1. ORGANO DE DIRECCION. 1.1. Asamblea General de Accionistas

1. ORGANO DE DIRECCION.
1.1. Asamblea General de Accionistas.
La Asamblea General de Accionistas es el máximo órgano de gobierno de la Entidad y está
integrada por los accionistas inscritos en el Libro de Registro de Accionistas, reunidos conforme
a las prescripciones de los estatutos y de la ley.
1.1.1. Funciones.
Corresponde a la Asamblea de Accionistas ejercer las funciones establecidas en la ley y en los
estatutos de la Fiduciaria, entre las cuales se resaltan las siguientes:
a) Elegir a los miembros de la Junta Directiva con sus respectivos suplentes y señalarles su
remuneración.
b) Designar al Revisor Fiscal y su Suplente, señalarles su remuneración y establecer las
apropiaciones necesarias para el suministro de los recursos humanos y técnicos destinados al
desempeño de sus funciones.
c) Darse su propio reglamento.
d) Reformar los estatutos.
e) Decretar la capitalización de utilidades.
f) Resolver sobre la disolución de la Sociedad, antes de vencido el término de su duración o
sobre las prórrogas de éste.
g) Decidir sobre el cambio del domicilio social, sobre la fusión de la Sociedad con otra u otras
entidades, sobre la incorporación en ella de otra u otras entidades, y en general sobre las
reformas que afecten las bases fundamentales del contrato o que aumenten las cargas de los
accionistas.
h) Ordenar que en una determinada emisión de acciones ordinarias se prescinda del derecho de
preferencia, para lo cual se requerirá el voto favorable de no menos del setenta por ciento (70%)
de las acciones presentes en la reunión.
i) Decretar la distribución de utilidades, la cancelación de pérdidas y la creación de reservas no
previstas en la Ley o en estos estatutos.
j) Ordenar toda emisión de bonos en los términos fijados por la Ley.
k) Adoptar las medidas que exigiere el interés de la Sociedad.
l) Estatuir y resolver sobre todos los asuntos que le corresponda como suprema autoridad
directiva de la Sociedad y que no hayan sido expresamente atribuidos a ningún otro órgano o
funcionario.
m) Crear y colocar acciones preferenciales sin derecho a voto; sin embargo, éstas no podrán
representar más del porcentaje (%) máximo establecido por la Ley.
En materia de Buen Gobierno le competen las siguientes funciones:
Examinar la situación de la Entidad, dentro de los límites que le impone la ley.
Aprobar o improbar, en sus reuniones ordinarias, las cuentas, el balance y el estado de
pérdidas y ganancias.
Considerar y aprobar los informes de los administradores sobre el estado de los negocios
sociales y de los negocios fiduciarios, así como el informe del Revisor Fiscal que ordena la
Ley.
Remover libremente cualquier empleado o funcionario de la Fiduciaria cuya designación le
corresponda.
Autorizar a los administradores cuando se lo soliciten previa presentación de la información
pertinente, para participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de
terceros, en actividades que impliquen competencia de la sociedad o en actos respecto de
los cuales exista conflicto de intereses.
Adoptar la decisión de entablar la acción social de responsabilidad contra los
administradores, con una mayoría de la mitad más una de las acciones representadas en la
reunión. Existe acción social de responsabilidad contra los administradores de la sociedad y
será tomada por la Asamblea General de Accionistas, aunque no conste en el orden del día.
La convocatoria podrá realizarse por un número de accionistas que represente por lo menos el
veinte por ciento (20%) de las acciones en que se halle dividido el capital suscrito. La decisión
se tomará por la mitad más uno de las acciones representadas en la reunión, e implicará la
remoción del administrador respectivo.
Cuando adoptada la decisión por la Asamblea General de Accionistas, no se inicie la acción
social de responsabilidad dentro de los tres (3) meses siguientes, ésta podrá ser ejercida por
cualquier administrador, el revisor fiscal o por cualquiera de los accionistas en interés de la
sociedad. En este caso, los acreedores que representen por lo menos el cincuenta por ciento
(50%) del pasivo externo de la sociedad, podrán ejercer la acción social, siempre y cuando el
patrimonio de la sociedad no sea suficiente para satisfacer sus créditos. Lo dispuesto en este
artículo se entenderá sin perjuicio de los derechos individuales que correspondan a accionistas
y a terceros.
2. ORGANOS DE ADMINISTRACION
2.1. La Junta Directiva.
En su calidad de máximo órgano administrativo su actividad se dirige a aprobar la estrategia
general de la sociedad fiduciaria y a alinear los planes de quienes gestionan la entidad con los
intereses de todos los accionistas y de la sociedad.
Se compone de cinco (5) miembros o vocales de reconocida solvencia moral y competencia
profesional, elegidos por la Asamblea General de Accionistas para periodos de un (1) año, en la
forma prevista en los estatutos. Cada vocal o miembro principal de la Junta Directiva tendrá un
suplente personal, elegido en la misma forma que el principal.
La Junta Directiva elige de su seno un Presidente y un Vicepresidente quienes presiden en su
orden las sesiones. Se reúne una vez al mes, en las fechas que ella misma señale y siempre
que sea convocada por su Presidente, por el Presidente de la Fiduciaria, por el Revisor Fiscal o
por tres (3) de sus miembros que estén actuando como principales.
Puede funcionar con la presencia de la mayoría absoluta de sus miembros. Sus decisiones son
tomadas con el voto favorable de la mayoría absoluta de los miembros que la componen.
2.1.1. Principios de actuación de los directores.
Los directores representan a todos los accionistas de la Fiduciaria, de tal manera que
ejercerán sus funciones en interés de todos ellos y de la Fiduciaria en general.
Ejercerán su cargo en forma objetiva e independiente.
Participarán activamente en las reuniones de Junta y de los Comités a los que pertenezcan,
para lo cual revisarán y analizarán de manera previa a las sesiones la documentación que
les suministre la administración de la Fiduciaria.
Contratarán directamente u ordenarán a la administración la contratación de asesores
externos cuando lo consideren necesario para el ejercicio de sus funciones.
Desempeñaran sus funciones de buena fe exenta de culpa, con la debida diligencia y
cuidado.
Actuarán con lealtad a la Fiduciaria de tal manera que se abstendrán de actuar en
situaciones de conflictos de interés, salvo autorización expresa de la Asamblea de
Accionistas.
Se abstendrán de revelar cualquier información confidencial obtenida en ejercicio de su
cargo, aún después de haber terminado el ejercicio de su cargo.
Informarán a la Fiduciaria de todas las reclamaciones judiciales, administrativas o de
cualquier índole dirigidas en su contra que por su importancia pudieran incidir gravemente
en la reputación de la sociedad.
2.1.2 Funciones.
Corresponde a la Junta Directiva ejercer las funciones establecidas en la ley y en los estatutos
de la Fiduciaria, entre las cuales se resaltan las siguientes:
a) Nombrar y remover en cualquier tiempo al Presidente y fijar su asignación.
b) Establecer y suprimir, previos los requisitos legales, las sucursales y agencias que estime
convenientes.
c) Crear cuando juzgue conveniente, otros cargos como asesores de la Junta Directiva
señalándoles sus funciones y remuneración.
d) Crear los empleos necesarios para el funcionamiento de la Sociedad, fijándoles su
remuneración y funciones.
e) Presentar a la asamblea general ordinaria de accionistas, en asocio del Presidente, un
informe con cortes a 30 de junio y 31 de diciembre de cada año, que establezca la situación de
la Sociedad, el balance del último ejercicio y el proyecto de distribución de utilidades.
f) Reglamentar la colocación de acciones en los casos y en la forma establecidos en la Ley y en
estos estatutos.
g) Nombrar, cuando lo estime conveniente, juntas asesoras o consultivas para las sucursales o
agencias de la Sociedad, fijándoles sus atribuciones y remuneraciones.
h) Aclarar, previa consulta con la Superintendencia Financiera, el sentido de los artículos de
estos estatutos cuando se presentare alguna duda, de lo cual deberá informar a la Asamblea
General en la próxima reunión.
i) Dictar el reglamento de la Sociedad, el de sus sucursales o agencias que se establecieren y el
de la misma Junta Directiva.
j) Ordenar la convocación de la Asamblea General de Accionistas a reuniones extraordinarias
cuando así lo exijan las necesidades imprevistas o urgentes de la Sociedad.
k) Aprobar el reglamento de manejo de los patrimonios fideicomitidos y de funcionamiento de
los Consejos de la Administración de Fideicomisos que se lleguen a establecer.
