Metodología de un proyecto de automatización

TEMA 3 METODOLOGÃ A DE UN PROYECTO DE AUTOMATIZACIÃ N
• La fase de estudio
◊ La biblioteca: como un sistema
◊ Organización y gestión del proyecto
◊ Diseño de los puestos de trabajo
◊ La fase de selección (R+P) Request for Proposal
♦ Definición de los registros del sistema
♦ Formular la RFD
♦ Comparar y evaluar los sistemas del mercado
♦ La fase de realización
• Planificación del espacio
• Documentación de los puestos de
trabajo
• Conversión de bases de datos
• Mantenimiento
• Instalación, aceptación y
evaluación
FASE DE ESTUDIO
• La biblioteca como un sistema: La
teorÃ−a de sistemas
♦ Etien
Bonn
de
Cond
(171
Un sistema es una totalidad
organizativa compuesta de
elementos unidos por un conjunto de
relaciones. Un sistema es un todo y
no es reducible a la suma de sus
partes.
La puesta en funcionamiento de un
programa afecta a todo el sistema,
personal, usuarios, entorno,
reconfiguración de los procesos del
sistema.
La automatización de una unidad
de información lleva intrÃ−nseca
la idea de reorganización. No se
trata de hacer las mismas cosas de
mejor forma, sino una perspectiva
diferente. Las funciones que
desarrolla el centro deben revisarse
como si fuera la primera vez que se
1
llevaran a cabo.
Planificación y control del
proyecto
♦ Obje
gene
que
se
quier
alcan
♦ Estu
de
viabi
♦ Actu
que
se
van
a
lleva
a
cabo
♦ Perso
invo
comi
de
direc
el
direc
del
proy
perso
del
áre
de
usua
y
perso
del
áre
de
explo
(info
♦ El
presu
♦ Evol
del
proy
docu
calen
Objetivos generales: ejemplos
2
♦ Encu
a
119
bibli
de
A.R.
(P.
Johs
♦ Mejo
los
servi
a
los
usua
1.2. Organización y gestión del
proyecto
♦ Obje
que
se
quier
alcan
con
la
autom
de
cada
func
♦ Activ
de
los
func
♦ Orga
y
gesti
de
las
unid
♦ Iden
de
los
respo
♦ Estab
una
cade
de
mand
♦ El
comi
de
direc
♦ Cana
3
de
comu
♦ Com
y
proy
♦ La
orga
infor
â
circu
exce
o
que
no
se
acom
al
calen
♦ La
flexi
Objetivos que se quieren alcanzar
con la automatización de cada
función.
♦ Defi
el
objet
glob
y
los
secu
que
de
él
se
deriv
♦ Ejem
de
objet
• El
primer
objetivo
de
automatizar
las
adquisicione
es
adquirir
materiales,
a
través
de
4
compras,
donaciones,
intercambios
para
incrementar
los
fondos
del
centro.
♦ Ejem
de
objet
secu
• Verificació
y
búsqueda
rápida
de
los
pedidos.
Tener
los
registros
de
facturación
de
los
proveedores
actualizados.
Formular
relaciones
y
cancelacione
de
forma
efectiva.
Compatibilidad entre los objetivos:
Estructura de los objetivos de una
biblioteca
Actividades de las funciones
♦ Se
deriv
de
los
objet
♦ Defi
conju
de
traba
5
nece
para
logra
los
objet
de
una
func
Adquisiciones Catalogación
Préstamo
E. de pedido E. Registro Petición
Verificación Cat. Original
Devolución
Preparación Autoridades
Renovación
Recepción Ejemplares Ejemplar
Contabilidad Exp/imp
Reclamación
♦ Las
activ
debe
agru
en
unid
• Algunas
veces
una
actividad
igual
a
una
unidad
• Otras
dos
o
más
actividades
igual
a
una
unidad.
