república bolivariana de venezuela universidad

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NUEVA ESPARTA
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN
TRABAJO DE GRADO
LÍNEA DE INVESTIGACIÓN: GESTIÓN ORGANIZACIONAL
TEMA: GESTIÓN DEL CONTROL DE INVENTARIO
ESTRATEGIAS GERENCIALES PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA
GESTIÓN DEL CONTROL DE INVENTARIO DE LA EMPRESA
DISTRIBUIDORA NUBECITAS, C.A.
Tutor: Econ. Pirela Saade, Alberto J.
por:
Trabajo de grado presentado
T.S.U Barrera Torres, Yenny del C.
C.I: V- 19.060.967
Para optar al título de:
Licenciada en Administración.
Octubre, 2014.
ESTRATEGIAS GERENCIALES PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN DEL CONTROL DE INVETARIO DE
LA EMPRESA DISTRIBUIDORA NUBECITAS, C.A by Barrera Torres Yenny Carmen is licensed under a Creative
Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional License.
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NUEVA ESPARTA
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN
TRABAJO DE GRADO
LÍNEA DE INVESTIGACIÓN: GESTIÓN ORGANIZACIONAL
TEMA: GESTIÓN DEL CONTROL DE INVENTARIO
ESTRATEGIAS GERENCIALES PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA
GESTIÓN DEL CONTROL DE INVENTARIO DE LA EMPRESA
DISTRIBUIDORA NUBECITAS, C.A.
Tutor: Econ. Pirela Saade, Alberto J.
por:
Trabajo de grado presentado
T.S.U Barrera Torres, Yenny del C.
C.I: V- 19.060.967
Para optar al título de:
Licenciada en Administración.
Octubre, 2014.
ii
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN
TRABAJO DE GRADO I
Caracas, __ de _________ de 2014.
Departamento,
COORDINACIÓN DE TRABAJO DE GRADO
Caracas, Venezuela
ACEPTACIÓN DEL TUTOR
Quien suscribe, Econ. Alberto José Pirela Saade, C.I 642.573, me dirijo a
ustedes para mostrar mi aprobación como tutor del Trabajo de Grado,
titulado “Estrategias Gerenciales para la optimización de la gestión del
control de inventario de la empresa Distribuidora Nubecitas, C.A.”, de la
alumna Yenny del Carmen Barrera Torres, C.I V-19.060.967, para optar al
Título de Licenciado en Administración; el cual cumple con los requisitos
necesarios para ser presentado.
Sin más nada que hacer referencia se despide,
_______________________________
Econ. Alberto José Pirela Saade
C.I 642.573
iii
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN
TRABAJO DE GRADO
APROBACIÓN POR EL JURADO
LÍNEA DE INVESTIGACIÓN: GESTIÓN ORGANIZACIONAL
TEMA: GESTIÓN DEL CONTROL DE INVENTARIO
TÍTULO: ESTRATEGIAS GERENCIALES PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA
GESTIÓN DEL CONTROL DE INVENTARIO DE LA EMPRESA
DISTRIBUIDORA NUBECITAS, C.A.
Evaluador Técnico
Evaluador de Investigación
Nombre y Apellido:
Nombre y Apellido:
C.I:
C.I:
Firma: _________________
Firma: __________________
_______________________________
Tutor: Econ. Alberto José Pirela Saade
C.I 642.573
Caracas, Venezuela
iv
DEDICATORIA
A Dios
Por haberme permitido la vida y haber llegado a culminar este ciclo de
estudio.
A mis padres: Julián Barrera Chinea y Guadalupe Torres De Barrera
Por siempre brindarme sus valores, cariño, apoyo, fuerza, atenciones,
regaños y consejos para ser mejor persona cada día.
A mis hermanos: Alexis, Emilio y Miguel Barrera Torres.
Por el apoyo cuando los he necesitado porque con sus consejos me han
protegido y enseñado.
A mi novio: Tony
Por ser mi confidente, mi complemento, mi paz y mi fuerza. Por siempre
apoyarme, por tu paciencia, comprensión y amor.
Yenny del Carmen Barrera Torres.
v
AGRADECIMIENTOS
Principalmente a Dios, por darme la bendición de poder vivir y llenar
mi vida de privilegios con salud, tolerancia y fuerzas para luchar siempre y
alcanzar mis sueños.
A mis padres y hermanos por dedicarme los mejores momentos de la
vida con sus experiencias y apoyarme incondicionalmente en cada una de
mis decisiones.
A mi novio, por ser el mejor compañero de vida, por ser mi sueño real
de alegrías, por estar siempre a mi lado en las buenas y en las malas, mi
presente y futuro.
A mi amiga fiel, Lis, por siempre estar presente, por tu inmensa
paciencia y ayuda incondicional en este trabajo de grado y en todos los
procesos de mi vida por acompañarme.
A Efrén Scott, por ser el mejor padrino y sus maravillosos consejos y
apoyo brindado desde el principio de este ciclo de estudios.
A William Castillo, por su paciencia, apoyo y contribución ofrecida para
la realización de este trabajo y la carrera entera.
A los docentes de la UNE por compartir sus conocimientos y aportar a
mi formación como persona y profesional, en especial al Profesor Pirela por
su incondicional apoyo como tutor y guía profesional.
A la empresa Distribuidora Nubecitas, C.A. por permitirme realizar mi
trabajo de grado en su organización y sus aportes con la información
solicitada.
vi
Yenny del Carmen Barrera Torres.
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN
TRABAJO DE GRADO
vii
ESTRATEGIAS GERENCIALES PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA
GESTIÓN DEL CONTROL DE INVENTARIO DE LA EMPRESA
DISTRIBUIDORA NUBECITAS, C.A.
:
Autora: Barrera Torres, Yeny del C.
Tutor: Econ. Pirela Saade, Alberto J.
Fecha: Octubre, 2014
RESUMEN
Dicha investigación tiene como objetivo proponer estrategias gerenciales a la
gestión del control de inventario de mercancía, en la empresa Distribuidora
Nubecitas, C.A. Para ello, se analizan las necesidades existentes dentro del
área de control de inventario, se formulan las estrategias gerenciales para su
optimización y por último se establecerán los beneficios esperados y los
costos asociados de las estrategias gerenciales propuestas. Se realizará una
investigación tipo descriptiva, con diseño de campo. Mediante la aplicación
de un cuestionario diseñado para realizar el levantamiento de la información
entre la muestra seleccionada, la cual fue conformada por once empleados
relacionados al área de investigación. El estudio permitirá realizar el análisis
al control de inventario de mercancía, con lo que se pueden evidenciar que
existen fallas en los procesos que se realizan dentro del almacén, esto
debido al incumpliendo de lo establecido en el control interno de inventario y
así proponer las estrategias gerenciales a convenir. Concluyendo que estos
factores que inciden en el incumplimiento de lo establecido, sin duda alguna
es falta de revisión de las políticas, planes y procedimientos, permitiendo
hacer las respectivas y pertinentes recomendaciones. Esta investigación se
relaciona a la carrera de Administración, ya que como administrador se debe
planificar, analizar, y tomar decisiones para alcanzar los objetivos
planteados.
Descriptores: Administración, Control de Inventario, Gestión de Inventarios,
Optimización, Estrategias Gerenciales.
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN
TRABAJO DE GRADO
viii
MANAGEMENT STRATEGIES FOR OPTIMIZING INVENTORY CONTROL
MANAGEMENT COMPANY DISTRIBUIDORA NUBECITAS, C.A.
Author: Barrera Torres, Yenny del C.
Tutor: Econ. Pirela Ssaade, Alberto J.
Date: Octuber, 2014
SUMMARY
This research aims to propose management strategies to control
management inventory of merchandise, in the company Distribuidora
Nubecitas, C.A. To this end, existing needs within the area of inventory
control are analyzed management strategies for optimization are formulated
and finally the expected benefits and associated costs of management
strategies proposed. Type a descriptive research, field design will be used. By
applying a questionnaire designed for the collection of information between
the selected sample, which was formed by eleven employees related to the
research. The study will allow the analysis to inventory control of
merchandise, which can show that there are flaws in the processes that take
place within the store, this due to the breach of the provisions of internal
inventory control and propose strategies management to agree. Concluding
that these factors affect the breach of the provisions, without a doubt is lack
of review of policies, plans and procedures, allowing and make respective
recommendations. This research is related to the race of Directors since as
manager must plan, analyze, and make decisions to achieve their objectives.
Descriptors: Administration, Inventory Control, Inventory Management,
Optimization, Management Strategies.
ix
ÍNDICE GENERAL
Pág.
ACEPTACIÓN DEL TUTOR…………………………………………………….iii
APROBACIÓN DEL JURADO……………………………….............................iv
DEDICATORIA………………………………………………………………………v
AGRADECIMIENTO……………………………………………………………….vi
RESUMEN………………………………………………………………………….vii
SUMMARY…………………………………………………………………………viii
ÍNDICE GENERAL………………………………………………………………....ix
LISTA DE CUADROS…………………………………………….......................xiii
LISTA DE GRÁFICOS…………………………………………………………….xv
INTRODUCCIÓN……………………………………………................................1
CAPÍTULO
I MARCO PROBLEMÁTCO……………………………………………………..5
1.1 Planteamiento del Problema………………………………………...5
1.2 Formulación del Problema……………………………………………11
1.3 Objetivos de la Investigación…………………………………….......12
1.3.1 Objetivo General…………………………………………12
1.3.2 Objetivos Específicos……………………………………...12
1.4 Justificación de la Investigación…………………………………...12
1.5 Delimitación de la Investigación…………………………………...13
1.5.1 Delimitación Temática……………………………………..13
1.5.2 Delimitación Geográfica…………………………………...13
1.5.3 Delimitación Temporal…………………………………..13
1.6 Limitaciones……………………………………………………........14
II MARCO REFERENCIAL……………………………………………………….15
2.1 Antecedentes de la Investigación………........................……….......15
2.2. Reseña Empresarial………………………………………………….20
2.2.1 Antecedentes de la empresa...……………..……………..20
x
2.2.2 Distribuidora Nubecitas, C.A……………………………….22
2.2.3
Visión……………………………………………………………………………….22
2.2.4 Misión…………………………………………………………23
2.2.5 Valores………………………………………………………..23
2.2.6 Estructura Organizacional de la
Empresa………………………………………………………………………….…24
2.2.7Organigrama……………………………….…………………24
2.3 Bases Teóricas………………………………………………………...26
2.3.1 Teoría General de la Administración……………………26
2.3.2 El Control como fase del proceso Administrativo………27
2.3.3 Tipos de Control……………………………………………..29
2.3.4 El Inventario y Control de Inventario…………………….30
2.3.5 Objetivo del Inventario y Control Interno del
Inventario……………………………………………………………31
2.3.6 Funciones Generales para el Control de Inventario…..35
2.3.7 Procesos de Almacén…………………………………….39
2.3.8 Proceso de Registro y Control de existencias…………40
2.3.9 Proceso de Distribución………………………….……….41
2.3.10 Objetivo del Almacén…………………………………....42
2.3.11 Importancia del Inventario………………………………42
2.3.12 Características del Inventario…………………………..43
2.3.13 Técnicas de Administración de Inventarios.…………….45
2.3.14 Tipos de Inventario………………………………………...46
2.3.15 Métodos para la determinación del Inventario………….47
2.3.16 Estrategias……………………………………………….....49
2.3.17 Gerencia…………………………………………………….49
2.3.18 Estrategias Gerenciales…………………………..…….50
2.3.19 Costos de las Estrategias……………………………….51
2.3.20 Asignación de Recursos para las Estrategias…………52
xi
2.3.21 Factibilidad Técnica……………………………………..53
2.3.22 Factibilidad Operativa…………………………………...53
2.3.23 Factibilidad de Calendario………………………………53
2.3.24 Factibilidad Económica………………………………....54
2.3.25 Elección de la estrategia según Análisis DOFA………54
2.3.26 Aplicación de herramientas de análisis: Matriz DOFA.55
2.3.27 Establecer objetivos a largo plazo……………………..54
2.3.28 Diseñar el plan de acción……………………………….55
2.3.29 Establecer mecanismos de control…………………….56
2.3.30 Evaluar los resultados……………….………………….56
2.4 Bases Jurídicas………………………………………………………..57
2.5 Glosario de Términos.…………………………………………….…..61
2.6 Operacionalización de las Variables………….……………………..64
III MARCO METODOLÓGICO…………………………………………………...65
3.1 Tipo de Investigación……………………………………………..….65
3.2 Diseño de la Investigación………………………………………….66
3.3 Población y Muestra……………………………………………….…68
3.4 Técnicas e Instrumento de Recolección de Datos……………......70
3.5 Validez de los Instrumentos de Recolección de Datos……….71
3.6 Técnicas de Procesamientos, presentación y análisis datos…..73
IV ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS......................74
4.1 Presentación de los Resultados…………………………………..75
4.2 Análisis e Interpretación de los Resultado Obtenidos………….. .101
V PROPUESTA DE LAS ESTRATEGIAS GERENCIALES PARA LA
OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN DEL CONTROL DE INVENTARIO DE
LA EMPRESA DISTRIBUIDORA NUBECITAS, C.A………..…….........110
5.1 Análisis DOFA………………………………………………………114
5.2 Estrategias FO, FA, DA, DO………………………………………115
5.3 Propuesta……………………………………………………………..118
5.4 Costos de la Propuesta……………………………………………118
xii
5.5 Cuadro de Costos Totales…………………………………………..122
5.6 Plan de Ejecución de las Estrategias por Etapas-Tiempo…..…123
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES………………….……………...129
6.1Conclusiones……...…………………………………………………..129
6.2 Recomendaciones…………………………..……………………….132
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS…………………….…………………….134
ANEXOS…………………………………………………………………..……...136
A Falta de Clasificación de libros en Almacén…………………..….137
A-1 Diseño de Formato como respaldo……………………………...139
A-2 Escasez de Maquinarias……………………………………….…141
A-3 Ausencia de Cámaras de Seguridad…………………………..…143
A-4 Infraestructura desfavorable………………………………………..145
A-5 Exhibición de los Libros…………………………………………..147
B Cuestionario……………………………………………………………149
C Instrumento de Validación experto 1………………………………..154
C-1 Instrumento de Validación experto 2……………………………156
C-2 Instrumento de Validación experto 3……………………………158
xiii
LISTA DE CUADROS
Cuadro N°
Pág.
1
Organigrama…………………………………………………….……………..24
2
Operacionalización de las Variables………………………………....……..64
3
Muestra…………………………………………..…………………………….69
4
Recepción y Verificación de Mercancía…………………………………….75
5
Almacenamiento Inmediato…………………………………………………..76
6
Mantenimiento del Inventario………………………………………………...77
7
Registro Oportuno de los Movimientos del Inventario…………………….78
8
Soporte Físico de los Movimientos de Inventario………………………….79
9
Verificación de la Existencia………………………………………...……….80
10 Órdenes Sujetas a lo Solicitado……………………………………………..81
11 Despacho de Mercancía……………………………………………………...82
12 Copia de la Orden de Despacho…………………………………………….83
13 Despachos……………………………………………………………………..84
14 Facturas Contra Órdenes de Despacho……………………………………85
15 Informes de Devolución de Mercancía……………………………………...86
16 Notas de Crédito………………………………………………………………87
17 Factor que Genera Devoluciones……………………………………………88
18 Información Actualizada del Inventario de Mercancía…………………….89
19 Rebajas de las Facturas……………………………………………………...90
20 Factor Interno que Dificulta el Cobro………………………………………..91
21 Gestión de Cobranzas………………………………………………………..92
22 Obtención Manejo y Custodia de los Documentos………………………..93
23 Registro de Mercancía………………………………………………………..94
24 Resultados de Conteos Físicos……………………………………………...95
25 Conocimientos de los Controles……………………………………………..96
26 Objetivos de Gestión………………………………………………………….97
xiv
27 Procesos para Aumentar Eficiencia…………………………………………98
28 Información al personal……………………………………………………….99
29 Personal Calificado………………………………………………………….100
30 Interrelación de Departamentos……………………………………………112
31 Matriz DOFA………………………………………………………………….114
32 Costo Primera Estrategia…………………………………………………...119
33 Costo Segunda Estrategia………………………………………………….120
34 Costo Tercera Estrategia……………………………………………………120
35 Costo Cuarta Estrategia…………………………………………………….121
36 Costo Quinta Estrategia…………………………………………………….122
37 Cuadro de Costos Totales………………………………………………….122
38 Información de Ventas de la empresa…………………………………….124
39 Proyección de Ventas, Pérdidas y Devoluciones……………………......125
40 Pérdidas y Devoluciones expresado en Porcentaje……………………..126
xv
LISTADO DE GRÁFICOS
Grafico N°
Pág
1
Recepción y Verificación de Mercancía…………………………….75
2
Almacenamiento Inmediato.………………………………………….76
3
Mantenimiento del Inventario…………………………………………77
4
Frecuencia del Mantenimiento del Inventario………………………77
5
Registro Oportuno de Movimientos del Inventario…………………78
6
Soportes Físicos de los Movimientos del Inventario………………79
7
Conteos del Inventario de Mercancía……………………………….80
8
Frecuencia de Conteos del Inventario de Mercancía……………...80
9
Órdenes Sujetas a lo Solicitado……………………………………...81
10
Preparación y Despacho Oportuno de la Mercancía………………82
11
Envío de Órdenes de Despacho……………………………………..83
12
Despachos……………………………………………………………...84
13
Comparación de Órdenes de Despacho…………………………….85
14
Informes de Devolución de Mercancía………………………………86
15
Realización y Soporte de Notas de Crédito…………………………87
16
Factor Más Constante que Genera Devoluciones…………………88
17
Estado de la Información del Inventario de Mercancía……………89
18
Respaldo de las Rebajas de las Facturas…………………………..90
19
Factor que Dificulta el Cobro Oportuno de las Facturas…………..91
20
Gestión de Cobranzas………………………………………………...92
21
Obtención manejo y custodia de los documentos………………….93
22
Oportunidad de los Registros………………………………………...94
23
Registros Según Resultados de Conteos Físicos………………….95
24
Controles que Regulan los Procesos………………………………..96
25
Procesos y Procedimientos…………………………………………..97
xvi
26
Adecuación de Procesos……………………………………………..98
27
Información al personal……………………………………………….99
28
Grado de Calificación del Personal………………………………...100
29
Lapso de Tiempo de las Estrategias……………………………….123
30
Proyección de las Ventas 2014-2015………………………………126
31
Proyección de Reducción de Pérdidas…………………………….127
32
Proyección de Reducción de Devoluciones……………………….128
xvii
INTRODUCCIÓN
La logística es importante para el desarrollo de las organizaciones o
empresas; hoy en día se están llevando a cabo esta significativa actividad en
lo que se refiere a cada uno de los procesos de cada empresa, pues la
logística se está incluyendo entre los programas de acción para las mejoras
de sus actividades y productividad.
La logística es un modelo, un marco de referencia y un mecanismo de
planificación que permite reducir la incertidumbre en un futuro desconocido.
Dentro de esta logística se manejan los inventarios, los cuales se consideran
como un mal necesario que debe reducirse al mínimo a cualquier costo,
cuando en realidad representan la sangre vital de todo el sistema de flujos, al
permitir la ejecución de las actividades del sistema en forma relativamente
independiente y a un costo medio bajo.
Es por ello que toda empresa que desee competir en el complejo mundo
industrial o de cualquier índole, debe contar con un buen sistema de manejo
de inventario, que le permita llevar un control eficaz de sus materiales o
productos listos en almacén, garantizándole una producción continua o salida
eficiente de la mercancía evitando retrasos en el cumplimiento de su labor,
así como también, contar con una logística que le permita planificar,
implementar y controlar el eficiente flujo y almacenamiento de materiales o
productos desde su origen hasta su punto de consumo.
Para el momento de brindar un producto con eficiencia, permanecer en
tan dinámico mundo como lo es el entorno comercial, toda empresa u
organización debe poseer un conjunto de características, como es el estilo
1
propio que le permitan que sus procesos logísticos se hagan de manera
eficiente y confiable; algunas de estas actividades son las que permiten el
control, planificación, diseño, suministro, distribución, mantenimiento y
gestión de los sistemas de inventario, ya que éste es de gran vitalidad e
importancia para la reducción de los costos, cualquiera que sea su
naturaleza, y además obtener un alto nivel de competitividad a momento de
dar respuesta a las necesidades y demanda de sus clientes.
En la actualidad muchas organizaciones comerciales, han reaccionado a
la realidad de que al mejorar sus inventarios mejoran todos sus movimientos
económicos, internos y externos; ya que se encuentran en la búsqueda de
soluciones para satisfacer sus necesidades, desde las más simples hasta las
más complejas, además de las presentes en sus clientes hablando en
cualquier término que éstos puedan demandar. Esta búsqueda constante ha
permitido la actualización en sus métodos de trabajos, haciendo más
eficientes sus sistemas de inventarios al notar los beneficios que éstos
producen, las empresas que no se han interesado en la búsqueda de dichas
mejoras, posiblemente presentarán problemas en sus procesos de compraventa y en consecuencia, el incremento de sus costos y una caída en su
clientela.
La logística dentro de una organización, surge al igual que el desarrollo
de las técnicas de gestión de control de inventario, la cual es una
herramienta esencial para aquellas empresas preocupadas en satisfacer la
demanda existente y complacer las peticiones de los clientes, que cada vez
son más exigentes.
Cualquier empresa que tenga como finalidad el comercio de sus
productos terminados y tenga entre sus metas mantener al mínimo el riesgo
de pérdida de dinero debe poner en práctica un sistema logístico eficaz
2
aplicando como herramienta necesaria la optimización de la gestión del
control de inventario necesario en el campo que permita la satisfacción de la
demanda.
De la situación planteada anteriormente, dicha investigación está
dirigida a realizar un análisis de la Gestión del Control de Inventario de
mercancías de la empresa “Distribuidora Nubecitas C.A.”,
que permita
establecer estrategias gerenciales a las posibles fallas o irregularidades que
se presentan al momento de llevar a cabo la normativa establecida, todo esto
con la finalidad, de que la autora opte, al Título de Licenciada en
Administración, en la Universidad Nueva Esparta.
Es conocimiento administrativo y contable, que el salvaguardar el
patrimonio de la empresa, es uno de los objetivos principales del control
interno, por tal razón es necesario establecer desde el inicio de las
actividades comerciales-productivas de la entidad, cuáles serán los
parámetros, políticas y normativas que regirán y proporcionarán los
procedimientos adecuados para el buen
control de las actividades. El
desarrollo de la investigación está conformado por los siguientes capítulos:
Capítulo I relacionado al Marco Problemático, en el que se realiza el
planteamiento de la problemática actual de la empresa, además se incluye la
interrogante de la investigación, a través de ésta se establece el objetivo
general y los específicos, que éstos reflejan el propósito real de la
investigación. La importancia y justificación de realizar dicha investigación,
así como las delimitaciones consideradas, que a través de ellas se pudo
establecer la viabilidad del estudio planteado; y la limitación que refleja el
alcance de la investigación.
3
Capitulo II relacionado con el marco referencial, en el que se manejaron
los antecedentes de la investigación, referido a la consulta de trabajos de
grado relacionados con la investigación en curso; se definen las bases
teóricas que se consideran de referencia obligatoria para poder llevar a cabo
el estudio y el proceso de análisis de cada indicador perteneciente a las
distintas variables, y por último se desarrolló la definición de las variables,
donde se podrá construir el cuadro de operacionalización de las variables.
El Capítulo III, presenta las bases metodológicas sobre las cuales se
realizó el estudio de investigación para dar solución al problema planteado;
se incluyen los métodos, técnicas y procedimientos empleados en el estudio.
El desarrollo de dicho capítulo se basó principalmente en: tipo de
investigación, diseño de la investigación, población y muestra, técnicas de
análisis de datos, instrumentos de recolección de datos y validación de los
instrumentos.
El Capítulo IV, presenta los resultados que proyecte el instrumento
aplicado, en este caso el cuestionario, con el fin de recopilar de manera
óptima la información, cualitativa y cuantitativa. Será presentado, utilizando
herramientas graficas tales como tabulaciones y gráficos,
los cuales,
permitirán en este mismo capítulo, realizar a la autora, el análisis de la
información recopilada, según los objetivos, variables, bases teóricas, bases
jurídicas establecidas, más conocimientos y criterios propios.
En el Capítulo V, da paso a la presentación de la propuesta desarrollada
en relación al trabajo de investigación. Dicha propuesta se presentó según
los objetivos establecidos anteriormente. Con base en la información que se
ha recopilado en el desarrollo de esta investigación, se elabora las
conclusiones y recomendaciones, respaldado a la concepción teórica y la
4
información derivada de la investigación de campo, que la investigadora
consideró necesaria y pertinente.
CAPÍTULO I
MARCO PROBLEMÁTICO
1.1 Planteamiento del Problema
Las
empresas acostumbran
almacenar grandes cantidades de
productos para ser utilizados de acuerdo a la dinámica de su organización,
dando de esta manera origen a los inventarios, para garantizar el desarrollo y
subsistencia de sus actividades normales. Bien es sabido que toda empresa
basa sus actividades en la compra y venta de bienes o en la prestación de
servicios y es aquí donde el correcto manejo del inventario juega un factor
decisivo por parte de la misma.
Desde hace muchos años ha existido el inventario como una forma de
subsistencia en tiempos remotos, en los pueblos de la antigüedad y los
egipcios, durante las épocas de sequías o tiempos de crisis, acumulaban y
almacenaban alimentos en grandes cantidades para enfrentar los períodos
de escasez, es por esta situación como surge y motivó la existencia del
inventario.
La realización de actividades de movimientos y almacenamiento de
productos y mercaderías se remonta a los orígenes de la historia; sin
embargo gran parte de su filosofía logística fue desarrollada en las
5
actividades militares durante la segunda guerra mundial, transcurriendo
algunos años antes que se aplicara al mundo empresarial.
Durante las siguientes décadas a la segunda guerra mundial, se dieron
cambios en las condiciones económicas y tecnológicas que favorecieron el
desarrollo de la logística; los movimientos demográficos implicaron la
ampliación de las cadenas de distribución, y por tanto el aumento de los
costos; también se incrementaron los costos de almacenamiento y de
transporte. En el campo tecnológico se dieron modalidades y variantes de los
servicios de comunicación y de transportes, y paralelamente la variedad de
productos repercutieron en la gestión de inventarios. En este sentido, Taha
(1997) hace referencia a:
“Los inventarios se definen como bienes ociosos almacenados, en
espera de ser utilizados. Se mantiene inventarios por muchas razones:
permite reducir costos de producción, se logra ofrecer un servicio
rápido al cliente, algunos distribuidores tiene inventarios para poder
atender de inmediato los pedidos de sus clientes”. (Pág. 366).
El inventario tiene un papel fundamental para el funcionamiento
adecuado dentro de las empresas de materiales, ya que, es el conjunto de
mercancías, productos o artículos que existen comprados o producidos por la
empresa, con el fin de comercializarlos en un período económico
determinado.
La administración de los inventarios es uno de los factores
determinantes en la cadena proveedor – distribuidor – consumidor. Lo que el
cliente compre o deje de comprar, y en la cantidad que desee, define el
accionar de cada uno de los integrantes de un negocio para maximizar sus
beneficios. Los conceptos de manejo y control de inventarios son producto
6
de nuevos planteamientos, que ahora constituyen una herramienta
fundamental para mejorar la gestión empresarial.
Actualmente las empresas multinacionales, que no sólo están
establecidas en su país de origen sino en otros países, para la
comercialización, compra, venta y producción de sus productos así como de
movilizar plantas industriales de un país a otro, deben establecer una
organización y control de sus procesos para poder expandir sus productos de
manera óptima, a través de herramientas internas y externas, donde el
inventario juega un papel fundamental, siendo ésta una administración
general ya que aunque operen en varios países, su sede, principales
directivos e inicio de estrategias se deciden y se toman en su país de origen,
sin ninguna influencia de las demás empresas existentes en otros países.
Este aspecto, permite ver cuán importante, es el que una empresa,
desarrolle de manera adecuada los procesos de control interno en su
inventario, pues se considera que de la buena marcha de estos procesos
depende en alto grado el éxito económico de la organización. Por
consiguiente, se considera que la gestión moderna del control interno del
inventario de mercancía, cuando no se desarrolla de manera adecuada
conlleva a que la organización padezca de cuantiosas pérdidas a nivel
económico.
Al respecto, según Malagón, L. (2000) quien plantea:
“La administración del inventario es un medio de gran nivel y
aumenta las utilidades de la empresa, la generación de
información confiable, por lo cual se puede lograr el cumplimiento
de las metas propuestas, siempre y cuando en dicha organización
se implementa las acciones y procedimientos siguiendo
mecanismos de soportes adecuados” (p.5).
7
En otras palabras, tomando la administración como la gestión o la
realización eficiente de los procesos en el control interno del inventario de
mercancía en una empresa, será de importante carácter, ya que estos
procesos son los que orientaran y guiarán a la organización en el desarrollo
conjunto de toda una serie de acciones que facilitan el logro de los objetivos
propuestos y en el tiempo que se hayan estipulado.
También puede interpretarse, que en toda empresa, el control interno del
inventario de mercancía debe estudiarse, proveerse y planificarse con
anticipación, estableciendo lo que contablemente se quiere lograr al aplicar,
esta normativa que regirá los procesos que se lleven a cabo en el almacén.
Aplicando todo esto brevemente explicado de forma estratégica, facilitará el
logro de cada uno de los objetivos y las metas de la organización, ya que de