En materia de Buen Gobierno le competen las siguientes funciones:
Delegar en Comités formados por uno o más de sus miembros o en funcionarios de la
Fiduciaria, las facultades que considere necesarias.
Crear cuando lo juzgue conveniente otros cargos como asesores de la Junta Directiva,
señalándoles sus funciones y remuneración.
Aprobar y modificar el Código de Buen Gobierno presentado por el Presidente de la
Fiduciaria, en el cual se compilen todas las normas, mecanismos y procedimientos exigidos
por las disposiciones vigentes.
Velar porque el Código de Buen Gobierno regule la prevención, manejo, divulgación y
solución de las situaciones generadoras de conflictos de interés que puedan presentarse
entre los accionistas y los directores, los administradores o los altos funcionarios y entre los
accionistas controladores y los accionistas minoritarios.
Velar porque se cumplan las disposiciones contenidas en el Código de Buen Gobierno que
adopte la Fiduciaria y establecer procedimientos que garanticen que los accionistas y
demás inversionistas puedan presentar sus reclamos sobre posibles violaciones al
mencionado Código.
2.1.3. Independencia de la Junta Directiva.
De acuerdo con la ley, la Junta Directiva no podrá estar integrada por número de miembros
principales y suplentes vinculados laboralmente a la Fiduciaria que puedan conformar por sí
mismos la mayoría necesaria para adoptar cualquier decisión.
Así mismo, no podrá haber en la Junta Directiva un mayoría cualquiera formada con personas
ligadas entre sí por matrimonio o por parentesco dentro del tercer grado de consanguinidad o
segundo de afinidad o primero civil.
Finamente, no podrán ser miembros de la Junta Directiva quienes ejerzan o hayan ejercido,
dentro del año anterior a su designación, en un cargo directivo, funciones de inspección y
vigilancia o control en la Superintendencia Financiera relacionadas directamente con la
actividad de la Fiduciaria; quienes tengan litigio pendiente con la entidad, o quienes se hayan
desempeñado como revisor fiscal, auditor interno o defensor del cliente de la entidad durante el
año anterior.
2.2. Presidente y Suplentes.
La Fiduciaria tendrá un presidente, que será el representante legal del mismo y como tal el
ejecutor y gestor nato de los negocios y asuntos sociales. Estará directamente subordinado y
deberá oír y acatar el concepto de la Junta Directiva, cuando de conformidad con la ley y con
los estatutos sea necesario, y en tal caso obrar de acuerdo con ella.
El período del Presidente será de un (1) año, pudiendo ser reelegido indefinidamente.
El Presidente tendrá los suplentes que designe la Junta Directiva y que lo reemplazarán en sus
faltas absolutas, temporales o accidentales.
Al fijar la remuneración del Presidente, la Junta Directiva tendrá en cuenta sus calidades,
experiencia, responsabilidades, generación de valor agregado a la entidad y la situación
financiera de la misma.
2.2.1. Funciones.
Corresponde al Presidente ejercer las funciones establecidas en la ley y en los estatutos de la
Fiduciaria, entre las cuales se resaltan las siguientes:
a) Representar legalmente a la Sociedad ante los accionistas, ante terceros y ante toda clase de
autoridades del orden administrativo o jurisdiccional.
b) Ejecutar u ordenar todos los actos y operaciones correspondientes al objeto social, de
conformidad con lo previsto en las Leyes y en estos estatutos.
c) Nombrar aquellos empleados que no sean designados por la Asamblea General o la Junta
Directiva.
d) Dirigir la correspondencia y negocios de la Sociedad.
e) Otorgar los poderes necesarios para que otra u otras personas, representen en forma
transitoria a la Sociedad en asuntos de carácter judicial, administrativo, comercial o fiscal.
f) Cumplir y hacer cumplir los estatutos sociales y las determinaciones de la Asamblea General
y la Junta Directiva.
g) Convocar a la Asamblea General de Accionistas y a la Junta Directiva de la Sociedad.
h) Tomar todas las medidas que reclame la conservación y seguridad de los bienes sociales.
i) Tomar todas las medidas y celebrar los actos y contratos relativos a los bienes que integran
cualquiera de los patrimonios fideicomitidos, pudiendo obrar libremente en cuanto que tales
medidas o negocios no excedan los límites fijados por el consejo de administración si lo hay,
nombrado para tal fideicomiso o fideicomisos o a las instrucciones de manejo de los patrimonios
fideicomitidos.
j) Renunciar a la gestión de la Sociedad en determinado fideicomiso, previa autorización de la
Junta Directiva y del Superintendente Financiero.
k) Practicar el inventario de los bienes fideicomitidos, prestar los mismos en los casos a que
haya lugar.
l) Proteger y defender los patrimonios fideicomitidos, contra actos de terceros, del beneficiario y
aún del mismo constituyente.
m) Pedir instrucciones al Superintendente Financiero cuando tenga fundadas dudas acerca de
la naturaleza y alcance de las obligaciones de la Sociedad o cuando debe esta apartarse de las
autorizaciones contenidas en el acto constitutivo, cuando así lo exijan las circunstancias.
n) Dar cumplimiento a la finalidad o finalidades previstas para cada uno de los patrimonios
fideicomitidos y procurar el mayor rendimiento de los bienes que integran los mismos.
o) Convocar a sesiones a los consejos de administración de los Fideicomisos que se llegaren a
crear por disposición de la Junta Directiva para determinado fideicomiso, tipo de fideicomiso o
grupo de fideicomisos.
p) Ejercer todas aquellas funciones que le sean asignadas por la Asamblea general o la Junta
Directiva.
En materia de Buen Gobierno, le competen las siguientes funciones:
Velar porque se suministre al mercado información oportuna, completa y veraz sobre sus
estados financieros y sobre su comportamiento empresarial y administrativo.
Presentar a la Junta Directiva para su aprobación, un Código de Buen Gobierno con todas
las normas y mecanismos exigidos por la ley, los reglamentos, la Asamblea General de
Accionistas, los estatutos, y en general las mejores prácticas de buen gobierno corporativo.
Este Código se mantendrá permanentemente a disposición de los accionistas e
inversionistas para su consulta en la Secretaría General de la Fiduciaria.
2.3. Información sobre Directores, Presidente y Suplentes.
La información sobre
www.grupohelm.com
los
administradores
podrá
ser
consultada
en
el
sitio
web:
2.4. Comités de Apoyo.
Los siguientes son Comités de apoyo a la gestión de los administradores y hacen parte del
sistema de control interno de la Fiduciaria:
Comité de Inversiones de Fondos de inversión colectiva
Comité de Riesgos
Comité de Fideicomisos
Comité de Auditoria
Comité CPLAFT
Comité de SARC
Comité de Cumplimiento Normativo del Grupo
2.4.1. Comité de Inversiones – Fondos de Inversión Colectiva
Finalidad.
El Comité de Inversiones es responsable del análisis de las inversiones y de los emisores, así
como del análisis y propuesta de definición de los cupos de inversión y las políticas para
adquisición y liquidación de inversiones de los Fondos de Inversión Colectiva administradas. Se
reunirá mínimo una vez al mes. Los miembros de este comité se considerarán administradores
de conformidad con lo establecido en el artículo 22 de la Ley 222 de 1995 o cualquier otra
norma que lo modifique, sustituya o derogue.
