V Auditoría de existencias

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Área Auditoría
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Auditoría de existencias
Informe especial
Ficha Técnica
Autor:C.P.C.C. José Luis García Quispe
Título:Auditoría de existencias
Fuente: Actualidad Empresarial, Nº 243 - Segunda
Quincena de Noviembre 2011
• Comprobar su adecuada revelación y
presentación en las cuentas anuales.
3. Conocimiento del negocio
El auditor deberá poner especial énfasis
en la obtención de evidencia relativa a la
determinación del valor de adquisición de
las existencias compradas y del coste de
producción de los productos elaborados por
la empresa para sí misma o por encargo.
• Actividades desarrolladas: descripción, proceso de actividad, centros de
actividad.
• Producción: tipos de productos,
productos principales, proceso productivo, capacidad de producción,
estacionalidad, subcontratación o
externalización de procesos.
• Distribución y venta: sistema de
distribución, contratos vigentes relacionados, rappels y descuentos.
• Localización de las existencias y almacenes: tipología de existencias, sistema
de control de almacén (permanente e
inventario físico), ubicación física.
• Sistema de costes: bases y criterios
para la valoración de los productos
en existencia.
2.Objetivos
4. Factores de riesgo inherente
Los objetivos de la auditoría de inventarios son los siguientes:
• Los productos en existencia no son lo
suficientemente distintos en apariencia física para facilitar la identificación
del producto.
• La naturaleza de los productos en
existencia es tal que la cantidad de
productos es difícil de inspeccionar
visualmente, pesar, medir, o contar,
o están sujetos a una estimación significativa.
• Existe poca variedad respecto a los
tipos de producto en el inventario.
• Los productos en existencia son susceptibles a la pérdida o hurto.
• La cantidad de productos en existencia
es alta.
• Existe poca consistencia en el nivel de
los inventarios.
• Los productos son vendidos normalmente en base condicional.
• El nivel de rotación de los productos
es bajo.
1.Introducción
El objeto de la auditoría es verificar la
identidad de los valores contables expresados en el balance y de las existencias
reales contenidas en los almacenes de la
empresa o propiedad de la compañía, así
como verificar la política de gestión de
las mismas y los criterios de dotación de
provisiones para depreciación.
• Comprobar su existencia física.
• Comprobar que la totalidad de las
mismas estén adecuadamente registradas.
• Verificar que sean propiedad de la
empresa.
• Comprobar que contengan solamente artículos o materiales en buenas
condiciones de consumo y de venta,
y en su caso, identificar aquellos en
mal estado, obsoletos o de lento
movimiento.
• Comprobar su correcta valoración,
reconociendo en su caso, la pérdida
de valor.
• Cerciorarse de que haya consistencia
en la aplicación de los sistemas y
métodos de valoración.
• Determinar los gravámenes que existan.
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• Existen productos que por su tipología
puedan estar sometidos a cambios en
el consumo.
• La fabricación de productos terminados es un proceso complejo.
• La propiedad de los productos vendidos normalmente se traspasa antes de
que el producto sea despachado.
• Existen productos en curso de fabricación significativos.
• Hay existencias significativas en poder de terceros (p. ej. almacenes de
depósito).
• Existen almacenes en varias localidades.
• Existen productos en instalaciones de
partes vinculadas.
• La valoración de las existencias es un
proceso complejo.
• La valoración de las existencias está
sujeta a estimaciones significativas.
• Hay existencias en países extranjeros,
las cuales son valoradas en moneda
extranjera.
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Auditoría de existencias
5. Factores de control interno
• Existe inventario permanente de
mercancías.
• Se realiza inventario físico al cierre del
ejercicio.
• El inventario físico está organizado y
planificado adecuadamente.
• Existe un proceso de conciliación
entre el inventario permanente y el
inventario físico al cierre.
• Existe atribución de responsabilidad
sobre las cantidades de las distintas
clases de existencias, asignando la custodia de las mismas a determinados
empleados del almacén.
• Existe un proceso de emisión y aprobación de órdenes de compra.
• Existe un proceso de comprobación
por los encargados de almacén de las
cantidades recibidas con los albaranes
de entrada (informes de recepción,
etc.).
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• Existe un proceso que garantice que los
albaranes de entrada/informes de recepción son registrados contablemente.
• Existe un proceso de autorización de
la expedición de material desde los
almacenes.
• Existe un proceso que garantice el
registro contable de las expediciones.
• Existen informes internos de producción.
• Existe un proceso de requerimiento
periódico de información al personal
del almacén sobre obsolescencia,
partidas no utilizadas, de lento movimiento, etc.
• Existe un proceso de aprobación de
encargado responsable para la salida
o destrucción de mercancías obsoletas
o deterioradas.
• Existe un sistema de costes controlado
por el sistema financiero-contable.
• Se utiliza un método adecuado de
valoración para cada clase de stock,
y aprobado por persona responsable.
• Existe un sistema de supervisión de la
valoración del inventario.
• Existe un procedimiento para evaluar
los valores de mercado y su comparación con la valoración otorgada al
inventario.
6.Presencia en recuento físico
de existencia
Indagación sobre litigios y reclamaciones.
•
a)
b)
c)
d)
e)
f)
•
•
Valoración y desglose de inmovilizaciones
financieras.
