“Utilización de registros administrativos en las estadísti…

MINISTERIO
DE TRABAJO
Y ASUNTOS SOCIALES
SECRETARÍA GENERAL
TÉCNICA
SUBDIRECCIÓN GENERAL
DE ESTADÍSTICAS SOCIALES
Y LA BORALES
UTILIZACIÓN DE REGISTROS ADMINISTRATIVOS EN LAS ESTADÍSTICAS DEL MINISTERIO DE TRABAJO Y ASUNTOS SOCIALES INCLUIDAS EN EL PLAN ESTADÍSTICO NACIONAL Seminario Internacional: “El papel de los registros administrativos en relación con el
análisis social y económico y el desarrollo del sistema estadístico nacional”
30 y 31 de enero de 2006
De las estadísticas que el Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales tiene encomendadas
en el Plan Estadístico Nacional 2005-2008, muchas de ellas se obtienen de la explotación
con fines estadísticos de registros administrativos derivados de la gestión en materia laboral
y de protección social en sus diversos ámbitos. Un claro ejemplo de ello es la explotación
que se realiza de los ficheros de Afiliación a la Seguridad Social y del de Demandantes de
empleo en las Oficinas Públicas de Empleo, de la que se obtienen dos indicadores
coyunturales básicos del mercado laboral.
Sin embargo, se considera que se podría avanzar mucho más en la explotación de dichos
registros si se establece una mayor colaboración entre las diferentes unidades de gestión
del Departamento y una mayor coordinación entre objetivos estadísticos y necesidades
concretas de información, con la posibilidad de ampliar la información ya disponible en
dichos registros. Esta posible ampliación supondrá, en cualquier caso, un menor coste en
términos de esfuerzo, tiempo y una mayor significatividad de los datos, que la realización de
una nueva encuesta para conocer esa nueva información.
Hoy en día, el potencial de la estadística basada en la explotación de registros
administrativos ha avanzado a un ritmo impensable hace unos años. Los avances
tecnológicos han facilitado el tratamiento de grandes bases de datos permitiendo procesar
grandes volúmenes de información con gran rapidez, lo que posibilita la actualización casi
inmediata de los registros administrativos. Por ello, resulta imprescindible destinar más
recursos económicos y personales a la explotación con fines estadísticos de información
ya disponible en la Administración, que podría complementar, e incluso sustituir, a
operaciones estadísticas de campo, adaptándola y mejorándola, si es preciso, a partir de
aproximaciones o mediante cruces de distintos registros.
Sin duda alguna, el inicio de una operación estadística debería partir de la información
disponible a partir de los registros administrativos existentes, afrontando, en su caso, la
adecuación del registro para un eficaz aprovechamiento estadístico. Sin embargo, en
muchas ocasiones, los regis tros son incompletos porque no recogen todo el universo de la
población que se desea investigar (bien porque no sea obligatorio su registro, o porque el
objeto del registro sea específico, presente errores, esté desactualizado, etc.). Es por ello
fundamental, que el registro intente recoger de manera completa y exacta todo cuanto tiene
como objeto y, en general, que se especifique su contenido exacto, de manera que el
usuario sepa a qué atenerse con la información de la que dispone y la interprete de manera
correcta. Por ello, ha de hacerse especial hincapié en una correcta cumplimentación y
depuración de variables que forman parte de tales registros administrativos, que aunque no
se encuentren entre los objetivos de la creación del fichero, sí tengan especial interés para
su explotación estadística.
CORREO ELECTRONICO
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C/ MARÍA DE GUZMÁN, 52 28071 MADRID
TEL: 91 363 37 01 – 91 363 37 02
FAX: 91 363 38 86
Por otra parte, resulta necesario para el estadístico un conocimiento más exhaustivo de la
información contenida en los registros administrativos disponibles, lo que le permitirá
complementarla de la forma más eficiente a partir de estudios concretos de otras fuentes o
mediante el uso de encuestas. De ser así, las encuestas quedarían como operaciones
complementarias de los registros, o bien como fuentes de información de todo lo que no es
posible recoger mediante registros, como son los datos opináticos o subjetivos relacionados
con aspectos laborales y sociales. Evitar la duplicidad de datos (obtenidos de encuestas y
obtenidos de la explotación de registros) conseguiría evitar, no sólo la pesada carga a los
informantes, sino también la publicación de datos diferentes sobre los mismos fenómenos,
lo que desencadena gran confusión entre los usuarios y, lo peor de todo, desconfianza
hacia la estadística oficial.