una u otra forma el inventario será base para algunas áreas de la empresa,
mientras que ira de la mano con algunas otras.
En el contexto latinoamericano, la mayoría de las organizaciones
desarrollan control interno del inventario de mercancía, aun así no están
exentas de cometer errores dentro de sus gestiones cotidianas, que
sumadas, generan limitaciones y con el trascender del tiempo producen
déficit presupuestario o carencia de recursos económicos.
Según la Comisión Económica para la América Latina (2008), las
deficiencias se generan mayormente por las carencias de gestiones
empresariales efectivas (p.342.). En este sentido la mayoría de sus
empleados no poseen la capacitación adecuada y las competencias precisas
para desempañarse en el cargo que ejercen dentro de la organización, por lo
cual las políticas, los programas no contribuyen a que se puedan mejorar la
calidad de servicios en las empresas, sin embargo, es en el momento crítico
cuando una empresa debe hacer uso efectivo de los controles establecidos a
favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales.
8
Dadas las realidades económicas actuales, resulta oportuno
compromiso
de
las
empresas
venezolanas,
donde
muchas
el
deben
constantemente tratar de ajustar sus procesos contables y administrativos a
nivel de planificación y ejecución, ya que no están en consonancia con los
principios que rigen a dichos entes, lo que por ende, genera un caos total en
todo el ámbito organizacional. Y el déficit o descontrol en el control interno
del inventario de mercancía, no es favorable afectando múltiples áreas
internas y en algunos casos hasta la calidad del servicio prestado al cliente.
Sobre la base de las consideraciones anteriores, el presente proyecto
se llevará a cabo en la empresa Distribuidora Nubecitas, C.A, dedicada
principalmente a la importación, distribución, comercialización y venta al
mayor y detal de libros, revistas y similares al ramo editorial, ubicada en el
área metropolitana de Caracas, Municipio Baruta, al no contar con una
adecuada gestión para el manejo de sus inventarios que se reflejen en el día
a día de la actividad del negocio y de manera repetitiva, presenta algunos
problemas, determinados por la Gerencia del área Administrativa, como lo
son:
1. Retrasos en los procesos de comercialización y colocación de los
libros, ya que se aplican pocos controles y políticas de logística y
organización del inventario al momento de su llegada al almacén
porque no hay una clasificación visual de la mercancía, por su tema,
nivel de educación, entre otros. Puede generar retrasos en el proceso
de la gestión del control de inventario y ubicación rápida de la
mercancía. (Ver Anexo A).
2. Poco personal en el área de depósito en épocas altas y escasas
herramientas necesarias para éstos, como: conocimientos, un
9
entrenamiento adecuado y preciso para cada uno de los procesos que
se aplican en el sistema logístico de la mercancía, generando
desconocimiento del inventario real, es decir, una no relación entre la
data (sistema) y el físico existente. Problemática cotejada en
conversaciones abiertas con los trabajadores de almacén.
3. Escasez y deficiencia del diseño de los formatos especiales para el
respaldo físico de la mercancía recibida, como constancia de entrada
del producto al almacén, así mismo las notas de traslados que
permiten un control de entrada y salida tanto físico como en sistema.
Control administrativo empírico, ya que, no se maneja adecuadamente
un control de correlación entre la mercancía que se maneja y el
inventario registrado manualmente. (Ver Anexo A-1).
4. Falta de personal de mantenimiento para las maquinarias existentes
en el almacén, siendo una herramienta fundamental para el proceso
de almacenamiento y distribución de la mercancía. Reducción del
tiempo de vida útil de las maquinarias de carga por no contemplar
mantenimiento preventivo, sólo se actúa como mantenimiento
correctivo, es decir, se genera ya cuando las maquinarias están
dañadas. Información suministrada en conversaciones abiertas con los
trabajadores directos y relacionados del almacén.
5. Poca adquisición de maquinarias (montacargas) necesarias para el
proceso de almacenamiento y distribución de los libros, tanto en el
almacén como en los camiones de carga. El proceso de manejo para
la entrada, almacenamiento y salida de la mercancía se retrasa por la
10
existencia ineficiente de maquinarias de cargas, lo que incide en la
gestión del proceso logístico en temporadas altas. (Ver Anexo A-2).
6. Falta de un sistema de cámaras de seguridad tecnológico que ayude
al control interno del inventario para la eficiencia de los procesos y
ausencia de problemas en almacén. No se puede llevar un control y/o
supervisión a distancia de las actividades en el almacén, propiciando
la actuación del personal proclive a la sustracción y/o pérdidas del
material. (Ver Anexo A-3).
7. Infraestructura amplia pero desorganizada, con respecto a la
ubicación del almacén en un edificio poco adaptable, ya que, se
encuentra dividido y distribuido el almacén en varios pisos. Donde en
las temporadas altas escolares se genera retrasos en la ubicación de
la mercancía y procesos de despacho. (Ver Anexo A-4).
8. Ausencia de un sistema automatizado para el proceso de la gestión
del control de inventario, a través de herramientas innovadoras que
alimenten directamente al sistema de Inventario y se retroalimente
entre los demás departamentos involucrados con éste. Información
constatada a través de la observación directa dentro de la empresa y
conversaciones abiertas con los empleados relacionados al dpto. de
contabilidad, área de facturación y almacén. Ocasionando demoras
innecesarias en los procesos de cada uno de los Departamentos y la
retroalimentación entre ellos, generando así data no fehaciente y
veraz con lo que se encuentra en físico y en sistema. Información
validada a través de conversaciones abiertas con los trabajadores de
almacén que hacen mención de sus actividades de manera manual a
la hora de dicho proceso.
11
La autora para responder a todas estas problemáticas existentes dentro
de la empresa se hace la siguiente pregunta:
1.2 Formulación del Problema
¿Qué estrategias gerenciales se requieren implementar para la
optimización de la gestión del control de inventario de la empresa
Distribuidora Nubecitas, C.A?
1.3 Objetivos de la Investigación
1.3.1 Objetivo General
Proponer estrategias gerenciales para la optimización de la gestión del
control de inventario, en la empresa Distribuidora Nubecitas, C.A.
1.3.2 Objetivos Específicos
1. Analizar las necesidades existentes dentro del área de control de
inventario de la empresa Distribuidora Nubecitas, C.A.
2. Formular las estrategias gerenciales para optimizar la gestión del
control de inventario en la empresa Distribuidora Nubecitas, C.A.
3. Establecer los beneficios esperados y los costos asociados de las
estrategias gerenciales a aplicar para optimizar la gestión del control
de inventario.
1.4 Justificación de la Investigación
12
Esta investigación permitirá a la autora poner en práctica los
conocimientos
teóricos
y prácticos
adquiridos
durante
los
estudios
universitarios en la Universidad Nueva Esparta y podrá ser considerado
material de apoyo y consulta a los estudiantes.
Será pertinente para la empresa, ya que le permitirá tener un
conocimiento de las necesidades de los empleados que la constituyen y
entender las ineficiencias que influyen en la gestión del control de inventario,
lo que permitirá a la empresa Distribuidora Nubecitas, C.A. tomar acciones
gerenciales, ya sea en el contexto administrativo u operacional para su
optimización.
Adicionalmente será pertinente para la Universidad Nueva Esparta, ya
que el resultado de la investigación podrá ser aplicado a la empresa
Distribuidora Nubecitas, C.A., siendo esto un medio por el cual la institución
pueda mostrar la calidad del trabajo de investigación del estudiante y los
resultados de las enseñanzas de la universidad y de los profesores que
ofrecen sus conocimientos.
1.5 Delimitación de la Investigación
1.5.1 Delimitación temática:
El tema objeto de estudio se enmarcó en la administración, en la
línea de investigación de la gestión organizacional y gestión de inventarios.
1.5.2 Delimitación geográfica:
13
La problemática planteada está ubicada en el Municipio Baruta, final
Urbanización Guaicay, calle la Pedrera, Edf. Eneva, piso 1, Distrito Capital.
Donde se involucran los Departamentos de RR.HH, Administración y
Finanzas, Logística y Comercialización, Mercadeo y Promoción.
1.5.3 Delimitación temporal:
El desarrollo de la investigación comprenderá un período de estudio
desde Junio de 2013 hasta el período final de estudio de Octubre del año
2014.
1.6 Limitaciones
Durante el desarrollo de este estudio se espera no confrontar
limitaciones significativas con respecto a la obtención de la información
necesaria para alcanzar los objetivos de la investigación, porque la empresa
se comprometió a facilitar a la investigadora la información necesaria, con la
mejor disposición. Así mismo, la empresa consideró confidencial cierta
información financiera por lo cual otorgó a la autora sólo información parcial
que puede utilizar para los cálculos respectivos.
14
CAPÍTULO II
MARCO REFERENCIAL
2.1 Antecedentes de la Investigación
El estudio de los antecedentes de la investigación, que se detallan a
continuación, tiene relación directa o indirecta con el tema en estudio, los
cuales permitieron comprender la importancia que tienen los procesos que
deben realizarse para un buen control interno.
Aldana, (2011), en su tesis titulada: “Análisis de los procedimientos
para la optimización del inventario de materia prima importada de la
empresa Unispace equipos S.A, para el segundo semestre 2011 y el
primer semestre 2012.” Para optar al título de Licenciado de Contaduría
Pública, otorgado por la Universidad Alejandro de Humboldt.
Tuvo como objetivo general Analizar los procedimientos para la
optimización del inventario de materia prima importada de la empresa
Unispace Equipos, S.A, Para el segundo semestre 2011 y primer semestre
2012. Por consiguiente se utilizaron como objetivos específicos: Describir la
situación actual del inventario y distribución de la materia prima importada, en
el almacén de la empresa. Verificar la aplicación de los procesos de
inventario. Evaluar los procedimientos para la optimización del control de
inventarios. La investigación adopto la modalidad de campo, con un nivel
descriptivo y un diseño de investigación no experimental. La población
estuvo conformada por siete (7) personas que están involucradas
directamente en el proceso productivo del almacén.
15
Para la técnica de instrumentos de recolección de datos, aplicaron la
observación directa y la encuesta. De acuerdo con el trabajo de investigación
concluye que se requiere un modelo de control de inventario bajo el enfoque
del control interno, el cual permite, mejorar y optimizar el manejo de las
entradas y salidas de los materiales del almacén, permitiendo así de esta
manera analizar las fallas y poder corregirlas así como también se pudieron
detectar las debilidades de la mayoría de los procedimientos de almacenaje,
debido a que los controles y aplicación no se cumplen.
Por lo tanto este trabajo de grado tiene mucho relación con la presente
investigación ya que es un tema que se adapta a la problemática planteada
en la empresa Distribuidora Nubecitas, C.A, solo se diferencia en que en
Unispace Equipos S.A si existe un sistema de control interno que presenta
fallas en los procedimientos, mientras que en la empresa objeto de
investigación, presenta problemas en los procesos de almacenaje por no
tener un control interno.
También se consultó la tesis realizada por Pagués, (2011), titulada:
“Mejora en los procesos logísticos del centro de distribución de una
empresa de alimentos ubicada en Caracas.” Para optar al título de
Ingeniero Industrial, otorgado por la Universidad Católica Andrés Bello.
Determinó como objetivo general, Proponer mejoras en los procesos
logísticos del centro de distribución de una empresa de alimentos ubicada en
Caracas. De esta determinación del objetivo general, surgen un conjunto de
objetivos específicos que contribuirán a el cumplimiento del principal objetivo,
tales como: Caracterizar los procesos que se llevan a cabo en la unidad de
estudio centro de distribución Plumrose Caracas; Analizar las causas más
importantes que afectan los procesos llevados a cabo en el centro de
distribución; Determinar las causas más importantes que influyen sobre los
16
problemas de los procesos llevados a cabo en el centro de distribución.
Debido al tipo de trabajo, la metodología utilizada se inclina a ser de tipo
proyectiva, con un diseño de investigación no experimental. Debido a que la
investigación se basa en procesos, se determina que la población fue todo el
centro de distribución Plumrose Caracas, no siendo necesario tomar ningún
tipo de muestra. La técnica principal fue el levantamiento de información
mediante observación directa guiándose por las políticas de la empresa y
como instrumentos las entrevistas no estructuradas y diversas herramientas
tales como Flujo gramas de despliegues, mapas de Procesos, Diagramas
Ishikawa y de Pareto.
Como conclusión detallan los resultados que obtuvieron al aplicar a lo
largo del trabajo de investigación las diferentes herramientas propuestas a
utilizar determinando y a su vez explicando las diferentes fallas en los
procesos, permitiéndoles así proponer la implementación de sistemas
informáticos que ayuden a estandarizar los procesos de liquidación, agilizar
los conteos de inventario físico determinando identificaciones para los
diferentes tipos de productos y la implementación de cronogramas de
facturación para implementar eficiencia y eficacia en los procesos de
despacho y política de tiempo de entrega.
Este trabajo de investigación descrito anteriormente contiene una amplia
relación con el presente, debido a que los dos basan su objetivo en
procesos, la diferencia es que en el descrito los procesos son dentro de un
centro de distribución de alimentos buscando mejorar la gestión de este
departamento, y en el desarrollado se basa en los procesos de rotación de
inventario y despacho de mercancía del almacén de una editorial buscando
el levantamiento de un control interno que contribuya en su máxima
expresión al mejoramiento de la gestión de los otros departamentos
directamente relacionado. La existencia de la relación de las investigaciones
17
permite conocer información sobre los procesos de logística para evaluarlos,
mejorarlos y luego proceder al levantamiento del control interno.
Hernández, (2008), en su trabajo de grado titulado “Control interno del
sistema de inventario en los establecimientos tipo supermercado del
municipio Valera estado Trujillo”. Para optar el título de Licenciado en
Contaduría Pública, otorgado por la Universidad De Los Andes.
Tuvo como objetivo general, Analizar el control interno del sistema de
inventario en los establecimientos tipo supermercados ubicados en el
municipio Valera estado Trujillo. De acuerdo con el objetivo general y para el
logro del mismo se detallan algunos de sus objetivos específicos: Identificar
los elementos del control interno del sistema de inventario presentes en los
establecimientos tipo supermercados del municipio Valera Estado Trujillo;
Describir el control de registros de inventario de mercancías en los
establecimientos tipo supermercados ubicados en el municipio Valera del
estado Trujillo. La metodología utilizada en el desarrollo del trabajo fue
descriptiva, con un diseño de investigación no experimental. La población
estuvo conformada por 24 supermercados, de la cual se eligieron
muestra de 9 supermercados,
una
los cuales están ubicados a lo largo del
territorio municipal, siendo los sujetos de estudio los administradores o
gerentes del mismo. La técnica que empleo para la recolección de
información fue la observación directa y como instrumento fue el
cuestionario.
Entre las conclusiones se destaca que en la mayoría de
los
supermercados del municipio Valera del estado Trujillo cumplen con los
controles necesarios para la preservación y administración de los inventarios
manteniéndolos como actores competitivos del mercado actual y a futuro. De
igual manera concluyen que en algunos supermercados poseen fallas en su
18
sistema de control, obligándolos a buscar mejoras o de lo contrario podrían
disminuir sus expectativas de permanencia en el mercado.
El trabajo de grado descrito anteriormente se relaciona con la presente
investigación, ya que ambos presentan información sobre controles internos
en los inventarios, sólo que en el anterior trabajo de investigación descrito,
analizan el control interno de los inventarios en los supermercados, mientras
que en el presente trabajo se basa en el levantamiento de control interno en
los procesos de rotación de inventario y despacho de mercancía en el ramo
editorial para aplicar estrategias gerenciales. A su vez el trabajo relacionado,
sirve de base para la presente investigación, dada que el mismo permite
conocer tanto los controles necesarios que pueden implantarse como a su
vez las fallas que pudieran
presentar y que se tienen que tomar en
consideración para aplicar las estrategias gerenciales que optimicen la
gestión del control interno del inventario, en los procesos de rotación,
despacho de mercancía, entre otros, de la empresa Distribuidora Nubecitas,
C.A.
Finalmente, la investigación del trabajo de grado realizada por Centero,
(2001), titulada: “Análisis de los factores causantes de pérdidas en
inventario físico de una tienda farmacéutica Farmatodo Setenta, C.A”,
para optar al título de Licenciado en Administración, elaborada en la
Universidad Nueva Esparta, con el objeto de: analizar los principales factores
causantes de pérdidas en el inventario físico específicamente en la sucursal
setenta ubicada en el C.C Macaracuay Plaza. En esta investigación se llegó
a las siguientes conclusiones: fallas en la distribución de mercancía tanto de
proveedores externos, centro de distribución de Farmatodo y droguerías,
pocos programas de apoyo a las necesidades de las personas que laboran
en la empresa, pocos sistemas de seguridad que garanticen la seguridad de
19
la mercancía ofrecida al público, así como también la ausencia de vigilancia
por parte de alguna empresa privada.
Luego de la elaboración de este trabajo de grado, se consideró
desarrollar a la empresa planes de contingencia ante esta problemática.
Todas estas investigaciones de trabajos de grado realizadas por los
autores antes mencionados, se relacionan entre sí, y con el presente trabajo
de grado, por lo que sustentan la importancia y la correcta utilización de los
controles de inventarios en las instituciones donde son aplicadas, para
obtener un óptimo resultado en éstas.
2.2 Reseña Empresarial
2.2.1 Antecedentes de la Empresa
La Editorial tiene sus inicios en el año 1986 cuando se reúnen los
profesores Daniel Gómez, Luis E. Rincón y Juan J. Gutiérrez, con una gran
ilusión, decididos a fundar una empresa de textos escolares dirigidos a
primera y segunda etapa de educación básica, la empresa comenzó en un
espacio pequeño, con poco personal y representantes para algunas ciudades
cercanas a Caracas. Se constituyó con el nombre de EDITORIAL BASICA
C.A., los textos se imprimían con la imprenta Editorial Logos C.A.
Al transcurrir el tiempo fueron incorporándose más trabajadores a la
empresa y representantes para todas regiones de Venezuela, más que todo
familiares y amigos; así como creándose nuevos libros y abarcando más
mercados educativos, siempre conservando un ambiente de trabajo muy
familiar y alegre.
20
Entre los años 1990 y 1991 se incorpora a Lithomundo S.A., como
proveedor para imprimir los textos, y se producen nuevos textos ampliando
los títulos del fondo editorial, en esta oportunidad para el área de educación
inicial. En el año 1993 se cambia el nombre a EDITORIAL BASICA 1 C.A.
En 1996 la Editorial sale al mercado con su más fuerte soporte: el
inicio de la Enciclopedia Girasol. Posteriormente fueron saliendo nuevos
libros dirigidos a primera y segunda etapas de educación básica, y
seguidamente dirigidos a tercera etapa también con la adquisición del Fondo
para Venezuela Oxford en el año 2000, cubriendo así la meta sonada
trabajar fuertemente con las tres etapas de educación básica.
Inicialmente los libros adquiridos de Editorial Oxford siguen saliendo
con esta firma hasta el año 2002 que se crea Terra Editores para los libros
de tercera etapa de educación básica.
El crecimiento de la empresa se evidencia con la fuerte aceptación de
enciclopedia girasol, pasando a ocupar los primeros lugares del ramo
editorial en Venezuela. Tiempo después se obtiene un crédito para imprimir
en Quebecor Bogotá, desde este momento la empresa cuenta con dos
proveedores para imprimir los textos Quebecor World Bogotá S.A. y
Lithomundo S.A.
Luego, en el año 2003, se cambia el nombre a Editorial Girasol C.A.,
debido a que la empresa era más asociada con este nombre, debido a la
enciclopedia Girasol.
Hoy en día la Editorial esta fortalecida, cuenta con la sede principal en
Caracas y siete (7) unidades de negocio en el interior del país: Barquisimeto,
Mérida, San Cristóbal, Valencia, Puerto La Cruz, Puerto Ordaz y Maracaibo,
21
Logrando promocionar y distribuir sus productos en todos los estados del
país. Actualmente la empresa cuenta con un personal mayor a 100
promotores, y 45 colaboradores en las áreas de gerencia, diseño,
administración y almacén en todo el territorio nacional.
2.2.2 Distribuidora Nubecitas, C.A.
La empresa Distribuidora Nubecitas C.A. actualmente se cataloga como
una de las mejores editoriales de textos escolares que se desarrollan en el
país, de igual modo la misma requiere de una constante innovación para así
evitar estancamiento en el desarrollo organizacional y así
llevarse de la
mano con la visión de la misma.
2.2.3 Visión
Se proyecta como la empresa con mayor presencia en el mercado
editorial educativo en todo el territorio nacional, destacando sus libros no solo
por la calidad ya reconocida a lo largo de los años, sino además por el uso
de las más actualizadas metodologías de enseñanza y tecnología de apoyo,
que reforzaran la utilidad de nuestros textos tanto para los alumnos, como los
docentes, haciendo que sus libros sean altamente competitivos; permitiendo
con ello tener presencia en algunos mercados editoriales internacionales.
Los docentes verán a Girasol como una empresa que se preocupa
por contribuir con su capacitación y actualización permanente en
metodologías que apoyen en la importante tarea de formar estudiantes
desde etapa inicial hasta diversificado de Venezuela; con lo cual, la editorial
tendrá presencia mucho más participativa directa y de impacto en el sistema
educativo del país.
22
2.2.4 Misión
Es una empresa editorial encargada de la promoción, venta y
distribución de textos y material para contribuir
al proceso educativo
venezolano en todos los niveles de educación escolar, ofreciendo material
didáctico venezolano en todos los niveles de educación escolar, ofreciendo
material didáctico de primera calidad, actualizado y orientado a atender las
necesidades de docentes, estudiantes, instituciones educativas, librerías,
distribuidoras y los lineamientos del ministerio del Poder Popular para la
Educación.
Luchando por ser la mejor editorial del país, con personal capacitado
que se siente orgulloso y feliz de pertenecer a esta empresa; valoramos el
trabajo de cada uno de los colaboradores y promovemos con nuestras
publicaciones el respeto a la diversidad, étnica, cultura y la equidad de
género en la sociedad.
2.2.5 Valores
Trabajo en Equipo: Fomentar la integración de equipos eficientes con el
propósito de alcanzar metas comunes, promoviendo el respeto, la amistad y
el compañerismo entre cada equipo de trabajo y a su vez en toda la
organización para trabajar en armonía y tener una buena convivencia social.
Calidad: Excelencia en nuestras publicaciones y servicios
23
Competitividad: Orientados a trabajar fuertemente
compitiendo con
nuestros similares para conseguir un fin.
Confianza: Familiaridad en el trato entre los colaboradores.
Creatividad: Capacidad para introducir nuevas ideas para innovar en el
mercado.
Dedicación: Compromiso a trabajar fuertemente. Empeño.
Sinceridad y honestidad: Manejar correctamente los recursos, actuar
siempre con la verdad.
Humildad: Reconocer errores, aceptar críticas constructivas y adaptación al
cambio.
2.2.6 Estructura Organizativa de la Empresa
Actualmente la empresa cuenta con una estructura definida, la cual se
ajusta a sus necesidades. Aun así dicha estructura está sujeta a cambios
que exige el crecimiento sostenido en el cual se ha visto inmerso en este
negocio.
2.2.7 Organigrama (Cuadro N°1: Organigrama)
24
A.A
J.D
D. RRHH
D.M Y P
S.R.
S.M
D.A Y F
S.C
D.E
S.AR
S. PE
D.L Y C
S.A
S.SG
S.PR
Fuente: Información suministrada directamente por el Dpto. RRHH de la
empresa Distribuidora Nubecitas, C.A.
Leyenda del Organigrama:
A.A: Asamblea de accionistas.
J.D: Junta Directiva.
D. RRHH: Departamento de recursos humanos.
D.M Y P: Departamento de mercadeo y promoción.
D.A. Y F: Departamento de Administración y Finanzas.
D.L. Y C: Departamento de logística y comercialización.
S.R: Sección de Recepción.
S.M: Sección de mercadeo.
S. PR: Sección de promoción Regional.
S.C: Sección de Contabilidad
S. A.R: Sección de Administración Regional.
S. P.E: Sección de Producción Editorial.
S.A: Sección de Almacén.
S. SG: Sección de servicios Generales.
25
La estructura organizativa está distribuida en tres (3) categorías de
niveles jerárquicos:
1. Nivel Institucional: es el más elevado, está compuesto por la
Asamblea de Accionistas en primer lugar y luego por la Junta
Directiva.
2. Nivel Gerencial: es el nivel intermedio, está integrado por el Gerente
de cada uno de los departamentos: Recursos Humanos, Editorial,
Finanzas, Administración, Logística y Comercialización; se encarga de
relacionar el nivel institucional y el nivel técnico, se encarga de
transformar en planes y programas, las decisiones tomadas en el nivel
institucional, para que el técnico las ejecute.
3. Nivel Técnico u Operacional: es el nivel inferior de la organización, se
distribuye en secciones dentro de cada departamento, las cuales son:
recepción, mercadeo, promoción regional, contabilidad, administración
regional, producción editorial, almacén y servicios generales; allí se
ejecutan las tareas y se desarrollan los programas de la misma.
El
criterio
de
departamentalización
utilizado
para
definir
los
departamentos es de forma funcional, por ende, cada gerencia establecida
se encarga de una función diferente.
2.3 Bases Teóricas
2.3.1 Teoría General de la Administración
Para iniciar, la administración es el proceso que consiste en las
actividades de planeación, organización, dirección y control de los miembros
26
en la organización, para alcanzar los objetivos establecidos utilizando
recursos económicos, humanos, materiales y técnicos a través de
herramientas y técnicas sistematizadas.
La importancia de ésta con su universalidad es ser imprescindible para
el adecuando funcionamiento de cualquier organismo social; simplifica el
trabajo al establecer principios, métodos y procedimientos, para lograr mayor
rapidez y efectividad; su productividad y eficiencia en cualquier empresa
están en relación directa con la aplicación de una buena administración. A
través de los principios de administración se contribuye al bienestar de la
comunidad,
ya
que
proporciona
lineamientos
para
optimizar
el
aprovechamiento de los recursos, para mejorar las relaciones humanas y
generar empleos.
La administración es conducción racional de actividades, esfuerzos y
recursos de una organización, resultándole algo imprescindible para su
supervivencia y crecimiento.
La Teoría General de la Administración según Chiavenato, es el campo
del conocimiento que se encarga de la administración de las organizaciones,
es decir, estudia la administración de las empresas desde el punto de vista
de interacción e interdependencia entre las cinco variables principales, que
son: tarea, estructura, personas, tecnología y ambiente.
El comportamiento de éstas es sistemático y complejo cada cual
influencia y es influenciada por los otros componentes. Las modificaciones
en alguno de ellos provocan modificaciones en mayor o menor grado en los
demás.
2.3.2 El Control como fase del Proceso Administrativo
27
A lo largo de nuestras vidas nos vemos envueltos en una serie de
organizaciones, ya sean formales o informales, que tienen como propósito
alcanzar una meta en común, a través de diversos planes establecidos y a
través de los recursos que se posean. Es en ese momento cuando nace el
sentido de la administración, es decir, aquel proceso que llevan a cabo los
miembros de una organización para lograr captar sus objetivos.
La administración en sentido formal, es aquella que se realiza en una
empresa. Posee cuatros funciones específicas que son: la planificación, la
organización, la dirección y el control; estas en conjuntos se conocen como
proceso administrativo y se puede definir como las diversas funciones que se
deben realizar para que se logren los objetivos con la óptima utilización de
los recursos.
Este proceso se lleva a cabo de la siguiente manera: estas cuatros
funciones no son independientes una de la otra sino que interactúan en
conjunto para lograr que las organizaciones logren sus metas.
El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el
rendimiento. Para Robbins (1996) el control puede definirse como:
"El proceso de regular actividades que aseguren que se están
cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier
desviación significativa" (p.654).
El control posee ciertos elementos que son básicos o esenciales:

