Reglamento - Comité de conducta

COMITÉ DE CONDUCTA – Reglamento Interno
El comité de conducta en reunión del ______________ aprobó el reglamento interno del comité
que regula la organización y funcionamiento del Comité de Conducta de Productos Familia y sus
filiales.
PRIMERO: CONFORMACIÓN. Las reuniones del Comité de Conducta tendrán un presidente y
un secretario:
1. Presidente: puesto que será ocupado por el Gerente General de Productos Familia.
2. Secretario: puesto que será ocupado por el Director Jurídico de Productos Familia.
SEGUNDO: FUNCIONAMIENTO. El Comité de Conducta se ceñirá a las siguientes reglas para
su funcionamiento:
1. Se reunirá cada vez que se presente un asunto que tratar y mínimo una dos veces al año.
2. El Comité de Conducta puede ser convocado por el Presidente, el Secretario o cualquiera de sus
miembros.
3. Existirá quórum para deliberar cuando en la reunión se encuentren presentes dos de los tres
miembros del Comité.
4. Las decisiones que se adopten exigirán mayoría simple.
5. El planteamiento de cualquier asunto que deba conocer el Comité será formulado durante la
reunión convocada para el asunto, para lo cual podrá solicitar que previamente sean presentados
los documentos o manifestaciones que considere necesarias y se seguirá el procedimiento que en
este reglamento se establece.
6. Las decisiones del Comité de Conducta se harán constar en actas, para lo cual se aplicará lo
dispuesto en el artículo 189 del Código de Comercio. Dicho libro estará bajo la custodia del Director Jurídico de la Compañía.
7. Las decisiones del Comité de Conducta relativas a asuntos relacionados con la definición y
evaluación de posibles faltas al Código, serán informadas por escrito a quien corresponda.
TERCERO: FUNCIONES. El Comité de Conducta se encargará de definir y dirimir las posibles
violaciones al Código de Conducta, para lo cual podrá:
1. Determinar las sanciones por las faltas cometidas por cualquier empleado o administrador de la
Compañía al Código de Conducta.
2. Informar a quien corresponda las decisiones que sean tomadas en reunión del Comité de Conducta.
CUARTO: ATRIBUCIONES. Para el cumplimiento de las funciones que le han sido asignadas, el
Comité de Conducta contará con las siguientes atribuciones:
1. Trazar políticas y reglamentos para el adecuado cumplimiento de las normas del Código de Conducta.
2. Presentar al Comité de Auditoria propuestas para la adopción de modificación del contenido del
Código de Conducta que considere pertinentes.
3. El Comité de Conducta contará con las suficientes atribuciones para citar a cualquiera de los
funcionarios de la Compañía para presentar informes o rendir declaraciones que le permitan al
Comité de Conducta ejecutar cabalmente sus funciones.
QUINTO. PROCEDIMIENTO.
Los empleados y administradores de las empresas pertenecientes al Grupo Familia tendrán a
disposición los siguientes medios para cumplir con el deber de comunicar al Comité de Conducta
de acuerdo con las disposiciones del código:
Línea gratuita nacional
Correo electrónico
Buzón físico de sugerencias
La comunicación, a través de cualquiera de los medios señalados deberá informar la situación que
será sometida al estudio del Comité de Conducta.
El Comité de conducta podrá solicitar al empleado la ampliación de información o documentación
que considere necesaria para su deliberación.
El empleador o administrador podrá ser escuchado por el comité de conducta si se considera
necesario, por solicitud del comité de conducta o del empleado o administrador.
En caso que la decisión del Comité de Conducta se trate de una autorización, la decisión del
Comité será suspensiva por tanto se entenderá que no hay autorización de ningún tipo hasta tanto
el Comité no se pronuncie sobre la situación particular.
En caso que la decisión del Comité de Conducta se trate de una sanción, posterior a la decisión
del Comité siempre se llevará a cabo una diligencia de descargos.
Las decisiones del Comité de Conducta siempre serán llevadas a escrito.