El Comité de Inversiones será el mismo para todas los Fondos de Inversión Colectiva
administradas por la Fiduciaria, salvo que en el reglamento de la respectiva Cartera se
especifique lo contrario.
Composición.
El Comité de Inversiones estará compuesto por cinco (5) miembros así:
-
Gerente de Riesgos Financieros de Banco CorpBanca Colombia S.A. (matriz)
Un miembro de la Junta Directiva de Helm Fiduciaria / VP Filiales
Por el Presidente de Helm Fiduciaria (Gerente General)
Por la Gerente Financiera de Helm Fiduciaria
Un Gerente Comercial
Cuando se considere necesario, el Comité de Inversiones podrá citar a más personas de la
Fiduciaria, quienes tendrán voz pero no voto.
Funciones.
Evaluar la composición del portafolio y definir la estrategia de inversión y los límites en los
recursos a administrar.
Analizar las fluctuaciones en las tasas de interés y en general el movimiento de las variables
macroeconómicas.
Realizar un seguimiento permanente al mercado evaluando la situación de los diferentes
emisores en cuanto a sus tasas de captación y negociación en el mercado primario y
secundario y la oferta de nuevos títulos.
.
Analizar los informes de VAR y Sensibilidad de los Fondos de Inversión Colectiva suministrados
por el área de Riesgos de la sociedad fiduciaria.
De conformidad con lo establecido en los reglamentos de los Fondos de Inversión Colectiva,
analizar el porcentaje de liquidez de las mismas y definir su monto y composición, en todo caso,
atendiendo los límites establecidos en los reglamentos respectivos.
2.4.2. Comité de Riesgos.
Finalidad.
El Comité de Riesgos tendrá como objetivo definir las políticas y procedimientos y controlar las
actividades relacionadas con las operaciones de portafolio de la Fiduciaria. El Comité de
Riesgos asumirá las funciones que mencionan los capítulos VI, XVIII y XXI de la Circular 100
Básica Contable y Financiera.
El Comité deberá reunirse ordinariamente por lo menos una (1) vez cada mes. Podrá también
celebrar reuniones extraordinarias cada vez que la situación o circunstancias lo ameriten. Tanto
las reuniones ordinarias como las extraordinarias serán convocadas por el Vicepresidente
Financiero o el Vicepresidente de Riesgo, con una antelación no inferior a tres (3) días
calendario.
Composición.
Los miembros del Comité son designados por la Junta Directiva y estará compuesto por ocho
(8) miembros así:
-
Vicepresidente de Riesgo de Banco CorpBanca Colombia S.A. (matriz)
Gerente de Riesgos Financieros de CorpBanca Colombia S.A. (matriz)
Gerente de Riesgo Operativo de Banco CorpBanca Colombia S.A. (matriz)
Un miembro de la Junta Directiva de Helm Fiduciaria / VP Filiales
Presidente de Helm Fiduciaria (Gerente General)
Gerente de Riesgos de Helm Fiduciaria
Un Gerente Comercial Helm Fiduciaria
Podrán asistir como invitados los funcionarios de la Fiduciaria o del grupo financiero por
invitación de cualquiera de los miembros del Comité.
Para sesionar y adoptar decisiones válidas, es necesaria la asistencia de por lo menos cinco (5)
de los miembros del Comité. Las decisiones se adoptarán con el voto favorable de la mayoría
simple de sus miembros.
De toda reunión del Comité, ordinaria o extraordinaria, debe dejarse una constancia escrita que
permanecerá en la entidad, bajo medidas adecuadas de seguridad y conservación.
Funciones.
Asegurar la correcta ejecución de la estrategia de riesgos definida por la Junta Directiva.
Definir y asegurar la correcta implementación de políticas, metodologías y procedimientos
que cuantifiquen de manera adecuada los riesgos asumidos por la actividad de portafolio,
en especial los riesgos de mercado, crédito y liquidez.
Proponer límites y controles de riesgos a la Junta Directiva.
Asesorar a Junta Directiva y la Alta Gerencia en la definición de la estructura de límites de
pérdidas máximas y velar por su cumplimiento.
Conocer en detalle las posiciones asumidas, los productos operados y los riesgos
alcanzados, en especial su valor en riesgo VAR, y su implicación sobre el capital en riesgo
de la Fiduciaria.
Definir los niveles de autorización para los excesos temporales de límites, que deben ser
ratificados por la Junta Directiva de la Fiduciaria.
Proponer metodologías para el control de riesgo crediticio de las operaciones de portafolio.
Informar a la alta gerencia de los resultados obtenidos en relación con los riesgos asumidos
por la Fiduciaria en los negocio de portafolio.
Proponer metodologías y esquemas para la gestión de riesgos operativos y legales
relacionados con el negocio de portafolios.
Velar por la capacitación del personal.
Propender por el establecimiento de sistemas adecuados de información de riesgos
financieros.
Establecer políticas y límites para la gestión de riesgos de los fideicomisos, cuando aplique.
Definir el Plan de Contingencia
Definir los escenarios de stress para el análisis de liquidez
2.4.3. Comité de Fideicomisos.
Finalidad.
Cuando la ejecución del contrato de fiducia así lo requiera, se reunirá el Comité de
Fideicomisos, el cual tiene como finalidad definir las políticas específicas para cada contrato, sin
exceder los lineamientos generales de la Fiduciaria, ni los límites establecidos por las normas
de los organismos de control.
Composición.
El Comité de Fideicomisos está conformado por los lideres de cada una de las
áreas que se vean involucrada en la ejecución del negocio fiduciario especifico.
Funciones.
Asegurar la correcta ejecución del negocio fiduciario.
Definir las políticas, metodologías y procedimientos que regulen la ejecución del negocio
fiduciario.
Proponer límites y controles en la ejecución del negocio fiduciario.
2.4.4. Comité de Auditoría.
Finalidad.
El Comité de Auditoría tiene como finalidad realizar un control permanente sobre el desarrollo
operacional de la compañía, analizando el trabajo realizado por las áreas de control de Helm
Fiduciaria S.A.
Composición.
El Comité de Auditoría está conformado por:
3 Miembros de la Junta Directiva
Miembros Invitados
Podrán asistir como invitados los funcionarios de la Fiduciaria o del grupo financiero por
invitación de cualquiera de los miembros del Comité. Así como el Contralor, la Revisoría Fiscal y
el Auditor Interno.
Funciones.
Apoya a la Presidencia y a la Junta Directiva en el seguimiento y control del cumplimiento
de las políticas establecidas.
Vela porque se respondan oportuna y correctamente los requerimientos de información
enviados por los entes de control como la Superfinanciera y la DIAN.
2.4.5. Comité de Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo CPLAFT
Finalidad.
El Comité tiene como finalidad realizar un control sobre la legalidad del origen de los recursos
administrados a los clientes del grupo financiero.
Composición.
El Comité de Oficiales de Cumplimiento está conformado por los siguientes miembros:
-
Un miembro de Junta Directiva
El Oficial de Cumplimiento de Corpbanca Chile
Primer Representante Legal de la Fiduciaria
Segundo Representante Legal de la Fiduciaria
El Oficial de Cumplimiento de Helm Fiduciaria
Funciones.
