Plantilla ES Solid Rock IT

Manual Usuario
Open Conference System
(OCS 2.1.0.1)
Título: Manual usuario OCS
Autor: Solid Rock IT
Código:
Versión: 1.0
Fecha: 30-06-2009
Manual usuario PKP: OCS
Open Conference System
2
Índice
1- Vista General...................................................................................................................................4
1.1 - Características de OCS............................................................................................................4
1.2 - Roles de usuario dentro de OCS..............................................................................................5
1.3 - Flujo de trabajo OCS...............................................................................................................7
1.4 - Flujo de trabajo simplificado...................................................................................................8
1.5 - Vista rápida de OCS................................................................................................................9
2- Consejos de navegación................................................................................................................12
3- Gestor de Eventos.........................................................................................................................13
3.1 - Flujo gestión de usuarios.......................................................................................................15
3.2 - Aspectos clave de Gestión General del Gestor de Eventos...................................................16
3.2.1 - Gestión del sitio web.....................................................................................................16
3.2.2 - Conferencias/congresos programados...........................................................................17
3.2.3 - Anuncios........................................................................................................................17
3.2.4 - Plantillas de correo........................................................................................................17
3.2.5 - Herramientas para la lectura.........................................................................................18
3.2.6 - Ficheros examinados.....................................................................................................19
3.2.7 - Idiomas..........................................................................................................................19
3.2.8 - Logs del evento .............................................................................................................19
3.2.9 - Plugin del sistema..........................................................................................................19
3.2.10 - Usuarios.......................................................................................................................20
3.2.11 - Roles -> Gestores de Evento........................................................................................20
3.3 - Aspectos clave de la administración de cada evento, conferencia o congreso......................21
3.3.1 - Puesta en marcha...........................................................................................................21
3.3.2 - Calendario de la Conferencia/Congreso........................................................................22
3.3.3 - Secciones de la conferencias..........................................................................................22
3.3.4 - Equipo organizador........................................................................................................22
3.3.5 - Programa .......................................................................................................................22
3.3.6 - Importar/Exportar datos.................................................................................................23
3.3.7 - Estadísticas e informes..................................................................................................23
3.3.8 - Inscripción.....................................................................................................................23
3.3.9 - Planificador de recursos.................................................................................................24
3.3.10 - Formas de pago............................................................................................................24
3.3.11 - Alojamiento..................................................................................................................24
3.3.12 - Roles............................................................................................................................25
4- Director o Director de Evento.......................................................................................................26
5- Director de Sección.......................................................................................................................29
6- Revisor o Recensor.......................................................................................................................30
7- Autores..........................................................................................................................................32
8- Lectores.........................................................................................................................................34
9- Participantes..................................................................................................................................35
10- Preguntas frecuentes....................................................................................................................36
11- Glosario.......................................................................................................................................38
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3
Este manual ha sido realizado por Solid Rock IT a petición de la Vicegerencia de
las TIC de la UPV/EHU.
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1- Vista General
1.1 -
Características de OCS
Está diseñado para ahorrar tiempo y esfuerzo en las tareas relacionadas con la
organización de eventos, conferencias o congresos.
OCS mejora la gestión de las conferencias en base a políticas más transparentes de
acceso, e-mails con notificaciones automatizadas, gestión de usuarios, indexacíón, etc ...
OCS permite:
1. Crear un sitio Web de eventos, conferencias o congresos
2. Gestionar conferencias que ocurran más de una vez en el tiempo
3. Componer y enviar un “call for papers” para promover la recepción de trabajos por
parte de los autores
4. Aceptar electrónicamente trabajos, documentos y originales
5. Permitir editar su trabajo a los autores que lo enviaron
6. Revisar dichos trabajos
7. Programar en el tiempo un evento, conferencia o congreso
8. Poder buscar dichos trabajos una vez acabada la conferencias
9. Publicar juegos de datos originales
10. Registrar participantes y sus pagos
11. Integrar discusiones realizadas tras acabar el evento, conferencia o congreso
12. Utilizar plantillas prediseñadas para el envío de e-mails
13. Soporta múltiples lenguajes
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1.2 •
Roles de usuario dentro de OCS
Admin: este rol lo ejercerá CIDIR y se encargará de la instalación y
configuración inicial de OCS. El CIDIR generará las diferentes Conferencias Raíz
dentro de OCS. La descripción de este rol queda fuera de este manual de usuario.
