05 UD Documentos de Información Interna
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PCPI ADMINISTRACIÓN I.E.S. ATENEA OPERACIONES BÁSICAS DE COMUNICACIÓN CURSO 2011/2012 UNIDAD 5: DOCUMENTOS DE INFORMACIÓN INTERNA 1. INTRODUCCIÓN Las personas, las empresas y la Administración Pública, además de la carta comercial, utilizan otros documentos escritos para comunicarse entre sí. Entre los más frecuentes están los siguientes: instancias, certificados, oficios, actas, comunicados de régimen interior, informes y memorias. También existen otro grupo de comunicaciones escritas denominadas breves y, entre ellas destacan las siguientes: saludas, memorándums, telegramas, cartas impresas y tarjetas. Cada uno de estos documentos tiene un formato y un lenguaje específico que se estudia en esta unidad. 2. DOCUMENTOS DE INFORMACIÓN INTERNA Sirven para transmitir información de la organización a sus empleados, o entre ellos así como para promover los valores culturales de la organización. No existen modelos con formato definido y cada empresa los adapta a sus necesidades y gustos. 3. ROTULOS Son utilizados para dar a conocer y diferenciar un establecimiento de otro, o para indicar o anunciar algo. Pueden ser Exteriores (más grandes, utilizados para que se vea a gran distancia el logotipo de la empresa) o interiores (empleados para el nombre de los departamentos, el de los responsables de los departamentos o para algunas normas generales, como prohibiciones).Por ejemplo el rótulo con el nombre de la empresa, o el rótulo que en la puerta de un despacho dice el nombre de quien lo ocupa. 4. CARTELES Sirven para informar de qué se puede o no hacer, la forma de hacerlo, o como llamadas de atención. Tienen una eficacia corta en el tiempo pues cuando se exhiben más de una semana pierden su efectividad. Por ejemplo un cartel para llamar la atención sobre una zona recién pintada. 5. CUADROS A diferencia de los carteles en los cuadros la información es más permanente. Sirven para informar sobre el personal y las infraestructuras de la empresa. Por ejemplo: un directorio del lugar en el que se encuentra cada departamento en un edificio. 6. AVISOS Son comunicaciones breves que se realizan con el objeto de informar a gran número de destinatarios. Se usa un lenguaje sencillo y se destacan los puntos más importantes del comunicado. Llevan la palabra “AVISO” o “ANUNCIO” resaltando en el texto. Debe terminar con la fecha, el nombre del departamento y la firma del responsable Su colocación es importante: un tablón de anuncios o un espacio muy transitado 1 PCPI ADMINISTRACIÓN I.E.S. ATENEA OPERACIONES BÁSICAS DE COMUNICACIÓN CURSO 2011/2012 Membrete de la empresa AVISO Texto del mensaje: .................................................................... ................................................................................................... .......... Población y fecha.................. CARGO Y DEPARTAMENTO nombre de quien firma 7. MEMORANDUM O NOTA INTERNA Son informaciones escritas internas que utiliza la empresa para transmitir órdenes, exponer temas, hacer recomendaciones, solicitar algo, etc. La estructura del memorándum consta de: CABECERA: incluye el membrete de la empresa (alineado a la izquierda), así como una línea que comienza por DE: (donde dice el departamento que lo envía) y otra línea que comienza por A: (que dice al departamento o persona que está destinado). CUERPO: Exposición de las peticiones, comentarios, cuestiones, etc... PIE: incluye la fecha y la firma y nombre de quien la hace. MEMBRETE DE LA EMPRESA DE: ..................................... A: ........................................ Texto del mensaje: ..................................................... .................................................................................... .......... Población y fecha........... CARGO Y DEPARTAMENTO _________ ________ Nombre de quien firma 2 PCPI ADMINISTRACIÓN I.E.S. ATENEA OPERACIONES BÁSICAS DE COMUNICACIÓN CURSO 2011/2012 8. INVITACIÓN Documento de carácter formal para invitar a alguien a un acto. Se escribe en tercera persona. Debe indicarse: Motivo de la invitación Destinatario de la invitación Hora, fecha y lugar donde se celebra el acto y otros datos de interés para el mismo La referencia SRC. En la parte inferior izquierda, que significa (se ruega confirmación), seguida del teléfono o dirección a la que dirigir la contestación. Debe contestarse al secretario de la empresa u organismo que invita, no directamente al anfitrión. Las invitaciones deben hacerse y enviarse con suficiente tiempo de antelación MEMBRETE DE LA EMPRESA INVITACIÓN Texto del mensaje: ............................................................ ........................................................................................... ................... Población y fecha........... Se ruega confirmar asistencia 91 000 00 00 9. SALUDA Documento de carácter breve, ceremonioso, utilizado con motivo de agradecimientos, felicitaciones, ofrecimientos, notificaciones, invitaciones u otro acto de carácter social. Suelen utilizarse por personas que ostentan cargos públicos o privados: autoridades, jefes de empresas, directores de entidades y, en general, por todas aquellas personas cuyo cargo les obliga a saludar a otras de forma protocolaria. Se escribe en tercera persona, debe ser formal y conciso, a doble espacio y nunca se firma Su estructura es la siguiente: ENCABEZADO: Cargo de la persona que lo remite, y la palabra “SALUDA” resaltado CUERPO: Nombre de la persona saludada (centrado y diferenciado) y contenido de la comunicación. CIERRE: Nombre y apellidos del remitente, frase cortés de despedida, Localidad y fecha. 