♦ El
núm
de
activ
agru
6
depe
de:
• Personal:
asignado
a
cada
actividad
• Complejidad
de
las
tareas
según
las
actividades
• Similitud
entre
las
actividades
• Proximidad
fÃ−sica
de
las
actividades
Identificación de los responsables.
♦ Resp
del
proy
func
del
direc
• Planificar
• Organizar
• Diseñar
el
presupuesto
• Elegir
responsables
• Dirigir
y
liderar
• Controlar
• Coordinar
• Informar
♦ Resp
de
unid
♦ Supe
La automatización se realiza por
parte de personal bibliotecario
porque poseen los conocimientos
necesario y porque los
7
informáticos no conocen muy a
fondo los programas de gestión
bibliotecaria.
Establecer una cadena de mando
♦ La
cade
de
mand
cons
en
estab
una
lÃ−n
clara
e
inequ
que
enlac
a
cada
miem
de
la
direc
del
proy
con
los
suce
nivel
de
autor
♦ Las
orde
e
instr
debe
fluir
de
arrib
abajo
♦ Cada
miem
de
al
direc
debe
enten
a
quien
8
debe
infor
y
de
quien
debe
recib
instr
♦ Debe
ser
lo
má
corta
posib
Comité de dirección
♦ Func
• Formular
objetivos
• Discutir
problemas
de
área
y
sus
soluciones
• Establecer
planes
para
las
funciones
a
corto,
medio
y
largo
plazo
• Coordinar
las
actividades
de
las
unidades
• Discutir
planes,
presupuestos
etc..
♦ Com
por:
direc
y
respo
9
de
unid
♦ Reun
sema
Canales de comunicación
♦ Reun
con
los
empl
♦ Bole
de
notic
inter
♦ Acta
de
las
reun
♦ PolÃ
de
puer
abier
♦ Acce
del
comi
de
direc
y
supe
♦ Buzo
de
suge
♦ Entre
con
perso
ajena
a
la
bibli
Comités y proyectos
♦ Sirve
para
invo
a
los
respo
en
el
proc
de
toma
10
de
decis
Su
orga
depe
del
direc
del
proy
♦ Com
para
resol
prob
espe
su
dura
depe
del
traba
que
tenga
que
reali
♦ Proy
para
obten
finan
para
la
autom
de
una
o
varia
secci
1.3. Diseño de los puestos de
trabajo.
♦ Revi
de
los
pues
de
traba
adec
a
las
func
autom
♦ Dete
los
pues
11
de
traba
que
se
nece
♦ Intro
del
camb
en
el
perso
♦ Selec
del
perso
♦ Desa
de
indic
de
rend
♦ Educ
y
form
del
perso
Revisión de los puestos de trabajo
♦ Las
tarea
y
respo
camb
inevi
con
la
autom
La
magn
del
camb
depe
de:
• La
naturaleza
de
las
funciones
automatizada
• El
tamaño
del
proyecto
de
12
automatizaci
que
se
lleva
a
cabo
• La
extensión
de
los
servicios
que
ofrecen
la
biblioteca.
• Los
usos
“innovadores
que
la
dirección
de
la
biblioteca
puede
poner
en
práctica
a
partir
de
la
propia
automatizaci
Revisión de los puestos de trabajo:
análisis y ordenación de tareas
♦ Debe
orde
de
mayo
a
meno
comp
y
dific
♦ Se
debe
tener
en
cuen
los
13
sigui
aspe
• Fiabilidad
,
nivel
de
habilidades
necesarias
para
que
una
persona
desarrolle
su
trabajo
correctament
(sin
conocimiento
previos,
algunos,
alto
nivel
de
conocimiento
• Conocimient
especiales
y
nivel
de
conocimiento
que
se
precisan
(ninguno,
alguno,
moderado…)
Revisión de puestos de trabajo.