Por último, es preciso señalar que todas las intenciones apuntadas sólo podrán
materializarse, como ya se ha dicho, a través de una estrecha colaboración entre las
unidades de gestión productoras de los registros administrativos y los servicios estadísticos
que se dediquen a su explotación, con la buena disposición de los primeros de dar a
conocer el contenido y limitaciones de los mismos, así como entender el interés estadístico
como un objetivo más de su generación y actualización, y el trabajo de los segundos en la
búsqueda de sus potencialidades en aras de un eficiente aprovechamiento de los mismos.
Ésta es la línea de trabajo marcada en el Plan Estadístico Nacional 2005-2008, en el que se
contempla1 como uno de los objetivos la coordinación de la actividad de los servicios
estadísticos para evitar la solicitud de datos ya fácilmente disponibles en las
Administraciones públicas y la petición de datos idénticos o similares por los diferentes
servicios, que se conseguiría mediante la utilización racional de fuentes administrativas
para la producción de estadísticas que completen, sustituyan o complementen las basadas
en censos y encuestas, de forma que se reduzca la carga de los informantes y los costes
soportados por los presupuestos públicos.
Operaciones estadísticas del MTAS obtenidas a partir de registros administrativos:
En el ámbito de la Secretaría de Estado de la Seguridad Social cabe mencionar la
obtención de las siguientes estadísticas:
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Afiliación de Trabajadores al Sistema de la Seguridad Social (AFI)
Pensiones Contributivas de la Seguridad Social (PEN)
Prestaciones no Contributivas: Pensiones no contributivas de la Seguridad Social
(PNC), Pensiones Asistenciales, Prestaciones de la LISMI
Prestaciones Familiares por hijo a cargo (PRF).
La información relativa a la Afiliación de Trabajadores a la Seguridad Social se obtiene a
partir de la explotación estadística de los ficheros de afiliación de los trabajadores a los
distintos Regímenes de la Seguridad Social, cuya gestión corresponde a la Tesorería
General de la Seguridad Social y al Instituto Social de la Marina. Los datos referidos a
trabajadores afiliados son obtenidos por la Gerencia de Informática de la Seguridad Social
1
En el punto 3 sobre la estrategia global del PEN.
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según las instrucciones y especificaciones dadas por la Subdirección General de
Estadísticas Sociales y Laborales, mientras que la explotación por la que se obtienen datos
de altas y bajas de trabajadores afiliados es efectuada directamente en la SGESL a partir
del Fichero de movimientos de alta y bajas facilitado por la Gerencia a esta Unidad.
El resto de las estadísticas mencionadas se obtienen de las explotaciones específicas
realizadas por las entidades gestoras responsables de la gestión de las correspondientes
prestaciones (Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) e IMSERSO), a partir de los
ficheros de gestión de cada una de esas prestaciones.
En el ámbito de la Secretaría General de Empleo se obtienen las siguientes estadísticas:
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?
Paro Registrado
Contratos Registrados
Prestaciones por desempleo
Formación Ocupacional
Las estadísticas citadas se obtienen del Registro de Demandantes de empleo en las
Oficinas Públicas de Empleo, el Registro de contratos, el Fichero de Prestaciones por
desempleo y del Registro de Cursos de Formación Ocupacional.
En el ámbito de la Secretaría de Estado de Inmigración e Emigración:
?
Datos estadísticos de la población extranjera en España
La estadística se refiere a los extranjeros con tarjeta de residencia en vigor y se elabora en
el Observatorio Permanente de la Inmigración mediante explotación del fichero facilitado
por la Dirección General de la Policía del Ministerio del Interior.
Respecto a las estadísticas producidas directamente por la Subdirección General de
Estadísticas Sociales y Laborales de este Ministerio, la utilización de ficheros de registros
administrativos se puede dividir en dos apartados: como marco de encuestas y para
explotación estadística directa.
Dentro del primer apartado se encuentran la Encuesta de Coyuntura Laboral (ECL) y la
Encuesta de Formación Profesional Continua (EFPC).