El objeto de este comité será (a) definir las políticas, objetivos generales, y formular las
normas de actuación de los diferentes órganos de la Entidad en materia de PLA/FT para su
posterior aprobación por la Junta Directiva, así como la coordinación de éstos, (b) planificar
y coordinar las actividades de cumplimiento de las políticas y procedimientos sobre las
materias definidas por la Fiduciaria, relacionadas con el SARLAFT, (c) tener conocimiento
de la gestión desarrollada y operaciones analizadas por el Oficial de Cumplimiento, (d)
aprobar el Plan Anual de Cumplimiento, (e) promover la información y capacitación de los
colaboradores de Helm Fiduciaria, en relación con las obligaciones y responsabilidades que
la normativa relativa a la gestión del riesgo de LA/FT, le imponen a las Entidades
Financieras, (f) hacer seguimiento a las actuaciones, funcionamiento y problemática de la
prevención del LA/FT, así como adoptar medidas y desarrollar la normativa interna
necesaria para gestionar este riesgo, (g) determinar las acciones a seguir sobre la
comunicación de actividades sospechosas dentro del marco de la Ley (aquellas operaciones
que sean consideradas como sospechosas, serán informadas a la Unidad de Información y
Análisis Financiero (UIAF), conforme a los procedimientos existentes), y (h) aprobar la
parametrización de las señales de alertas o alertas tempranas, utilizadas para el control de
la operativa sensible, con el fin de identificar operaciones inusuales.
La numeración
anterior no es excluyente, de manera que la Junta Directiva o este Comité, podrán agregar
cualquier otra función que estimen necesaria, sea con carácter permanente, específico o
esporádico.
Presidente y Secretario. La Presidencia del Comité estará a cargo del Miembro de la Junta
Directiva. La secretaría del mismo estará a cargo del Oficial de Cumplimiento Suplente o en
su defecto del Jefe de Prevención de Lavado de Activos.
Periodicidad.
El Comité se reunirá mensualmente o con la frecuencia que la Administración estime
pertinente.
Quórum.
El Comité deliberará con al menos la mitad más uno de sus Miembros y decidirá con al
menos la aprobación de la mitad más uno de sus Miembros asistentes.
2.4.6. Comité SARC
Finalidad.
Este comité deberá reunirse con el fin de evaluar el comportamiento del riesgo de crédito de
portafolios de inversiones en facturas u otros activos de contenido económico, conocer la
ejecución de las políticas relacionadas con el riesgo de Crédito y a su vez efectuar las
recomendaciones a que haya lugar.
El sistema de información sobre nivel de exposición y riesgo del portafolio en activos de
derecho económico tales como facturas, será revisado en el Comité de Riesgo de Crédito.
Este comité servirá como un mecanismo de comunicación entre la Junta Directiva y los
encargados del manejo integral de Riesgo de Crédito de la Fiduciaria para los portafolios de
inversiones en facturas u otros activos de contenido económico. Además cumplirá una función
que permita anticipar procesos y sucesos al interior de la Fiduciaria, mediante el seguimiento al
cumplimiento de las políticas establecidas en el Manual SARC..
Composición.
En este comité participarán el Presidente o Gerente General de la Fiduciaria, el Vicepresidente
de Inversiones, el Gerente de Carteras Colectivas o Fondos de Inversión Colectiva, el Gerente
Nacional de Carteras y un funcionario de la Vicepresidencia de Riesgo de Crédito del banco
matriz. Asimismo, podrán asistir como invitados funcionarios del Master Service y/o BPO del
fondo de facturas, quienes participarán con voz pero sin voto y cualquier otro funcionario que el
mismo comité considere pertinente invitar.
Funciones.
Asegurar la correcta ejecución de la estrategia de riesgos de crédito definida en los
reglamentos de las Carteras o Fondos de Inversión Colectiva que manejen portafolios de
inversiones en facturas u otros activos de contenido económico y/o en el Manual SARC.
Definir y asegurar la correcta implementación de políticas, metodologías y procedimientos
que cuantifiquen de manera adecuada los riesgos asumidos por la actividad de portafolio,
donde hayan inversiones en facturas u otros activos de contenido económico.
Proponer límites y controles de riesgo de Crédito a la Junta Directiva.
Realizar un seguimiento permanente al comportamiento de los pagadores.
Proponer cupos de inversión para los pagadores de facturas al Comité Central de Crédito o
el ente que haga sus veces, para su aprobación.
Analizar los límites de concentración por pagador de los portafolios de inversiones en
facturas u otros activos de contenido económico.
Analizar las situaciones que generaron el no pago de las facturas y las provisiones
realizadas y definir planes de acciones comerciales, independientes a las políticas sobre
recuperaciones definidas en el Manual SARC.
Proponer castigos a la Junta Directiva
2.4.7 Comité de Cumplimiento Normativo del Grupo
Funciones.
Es el Comité encargado de definir frente a eventos particulares, el cumplimiento o no de lo
establecido en el Código de Conducta General y en el Código de Conducta de los Mercados
de Valores y demás normativa complementaria, actual o futuras, y le corresponde, efectuar el
establecimiento y desarrollo de los procedimientos necesarios para el cumplimiento del Código
de Conducta General y en el Código de Conducta de los Mercados de Valores, así como la
interpretación, gestión y supervisión de las normas de actuación contenidas en el mismo y la
resolución de los conflictos que su aplicación pudiera plantear.
Composición.
El Comité de Cumplimiento está conformado por los siguientes miembros:
-
Un Miembro de la Junta Directiva del Banco que defina la misma,
El Presidente del Banco,
El Responsable de la Vicepresidencia de Gestión Humana,
El Responsable de la Vicepresidencia Financiera y Administrativa,
El Responsable de la Vicepresidencia Jurídica,
El Responsable de la Vicepresidencia de Cumplimiento.
El Gerente de Cumplimiento de Banco CorpBanca (Chile). Podrá asistir con voz pero sin
voto el Director o Jefe del área o Dirección de Cumplimiento de Banco CorpBanca
Colombia S.A.
Presidente y Secretario.
La Presidencia del Comité estará a cargo del Miembro de la Junta Directiva. La secretaría
del mismo estará a cargo del Director o Jefe del área de Cumplimiento de Banco CorpBanca
Colombia S.A.
Periodicidad.
El Comité se reunirá mensualmente o con la frecuencia que la Administración estime
pertinente.
Quórum.
El Comité deliberará con al menos la mitad más uno de sus Miembros y decidirá con al menos
la aprobación de la mitad más uno de sus Miembros asistentes.
3. DE LOS ACCIONISTAS E INVERSIONISTAS
3.1. Accionistas.
La Fiduciaria lleva un registro de accionistas inscrito en la Cámara de Comercio de Bogotá, en
el cual se anotan los nombres de los accionistas, la cantidad de acciones que a cada cual le
corresponde, las enajenaciones, traspasos, prendas, usufructos, embargos y demandas
judiciales, así como cualquier otro acto sujeto a inscripción.
Las acciones de la Fiduciaria son libremente negociables y transferibles conforme a las leyes.
Para que la transferencia surta efectos con relación a la Fiduciaria y terceros se requiere su
registro en el Libro de Accionistas de la Fiduciaria.
3.1.1. Derechos de los Accionistas.
Todos los accionistas tendrán los siguientes derechos:
Recibir un trato equitativo.
Acceder a la misma información que se suministre a todos los accionistas de su misma
clase, con igual detalle y oportunidad.
Ser convocados y participar en las deliberaciones de las Asambleas Generales de
Accionistas y votar en ellas.
Participar en los dividendos de la entidad, de acuerdo con el número de acciones que
posean, siempre que la asamblea adopte la decisión de distribuir tales dividendos.
Negociar libremente las acciones con sujeción a la ley y a los estatutos.
Inspeccionar libremente los libros y papeles de la entidad, dentro de los quince (15) días
hábiles anteriores a la Asamblea General en que se examinen los estados financieros de fin
de ejercicio.
Recibir en caso de liquidación de la entidad una parte proporcional a los activos sociales,
una vez pagado el pasivo externo de la sociedad.
Solicitar sin impedimento alguno el estudio técnico previsto en el artículo 62 del Estatuto
Orgánico del Sistema Financiero, para los casos de fusión y escisión. En los casos en que
se compruebe que se ha impedido o restringido el ejercicio de este derecho, los accionistas
respectivos podrán solicitar que se contrate una auditoría financiera con una firma de
reconocida trayectoria, la cual tendrá por objeto determinar el valor de las entidades y la
relación de intercambio.
