Norma para la Creación, Aprobación y Manejo de un Fondo Rotatorio.

Normas para Creación, Aprobación y Manejo de un Fondo Rotatorio
Se Dictan las presentes Normas para la Creación, Aprobación y Manejo
de un Fondo Rotatorio
DE LA CREACIÓN
1. La creación de los FONDOS ROTATORIOS se hará previo informe
favorable de la Dirección de Finanzas; en cuanto a que la Unidad
solicitante, presente en rendición Fondos Rotatorios, Cajas Chicas,
Anticipos para propósitos similares y en función de la disponibilidad
presupuestaria. El custodio debe estar cubierto por una fianza de
fidelidad, y que el Director o Jefe de la Unidad Ejecutora presente
la autorización de la persona que actuará como Custodio del Fondo.
DE LA APROBACIÓN
1. La aprobación de los Fondos Rotatorios será potestad del Ciudadano
Rector, a solicitud de los Directores de Unidades, previa
presentación de la documentación que justifique la creación del
mismo.
DE LAS RESPONSABILIDADES
1.
Los Directores de Unidades serán administradores responsables
ante el Ciudadano Rector de los fondos asignados.
2. El funcionario a quien el Director de la Unidad delegue el manejo
del Fondo Rotatorio, será responsable ante ésta, del manejo de los
mismos.
3. Los custodios de los Fondos Rotatorios deben estar cubiertos por
una fianza de fidelidad para manejar estos Fondos de acuerdo al
procedimiento establecido para tales fines.
4. Los custodios de los Fondos Rotatorios serán responsables por el
reporte de activos fijos que adquiera la Unidad, y deberán enviar
copia de la orden de compra y de la factura al recibir el bien al
Depositante de Bienes Nacionales para su registro.
Normas para Creación, Aprobación y Manejo de un Fondo Rotatorio
Gaceta Universitaria N° 9
1/5
5. El funcionario con carácter de Custodio será responsable de los
documentos, así como también de llevar registros internos y de
preparar las rendiciones de cuentas.
DEL MONTO Y DISTRIBUCION
1. El monto del FONDO ROTATORIO será hasta de CINCUENTA MIL
BOLIVARES (Bs. 50.000,00).
2. La distribución del Fondo Rotatorio se hará entre las partidas
presupuestarias autorizadas para su afectación, con base en
un
porcentaje del monto total de dichas partidas, el cual se establecerá
de común acuerdo entre el Director de la Unidad y el Director de
Finanzas al ser asignadas sus cuotas de gastos.
Este Porcentaje una vez establecido, no debe ser objeto de
variaciones, salvo que la dinámica del gasto así lo exija y para lo cual
debe autorizarlos el señor Rector.
DEL MANEJO
1. Todos los Fondos Rotatorios serán manejados a través de
Cuentas Bancarias y éstas deberán estar a nombre de la
Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado".
2. El Ciudadano Rector autorizará en cada Unidad Depositante, las
firmas registradas para movilizar dichos Fondos mediante cuenta
corriente abierta a estos efectos.
3. Para manejar la cuenta se requieren firmas conjuntas del Director
de la Unidad ejecutora y del Custodio del Fondo.
4. Los cheques no podrán ser emitidos al portador y deberán llevar el
sello de "NO ENDOSABLE".
5. El Director de la Unidad Ejecutora a la cual ha sido asignado el
Fondo Rotatorio, deberá participar de inmediato a la Dirección de
Finanzas el nombre del Banco y el número de cuenta corriente donde
fue depositado el monto del Fondo, así como también, los nombres de
la persona o personas autorizadas para movilizar la referida cuenta
Normas para Creación, Aprobación y Manejo de un Fondo Rotatorio
Gaceta Universitaria N° 9
2/5
corriente, y los facsímiles de sus firmas; esto último en tarjeta por
separado anexas a la comunicación referida.
6. Los Fondos Rotatorios serán utilizados para efectuar erogaciones
correspondientes a las Partidas Presupuestarias 20 y/o 50 excepto
viáticos y pasajes cuyas erogaciones se seguirán canalizando a través
de la Dirección de Finanzas.
