ipse-pi-p04 procedimiento control operacional

PROCEDIMIENTO CONTROL
OPERACIONAL
Código
Página
IPSE-PI-P04
1/5
Fecha
15/02/2008
1. OBJETIVO:
Establecer un modelo de control y seguimiento para las actividades operacionales,
garantizando la prevención y manejo de los riesgos de peligros de seguridad y salud en el
trabajo, mitigación y manejo de los aspectos e impactos asociados al componente
ambiental, en cumplimiento de la política integral de gestión del instituto.
2. DEFINICIONES:
Control Operacional: Identificar y planificar las operaciones asociadas a los aspectos
ambientales y a los riesgos de salud ocupacional y seguridad significativos, con el propósito
de asegurarse que se efectúan bajo condiciones especificadas o controladas.
Acción preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial
u otra situación potencial no deseable.
Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad
detectada u otra situación no deseable.
Aspectos Ambientales (AA): Elementos de las actividades, productos y servicios de una
Organización que pueden interactuar con el medio ambiente.
Aspecto Ambiental Significativo: Aspecto ambiental que tiene o puede tener un impacto
ambiental significativo.
Impacto Ambiental: Cualquier cambio en el ambiente, ya sea adverso o beneficioso, como
resultado total o parcial de los aspectos ambientales de una organización.
Impacto Ambiental Significativo: Se entenderá como impacto ambiental significativo
aquel que ha sido calificado como un impacto con alto nivel de importancia.
Lugar de trabajo: Cualquier espacio físico en el que se realizan actividades relacionadas
con el trabajo, bajo el control de la organización.
Mejora continua: proceso recurrente de optimización del sistema de gestión en SI SO para
lograr mejoras en el desempeño en S y SO, de forma coherente con la política en S I SO de
la organización.
Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de daño en términos de enfermedad o
lesión a las personas, o una combinación de estos.
Riesgo aceptable: Riesgo que ha sido producido a un nivel que la organización puede
tolerar con respecto a sus obligaciones legales y su propia política en S I SO.
Identificación del peligro: Proceso para conocer si existe un peligro y definir sus
características.
PROCEDIMIENTO CONTROL
OPERACIONAL
Código
Página
IPSE-PI-P04
2/5
Fecha
15/02/2008
Parte interesada: Persona o grupo, dentro o fuera del lugar de trabajo involucrado o
afectado por el desempeño en seguridad y salud en el trabajo de una organización.
Riesgo: Combinación de la probabilidad y la(s) consecuencia(s) de que ocurra un evento
peligroso específico.
Riesgo Tolerable: Riesgo que se ha reducido a un nivel que la organización puede
soportar, respecto a sus obligaciones legales y a su propia política.
Acto Subestándar: Cualquier desviación en el desempeño de las personas, en relación
con los estándares establecidos, para mantener la continuidad de marcha de las
operaciones y un nivel de pérdidas mínimas; se lo considera un acto anormal que impone
riesgo y ataca en forma directa la seguridad del sistema o proceso respectivo. Un acto
subestándar se detecta con observaciones.
Condición Subestándar: cualquier cambio o variación introducidas a las características
físicas o al funcionamiento de los equipos, los materiales y/o el ambiente de trabajo y que
conllevan anormalidad en función de los estándares establecidos o aceptados, constituyen
condiciones de riesgo que pueden ser causa directa de accidentes operacionales. Una
condición subestándar se detecta con inspecciones.
Salud Ocupacional: Se entenderá en adelante como Seguridad y Salud en el Trabajo,
definida como aquella disciplina que trata de la prevención de las lesiones y enfermedades
causadas por las condiciones del trabajo, de la protección y promoción de la salud de los
trabajadores. Tiene por objeto mejorar las condiciones y el medio ambiente de trabajo, así
como la salud en el trabajo, que conlleva la promoción y el mantenimiento del bienestar
físico, mental y social de los trabajadores en todas las ocupaciones (LEY 1562 de 2012).