En primer lugar, se debe llevar a cabo un proceso de supervisión de las
actividades realizadas.
28

En segundo lugar, deben existir estándares o patrones establecidos para
determinar posibles desviaciones de los resultados.

En un tercer lugar, el control permite la corrección de errores, de posibles
desviaciones en los resultados o en las actividades realizadas.

Y en último lugar, a través del proceso de control se debe planificar las
actividades y objetivos a realizar, después de haber hecho las
correcciones necesarias.
En conclusión se puede definir el control como la función que permite la
supervisión y comparación de los resultados obtenidos contra los resultados
esperados originalmente, asegurando además que la acción dirigida se esté
llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de los
límites de la estructura organizacional.
De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es
solo a través de esta función que lograremos precisar si lo realizado se
ajusta
a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y
corregir dichos errores. Sin embargo es conveniente recordar que no debe
existir solo el control a posteriori, sino que, al igual que el planteamiento,
debe ser, por lo menos en parte, una labor de previsión. En este caso se
puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y porque los
estándares no han sido alcanzados; de esta manera se puede adoptar las
medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del
pasado.
Además siendo el control la última de las funciones del proceso
administrativo, ésta cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentación
respecto a desviaciones significativas contra el desempeño planeado. La
29
retroalimentación de información pertinente a partir de la función de control
puede afectar el proceso de planeación.
2.3.3 Tipos de Control
Terry (1999) en su libro "Principios de Administración" expone que existen
3 tipos de control que son: El control preliminar, el concurrente y el de
retroalimentación.

Control preliminar, este tipo de control tiene lugar antes de que principien
las operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas
diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas
con propiedad. En vez de esperar los resultados y compararlos con los
objetivos es posible ejercer una influencia controladora limitando las
actividades por adelantado.

Control concurrente, este tipo de control tiene lugar durante la fase de
la acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y
sincronización de las actividades según ocurran, en otras palabras,
pueden ayudar a garantizar que el plan será llevado a cabo en el
tiempo específico y bajo las condiciones requeridas.

Control de retroalimentación, este tipo de control se enfoca sobre el uso
de la información de los resultados anteriores para corregir posibles
desviaciones
futuras
de
estándar
aceptable.
El
control
de
retroalimentación implica que se han reunido algunos datos, se han
analizado y se han regresado los resultados a alguien o a algo en el
proceso que se está controlando de manera que puedan hacerse
correcciones.
30
El principal inconveniente de este tipo de control es que en el momento
en que el administrador tiene la información el daño ya está hecho, es decir,
se lleva a cabo después de la acción.
2.3.4 El Inventario y Control de Inventario
El término de inventario, según Meigs, W. Significa:
“La totalidad de aquellos artículos de propiedad personal tangible que:
1) se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio, 2) están
en proceso de producción para la futura venta, o 3) han de
consumirse corrientemente en la producción de mercancías o
servicios que van
a estar disponibles para la venta”, (p. 374).
Es decir, un inventario es una provisión de materiales y de
subcomponentes que tiene por objeto facilitar la producción o satisfacer la
demanda de los clientes. También se puede definir como el conjunto de
mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con ellos,
permitiendo la compra y venta o la fabricación primero antes de venderlos,
en un período económico determinado.
Por lo general, los inventarios incluyen o comprenden, además de las
materias primas, productos en proceso y artículos determinados o
mercancías para la venta, repuestas y accesorias para ser consumidos en la
producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de
servicios.
Control de inventario significa conocer exactamente la existencia en un
momento determinado, mantener la disponibilidad de existencias y su costo
en una cantidad tal donde se pueda obtener menor costo sin afectar el nivel
de oferta necesario.
31
2.3.5 Objetivo del Inventario y Control Interno de Inventario
El objetivo del inventario es proveer o distribuir adecuadamente los
materiales necesarios a la empresa. Colocándolos a disposición en el
momento indicado, para así evitar aumentos de costos perdidas de los
mismos. Permitiendo satisfacer correctamente las necesidades reales de la
empresa, a las cuales debe permanecer constantemente adaptado. Por lo
tanto en la gestión de inventarios debe ser atentamente controlada y
vigilada.
Al aplicar un control interno de inventario, permitirá conocer una serie
de aspectos tales como:

Determinar la cantidad mínima y la máxima que se debe tener en
existencia de un artículo.

Determinar cuál será el stock de seguridad.

Determinar cuándo y cuánto se ha de comprar.