Descripción
♦ Hay
que
actua
el
catÃ
de
pues
de
traba
por
ello
es
nece
14
revis
las
desc
♦ Unas
tarea
segu
siend
las
mism
y
otras
tendr
que
camb
♦ Las
desc
de
los
pues
elabo
en
ficha
debe
ser:
• DenominaciÃ
del
puesto,
descripción
tareas
relaciones
con
otros
puestos,
cualificacion
• Las
descripción
deben
ser
sencilla
y
comprensible
• Es
necesario
normalizar
las
descripcione
Introducción del cambio en el
personal
♦ Un
proy
de
15
autom
lleva
cons
camb
radic
en
proc
traba
y
gesti
Para
que
tenga
éx
es
nece
contr
con
el
apoy
del
todo
el
perso
♦ Se
debe
• Indicar
un
plan
de
formación
• Involucrar
al
personal
en
el
proyecto
de
automatizaci
• Incrementar
la
comunicaciÃ
interna.
• Explicar
los
nuevos
contenidos
profesionales
• Introducir
el
cambio
poco
16
a
poco.
Selección del personal
♦ Se
debe
decid
la
plani
• Que
puesto
de
trabajo
va a
ocupar
cada
empleado
• Que
empleados
van
a
cambiar
de
puesto
de
trabajo
• Que
puestos
de
trabajo,
si
hay
alguno,
se
deben
ocupar
con
nuevos
trabajadores.
♦ Reun
con
todo
los
empl
♦ Reun
indiv
con
los
traba
♦ Cont
de
nuev
17
empl
Desarrollo de indicadores de
rendimiento
♦ Defi
objet
mens
dentr
del
proy
y
comu
a
los
traba
♦ Un
objet
es
una
medi
de
rend
que
se
espe
alcan
de
la
medi
de
los
empl
dura
un
deter
tiem
hora
dÃ−
sema
o
mese
♦ Los
indic
sirve
para:
• Definir
objetivos
que
ayudan
a
trabajar
mejor
18
• Identificar
que
empleados
necesitan
formación
• Tener
medidas
objetivas
para:
promociones
incentivos,
etc...
♦ Hay
depa
en
los
que
es
fác
fijar
indic
porq
depe
de
un
traba
fijo
y
otras
en
las
que
es
má
difÃ
porq
el
flujo
de
traba
es
aleat
♦ Los
indic
no
debe
ser
muy
bajos
ni
muy
eleva
19
debe
ajust
a
un
traba
medi
♦ Ejem
• Adquisicione
ejemplar
recibido....
FASE DE SELECCIÃ N
♦ Obje
defin
y
espe
las
carac
que
debe
reun
el
siste
autom
♦ Es
nece
para:
• Formular
la
RFP
(Informe
de
solicitud
de
propuestas)
• Comparar
y
evaluar
sistemática
y
objetivament
los
diferentes
sistemas
automatizado
• Servir
de
guÃ−a
para
la
20
instalación
del
sistema
una
vez
adquirido.
• Evaluar
el
sistema
después
de
su
instalación
y
valorar
si
se
adapata
a lo
que
se
querÃ−a
conseguir.
2.1. Definición de los requisitos del
sistema : metodologÃ−a
♦ Subd
los
requ
♦ Prep
un
borra
de
requ
♦ Estu
el
borra
♦ Re
escri
si
es
nece
♦ Apro
♦ Func
¿qu
es
la
que
debe
y
lo
que
21
no
debe
reali
el
siste
Desc
en
sub-s
♦ Requ
de
la
base
de
datos
♦ Infor
de
gesti
â
estad
♦ Requ
de
flujo
de
traba
tama
de
los
traba
que
va
a
sopo
♦ Rend
del
siste
tiem
de
respu
â
ArtÃ
de
Cata
Paut
de
selec
♦ Hard
♦ Softw
♦ Docu
del
prog
♦ Form
♦ Man
22
del
hard
♦ Man
2.2. Formular la R.F.P: Definición
♦ Defi
infor
remi
a
los
prov
prop
infor
detal
de
las
nece
de
la
bibli
♦ Es
nece
porq
• Acentúa
con
exactitud
las
necesidades
de
la
biblioteca
• Asegura
a
los
proveedores
lo
que
realmente
quiere
la
biblioteca
• Facilita
la
fase
de
evaluación
del
sistema
• El
documento
formará
parte
23
del
contrato
final
Estructura:
♦ Intro
• Propósito
de
la
RFP
• Descripción
de
la
biblioteca
• Descripción
del
sistema
o de
la
situación
actual
• Vista
general
del
sistema
que
se
espera
♦ Aspe
admi
• Presentació
de
ofertas
• Forma
de
entrega
de
la
oferta
• ModificaciÃ
de
las
ofertas
• Conclusión
y
evaluación
de
las
ofertas
• AdjudicaciÃ
• Calendario
♦ Requ
24
gene
• Presupuesto
u
oferta
del
vendedor.