Elevar consultas verbales o escritas de manera previa o durante las asambleas.
3.1.2. Deberes de los Accionistas.
Los accionistas tendrán la obligación de actuar con lealtad con la sociedad. Igualmente se
abstendrán de revelar a terceros la información de la sociedad o relativa a ella, que hayan
conocido en ejercicio de sus derechos.
3.2. Inversionistas.
Tienen tal carácter quienes invierten recursos en los Fondos de Inversión Colectiva y/o fondos
privados de capital administrados por la Fiduciaria.
3.2.1. Derechos de los Inversionistas.
Todos los inversionistas tienen los siguientes derechos:
Acceder a la misma información que se suministre a todos los inversionistas de su misma
clase, con igual detalle y oportunidad.
Que se les absuelvan los interrogantes que tengan en relación con la información que se les
haya suministrado y que esté relacionada con la protección de sus derechos.
Los inversionistas de los Fondos de inversión y/o Fondos de Capital Privado administrados
por la Fiduciaria tendrán, además, los siguientes derechos:
Participar en los resultados económicos generados del giro ordinario de las operaciones de
la cartera colectiva y/o fondo de capital privado.
Examinar, dentro de los términos fijados en cada Reglamento, los documentos relacionados
con la cartera colectiva y/o el fondo de capital privado, a excepción de aquellos que se
refieran exclusivamente a los demás inversionistas, los cuales nunca podrán ser
consultados por los inversionistas diferentes del propio interesado, en la forma y términos
previstos en el reglamento.
Negociar sus participaciones en la cartera colectiva, de conformidad con la naturaleza de
los documentos representativos de dichas participaciones.
Solicitar la redención total o parcial de sus participaciones en la cartera colectiva y/o en el
fondo de capital privado, de conformidad con lo establecido en el reglamento.
Ejercer los derechos políticos derivados de su participación, a través de la asamblea de
inversionistas.
Convocar la asamblea de inversionistas de conformidad con lo establecido en los
reglamentos.
3.2.2. Deberes de los Inversionistas.
Los inversionistas tendrán la obligación de actuar con lealtad con la sociedad y deberán
abstenerse de participar en actos o conductas respecto de las cuales exista conflicto de
intereses. Igualmente se abstendrán de revelar a terceros la información de la sociedad o
relativa a ella, que hayan conocido en ejercicio de sus derechos, así como de utilizarla para
obtener provecho propio o ajeno, distinto al derivado del ejercicio de los derechos inherentes a
su calidad de inversionista.
El incumplimiento de estos deberes implicará una violación al contrato mediante el cual se
vincularon a la sociedad.
Los inversionistas de los Fondos de Inversión y/o Fondos de Capital Privado administrados por
la Fiduciaria tendrán, además, las siguientes obligaciones:
Aceptar y cumplir el contenido de los reglamentos de los Fondos de Inversión Colectiva y/o
Fondos de Capital a los que se hayan vinculado.
Suministrar completa y oportunamente la información y documentos que le solicite la
Sociedad Administradora, en especial la establecida por la ley y la Superintendencia
Financiera para prevenir el lavado de activos provenientes de actividades delictivas.
Igualmente es obligación del suscriptor actualizar la información y documentación por lo
menos una vez al año y cada vez que se presenten modificaciones
a la misma.
Efectuar los aportes y solicitar las redenciones, de conformidad con los procedimientos y
parámetros establecidos en los reglamentos.
Informar a la Sociedad Administradora la cuenta bancaria que será utilizada para redimir los
derechos, para consignar los recursos que sobrepasen los límites de concentración por
inversionista o para el desarrollo del proceso de liquidación, y cualquier otro procedimiento
operativo que lo requiera.
Si lo requiere la Sociedad Administradora, presentar el documento representativo de la
inversión o su equivalente, para solicitar la redención parcial o total de los derechos en ellos
representados.
Las demás establecidas por las normas vigentes.
3.3. Mecanismos que permiten a los accionistas e inversionistas reclamar el cumplimento
de lo previsto en el Código de Buen Gobierno.
El representante legal de la Entidad velará por el cumplimiento de los estatutos y de las normas
y disposiciones de la Asamblea General y de la Junta Directiva.
Los accionistas e inversionistas de la Entidad podrán presentar solicitudes respetuosas ante la
entidad, cuando crean que ha habido incumplimiento de lo previsto en el Código de Buen
Gobierno, y en estos casos, la administración de la Entidad a través de EL CONTRALOR, dará
respuesta clara y suficiente al solicitante, con la mayor diligencia y oportunidad.
Los accionistas e inversionistas de la Entidad podrán presentar quejas o reclamaciones ante el
Revisor Fiscal, por el incumplimiento de lo previsto en el Código de Buen Gobierno. Para estos
efectos, la Entidad dará cumplida y oportuna respuesta a los requerimientos que con ocasión de
la queja efectúe el Revisor Fiscal, y atenderá las observaciones que señale el Revisor Fiscal
sobre el particular, cuando se establezca la existencia del mencionado incumplimiento.
El Presidente de la Entidad tomará las provisiones para dar a conocer al mercado, a los
inversionistas y accionistas, los derechos y obligaciones de éstos, así como la existencia y
contenido del presente código. El texto del presente código deberá quedar a disposición de los
accionistas, en el Despacho de EL CONTRALOR, en el domicilio principal de la Entidad, o
mediante cualquier otro medio de carácter electrónico que permita el acceso de cualquier
persona a su contenido.
LA CONTRALORÍA será la dependencia encargada de la atención al accionista y al
inversionista, bajo la dirección de EL CONTRALOR de la misma. Dicha oficina servirá como
enlace entre los accionistas, los inversionistas y los órganos de gobierno de la Entidad, y se
ocupará de la gestión necesaria para atender oportunamente las necesidades y requerimientos.
4. MECANISMOS DE CONTROL.
4.1. CONTROLES EXTERNOS
4.1.1. Superintendencia Financiera.
Le corresponde a la Superintendencia Financiera, como organismo de carácter técnico adscrito
al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, ejercer la inspección, vigilancia y control de quienes
ejerzan la actividad financiera y organizar, regular y promover las actividades realizadas a
través del mercado público de valores, así como efectuar el seguimiento y supervisión de los
agentes que actúan en dicho mercado. Para el efecto, de manera general, sus objetivos son los
siguientes: 1) Velar para que las instituciones financieras mantengan solidez económica y
coeficientes de liquidez adecuados; 2) Supervisar la actividad de las entidades vigiladas para
que la prestación del servicio se cumpla de acuerdo con las normas legales en condiciones de
seguridad, transparencia y eficiencia; 3) Prevenir situaciones que puedan derivar en la pérdida
de confianza del público; 4) Supervisar el cumplimiento de los mecanismos de regulación
prudencial, en particular respecto de las filiales del exterior; 5) Velar para que la actividad se
desarrolle dentro de buenas prácticas comerciales y reglas de libre mercado; 6) Ejercer una
función de control consistente en velar por la calidad, oportunidad y suficiencia de la información
remitida al mercado público de valores.
4.1.2. Revisoría Fiscal.
La Fiduciaria tendrá un Revisor Fiscal con un suplente, elegido por la Asamblea General de
Accionistas para periodos iguales al de la Junta Directiva, en las mismas condiciones de
reelección o remoción. El suplente reemplazará al principal en sus faltas absolutas, temporales
o accidentales.
Las funciones del Revisor Fiscal son incompatibles con el desempeño de cualquier otro cargo o
empleo en la Sociedad o de alguna de sus subordinadas. El Revisor no podrá ser accionista de
la Sociedad ni asociado o empleado de la Sociedad matriz; tampoco podrá estar ligado por
matrimonio o por parentesco dentro del cuarto (4o.) grado de consanguinidad, (1o.) primero civil
o segundo (2o) de afinidad, o sean consocios de los administradores y funcionarios directivos,
con el cajero, con el tesorero o con el contador o auditor. El Revisor Fiscal tendrá las demás
incompatibilidades señaladas en la Ley.