SGI: Sistema de Gestión Integrado
Parte interesada: Persona o grupo, dentro o fuera del lugar de trabajo involucrado o
afectado por el desempeño en seguridad y salud en el trabajo de una organización.
PROCEDIMIENTO CONTROL
OPERACIONAL
Código
Página
IPSE-PI-P04
3/5
Fecha
15/02/2008
3. DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD:
No.
1
2
3
SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Establecer el Concepto de Seguridad,
Salud
Ocupacional
previo
a
la Gestión de Seguridad,
contratación (Requerimientos SISO) y Salud Ocupacional y
teniendo en cuenta el instructivo para Bienestar Social.
control y seguimiento a contratistas del
IPSE.
El profesional SISO se reúne con el
contratista y diligencian la Lista de
chequeo de Seguridad y Salud
Ocupacional.
Definición de planes de acción para el
control operacional.
Gestión de Seguridad,
Salud Ocupacional y
Bienestar
Social,
Supervisor de Contrato.
Proceso Planificación
A partir de la evaluación de los peligros y Institucional,
riesgos en SISO con mayor significancia, Gestión de Seguridad,
se definen los planes de acción SISO Salud Ocupacional y
con el propósito de desarrollar las Bienestar Social.
actividades institucionales, bajo criterios .
de la seguridad y salud ocupacional en
los proyectos de seleccionados en la
ZNI.
Implementación de medidas
de
control.
Se realiza el control operacional a los
riesgos en SISO a través de los planes
de acción SISO y control de las
comisiones de los servidores públicos
que realizan trabajos operacionales en
las ZNI y el control a contratistas a través
del formato – evaluación del seguimiento
del sistema de gestión de seguridad,
salud ocupacional para proyectos -
4
El IPSE entregará a los contratistas a
modo de información, en caso de que lo
requieran, los instructivos para tareas
críticas.
Líder Coordinación de
Bienestar
Social,
Seguridad
y
Salud
Ocupacional.
Líder
de
la
El control a los contratistas se llevará a Contratación.
cabo por medio de: Reuniones de Supervisores
de
seguimiento, supervisión e interventoría, contrato.
en los cuales periódicamente, según se
defina en los convenios y/o contratos, se
reportará la gestión de SISO aplicables
REGISTROS
Estudio Previo y/o
convenios Contratos
Lista de chequeo de
Seguridad y Salud
Ocupacional
Planes de acción
para vigencia actual.
Formato “Evaluación
de seguimiento del
Sistema de Gestión
de Seguridad, Salud
Ocupacional
para
proyectos”.
Formato actas
seguimiento.
de
Informes
comisión.
de
PROCEDIMIENTO CONTROL
OPERACIONAL
Código
Página
IPSE-PI-P04
4/5
Fecha
15/02/2008
No.
SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTROS
al objeto y alcances de cada contrato.
Así mismo, a través del diligenciamiento
de la Lista de chequeo – Seguridad y
Salud Ocupacional para contratistas,
para el cumplimiento de los compromisos
SISO adquiridos contractualmente y del
Formato “Evaluación de seguimiento del
Sistema de Gestión de Seguridad, Salud
Ocupacional para proyectos” y de los
instructivos SISO que apliquen.
Se realizará también el control a los
funcionarios que se desplazan a las ZNI
a través del formato “Control a
Comisión”, informando sobre los riesgos
a que están expuestos, que pueden
ocasionar y las medidas para su
prevención y/o control incluyendo el
manual del viajero.
Seguimiento y medición de controles.
5
6
Los planes de acción SISO propuestos
para las actividades propias del Instituto
y desarrolladas directamente por el
personal, serán verificados en las visitas
de
comisión
a
las
localidades
seleccionadas y se presentarán los
resultados a la Dirección General en
reuniones de revisión por la misma.
Así mismo, el seguimiento al control a
contratistas se efectuará periódicamente,
según lo dispuesto en las cláusulas
contractuales, con el apoyo de los
supervisores.
