KL-AR COMPLAINT PROCEDURES ADMINISTRATIVE REGULATION

KL-AR
COMPLAINT PROCEDURES
ADMINISTRATIVE REGULATION:
Process for Resolving Complaints:
Informal Process:
1. Discuss the complaint with the individual and attempt to reach an
agreement on the resolution of the complaint.
2. If unable to resolve the complaint at the informal level, obtain a Complaint
Form, complete the information requested on the form, and submit the
complaint to the appropriate administrator as indicated below:
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Administrative Policy, Decision, or Practice – Superintendent
Americans with Disabilities Act – Director of Human Resources
Curriculum Content and Materials – Director of School Improvement
Equal Educational Opportunity – Director of Student Services or
Director of School Improvement
Equal Employment Opportunity – Director of Human Resources
School Personnel – Employee’s Immediate Supervisor
Section 504 of the Rehabilitation Act – Director of Student Services
State Elementary and Secondary Standards – Superintendent
Title VI of the Civil Rights Act of 1964 – Director of Human Resources
Title VII of the Civil Rights Act of 1964 – Director of Human Resources
Title IX of the Education Amendments of 1972 – Director of Human
Resources
Formal Written Process:
1. Written Complaint
Within 30 days of the incident, the complainant shall notify the appropriate
administrator in writing using the District’s Complaint Form. If the incident involves
an action by the Superintendent or the Board, then the complaint shall be
submitted to both the Superintendent and the Director of Personnel Services.
The complaint shall state in detail the time, date, location, and specifics of the
incident. The complaint shall state whether the complainant discussed the
incident with the person or persons who allegedly committed the act in order to
resolve the complaint by mutual agreement. 1
2. Acknowledgment
Within 10 days of receiving the written complaint, the administrator shall send a
written acknowledgment of the receipt of the written complaint.
1
Federal guidance does not allow the district to require this step for sexual harassment
complaints.
3. Investigation
Upon receipt of the written complaint, the administrator or his/her designee, shall
investigate the complaint by reviewing the written complaint and interviewing
the complainant, accused and all witnesses to the incident.
4. Findings
Within 30 days of receipt of the written complaint, the administrator or his/her
designee, shall make written findings concerning the incident and shall
specifically state whether substantial evidence exists to support the allegation. If
the administrator or his/her designee finds that substantial evidence exists, then
the administrator shall make recommendations to the Superintendent for action.
The written findings will be submitted to the Superintendent.
5. Action by the Superintendent
Within 20 days after reviewing the written findings, the Superintendent shall
decide that:
a.
No substantial evidence exists and no further action will be taken;
or
b.
The complaint is valid and specific remedial action will be taken.
The superintendent shall provide copies of the written findings and of his decision
to the complainant.
Appeal:
1.
Appeal Notice
A complainant who is dissatisfied with the Superintendent’s decision may apply in
writing for a hearing before the Board. The application for a hearing shall be
made within 10 days of issuance of the Superintendent’s decision.
2.
Party Notification
Within 10 days of receipt of the written request for hearing, the Superintendent, or
Superintendent’s designee, shall set a time and place for a hearing and inform
the complainant of the time, place, and procedure for a hearing. Such hearing
shall be set between 5 and 10 days of the notification of the hearing.
3.
Hearing Procedure
The hearing shall be informal and presided over by the Board Chair or the Board
Chair’s designee. The complainant shall have the right to be present and
represented by counsel or other person. The accused and the administrator, or
the person designated to conduct the investigation, shall be present. All persons
present shall have an opportunity to present evidence and hear evidence. Strict
rules of evidence shall not be followed but the Superintendent or his/her designee
may act reasonably to control the conduct of the hearing. The hearing need not
be recorded. An interpreter shall be provided where the student or the student’s
parent(s) or guardian cannot understand the spoken English language.
4.
Written Findings
Within 15 days of the hearing, the Board Chair shall issue a written decision
including the specific finding of whether substantial evidence exists. If no
substantial evidence is found, then no further action will be taken. If substantial
evidence is found, then the Board Chair or designee shall, in writing, state what
action shall be taken. The decision of the Board shall be final subject to any rights
the complainant may have under Oregon or federal law to further appeal the
decision.
If a complaint alleges a violation of state standards or a violation of other
statutory or administrative rule that the State Superintendent of Public Instruction
has appeal responsibilities, and is not resolved at the local level, the district will
supply the complainant with appropriate information in order to file a direct
appeal to the State Superintendent as outlined in Oregon Administrative Rules
(OAR) 581-022-1940.
January 2016
KL-AR
PROCEDIMIENTO PARA PRESENTAR UNA QUEJA
REGULACIÓN ADMINISTRATIVA:
Proceso para Resolver Quejas:
Proceso Informal:
1. Plantear la queja con el individuo e intento de llegar a un acuerdo en la
resolución de la queja.