4.1.2.1. Funciones.
Corresponde al Revisor Fiscal ejercer las funciones establecidas en la ley y en los estatutos de
la Fiduciaria, entre las cuales se resaltan las siguientes:
a) Velar porque se lleven regularmente la contabilidad de la Sociedad y las actas de la
Asamblea general y de la Junta Directiva y porque se conserven debidamente la
correspondencia y los comprobantes de las cuentas, e impartir las instrucciones necesarias
para tales fines.
b) Inspeccionar asiduamente los bienes sociales y procurar que se tomen oportunamente las
medidas para la conservación y seguridad de los mismos y de los que la Sociedad tenga en
custodia, a cualquier título.
c) Impartir las instrucciones, practicar las inspecciones y solicitar los informes que sean
necesarios para establecer un control permanente sobre los valores sociales.
d) Cerciorarse de que las operaciones que se ejecutan o cumplan por cuenta de la Sociedad
están conformes con la Ley, con los estatutos y con las disposiciones de la Asamblea General
de Accionistas y de la Junta Directiva.
e) Dar oportuna cuenta, por escrito, a la Asamblea General de Accionistas, a la Junta Directiva
o al Presidente, según los casos, de las irregularidades que note en los actos de la Sociedad y
en el desarrollo de sus negocios.
f) Autorizar con su firma los balances, con dictamen o informe correspondiente.
g) Convocar las reuniones de la Asamblea General de Accionistas y de la Junta Directiva.
h) Las demás que le impongan las Leyes y las que le encomiende la Asamblea y que sean
compatibles con la naturaleza de su cargo y con las señaladas en los apartes anteriores.
4.1.2.2. Información sobre la Revisoría Fiscal.
La información sobre la Revisoría Fiscal podrá ser consultada en el anexo del presente
documento.
4.2. CONTROLES INTERNOS.
4.2.1 Auditoría Interna.
La Fiduciaria cuenta, a nivel de Grupo Financiero, con un Departamento de Auditoría Interna
que reporta a la Presidencia de la Fiduciaria y cuya misión es apoyar a la entidad en la
evaluación los procesos y resultados verificando el cumplimiento de políticas y controles
adoptados por la administración mediante la presencia en diferentes áreas, utilizando como
insumo los estudios de control y mapas de riesgos elaborados y aprobados por la misma
entidad.
Dentro de sus funciones se encuentra la de evaluar el desempeño del negocio con base en el
plan estratégico, verificar el cumplimiento y eficiencia de las operaciones y el control interno,
además de lo que se indica a continuación:
Diseñar mecanismos de monitoreo que permitan efectuar y planear trabajos de auditoría en
forma continua.
Evaluar el control interno identificando debilidades en áreas y productos de mayor riesgo,
sugiriendo las recomendaciones para mejorar procesos, controles y servicios.
Evaluar el cumplimiento de los objetivos previstos por la administración de la Fiduciaria.
Verificar la eficiencia de los procesos, la confianza en la información financiera y el
cumplimiento de regulaciones.
Participar en la creación de esquemas de control descentralizado y en la divulgación e
implementación de políticas de autocontrol.
Las auditorías o revisiones regulares se basan en programas de trabajo previamente
establecidos y diseñados de acuerdo con las necesidades de revisión de las distintas
dependencias de la Fiduciaria. Estas corresponden a planes de trabajo para períodos de 6
meses o un año preparados por la misma Auditoría Interna.
Existen auditorías o exámenes especiales que obedecen a situaciones relacionadas con
investigaciones operativas o administrativas, análisis o estudio de hechos contables, crediticios,
financieros, etc., referentes a operaciones o transacciones efectuadas por la Fiduciaria, las
cuales pueden ser solicitadas por la administración o llevadas a cabo según el propio criterio de
la Auditoría Interna.
Los planes de trabajo de la Auditoría Interna para los exámenes regulares han de proyectarse
sobre revisiones de una muestra representativa de oficinas, departamentos, áreas, entidades u
operaciones auditables, se hace lo propio mediante examen y evaluación para una muestra
significativa de aplicaciones, software, hardware y en general lo relacionado con Tecnología de
Información a través de su área de sistemas.
La determinación del universo a auditar en un período, se hará con base en la calificación de
factores críticos dentro de los cuales se cuenta el nivel de riesgos y el impacto que puedan
tener estos en el negocio. Se dispone si se estima necesario, la realización de un número
adicional de revisiones regulares con el propósito específico de efectuar pruebas sustantivas en
oficinas o exámenes de productos y servicios especiales.
De conformidad con los resultados obtenidos en las revisiones regulares precedentes, el Auditor
General determina la mayor o menor intensidad y frecuencia con que las Unidades Auditables
deben ser examinadas.
4.2.2. Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del
Terrorismo.
La Fiduciaria ha adoptado y tiene implementado un Sistema de Administración de Riesgo de
Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, que contempla el cumplimiento de lo
establecido en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero Colombiano y demás normas
emitidas por la Superintendencia Financiera de Colombia, lo mismo que las recomendaciones y
mejores prácticas internacionales en esta materia.
Las políticas, controles y procedimientos implementados, dentro de un concepto de
administración del riesgo, son acciones que buscan la debida diligencia para prevenir el uso de
nuestra institución por elementos criminales para propósitos ilícitos. Dichas acciones incluyen
entre otros aspectos, el conocimiento del cliente y de sus operaciones con nuestra entidad,
definición de segmentos de mercado por nosotros atendidos, monitoreo de transacciones,
capacitación al personal y reportes de operaciones sospechosas a la autoridad competente.
Los procedimientos y reglas de conducta sobre la aplicación de todos los mecanismos e
instrumentos de control del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo están
contemplados en el Manual del SARLAFT y en el Código de Conducta aprobados por la Junta
Directiva, los cuales son de obligatorio cumplimiento por todos los funcionarios de la entidad.
Para verificar el cumplimiento del mencionado sistema, la Fiduciaria ha designado un oficial de
cumplimiento que se encuentra debidamente posesionado ante la Superintendencia Financiera.
4.2.2.1. Información sobre el Oficial de Cumplimiento
La información sobre el Oficial de Cumplimiento podrá ser consultada en el anexo del presente
documento.
4.2.3. Contralor Normativo
La Sociedad Administradora cuenta con un Contralor Normativo, que no se encuentra vinculado
laboralmente con la sociedad fiduciaria. El Contralor Normativo es nombrado por la Junta
Directiva de la Fiduciaria y es el encargado de supervisar el cumplimiento de las normas
aplicables a la gestión de los Fondos de Inversión Colectiva administrados y demás
obligaciones señaladas en el artículo 21 de la Ley 964 de 2005. La identificación y los datos de
contacto del Contralor serán dadas a conocer a través del sitio web de la Sociedad
Administradora.
Las funciones del Contralor Normativo se ejercerán sin perjuicio de las que correspondan al
Revisor Fiscal y al Auditor Interno, de conformidad con la legislación aplicable.
5. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA Y MECANISMOS DE
INFORMACION.
5.1. Transparencia.
La Fiduciaria prepara y presenta la información relevante a sus accionistas y al mercado en
general.
La información que se divulga es correcta y veraz.
La información se transmite en forma equitativa y de manera oportuna
5.2. Mecanismos de Información.
5.2.1. Informe de Gestión.
Este informe se prepara con una periodicidad semestral y compila el informe de la Junta
Directiva y del Presidente a los accionistas. Incorpora los siguientes aspectos:
La situación de la Fiduciaria, el balance del último ejercicio y el proyecto de distribución de
utilidades.
