Estado General del Sistema de Control Interno Fortalezas El alto

GOBERNACIÓN DE NORTE DE SANTANDER
INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE SALUD E.S.E
HOSPITAL EMIRO QUINTERO CAÑIZARES
NIT. 890501438-1
XI INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011
Período Evaluado: del 12 de Noviembre 2014
a 13 de Marzo 2015
Asesor de
Control Interno:
Fecha de Elaboración:
Marzo 12 de 2015
HUMBER ALBERTO DURAN DURAN
Estado General del Sistema de Control Interno
Fortalezas
 El alto grado de compromiso de la Alta Dirección en la actualización e implementación del
nuevo Modelo Estándar de Control Interno “MECI”.
 El gran compromiso de la Junta Directiva quien de igual forma aprueba a través de Acuerdo
No.17 de 2014 “la actualización del Modelo Estándar de Control Interno MECI”.
 La actualización de documentos importantes para la ESE, y la socialización que se le viene
dando por los encargados del proceso del área de acreditación de la ESE, durante el primer
trimestre del año 2015, a los documentos del Código de Ética y el del buen gobierno.
Documentos que a su vez cuentan con su correspondiente acto administrativo, los cuales a su
vez como se comenta se vienen socializando con el personal de la empresa.
 La institucionalización de las Políticas de Riesgo a través de acto administrativo, junto con el
correspondiente mapa de riesgos, el cual tendrá un carácter prioritario y estratégico,
fundamentado en el modelo de operación por procesos. En donde se priorizo con la
identificación, análisis y valoración de los riesgos los cuales se circunscribieron a los objetivos
estratégicos de cada proceso.
 Institucionalización de documentos importantes para la oficina de personal, tales como: Plan
de capacitación y estímulos; Plan de inducción y reinducción, Sistema Tipo de evaluación de
desempeño, dirigidos a facilitar y a fortalecer la integración del servidor público a la cultura
organizacional, estos serán debidamente socializados.
 La actualización e institucionalización a través de acto administrativo de La Misión y Visión de
la empresa. Documento este que se tuvo en cuenta de acuerdo a las competencias
constitucionales y legales, que se articulan con los planes del mismo contexto estatal en
donde se desenvuelve la ESE. y que contribuye al cumplimiento de los fines del estado.
 La institucionalización a través de acto administrativo del Mapa de Proceso más claro y
contundente que tiene que ver con el funcionamiento de la ESE.
 Los funcionarios y contratistas conocen plenamente los procesos y procedimientos inherentes a
su cargo.
Calle 7 No. 29-144 Barrio La Primavera PBX (097) 5611436 - 5611948 Ext. 312– fax: 5611435
Urgencias 5611940 E-mail: [email protected] Web: www.hospitaleqc.gov.co
Ocaña, Norte de Santander
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 Para toma de decisiones se cuenta con Manual de indicadores de gestión.
 Se cuenta con el documento que contiene el Modelo de Operación por procesos de la ESE, que
permite conformar el estándar organizacional que soporta la operación de la empresa,
armonizando con enfoque sistémico la Misión y Visión Institucional, orientándola hacia una
Organización por Procesos, los cuales en su interacción, interdependencia y relación causaefecto garantizan una ejecución eficiente, y el cumplimiento de los objetivos de la Entidad
Pública.
 La empresa ya cuenta con las Políticas de operación de la misma, en donde se consignan la
diferentes Políticas que se vienen desarrollando, para el fortalecimiento institucional de la
misma.
 El proceso de acreditación que se viene dando, en donde el personal encargado de tal labora
es altamente calificado y se trabaja en armonía con este modelo para la socialización de todos
los documentos que lo conforman.
 Se cuenta con la correspondiente guía para la implementación y seguimiento de los planes de
mejoramiento, tanto individual como institucional.
 El alto grado de compromiso con las políticas de autocontrol en cada dependencia.
 La conservación de la identificación plena por parte de los servidores públicos del Hospital de
las diferentes actividades que conforman los procesos en que participan, individualizando
plenamente el responsable de cada uno de estos.
 Se cuenta con una excelente oficina de Sistema de Información y atención al Usuario “SIAU”,
que ayuda a la retroalimentación y al mejoramiento continuo de la empresa. La atención
oportuna de las quejas y reclamos de usuarios, como también se vienen teniendo en cuenta
aquellas recomendaciones que en determinado sirve para el mejoramiento de la empresa.
 Las continúas reuniones que se viene realizando de manera mensual con la comunidad
“COPACO” el cual son buena fuente información, conllevando al mejoramiento de la
institución.
 La existencia de buzones permite que los usuarios realicen los debidos comentarios en la
prestación del servicio.
 La capacidad de aprendizaje sobre los procedimientos y herramientas del personal de la ESE.
 Se cuenta con de Plan Acción, el cual se viene elaborando de manera anual acorde con el Plan
de gestión de la ESE:
 El apoyo brindado por la Oficina de Control Interno a la administración, para el mejoramiento
continuo y crecimiento de la empresa.
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 El compromiso y la presentación oportuna de las dependencias del Hospital (Control Interno,
Área financiera, Primer Nivel, Administración) frente a los diferentes informes exigidos por los
entes de control y por la ley.
 El mantenimiento continuo que se le viene dando a los equipos de computación de la empresa.
 La sistematización de historias clínicas del hospital, favoreciendo desde todo punto de vista a
los usuarios de la institución.
 La continúa renovación y adquisición de nuevos equipos hospitalarios mejorando la calidad del
servicio de salud que presta la ESE.
 La empresa cuenta con un plan de mantenimiento el cual se le da estricto cumplimiento.
Debilidades