Determinar cuáles son los productos que más se utilizan y cuáles los
que menos se utilizan, entre otros.
El control interno puede definirse como un conjunto de procedimientos,
políticas, directrices y planes de organización los cuales tienen por objeto
asegurar eficiencia, seguridad y orden, en la gestión financiera, contable y
administrativas de la empresa. “Salvaguardia de activos, fidelidad del
proceso de información y registro, cumplimiento de políticas definidas, etc.”
según lo citado por Aguirre O., Juan (2001).
32
Sin embargo Fernández (2003), señala que el Control Interno:
“Debe contemplar la seguridad y el objetivo para alcanzar las
metas, con lo cual se realiza el seguimiento de los procedimientos
administrativos que se necesitan efectuar, para detectar si están
acordes o no con los estatutos de la organización, con la finalidad
de proceder con las correcciones y sanciones en caso de
incumplimiento para convalidarlo”. (Pág. 20).
De acuerdo a los conceptos anteriormente planteados, se entiende
como control interno a un sistema conformado por un conjunto de acciones,
actividades, planes, políticas, normas, registros, procedimientos y métodos
que interrelacionados entre sí; Y adaptados por una entidad, tienen por
objeto proteger los activos de la organización, obtener una información
financiera de forma confiable y optima, lograr mayor eficiencia, eficacia y
transparencia en las operaciones, para así lograr las metas y objetivos
trazados dentro de una organización, intentando reducir los riesgos de
corrupción.
“El Control Interno es importante debido a que ayuda a que la
entidad consiga sus objetivos de rentabilidad y prevención ante la
pérdida de recursos, así como también a la obtención de
información financiera y contable” Coopers y otros (1997, Pág.7).
Para Perdomo (1996, Pág.5):
En este sentido, el Control Interno brinda una confianza razonable de
que los estados financieros han sido elaborados bajo un esquema de
controles que disminuyan la probabilidad de tener errores sustanciales en los
mismos. De lo anterior se desprende que la importancia del control interno
se resumen en 3 objetivos principales: información, eficiencia y protección.
Obtener información financiera confiable y oportuna será de gran utilidad
33
para la toma de decisiones, además permite estabilidad, objetividad y
verificabilidad.
El control interno posee componentes que pueden ser implementados
en todas las compañías o instituciones de acuerdo a las características
administrativas, operacionales y de tamaño; los componentes son: un
ambiente de control, una valoración de riesgos, las actividades de control
(políticas y procedimientos), información y comunicación y finalmente el
monitores o supervisión.
Efectividad y eficiencia son características buscadas por la organización,
es aquí cuando el control interno busca medir estos indicadores, asegurando
las mejoras en las operaciones y el correcto uso de sus activos.
Salvaguardar y proteger los activos es el más claro objetivo del control
interno, cuidando así sus posesiones contra el despilfarro, uso ineficiente o
fraude. El control interno se basa en los siguientes principios:

División de trabajo: Separación de las distintas actividades que se
encuentran relacionadas en las fases de las operaciones, de modo que
una sola persona no pueda ejecutar todas las actividades asociadas a ese
proceso de una operación.

Fijación de responsabilidades: Elaboración de documentos que admitan
las responsabilidades sobre las operaciones llevadas a cabo, al igual que
debe expresar el cómo hay que hacer y quien debe hacerlo.

El
cargo
y descargo:
Está
relacionado
con
el
de
fijación
de
responsabilidad, ya que facilita su aplicación cuando se es necesaria.
Cuando se produce una entrega (descargo), existe una contrapartida o
recepción (cargo).
34
Para medir el control interno y determinar su efectividad es necesario que
cuente con 5 elementos:

Ambiente de control: Conjunto de situaciones que determinan el accionar
de una entidad, dado por los valores, la filosofía, la conducta ética, y la
integridad, las cuales prevalecen sobre los procedimientos y conductas
organizacionales.

Evaluación de riesgos: Identificar, analizar, gestionar, controlar todos esos
posibles riesgos que puedan presentarse y que influyan de manera
negativa, impidiendo el logro de los objetivos.

Procedimientos
de
control:
Políticas
y
procedimientos
que
son
establecidas por la dirección, las cuales aseguran el cumpliendo de los
objetivos y tomando las medidas necesarias ante las eventualidades que
se presenten.

Supervisión: Monitoreo constante ejercido por los diferentes funcionarios
altamente calificados, llevado a cabo para verificar que las actividades
operacionales se estén realizando de manera adecuada.

Sistemas de información y comunicación: Se trata de transmitir
información financiera, operativa y normativas
de forma precisa y
oportuna que permita a cada agente de la organización cumplir con sus
objetivos específicos.
2.3.6 Funciones Generales para el Control de Inventario
35
Cada uno de los departamentos ejerce cierto grado de control sobre los
productos, pero el departamento de contabilidad para la determinación de
costos de los inventarios, constituye el sistema del control interno de los
inventarios las funciones generales son: Planeamiento, compra u obtención,
recepción, almacenaje, producción, embarques y contabilidad.

Planeamiento
La base para planear la producción y estimar las necesidades en cuanto a
inventarios, la constituye el presupuesto o pronóstico de ventas. Éste debe
ser desarrollado por el departamento de ventas.
Los programas de producción, presupuestos de inventarios y los detalles
de la materia prima y mano de obra necesaria, se preparan o se desarrollan
con vista al presupuesto de ventas. Aunque dichos planes se basan en
estimados, los mismos tendrán alguna variación con los resultados reales,
sin embargo ellos facilitan un control global de las actividades de producción,
niveles de inventarios y ofrecen una base para medir la efectividad de las
operaciones actuales.

Compra u Obtención
En la función de compra u obtención se distinguen normalmente dos
responsabilidades separadas: Control de producción, que consiste en
determinar los tipos y cantidades de materiales que se quieren. Compras,
que consiste en colocar la orden de compra y mantener la vigilancia
necesaria sobre la entrega oportuna del material.

Recepción
36
Debe ser responsable de lo siguiente:
 La aceptación de los materiales recibidos, después que estos hayan
sido debidamente contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y
comparados con una copia aprobada de la orden de compra.
 La prelación de informes de recepción para registrar y notificar la
recepción y aceptación.
 La
entrega
o
envío
los almacenes (depósitos)
de
u
las
partidas
recibidas,
otros lugares determinados.
a
Como
precaución contra la apropiación indebida de activos.

Almacenaje
Las materias primas disponibles para ser procesadas o armadas
(ensambladas), así como los productos terminados, etc., pueden encontrarse
bajo la custodia de un departamento de almacenes. La responsabilidad sobre
los inventarios en los almacenes incluye lo siguiente:
a. Comprobación de las cantidades que se reciben para determinar que
son correcta.
b. Facilitar almacenaje adecuado, como medida de protección contra los
elementos y las extracciones no autorizadas.
c. Extracción de materiales contra la presentación de autorizaciones de
salida para producción o embarque.
37

Producción
Los
materiales
en
proceso
se
encuentran,
generalmente
bajo
control físico, control interno de los inventarios, incluye lo siguiente:
a. La información adecuada sobre el movimiento de la producción y los
inventarios.
b. Notificación
rápida
sobre
desperdicios
producidos,
materiales
dañados, etc., de modo que las cantidades y costos correspondientes
de los inventarios. Puedan ser debidamente ajustados en los registros.
La información rápida y precisa de parte de la fábrica, constituye una
necesidad para el debido funcionamiento del sistema de costo y los
procedimientos de control de producción.

Embarques
Todos los embarques, incluyéndose aquellas partidas que no forman
parte de los inventarios, deben efectuarse, preferiblemente, a base de
órdenes
de
embarque,
debidamente
aprobadas
y
preparadas
independientemente.

Almacén
Julio Anaya (2008) establece que:
“El término almacén, sugiere una instalación específica para el
albergue de productos de diferente naturaleza (materiales,
productos comerciales, herramientas utillaje en general, mobiliario,
etc.) en definitiva, sería algo similar a lo que en la lengua
38
anglosajona se conoce como “warehouse”. Sin embargo de
acuerdo al enfoque que pretendo dar en esta publicación, me
refiero básicamente a almacenes que tienen como misión albergar
y distribuir materiales y/o productos objeto de fabricación o
comercialización”. (p.19.).
En este sentido, se determina que el almacén, es el área física
establecida bajo métodos adecuados, y organizada de forma lógica,
utilizando diferentes sistemas
de manera ordenada, destinada a la
recepción, admisión, custodia, mantenimiento y despacho o distribución del
inventario, que será utilizada para
la realización de las actividades
comerciales de una entidad. De lo anterior se desprende, que esta área física
establecida, llamada Almacén, será dividida por zonas diferenciadas, que
permitirán implantar organización en los procesos a realizarse dentro de él
mismo. Estas Zonas podrían ser estratégicamente:


Área de Recepción y Despacho.

Corredores y Pasadizos.

Zona de almacenaje.

Zona de tránsito y Puesta a punto.

Locación de contingencia.

Vestuarios y Servicios Higiénicos.
Contabilidad
Con respecto a los inventarios, es mantener control contable sobre los
costos de los inventarios, a medida que los materiales se mueven a través de
39
los procesos de adquisición, producción y venta. Es decir la administración
del inventario se refiere a la determinación de la cantidad de inventario que
se debería mantener, la fecha en que se deberán colocar las órdenes y la
cantidad de unidades que se deberá ordenar cada vez. Los inventarios son
esenciales para las ventas, y las ventas son esenciales para las utilidades.
La contabilidad es una ciencia de naturaleza económica que tiene por
objeto producir información para hacer posible el conocimiento pasado,
presente y futuro de la realidad económica en términos cuantitativos en todos
sus niveles organizativos, mediante la utilización de un método específico
apoyado en bases suficientemente contrastadas, con el fin de facilitar la
adopción de las decisiones financieras externas y las de planificación y
control internas
2.3.7 Procesos de Almacén
Son todas aquellas funciones que se realizan dentro del depósito y que
son determinantes en la comercialización, consiste básicamente en labores
tales como recepción de la mercancía, la rotación del inventario según lo
establecido cumpliendo con el tiempo estimado, almacenaje de mercancía
generando el “stock”, y la preparación de los pedidos para el despacho de la
mercancía.
En base a esta definición, podríamos decir que los Procesos que se
realizan dentro del almacén, serian básicamente tres, que a su vez,
contienen dentro de cada una, una serie de funciones. Tales como:

Recepción de la mercancía: Consiste en el proceso que se desarrolla a
partir de que los bienes están llegando al almacén.
40

Verificación y Control de Calidad: Es la revisión de las cantidades, y el
estado en que se encuentra los bienes que se están recibiendo. Todo
esto comparado de acuerdo a lo que fue solicitado.

Aceptación o internamiento: es la acción de aceptar o rechazar el ingreso
de los bienes recibidos. Para luego proceder a ubicarla en lugares
asignados. Esto depende, del estado en que se encuentren sus
características físicas.

Registro: Es la parte del proceso, que consiste en registrar todos los
datos referentes a los movimientos que realiza el inventario. Esto para
realizar acciones de control y custodia.

Custodia y Mantenimiento: Actividad que se realiza con la finalidad de que
la mercancía, conserve sus mismas facultades físicas, necesarias para su
funcionalidad o uso.
2.3.8 Proceso de Registro y Control de existencias.
Es uno de los procesos más importantes, ya que consiste en el conjunto
de soportes y registros en los que se consignan datos específicos y
detallados de los inventarios en el almacén, y las cantidades disponibles para
cubrir con las ventas. De estos registros dependerá la exactitud de la posible
utilidad o pérdida en las ventas. No esta demás señalar que la información
deseada debe estar claramente registrada.
Los registros más importantes, relacionados directamente con el
inventario de mercancía o las existencias serian:
41

Registros de entrada de mercancía (Compras).

Registros de Salida de mercancía (Ventas)

Devoluciones de mercancía enviada.
2.3.9 Proceso de Distribución
Proceso logístico, que consiste en la preparación y despacho de las
existencias almacenadas,
según los pedidos realizados por parte de los
clientes. Constituido por las siguientes fases:

Formulación del Pedido: Es la acción que se cumple, en el momento
en el que el cliente, se comunica con el proveedor, para realizar sus
requerimientos, en razón de sus necesidades. Elaborando la
respectiva nota.

Autorización de Despacho: Es la parte en la cual los niveles de
autorización establecidos, se dan a la tarea de estudiar lo requerido, y
decidan dar o no aprobación para realizar el envío.

Acondicionamiento de materiales: Es la gestión que consiste en
tomar los bienes que serán despachados, y prepararlos según las
normas establecidas, y prepararlos de forma indicada para enviarlos al
cliente. Este proceso depende directamente de la autorización de
despacho, y se realizara de acuerdo a la documentación fuente.

Distribución Física: Consiste en realizar la entrega de la mercancía
al cliente según corresponda.
2.3.10 Objetivo del Almacén
42
Del anterior concepto de almacén, y la explicación de las funciones que
este realiza, se deduce que el objetivo general de la gestión de almacenes
consiste En mantener en orden el control de los artículos, y tener un buen
empleo del almacén, para que nunca permita que su existencia se agote por
completo, antes de solicitar nuevos materiales. Y garantizar el suministro
continuo y oportuno de los materiales y medios de producción requeridos
para asegurar los servicios de forma ininterrumpida y rítmica.
Los objetivos que deben plantearse dentro del almacén se encuentran:
Rapidez de entrega, fiabilidad, reducción de costes, maximización del
volumen disponible, minimización de las operaciones de manipulación y
transporte para así lograr
una óptima gestión en lo que se traduce como
una reducción de tareas administrativas, agilidad del desarrollo del resto de
los procesos del almacén, optimización de la gestión del nivel de inversión
del circulante, mejora de la calidad del producto, optimización de costes,
reducción de tiempos de proceso, nivel de satisfacción del cliente.
2.3.11 Importancia del Inventario
Toda organización debe disponer de recursos materiales en cantidad
suficiente, que le permita afrontar las fluctuaciones de la demanda interna y
los retrasos e interrupciones en el suministro externo. La formación de un
inventario, permite la obtención de los materiales a precios menores, al
comprar en volumen y reduce el precio del transporte, al movilizar materiales
en cantidades mayores.
De lo anterior podría deducirse, que un nivel elevado de existencias en
inventario, conduciría la prestación de un elevado nivel de servicio, con una
íntima o inexistente posibilidad de agotamientos. Sin embargo, toda
43
organización que involucra la inversión de recursos financieros, se plantea
como objetivos básicos, un alto nivel de servicio al mínimo costo posible. Es
posible que la administración pueda disminuir costos, a través de la
obtención de recursos a precios favorables, pero un pobre manejo del
inventario puede neutralizar esas ganancias. La minimización del costo total
del inventario, lo cual es diferente de reducir el inventario, puede lograrse a
través de la toma racional de decisiones, fundamentadas en un control
interno de inventario acorde con la realidad de la organización.
2.3.12 Características del Inventario
Es necesario realizar un análisis de los elementos que componen el
inventario. Se deben identificar cuáles son las etapas que se presentarán en
el proceso de producción, las comunes o las que se presenta en su mayoría
son:

Materia Prima

Productos en proceso

Productos terminados

Suministros, repuestos
En caso de materia prima, ésta es importada o nacional, si es local
existen problemas de abastecimiento, si es importada el tiempo de
aprovisionamiento.
La obsolencia de los inventarios, tanto por nueva tecnología como por
desgaste tiempo de rotación, tienen seguro contra incontinencias, deberá
realizarse la inspección visual de dicha mercadería. Se debe saber la forma
de
contabilización
de
los
inventarios.
la moneda empleada para su contabilización.
44
Correcta
valorización
de
Se debe conocer la política de administración de los inventarios: con
quienes se abastecen, que tan seguro es, preocupación por tener bajos
precios y mejor calidad; cuantos meses de ventas mantienen en materia
prima, productos en procesos y productos terminados; cual es la rotación de
los inventarios fijada o determinada. Áreas involucradas en la administración
ya sea el Gerente de Producción, Gerente de Marketing, Gerente de Ventas
o Finanzas, etc. Como se realiza el control de los inventarios en
forma manual o computarizada. Tecnología empleada.
El inventario además de ser un elemento estratégico es un factor muy
importante en las finanzas de la empresa, sus principales características:
 Permanente variabilidad.
 Riesgos de obsolencia, daños, robos y pérdidas.
 Requerimiento de recursos humanos, materiales y tecnológicos.
 Requerimiento de liquidez.
Todo esto, por lo cual dependiendo de la eficacia de su administración,
impactará las finanzas de la empresa, su nivel de servicios y por ende sus
ganancias.
2.3.13 Técnicas de Administración de Inventarios
Los métodos empleados comúnmente en el manejo de inventarios
son:
 El sistema ABC.
 El modelo básico de cantidad económico de pedido CEP.

El sistema ABC:
45
El método ABC de control de inventario, tiene como meta, la clasificación
de los materiales según su esfuerzo administrativo dentro del inventario,
basándose en el producto resultante de la relación del promedio de consumo
y precio unitario de cada artículo para un período determinado, lo cual se
denomina valor de consumo.
Una empresa que emplea este sistema debe dividir su inventario en
tres grupos: A, B, C. en los productos "A" se ha concentrado la máxima
inversión. El grupo "B" está formado por los artículos que siguen a los "A" en
cuanto a la magnitud de la inversión. Al grupo "C" lo componen en su
mayoría, una gran cantidad de productos que solo requieren de una pequeña
inversión. La división de su inventario en productos A, B y C permite a una
empresa determinar el nivel y tipos de procedimientos de control de
inventario necesarios.
El control de los productos "A" debe ser el más cuidadoso dada la
magnitud de la inversión comprendida, en tanto los productos "B" y "C"
estarían sujetos a procedimientos de control menos estrictos.

Modelo básico de cantidad económica de pedidos:
Este modelo puede utilizarse para controlar los artículos "A" de las
empresas, pues toma en consideración diversos costos operacionales y
financieros, determina la cantidad de pedido que minimiza los costos de
inventario total. El estudio de este modelo abarca: 1) los costos básicos, 2)
un método gráfico, 3) un método analítico.
2.3.14 Tipos de Inventario
46
Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, varía
ampliamente entre los distintos grupos de industrias. La composición de esta
parte del activo es una gran variedad de artículos, y es por eso que se han
clasificado de acuerdo a su utilización en los siguientes tipos:

Inventario de Mercancías:
Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien
sea comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin
ser modificados.
En esta Cuenta se mostrarán todas las mercancías disponibles para la
Venta. Las que tengan otras características y estén sujetas a condiciones
particulares se deben mostrar en cuentas separadas, tales como las
mercancías en camino (las que han sido compradas y no recibidas aún), las
mercancías dadas en consignación o las mercancías pignoradas (aquellas
que son propiedad de la empresa pero que han sido dadas a terceros en
garantía de valor que ya ha sido recibido en efectivo u otros bienes).

Inventario de Productos Terminados:
Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o
industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como productos
elaborados.

Inventario de Productos en Proceso de Fabricación:
Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas
manufactureras o industriales, los cuales se encuentran en proceso de
47
manufactura. Su cuantificación se hace por la cantidad de materiales, mano
de obra y gastos de fabricación, aplicables a la fecha de cierre.

Inventario de Materias Primas:
Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los productos,
pero que todavía no han recibido procesamiento.

Inventario de Suministros de Fábrica:
Son los materiales con los que se elaboran los productos, pero que no
pueden ser cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, clavos,
lubricantes, etc.).
2.3.15 Métodos para la determinación del Inventario
Existen tres métodos principales para su determinación y el costo de la
mercancía vendida:

El método del inventario continuo o perpetuo: es un sistema para
la contabilización de la mercancía. Consiste en llevar un registro
continuo que muestra en cualquier momento la cantidad y costo de la
mercancía vendida partida por partida o día por día. En las empresas
comerciales que venden mercancías de alto valor unitario, ha llegado
a ser el método normal.
La mercancía que entra se registra a la cuenta de Inventario
directamente. En este método de inventario se lleva un registro de tal forma
que muestra a cada momento cual es la existencia y el importe o valor de los
artículos en existencia, es decir, los cargos o créditos, o más bien, las
48
compras y las ventas de inventarios se registran según vayan ocurriendo las
transacciones o movimientos.

El método del inventario periódico: es un sistema para llevar el
conteo y valuación de los artículos en existencia, que se realiza
solamente a la fecha de cierre del ciclo contable (generalmente un
año). Se requieren inventarios periódicos correctos y completos que
consisten en un recuento completo y una valuación para casi todas las
empresas, lleven o no éstas un inventario continuo.
Este
inventario
periódico
es
generalmente
utilizado
por empresas pequeñas y medianas y tiene dos características:
a. Para conocer en una fecha determinada cual es el inventario, es
indispensable hacer un conteo físico del mismo y luego darle valores.
b. Para controlar el costo de las transacciones que afectan el inventario
se utilizan diferentes cuentas de acuerdo con la naturaleza de la
operación que se esté realizando.