La afectación de las partidas antes indicadas, deberán cumplir con lo
establecido en el Reglamento de Compras y demás Normas existentes
al respecto y para lo cual deberán enviar adjunto a la requisición
cotizaciones a fin de que se permita elaborar la Orden de Compra.
7. El efectivo integrante de los Fondos Rotatorios deberá mantenerse
depositado en cuenta corriente bancaria, no obstante se podrá
mantener en efectivo UN MIL BOLIVARES (Bs. 1.000,00) destinados
a efectuar gastos urgentes de menor cuantía.
8. No podrán utilizarse los Fondos Rotatorios para los siguientes fines:
a. Efectuar gastos de personal
b. Efectuar gastos correspondientes a las específicas de la
Partida 20 que están
centralizadas, en la dirección de
servicios Administrativos, las cuales son: 301, 304, 305, 311,
314, 325, 326, 331, 334, 364, 341, 342, 372, 377. La
específica 381 queda autorizada para realizar gastos hasta por
CINCO MIL BOLIVARES(Bs. 5.000,00)
c. Efectuar gastos por conceptos no autorizados.
d. Sustituir el efectivo por vales de cualquier naturaleza.
e. Para hacer adelantos a cuenta de entregas futuras.
f. Efectuar compras que estén sujetas a control perceptivo.
DE LA RENDICIÓN DE CUENTA:
1. La rendición de cuenta del Fondo Rotatorio será presentada por la
Dirección Ejecutora ante la Dirección de Finanzas, durante los
Normas para Creación, Aprobación y Manejo de un Fondo Rotatorio
Gaceta Universitaria N° 9
3/5
primeros cinco (5) días hábiles de cada mes siguiente o antes, si diera
lugar.
La rendición de cuenta constará de los siguientes documentos:
a.
Relación de comprobante.
b.
Facturas o comprobantes de los pagos en original firmados por
el Director de la Unidad Ejecutora, el funcionario responsable
del Custodio del Fondo y por el Beneficiario.
c.
Estado de cuenta del Fondo Rotatorio.
2. El importe de cada rendición de cuenta de un Fondo Rotatorio será
restituido una vez aprobada dicha rendición por la Dirección de
Finanzas, verificada la documentación presentada y la correcta
imputación del gasto, se procederá al registro contable del gasto
causado, remitiéndoles luego a la Contraloría Interna, junto con la
Orden de Pago, para efectuar la correspondiente reposición.
3. Antes del 31 de diciembre de cada año deberá efectuarse una
rendición de cuenta de lo ejecutado a esa fecha, a los fines del cierre
del Ejercicio Fiscal.
4. Con la última rendición de cuenta correspondiente a un Fondo
Rotatorio, deberá agregarse la constancia de la devolución a la
Tesorería, de las sumas no utilizadas.
5. La asignación del Fondo Rotatorio no caduca al cierre del ejercicio
presupuestario. En tal sentido al iniciarse el nuevo período se librará
una orden de pago por el importe correspondiente a la asignación
inicial.
Del Registro de la Ejecución Presupuestaria:
1. Se registrará como compromiso el monto de la constitución inicial del
Fondo Rotatorio.
2. Se registrará en forma progresiva como gastos causados y pagados,
el monto de las rendiciones aprobadas, cuyo movimiento afectare en
la misma fecha del compromiso establecido inicialmente.
Normas para Creación, Aprobación y Manejo de un Fondo Rotatorio
Gaceta Universitaria N° 9
4/5
3. El importe comprometido será ejecutado al cierre del ejercicio en
función de los gastos reales
Estas normas regirán para las demás unidades que manejan Fondos
Rotatorios en cuanto les sean aplicables.
El incumplimiento por parte del Administrador del Fondo y del
Custodio del mismo de las normas establecidas para el manejo del
Fondo y de las disposiciones especiales, fijadas para cada caso, los
hará personal y solidariamente responsables a los efectos penales y
administrativos que pudiera corresponder.
Barquisimeto, enero 12 de 1983
Normas para Creación, Aprobación y Manejo de un Fondo Rotatorio
Gaceta Universitaria N° 9
5/5