3 PCPI ADMINISTRACIÓN I.E.S. ATENEA OPERACIONES BÁSICAS DE COMUNICACIÓN CURSO 2011/2012 PIE: nº de teléfono donde confirmar la asistencia y algún dato de interés como vestuario, o dirección.... CARGO DE QUIEN REMITE SALUDA a Don ..... receptor del saluda y cargo si lo tuviera Texto del mensaje: ................................................ ............................................................................... .......... Nombre y apellidos del remitente Población y fecha........... Dirección del lugar Confirmar asistencia Antes del 15 de noviembre de 2010 Tfno: 91 562 45 85 10. LA INSTANCIA O SOLICITUD Es un documento mediante el que se solicita algo al organismo o persona que lo puede conceder. Las partes de que consta la instancia son: Encabezamiento Expone Solicita Pié Debe ser breve, clara y siempre respetuosa, incluso cuando se trate de una reclamación justa y legal. Se redacta en tercera persona en señal de respeto. La fecha debe escribirse con letra En muchos Organismos Oficiales te facilitan el modelo impresa, por lo que únicamente es necesario cumplimentarlo con los datos. 11. EL CERTIFICADO 4 PCPI ADMINISTRACIÓN I.E.S. ATENEA OPERACIONES BÁSICAS DE COMUNICACIÓN CURSO 2011/2012 El certificado se puede definir como un documento escrito mediante el que una persona, el expedidor, da fe o certifica algo de la otra persona. Se utiliza tanto en las empresas privadas como en los organismos públicos. No existe un formato determinado para el certificado. Dependiendo de lo extenso que sea su contenido, se puede emplear una cuartilla (A5) o un folio (A4). Se pueden escribir tanto en vertical como en horizontal. En el certificado aparecen las siguientes partes: Encabezamiento, cuerpo, párrafo de cierre y fecha y sello. El certificado finaliza con frases como: “y para que conste y surta efecto, expido el presente certificado en ……(localidad)… a…… (fecha) 12. EL OFICIO El oficio es el documento escrito que los organismos públicos utilizan para comunicarse con otros organismos públicos y con las personas particulares. El tamaño del papel es DIN A5 (cuartilla) 13. EL ACTA Las actas son escritos en los que se hace un resumen de lo acontecido en una reunión, los acuerdos tomados en la misma y el resultado de las posibles votaciones que se lleven a cabo. 14. INFORMES Recogen los datos resultantes de una pequeña investigación o acopio de información, con el fin de que los utilicen una o varias personas interesadas. Los informes se pueden obtener acudiendo a una agencia de información especializada, representantes, asesores, empresas o entidades de confianza, bancos, etc., lo que en cualquier caso se realiza por medio de una carta comercial. Tienen un léxico especializado, según sea el asunto tratado, por lo que es frecuente encontrar palabras técnicas en ellos. En algunos es conveniente el uso de estadísticas y cuadros que demuestren las afirmaciones realizadas. El contenido ha de redactarse con discreción y ecuanimidad por los perjuicios que podrían ocasionarse, en el caso de que fueran inexactos, y siempre ser justo e imparcial. Los datos facilitados estarán basados en hechos probados y conocidos, es decir, estará el documentado. 15. MEMORIAS 5 PCPI ADMINISTRACIÓN I.E.S. ATENEA OPERACIONES BÁSICAS DE COMUNICACIÓN CURSO 2011/2012 Son documentos resumen que las grandes empresas redactan normalmente cada año como testimonio de su actividad durante dicho periodo Se pueden considerar como un medio de comunicación escrita entre las empresas y sus figuras más representativas, como consejeros, accionistas, autoridades locales, clientes y público en general. A la memoria suelen acompañarle los análisis de balances, los gráficos de ventas, la estructura de la cartera de valores y, en general, aquellos datos que contribuyen a facilitar una visión del desarrollo comercial de la empresa. 16. MEMORANDUMS Son comunicaciones que sustituyen a las cartas comerciales cuando se va a tratar un único asunto, sobre todo si éste es breve. Su utilización requiere la existencia, entre remitente y destinatario, de una relación continuada y de mutua confianza. 17. TELEGRAMAS Los telegramas son comunicaciones escritas breves, claras, sencillas, que se transmiten a través del telégrafo. La técnica que se requiere para su redacción es seleccionar las palabras de tal manera que se consiga decir el máximo con el menor número de ellas. Se suele omitir el saludo y la despedida. 18. CARTAS IMPRESAS Como su propio nombre indica, llevan impreso el texto casi en su totalidad, quedando unos pocos espacios en blanco que deben ser cumplimentados con los espacios necesarios. Son de gran utilidad por la rapidez con que se confeccionan. Su presentación y estética no deben presentar dificultad, puesto que la estructura general está definida y únicamente deben cumplimentarse los espacios en blanco. 19. TARJETAS Se caracterizan porque no necesitan sobre, diferenciándose dos tipos principales: tarjetas postales y tarjetas comerciales. Las tarjetas comerciales son utilizadas como sustitutivas de las cartas comerciales. Son de cartulina y deben ajustarse, respecto a medida y peso, a las especificaciones de la Dirección General de Correos. En la actualidad, y cuando se trata de tarjetas de contestación a ofertas realizadas por correo, es frecuente que la dirección del destinatario venga ya impresa, así como que aparezca la cláusula “A franquear en destino” 6