El método del inventario estimado: actualmente llevada por los
comerciantes detallistas. Algunas empresas detallistas que tienen
rotación muy rápida, toman inventarios semanales o mensuales. Sin
embargo, en muchas situaciones en las que se considera poco
práctico llevar inventarios continuos en libros, es necesario estimarlas
existencias, ya sea en total o por clases, en diversas oportunidades,
entre las fechas regulares de inventario. Todo esto, con la finalidad de
controlar las compras, verificar la responsabilidad de los empleados,
ajustar el sistema de ventas o por otras razones.
49
El método se recomienda por su sencillez y por lo general da resultados
satisfactorios particularmente en almacenes pequeños en los que se marcan
las mercancías bajo la vigilancia personal del propietario.
2.3.16 Estrategias
Según Halten (1987) dice:
“Es el proceso a través del cual una organización formula
objetivos,
y está dirigido a la obtención de los mismo. Estrategia es el medio,
la vía, es el cómo para la obtención de los objetivos de la
organización. Es el arte (maña) de entremezclar el análisis interno
y la sabiduría utilizada por los dirigentes para crear valores de los
recursos y habilidades que ellos controlan. Para diseñar una
estrategia exitosa hay dos claves; hacer lo que hago bien y
escoger
los competidores que puedo derrotar. Análisis y acción están
integrados en la dirección estratégica”.
Para llevar a cabo una estrategia dentro de una empresa se debe llevar
a cabo un conjunto de acciones planificadas anticipadamente para alinear los
recursos y potencialidades de la organización, para el logro de sus metas y
objetivos de expansión y crecimiento.
Ahora con respecto a la investigación, la mejor estrategia en relación al
inventario es aquella que entiende y considera las características de la
demanda de los productos y su complejidad.
2.3.17 Gerencia
Gerencia es el uso eficiente de los recursos económicos y los fondos de
capital.
“La gerencia se refiere a las decisiones administrativas que se
traducen en la adquisición y el financiamiento de corto plazo y
50
créditos a largo plazo para la empresa”. Aquí se trata de las
situaciones que requieren la selección de determinados bienes (o
una combinación de activos), la selección del problema específico
y el crecimiento de una empresa. En este caso, el análisis tiene
que ver las entradas y salidas de fondos y su efecto en los
objetivos de la gerencia financiera. Por lo tanto, el análisis se limita
a establecer dos principales aspectos de la gerencia financiera
como la adquisición de fondos y un uso eficaz de los fondos para
alcanzar los objetivos del negocio. Según Omar, F. (2011).
Se supone que la gerencia es responsable del éxito o el fracaso de un
negocio, ya que, es la unidad de la empresa que se encarga de que los
integrantes de la organización subordinen sus deseos individuales para
alcanzar los objetivos comunes. Para ello, la gerencia debe aportar su
liderazgo, conducción y capacidad de coordinación, en este caso sobre los
departamentos que estén relacionados al inventario.
2.3.18 Estrategias Gerenciales
Según Bruce Henderson (2010) “Es la búsqueda deliberada por un plan
de acción que desarrolle la ventaja competitiva de un negocio, y la
multiplique”. Formular la estrategia empresarial, y luego implementarla, es un
proceso dinámico, complejo, continuo e integrado, que requiere de mucha
evaluación y ajustes. Formular la estrategia de una organización, implica tres
grandes pasos:
1. Determinar dónde estamos: analizar la situación interna como
externa, a nivel micro y macro. Para ello son útiles herramientas
como la matriz DOFA.
2. Determinar a dónde queremos llegar: esto implica establecer la
misión, visión, valores y objetivos, tanto a nivel corporativo
como a nivel de unidad de negocio.
51
3. Determinar cómo llegar hasta allí: es decir, el plan estratégicola serie de decisiones que se deben tomar. De nada sirve
contar con una fabulosa estrategia si ésta no se lleva a cabo.
Implementar el plan implica una serie de pasos, a continuación:
- Asignar y procurar los recursos necesarios: financieros, humanos, tiempo,
tecnología.
-Establecer la estructura humana: puede ser una estructura jerárquica de
comando, equipos multifuncionales.
-
Establecer
responsabilidades:
cada
tarea
o
proceso
debe
ser
responsabilidad de una persona o un equipo.
- Manejar el proceso: evaluar los resultados, y hacer los ajustes necesarios.
2.3.19 Costos de las Estrategias
Con base en las interpretaciones realizadas de los postulados de
Johnson y Colls (2011), una de las formas para definir la factibilidad de
estrategias concretas, es puntualizar la disponibilidad de los recursos y las
competencias necesarias para la propuesta en marcha de la estrategia,
diferenciando entre las capacidades actuales que podrían ser cambiadas y
aquellas que podrían desarrollarse como únicas, manteniendo siempre
presente los elementos de con qué alcance, qué tan valioso son esos
recursos y en qué tiempo se podría lograr.
2.3.20 Asignación de Recursos para las Estrategias
52
En este nivel, se puede inferir que los problemas económicosfinancieros de las organizaciones, debido a que la gestión se convierte en
varios costos añadidos en particular a la fase comercial, tiene que ver
directamente con la actividad relacionada con la asignación de recursos para
la implementación de nuevas estrategias bajo el enfoque de la administración
estratégica, lo que permite que estos recursos sean estipulados de acuerdo
con las prioridades que establezcan en los objetivos anuales de la
organización.
En tal sentido, la eficiente utilización de los recursos toma relevancia
para la eficacia en el logro de los objetivos, el gasto innecesario del tiempo,
energía, y de dinero arrastran consigo a toda la organización y en
consecuencia al cliente quien será que pague por ello. Por lo contrario,
coordinar, eliminar la burocracia interna y procurar la formación continua,
entre otros, son factores saludables a la gestión. (Senlle y Vilar, 1996).
Por otra parte, la relación de costo-beneficio señala Jhonson y Colls
(2006):
“El concepto de coste-beneficio sugiere que se puede asignar un
valor pecuniario a todos los costes y beneficios de una estrategia,
incluyendo los rendimientos tangibles o intangibles para las
personas y las organizaciones distintas a las que patrocina el
proyecto o la estrategia”. (p.361)
Así pues se interpreta que el factor económico no debe ser un
impedimento para determinar si una estrategia es factible de
implementarse o no, pero indudablemente habrá que establecer si se
puede implementar dependiendo de los recursos y competencias con
las que se cuente, para lo cual se recomienda concentrarse en la
comprensión de la factibilidad de estrategias concretas.
53
2.3.21 Factibilidad Técnica
Esta consiste en establecer si los materiales necesarios para la
estrategia se pueden adquirir o construir, así como de su disponibilidad en el
mercado como productos terminados o, en todo caso, de los recursos
humanos que puedan desarrollarlos o prestar servicios especializados. (Stair
y Reynolds, 2000).
La factibilidad técnica considera también si la organización tiene el
personal que posee la experiencia técnica requerida para diseñar,
implementar, operar y mantener el sistema con el que trabajan.
2.3.22 Factibilidad Operativa
Esta factibilidad será determinada de acuerdo a las consideraciones
de logística y motivacionales, relativas a lo que implica el proceso de cambio
para la organización como consecuencia de la implementación de la
estrategia, para el caso de estudio, en el área financiera. Es decir, si se
podrá poner en funcionamiento o no. (Stair y Reynolds, 2000).
Esta factibilidad comprende una determinación de la probabilidad de
que cambios en la organización se lleven a cabo para obtener mejores
resultados, en este caso, las estrategias que se aspiran llevar a cabo en la
gestión de inventario.
2.3.23 Factibilidad de Calendario
Se determina a partir de la consideración del tiempo del que se
dispone para el desarrollo, la disponibilidad de los recursos humanos y
materiales a tiempo, y de la toma de decisiones por parte de los niveles
jerárquicos que deben dar su aprobación a la ejecución de la estrategia, de
54
manera que se complete en un tiempo determinado. (Stair y Reynolds,
2000).
Esta factibilidad consiste en dar respuesta a que la solución pueda
llevarse a cabo, desarrollarse e implementarse en un plazo de tiempo
aceptable, es decir, en este caso llevar a cabo las estrategias gerenciales
en un tiempo razonable para recuperar su inversión y disminuir los
problemas asociados al inventario.
2.3.24 Factibilidad Económica
Esta viabilidad radica, según Stair y Reynolds (2000), “si el proyecto
es sensato o no desde el punto de vista financiero, y si los beneficios que se
pronosticaron compensarán el costo y el tiempo necesarios para obtenerlos”
(pág. 545).
Tal como puede inferirse, en la viabilidad financiera de la estrategia a
desarrollar intervendrá también la voluntad de los directivos y su
convencimiento para realizar la inversión involucrada.
2.3.25 Elección de la estrategia según análisis DOFA
Una vez hechos los estudios, análisis e interpretaciones de la
información recabada, el administrador estratégico la ordenará y procesará
con el fin de tomar las decisiones generales y concretas que según su criterio
profesional son las más acordes para la situación planteada. Para esta fase,
el estratega cuenta con herramientas de análisis recomendadas por
los
especialistas mundiales en el tema de la planificación estratégica, de manera
que sus decisiones tengan una base lo más objetiva posible.
2.3.26 Aplicación de herramientas de análisis: Matriz DOFA
55
“La matriz DOFA (matriz de fortalezas-oportunidades-debilidadesamenazas) es una herramienta de análisis estratégico
ampliamente utilizada. En ella se vierte el resultado del análisis de
las variables de los factores externos e internos, con lo cual se
puede dar el último paso de evaluación de la empresa con miras a
lograr la implementación de la administración estratégica,
conformando un cuadro de la situación actual de la empresa,
permitiendo de esta manera obtener un diagnóstico preciso y en
función de ello facilita la toma de decisiones acordes con los
objetivos”. (David, 2008).
2.3.27 Establecer objetivos a largo plazo
De acuerdo con el propósito general del plan estratégico y la
comprensión de entorno, se preparan las intenciones específicas, es decir,
los objetivos y metas. Según David (2008):
“Los objetivos representan los resultados que se esperan al seguir
ciertas estrategias. Las estrategias representan las acciones que
se deben tomar para lograr objetivos a largo plazo. El plazo para
los objetivos y estrategias debe ser consecuente, normalmente de
dos a cinco años”. (p. 168).
Los objetivos deben contemplar detalles del propósito del plan,
expresados en términos de comportamiento y acción deseada. Asimismo, el
objetivo deberá acompañarse de las metas a lograr, cuantificables,
medibles y alcanzables, ya que los objetivos repercuten directamente en los
presupuestos y en los parámetros de evaluación.
2.3.28 Diseñar el plan de acción
Un plan de acción describe las actividades, responsabilidades, plazos
y presupuestos asignados para realizar la acción, por ello, es común que
56
esta sección del plan completo sea distribuida entre los empleados que
estén directamente involucrados en las acciones, bien porque sean
implementadores de la acción o porque intervengan en el proceso
productivo de materiales para la acción. En definitiva, el plan de acción
según Kotler y Lee (2007):
“Proporciona un mapa que marca su curso, permitiendo una
retroalimentación puntual cuando duda o cuando tiene que
emprender acciones correctivas. Sin duda, incorpora actividades
de planificación previstas garantizando que se implementen”.
(p.487)
2.3.29 Establecer mecanismos de control
Partiendo
del
concepto
de
control
antes
definido,
muchas
organizaciones controlan su gestión estableciendo controles bajo el tipo de
encuestas y/o buzones de sugerencias en los diferentes puntos y
momentos de encuentro del cliente con el servicio o producto. De tal
manera que, las acciones de control podrán dar alertas al gerente
administrador
para
gestionar
las
adaptaciones
y/o
modificaciones
necesarias en el proceso de manera de no perder la complacencia del
cliente.
2.3.30 Evaluar los resultados
Las percepciones negativas sobre la gestión gerencial provocarán
deserciones y generarán mala reputación del mismo, propiciadas por uno o
varios clientes internos y externos insatisfechos; esto finalmente se reflejará
en los indicadores de desempeño financiero. En estos casos, la medición
cuantitativa de los resultados en la calidad del servicio resulta difícil, sin
embargo, Zeithaml y Cols (2009) opinan:
57
“Podrían usarse porcentajes de desempeño alcanzado sobre ls
metas, ya que, finalmente, lo importante para la evaluación del
resultado de las estrategias en los servicios, será el continuo
aprendizaje sobre qué satisface al cliente y qué no le satisface,
trabajando por innovar, mejorar, lanzar nuevos productos o
servicios u ofrecerle valor con servicios adicionales”.
2.4
Bases Jurídicas
Los fundamentos legales y normativos aplicables a las variables de
objeto de estudio, se presentan a continuación:

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1999)
Artículos 112-287-289. Donde se exponen los Derechos relacionados
con las actividades Económicas de las personas, los cuales van a ser las
garantías
que
nuestra
Constitución
les
concede
para
su
mejor
desenvolvimiento en la sociedad. El Artículo 112 señala:
“Todas las personas pueden dedicarse libremente a la actividad
económica de su preferencia, sin más limitaciones que las
previstas en esta constitución y las que establezcan las leyes, por
razones de desarrollo humano, seguridad, sanidad, protección del
ambiente u otras del interés social. El estado promoverá la
iniciativa privada, garantizando la creación y justa distribución de
la riqueza, así como la producción de bienes y servicios que
satisfagan las necesidades de la población, la libertad de trabajo,
empresa, comercio, industria, sin perjuicios de su facultad para
dictar medidas para planificar, racionalizar y regular la economía e
impulsar el desarrollo integral del país”.
El artículo 287 señala:
58
“La Contraloría General de la Republica es el órgano de control,
vigilancia y fiscalización de los ingresos, gastos bienes públicos y
bienes nacionales, así como de las operaciones relativas a los
mismos. Goza de autonomía funcional, administrativa y
organizativa, y orienta su actuación a las funciones de inspección
de los órganos y entidades sujetas a su control”.
El artículo 289 establece que una de las principales atribuciones de la
Contraloría General de la Republica es “ejercer el control, la vigilancia y
fiscalización de los ingresos, gastos y bienes públicos, así como las
operaciones relativas a los mismos, sin perjuicio de las facultades que se
atribuyen a otros órganos en el caso de los Estados y Municipios, de
conformidad con la ley.

Ley Orgánica de la Contraloría General de la República de
Venezuela (2010)
Capítulo II, referente al Control Interno, establece en su artículo 35 que:
“El Control Interno es un sistema que comprende de organización,
las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos
adoptados dentro de un ente u organismo sujeto a la Ley, para
salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de la
información financiera y administrativa, promover la eficiencia,
economía y calidad en sus operaciones, estimular la observancia
de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de su misión,
objetivos y metas”.

LOPCYMAT
Capítulo I, del objeto y ámbito de aplicación de esta Ley, en el Artículo 1
dicta:
59
“Establecer las instituciones, normas y lineamientos de las
políticas, y los órganos y entes que permitan garantizar a los
trabajadores y trabajadoras, condiciones de seguridad, salud y
bienestar en un ambiente de trabajo adecuado y propicio para el
ejercicio pleno de sus facultades físicas y mentales, mediante la
promoción del trabajo seguro y saludable, la prevención de los
accidentes de trabajo y las enfermedades ocupacionales, la
reparación integral del daño sufrido y la promoción e incentivo al
desarrollo de programas para la recreación, utilización del tiempo
libre, descanso y turismo social”.

Ley de Impuesto Sobre la Renta (ISLR)
En el artículo 91señala la obligación que tienen los contribuyentes de
llevar en forma adecuada y ordenada los principios de contabilidad
generalmente aceptados, los libros y los registros que constituyan medios de
control y comprobación de todos sus activos, obligaciones y resultados de
sus operaciones, igualmente señala la obligación de mantener los
documentos que den fe o apoyen todas las operaciones comerciales que
realice la organización. Por lo tanto la ley obliga a través de este artículo a
las empresas a incorporar elementos básicos de un sistema de control
interno, que contribuirán tanto a salvaguardar sus activos como lograr la
exactitud y confiabilidad de sus registros contables.

El Código de Comercio (1955)
Regula las operaciones mercantiles y actos de comercio que realizan los
comerciantes. En algunos de sus artículos presenta disposiciones que, de
alguna forma, puedan interpretarse controles básicos o primarios que debe
contemplar cualquier empresa en Venezuela.
60
El artículo 32 establece la obligatoriedad a todo comerciante de llevar
libros de contabilidad (diario, mayor, inventario), así como los auxiliares que
estime necesario para llevar en forma clara y ordenada el registro de todas
las operaciones financieras que realice. El artículo 34 del mismo código,
señala que todo comerciante al finalizar su ejercicio económico deberá
elaborar su balance donde presente todos sus bienes y obligaciones., así
como el estado de ganancias y pérdidas donde se muestren los beneficios
obtenidos de sus actividades.
De igual manera el artículo 36 dicta ciertas normas de orden y
presentación en cuanto al uso adecuado de los libros de contabilidad. Así
pues, existe una normativa y regulación por parte del Estado Venezolano
para que las empresas tengan un control básico de sus actividades y de esta
forma puedan rendir cuentas de sus resultados ya sean a sus socios,
propietarios o terceras personas, incluido el Estado Venezolano. Estos
controles básicos, tipificados en el Código de Comercio tales como: poseer
un sistema contable para registrar todas las operaciones de la empresa y
elaborar estados financieros por lo menos una vez al año, donde se
muestren los bienes, obligaciones y resultados de las operaciones de la
empresa durante su ejercicio económico, permiten establecer las bases
fundamentales de una adecuado Sistema de Control Interno dentro de
cualquier organización.