En el segundo apartado cabe mencionar, entre las que se realizan a partir de la explotación
directa de los Registros administrativos, las siguientes:
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?
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Empresas inscritas en la Seguridad Social (EMP)
Empresas de Trabajo Temporal (ETT),Cooperativas (COO) y Sociedades Laborales
(LAB)
Permisos de Trabajo a extranjeros (PTE)
Accidentes de Trabajo (AT)
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A continuación se presenta brevemente el objetivo de estas últimas y su relación con los
registros administrativos utilizados para su obtención.
Encuesta de Coyuntura Laboral (ECL):
La Encuesta de Coyuntura Laboral es una investigación por muestreo de periodicidad
trimestral dirigida a empresas. Sus fines son múltiples, pudiéndose destacar, como más
importantes, los siguientes: proporcionar información sobre los efectivos laborales y su
composición según diversas características, evaluar la movilidad laboral y sus causas,
cuantificar la jornada laboral efectivamente realizada, las horas no trabajadas y sus
motivaciones y las horas extraordinarias, investigar determinados aspectos de las
relaciones laborales y conocer las opiniones de los empresarios respecto a la evolución de
sus plantillas.
El registro administrativo utilizado en la encuesta es el fichero de cuentas de cotización a la
Seguridad Social, de modo que el marco de la misma lo constituyen las unidades de este
directorio que pertenecen al ámbito investigado por la encuesta. A partir de dicho marco, se
selecciona una muestra de 12.000 centros de cotización a la Seguridad Social, unidad que
está constituida por un colectivo de trabajadores por cuenta ajena con características
homogéneas respecto a la cotización a la Seguridad Social que desarrollan su actividad
laboral en uno o varios centros de trabajo pertenecientes a una misma empresa y radicados
en la misma provincia.
La elección de la unidad a investigar viene determinada por el directorio utilizable como
marco para obtener la muestra, ya que el fichero de cuentas de cotización a la Seguridad
Social es el único directorio disponible que proporciona información permanentemente
actualizada de los efectivos laborales desde la óptica de las empresas.
Encuesta de Formación Profesional Continua (EFPC):
La Encuesta de Formación Profesional continua es una investigación por muestreo dirigida
a las empresas. Su objetivo principal es el conocimiento del número de empresas que
realizan ac tividades formativas destinadas a sus trabajadores, los participantes en dichas
actividades y los recursos dedicados a las mismas, así como las características principales,
tanto de la propia formación como de las empresas que la proporcionan y los trabajadores
que la reciben. Adicionalmente, la encuesta proporciona información sobre las empresas
que no han impartido formación, tanto en lo referente a las características de esas
empresas como a las razones por las que no lo han hecho, así como la participac ión de la
empresa en el Sistema Nacional de Cualificaciones y Formación Profesional, a través de la
formación de alumnos del sistema educativo en los centros de trabajo.
El registro administrativo utilizado en la encuesta es también el fichero de cuentas de
cotización a la Seguridad Social, y el marco construido a partir de mismo lo constituyen las
unidades de este directorio agrupadas en empresas que pertenecen al ámbito investigado
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por la encuesta. La unidad a investigar es por tanto la empresa2, definida como una
organización sometida a una unidad rectora constituida con objeto de ejercer en uno o
varios lugares una o varias actividades de producción de bienes y servicios y coincide con
las normas establecidas por la reglamentación comunitaria relativas a las estadísticas de
empresas.
Empresas inscritas en la Seguridad Social (EMP):
Esta estadística se elabora a partir del fichero de Cuentas de Cotización a la Seguridad
Social del Régimen General y del Especial de la Minería del Carbón, cuya gestión
corresponde a la Tesorería General de la Seguridad Social.
La información se obtiene a partir de una explotación específica del fichero de Cuentas de
Cotización a la Seguridad Social, agrupando todas aquellas cuentas y sus trabajadores que
figuran asociados a un mismo NIF 3.
El ámbito de la estadística es, por tanto, las empresas que figuran inscritas en la Seguridad
Social con trabajadores en alta por cuenta ajena, excluyéndose los de los Regímenes
Especiales Agrario y Mar, por no estar disponible la información relativa a los mismos.