La información y análisis sobre los factores de riesgo esenciales para la Fiduciaria, así
como las políticas y estrategias que se utilizarán para enfrentar dichos riesgos. Para este
efecto se incluirá información sobre el riesgo del sector, riesgo de mercado, dependencia de
proveedores o contratos esenciales, los riesgos derivados de sus vínculos con controlantes
y los riesgos del entorno económico.
Políticas de control interno de la Fiduciaria, el cumplimiento de las mismas y los hallazgos
relevantes del Comité de Auditoría.
La evaluación sobre el cumplimiento de los mecanismos de Buen Gobierno.
5.2.2. Estados Financieros y sus notas.
Los estados financieros al cierre de cada ejercicio, junto con el de los Fideicomisos, Fondos de
Inversión Colectiva y Fondos Privados administrados por la Fiduciaria, previa autorización de la
Superintendencia Financiera, se publican en un diario de amplia circulación nacional una vez
aprobados por la Asamblea General de Accionistas. Las notas a los mismos, que detallan las
principales cuentas, se pueden consultar en la Secretaría General de la Fiduciaria.
5.2.3. Dictamen del Revisor Fiscal.
El Revisor Fiscal dictamina los estados financieros de cierre de ejercicio para lo cual certifica la
veracidad de los mismos, su fidelidad frente a la contabilidad de la Fiduciaria y la de los
Fideicomisos, Fondos de Inversión Colectiva y Fondos Privados administrados por la Fiduciaria,
y en el mismo expresa todas las salvedades que estime pertinentes, así como la indicación de
toda situación de riesgo o incumplimiento de normas.
5.2.4. Remisión de la Información a la Superintendencia Financiera.
Para efectos de supervisión la Fiduciaria remite periódicamente la información requerida por
este ente de control. En particular, se puede consultar en la página web de la Superintendencia
Financiera (www.superfinanciera.gov.co) la siguiente información: los valores de los Fondos de
Inversión Colectiva administradas y las tasas de rentabilidad, entre otros.
5.2.5. Calificadoras de Riesgo.
Anualmente, la Fiduciaria solicita la revisión de la calificación de algunas de los Fondos de
Inversión Colectiva por ella administradas. Dentro de estos procesos de calificación, las
calificadoras de riesgo permanentemente evalúan la sociedad como administradora de
portafolios y los riesgos de mercado y crediticios del portafolio. La calificación otorgada es
revelada al mercado y consta en un anexo del presente documento.
5.2.6. Mecanismos adicionales de Divulgación.
Además de los mecanismos de información antes mencionados, la Fiduciaria mediante el
mecanismo de información relevante, comunica a la Superintendencia Financiera todo hecho
relevante u operación o acto extraordinario o significativo de trascendencia para la Fiduciaria y/o
los negocios fiduciarios administrados, en los términos previstos en la normatividad vigente.
5.2.7. Mecanismos de divulgación de información para los inversionistas de Fondos de
inversión colectiva:
La Fiduciaria como sociedad administradora de Fondos de Inversión Colectiva y/o Fondos de
Capital Privado, pondrá a disposición de los inversionistas y demás interesados, toda la
información necesaria para el adecuado entendimiento sobre la naturaleza de la Cartera
Colectiva y/o Fondo de Capital Privado y de la inversión en la misma, a través de los
mecanismos descritos en cada reglamento, los cuales, según el caso, son:
. Extracto de Cuenta.
. Rendición de Cuentas.
. Ficha Técnica.
. Prospecto de Inversión.
Adicionalmente, la Fiduciaria cuenta con el sitio web www.helmfiduciaria.com.co, en el que se
podrá consultar de manera permanente y actualizada la información relacionada con las Fondos
de Inversión Colectiva y/o Fondos de Capital Privado que se detalla en cada uno de los
reglamentos.
6. NORMAS DE ETICA Y CONFLICTOS DE INTERES.
6.1. Reglas de Conducta
La Fiduciaria ha expedido en cumplimiento de la normatividad vigente, las normas sobre
conducta y las sanciones a aplicar, las cuales se encuentran contenidas en el Código de
Conducta y el Reglamento Interno de Trabajo y se aplicarán armónicamente con el presente
Código de Buen Gobierno.
Los administradores, además de los deberes consagrados en la ley, en los estatutos y en el
presente documento, se sujetan a las siguientes reglas de conducta, las cuales se hacen
extensivas a todos los funcionarios de la entidad. Tales reglas de conducta son las siguientes:
Abstenerse de ofrecer, solicitar o aceptar gratificaciones, comisiones o cualquier otra forma
de remuneración personal en transacciones o negocios que involucren a la Fiduciaria.
Dar, ofrecer o aceptar, en forma directa o indirecta, regalos, favores, donaciones,
invitaciones, viajes o pagos en desarrollo de las actividades realizadas en la Fiduciaria que
puedan influir en sus decisiones para facilitar negocios propios o de terceros.
Guardar reserva de la información confidencial que conozcan en el ejercicio de sus
funciones.
Abstenerse de utilizar para sí o para un tercero información privilegiada.
Esmerarse en la prestación del servicio a la clientela, de manera eficiente y oportuna.
Atender con amabilidad, moderación y eficiencia las inquietudes y reclamos de los clientes.
Abstener de colocarse en situaciones en las cuales sus intereses personales entren en
conflicto con sus relaciones con la Fiduciaria.
Abstenerse de ser contraparte o representantes de clientes ante la entidad.
Abstenerse de utilizar su sitio y elementos de trabajo para manejar o promover negocios a
título personal o en provecho de terceros.
6.2. Conflictos de Interés.
Se entiende por conflicto de interés, la situación en virtud de la cual, una persona en razón de
su actividad se enfrenta a distintas alternativas de conducta con relación a intereses
incompatibles, ninguno de los cuales puede privilegiar en atención a sus obligaciones legales o
contractuales.
6.3. Resolución de los Conflictos de Interés.
6.3.1. De los Administradores.
De acuerdo con la normatividad vigente, los administradores deberán abstenerse de participar
por sí o por interpuesta persona en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen
competencia con la Fiduciaria o en actos respecto de los cuales se configure un conflicto de
interés, salvo autorización expresa de la Asamblea de Accionistas.
En estos casos, el administrador suministrará a la Asamblea toda la información que sea
relevante para la toma de la decisión. De la respectiva determinación deberá excluirse el voto
del administrador, si fuere accionista. En todo caso, la autorización sólo podrá otorgarse cuando
el acto no perjudique los intereses de la entidad.
6.3.2. De los Funcionarios.
Los funcionarios deberán abstenerse de participar en actos respecto de los cuales exista
conflicto de intereses, salvo autorización expresa del superior jerárquico.
6.3.3. En el manejo de Fondos de inversión colectiva y/o Fondos de Capital Privado.
Helm Fiduciaria S.A. cuenta con mecanismos que permitan establecer un adecuado manejo de
la información relativa a los Fondos de Inversión Colectiva para evitar conflictos de interés y el
uso indebido de información privilegiada, incluyendo la reserva o confidencialidad que sean
necesarias. No obstante, a continuación se describen posibles situaciones generadoras de
conflictos de interés, y su respectivo manejo para mitigarlo:
La celebración de operaciones donde concurran las órdenes de inversión de varios Fondos de
Inversión Colectiva, fideicomisos o portafolios administrados por una misma sociedad sobre los
mismos valores o derechos de contenido económico, caso en el cual se realizará una
distribución de la inversión sin favorecer ninguna de las carteras partícipes, en detrimento de las
demás.
La inversión, directa o indirecta, que la sociedad administradora pretenda hacer en los Fondos
de Inversión Colectiva que administra, sin superar el quince por ciento (15%) del valor de la
cartera colectiva al momento de hacer la inversión. La participación deberá conservarse durante
el plazo mínimo de un año.