La Ley Orgánica de Aduanas
Artículo 1: “La Administración Aduanera tendrá por finalidad
intervenir, facilitar y controlar la entrada, permanencia y salida del
territorio nacional, de mercancías objeto de tráfico internacional y
de los medios de transporte que las conduzcan, con el propósito
de determinar y aplicar el régimen jurídico al cual dichas
61
mercancías estén sometidas, así como la supervisión de bienes
inmuebles cuando razones de interés y control fiscal lo justifiquen”.
2.5 Glosario de Términos
Almacén: Local o edificio que sirve para guardar mercancías u otras
cosas en gran cantidad.
Carencia: Ausencia, Insuficiencia, Falta o Privación de algo que resulta
necesario o indispensable.
Capital humano: Término usado para designar, un hipotético factor de
producción dependiente de las personas involucradas en el proceso.
Control: Es el proceso de medir los actuales resultados en relación con
los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las
medidas correctivas necesarias. Robert Buchele.
Corredores: Espacios físicos, determinados pasillos de algún tipo de
construcción, Edificio, Casa, Almacén, Etc.
Déficit: Cantidad que falta, para que los ingresos se equilibren con los
gastos.
Desenvolvimiento: Desarrollo, Acción y efecto de extender o
desenvolver.
Estrategias: conjunto de acciones planificadas sistemáticamente en el
tiempo que se llevan a cabo para lograr un determinado fin o misión.
62
Gerencia: es un cargo que ocupa el director de una empresa el cual
tiene dentro de sus múltiples funciones representarla frente a terceros y
coordinar todos sus recursos.
Gestión: Realización de un Trámite, diligencia o paso. Acción de
Administrar.
Imperante: Dícese de lo que ejerce gobierno.
Internamiento: Reclusión o encierro de algo en un lugar seguro.
Inventario: es una relación detallada, ordenada y valorada de todos los
elementos que componen el patrimonio de una empresa o persona en un
momento determinado.
Logístico: Relativo a los métodos y medios de organización.
Logros: Obtención de algún éxito, lucro o ganancia.
Limitaciones: Fijaciones o restricciones en las gestiones de algún
logro.
Mercancía: Producto del trabajo destinado a satisfacer alguna
necesidad del hombre y que se elabora para la venta, no para el propio
consumo.
Metas: Finalidad u objetivó que se traza y espera lograr con la
realización de alguna labor.
Pérdidas: Privación de lo que se poseía.
Diferencia desventajosas
entre el costo de una operación comercial o financiera y la ganancia.
63
Procesos: Conjunto de fases de un fenómeno en evolución.
Productividad: Faculta de producir. Cantidad producida teniendo en
cuenta el trabajo efectuado o el capital invertido.
Puesta a punto: Serie de operaciones que se efectúan para ajustar
algún material, induciéndolo a sus condiciones óptimas de funcionamiento.
Recursos: Medios económicos que representan la riqueza o potencia
de una entidad.
Unidad de Negocio: es un conjunto de actividades dentro de las
desarrolladas por una empresa para las cuales puede establecerse una
estrategia común y diferente a las de resto de actividades de la empresa.
64
2.6 Operacionalización de las Variables (Cuadro N°2)
Objetivos
Específicos
Variables
Definición Nominal
Dimensión
Indicadores
Fuente
Instrumentos
Infraestructura
-Almacén
Analizar las
necesidades
existentes
dentro del área
de control de
inventario de la
empresa.
Equipos
Necesidades Es la sumatoria de
existentes. requerimientos que
conforman los
procesos org. y adm.
Control de
de la empresa para
Inventario.
llevar a cabo un
control adecuado del
inventario, sujetos a
un estudio analítico
con el propósito de
establecer de manera
integral los vacíos
existentes.
Cuestionario
Contable.
Administrativa.
Sistemas
(Software)
Legal.
RRHH
Datos
Primarios
Observación
Directa
Facturación
-Libro de Compras
-Libro de Venta
Compra
-Proveedores
Ventas
-Clientes
Cobranza
Formular las
estrategias
gerenciales
para optimizar
la gestión del
control de
inventario en la
empresa
Distribuidora
Nubecitas, C.A.
Es el conjunto de
acciones presentadas
como soluciones
aplicadas en el ámbito
gerencial, que se
Estrategias
derivan de los
Gerenciales.
objetivos y metas que
Gestión de
maneja la empresa
Inventario.
Dist. Nubecitas, C.A.
con el fin de optimizar
la gestión del control
de inventario que
maneja actualmente.
Establecer los
beneficios
esperados y los
costos
asociados de
las estrategias
gerenciales a
aplicar para
Es la inversión
financiera necesaria a
ser erogada por la
empresa Distribuidora
Nubecitas, C.A. a
propósito de colocar
en práctica las
estrategias
Costos.
Beneficios
esperados.
Tipo de estrategias
Objetivos
Tipos de
estrategias
organizacional
o gerencial.
Asignación de
recursos
económicos
Datos
Racabados.
Matriz de
Análisis.
Planes de acción
Actividades de
Conrol
Según el tipo de
estrategias.
Análisis
económico
financiero
Costos fijos
Costos Variables
65
Datos
Recabados.
Matriz de
Análisis.
optimizar la
gestión del
control de
inventario.
gerenciales para la
optimización de la
gestión del control de
inventario de la
empresa, derivado de
éste la combinación
del binomio
relacionado con dicha
inversión y el impacto
cualitativo- cuantitativo
a ser alcanzado una
vez ejecutadas.
Indicadores de
Gestión
Costos
Ingresos
Fuente: Barrera (2014).
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
En este capítulo se describen los diferentes pasos a realizar para llevar
a cabo la investigación. Para toda investigación es de importancia
fundamental que los hechos y relaciones que establecen los resultados
obtenidos o nuevos conocimientos tengan el grado máximo de exactitud y
confiabilidad. Para ello se planea una metodología o procedimiento ordenado
que se sigue para establecer los hechos y fenómenos hacia los cuales está
encaminado el significado de la investigación.
El marco metodológico se puede definir como el conjunto de acciones
destinadas a describir y analizar el fondo del problema planteado, a través de
procedimientos específicos que incluye las técnicas de observación y
recolección de datos, determinado el “como” se realizara el estudio, esta
tarea consiste en hacer operativa los conceptos y elementos del problema
que se estudia, Arias (2004)
3.1 Tipo de investigación
66
El tipo de investigación, es un esfuerzo que se emprende para resolver
un problema, claro está, un problema de conocimiento, en palabras de Veliz
(2010), se refiere a:
“La estrategia que será adoptada para responder al problema de
investigación”. (p.73.).
La presente investigación se considera un proyecto factible con estudio
de campo de corte observacional-descriptivo pues la autora prevé que para
poder obtener resultados del estudio, se debe observar y analizar el
comportamiento del público y la situación dentro de la empresa.
De lo antes planteado, para llevar a cabo el proyecto factible, lo primero
que debe realizarse es un diagnóstico de la situación planteada; en segundo
lugar, es plantear y fundamentar con basamentos teóricos la propuesta a
elaborar y establecer, tanto los procedimientos metodológicos así como las
actividades y los recursos necesarios, para llevar a delante la ejecución.
Aunado a esto, se realizará el estudio de factibilidad del proyecto, Arias,
(2006), señala como proyecto factible:
“Que se trata de una propuesta de acción para resolver un
problema
práctico o satisfacer una necesidad. Es indispensable que dicha
propuesta se acompañe de una investigación, que demuestre su
factibilidad o posibilidad de realización”.
La investigación efectuada es sobre estrategias empresariales para la
optimización de la gestión del control de inventario de la empresa
Distribuidora Nubecitas, C.A, es realizada en la misma empresa, para así
conocer con exactitud las actividades y situaciones que se presenten y poder
describir, analizar e interpretar lo obtenido. Por lo tanto, es una investigación
descriptiva en relación a este tipo de investigación Arias (2006) afirma que:
67
“La investigación descriptiva consiste en la caracterización de un
hecho, fenómeno, individuo o grupo, con el fin de establecer su
estructura o comportamiento. Los resultados de este tipo de
investigación se ubican en un nivel intermedio en cuanto a la
profundidad de los conocimientos se refiere”. (Pág. 24)
3.2 Diseño de la Investigación
Sobre este aspecto, de acuerdo con lo señalado por Hernández y Cols
(2010), el diseño de la investigación se concibe como “… el plan o estrategia
para obtener la información que se desea, siendo ellos: documental, de
campo y proyecto factible” (pág. 120). Se refiere a experimental a una
técnica estadística que permite identificar y cuantificar las causas de un
efecto dentro de un estudio donde se manipula una o más variables
vinculadas a las causas, para medir el efecto que tienen en otra variable de
interés.
Según lo acotado por Pérez, A (2006), el diseño representa:
“La fase en la cual el investigador muestra la manera, el
procedimiento operativo que aplicará para recoger la información.
Dicho diseño debe estar en estrecha relación con los objetivos
planteados…surge o depende directamente de los objetivos
planteados en la investigación. Es decir, de lo que interesa
descubrir o investigar a quien realiza un determinado estudio”.
(p.21.).
En este sentido se puede decir que el diseño de investigación, constituye
el plan general de los investigadores, para obtener respuestas a sus
interrogantes o comprobar la hipótesis de investigación.
La investigación de campo según Arias (2004) “consiste en la recolección
de datos directamente de la realidad donde ocurren los hechos, sin
68
manipular o controlar variables alguna”. (P. 94). Por lo tanto, la presente
investigación es
de campo, ya que los datos necesarios para llevar el
desarrollo del trabajo, se han obtenidos directamente del sitio donde se
realiza la investigación, en la empresa Distribuidora Nubecitas, C.A.
Por otro lado la investigación tiene elementos de diseño bibliográficodocumental, ya que se respalda en algunos aspectos con la utilización de
datos secundarios, es decir, aquellos que han sido obtenidos por otros y
llegan elaborados y procesados de acuerdo con los fines de quienes
inicialmente los elaboran y manejan, por lo cual es un diseño bibliográfico.
Conviene ante este diseño comprobar la confiabilidad de los datos,
asegurarse de que los datos que se maneja mediante fuentes bibliográficas
sean garantía para su diseño y desarrollo.
3.3 Población y Muestra
Población:
La población según Balestrini (1998) “Una población o universo puede
estar referido a cualquier conjunto de elementos de los cuales pretendemos
indagar y conocer sus características o una de ellas y para el cual serán
validadas las conclusiones obtenidas en la investigación”. (Pág.122).
En la presente Investigación se determinó que la población está
conformada por todos los trabajadores de la empresa Distribuidora
Nubecitas, C.A, conformado por un grupo de trabajo de 25 individuos entre
hombres y mujeres, con edades comprendidas entre los 18 y 50 años, los
cuales son los que están encargados directamente de los procesos
administrativos– contables de la mencionada compañía. Es decir una
población finita, ya que los elementos en su totalidad son identificables.
69
Muestra:
Rodríguez (2005) señala que el proceso de toma de muestra es “Todo
procedimiento de selección de individuos, procedentes de una población
objetivo, que asegure, a todo individuo componente de dicha población, una
probabilidad conocida, de ser seleccionado; esto es de formar parte de la
muestra que será sometida a estudio.”
Se entiende por muestra, a la toma de una parte representativa de la
población. En la selección de la muestra de una población se utiliza, un
criterio que ofrece dos opciones para obtener los datos de la misma; una es
considerando una variable en una población completa, y otra, es tomando
una muestra, como subconjunto de una población.
La muestra seleccionada de la población anteriormente determinada en
la presente investigación, comprende a todas aquellas personas que tengan
relación directa o indirecta, con las gestiones que se realizan a diario en el
departamento del almacén de la empresa Distribuidora Nubecitas, C.A; es
para lograr obtener la información necesaria, que nos permita realizar un
análisis confiable de la problemática presentada por la empresa como objeto
de estudio. A continuación se presenta la muestra de la población de la
empresa Distribuidora Nubecitas, C.A.:
Cuadro N°3: Muestra
Cargo
Cantidad
Coordinador de Logística
1
Jefe de Almacén
1
70
Ayudantes de Almacén
5
Asistente de Facturación
1
Asistente de Cobranzas
1
Analista Contable
1
Analista de Mercadeo
1
Total Muestra
11
Fuente: Barrera (2014)
Será pues un total de once personas como muestra de toda la población,
representan los elementos relacionados al área de interés a investigar para
obtener mejores resultados.
3.4 Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
Según Abel Flames (2003) define la recolección de datos como:
“La técnica de recolección de datos es una directriz metodológica
que orienta científicamente la recolección de información, datos u
opiniones, Entre las técnicas más usadas por los investigadores
están la encuesta, entrevista, análisis de contenido y análisis
documental” (Pág. 39)
En la presente investigación la técnica mediante la cual se procederá a
la recolección de datos será la encuesta. Sabino (2002) plantea que:
“La encuesta se trata, por tanto, de requerir información a un
grupo socialmente significativo de personas acerca de los
problemas en estudios para luego, mediante un análisis de tipo
cuantitativo sacar las conclusiones que correspondan con los
datos recogidos”. (Pag.71)
71
Y para proporcionar mayor confiabilidad se utilizará como instrumento de
recolección de datos, el cuestionario. Según Juan Castañeda Jiménez (2005)
señala:
“Los instrumentos de recolección de datos son recursos
metodológicos que materializan la obtención de
los datos,
informaciones y/o aspectos relevantes de la investigación”
(Pág. 31).
De acuerdo a lo anterior descrito el cuestionario servirá para verificar las
variaciones de los datos sobre la investigación para lograr analizar de
manera clara las respuestas obtenidas. El cuestionario estará dividido en dos
sub-cuestionarios, el cual, constará de 26 preguntas (Ver Anexo A), que
serán realizadas de forma objetiva, de la siguiente manera: el primer subcuestionario que consta de nueve (9) preguntas será aplicado a siete
trabajadores que conforma el almacén se les aplicará las nueve primeras
preguntas, el segundo sub-cuestionario que consta de (17) preguntas se le
aplicará a las cuatro personas restantes de la muestra, es decir, a un
integrante del Dpto. de Facturación, a un miembro del Dpto. de Cobranzas, a
un integrante del Dpto. de Contabilidad, y por último, el resto de las
preguntas serán aplicadas aleatoriamente a tres empleados de distintos
Dptos, que son los que cubren los puestos de: Analista Contable, Analista de
Mercadeo y Jefe de Almacén.
Toda esta muestra fue tomada, ya que, esta parte del personal se
considera clave e indicada para dar las respuestas correctas y concretas,
para realizar el análisis de la problemática en cuestión para aplicar las
estrategias gerenciales.
3.5 Validez de los Instrumentos
72
Validez de Instrumento:
Se entiende por validez a una característica importante que debe poseer
el instrumento de medición, con el grado en que un instrumento logra medir
lo que se pretende estudiar. La validez del instrumento se comprobara a
través del método de jueces, el cual se realizará por dos (2) expertos
profesionales relacionados al área de estudio y uno (1) especialista en
metodología de la investigación.
Según Zorrilla y Torres (2005) señalan:
“Una pregunta es válida si estimula información exacta y relevante.
La selección y la redacción influyen en la validez de la pregunta
Algunas preguntas que son válidas para un grupo de personas,
pueden no serlo para otro grupo” (Pag.77)
Entre menos tenga que reflexionar el sujeto, más válida será la
respuesta. La validez implica congruencia en la manera de plantear las
preguntas y puede ser:

De contenido.

De criterio.