Fechas
de
vencimiento.
Impuestos.
• Demostracio
del
sistema
• RFP
como
parte
del
contrato
• Test
de
rendimiento
• Entrega
del
sistema
• Instalación
• GarantÃ−as
• Forma
de
pago
• Titularidad
sobre
el
programa
o el
software
♦ Requ
de
la
ofert
del
vend
• Perfil
del
vendedor
• Resumen
de
su
oferta
• Respuestas
a
los
requisitos
25
de
la
biblioteca
• Lista
de
los
componentes
de
su
oferta
y
coste
de
cada
una
de
ellos
• Especificacio
fÃ−sicas
y de
ambiente
que
se
requieren
• Condiciones
especiales
• Listado
de
usuarios
de
su
sistema
♦ Requ
del
siste
• OPAC
• Préstamo
• Préstamo
interbibliotec
• Adquisicione
• Gestión
de
revistas
• Referencias
• Hardware
y
Software
• Documentac
• Formación
♦ ApÃ
• Tablas
con
26
flujos
de
trabajo
que
soporta
el
sistema
• Equipos
deseables
adicionales
2.3. Comparar y evaluar los
sistemas:
♦ Adec
a
nues
requ
• Requisitos
imprescindib
• Requisitos
adicionales
o
deseables
♦ Cost
• De
equipos
más
software
• De
implantació
• Mantenimien
• Ratios
efectividad/c
♦ Solid
prest
y
fiabi
del
vend
♦ Cond
de
venta
plaza
desc
etc.
Evaluación de las respuestas del
RFP
Requisitos
Puntuación Puntuación
imprescindibles
Catálogo
90
100
monografÃ−as
27
Catálogo
mapas
Operadores
booleanos
Suma total
100
100
75
100
275
300
♦ Eval
del
hard
♦ Eval
de
los
coste
inici
♦ Eval
de
los
coste
de
mant
♦ Eval
de
los
vend
• Bibliotecas
similares
• Realizar
una
entrevista
con
guión
• Eficacia
del
vendedor
• Realizar
fichas
por
vendedor
♦ Vista
a
centr
♦ Dem
en
la
bibli
Comparar y evaluar los sistemas:
ficha de software
♦ Prod
Naci
♦ Distr
♦ Requ
PC
28
o
comp
♦ Cara
en
caste
redes
local
♦ Prec
♦ Dem
♦ Insta
en
Espa
Selección
♦ Selec
el
mejo
siste
• Contrato
de
compra
• Contrato
de
mantenimien
LA FASE DE REALIZACIÃ N.
3.1. Planificación del espacio
♦ Sala
del
orde
• Tomas
de
corriente,
temperatura,
aire
acondicionad
protección
antifuego,
suelos
especiales,
iluminación
etc.
♦ El
lugar
de
traba
• Numero
de
terminales
que
se
29
requieren,
condiciones
telefónicas
y de
los
equipos.
Puestos
de
trabajo,
mesas,
estanterÃ−as
sillas,
condiciones
ambientales.
El
control
de
acceso
y la
seguridad
de
los
equipos.