La inversión directa o indirecta de los recursos de la cartera colectiva en valores cuyo emisor,
avalista, aceptante, garante u originador de una titularización sea la matriz, las subordinadas de
ésta, las subordinadas de la sociedad administradora o algún vinculado. Esta inversión sólo
podrá efectuarse a través de sistemas de negociación de valores debidamente autorizados por
la Superintendencia Financiera de Colombia. El monto de los recursos invertidos en los valores
de que trata el presente numeral no podrá ser superior al treinta por ciento (30%) de los activos
de la respectiva cartera colectiva.
Tratándose de Fondos de Inversión Colectiva que inviertan en acciones no inscritas en bolsa o
de valores que no se negocien a través de sistemas de negociación de valores debidamente
autorizados por la Superintendencia Financiera de Colombia, siempre que se desee invertir en
acciones o valores de vinculados, el Comité de Inversiones del Fondo de Inversión Colectiva
deberá dejar constancia escrita de las razones objetivas que llevaron a tomar la decisión de
inversión y, si ha ello hubiere lugar, el vinculado deberá abstenerse expresamente de participar
en el proceso de toma de decisión. En todo caso, la inversión no podrá superar el 10% del valor
de la Cartera.
Para los efectos de los dos párrafos anteriores, se entiende como vinculados las personas
naturales o jurídicas que tienen con la Fiduciaria, su matriz o sus filiales, vínculos de
administración y/o de propiedad directa o indirecta superior al 10% y las sociedades donde
cualquiera de las personas enunciadas anteriormente, tengan participación directa o indirecta
superior al 10%. Igualmente, se entenderá como vinculados los cónyuges o compañeros
permanentes y los parientes dentro del segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad
y único civil de las personas naturales antes mencionadas, salvo que se demuestre que actúan
con intereses económicos independientes, circunstancia que podrá ser declarada, por escrito
dirigido a la Fiduciaria, bajo la gravedad de juramento.
La realización de depósitos en cuentas corrientes o de ahorros en la matriz o las subordinadas
de ésta. En ningún caso el monto de estos depósitos podrá exceder del diez (10) por ciento del
valor de los activos de la respectiva cartera.
6.3.4. En la Custodia de Fondos de Inversión Colectiva administrados por la Fiduciaria, en
la que el proveedor de este servicio sea una entidad vinculada:
En el evento que exista duda respecto a la realización de una determinada operación,
transacción o actuación en la medida en que conlleve o pueda conllevar un conflicto o
potencial conflicto de interés, se dará cumplimiento a los procedimientos establecidos en El
Código de Conducta General y el Código de Conducta en los Mercados de Valores del Grupo
CorpBanca, que contienen de manera integral la regulación sobre la administración de los
conflictos de interés. La resolución y manejo de una situación de conflicto de interés, en todo
caso deberá ser resuelto en aras de proteger el interés de los inversionistas o participantes en
los fondos de inversión colectiva administrados por la Fiduciaria.
7. GRUPOS DE INTERES.
En sus relaciones con los grupos de interés, la Fiduciaria reconoce y asegura plenamente sus
derechos y persigue el beneficio mutuo entre las partes, dentro de un marco de transparencia y
legalidad.
7.1. Relaciones con los Proveedores.
La Fiduciaria cuenta con un Registro de Proveedores, en el cual se inscriben todas las personas
que pretendan entablar relaciones contractuales con la Entidad, y en el que se consigna la hoja
de vida del Proveedor, su experiencia, especialidades y en general todos los aspectos
relevantes para llevar a cabo el proceso de adjudicación y contratación.
La Fiduciaria no contrata con proveedores que no se encuentren inscritos en el mencionado
registro.
No podrán formar parte del registro de proveedores las siguientes personas:
Aquellas personas cuyos recursos presenten un origen desconocido o que no cumplan con
todos los requerimientos de conocimiento establecidos en el SARLAFT (Sistema de
Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo).
Quienes sea cónyuges o compañeros permanentes o se encuentren dentro del segundo
grado de consanguinidad o segundo de afinidad con el funcionario que haya presentado la
solicitud de compra de un bien o servicio. Igualmente, el funcionario no contratará con
personas jurídicas de las cuales sea socio o representante legal.
El presidente de la Entidad establecerá una escala de atribuciones para efectos de la
aprobación de las contrataciones y la calificación de los proveedores.
En el proceso de negociación se analizarán criterios de oportunidad, calidad y precio, antes de
tomar la decisión de adjudicación.
Respecto de los contratos que así se establezca, estos deberán estar amparado por pólizas de
cumplimiento, de acuerdo con los riesgos propios de cada contrato en particular, las cuales
deberán ser tomadas con una Compañía Aseguradora legalmente constituida en Colombia, en
las cuales la Entidad figure como beneficiaria.
Todo contrato deberá contar con el previo visto bueno, de carácter general o particular, emitido
por el área jurídica de la Entidad.
Todo empleado, director o administrador que se encuentre incurso en un conflicto de interés
respecto de una negociación, deberá informarlos a sus inmediato superior, y abstenerse de
participar en ella. En caso de no dar cumplimiento a esta disposición, la persona se someterá a
las acciones y sanciones civiles, penales y laborales que correspondan.
Existe un procedimiento previamente definido para realizar las Compras de la Fiduciaria.
7.2. Relaciones con los Empleados.
La Fiduciaria selecciona de manera cuidadosa sus empleados, para lo cual ha establecido
políticas de contratación adecuadas.
Así mismo, la Fiduciaria elabora planes concretos de inducción, capacitación y desarrollo
profesional. Estos planes deberán comprender sistemas de seguimiento a cada uno de los
funcionarios de tal forma que se garantice que durante su permanencia en la entidad éstos
observarán un comportamiento adecuado con sus niveles de responsabilidad en la Fiduciaria y
en su entorno social.
7.3. Relaciones con los Clientes.
Los clientes constituyen la razón de ser de la Fiduciaria. De ahí que hace parte de la misión de
esta entidad el proveer soluciones financieras integrales a clientes seleccionados.
En la Fiduciaria se establece las relaciones sobre valores de transparencia, integridad,
confianza, respecto, excelencia en el servicio, atención personalizada, trabajo en equipo,
orientación al logro e innovación.
Los clientes cuentan con mecanismos internos de atención de quejas y reclamos y con el
defensor del cliente.
7.3.1. Defensor del Cliente.
El defensor del cliente de la Fiduciaria actúa como vocero de los clientes o usuarios de la
respectiva institución y conoce las quejas relativas a la prestación de sus servicios.
En anexo al presente Código se mantendrá actualizada la información relativa al Defensor del
Cliente Financiero y sus calidades.
7.3.2. Procedimiento SQR.
Se establece como objetivo de este procedimiento la respuesta de las solicitudes, quejas y
reclamos en tiempos óptimos, para lo cual se identifican al interior de la organización quienes
son los responsables de dar respuesta y se garantiza que la misma se imparta en plazos que se
identifiquen óptimos.
7.4 Relación con proveedores para la administración de Fondos de Inversión Colectiva
La administración de Fondos de Inversión Colectiva puede conllevar la selección de
proveedores específicos (Master Service, Gestor de Fondos de Inversión, BPO, Distribuidores
y/o Custodios, etc..) para lo cual la Fiduciaria deberá firmar con cada uno de ellos un contrato
que contemple las obligaciones, derechos y responsabilidades de las partes, de acuerdo a las
disposiciones de ley vigentes. El reglamento del respectivo Fondo de Inversión Colectiva deberá
definir la estructura necesaria para la operación del Fondo.
La Fiduciaria aplicará respecto de estos proveedores la política para el registro de proveedores
seleccionados, de acuerdo al numeral 7.1. del presente documento,
7.5. Relaciones con la Comunidad en General.
La Fiduciaria contribuye al progreso económico y social de país y aporta al bienestar de la
comunidad en general en la medida en que su actuación empresarial se rige no sólo por el
principio de cumplimiento de la ley sino igualmente por principios éticos.