial
ajustada a las normas del Decreto 2649 y el 2650 de 1993 y para
lo cual debían optar por llevar, ya fuese un “sistema de registro
de diferencias” o un “libro tributario” (ver Decreto 2548 de
diciembre del 2014).
Nuevos reportes de relevancia tributaria a
cargo de empleadores
De otra parte, y en relación con los nuevos reportes que
esta vez se solicitaron en virtud de las facultades que se le
conceden al director de la DIAN en el artículo 631-3 del ET
(información con relevancia tributaria), debe destacarse
que los empleadores (personas naturales y jurídicas)
que durante el 2015 hayan actuado como agentes de
retención de renta (por cualquier concepto), agentes de
retención de IVA, o autorretenedores del CREE, tendrán
la tarea de elaborar el nuevo formato 2276 con el detalle
de los valores que hayan de quedar certificados en los
formularios 220 (certificados de ingresos y retenciones)
que les expidan por el 2015 a todos sus “empleados” (ya
sean por salarios o servicios).
a diciembre 31 es inferior a los $100.000.000, en ese caso
se debe reportar de forma individualizada a los terceros con
saldos superiores a $5.000.000. Pero si el total de cuentas
por cobrar o por pagar es igual o superior a los $100.000.000,
entonces se reportará en forma individualizada a los terceros
con saldos iguales o superiores a $500.000. Hasta los reportes
del año gravable 2014, los tres criterios antes mencionados
estaban fijados en $500.000.000, $5.000.000 y $1.000.000,
respectivamente.
A su vez, para la elaboración del formato 1647, con el detalle
de los ingresos recibidos (facturados) por cuenta de terceros,
esta vez se utilizará una nueva versión del formato (en la cual
se debe detallar hasta las retenciones en la fuente que le hayan
practicado al tercero) y adicionalmente la tarea correrá por
cuenta de todos los que hayan facturado ingresos para terceros
y sin importar el monto de los ingresos propios, más los ingresos
para terceros que se hayan facturado durante el 2015 (hasta
el 2014 el reporte lo hacían básicamente quienes hubieran
facturado ingresos propios más ingresos para terceros por un
monto igual o superior a los $500.000.000).
En relación con todos los reportes del artículo 631 del ET
antes comentados, es importante destacar que los mismos se
elaboran con las cifras fiscales con que se hayan elaborado las
declaraciones de renta, IVA, o retención en la fuente del año
gravable 2015. Por tanto, para quienes durante el 2015 hayan
empezado a aplicar sus nuevos marcos normativos contables
bajo Estándares Internacionales, es importante recordar que
las cifras fiscales con las cuales se debían elaborar las diferentes
declaraciones tributarias (y por ende, también la información
Adicionalmente, todos los empleadores que hayan tenido
contratadas laboralmente durante el 2015 a mujeres
víctimas de la violencia y hayan hecho uso de la deducción
especial en el impuesto de renta que les concede el
artículo 23 de la Ley 1257 del 2008 y los artículos 2.2.9.3.1
hasta 2.2.9.3.7 del Decreto Único Reglamentario 1072 de
mayo 26 del 2015 expedido por el Ministerio del Trabajo,
deberán utilizar el nuevo formato 2280 para suministrar
los datos básicos de dichas mujeres.
De igual forma, todas las personas naturales o jurídicas
que durante el 2015 hayan adquirido bonos y/o vales
especiales para el pago a sus empleados asalariados,
tendrán que utilizar el nuevo formato 2278 para reportar
los datos de los terceros a quienes compraron dichos
bonos.
Así mismo, los departamentos y municipios de todo
Colombia tendrán que elaborar esta vez los nuevos
formatos 1476, 1480 y 1481 para reportar a la DIAN los
detalles que quedaron consignados en la totalidad de las
declaraciones del impuesto predial y de vehículos (por la
vigencia 2015) y en la totalidad de las declaraciones de
Industria y Comercio del año gravable 2015 (vigencia 2016).