•
Gestor de Eventos: configura los eventos o conferencias a realizar dentro de
cada conferencia raíz. Es responsable de las cuentas del resto de usuarios y del
aspecto de todos los eventos, conferencias o congresos que residan dentro de
cada conferencia raíz. El Gestor de Eventos es también responsable del registro
de los participantes en el evento, conferencia o congreso.
•
Director o Director de Evento: gestiona la recepción de trabajos de los
autores, asigna trabajos a Directores de Sección o Recensores, así como la
publicación del trabajo dentro del evento, conferencia o congreso. También puede
decidir aceptar o no los trabajos y enviar e-mails a los usuarios del
evento,
conferencia o congreso.
•
Director de Sección: responsable de gestionar los trabajos de los autores
recibidos para su clasificación en secciones (categorías, etc.), supervisa el proceso
de revisión y edición, y decide aceptar o no los trabajos para el evento o
conferencia.
•
Revisores o Recensores: anotan recomendaciones sobre los trabajos
recibidos para su inclusión o no en el evento, conferencia o congreso. El Director
de Evento o Director de Sección determinará si incluir o no el trabajo en el evento,
conferencia o congreso.
•
Autores: envían su propuesta de trabajos al evento, conferencia o congreso
y participan en el proceso de revisado y supervisión.
•
Lectores: usuarios que pueden registrarse para leer el temario y procesos del
evento. Algunos eventos, conferencias o congresos pueden no requerir registrarse
para ello.
•
Participantes: personas que se registran para asistir físicamente al evento o
conferencia. El registro es gestionado por el Gestor de Eventos.
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1.3 -
Flujo de trabajo OCS
Un usuario puede asumir diferentes roles a la vez, por ejemplo Gestor de Eventos de la
conferencia raíz y Director de Evento de un evento, conferencia o congreso determinado
de la conferencia raíz.
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1.4 -
Flujo de trabajo simplificado
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1.5 -
Vista rápida de OCS
Gracias al CIDIR dispondremos de una Conferencia Raíz multilingüe donde el Gestor de
Eventos podrá configurar y gestionar los diferentes eventos, conferencias o congresos.
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En el siguiente ejemplo, dentro de la Conferencia Raíz “Mosca Ibérica” un usuario
validado podría tener uno o más eventos, conferencias o congresos programados en
diferentes fechas.
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Si elegimos el enlace de la conferencia, evento o congreso veremos su contenido .
Si por el contrario hubiéramos elegido el enlace del rol Recensor o Revisor tendríamos
acceso a diferentes opciones dentro de ese evento, conferencia o congreso.
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2- Consejos de navegación
Es muy fácil perderse dentro de la navegación en OCS, siguiendo estos sencillos trucos
podremos situarnos más fácilmente:
•
Validación: al validar con usuario/contraseña nos aparecerá un menú
personalizado en base al rol que ocupemos dentro del sistema OCS de la
UPV/EHU.
En el ejemplo, el usuario es Gestor de Evento de toda la Conferencia Raíz y de los
uno o mas eventos, conferencias o congresos que existan dentro de ella. Sin
embargo, este mismo usuario es Autor pero solo dentro de la “Conferencia de la
Mosca Ibérica de Junio de 2009”.
•
Roles: dentro de cada evento, conferencia o congreso tendremos acceso a
diferentes opciones en función del rol que elijamos en cada momento. En el caso
inmediatamente anterior tendríamos opciones de trabajo diferentes si
seleccionamos “Gestor del Evento” o “Autor”.
•
Volver a menú principal: es muy sencillo pulsando sobre “Usuario” en la barra de
menú superior.
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3- Gestor de Eventos
El usuario/contraseña que da acceso a este rol será creado por el CIDIR. En caso de no
disponer de ella contactar con el CIDIR.
El Gestor de Eventos configura los diferentes eventos, conferencias o congresos a
realizar dentro de cada conferencia raíz; es responsable de las cuentas de usuarios y el
aspecto de los eventos, conferencias o congresos que residan en esa conferencia raíz.
Así pues, una vez que accedemos con este perfil disponemos de 2 tipos de opciones:
1. Una Gestión General donde se realizará el alta, programación y gestión de la
apariencia de todos los eventos, conferencias o congresos que cuelgan de la
conferencia raíz.
La Gestión del sitio web consta de 6 pasos, es el apartado más complejo y donde
se configura la mayor parte de la apariencia de un evento, conferencia o congreso.
Además, se pueden gestionar todos los usuarios de la conferencia raíz y los
usuarios con rol Gestor de Eventos en particular.