Revisión. Los resultados de los planes
de acción operacional serán presentados
en la Revisión por la Dirección. En caso
de
detectarse
incumplimientos
o
situaciones anormales en la operación
que determinen riesgos y peligros no
controlados, se deberán realizar planes
de acción o de mejoramiento orientados
a que el contratista prevenga, reduzca y
controle los riesgos en SISO, evaluar la
Gestión del Cambio interno y externo.
Líder de Gestión de
Auditorias
Líder
de
la
Contratación.
Procesos involucrados.
Acta de seguimiento
planes de acción de
SISO.
Actas de Comité de
seguimiento.
Líder de Infraestructura.
Líder Coordinación de
Bienestar
Social,
Seguridad
y
Salud
Ocupacional.
Acta de Revisión por
la Dirección.
PROCEDIMIENTO CONTROL
OPERACIONAL
Código
Página
IPSE-PI-P04
5/5
Fecha
15/02/2008
No.
ACTIVIDAD
GESTION AMBIENTAL
RESPONSABLE
REGISTROS
Definición de planes de acción para el
control operacional.
1
A partir de la evaluación de los aspectos
e impactos ambientales con mayor
significancia, se definen los programas
de manejo ambiental, con el propósito de
desarrollar las actividades institucionales,
bajo
criterios
de
prevención,
minimización, mitigación, y control de los
impactos ambientales. De igual manera,
para tener capacidad de respuesta ante
un evento anormal o de emergencia.
Implementación
de
medidas
de
control.
Líder
Proceso
Planificación Institucional.
Profesionales CEGAS
Programas
Ambiental
de
Manejo
Se realiza el control operacional a los
aspectos ambientales significativos, a
través de los programas de manejo
ambiental, así como con el control a
comisión y a los contratistas.
Para la implementación de los programas
ambientales al interior de la entidad, se
destinarán los recursos necesarios para
garantizar el control de las operaciones y
se designarán los responsables de cada
programa.
2
El IPSE entregará a los contratistas las
exigencias de control operacional para
prevenir
o
mitigar
los
impactos
ambientales asociados a cada una de las
actividades donde se identificó alta
significancia.
El control a los contratistas se llevará a
cabo por medio de: Reuniones de
seguimiento, supervisión e interventoría,
en las cuales periódicamente, según se
defina en los convenios y/o contratos, se
reportará la gestión realizada por el
contratista
según
condiciones
del
contrato.
Se realizará también el control a los
Líder del proceso de
Gestión
Social
y
Ambiental.
Apoyo personal de los
procesos de Gestión de
Infraestructura, Gestión de
la Contratación, Gestión
de Proyectos.
Registro de las acciones
definidas en cada programa.
Formato Control a Comisión.
Conceptos CEGAS.
Informes de comisión
Informes de seguimiento,
supervisión o interventoría
PROCEDIMIENTO CONTROL
OPERACIONAL
Código
Página
IPSE-PI-P04
6/5
Fecha
15/02/2008
No.
ACTIVIDAD
GESTION AMBIENTAL
RESPONSABLE
REGISTROS
funcionarios que se desplazan a las ZNI
a través del formato “Control a Comisión”,
informando
sobre
los
impactos
ambientales que pueden ocasionar y las
medidas para su prevención y/o control.
Seguimiento y medición de controles.
3
Los programas de manejo y control
ambiental
propuestos
para
las
actividades propias del Instituto y
desarrolladas
directamente
por
el
personal,
serán
verificados
semestralmente.
Así mismo, el seguimiento a los
contratistas se efectuará periódicamente,
según lo dispuesto en las cláusulas
contractuales, con el apoyo de la
supervisión o interventoría designada en
cada contrato.
Revisión
4
Los resultados de los programas de
control operacional serán presentados en
la Revisión por la Dirección. En caso de
detectarse incumplimientos o situaciones
anormales en la
operación
que
determinen impactos ambientales no
controlados, se deberán realizar planes
de acción o de mejoramiento orientados
a prevenir, eliminar, reducir y controlar
los
aspectos ambientales que los
ocasionaron.