Esta estadística proporciona información tanto del número de empresas y de sus
trabajadores como de su movilidad, ofreciendo datos desagregados por tamaño de
empresa, actividad económica (la de la cuenta con mayor número de trabajadores), forma
jurídica de la empresa y ubicación geográfica.
El principal valor añadido de esta estadística frente a otras explotaciones realizadas del
fichero de cuentas de cotización es que proporciona información relativa a las empresas,
definidas éstas desde un punto de vista jurídico, en la medida en que cada empresa se
identifica por un NIF distinto.
Otras estadísticas especificas de empresas:
Empresas de Trabajo Temporal (ETT), Cooperativas constituidas (COO) y Sociedades
Laborales registradas (LAB):
El objeto de la Estadística de ETTs es cuantificar las empresas de trabajo temporal y su
actividad. Se denomina ETT a aquella empresa cuya actividad exclusiva consiste en poner
a disposición de otra empresa, denominada usuaria, con carácter temporal, trabajadores
contratados por ella (contratos de puesta a disposición).
2
En este contexto, la unidad empresa queda constituida por la agrupación de todas las cuentas de
cotización de la Seguridad Social que tienen un mismo número de identificación fiscal (NIF).
3
La cuenta de cotización es la unidad de gestión utilizada por la Seguridad Social a efectos de la cotización
y que agrupa a un colectivo de trabajadores pertenecientes a una misma empresa que desarrollan su
actividad laboral en una misma provincia y que tienen características homogéneas frente a la cotización.
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Las variables de estudio son: empresas de trabajo temporal, contratos de puesta a
disposición, cesiones de trabajadores, contratos registrados en los Servicios Públicos de
Empleo y trabajadores contratados por empresas de trabajo temporal, y las de clasificación:
ámbito de actuación de la ETT, actividad económica de la empresa usuaria y para las
características del trabajador y del contrato: edad sexo, estudios, ocupación, tipo y duración
del contrato.
La información de base utilizada se obtiene, según los casos, de las fuentes que a
continuación se indican:
- La correspondiente a las empresas, procede de los Registros de Empresas de Trabajo
Temporal (ETTs), los cuales contienen información sobre las inscripciones de las ETTs,
Los datos contenidos en estos registros proceden, a su vez, de la documentación que las
ETTs deben presentar ante la autoridad laboral competente - Dirección General de Trabajo
del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales y órganos competentes de las Comunidades
Autónomas con funciones transferidas en la materia -dichos registros deben transmitir la
información sobre las anotaciones registrales a la Sección Central del Registro de
Empresas de Trabajo Temporal de la Administración General del Estado, cuya gestión
corresponde a la Dirección General de Trabajo.
- La información referida a los trabajadores contratados por las ETTs y a los contratos
efectuados por las mismas y registrados en los Servicios Públicos de Empleo se obtiene de
una explotación específica de la base de datos de contratos registrados en el Servicio
Público de Empleo Estatal (INEM), efectuando el cruce de dicha base con la información
que figura en las "Relaciones de contratos de puesta a disposición".
Las estadísticas de Cooperativas constituidas y Sociedades Laborales registradas ofrecen
información referida al número de Cooperativas constituidas y al de Sociedades Laborales
registradas en el período de referencia de los datos, así como al de socios iniciales que las
componen, procedente de la explotación de los Registros del Ministerio de Trabajo y
Asuntos Sociales, de las Comunidades Autónomas y de las ciudades de Ceuta y Melilla.
Los datos referidos al Censo de Cooperativas y Sociedades Laborales los obtiene la
Dirección General de Fomento de la Economía Social, del Trabajo Autónomo y del Fondo
Social Europeo, mediante cruce con el Fichero de Cuentas de la Seguridad Social a partir
de la búsqueda a través de los identificadores que pertenec en a este tipo de empresas.
Para ello se agrupan aquellos números de cuenta de cotización que tienen un mismo CIF y
por tanto pertenecen a la misma sociedad, obteniéndose información agregada para las
variables tamaño y año de inscripción en la Seguridad Social.
Permisos de trabajo a Extranjeros (PTE):
Esta estadística proporciona información sobre las solicitudes de “autorizaciones para
trabajar” efectuadas por extranjeros que deseen desarrollar una actividad laboral en
España y resueltas por la autoridad laboral competente.