De constructo
Para decir que un instrumento tiene validez de contenido el diseñador del
cuestionario debe asegurarse que la medición representa el concepto
medido. Por ejemplo, si el instrumento es para medir actitudes de las
personas, debe medir eso y no sus emociones. En cuanto a la validez de
criterio, el diseñador del cuestionario la puede establecer comparando la
medición del instrumento con un criterio externo. Entre más se relacionen los
73
resultados de la investigación con el criterio, mayor será la validez del
instrumento.
Con relación a la validez de constructo indica cómo una medición se
relaciona con otras de acuerdo con la teoría o hipótesis que concierne a los
conceptos que se están midiendo. De ahí que sea importante que el
investigador tome en cuenta dichos conceptos para correlacionarlos
posteriormente.
En la presente investigación la validación se hizo a través de la técnica de
juicio de expertos, que de acuerdo con la normativa de la Universidad Nueva
Esparta establece: dos (2) profesionales relacionados al área de estudio y
uno (1) de metodología. (Ver Anexo C, C-1 y C-2).
3.6 Técnicas de Procesamiento, Presentación y Análisis de los Datos
Procesamiento: El procesamiento de la investigación se llevó mediante
la tabulación de datos, en un formato diseñado para tal efecto.
Presentación: La presentación de los datos será por medio de gráficas
circulares, conteniendo concepto y cantidad obtenida del indicador en
cuestión.
Análisis de datos: El análisis de los datos obtenidos, se realizará en
base de los objetivos trazados en el planteamiento de la investigación, y a su
vez entre los distintos indicadores inmersos en ellos.
74
CAPÌTULO IV
ANÁLISIS E INTERPRETACIÒN DE LOS RESULTADOS
En este capítulo se presentan los resultados obtenidos mediante la
aplicación del instrumento utilizado, aplicado a la muestra tomada del total de
la población de los empleados de la Empresa Distribuidora Nubecitas, C.A.
siendo el cuestionario la herramienta establecida en el planteamiento de la
investigación.
Asimismo, Balestrini (2002) define a la presentación de los resultados
como:
La información recopilada a partir de los instrumentos y técnicas
de recolección de datos, puede ser presentada de manera
organizada a través de varias formas: La presentación escrita;
consiste en incorporar los datos estadísticos recolectados en
forma de texto, a partir de una descripción de los mismos. En
aquellos casos donde se manejan pocos ítems, a través de la
75
palabra escrita, es posible dar cuenta de la direccionalidad de
tales hechos. La presentación gráfica; permiten representar los
fenómenos estudiados a través de figuras, que pueden ser
interpretadas y comparadas fácilmente entre sí. (p. 167).
En este sentido, para la presentación y organización de los datos
obtenidos de la investigación, se estructuraron cuadros y gráficos que
muestran la alternativa para cada pregunta, la distribución de frecuencias
absoluta de cada respuesta. La información que encabeza la tabulación de
los datos es: la pregunta y la presentación de los resultados de cada
pregunta, para posteriormente, presentar el análisis e interpretación de las
respuestas obtenidas por cada objetivo trazado en el planteamiento de la
investigación.
4.1 Presentación de los Resultados:
Ítems Nro. 1 ¿El proceso de recepción y verificación de mercancía se
basa en el cotejo del documento de pedido contra la mercancía entrante?
Cuadro Nro. 4
Recepción y Verificación de Mercancía
Alternativa.
Frecuencia Absoluta.
Porcentaje.
Si
7
100%
No
0
0%
Totales
7
100%
Fuente: Cuestionario Aplicado a 7 empleados del almacen (2014)
Gráfico Nro. 1
76
Recepción y Verificación de Mercancía
0%
SI
NO
100%
Fuente: Barrera (2014)
El 100% de la muestra indica que se realiza el correcto el proceso de
recepción y verificación de la mercancía. Así mismo, se ejecutan revisiones
de los documentos de entrega, con relación al pedido emitido. Lo que se
interpreta que parte del proceso de gestión de inventario se lleva de manera
eficiente en relación a la llegada de mercancía existente contra documento.
Ítems Nro. 2 ¿Luego de haber recibido y verificado la mercancía se
procede al almacenamiento inmediato en espacios específicos?
Cuadro Nro. 5
Almacenamiento Inmediato.
Alternativa.
Frecuencia Absoluta.
Porcentaje.
Si
2
29%
No
5
71%
Totales
7
100%
Fuente: Cuestionario Aplicado a 7 empleados del almacén (2014)
Gráfico Nro. 2
77
Almacenamiento Inmediato
29%
Si
NO
71%
Fuente: Barrera (2014)
Una representación del 29% de los encuestados, alega que el
almacenamiento de la mercancía recibida se realiza de manera inmediata.
En contraparte un 71% responde de forma negativa a la interrogante. Lo que
se manifiesta que hay ciertas fallas o decuidos a la hora de almacenar la
mercancía a la hora de su llegada al almacén, lo que se puede interpretar es
que no cuentan con las herramientas o recursos necesarios para proceder a
ésta de manera eficiente.
Ítems Nro. 3 ¿Sabe Ud. si se realizan actividades de mantenimiento del
inventario de mercancía con el fin de conservar sus características físicas?
Indique la frecuencia por año.
Cuadro Nro. 6
Mantenimiento del Inventario
Alternativa.
Frecuencia
Absoluta.
Porcentaje.
Frecuencia.
Si
No
2
5
29%
71%
Totales
7
100%
Semanal.
Mensual.
No
respondieron.
Totales.
Frecuencia
Absoluta.
Porcentaje.
1
1
14,29%
14,29%
5
7
71,43%
100%
Fuente: Cuestionario Aplicado a 7 empleados del almacén (2014)
Gráfico Nro. 3
78
Mantenimiento del Inventario.
29%
SI
71%
NO RESPONDIERON
Fuente: Barrera (2014)
Gráfico Nro. 4
Frecuencia del Mantenimiento del Inventario.
Semanal
Mensual
No respondieron
14% 14%
72%
Fuente: Barrera (2014)
El 29% de la muestra, afirmó que si se realizan actividades de
mantenimiento de la mercancía, en relación a la frecuencia uno de ellos
indicó que se realiza semanalmente, la otra persona manifestó que se realiza
mensualmente. Se evidencia un retraso y descuido con respecto a este
proceso de control de inventario causando posibles daños en la mercancía.
Ítems Nro. 4 ¿Se lleva un registro oportuno de los movimientos
realizados del inventario de mercancía?
Cuadro Nro. 7
Registro Oportuno de los Movimientos del
Inventario
Alternativa.
Frecuencia Absoluta.
Porcentaje.
Si
4
57%
No
3
43%
Totales
7
100%
Fuente: Cuestionario Aplicado a 7 empleados del almacén (2014)
79
Gráfico Nro. 5
Registro Oportuno de Movimientos del Inventario.
43%
SI
57%
NO
Fuente: Barrera (2014)
Del 100% de la muestra, un 57% alega que el registro oportuno de los
bienes dentro del almacén se realiza de manera oportuna, sin embargo, un
43% difiere, indicando lo contrario, arrojando un resultado bastante ajustado,
con una diferencia muy mínima. Lo que se manifiesta que habrán factores a
la hora del registro del inventario que se retrasan para mantener una
información de ésta actual y confiable.
Ítems Nro. 5 ¿Para el registro de los movimientos del inventario de
mercancía es necesario tener un soporte físico que sustente la información a
registrar?
Cuadro Nro. 8
Soporte Físico de los Movimientos de
Inventario
Alternativa.
Frecuencia Absoluta.
Porcentaje.
Si
6
86%
No
1
14%
80
Totales
7
100%
Fuente: Cuestionario Aplicado a 7 empleados del almacén (2014)
Gráfico Nro. 6
Soportes Físicos de los Movimientos del Inventario.
14%
SI
NO
86%
Fuente: Barrera (2014)
El 86% de los encuestados coincidió, en que los documentos como
soportes físico para efectuar los registros de los movimientos, son necesarios
para sustentar la información a registrar. Sólo un 14% de los encuestados
respondió de forma negativa, siendo un porcentaje poco representativo. Lo
que evidencia que si debe estar presente los documentos físicos a la hora de
registrar los movimientos del Inventario para manejar la exactitud de éste.
Ítems Nro. 6 ¿Se realizan conteos periódicos del inventario de
mercancía para la verificación de la existencia con los registros contables de
la empresa? Indique frecuencia.
Cuadro Nro. 9
Verificación de la Existencia
Alternativa.
Si
Frecuencia
Absoluta.
2
Porcentaje.
29%
No
Totales
5
7
71%
100%
Frecuencia
8 Días
No
respondieron
81
Frecuencia
Absoluta
2
Porcentaje
de
Frecuencia
29%
5
7
71%
100%
Fuente: Cuestionario Aplicado a 7 empleados del almacen (2014)
Gráfico Nro. 7
Conteos del Inventario de Mercancía.
29%
SI
NO
71%
Fuente: Barrera (2014)
Gráfico Nro. 8
Frecuencia de Conteos del Inventario de Mercancía.
29%
71%
8 Dias.
No Respondieron.
Fuente: Barrera (2014)
Un 29% responde afirmativo, indicando una frecuencia de 8 días en
temporada alta de venta. La otra parte de los encuestados, por un 71%,
responde de forma negativa. Por lo que se evidencia una falta de verificación
de la existencia fisica de la mercancia, retrasando el control del inventario.
Ítems Nro. 7 ¿Se efectúan despachos únicamente con base en órdenes
sujetas a lo solicitado por el cliente, previamente revisadas y aprobadas?
Cuadro Nro. 10
Órdenes Sujetas a lo Solicitado.
Alternativa.
Frecuencia Absoluta.
Porcentaje.
Si
7
100%
No
0
0%
82
Totales
7
100%
Fuente: Cuestionario Aplicado a 7 empleados del almacén (2014)
Gráfico Nro. 9
Órdenes Sujetas a lo Solicitado.
0%
SI
100%
NO
Fuente: Barrera (2014)
La realidad sustentada por el 100% de la muestra a la cual se le aplicó el
instrumento confirmó que sólo se generan despachos con órdenes sujetas a
lo solicitado por el cliente y previamente revisado y aprobado por parte de los
niveles de autorización especialmente establecidos. Lo que evidencia un
indicador positivo en cuanto a la documentación y soporte de la gestión
dentro del almacén. Conllevando así mismo la rapidez a la hora de ubicar
despachos de clientes y su debido control con soportes físicos.
Ítems N° 8 ¿Considera Ud. si la preparación y despacho de mercancía
son organizadas de manera oportuna?
Cuadro Nro. 11
Despacho de Mercancía.
Alternativa.
Frecuencia Absoluta.
Porcentaje.
Si
1
14%
No
6
86%
83
Totales
7
100%
Fuente: Cuestionario Aplicado a 7 empleados del almacén (2014)
Gráfico Nro. 10
Preparación y Despacho Oportuno de la Mercancía.
14%
SI
86%
NO
Fuente: Barrera (2014)
El 86% de los encuestados respondió de forma negativa, contra solo un
14% que en su respuesta refleja afirmación de la misma. Esto evidencia que
la preparación de los pedidos no se realiza de forma organizada, y por ende
el envío de la mercancía del almacén a los clientes no se realiza de manera
oportuna, o se realiza con retrasos. Lo que conlleva un retraso en lo que
respecta a la gestión del control de inventario.
Ítems N° 9 ¿Sabe Ud. si después del envío de mercancía, una copia de
la orden de despacho es enviada directamente al departamento de
facturación?
Cuadro Nro. 12
Copia de la Orden de Despacho
Alternativa.
Frecuencia Absoluta.
Porcentaje.
Si
3
43%
84
No
4
57%
Totales
7
100%
Fuente: Cuestionario Aplicado a 7 empleados del almacén (2014)
Gráfico Nro. 11
Envio de Ordenes de Despacho.
43%
SI
57%
NO
Fuente: Barrera (2014)
Un 43% afirma que si se cumple con enviar una copia de la nota de
despacho al departamento de facturación, luego de realizar los envíos de la
mercancía. Mientras que el 57% de los encuestados, manifiesta incurrir en no
enviar la copia de la orden de despacho. Se evidencia que dicho proceso se
podría facilitar con un sistema automatizado evitando retrasos y fallas en
físico.
Ítems Nro. 10 ¿Cree Ud. que pueden efectuarse despachos sin ser
facturados?
Cuadro N°. 13
Despachos
Alternativa.
Frecuencia Absoluta.
85
Porcentaje.
Si
0
0%
No
1
100%
Totales
1
100%
Fuente: Cuestionario Aplicado a un empleado de facturación (2014)
Gráfico Nro. 12
Despachos
0%
SI
100%
NO
Fuente: Barrera (2014)
La persona encuestada respondió de forma negativa en cuanto a
efectuarse despachos sin ser facturados. Por lo tanto, se evidencia el
cumplimiento de este punto dentro de la gestión para la preparación y
despacho de la mercancía en cuanto a documentación y soporte. Lo que se
manifiesta que si hay políticas cumplidas a la hora de facturar, lo que es un
factor positivo para el proceso de control de inventario.
Ítems Nro. 11 ¿Se comparan las facturas contra las órdenes de
despacho para verificar que todos los artículos enviados hayan sido
facturados?
Cuadro Nro. 14
Facturas Contra Órdenes de Despacho.
86
Frecuencia
Alternativa. Absoluta.
Porcentaje.
Si
0
0%
No
1
100%
Totales
1
100%
Fuente: Cuestionario Aplicado a un empleado de facturación (2014)
Gráfico Nro. 13
Comparación de Ordenes de Despacho.
0%
SI
NO
100%
Fuente: Barrera (2014)
En el departamento de facturación se dificulta el cumplimiento y
verificación de que los artículos facturados hayan sido despachados, por lo
que en muchísimos casos no se le hace entrega del envío de orden de
despacho. Esto manifiesta que los procesos entre almacén y facturación
tienen fallas con respecto a los cumplimientos de pasos de cada uno para un
óptimo despacho.
Ítems Nro. 12 ¿Recibe constantemente informes de devolución de
mercancía, a la cual deba realizarle de forma oportuna su respectiva nota de
crédito?
Cuadro Nro. 15
Informes de Devolución de Mercancía.
87
Alternativa.
Frecuencia Absoluta.
Porcentaje.
Si
1
100%
No
0
0%
Totales
1
100%
Fuente: Cuestionario Aplicado a un empleado de facturación (2014)
Gráfico Nro. 14
Informes de Devolución de Mercancía.
0%
SI
NO
100%
Fuente: Barrera (2014)
El departamento de facturación constantemente si recibe informes de
devoluciones de mercancía para la realización de las notas de crédito
respectivamente. Un factor positivo dentro del Dpto. de Facturación para
mantener la información vigente de la existencia física del inventario en
almacén contra el sistema, así mismo la debida cobranza y rebaja de la
mercancía devuelta.
Ítems Nro. 13 ¿Para la realización de las correspondientes notas de
crédito se basa en alguna aprobación y soporte?
Cuadro Nro. 16
Notas de Crédito.
88
Alternativa.
Frecuencia Absoluta.
Porcentaje.
Si
0
0%
No
1
100%
Totales
1
100%
Fuente: Cuestionario Aplicado a un empleado de facturación (2014)
Gráfico Nro. 15
Realización y Soporte de Notas de Crédito.
0%
SI
100%
NO
Fuente: Barrera (2014)
En muchas oportunidades esta información no llega por la vía
establecida, si no por el cliente y para mayor rapidez se realiza dicha solicitud
sin haberse verificado. Lo que podría conllevar ciertas fallas o errores a la
hora de la gestión del control de inventario porque no hay soportes ni
respaldos en físico para realizar dichas notas de crédito que no sea
directamente a través del cliente.
Ítems Nro. 14 ¿Indique el factor más constante que genera devoluciones
por lo cual se realizan respectivas notas de crédito?
Cuadro Nro. 17
89
Factor que Genera Devoluciones.
Alternativa.
Frecuencia Absoluta.
Porcentaje.
A
1
100%
B
0
0%
C
0
0%
D
0
0%
Totales.
1
100%
Fuente: Cuestionario Aplicado a un empleado de facturación (2014)
Gráfico Nro. 16
Factor Más Constante que Genera Devoluciones.
0%
0%
0%
100%
A
B
C
D
Fuente: Barrera (2014)
El factor interno más frecuente que incide en la devolución de la
mercancía, es el alto índice de errores en el envío de la mercancía solicitada.
Lo que manifiesta que no existen las herramientas necesarias dentro del
proceso de inventario para evitar estas fallas a la hora del despacho,
ahorrando así las devoluciones.
Ítems Nro. 15
¿Considera Ud. que se encuentra actualizada la
información del inventario de mercancía?
90
Cuadro Nro. 18
Información Actualizada del Inventario de
Mercancía.
Alternativa.
Frecuencia Absoluta.
Porcentaje.
Si
0
0%
No
1
100%
Totales
1
100%
Fuente: Cuestionario Aplicado a un empleado de facturación (2014)
Gráfico Nro. 17
Estado de la Información del Inventario de Mercancía.
0%
100%
SI
NO
Fuente: Barrera (2014)
Para el departamento de almacén no se encuentra actualizada la
información del inventario de mercancía. Esto evidencia la falta de
herramientas automatizadas que podrían mantener y agilizar información
confiable y fehaciente del inventario en físico en relación con sistema.
Ítems Nro. 16 ¿Al departamento de cobranzas le llega la nota de crédito
y la copia de la nota de devolución del almacén que le den respaldo a la
rebaja de la factura por concepto de devolución de mercancía?
91
Cuadro Nro. 19
Rebajas de las Facturas.
Alternativa.
Frecuencia Absoluta.
Porcentaje.
Si
0
0%
No
1
100%
Totales
1
100%
Fuente: Cuestionario Aplicado a un empleado de cobranzas (2014)
Gráfico Nro. 18
Respaldo de las Rebajas de las Facturas.
0%
SI
NO
100%
Fuente: Barrera (2014)
Al departamento de cobranzas, por lo general no le llega la copia de la
nota de devolución o llega pero con poca frecuencia, entorpeciendo que la
rebaja sea soportada, como facturada. Se manifiesta que este proceso se
hace engorroso conllevando errores en varios Dptos. Involucrados y
entorpeciendo la gestión del control de inventario y cobranzas.
Ítems Nro. 17 Indique el factor interno que dificulte el cobro oportuno de
la factura
Cuadro Nro. 20
92
Factor Interno que Dificulta el Cobro.
Alternativa.
Frecuencia Absoluta.
Porcentaje.
A
1
100%
B
0
0%
C
0
0%
Totales.
1
100%
Fuente: Cuestionario Aplicado a un empleado de cobranzas (2014)
Gráfico Nro. 19
Factor que Dificulta el Cobro Oportuno de las Facturas.
0%
0%
A
B
C
100%
Fuente: Barrera (2014)
El factor interno, que dificulta el cobro oportuno de las facturas de
ventas, es el retardo en la realización de la nota de crédito por errores en el
envío de la mercancía. Es por ello que se manifiesta errores y fallas
altamente en el proceso de actividades dentro del área de facturación lo que
conlleva a retrasos dentro del proceso de despacho.
Ítems Nro. 18 ¿Considera Ud. que el despacho de mercancía es
realizado de manera oportuna, favoreciendo la gestión de cobranzas?
Cuadro Nro. 21
93
Gestión de Cobranzas.
Alternativa.
Frecuencia Absoluta.
Porcentaje.
Si
0
0%
No
1
100%
Totales
1
100%
Fuente: Cuestionario Aplicado a un empleado de cobranzas (2014)
Gráfico Nro. 20
Gestión de Cobranzas.
0%
SI
NO
100%
Fuente: Barrera (2014)
Para el departamento de cobranzas el retraso en el envío de la
mercancía no favorece la gestión de cobranzas. Por lo que se manifiesta
evidentemente grandes fallas dentro del proceso de despacho, relacionando
las actividades que se realizan dentro del almacén que retrasan con ello la
entrega eficaz de los libros y así mismo la gestión de facturación, acarreando
retrasos innecesarios que afectan a la empresa.
Ítems Nro. 19 ¿Considera Ud. segura la obtención, manejo y custodia
de los documentos e información que ampara las entradas y salidas del
inventario?
94
Cuadro Nro. 22
Obtención Manejo y Custodia de los Documentos
Alternativa.
Frecuencia Absoluta.
Porcentaje.
Si
0
0%
No Respondió.
1
100%
Totales
1
100%
Fuente: Cuestionario Aplicado a un empleado de contabilidad (2014)
Gráfico Nro. 21
Obtención manejo y custodia de los documentos
0%
SI
NO RESPONDIÓ
100%
Fuente: Barrera (2014).
La persona encuestada no dio una respuesta ni afirmativa ni negativa.
Lo que se podría interpretar que pudieran existir fallas importantes dentro del
proceso de la gestión del control de inventario y no quiere dar respuestas
fehacientes de ello pero que se manifiestan dentro de todos los procesos
relacionados a ello.
Ítems Nro. 20 ¿Existe evidencia de que toda la mercancía se registra,
se factura y se despacha de manera oportuna?
Cuadro Nro. 23
95
Registro de Mercancía.
Alternativa.
Frecuencia Absoluta.
Porcentaje.
Si
0
0%
No
1
100%
Totales
1
100%
Fuente: Cuestionario Aplicado a un empleado de contabilidad (2014)
Gráfico Nro. 22
Oportunidad de los Registros.
0%
SI
NO
100%
Fuente: Barrera (2014).
No
existe evidencia de que la mercancía se registra de manera
oportuna. Esto manifiesta que no se cuentan con los recursos y herramientas
necesarias para llevar a cabo de manera eficaz todo el proceso de entrada,
registro y salida de la mercancía, conllevando entonces fallas y errores
dentro de la gestión del control de inventario.
Ítems Nro. 21 ¿El departamento de contabilidad mantiene registros de
inventarios que se encuentren ajustados según los resultados de los conteos
físicos?
96
Cuadro Nro. 24
Resultados de Conteos Físicos.
Alternativa.
Frecuencia Absoluta.
Porcentaje.
Si
1
100%
No
0
0%
Totales
1
100%
Fuente: Cuestionario Aplicado a una empleado de contabilidad (2014)
Gráfico Nro. 23
Regisros Según Resultados de Conteos Físicos.
0%
SI
NO
100%
Fuente: Barrera (2014).
Se obtuvo que si, al final de cada cierre anual, se realizan conteos físicos
del inventario para comparar contra contabilidad, para así determinar
diferencias y contabilizarlas. Esto puede ser un factor positivo a la hora de
tener información actualizada, pero no quiere decir que sea fidedigna lo que
se pudieran aplicar sistemas de inventario mejores y automatizados para el
proceso de control de inventario.
Ítems Nro. 22 ¿Tiene Ud. conocimiento de los controles que regulan los
procesos que se llevan a cabo en la empresa?
97
Cuadro Nro. 25
Conocimientos de los Controles.
Alternativa.
Frecuencia Absoluta.
Porcentaje.
Si
3
100%
No
0
0%
Totales
3
100%
Fuente: Cuestionario Aplicado a tres empleados (2014)
Gráfico Nro. 24
Controles que Regulan los Procesos.
0%
SI
NO
100%
Fuente: Barrera (2014).
El 100% de la muestra indica conocer los controles que regulan los
procesos que se llevan a cabo en la empresa, por lo que se muestra que
existen políticas, sistemas y procedimientos que el recurso humano conoce.
Esto ayuda entonces a motivar a los empleados a aceptar cambios positivos
en relación a la gestión de inventario que se puedan aplicar para obtener
mejores resultados y efectivos.
Ítems Nro. 23 ¿La Empresa tiene diseñado procesos y procedimientos
orientados al cumplimiento de los objetivos de gestión?
98
Cuadro Nro. 26
Objetivos de Gestión.
Alternativa.
Frecuencia Absoluta.
Porcentaje.
Si
3
100%
No
0
0%
Totales
3
100%
Fuente: Cuestionario Aplicado a tres empleados (2014)
Gráfico Nro. 25
Procesos y Procedimientos.
0%
SI
NO
100%
Fuente: Barrera (2014).
El 100% de los encuestados respondió de manera positiva, que la
empresa tiene diseñado procesos y procedimientos orientados a los
cumplimientos de los objetivos. Pudiera existir mejoras y modificaciones que
se adapten a mejoras inmediatas o futuras de acuerdo a las situaciones o
factores externos que pudieran afectar a la empresa. Por ello, se pudieran
automatizar o mejorar dichos diseños y procesos para resultados
convenientes dentro del inventario.
Ítems Nro. 24 ¿Considera Ud. que la entidad ha realizado recientemente
una revisión, análisis y adecuación de sus procesos para lograr una mayor
eficiencia operativa?
99
Cuadro Nro. 27
Procesos para Aumentar Eficiencia.
Alternativa.
Frecuencia Absoluta.
Porcentaje.
Si
0
0%
No
3
100%
Totales
3
100%
Fuente: Cuestionario Aplicado a tres empleados (2014)
Gráfico Nro. 26
Adecuación de Procesos.
0%
SI
NO
100%
Fuente: Barrera (2014).
El 100% de los encuestados afirma que la entidad no ha realizado
recientemente una revisión, análisis y adecuación de los procesos para
lograr a una eficiencia operativa. Esto manifiesta que no ha habido
actualizaciones y mantenimientos dentro de los procesos relacionados a la
gestión del control de inventario, conllevando entonces trancas y fallas
innecesarias manifestándose en cuanto a tiempo, calidad y productividad.
Ítems Nro. 25 ¿La organización promueve al personal a estar informado
sobre normas establecidas?
100
Cuadro Nro. 25
Información al personal
Alternativa.
Frecuencia Absoluta.
Porcentaje.
Si
1
33%
No
2
67%
Totales
3
100%
Fuente: Cuestionario Aplicado a tres empleados (2014)
Gráfico Nro. 27
Información al Personal.
33%
SI
NO
67%
Fuente: Barrera (2014).
El 67% respondió de manera negativa de que la empresa no promueve
al personal a estar informado sobre las normas establecidas, contra solo un
33% que refleja afirmación. Por lo que este indicador confirma que no existe
una comunicación constante al recurso humano de forma oportuna. Esto
pudiera manifestarse en el rendimiento del personal por no sentirse
motivados en cuanto a la identificación con la empresa, por ello, no tienen
conocimientos actuales en relación a la empresa y sus actividades dentro de
sus actividades.
Ítems Nro. 26 ¿Considera Ud. que la empresa cuenta con el personal
calificado en cantidad y experiencia para el cumplimiento de los objetivos?
101
Cuadro Nro. 29
Personal Calificado
Alternativa.
Frecuencia Absoluta.
Porcentaje.
Si
1
33%
No
2
67%
Totales
3
100%
Fuente: Cuestionario Aplicado a tres empleados (2014)
Gráfico Nro. 28
Grado de Calificación del Personal.
33%
SI
NO
67%
Fuente: Barrera (2014).
El 67% respondió de manera negativa contra solo un 33% que refleja
afirmación. Por lo que este indicador afirma que no se cuenta con un
personal
adecuado
en
cuanto
a
experiencia
para
desempeñar
satisfactoriamente sus actividades. Lo que conlleva que la empresa no
pueden obtener los mejores resultados si no cuentan con el personal y