Líder proceso de Gestión
Social y Ambiental
Líder proceso Gestión de
Auditorías
Supervisores
o
interventores
Informe
de
seguimiento
programas ambientales.
Informes de seguimiento,
supervisión o interventoría
Líder proceso de Gestión
Social y Ambiental
Apoyo líderes de proceso.
Acta de Revisión por la
Dirección.
Planes de mejoramiento
PROCEDIMIENTO CONTROL
OPERACIONAL
Código
Página
IPSE-PI-P04
7/5
Fecha
15/02/2008
4. FLUJOGRAMA CONTROL OPERACIÓN SISO
CONVENCIONES
Actividad
Descripción
Documentos
Decisión
#
No. ActIvidad. (ver
3. Desarrollo)
#
Continuación otra
página o sección de
cuadro
LISTA DE CHEQUEO DE SEGURIDAD Y
SALUD OCUPACIONAL
PLANES DE ACCCION PARA LA VIGENCIA
ACTUAL.
·
·
·
·
·
·
·
·
REGISTRO DE LAS ACCIONES
DEFINIDAS EN CADA PLAN DE
ACCION
FORMATO “Evaluación de
seguimiento del Sistema de
Gestión de Seguridad, Salud
Ocupacional para proyectos”.
FORMATO ACTAS DE
SEGUIMIENTO
INFORMES DE COMISION
ACTA
DE
SEGUIMIENTO
PLANES DE ACCION DE SISO.
ACTAS DE COMITE DE
SEGUIMIENTO.
ACTA
DE
SEGUIMIENTO
PLANES DE ACCION DE SISO.
ACTAS DE COMITE DE
SEGUIMIENTO.
PROCEDIMIENTO CONTROL
OPERACIONAL SISO
INICIO
ESTABLECER EL CONCEPTO DE
SEGURIDAD, SALUD
OCUPACIONAL
Establecer el Concepto de Seguridad, Salud
Ocupacional previo a la contratación
(Requerimientos SISO) y teniendo en cuenta el
instructivo para control y seguimiento a
contratistas del IPSE.
DILIGENCIAMIENTO LISTA DE
CHEQUEO
El profesional SISO se reúne con el contratista
y diligencian la Lista de chequeo de Seguridad
y Salud Ocupacional.
DEFINICION DE PLANES DE ACCION PARA
CONTROL OPERACIONAL
A partir de la evaluación de los peligros y riesgos en
SISO con mayor significancia, se definen los planes
de acción SISO con el propósito de desarrollar las
actividades institucionales, bajo criterios de la
seguridad y salud ocupacional en los proyectos de
seleccionados en la ZNI.
Se realiza el control operacional a los riesgos en
SISO a través de los planes de acción SISO y
control de las comisiones de los servidores
públicos que realizan trabajos operacionales en
las ZNI y el control a contratistas.
IMPLEMENTACION DE MEDIDAS DE
CONTROL.
SEGUIMIENTO Y MEDICION DE
CONTROLES
El control a los contratistas se llevará a cabo por
medio de: Reuniones de seguimiento,
supervisión e interventoría, así mismo, a través
del diligenciamiento de la Lista de chequeo –
Seguridad y Salud Ocupacional para contratistas
Los planes de acción SISO propuestos para las
actividades propias del Instituto y desarrolladas
directamente por el personal, serán verificados
en las visitas de comisión y se presentarán los
resultados a la Dirección General en reuniones
de revisión por la misma.
Así mismo, el seguimiento al control a
contratistas se efectuará periódicamente, según
lo dispuesto en las cláusulas contractuales, con
el apoyo de los supervisores.