La fuente de información es el impreso de "Solicitud de permiso de trabajo y residencia", que
debe ser cumplimentado por el solicitante (trabajador o empresa) del permiso de trabajo. Estas
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solicitudes son grabadas en la aplicación de extranjería residente en el Ministerio de
Administraciones Públicas. y resueltas, positiva o negativamente, por la Dirección General de
Ordenación de las Migraciones, las Áreas o Dependencias Provinciales de Trabajo y Asuntos
Sociales en las Delegaciones y Subdelegaciones de Gobierno, respectivamente, o las Oficinas
de Extranjeros, según los casos. Los ficheros facilitados por el Ministerio de Administraciones
Públicas son completados, en su caso, con los de aquellos permisos de trabajo pendientes de
incorporación a la mencionada aplicación y explotados una vez depurada y procesada la
información en la Subdirección General de Estadísticas Sociales y Laborales para la
elaboración de la estadística.
Las variables de estudio son: permiso de trabajo concedido y denegado, y las variables de
clasificación son: clase de permiso, dependencia laboral, sexo, edad, país de nacionalidad,
actividad económica, y ocupación.
Accidentes de Trabajo (AT):
Esta estadística recoge los accidentes de trabajo con y sin baja ocurridos a trabajadores
afiliados a los regímenes de la Seguridad Social con la contingencia de accidentes cubierta
de forma específica: Régimen General, Régimen Especial de la Minería del Carbón,
Régimen Especial Agrario (voluntario para cuenta propia), Régimen Especial del Mar,
Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (voluntario y vigente desde 2004).
El objetivo primordial es conocer las causas y circunstancias de los accidentes de trabajo,
así como la incidencia y gravedad de los mismos en determinados ámbitos, con el fin de
establecer políticas preventivas.
La información de accidentes de trabajo procede, por una parte, de la explotación mensual
que efectúa la Subdirección General de Estadísticas Sociales y Laborales de los datos
contenidos en el sistema Delt@, a partir de los documentos de gestión: parte de accidente
de trabajo con baja (PAT) y relación de accidentes de trabajo sin baja (RATSB), mediante la
cual se proporciona información provisional mensual de avance. Por otra parte, de la
explotación anual que se realiza de los documentos mencionados, así como de la relación
de altas o fallecimientos (RAF), se obtiene información exhaustiva sobre cuándo, dónde y
cómo se producen los accidentes laborales, así como las lesiones que producen, la
duración de las bajas y la causa del alta de los mismos.
El sistema de transmisión Delt@, implantado desde enero de 2003 mediante Orden
TAS/2926/2002, de 19 de noviembre, desarrolla un sistema global de comunicaciones,
tratamiento e intercambio de información, vía Internet, que permite agilizar y simplificar el
proceso de distribución de la información intercomunicando telemáticamente a todos los
intervinientes en el proceso de notificación (empresario o trabajador autónomo que
comunica los accidentes ocurridos a sus trabajadores, entidad gestora o colaboradora a
efectos de prestaciones, autoridad laboral competente de las comunidades autónomas a
sus propios efectos y Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales a efectos de inspección y
estadísticos), con garantía d e confidencialidad al contenido de los documentos transmitidos.
Otras ventajas de este sistema, además de las ya citadas, se concretan en: información
individual casi en tiempo real, posibilidad de hacer explotaciones temporales con mayor
desagregación y, fundamentalmente, un considerable ahorro de tiempo y medios, tanto
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humanos como materiales. Se hace innecesaria para la elaboración de la estadística la
grabación de los documentos y su depuración y codificación exhaustiva, en la medida en
que el sistema ya incorpora los códigos válidos e inconsistencias en la codificación, lo que
evita a su vez la necesidad de hacer imputaciones deterministas ante la falta de datos
correctamente cumplimentados.
El Sistema Delt@ proporciona a la Subdirección General de Estadísticas Sociales y
Laborales, mediante una aplicación ad hoc, los ficheros y tablas necesarios para la
obtención y difusión de la información. Dicha Subdirección proporciona a su vez a los
estudiosos interesados en el tema, los ficheros estadísticos anonimizados.