Adicionalmente, todas las entidades públicas que tengan
la tarea de elaborar alguno o varios de los reportes
mencionados a lo largo de toda la Resolución 220 del
2014, deberán diligenciar el nuevo formato 2279 con el
detalle del Código Único Institucional –CUIN–.
7
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CARTILLA PRÁCTICA - GUÍA PARA LA PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN EXÓGENA TRIBUTARIA A LA DIAN - AÑO GRAVABLE 2015
Sabiendo entonces que por el año gravable 2015 se utilizarán
11 nuevos formatos en XML que nunca antes se habían
utilizado (formatos 1476, 1480, 1481, 2273, 2274, 2275,
2276, 2277, 2278, 2279 y 2280), y que incluso se volverá a
utilizar el formato 1004 para reportar el detalle de los valores
tomados como “descuento tributario” en la declaración de
renta del año gravable 2015 (pues dicho formato solo se había
utilizado hasta los reportes del año gravable 2011, Resolución
11429 de octubre del 2011), es claro que la DIAN tendrá
que publicar una nueva versión de su prevalidador tributario
con el cual se facilite la elaboración de todos esos nuevos
formatos. Es de esperarse, como siempre, que la DIAN se tome
hasta comienzos de marzo del 2016 para publicar ese nuevo
prevalidador.
En virtud de lo anterior, esta publicación pretende mostrar los
puntos más importantes que deben conocer y tener presentes
todos aquellos que están obligados a responder por la
información exógena tributaria del año gravable 2015 y que la
DIAN ha solicitado a través de la versión final de la Resolución
220 de octubre 31 del 2014 (quiénes están obligados, cuánta
información tiene que entregar cada reportante, la forma de
hacerlo, los plazos, las sanciones a que se expone, etc.).
La publicación se acompaña de varios ejercicios que ilustran
de forma práctica cómo elaborar los reportes mencionados
en los artículos 18, 27, 28, 29 y 31 de la resolución
(información del artículo 631 del ET exigida a contribuyentes
y no contribuyentes de los impuestos nacionales y algunos
de los reportes exigidos en virtud del artículo 631-3 del ET,
información con relevancia tributaria). Le concederá además
acceso a una zona web de descargas del portal de actualicese.
com siguiendo las instrucciones que se le dan en la primera
página de esta publicación. En dicha zona se recopilan las
normas, herramientas en Excel, prevalidadores, y demás
documentos de apoyo (en especial las cartillas instructivas
de la DIAN sobre el proceso de presentación virtual de la
información), los cuales consideramos de gran ayuda para
quienes los consulten. Además, como el tema puede generar
novedades durante el período comprendido entre la fecha
de publicación de esta cartilla y la fecha en que se vencerán
los plazos para la entrega de la información, lo animamos
a estar pendiente de las primicias que puedan surgir y que
publicaremos oportunamente en nuestro portal de internet
www.actualicese.com.
Por otro lado, teniendo presente que según el artículo 638
del ET la DIAN cuenta hasta con tres años contados desde el
vencimiento de los plazos para la entrega de la información, y
en dicho plazo puede efectuar revisiones de la información a
quienes la presentaron o exigírsela a quienes no la entregaron
estando obligados a hacerlo, aconsejamos que esta publicación
sea conservada en su biblioteca al menos por ese tiempo,
ya que podrá ser útil en caso de controversias con la DIAN o
incluso, si usted es asesor, para recordar las normas y aplicarlas
a los reportantes que no hayan entregado oportunamente la
información y que requieran de sus servicios para cumplir con
esta obligación en forma extemporánea.
Esperamos que el estudio de esta publicación, junto con los
materiales complementarios mencionados, le sea de utilidad
para resolver los interrogantes más comunes que se pueden
tener al momento de cumplir con esta importante obligación.
Si desea hacernos llegar algún comentario, escríbanos al
correo [email protected].
Con sentido de gratitud,
actualicese.com
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Cali, enero 31 del 2016
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