REVISION
FIN
Los resultados de los planes de acción
operacional serán presentados en la Revisión por
la Dirección. En caso de detectarse
incumplimientos o situaciones anormales en la
operación que determinen riesgos y peligros no
controlados, se deberán realizar planes de
acción o de mejoramiento orientados a que el
contratista prevenga, reduzca y controle los
riesgos en SISO, evaluar la Gestión del Cambio
interno y externo.
PROCEDIMIENTO CONTROL
OPERACIONAL
Código
Página
IPSE-PI-P04
8/5
Fecha
15/02/2008
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO CONTROL OPERACIONAL
CONVENCIONES
Actividad
Descripció
n
Documento
s
PROCEDIMIENTO CONTROL
OPERACIONAL
Decisión
No. ActIvidad.
(ver 3. Desarrollo)
Continuación
otra página o
sección de
cuadro
#
#
INICIO
DEFINICION DE PROGRAMAS Y
SUBPROGRAMAS PARA CONTROL
OPERACIONAL
1
SE EVALUAN LOS
ASPECTOS E IMPACTOS
AMBIENTALES, ASÍ COMO
DE LOS PELIGROS Y
RIESGOS EN S&SO
PROGRAMAS DE MANEJO
AMBIENTAL, SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL
·INSTRUCTIVO Y PERMISOS PARA TRABAJO
SEGURO EN ALTURAS.
SE DEFINEN PROGRAMAS Y
SUBPROGRAMAS BAJO
CRITERIOS DE MINIMIZACIÓN,
MITIGACIÓN, PREVENCIÓN,
CONTROL DE LOS IMPACTOS
AMBIENTALES Y MITIGACIÓN
DE RIESGOS LABORALES.
·INSTRUCTIVO Y PERMISO PARA TRABAJO
SEGURO CON ENERGÍAS PELIGROSAS.
·INSTRUCTIVO Y PERMISO PARA TRABAJOS
EN CALIENTE
IMPLEMENTACION DE MEDIDAS
DE CONTROL
A TRAVÉS DE
·INSTRUCTIVO PARA EL ALMACENAMIENTO
SEGURO DE COMBUSTIBLES
·INSTRUCTIVO PARA EL TRANSPORTE DE
COMBUSTIBLES
SE REALIZAN OTROS
CONTROLES OPERACIONALES A
COMISIONES DE FUNCIONARIOS,
CONTRATISTAS Y A
PROYECTOS.
·INSTRUCTIVO PARA EL TRANSPORTE DE
COMBUSTIBLES
COMISIONES A LAS ZNI
CONTRATISTAS
TALENTO HUMANO
GESTIÓN DE PROYECTOS
REALIZA UN CONTROL DE
RIESGOS OCUPACIONALES Y
AMBIENTALES POR MEDIO
DEL FORMATO DE CONTROL
DE COMISION
SE REALIZA EL CONTROL POR
MEDIO DEL FORMATO DE CONTROL
A CONTRATISTAS Y PROYECTOS
INTERNOS, VISITAS DE
INTERVENTORÍA Y REVISIÓN DE LOS
INFORMES DE EJECUCIÓN DE
ACTIVIDADES DE PROVEEDORES Y
CONTRATISTAS.
EN LA ETAPA CONTRACTUAL
DEBE ESTABLECERSE LOS
REQUISITOS DE CONTROL
OPERACIONAL.
·INSTRUCTIVO GENERAL PARA EL
DESARROLLO DE INSPECCIONES
·INSTRUCTIVO GENERAL PARA EL
DESARROLLO DE INSPECCIONES
SE REALIZA CONTROL
OPERACIONAL A LOS RIESGOS
S&SO Y A LOS ASPECTOS
AMBIENTALES SIGNIFICATIVOS
A TRAVÉS DE
FORMATO CONTROL A CONTRATISTA
Y PROYECTOS INTERNOS
FORMATO CONTROL DE COMISIÓN
ANÁLISIS DE INDICADORES DE
PROGRAMAS AMBIENTALES Y SISO
EN SIGMA
2
SE DESTINAN LOS RECURSOS PARA
GARANTIZAR EL CONTROL DE LAS
OPERACIONES Y SE DESIGNAN LOS
RESPONSABLES DE CADA
PROCESO.