No se difunden los perfiles de cada cargo que hace parte de la nomina de la entidad.

No se viene aplicando el Plan de capacitación y estímulos. Se espera que durante la presente
vigencia y con el nuevo documento este represente un mayor compromiso de la alta dirección.

No se ha realizado la medición del clima laboral en los últimos dos años de la empresa.

La no publicación de documentos importantes de la empresa para conocimiento de la
comunidad tales como: Presupuesto de la entidad y su ejecución junto con las
correspondientes adiciones dadas en cada vigencia.

Presenta falencia en el cumplimiento de manera cabal a la Ley 594 de 2000, ley general de
archivo.

No se determinaron los debidos inventarios al interior de la ESE.

El Plan de comunicación de la ESE no ha sido elaborado como tampoco institucionalizado y
socializado.

Inexistencia de normograma que permita visualizar competencias, responsabilidades asignadas
a la entidad por mandato legal, y que institucionalmente se deben aplicar para la operatividad
en el ámbito jurídico.

No se tiene establecida como política institucional el desarrollo de las competencias,
habilidades aptitudes e idoneidad de los funcionarios y contratista de la empresa.

La falta de difusión de políticas de información, en donde se establezcan estrategias y acciones
que conduzcan a los empleados con los propósitos misionales de la empresa.
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
La falta de cumplimiento a cabalidad de la Ley 962 de 2005 (Ley antitramites) en especial los
lineamientos de atención a la ciudadanía.

Inexistencia de funciones por dependencias y de un plan de acción por dependencia s que
permitan determinar las metas institucionales, especialmente a los compromisos asociados
con el objetivo institucional por dependencia.

Grandes fallas en los canales de comunicación entre servidores de la empresa, en
determinados casos estos son nulos.

Saturación de compromiso impiden procesos de mejoramiento continuo.

El manual de procesos y procedimientos existente no se ha actualizado durante los últimos
cinco (05) años. El existente no fue elaborado con la vinculación directa del personal que hace
parte de cada proceso.

Falta de compromiso de algunos funcionarios sobre el mejoramiento continuo de la empresa y
el cambio de hábitos que por antigüedad en el cargo se genera.
Estado General del Sistema de Control Interno
En cumplimiento del artículo 9° de la ley 1474 de 2011, para el presente período evaluado,
Noviembre 12 de 2014 a Marzo 13 de 2015, se elabora el XI informe pormenorizado del Modelo
Estándar de Control Interno MECI para q se tenga el pleno conocimiento sobre la situación del
mismo.
De manera general y tomando como base el informe anterior del pasado mes de Noviembre de
2014, esta vez se evidencia un gran adelanto en este Modelo, fueron tenidas en cuenta las
recomendaciones dadas por la Oficina de Control Interno, en cuanto a los grados de compromiso y a
los plazos que estableció el Decreto 943 de mayo de 2014, logrando eso si la actualización de la
implementación de este Modelo. Ya la institución cuenta con los documentos que se establecen en
este Modelo, se espera que en el transcurso de la presente vigencia se logren socializar y colocar en
práctica todos estos.
Por lo anterior solo se puede manifestar de manera literal, que esto obedece en primer lugar, a que
ya se vienen realizando las debidas acciones junto con sus correspondientes evidencias que tienen
que ver con lo que se viene adelantando en este sistema.
Solamente se espera, que este proceso que se llevó a cabo sobre la actualización de este Modelo no
se deje decaer, que exista una retroalimentación continua, que los documentos existente se estén
actualizando de manera permanente, y además lograr que estos sean conocidos a plenitud y puestos
en práctica por todos los funcionarios y contratista de la ESE.
Humber Alberto Durán Durán
Asesor Control Interno (Original Firmado)
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