recomendaciones para el desarrollo

VIDEOCONFERENCIA
RECOMENDACIONES PARA EL DESARROLLO
DE UNA VIDEOCONFERENCIA
www.inacap.cl/videoconferencia
Gerencia de Sistemas y Tecnologías 2012
A continuación se presenta un listado de sugerencias a tener en cuenta durante
el desarrollo de la videoconferencia y algunas estrategias útiles para mantener
la atención de los participantes.
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Recomendaciones generales
Llegar 20 minutos antes del comienzo de la videoconferencia,
familiarizarse con el equipo y las cámaras. Puede planificar o ensayar
antes de comenzar.
Las siguientes recomendaciones no deberían tomar más de cinco minutos en total y
permitirán comprobar que todo está en orden, incluida imagen y audio, antes de comenzar
su exposición.
Presentarse y saludar a los asistentes. Este hecho facilita a los
participantes remotos sentirse menos ajenos a lo que sucede en el
lugar de origen de la videoconferencia, principalmente cuando el orador
está acompañado de participantes presenciales.
Mencionar quienes están participando de la videoconferencia –local y remota-, nombrar
sedes y cargos de los participantes (docentes, jefes de carrera, directores académicos,
etc.).
Explicitar algunas pautas generales de la videoconferencia, por ejemplo:
Cuando se desee realizar una intervención, debe encender el micrófono y señalar
la sede en que se encuentra y su nombre, para que los demás participantes puedan
identificarlo.
Los micrófonos deben permanecer apagados mientras no se encuentren en uso.
Comentar si existirá un un intermedio o café y el horario de éste.
Presentar el tema de la videoconferencia y resumir el objetivo de la sesión.
Si la videoconferencia está siendo grabada, informe a los participantes que podrán
revisarla posteriormente en la Biblioteca de Videoconferencia, disponible en:
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Recomendaciones a nivel oral (audio)
Hablar claro, en el tono habitual y sin levantar la voz. Intentar mantener
un volumen constante.
Realizar a menudo pausas, durante su exposición.
Evitar conversaciones locales o mover papeles cerca del micrófono, ya que esto puede
interferir con el audio de la sesión y/o distraer a los participantes.
Si existe disponibilidad de un micrófono de solapa, usted podrá moverse en la sala. De
lo contrario, deberá permanecer sentado frente al micrófono para ser escuchado.
Hacer saber a los participantes cuando ha terminado su intervención y se está esperando
alguna réplica.
A la hora de invitar a los participantes a hacer preguntas, es aconsejable dirigirlas a una
sede o persona en concreto para evitar confusiones. De lo contrario, es probable que no
conteste nadie o que más de una persona intente contestar a la vez.
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Recomendaciones a nivel visual
Mantener una postura que le permita expresarse con soltura, pero evitando los
movimientos bruscos ya que las imágenes podrían sufrir un cierto retraso y los
movimientos verse más lentos de lo habitual. Es recomendable que el orador esté
sentado, con una mesa delante.
Debido a la exposición visual, se debe focalizar la atención en los interlocutores:
Si todo el auditorio es remoto, usted debe mirar directamente a la
cámara; de este modo, los participantes sentirán que usted se está
dirigiendo a cada uno de ellos.
Si el auditorio está compuesto de participantes locales y remotos, usted
debe alternar la mirada entre los asistentes presenciales y la cámara.
No mirar a la cámara aísla al participante remoto de la comunicación.
Evitar focos de movimiento o distracción al interior de la sala de videoconferencia.
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Evite utilizar presentaciones de power point u otros archivos
con letras pequeñas y textos extensos, que impidan una fácil
lectura. Para ver en detalle las características de los archivos
que desea proyectar (tipo y tamaño de letra, fondo, entre otros),
puede revisar el Manual del Sistema de Videoconferencia
en: www.inacap.cl/videoconferencia
Es recomendable que los materiales de apoyo que utilice en la videoconferencia, sean
enviados con antelación a los participantes.
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Recomendaciones para mantener la atención
de los participantes
Dar la bienvenida e involucrar a los participantes desde el inicio,
proporcionar la información importante en conceptos breves, alternando
con pausas, preguntas, debates y repasos.
Se sugiere dividir las intervenciones en bloques temáticos en los que la exposición no
supere los 30 a 45 minutos y la duración total de la sesión no supere los 90 minutos.
Transcurridos 45 minutos, puede hacer un receso de 10 minutos.
Se recomienda no hablar más de 10 a 15 minutos sin que exista la intervención de otros
interlocutores.
Observar a los participantes, estar atentos a su lenguaje corporal para detectar signos
de interés o aburrimiento.
Es importante mantener contacto visual con los participantes y usar diferentes medios
para atraer su atención: diapositivas, power point, videos, etc.
Intentar involucrar a toda la audiencia, dirigiendo preguntas a las distintas sedes
participantes y retomando lo expuesto por ellos.
Es importante dejar unos minutos finales para resumir lo tratado en la videoconferencia
y los logros obtenidos.
Para conocer más sobre los diferentes usos de la videoconferencia, puede revisar el Manual
del Sistema de Videoconferencia que se encuentra en: www.inacap.cl/videoconferencia
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