1
·INSTRUCTIVO PARA EL ALMACENAMIENTO,
TRANSPORTE Y DISPOSICIÓN DE RESIDUOS
PELIGROSOS.
·INSTRUCTIVO PARA EL CONTROL DE
EMISIONES ATMOSFÉRICAS.
EL IPSE ENTREGARA LAS DEMAS
EXIGENCIAS PARA EL CONTROL
DE RIESGOS OCUPACIONALES Y
AMBIENTALES SIGNIFICATIVOS
PROCEDIMIENTO CONTROL
OPERACIONAL
Código
Página
IPSE-PI-P04
9/5
Fecha
15/02/2008
1
INFORMES DE COMISIONES
INFORME DE SEGUIMIENTO AL
CONTROL OPERACIONAL
SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE
CONTROLES
3
LOS PROGRAMAS DE CONTROL
AMBIENTAL Y SEGIMIENTO PARA
LAS ACTIVIDADES PROPIAS DEL
INSTITUTO SERÁN VERIFICADAS
SEMESTRALMENTE
SE PRESENTARAN LOS
RESULTADOS A LA DIRECCIÓN
GENERAL EN LOS CÓMITES DE
DIRECCIÓN.
EL SEGUIMIENTO AL CONTROL DE
CONTRATISTAS SE EFECTUARA
PERIODICAMENTE SEGÚN LAS
CLÁUSULAS CONTRACTUALES,
CON EL APOYO DE INTERVENTORÍA.
LA INFORMACIÓN DE
SEGUIMIENTO Y MEDICI;ON DE
CONTROLES ESTARÁ EN SIGMA
REVISIÓN
¿SE DETECTAN
INCUMPLIMIENTOS O
SITUACIONES ANORMALES EN LA
OPERACIÓN?
REALIZAR PLANES DE
MEJORAMIENTO ORIENTADOS A
ELIMINAR, REDUCIR Y CONTROLAR
LOS RIESGOS EN S&SO Y AMBIENTE
FIN
4
PROCEDIMIENTO CONTROL
OPERACIONAL
Código
Página
IPSE-PI-P04
10/5
Fecha
15/02/2008
5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS
·
·
Incumplimiento de las normas y requisitos
No realización del seguimiento y control a los riesgos no aceptables y a los impactos
significativos
7. DOCUMENTOS ANEXOS
Para el control de actividades a los contratistas se elaboraron los siguientes instructivos
para los componentes SISO y ambiente:
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
Instructivo para control y seguimiento a contratistas del IPSE
Instructivo para control de equipos e instrumentos de medición
Instructivos para el control operacional a contratistas
Lista de chequeo – Seguridad y Salud Ocupacional para contratistas
Instructivos y formatos de permiso para trabajo seguro en alturas.
Instructivo y permiso para trabajo seguro con energías peligrosas.
Instructivo y permiso para trabajos en caliente
Instructivo general para el desarrollo de inspecciones
Formato “Evaluación de seguimiento del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud
Ocupacional para proyectos”.
Instructivo de control a visitantes del IPSE
Formato control de visitantes
Procedimiento para la identificación de peligros, valoración de riesgos y
determinación de los controles.
Matriz para la identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de
los controles
Instructivo para desplazamiento por vía aérea para los servidores públicos del IPSE
Instructivo para desplazamiento por vía fluvial y/o marítima para los servidores
públicos del IPSE
Instructivo para desplazamiento por vía terrestre para los servidores públicos del
IPSE
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
MOTIVO DEL CAMBIO
06/02/2010
16/11/2010
25/05/2012
07/02/2013
Se estructuro el flujograma del procedimiento.
Se actualizaron actividades, responsables y registros
Actualización por cambio de lideres
Se actualizaron actividades y registros.
Revisó
CARGO:
FIRMA:
Aprobó
CARGO:
FIRMA: