Metodología de los estudios de mejoramiento administrativo

Apuntes Organización Institucional
1 de 3
M ET O DO L O G Í A D E L O S E ST U DIO S D E M E J O R AM I ENT O A DM IN I ST R AT IVO :
La m eto d ol o gí a d e lo s es t u d ios d e O y S es el pr oc ed im i en to s is t em át ic o y or d e na d o a
s eg u ir p ar a des ar r o l la r es tu d i os d e m ej or am i en to adm i nis tr at i v o.
Me t od o l og ía p ue d e d e f in ir s e c om o e l c o nj u n to d e m éto dos s e g ui d os e n un a i n ves t ig ac i ón ,
es u n pr oc e d im ie nt o s i s tem át ic o y or d en a do par a r e a l i za r a lg o.
La ej ec uc i ó n de u n e s tu d io d e O y S p u ed e or i g i nar s e d e di v er s as f or m as . P u ed e s er e l
r es u l ta d o de u n a pr eo c up ac i ón d e l a Dir ec c i ón d e l a em pr es a, d e s o lic i tu d es de los J ef es
de lí ne a , de pr o pu es t as de la u n id a d i nt er na d e O y S o d e s ug er e nc i as de c o ns u lt or es
ex t er nos .
ET A P A S:
ET A P A 1 : Pr ep ar ac ió n d e l es t u d io :
A. Def in ic i ón d e l o bj e t i vo :
S i b ie n m uc has vec es s e pos e e u na i d ea m ás o m e nos c o nc r et a d e l o qu e s e d es e a ,
en otr as s e h ac e r ef er enc i a a l as c o n s ec u e nc ias d e u n pr ob l em a s in po d er
i de nt if ic ar c on pr ec is i ón la c aus a q ue lo s pr o voc a .
P ar a c o noc er l os m ot i v os q u e d et er m in ar o n la d ec is i ó n d e r ea l i za r e l es t u d io , s e
des ar r o l la n e ntr e v is t a s p er s on a l es c on la D i r ec c ió n d e l a em pr es a , en las c ua l es s e
bus c a o bt e ne r i nf or m ac i ón s uf ic ie nt e .
De las r es p u es t as s e de t er m in ar á :
- ex t e ns i ó n d el t r a b aj o
- l im itac i o nes a te n er e n c u en ta , s e an de t i po p o lí t ic o , l eg a l, f i n anc i er o o s ic os oc i a l.
- Re l ac io n es c o ns u l tor - em pr es a.
B. Ex am en pr e lim i nar :
De ter m i na d os l o m ás c l ar am ent e l os o bj e ti v os a a lc an za r s e de b e r e al i za r u n
ex am en pr e l im in ar q u e s er v ir á p ar a:
- c on oc er l a r e a li d a d y v er if ic ar l as s i tu ac io n e s q u e or ig i n ar o n e l es t ud i o
- de t er m in ar e n f or m a p r im ar i a l a n at ur a le za d e l os pr ob l em as
- c er c ior ar s e s o br e la m ag n it u d d e l os pr o b l e m as a r es o l v er y e l v o l um en de inf or m ac i ón
a o bt en er
- ob t en er i nf or m ac ió n p ar a la pl a n if ic ac ió n y l a or ga n i za c i ó n d el t r a baj o
- aus c u lt ar la m or a l d e t r ab aj o y e l c om pr om is o d e l os j ef es d e lí n ea y d e l p er s o na l .
- Re tr o a l im ent ar s e p ar a c o nf ir m ar , aj us t ar o m od if ic ar el obj et i v o i n i c i alm e nt e f ij a do .
C. P la n if ic ac i ón d e l tr ab a j o:
Co n l a i nf or m ac ió n d e l ex am en pr e l im in ar s e pr oc e d e a l a p l a nif ic ac ió n d e l tr a b aj o .,
o s ea , de te r m ina r las ac t i v i da d es a r e a l i za r , s u s ec u e nc ia , el t i em po q u e d em an d ar á
c ad a u n a, los pr o d uc t os a o bt e n er e n c a da et a pa de l tr a baj o, l os m étod os a ut i l i zar ,
as í c om o l os r ec ur s os hum an os , m at er ia l es , tec n ol ó g ic os y f in a nc i er os nec es ar ios .
A c o nt i n uac i ón s e c o nf ec c io n a l a pr op u es t a d e tr a b aj o q u e s er á e le v a da par a l a
apr o b ac i ó n p or p ar t e d e l a em pr es a.
La m is m a s e c om po n e d e l os s i g ui e nt es c a pí tu l os :
- A nt ec e d e nt es d e l a e m pr es a c o ns u l to r a ( e n c as o d e c o ns u l tar í a e x ter n a)
- Pr ogr am a de tr ab aj o: o bj e t i vo , a lc a nc e, m et o do l o gí a, r e s u lt ad os es per a d os ,
ac t i v i da d es a d es ar r o l l ar y p l a zo s d e r ea l i za c i ón .
- Co n dic i o nes d e c o n tr a tac i ón ( c ons u lt ar ía ex t er n a)
- E qu i p o c ons u lt or .
ET A P A 2 . Re l e vam i en t o d e i nf or m ac i ón
A pr o b ad a la p r o p ues ta d e tr a baj o pr es e nt a da , s e d a c om ie n zo al r e le v am ie nt o de
i nf or m ac i ón .
La s is tem at i za c ió n d e la i nf or m ac i ó n r e le v ad a im pl ic a, t am bi é n, l a ut i l i zac i ó n d e l os
i ns tr um ent os a p l ic ab l es a las dis t in t as téc n ic as i n vo l uc r ad a s en los es t ud i os de
m ej or am ie nt o a dm in is t r at i v o.
ET A P A 3 . Di a gn ós t ic o de la s it u ac i ó n ac t u a l.
Co nc lu i d o el r e l e v am ien t o y r ea l i za d a l a v a li d ac ió n y s is tem at i z ac ió n de la i nf or m ac i ón
r e le v a da , d eb e d ar s e i nic i o a l a et a pa d e a ná l is is q ue c u lm in ar á c on e l d i ag n ós t ic o d e l a
s it u ac ió n ac tu a l.
E l pr o pós i to de po n er de m an if i es t o los pr o b l em as qu e pr es e n ta la or g an i za c i ón , s e l o gr a
a t r a v és de la c om pa r ac ió n, c o t ej o o c o ntr at ac ió n , d e l “ s er ” - r ea l i da d ac tu a l - c o n e l
“ de b e s er ” - es t a do de s ea d o -
Apuntes Organización Institucional
2 de 3
DEBER
SER
ESTADO
DESEADO
SER
REALIDAD
ACTUAL
Modernización administrativa y Teoría
de la Organización Formal
Relevamiento de
información
Diagnóstico de la
Situación Actual
E l d i ag n ós t ic o d e l a s it uac i ó n ac t u a l s e s om ete a an á l is is y apr ob ac i ón de l os n i ve l es
d ir ec t i vos y g er e nc i a le s d e l a or g an i za c ió n : Inf or m e d e a v anc e.
ET A P A 4 . Dis e ño de s o luc i on es :
Es t a et a pa d e d is e ñ o es es enc i a lm ent e c r ea t i va , r eq u i er e d e l a im ag i n ac ió n de l
A na l is t a p ar a c r e ar s o luc i on es q u e p er m ita n r es o l ver los pr o b l e m as det ec t ad os e n e l
an á l is is y e n unc i a dos en el di a gn ós tic o .
Es t a e ta p a s e d es ar r o l l a en dos p ar tes :
A. Dis e ño ge n er a l :
Co nt i e ne los li n e am ien t os bás ic os d e s o l uc ió n a l as f a ll as d e tec ta d as , inc l u ye las
r ec om e nd ac io n es d e m odif ic ac i on es , agr e g ad os o e l im in ac i on es qu e s e s u g i er e n p ar a
c am bi ar l a r e a li d ad ac tu a l.
A qu í s e e l ab or a u n n ue v o I nf or m e de a v a n c e. Es f u n dam en t al e n es t a e ta p a q ue los
r es p o ns ab l es d e l os ó r ga n os i n v ol uc r a dos e n l os c am bi os es té n c onc i e nt i za d os d e l a
s o luc i ón a s er a do p ta d a.
B. Dis e ño de ta l l a do :
A pr o b ad o e l m od e lo g en er a l pr es en ta d o s e pr oc e d e a d is eñ ar la s s ol uc io n es e n f or m a
de t al l a da .
Dic h o d is e ñ o i n v ol uc r a l a c o nf ec c ió n d e g r áf ic os y l a r ed ac c ió n d e m a nu a l es , d e
ac u er d o c on el obj et o de es t ud i o y l as r ec om en d ac io n es p la n te a da s .
ET A P A 5 . Inf o r m e f in a l.
A l t er m in ar l a f or m ul a c i ón de l dis e ñ o d et a l la do , s e ha d e r e dac t ar un i nf or m e qu e s in t et i c e
e l es t u di o e n s u t ot a l i da d .
De b e p r es tar s e es pec i al a te nc i ón a l l en g u aj e u ti l i za d o , el q u e de b e s er c lar o s e nc il l o,
pr ec is o y c om pr e ns i b l e.
Un c o n te n id o s t an d ar d d e i nf or m e pu e de s er :
• In tr o d uc c ió n : r es um e n d e l or ig e n y p r o p ós it o d e l tr a b aj o .
• Di a gn os tic o de l a s it u ac ió n ac t ua l : s í n tes is de l os pr o b le m as det ec t a dos ,
f un dam en t ac i ó n de l os m is m os y s in té t ic a r e f er e nc i a a l as c ons ec ue nc i as ne g at i v as
qu e l os m is m os pr od u c en en la o r g a ni za c i ón .
• Dis e ño de t a ll a do de l as s o luc i o nes : d et a l l e d e l as s o l uc io n es r ec om e nd a das y
f un dam en t ac i ó n d e l as m is m as .
• Pr ogr am ac i ó n d e l a im pl a nt ac ió n: s i l a l ab or d e l a na l is t a im p lic a t am bi én la
im pl a nt ac ió n d e l as r e c om end ac i on es pr o p u es t as s e pr es e n ta e l c r on o gr am a c on l as
ac t i v i da d es a c um pl ir y l o s t i em pos pr e v is t o s d e ej ec uc i ón .
• Co nc lus i o nes : br e v e r ef er e nc i a a l os r es u l ta d os qu e es p er a n l o gr ar s e d e
im pl a nt ar s e las s o luc i on es s u g er id as .
• A nex os : gr áf ic os , m a n ua l es y o tr os i ns tr um e nt os d is eñ a dos .
Apuntes Organización Institucional
3 de 3
ET A P A 6 . Im pl an tac i ó n:
Un a v e z a pr o b a do e l i nf or m e f i n a l, s e e n f r ent a l a e ta p a qu e i m plic a l a pu es ta e n
pr ác t ic a de las r ec om e nd ac i on es pr es en ta d a s .
La im p la nt ac i ón p u ed e s e r r e a l i za d a por l a lí n e a, po r e l A n al is t a d e O y S, o por l a
lí n ea c on e l as es or am ien t o y a p o yo d e l A n a li s ta .
Es t a e ta p a c om pr e n de 4 f as e:
A. Pr ogr am ac i ó n d e l a im p la nt ac i ón :
Es t a f as e s e d ir i ge a id e nt if ic ar l as ac t i v i da d es q u e d e be n e j ec u tar s e d ur a nt e l a
im pl a nt ac ió n, a d et er m inar e l ti em po q u e r eq u er ir á c a d a un a d e e ll as y a es ta b l ec er la
nec es ar ia in t er r e l ac ió n q ue d e be n m ant e ner l as d i v er s as t ar e as pr ep ar at or i as .
B. Pr ep ar ac ió n d e l a im p l an t ac i ó n:
Im pl ic a e l c um p l im ie n to de l as t ar e as pr e par a tor i as nec es ar ias qu e s on as ig n a das ,
ge n er alm en t e, a p er s o nas qu e t ie n en r es p o n s ab i l i da d es d e lí n ea .
C. P ues ta en p r ác t ic a :
Es e l m om ent o e n e l c ua l s e in ic i a ef ec ti v a m ente la im pl an tac i ó n . La m is m a p ue d e s er
to ta l o par c i a l, as í c o m o por s us t it uc i ón c o m plet a o in ic i ad a e n p ar a l e l o.
T O T AL: s e im p la nt a n l os c am bi os e n f or m a m as iv a.
P AR CI A L: s e r ea l i za n ex p er ie nc ias p i lo t o qu e p er m it e n ver if ic ar s u a da pt ac i ón e n
a lg u nas á r e as d e l a o r ga n i za c ió n y pr o gr es i v am ent e s e pr o ye c t a n hac ia las r es t a nt es
ár e as .
SU ST IT UC IÓ N CO M P L ET A: c u a nd o u n nu e vo s i s t em a, a par t ir d e un a f ec h a da d a,
r eem p la za a u n o a nt er i or .
SU ST IT UC IÓ N EN P AR A L E LO : c u a nd o e l n ue v o s is tem a s e p on e e n pr ác t ic a,
m ante n i en d o po r c i er t o t iem po e l s is t em a a n ter i or .
D. E v al u ac ió n d e r es u lt a dos :
Un a v e z im p la n ta d os l os c am bi os , es c o n v en i e nt e r ea l i za r u n s eg u im ie nt o has t a s u
f unc io n am ie nt o s at is f ac t or io p or un t iem p o pr u de nc i a l, dur a nt e e l c u a l e l A na l is ta
e va l ú a l os r es ul t ad os ob t en i dos y c om par a l os m is m os c o n l os o bj et i v os es per a dos .