2. Una Gestión Particular de cada evento, conferencia o congreso activo (por
ejemplo, la Conferencia Mosca Ibérica Junio de 2009 y por otro lado la de Julio de
2009). Gestionaremos el programa, secciones, equipo organizador, inscripciones,
fechas para la recepción de trabajos en el Call for Papers y revisiones ... en cada
evento, conferencia o congreso que cuelga de la conferencia raíz.
Para acceder a las opciones del Gestor de Eventos seleccionar “Gestor del Evento”. A
continuación, mostramos las opciones del Gestor de Eventos comentado para facilitar una
mejor compresión global, sobre la gran cantidad y complejidad de tareas que realiza el
Gestor de Eventos. En la parte izquierda se encuentran las opciones y en la derecha los
comentarios.
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3.1 -
Flujo gestión de usuarios
Como paso previo a la explicación de las opciones del Gestor de Eventos debemos
explicar la gestión de usuarios. En el gráfico a continuación explicamos como se debe
realizar la gestión de usuarios en OCS desde diferentes opciones y en cada uno de ellos
con diferente perspectiva.
Observar como los usuarios (autores, revisores, lectores y participantes) pueden gestionar
automáticamente sus altas al interesarse por un evento, conferencia o congreso. Para los
Lectores y Participantes es necesario que el Gestor de Eventos haya configurado el
evento, conferencia o congreso prestando atención a los “Tipos de registros” en
“Inscripción” y a las fechas del “Calendario de la Conferencia/congreso”. Para Autores y
Revisores ver fechas del “Calendario de la Conferencia/congreso” y “Puesta en marcha”.
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3.2 -
Aspectos clave de Gestión General del Gestor de Eventos
Muy importante: La conferencia raíz tendrán un idioma principal o por defecto y puede
que soporte otros idiomas. Para aquellos eventos, conferencias o congresos que
queramos sean multilingües, primero debemos rellenar todos los formularios en el idioma
principal o por defecto de la conferencia raíz. Después, en los formularios donde aparezca
el desplegable de la imagen, elegimos el idioma secundario y rellenamos de nuevo el
formulario. Deberemos rellenar todos los formularios tantas veces como idiomas
queramos tener disponibles.
Los participantes de estos eventos o conferencias al conectarse y en función del idioma
que elijan se les mostrará la descripción de comentarios, recomendaciones, políticas de
acceso, copyrigth ... relativos al evento o conferencia en el idioma correspondiente.
3.2.1 -
Gestión del sitio web
Si seleccionamos “Gestión del sitio web” en 6 sencillos pasos podremos configurar el
aspecto general de todos los eventos, conferencias o congresos pertenecientes a nuestra
conferencia raíz.
La mayoría de las pantallas de los 6 pasos que debemos realizar para configurar la
conferencia raíz se explican por si mismas pero en este apartado prestamos especial
atención a puntos clave:
•
Paso 1 “Acerca de esta Conferencia/Congreso”: descripción del evento,
conferencia o congreso, contacto principal, nota sobre el copyright, etc.
Prestar especial atención al punto 1.5 donde se define la política de acceso a de
los eventos, conferencias o congresos con usuarios registrados o no, poder realizar
comentarios o no una vez celebrados y archivados ...
•
Paso 2 “Contenidos adicionales de esta Web”: contenido de la página de inicio,
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información sobre el usuario y anuncios
En el paso 2.1 se configura la redirección de usuarios para que accedan
directamente al evento, conferencia o congreso programada en caso de que dentro
de la conferencia raíz exista solo un único evento, conferencia o congreso
En el el paso 2.5 se controla el acceso a las presentaciones (trabajos de autores
aprobados y publicados).
•
Paso 3 “Cabeceras, Pies, Listas y Barra de Navegación”: títulos, logos, cabeceras,
pies, etc.
•
Paso 4 “Estilo de los eventos o conferencias”: hoja de estilos y temas para la
conferencia raíz. Los eventos, conferencias o congresos heredarán el estilo de la
conferencia raíz.
•
Paso 5 “Control de accesos (logs)”: si se guarda o no registro de los envíos de
documentos, e-mails y accesos a los eventos, conferencias o congresos.
•
Paso 6 “Conferencia/Congreso Indizado”: palabras clave para indexar el evento ,
conferencia o congreso y sea posible buscarlo más fácilmente
Con respecto al paso 6.2 esta acción será realizada por el CIDIR.
3.2.2 -
Conferencias/congresos programados
Se crean y borran además de definir el orden de visualización. Es imprescindible crear un
evento, conferencia o congreso desde aquí para que aparezca en la web del sistema
OCS.
3.2.3 -
Anuncios
Podemos incluir patrocinadores y anuncios de estos en nuestros eventos o conferencias.
3.2.4 -
Plantillas de correo
Una lista predefinida de plantillas de e-mail con mensajes predefinidos que podemos
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personalizar. Los e-mails serán enviados a los Revisores, Autores, Directores del Evento,
Directores de Sección ... para confirmar la correcta realización o no de diferentes acciones
y estados (trabajo cargado, en espera, revisado o rechazado, pago realizado ...)
Se pueden modificar las plantillas para diferentes idiomas al inglés pero teniendo en
cuidado en no borrar las variables tipo {$userFullName}, {$conferenceName}, ... que se
sustituirán por el nombre de usuario, nombre de conferencia ...
3.2.5 -
Herramientas para la lectura
Permite a los Lectores de los trabajos publicados (presentaciones) en los eventos,
conferencias o congresos disponer de un contexto que facilite la interpretación, evaluación
y utilización de los trabajos a leer. El Gestor de Eventos permite activar estas
herramientas así como seleccionar diferentes funcionalidades.
En la imagen podemos observar como dentro de un trabajo publicado o presentación
aparecerán a la derecha las “Herramientas de Lectura” donde “Acerca del Autor”, “Como
Citar el artículo”, etc son herramientas que nos facilitan obtener información de la
presentación y su utilización.
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El enlace “Mosca ibérica” es un contexto creado que permite a los Lectores disponer de
búsquedas predefinidas entorno al tema que nos ocupa.
3.2.6 -
Ficheros examinados
Usar con precaución ya que se trata de una funcionalidad avanzada que permite
manipular directamente los ficheros y directorios asociados con cada evento o
conferencia. Si se borra un fichero desde esta opción no se borrará en la base de datos y
se creara una inconsistencia de datos.
3.2.7 -
Idiomas
Idiomas principal y secundarios soportados en la conferencia raíz y por consiguiente en
los eventos, conferencias o congresos que cuelguen de ella.
3.2.8 -
Logs del evento
Permite ver cambios realizados en la configuración de eventos, conferencias o congresos.
3.2.9 -
Plugin del sistema
Programas que añaden funcionalidad extra y que algunos dependiendo de su naturaleza
podremos configurar desde aquí. Normalmente estos programas serán instalados en el
sistema OCS por el CIDIR y el Gestor de Eventos decide si utilizarlos o no.
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3.2.10 -
Usuarios
Apartado para la gestión de usuarios y específicamente para el rol Gestor de Eventos
Gestión de todos los usuarios de la conferencia raíz donde podremos crear nuevos
usuarios, fusionar usuarios y reutilizar usuarios del sitio para asignarle el rol de Gestor de
Eventos. Los usuarios nuevos que creamos en este apartado se crearán sin rol o con el
rol Gestor de Eventos. En este apartado no se configuran los roles (Director, Director
de Sección, Autor, etc..) de acceso a cada evento, conferencia o congreso. Esto se
realiza en el apartado “Roles” de cada evento, conferencia o congreso.
En “Usuarios Registrados” podemos gestionar todos los usuarios registrados en la
conferencia raíz. Podremos enviarles e-mails, editarlos, borrarlo o deshabilitarlo
temporalmente. Además, se permite al Gestor de Eventos acceder a la aplicación con
usuarios de diferentes roles para poder ver “in situ” si el evento, conferencia o congreso
que acaba de configurar se visionará correctamente cuando los usuarios se conecten con
ese rol específico.
En “Registrar un usuario de este sitio en esta conferencia” podemos acceder a todos los
usuarios del sistema OCS de la UPV/EHU. Es decir, usuarios de otras conferencias raíz
y asignarle un rol de “Gestor de Eventos” en nuestra conferencia raíz.
En “Crear nuevo Usuario” podemos crear nuevos usuarios y asignarles un rol Gestor de
Eventos o no asignarles rol ninguno.
En “Fusionar usuarios” podemos fusionar dos usuarios de cualquier rol en uno solo.
3.2.11 -
Roles -> Gestores de Evento
Sirve para gestionar los usuarios con rol Gestor de Eventos tareas como enviar e-mails,
deshabilitar usuario, modificarlo y acceder como un usuario Gestor de Eventos
determinado.
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3.3 -
Aspectos clave de la administración de cada evento, conferencia
o congreso
Muy importante: La conferencia raíz tendrán un idioma principal o por defecto y puede
que soporte otros idiomas. Para aquellos eventos, conferencias o congresos que
queramos sean multilingües, primero debemos rellenar todos los formularios en el idioma
principal o por defecto de la conferencia raíz. Después, en los formularios donde aparezca
el desplegable de la imagen, elegimos el idioma secundario y rellenamos de nuevo el
formulario. Deberemos rellenar todos los formularios tantas veces como idiomas
queramos tener disponibles.
Los participantes de estos eventos o conferencias al conectarse y en función del idioma
que elijan se les mostrará la descripción de comentarios, recomendaciones, políticas de
acceso, copyrigth ... relativos al evento o conferencia en el idioma correspondiente.
3.3.1 -
Puesta en marcha
1 - “Detalles”: descripción, localización, contactos, e-mails y patrocinadores.
2 – “Presentaciones”: configuración del proceso de envío de los trabajos de los autores o
“Call for Papers”, tipos de trabajos, solicitud de originales, instrucciones para autores,
indexación e identificación.
Es muy recomendable rellenar el paso 2.4 de indexación para que los contenidos
de nuestra conferencia pueda ser buscados más fácilmente y tengamos más éxito
y posibilidades de difusión.
3 – “Evaluación”, revisión o recensión: políticas respecto al proceso de recensión o
revisión, instrucciones para autores y acceso.
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3.3.2 -
Calendario de la Conferencia/Congreso
Se configuran:
•
Fechas de inicio y final del evento, conferencia o congreso
•
Cuando se mostrará la conferencia en la web y cuando se archivará.
•
Fechas para que los autores se registren y envíen sus trabajos o Call for Papers.
No aparecerá el enlace “Call for Papers” en el el evento, conferencia o congreso
hasta que no se programe una fecha acorde.
•
Fechas para que los revisores se registren
•
Fechas en las que los trabajos (presentaciones) serán mostrados en la web
3.3.3 -
Secciones de la conferencias
El objetivo es clasificar por temáticas o secciones diferentes aspectos de un evento,
conferencia o congreso. Por ejemplo dentro de la conferencia “Mosca Ibérica” podría
haber secciones para recoger trabajos de autores tales como: General, Patologías
asociadas a la Mosca Ibérica, Perfil de población de la Mosca Ibérica, etc ...
3.3.4 -
Equipo organizador
En función de las personas y roles creados el propio sistema nos propone un equipo
“Comité Organizador” o sino podemos configurar nuestro propio equipo creando un
nombre de equipo y asignando personas al mismo.
3.3.5 -
Programa
Cuando el programa de la Conferencia/Congreso esté listo para los usuarios, se debe
depositar aquí o introducirlos como texto plano.
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3.3.6 -
Importar/Exportar datos
Posibilidad de importar y exportar usuarios, trabajos, metadatos para indexado de trabajos
e incluso eventos, conferencias o congresos.
3.3.7 -
Estadísticas e informes
Estadísticas sobre trabajos recibidos y aprobados o en proceso de revisión,
participantes ... Se pueden generar informes en formato .csv para su uso en hojas de
cálculo.
3.3.8 -
Inscripción
Es necesario definir un “Tipos de Inscripción” y permitir que los usuarios se inscriban
automáticamente desde la web. Inscribirse supone que el usuario participará y asistirá a la
conferencia física o virtualmente. Si una conferencia está publicada y abierta a
inscripciones, se pueden gestionar las inscripciones desde 3 áreas, “Inscripción” , “Tipos
de inscripción” y “Políticas sobre la inscripción”.
•
“Inscripción” : muestra los usuarios inscritos individualmente. Para gestionar el
pago seleccionar “Editar”. Además,
podemos realizar inscripción manual de
usuarios existentes pero si y solo si previamente hemos definido los “Tipos de
Inscripción”.
•
“Tipos de inscripción”: podemos definir en “crear un nuevo tipo de inscripción”
inscripciones con diferentes precios o fechas para Inscripciones preliminares,
Estudiantes, Doctores, etc ... El acceso a la conferencia puede ser online, físico
(presencial) o físico (presencial) y online.
•
“Políticas sobre la inscripción”:
se define la persona encargada de las
inscripciones. Además, en caso de que el CIDIR así lo haya configurado, se
permiten opciones avanzadas sobre el envío automático de e-mails antes del cierre
del periodo de inscripciones, envío de contenidos por e-mail a lectores si la
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conferencia es declarada “Open Access” o inclusión de texto explicativo para
cuando la conferencia sea archivada.
3.3.9 -
Planificador de recursos
Se definen edificios y salas para los eventos, conferencias o congresos.
También podemos definir en qué salas y a qué hora se realizarán las presentaciones
(trabajos de los autores, revisados, aceptados y publicados en la web) programadas. Las
presentaciones programadas confieren un mayor atractivo al evento, conferencia o
congreso para que los Participantes se registren.
3.3.10 -
Formas de pago
Pago electrónico (PayPal) o manual. Los pagos manuales deben ser verificados desde la
opción “Inscripción” y “Editar” de cada evento, conferencia o congreso. En un futuro OCS
podría integrarse con la plataforma electrónica de pago MiPago del Gobierno Vasco.
3.3.11 -
Alojamiento
Información sobre dónde alojarse, transporte público y logística relacionado con el evento,
conferencia o congreso.
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3.3.12 -
Roles
Gestión, altas, bajas y modificaciones, de los usuarios (Director de Evento, Director de
Sección, Revisor, Autor, Lector y los Participante) del evento, conferencia o congreso.
Además, se permite al Gestor de Eventos acceder a la aplicación con diferentes roles
para poder ver “in situ” si el evento, conferencia o congreso que acaba de configurar se
visionará correctamente cuando los usuarios se conecten con su rol específico.
Los enlaces de Director de Evento, Director de Sección, Revisor, Autor y Lector
muestran los usuarios que cumplen este rol dentro del evento, conferencia o congreso.
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4- Director o Director de Evento
Los usuarios que desenpeñan este rol son creados por el Gestor de Eventos.
Dentro del Director de Evento disponemos de 5 opciones:
•
•
1 - “Sin asignar”: veremos trabajos enviados por autores al evento, conferencia o
congreso. Pulsando sobre el título del trabajo podremos ver el contenido del
trabajo. Tenemos dos opciones:
•
1) Asignar el trabajo a nosotros mismos o a un Director de Sección al
seleccionar sobre “Director de Sección”. Nos aparecerá una pantalla para
enviar un e-mail de notificación para el Director de Sección previamente
seleccionado y el trabajo se le será asignado automáticamente.
•
2)”Archivar el envío” o descartar el trabajo por no ajustarse a la temática de
la conferencia u otras razones. Se envía un e-mail al autor.
2 - “En Recensión”: el trabajo recién asignado en el apartado “Sin asignar”
aparecerá ahora en este apartado. Desde aquí seleccionamos título del trabajo. A
continuación, asignaremos un revisor a este trabajo en “Recensión de Trabajo”.
OJO que tras seleccionar “Seleccionar el recensor”, en pantallas pequeñas, por un
fallo en el diseño de la aplicación en la tabla del apartado Revisor, hay que situarse
sobre la tabla y dar al tabulador para mostrar la opción de “Asigne”. Finalmente
pulsamos en el icono de envío de e-mail para notificárselo al Recensor o Revisor
seleccionado.
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Cuando el revisor asignado facilite su recomendación sobre el trabajo, el Director
de Evento o Director de Sección recibirá un e-mail y deberá decidir en “Director
que toma de decisiones” si acepta el trabajo del autor o no y “Guardar la Decisión”.
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En un momento dado un Director de Evento o un Director de Sección podría
aceptar un trabajo directamente sin pasar por la recomendación del Revisor.
Una vez aceptado el trabajo debemos publicarlo en el evento, conferencia
congreso. Tenemos dos opciones:
o
1. Hacerlo directamente desde la sección “Completar” .
2. Pasar el trabajo a un estadio intermedio “Maquetación” o “Formato” en el que
podremos añadir versiones comentadas, cambiar formato de ficheros (doc, ppt,
odt,odp ... a pdf ) o formatos adecuados para impresión, etc ... Debemos
seleccionar “Completar” una vez hayamos actualizado el trabajo.
Una vez depositados, debemos seleccionar completar y el trabajo pasa a la zona
de “Presentaciones “ y se publica en el evento, conferencia o congreso.
Cuando el trabajo ha sido publicado es el Gestor del Eventos quién, en base al
trabajo recientemente publicado, puede programar una presentación.
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•
3 - “Presentaciones”: trabajos aceptados y publicados en el evento, conferencia o
congreso.
•
4 - “Ficheros”: muestra los trabajos de autores archivados o rechazados por el
Director de Evento.
•
5 - “Notificar a los Usuarios”: permite mandar un mensaje a diferentes usuarios del
evento, conferencia o congreso sobre el estado de los trabajos aceptados.
5- Director de Sección
Los usuarios que desenpeñan este rol son creados por el Gestor de Eventos o Director de
Eventos.
Realiza las mismas funciones de aceptación, asignación de revisores, rechazo y
publicación de trabajos que el Director de Eventos pero siempre dentro del ámbito de una
sección o área del evento, conferencia o congreso.
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6- Revisor o Recensor
Los usuarios que desenpeñan este rol son creados por el Gestor de Eventos, Director de
Evento o Director de Sección o se crean automáticamente al interesarse por un evento,
conferencia o congreso..
Al Revisor o Recensor se le van asignando por parte de los Director de Evento o Director
de Sección los trabajos de los autores a revisar.
En el ejemplo se muestran un trabajo activo por revisar y otro archivado ya censado o
revisado.
Seleccionando el título del trabajo por revisar podremos observar sus metatados, fecha
límite para su revisión, pasos a realizar para su revisión, un botón de e-mail para informar
al Director de Evento o al Director de Sección si se acepta realizar la revisión del trabajo y
finalmente la recomendación del censor o revisor sobre el trabajo.
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Se envía e-mail al Director de Evento o Director de Sección sobre el resultado de la
revisión y el trabajo pasa a la zona “Archivar”.
Si accedemos a “Archivar” podremos ver si el Director de Eventos o el Director de Sección
decide definitivamente aceptar y publicar el trabajo revisado por el Censor o Revisor.
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7- Autores
Los autores pueden darse de alta en el sistema en este rol por si mismo cuando el Gestor
de Eventos de un evento, conferencia o congreso activa el “Call for Paper”.
El Gestor de Eventos puede dar de alta, baja o modificar autores cuando considere
necesario.
Si pulsamos sobre en enlace “Call for papers” dentro del área “Información del evento” de
un evento, conferencia o congreso, el sistema nos ofrece iniciar un proceso de envío de
trabajo.
Para iniciar ese proceso de
envío deberemos tener un usuario con el rol Autor ya creado o nos ofrecerá la posibilidad
de crear uno.
Cuando entramos en el sistema con el rol de Autor el sistema nos ofrece opciones para
gestionar los trabajos que hayamos emitido y su estado. Si queremos enviar un nuevo
trabajo seleccionar “Primer paso del proceso de envío”.
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Al seleccionar el título del trabajo o estado podremos enviar e-mails y con comentarios
adicionales sobre los trabajos en recensión o revisión, etc ...
Los nuevos trabajos tras ser asignados, aceptados para su publicación (estado
“Remitido”) o rechazados (estado “Archivado”) aparecerán en la zona “Archivar”.
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8- Lectores
Una vez que el evento, conferencia o congreso está configurado el Lector tendrá acceso a
ella y podrá crear su cuenta automáticamente.
Si los trabajos remitidos al evento, conferencia o congreso y depositados en
“Presentaciones y Autores” son de libre acceso todo el mundo podrá consultarlos. En caso
de que el evento, conferencia o congreso no sea de libre acceso solamente los lectores
registrados podrán acceder a estos trabajos.
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9- Participantes
Los Participantes deben inscribirse en el evento, conferencia o congreso al igual que los
lectores. Son usuarios que van asistir presencialmente. Si ya tienen un usuario dentro del
sistema deben validarse primero y si no podrán crearse uno.
Los Participantes potenciales pueden visualizar programa y/o contenido del evento,
conferencia o congreso según como esté configurado, de libre acceso o no, podrán leer
el contenido de los trabajos remitidos por los autores, aprobados y publicados .
Si el evento, conferencia o congreso está configurada mediante pago manual, una vez
inscritos al Gestor del Evento le llegará un e-mail comunicándole que deberá gestionar el
pago del usuario recién inscrito. Cuando el Gestor de Eventos reciba el justificante de
pago cambiará el estado de inscripción del participante a pagado desde “Inscripción” y
“Editar”.
Si el evento, conferencia o congreso está configurada mediante pago electrónico se
reenviará al participante a una pasarela de pago.
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10- Preguntas frecuentes
1 Tras haberme validado en OCS, ¿cómo puede acceder al menú inicial
correspondiente a mi nivel de usuario? En el menú superior seleccionar “Usuario”.
2 ¿Un usuario puede asumir diferentes roles? Sí. Un autor puede ser lector y
participante, un revisor o censor puede revisar trabajos de otro autor, etc ...
En particular el Gestor de Evento es capaz de entrar a la conferencia como
cualquier usuario del Evento, Conferencia o Congreso para validar si ésta se ha
configurado correctamente.
3 ¿Cómo puedo configurar un evento, conferencia o congreso multidioma?
Dependiendo del idioma principal de la conferencia raíz, primero se deberá crear
los recursos de los eventos, conferencias o congresos en el idioma principal. Si no
lo hacemos así frecuentemente tendremos el siguiente error:
Ha ocurrido un error mientras se procesaba este formulario:
inscripción es obligatorio. (España Castellano)
el tipo de
Una vez creados los recursos en el idioma principal, en los formularios dónde
aparezca la opción de idioma, elegimos el idioma secundario del desplegable y
deberemos rellenar el formulario tantas veces como idiomas queramos tener
disponibles.
Los participantes de estos eventos o conferencias al conectarse y en función del
idioma que elijan se les mostrará la descripción de comentarios, recomendaciones,
políticas de acceso, copyrigth ... relativos al evento o conferencia en el idioma
correspondiente.
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4 ¿Se pueden programar anuncios multilingüe? Solamente se pueden crear anuncios
en el idioma principal de la conferencia raíz. Podríamos crear anuncios en varios
idiomas escribiendo en varios idiomas dentro de cada descripción y título.
5 ¿Por qué no se pueden registrarse participantes en mi evento, conferencia o
congreso? El Gestor de Eventos debe de definir un “Tipo de inscripción” en la
gestión de “Inscripción” de cada evento, conferencia o congreso además de afinar
con las fechas en “Calendario de de Conferencia/Congreso”.
6 ¿Por qué no está activado la recepción de trabajos de los autores o “Call for
Papers”? El Gestor de Eventos debe de definir el apartado “Presentaciones” en la
“Puesta en marcha” y programar el “Calendario de de Conferencia/Congreso” con
especial atención a la casilla Call for Papers y fechas de envíos ajustadas.
7 ¿Qué es una presentación? Los trabajos de los autores aprobados deben ser
publicados por los Directores y se convierten en presentaciones que el Gestor de
Eventos debe programar en diferentes salas del evento, conferencia o congreso.
8 ¿Qué es un track o sección? Es una sección o tema sobre el que los autores
enviarán documentación dentro de un evento, conferencia o congreso. El track o
sección sirve para preclasificar los trabajos de los autores para luego asignar de
determinados Directores de Sección y Revisores para la supervisión de esos
trabajos
9 Envío de e-mails. Algunos flujos de trabajo como asignar revisores, calificar
trabajos de los autores exigen obligatoriamente el envío de e-mails. Sin embargo,
siempre que aparece el icono de correo
pulsando encima tendremos la
posibilidad de mandar un e-mail al usuario
correspondiente.
10 No puedo asignar un recensor. Tras seleccionar “Seleccionar el recensor”, en
pantallas pequeñas, por un fallo en el diseño de la aplicación en la tabla del
apartado Revisor, hay que situarse sobre la tabla y dar al tabulador para mostrar la
opción “Asigne”.
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11- Glosario
Debido a la muy mejorable traducción a español de la versión de OCS actual hemos
incluido este pequeño apartado con el objetivo de clarificar terminología:
•
Eventos, conferencias o congresos son sinónimos y cuelgan de una Conferencia
Raíz.
•
Las presentaciones son trabajos de los autores, revisados, aceptados y
publicados en la web.
•
Gestor del Evento o Gestor de Eventos es lo mismo.
•
Director o Director de Evento es lo mismo.
•
Una submission es un trabajo de un autor que será enviado al sistema OCS para
su revisión, aprobación, etc ...
•
Un reviewer, revisor, recensor o censor son la misma persona que revisa los
trabajos enviados por los autores.
•
Recensión, censión y revisión son sinónimos.
•
Un track es una sección o tema sobre el que los autores enviarán documentación
dentro de un evento, conferencia o congreso. El track o sección sirve para
preclasificar los trabajos de los autores.
•
Metadatos son datos extra guardados junto al trabajo del autor. Se guardan datos
del tipo título, resumen, claves de indexación para una facilitar la búsqueda de este
trabajo, entidades organizadoras, etc ...
•
Call for papers es el periodo de tiempo abierto para que los autores puedan enviar
sus propuestas de trabajo que serán expuestos en el evento, conferencia o
congreso si y solo si consigue el beneplácito de revisores y directores.
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