2. Si no pudo resolver la queja al nivel informal, obtenga un Formulario para
Presentar una Queja, complete la información solicitada en el formulario, y
presente la queja al administrador apropiado como se indica abajo:
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Póliza Administrativa, Decisión o Practica – Superintendente
Ley de Americanos con Discapacidades – Director de Servicios al
Personal
Contenido y Material de Currículo – Director de Mejoramiento de
Escuelas
Oportunidad de Igualdad Educacional –Director de Servicios a
Estudiantes o Director de Mejoramiento de Escuelas
Oportunidad de Igualdad de Empleo – Director de Servicios al
Personal
Personal Escolar – Supervisor Inmediato del Empleado
Sección 504 de la Ley de Rehabilitación – Director de Servicios a
Estudiantes
Estándares Estatales de Primarios y Secundarios – Superintendente
Título VI de la Ley de Derechos Civiles de 1964 – Director de Servicios
al Personal
Título VII de la Ley de Derechos Civiles de 1964 – Director de Servicios
al Personal
Título IX de la Enmienda Educacional de1972 – Director de Servicios al
Personal
Proceso Formal por Escrito:
1. Queja por Escrito.
Dentro de los 30 días del incidente, el reclamante debe notificar al administrador
apropiado por escrito usando el Formulario para Presntar Quejas del distrito. Si el
incidente involucra una acción del Superintendente o la Mesa Directiva,
entonces la queja debe ser sometida a ambos el Superintendente y el Director
de Servicios al Personal.
La queja debe declarar en detalle el tiempo, fecha, lugar y detalles específicos
del incidente. La queja debe declarar si el reclamante discutió el incidente con
la persona o personas quienes presuntamente cometieron el acto para poder
resolver la queja en mutuo acuerdo. 1
2. Acuse de Recibo
Dentro de los 10 días de haber recibido la queja por escrito, el administrador
debe enviar un acuse de haber recibido por escrito una queja escrita.
3. Investigación
Al recibir la queja por escrito, el administrador o su encargado, debe investigar la
queja al revisar la queja por escrito y entrevistar al reclamante, al acusado y a
todos los testigos del incidente.
4. Resultados
Dentro de los 30 días de haber recibido la queja por escrito, el administrador o su
encargado, debe escribir los resultados relacionados al incidente y deben
declarar específicamente si existe evidencia considerable para apoyar la
acusación. Si el administrador o su encargado encuentran que existe evidencia
sustancial, entonces el administrador debe hacer las recomendaciones de
acción al Superintendente. Los resultados deben someterse por escrito al
Superintendente.
5. Acción del Superintendente
Dentro de los 20 días siguientes a la revisión de los resultados por escrito, el
Superintendente debe decidir que:
a.
No existe evidencia considerable y no se tomará una acción
adicional; o
b.
La queja es válida y se tomarán medidas correctivas específicas.
El Superintendente debe proveer copias por escrito de los resultados y de su
decisión al reclamante.
Apelación:
1.
Aviso de Apelación
Un reclamante quien no este satisfecho con la decisión del Superintendente
puede solicitar por escrito una audiencia ante la Mesa Directiva. La solicitud
para una audiencia debe hacerse dentro de los 10 días de la emisión de la
decisión del Superintendente.
1
La guía federal no permite que el distrito requiera este paso para las quejas de acoso sexual.
2.
Notificación de las partes
Dentro de los 10 días de haber recibido la petición escrita para una audiencia, el
Superintendente, o un encargado del Superintendente, debe fijar un lugar y hora
para la audiencia e informar al reclamante del lugar y la hora, y el
procedimiento de la audiencia. Dicha audiencia debe ser fijada dentro de los 5
a 10 días a la notificación de la audiencia.
3.
Procedimiento de la Audiencia
La audiencia debe ser informal y presidida por el Presidente de la Mesa Directiva
o la persona nombrada por el Presidente. El reclamante tiene el derecho a estar
presente y representado por un licenciado u otra persona. El acusado y el
administrador, o la persona designada para conducir la investigación, deben
estar presentes. Todas las personas presentes deben tener la oportunidad de
presentar evidencia y escuchar la evidencia.
No se deben seguir reglas de evidencia estrictas pero el Superintendente o su
designado puede actuar razonablemente para controlar la conducta de la
audiencia. La audiencia puede no necesitar ser grabada. Un intérprete debe
proveerse cuando el estudiante o los padres o guardián del estudiante no
puedan comprender el idioma inglés hablado.
4.
Resultados por Escrito
Dentro de los 15 días de la audiencia, el Presidente de la Mesa Directiva emitirá
una decisión por escrito incluyendo los resultados específicos de si existe
evidencia sustancial. Si no se encuentra evidencia sustancial, entonces no se
tomará ninguna otra medida. Si se encuentra evidencia sustancial, entonces el
Presidente de la Mesa Directiva o su designado deben, por escrito, declarar cual
medida deber ser tomada. La decisión de la Mesa Directiva será final sujeta a
cualquier derecho que el reclamante pueda tener bajo la ley federal o de
Oregón de apelar la decisión posteriormente.
Diciembre 1998