3.2. Documentación de los puestos
de trabajo
La biblioteca debe generar
documentación para entregar a los
empleados en la que conste:
• Información
general
• Estructura
de
la
biblioteca
y
funciones
por
departamento
• Descripcione
de
los
puestos
de
trabajo
• Entrega
de
manuales
de
funcionamien
• Manual
30
de
la
polÃ−tica
de
la
biblioteca
3.3. Conversión de la base de datos
♦ Los
regis
de
infor
son
el
comp
princ
de
la
base
de
datos
la
mate
prim
de
la
bibli
autom
A
vece
se
pued
recon
aque
regis
de
la
etapa
prev
a
la
autom
• Registros
bibliográfic
• Registros
de
autoridades
• Registros
de
copias
o
ejemplares
31
• Registros
de
usuarios
de
la
biblioteca
• Registros
de
contabilidad
3.4. Operaciones de mantenimiento
de la base de datos
♦ Oper
en
el
orde
centr
• ¿Quién
reinicia
el
ordenador?
• ¿Quién
configura
el
ordenador
central
los
ordenadores
de
al
biblioteca?
• Las
tareas
de
mantenimien
errores,
formatos
de
presentació
conexiones,
etc.
• Seguridad:
errores
de
hardware,
de
software
comunicacio
(LAN
o
externa)
caÃ−das
32
de
corriente
eléctrica.
3.5. Instalación, aceptación y
evaluación
♦ Exis
4
form
distin
de
pone
en
marc
la
autom
• De
forma
total:
se
abandonan
los
procedimient
antiguos
y se
inicia
a
trabajar
con
el
nuevo
sistema.
• Piloto
se
elige
una
sección
inicial
y
progresivame
se
extiende
al
resto
• Por
módulos:
vendedoreseconómica
• En
paralelo:
funcionan
por
33
un
tiempo
los
dos
sistemas
a la
vez.
♦ Evaluación.
♦ Evaluar la finalidad del
sistema.
♦ Evaluar el rendimiento de
los distintos módulos.
♦ Evaluar el tiempo de
respuesta: análisis de las
transacciones.
CLASES DE SISTEMAS
AUTOMATIZADOS SEGÃ N SU
FORMA DE ADQUISICIÃ N.
SISTEMA DE LLAVE EN MANO.
Ventajas:
♦ instalación en un tiempo
limitado y predeterminado;
♦ ahorro del tiempo y dinero
de diseño, programación
y prueba;
♦ los proveedores son los
únicos responsables;
♦ el centro puede exigir un
funcionamiento óptimo;
♦ mantenimiento técnico
por parte del proveedor;
♦ los costes suelen ser
menores.
Inconvenientes:
♦ falta de flexibilidad, no
abarcan todas las funciones.
SISTEMA ADAPTADO.
Ventajas:
♦ la principal, el proceso
puede resultar más barato
que el diseño de uno ad
hoc;
♦ al igual que en los sistemas
llave en mano, la biblioteca
puede examinarlo antes de
decidirse a adquirirlo y
34
adaptarlo.
Inconvenientes:
♦ el sistema que se va a
adaptar puede reflejar toda
la polÃ−tica, idiosincrasia y
circunstancias particulares
de la biblioteca original;
♦ se necesitan especialistas;
♦ el coste suele ser superior al
de uno de llave en mano.
SISTEMAS AD HOC.
Ventajas:
♦ El sistema se diseña para
solucionar las necesidades
especÃ−ficas de una
biblioteca;
♦ La biblioteca controla todos
y cada uno de los aspectos
relativos al desarrollo,
instalación e
implementación.
Inconvenientes:
♦ es el procedimiento más
difÃ−cil y que más tiempo
lleva;
♦ se necesita un equipo
altamente cualificado;
♦ proceso de larga duración;
♦ coste elevado, superior a los
otros 2;
♦ no hay garantÃ−a en los
resultados.
MetodologÃ−a de un Proyecto de
Automatización 2
Misión de la biblioteca
proporcionar acceso al conocimiento
Nivel 1 La biblioteca como un todo
35