Las variables de estudio son: accidentes con y sin baja, recaídas de un accidente anterior,
gravedad, jornadas no trabajadas, duración media de las bajas. Y las variables de
clasificación: comunidad autónoma y provincia, actividad económica del centro, tamaño de
la empresa, lugar del accidente, ocupación del trabajador, situación profesional, edad, sexo,
nacionalidad, tipo de contrato, tipo de empresa, lugar del accidente, causas y circunstancias
del accidente (tipo de lugar, tipo de trabajo, actividad física específica, desviación, forma o
contacto, agentes materiales) tipo de lesión, parte del cuerpo lesionada, causa del alta.
Algunas líneas de actuación a seguir en el aprovechamiento con fines estadísticos de
los Registros Administrativos del MTAS:
La Subdirección General de Estadísticas Sociales y Laborales del MTAS se plantea como
objetivo a medio plazo incrementar la utilización de los registros administrativos; por un
lado, para ampliar y mejorar la información ya ofrecida de las estadísticas realizadas y, por
otro, para la posible revisión del contenido de las encuestas con el fin de reducir la carga a
las empresas informantes utilizando los datos contenidos en los Registros de la Seguridad
Social y que son similares a lo solicitado actualmente en los cuestionarios.
En relación a la ampliación y mejora de las estadísticas, y como ya se comentaba en la
primera parte del documento, en general hay que realizar antes una mejora, desde un
punto de vista estadístico, de los registros de partida, como en los siguientes casos que se
plantean:
Es necesario cuidar y mantener la calidad en la codificación de la variable actividad
económica según la CNAE (Clasificación Nacional de Actividades Económicas) en el
Fichero de Cuentas de Cotización, ya que es una variable fundamental para algunas de las
estadísticas elaboradas por el MTAS. Por un lado, para aquellas que utilizan el fichero
como marco y en las que la CNAE es una variable de estratificación y, por otro, para
aportar esa variable a otras estadísticas que se obtienen de otras fuentes y en las que,
mediante una variable de cruce, se podría contar con esa variable, lo que evitaría tareas de
codificación y depuración manuales. Actualmente se está trabajando en la revisión de dicha
clasificación, lo que provocará cambios importantes que habrá que tener en consideración
antes del año 2007.
Con respecto a la inclusión de nuevas variables que mejorarían sustancialmente el
aprovechamiento con fines estadísticos del Fichero de Cuentas, un ejemplo sería, para el
caso de la Estadística de Convenios Colectivos de Trabajo, la inclusión del código del
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Convenio por el que regulan sus relaciones laborales los trabajadores de esas empresas.
Esto permitiría conocer, sobre todo en los casos de trabajadores regulados por convenios
de sector, el número exacto de trabajadores afectados por cada convenio, número que en
la actualidad es estimado en cada caso por la comisión negociadora del convenio, la cual
carece de fuentes fiables para hacer esta estimación. El conocimiento del número real de
trabajadores afectados por cada convenio tiene incidencia en la cuantificación de la
cobertura real de la negociación colectiva y en el cálculo del incremento salarial medio que
se obtiene ponderando por el número de trabajadores afectados por cada convenio.
En otra línea de actuación, y en cuanto a la utilización de registros en la encuestas que se
realizan en esta unidad, se han iniciado los trabajos de revisión del contenido de la
Encuesta de Coyuntura Laboral con el fin de analizar el aprovechamiento de los datos que
ya han suministrado las empresas a la Administración de la Seguridad Social. La
explotación del registro correspondiente, en sustitución de parte de lo contenido en la
encuesta, reduciría la carga de respuesta de las empresas informantes, además de
proporcionar datos de mayor calidad.
Desde la Subdirección General de Estadística se valora positivamente la celebración de
este seminario esperando que redunde en un mayor aprovechamiento de los registros
administrativos con fines estadísticos, avanzando así en la línea de trabajo ya marcada en
el Plan Estadístico Nacional.
Asimismo, esta Subdirección, se ofrece a participar en los grupos de trabajo que se creen
sobre la materia de este seminario, con objeto de que la colaboración entre las unidades
responsables de los registros administrativos conocedoras de su contenido colaboren con
las unidades estadísticas para propiciar un eficiente aprovechamiento con fines estadísticos
de los mismos.
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