• Los sistemas de control interno de las
entidades establecen normalmente
procedimientos que requieren el
recuento físico de las existencias al
menos una vez al año, como base
para la preparación de las cuentas
anuales o como medida para asegurar
la fiabilidad de los registros de inventario permanente.
• Cuando los inventarios sean significativos en el contexto de las cuentas
anuales, el auditor debe obtener
evidencia adecuada y suficiente de su
existencia efectiva y de las condiciones
en que se encuentran, presenciando
físicamente su recuento, a menos que
ello le fuera imposible.
• Si no fuera posible presenciar el
recuento de existencias en la fecha
programada a causa de circunstancias
imprevisibles, el auditor debe efectuar
o presenciar algunos recuentos físicos
en una fecha alternativa y, cuando
fuera necesario, realizar pruebas de
las transacciones que hubieran tenido
lugar entre ambas fechas.
• Si no fuera posible presenciar el recuento de existencias, debido a factores
tales como la naturaleza y la ubicación,
el auditor debe considerar si la reali-
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•
•
a)
b)
c)
zación de procedimientos alternativos
le permiten obtener la evidencia de
auditoría adecuada y suficiente respecto a la existencia y condición de
las existencias físicas que le permitan
concluir que no es necesario introducir
en su informe de auditoría una limitación al alcance a este respecto.
Para planificar su asistencia al inventario físico de las existencias o la aplicación de procedimientos alternativos,
el auditor toma en cuenta diversos
factores, tales como:
La naturaleza de los sistemas contables y de control interno, utilizados
por la entidad con respecto a las
existencias.
El riesgo de auditoría y la importancia
relativa del área de existencias.
La calidad de los procedimientos e instrucciones establecidos por la entidad
para la realización del inventario.
El momento en que se realiza el inventario físico.
Los lugares en los que se lleva a cabo.
Si se requiere el apoyo de un experto.
Si el número de unidades en existencias se determina mediante recuento
físico al cierre del ejercicio o rotativamente durante el mismo, el auditor
normalmente presenciará los procedimientos de recuento y realizará
pruebas de los mismos.
Si la entidad utiliza procedimientos
para estimar las cantidades físicas,
por ejemplo, una pila de carbón, el
auditor debe quedar razonablemente
satisfecho de la fiabilidad de tales
procedimientos.
Cuando las existencias estén situadas
en diferentes emplazamientos, el
auditor decide a cuál de ellos considera adecuado acudir, teniendo
en cuenta la importancia relativa de
las correspondientes existencias y la
evaluación del riesgo de auditoría de
los diferentes ubicaciones.
Asimismo, el auditor revisa las instrucciones de inventario físico establecidas por la entidad para:
La aplicación de los procedimientos
de control establecidos, tales como la
recogida y seguimiento de las tarjetas
de recuento utilizadas y en blanco, o los
relativos a la necesidad de realizar un
segundo recuento para ciertas partidas.
La determinación del grado de avance
de los productos en curso de fabricación, así como de la identificación del
tratamiento dado a las existencias de
lento movimiento, obsoletas y deterioradas o de las que fueran propiedad de
terceros (por ejemplo, en depósito).
Verificar si se han previsto controles
adecuados del movimiento de existencias entre diferentes almacenes y
dentro del propio almacén, así como
•
•
•
•
•
•
a)
b)
c)
d)
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sobre el corte de operaciones de
entradas y salidas de existencias a la
fecha del inventario físico.
Para obtener seguridad de que se aplican correctamente los procedimientos
establecidos por la entidad, el auditor
observa el desarrollo del inventario
por parte del personal de la entidad
y realiza un muestreo de los recuentos efectuados. En este muestreo el
auditor comprueba la integridad y
la corrección de los recuentos, seleccionando partidas concretas tanto a
partir de las hojas de recuento como
de las propias existencias físicas y
determina en qué medida necesita
retener copia de las hojas de recuento
para comprobación posterior con el
listado final de existencias.
El auditor también tiene en cuenta
los procedimientos de corte de operaciones, incluyendo detalles de los
movimientos de existencias inmediatamente antes, durante y después del
recuento físico, al objeto de poder
comprobar en un momento posterior
su correcta contabilización.
Por razones prácticas, el inventario
físico puede realizarse en fecha diferente a la de cierre del ejercicio.
Cuando la entidad utiliza un sistema de inventario permanente para
determinar los saldos de cierre del
ejercicio, el auditor evalúa, además,
si la entidad analiza las causas de las
diferencias significativas que puedan
producirse entre el inventario físico y
los datos registrados en el inventario
permanente y si se practican los oportunos ajustes contables.
El auditor comprueba que en el
listado final del inventario se refleja
adecuadamente el resultado de los
recuentos físicos.
Cuando hay existencias bajo custodia
y control de terceros, el auditor normalmente obtiene confirmación directa de ellos en cuanto a la cantidad
y condición física de las existencias
que están en esa situación. Dependiendo de la importancia relativa de
las existencias depositadas, el auditor
puede también plantearse:
La integridad e independencia del
tercero en cuestión.
Presenciar el inventario físico, o encargar a otro auditor que lo haga por él.
Obtener un informe de otro auditor
sobre los sistemas contables y de control interno establecidos por los depositarios para asegurar el adecuado
recuento y custodia de las existencias.
Verificar la documentación de las existencias en poder de terceros, tal como
justificantes de recepción en almacén,
u obtener confirmaciones de las existencias que hubieran sido entregadas
como garantía de alguna operación.
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