herramientas necesarias para realizar de manera eficiente y óptima sus
actividades, ya que no están calificadas, causando así retrasos y errores en
la gestión del inventario.
4.2 Análisis e Interpretación de los Resultados Obtenidos:
102
De acuerdo a los datos obtenidos según los cuestionarios aplicados y la
observación directa como ex trabajadora en dicha empresa, y de acuerdo a
conversaciones directas y espontáneas con los trabajadores involucrados
directamente en el proceso de la gestión del control de inventario, se
presenta a continuación la interpretación de los resultados, en función a los
objetivos de la investigación.
Los procesos que se llevan a cabo en la empresa Distribuidora
Nubecitas, C.A se definen en Almacenamiento, Registro y Control,
Verificación y Distribución de libros escolares como bienes no perecederos,
sin embargo, caducan en el tiempo. Por otro lado, por ser una pequeña
empresa, y considerarse por su alta gerencia una empresa familiar ciertos
procesos de la gestión de inventario se llevan con pocos recursos
automatizados y tecnológicos que pudieran facilitar y agilizar de manera
rápida y eficaz las actividades dentro de ésta, en especial el tema del
inventario en existencia y por ende su mayor eficiencia en su respectiva
distribución.
En
consecuencia,
el
proceso
de
entrada
y
posterior
almacenamiento de la mercancía, se divide en fases. Inicialmente se realiza
una revisión y comparación de los documentos de entrega de existencia,
esto con relación al pedido emitido.
Luego de esta revisión, se procede a realizar los conteos de verificación
de las cantidades recibidas, que deberían por naturaleza, coincidir con las
cantidades solicitadas; una vez realizada la comprobación de la mercancía,
no se procede a la ubicación inmediata en espacios físicos determinados, es
aquí donde se encuentra una de las faltas en los procesos establecidos, ya
que no necesariamente se realiza esta ubicación dentro del almacén, esto
representa una desventaja negativa para la entidad, pues esto indica que se
incurre, en una errónea o hasta una falta total o parcial de custodia de la
103
mercancía, por consecuencia, se cuestiona el control que se le pueda aplicar
a los Activos de la empresa dentro del almacén.
Por otro lado, a través de la observación directa, el espacio físico con el
que cuentan es amplio y acorde al inventario que maneja constantemente,
pero la parte de infraestructura está mal organizada y administrada en
relación a las condiciones con las que cuentan ya que el almacén se
encuentra dividido en dos pisos distanciados lo que conlleva a un retraso a la
hora de comprobar y almacenar la mercancía de manera eficiente, ya que
esta mercancía ubicada en el otro nivel es de reserva, más no afecta de
manera directa a las ventas actuales o del momento.
Aunado a esto, en este proceso de almacenamiento, también están
comprendidas las labores de mantenimiento y limpieza, que debe realizar el
personal
del almacén, a la mercancía que conforma su inventario, esto
buscando conservar las mismas características físicas óptimas, de cuando
fueron recibidas; así como la limpieza y mantenimiento, del espacio físico,
perteneciente al almacén. Pero el resultado
arroja que en la empresa
Distribuidora Nubecitas, esta actividad no se realiza con frecuencia, pudiendo
ocasionar, con el transcurso del tiempo, deterioro en la mercancía, perdiendo
sus características genuinas, por ende el bien termina perdiendo su valor,
por consecuencia de la falta de mantenimiento como también la falta de
recursos físicos, maquinarias suficientes, personal calificado y mayor
seguridad. En conversaciones directas con los trabajadores del almacén, se
evidencia la falta de maquinarias requeridas para el almacenamiento del
inventario, lo que retraso el proceso de almacenamiento y rotación del
mismo.
En relación a la falta de personal calificado, en conversaciones con
dichos empleados, se manifiesta con mayor énfasis en épocas escolares
104
donde el movimiento de actividades implicadas dentro del proceso de la
gestión del inventario son más fuertes y exige un mayor esfuerzo de recursos
humanos con respecto a los trabajadores y pues no cuentan con el personal
requerido conllevando atrasos en el despacho, verificación y mantenimiento
de las mercancías.
La carencia de áreas delimitadas de acuerdo a la
clasificación del tipo de libro y la falta de registros automatizados no permiten
la utilización inmediata de un personal contratado para las épocas de mayor
venta, como los períodos escolares, porque no cuentan con el conocimiento
de ubicación de la mercancía.
En consecuencia a la mala distribución del inventario por la
infraestructura con la que cuenta la empresa, se observa de manera directa
que no cuentan con un sistema de cámaras de seguridad dentro del almacén
con el que podrían beneficiarse ampliamente, ya que a través de éste se
podría monitorear todos los movimientos y actividades de los trabajadores
como los procesos de la gestión de inventario para verificar, mejorar y
modificar posibles fallas existentes en el almacén.
Con respecto a las actividades referentes al registro y control del
inventario, se puede establecer según los resultados arrojados por la
evaluación, que por diferentes motivos, el registro de la mercancía no es
constante o se realiza con demora, esto dificulta la confiabilidad de los
registros, careciendo de veracidad este proceso dentro del sistema
administrativo Profit Plus con el que cuentan; por consecuencia, esto genera
desventajas en los controles, que se ven totalmente improcedentes. Sin
embargo, la documentación fuente para los registros de los movimientos, si
son necesarios para sustentar la información, lo que evidencia un indicador
positivo en este paso de la gestión dentro del almacén.
En relación a lo mencionado se observa que no cuentan con un sistema
automatizado que cargue la mercancía a través de pistolas ópticas
105
directamente al sistema de inventario ahorrando tiempo y formatos manuales
que evidentemente retrasan el proceso de la gestión del mismo y a su vez el
proceso de facturación y eficiencia para cumplir con las exigencias del
cliente.
La constatación de la existencia real de los bienes almacenados, es el
factor de mayor importancia para el proceso de verificación del inventario
físico, sin embargo se evidencia, con las respuestas de la muestra
encuestada, que esta
acción no se realiza constantemente dentro del
almacén. Esta falta de verificación, podría traer como consecuencia, un
posible índice elevado de disparidad de los registros contables con la
verdadera existencia en almacén, además impide poder evaluar la eficiencia
productiva.
La fase que comprende, el proceso de distribución, se subdivide en
etapas, que consta, primeramente en la realización de un requerimiento de
mercancía por parte de la clientela, lo que conduce a una formulación de
pedido, el cual es verificado y aprobado por parte del Jefe del almacén, y
sirve como soporte dentro de las gestiones realizadas; posteriormente este
documento es enviado al departamento de facturación, para realizar la
respectiva factura y nota de despacho, para luego ser enviada al almacén,
procediendo al despacho, el cual deberá ser efectuado de forma oportuna,
sin embargo el envío de la mercancía no se realiza de manera organizada
por no contar con las herramientas tecnológicas e innovadoras necesarias,
generando retrasos innecesarios, por lo cual esta situación impacta
fuertemente el cuidado de la cartera.
Una vez enviada la mercancía, el almacén debe enviar al departamento
de facturación, la copia de orden de despacho, debidamente firmada por el
cliente, sin embargo no siempre este documento es enviado a facturación,
106
ocasionado un alto margen de error para medir el cumplimiento de los
pedidos solicitados al centro de distribución. Asimismo, en cuanto al
siguiente objetivo específico planteado en la investigación, se tomó en
cuenta al departamento de facturación, cobranzas y contabilidad. Esto para
la evaluación del grado de cumplimiento de los procedimientos establecidos
en el control interno del inventario de mercancía dentro de la empresa y así
establecer las respectivas estrategias gerenciales.
En pertinencia al departamento de facturación, se evidencia el
cumplimiento por parte del almacén para la preparación de la mercancía en
cuanto a documentación y soporte, ya que para el proceso de distribución se
requiere de diversos documentos según los procedimientos establecidos en
el control interno de inventario de mercancía; el cual engloba un conjunto de
formalidades para llevar a cabo el proceso de despacho de mercancías,
basándose en este caso en las facturas y en órdenes de despachos, que
sirven como soportes a las operaciones comerciales de la entidad.
En referencia al cumplimiento, de que la distribución de la mercancía
sea de manera oportuna y sin errores, se toma como base la orden de
despacho, siendo el documento que acompaña la entrega de mercancía, y
según lo establecido en el control interno de inventario de mercancía, en
cuanto a su confección, indica que debe realizarse en triplicado, para ser
distribuido de la siguiente forma, se envían las tres copias junto con la
mercancía al comprador, queda bajo el poder de este el original, pero debe a
su vez firmar las otras dos copias en señal de estar conforme con lo recibido
y lo solicitado, una de estas copias firmadas y selladas por el comprador,
pertenece al almacén, mientras que la otra, debe ser entregada a facturación
para el control y verificación de que se ha facturado de manera adecuada,
coincidiendo lo que refleja la factura con lo que fue despachado.
107
En las temporadas altas, que corresponde a los meses, entre finales de
Julio y mediados de Noviembre, existe un alto índice de generación de notas
de crédito generalmente a causa de devoluciones de mercancía, las cuales
suelen ser por errores en el envío de mercancía solicitada, lo que evidencia
errores o distracciones por parte de los empleados del almacén encargados
de armar los pedidos con una adecuada organización en cuanto a su
preparación. En este caso, puede imputársele al desorden de la mercancía,
al no encontrarse en lugares correspondientes y adecuados, no haciendo
caso a un eficiente sistema de organización dentro del almacén, utilizando de
forma incorrecta el espacio físico determinado, condiciones acordes al
manejo de inventario, maquinarias suficientes, controles de seguridad,
personal calificado, sistemas automatizados, entre otros como se ha venido
mencionando anteriormente. Esto aun cuando está establecido dentro del
control interno del inventario de mercancía como proceso, que una vez
recibida la mercancía debe ubicarse de manera inmediata en espacios
específicos pre delimitado.
Según lo establecido en el control interno de los inventarios de
mercancía, las notas de crédito que se realizan por concepto de
devoluciones de venta, deben estar soportadas con una nota de devolución y
ésta a su vez debe ser verificada con la información correspondiente a la
mercancía devuelta. Aunado a esto, se debe enviar información a facturación
para proceder a la realización de la nota de crédito.
En muchas oportunidades esta información no llega por la vía
establecida sino por el cliente y para mayor rapidez se realiza dicha solicitud
sin haberse verificado; lo que indica que el almacén por falta de organización
en la recepción y en el almacenamiento de la mercancía, sumado a su vez a
la carencia de organización en la realización de los pedidos enviados a la
clientela según lo solicitado, más el notable alto índice de devoluciones de
108
mercancía las cuales no son verificadas, sustentadas y reorganizadas,
dificulta poder saber a ciencia cierta la exactitud de la existencia de la
mercancía que se encuentra disponible, evidentemente es inaudito para la
facturación decir que el inventario de mercancía se encuentra actualizado.
Tomando en cuenta que los conteos de inventario son manuales y no con un
sistema automatizado con la ayuda de un lente óptico que sea más eficaz y
sustentable a la hora de mantener constantemente un inventario vigente y
confiable.
En lo concerniente al Departamento de Cobranzas, debe llegarle la nota
de crédito, la cual le da rebaja a la factura, y a su vez es el único respaldo de
la referente rebaja, ya que la copia de la nota de devolución proveniente del
almacén, por lo general no llega, o llega con poca frecuencia, entorpeciendo
que la rebaja sea soportada, tanto como por facturación, como por el mismo
almacén, dándole menos exactitud y credibilidad. Por lo que nuevamente se
evidencia por otro departamento la falta de verificación, incumpliendo lo
establecido. Y la falta de colaboración por parte del almacén para que se
realicen las notas de créditos de forma óptima.
El factor interno más constante, que dificulta el cobro oportuno de las
facturas de ventas, es el retardo en realización de la nota de crédito por
errores en el envío de la mercancía. Esta información suministrada,
nuevamente avala lo que anteriormente se ha venido analizando, que por la
falta de verificación de la mercancía devuelta, se ve afecta el proceso de
generación de las Notas de Crédito, y a su vez en el cobro oportuno de la
factura, por lo que una vez más se evidencia que no se cumple lo establecido
en el control interno de inventario con respecto a este punto.
La empresa habitualmente realiza la mayor parte de sus
ventas
a
crédito, y la fecha del cobro de las mismas en su mayoría de las veces es en
109
la fecha de recepción y validación de mercancías por el cliente o la fecha de
recepción de la factura, por lo que el retraso en el envío de la mercancía no
favorece la gestión de cobranzas.
En lo que respecta al departamento de contabilidad y de acuerdo a lo
establecido en el control interno de inventario de mercancía, todas las
operaciones económicas que realiza la entidad deben registrarse en los
libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros
sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para
cada una de ellas. Sin embargo, en cuanto a la obtención, manejo y custodia
de los documentos e información que ampara las entradas y salidas del
inventario según el departamento de contabilidad no se cumple cabalmente
esta normativa, ya que por un lado los soportes que avalan la recepción por
concepto de compra de mercancía si se mantiene una información que
ampara dichos movimientos , sin embargo el soporte de entrada de la
mercancía por concepto de devoluciones y despachos de mercancía no
necesariamente cumple con dicho soporto, ocasionando diferencias de
inventario y evidenciando
falta
control en las entradas y salidas de
mercancía en cuanto a su verificación.
Seguido de lo anteriormente planteado, se puede evidenciar que por
falta de soportes, no se puede sustentar con información segura que los
registros de las operaciones dentro del almacén, se registran de manera
oportuna. Sumando a esto el Departamento de Contabilidad posiblemente
registra ajustes por diferencias de mercancía al final de cada cierre anual y
añadido a la falta de soportes para el sustento de las operaciones realizadas,
afecta de manera negativa a que no se puede reflejar de manera razonable
el saldo contable de la cuenta de existencias. Asimismo, al efecto financiero
que se puede producir estos ajustes contables en los estados financieros.
110
Finalmente de acuerdo a los factores que inciden en el control interno de
inventario, se analizó el ambiente de control. Sobre lo relacionado al capital
humano de la empresa, si se encuentran en conocimiento sobre los controles
que regulan los procesos que se realizan dentro de la entidad, favoreciendo
a este componente humano, ya que asumirá un papel protagónico en el
propósito de lograr que la empresa marche a la perfección en todos sus
aspectos, sumado a que estos procesos se encuentran orientados al logro
de los objetivos que persigue la empresa.
En lo concerniente a la revisión, análisis y adecuación de los procesos
en general, debe ser un proceso continuo, pero en la entidad no se ha
realizado recientemente esta evaluación. Por lo tanto, no hay una
adecuación de correcciones o replanteo de los procedimientos que pudieran
determinarse en un momento dado si tales actividades se están ejecutando
de una forma correcta y adecuada que redundaran en un beneficio de la
misma en la medida que se logra mayor eficiencia y eficacia en las labores
realizadas.
La comunicación debe estar presente en cada una de las actividades y
de las etapas de los procesos internos de toda organización, siendo el
mecanismo por el cual la empresa trasmite sus lineamientos sobre los cuales
también está fundamentada la estructura de la organización, en la entidad
actualmente no hay inducciones de los nuevos conocimientos y las nuevas
técnicas en el desarrollo de las actividades de la empresa, lo cual no permite
al empleado a estar actualizado por falta de una comunicación constante.
Unido a lo anterior es de suma importancia identificar las características
necesarias que debe tener el empleado, ya que este debe tener plena
capacidad respectiva a experiencia, conocimientos, habilidades y destrezas
las cuales va a desarrollar en las tareas necesarias con la mayor efectividad
y eficacia, dicho esto se puede decir que el la empresa no cuenta en su
111
totalidad con un equipo de trabajo que reúna todos los requisitos que van en
pro con los objetivos de la entidad.
CAPÍTULO V
PROPUESTA DE LAS ESTRATEGIAS GERENCIALES PARA LA
OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN DEL CONTROL DE INVENTARIO DE LA
EMPRESA DISTRIBUIDORA NUBECITAS, C.A.
En base a la investigación realizada y la información recabada a
través de los instrumentos, se procederá a presentar las estrategias
gerenciales que le permitirán a la empresa Distribuidora Nubecitas, C.A.
evaluar las mismas, para llevar a cabo su ejecución y desarrollo, de esta
forma se determinará su situación actual en la que se encuentra
considerando la gestión del control de inventario.
Relacionado a ello, la administración del inventario es un punto
determinante en el manejo estratégico de toda organización para aumentar la
productividad con respecto a la mercancía terminada. Lo que conlleva a la
gestión de inventario como objetivo principal, reducir al mínimo posible los
niveles de existencia y asegurar la disponibilidad de existencia de producto
terminado en el momento justo.
Las tareas correspondientes a la administración del inventario se
relacionan con la determinación de los métodos empleados en sus registros,
la determinación de los puntos de rotación, su forma de clasificación y el
método de reinventario determinado por los métodos de control.
112
En la práctica el control del inventario abarca diversos aspectos,
incluidos la gestión del inventario mencionada anteriormente, el registro de
cantidades como ubicación de artículos, pero también la optimización del
suministro.
Por ello, este estudio de investigación se enfocará en aplicar
estrategias gerenciales para optimizar el inventario, en la que el objetivo
principal es maximizar el resultado financiero del inventario para la compañía.
Dentro de la empresa Distribuidora Nubecitas, C.A. en su proceso de
gestión de inventario se encuentran ciertas fallas que acarrean con ellas
varias consecuencias, ocasionando así mismo retrasos en los procesos y
debilidades en el mismo hasta la venta final de la mercancía.
Entre sus debilidades tenemos demora en el ingreso de importaciones
por la falta de divisas, por la situación actual del país que no favorece a los
negocios comerciales que trabajan con productos terminados o materia prima
proveniente de otros países para la debida distribución en nuestro país,
satisfaciendo las necesidades y demandas de la clientela existente. Por lo
tanto se debería analizar los recursos con los que se cuentan y tener en
consideración un stock de inventario mayor al de la demanda constante para
prevenir la escasez o ausencia de mercancía a la hora de vender. Aplicar
planes de acción por parte de los gerentes y analistas para la apertura de
tomas de decisiones en relación a la situación.
Por otra parte, existe deficiencia en el diseño del programa
administrativo de Profit Plus que ocasiona retrasos y limitaciones en la
interrelación de los Departamentos donde ciertos módulos están restringidos
para su uso diario, por lo tanto, se debería aplicar y automatizar un nuevo
diseño de procesos de inventario, donde todos los Departamentos estén
interrelacionados y retroalimentados entre sí, graficado anteriormente, sin
113
limitaciones o restricciones para una mayor productividad en los procesos
obteniendo una data confiable y actual de la gestión del control de inventario.
A continuación se presenta un esquema de cómo debería funcionar e
interconectarse las diferentes áreas involucradas en la gestión del inventario:
Cuadro N°30 Interrelación de Departamentos
COMPRAS
<−−−−−−−−−−−−−−−−−> VENTAS
INVENTARIO
FACTURACIÓN
CONTABILIDAD
Fuente: Barrera (2014).
Por otra parte, hay ausencia de un sistema automatizado para agilizar
el proceso y control de inventario, esta opción es de gran utilidad se debería
implementar dentro de la empresa porque ésta facilitaría la carga de
mercancía existente en el almacén al sistema antes mencionado,
simplemente con una pistola óptica que lea los códigos de barra y se
alimentaría automáticamente, evitando errores manuales o de distracción por
parte de los trabajadores del almacén.
Presencia de una mala distribución dentro del espacio físico en el
almacén, se debería organizar la mercancía en el almacén más cercano a la
salida de la misma así como también ubicar las paletas de los libros con un
sistema de logística que favorezca la rotación de éstos a la hora de realizar
114
inventario y la salida de los mismos, obteniendo mayores espacios de
desarrollo de actividades.
Por otro lado, ausencia de la clasificación de los diferentes tipos de
libros, se debería implementar un nuevo sistema de clasificación del
inventario, donde los productos posean su respectiva identificación detallada
por tipo de estudio o niveles educativos y tipos de materias, para que los
empleados del almacén a la hora de hacer un pedido tengan ganancia de
tiempo en el proceso y eficacia de la entrega al cliente.
Deficiencia y poco personal en el área de depósitos o almacén así
mismo los Departamentos involucrados en el proceso de inventario durante
épocas altas, convendría contratar personal y capacitarlo a sus respectivas
áreas y actividades de trabajo resultando más llevadero el proceso de
inventario obteniendo ganancia de tiempo, productividad y buenos resultados
con el cliente.
Por otra parte, la poca adquisición de los recursos necesarios como
maquinarias para el proceso de almacenamiento y distribución de los libros,
correspondería
nueva
adquisición
de
equipos
especiales
a
dichas
actividades por el rendimiento de distribución del inventario.
La falta de un sistema de seguridad tecnológico que ayude al control
del inventario, se debería implementar y ajustaría a la integración de nueva
tecnología al almacén para prevenir pérdidas, robos, mal uso, y errores de
mercancía y procesos dentro de las actividades establecidas en la gestión
del control de inventario.
Falta y escasez de personal de mantenimiento para las maquinarias
existentes y rotación del inventario, lo que se debería incluir o contratar
115
periódicamente nuevo personal especializado en dicho mantenimiento de
maquinarias, obteniendo así un amplio tiempo de vida útil de las máquinas.
Inexistencia de la automatización de los procesos de inventario,
convendría pues la aplicación de actualizaciones tecnológicas a través de
computadoras especializadas ligadas al proceso de inventario llevando así a
que dicho proceso sea más eficiente y menos engorroso en su actualización.
5.1 Análisis DOFA
Cuadro N° Matriz DOFA
DEBILIDADES
1. Deficiencia en los formatos físicos de la
mercancía para hacer los pedidos.
OPORTUNIDADES
1. Planes de acción por parte de los
Gerentes, apertura de procesos para la
toma de decisiones.
2. Deficiencia en el diseño del programa
administrativo de Profit Plus que origina
retrasos y limitaciones en la interrelación
de departamentos.
2. Un solo competidor en el mercado de la
misma rama económica (Editorial
Santillana).
3. Ausencia de un sistema automatizado
para agilizar el proceso y el control de
inventario.
3. Demanda creciente en el área de
Educación Primaria y Secundaria.
4. Mala distribución dentro del espacio
físico en el almacén.
4. Centros de distribución a nivel nacional
5. Ausencia de clasificación de los
diferentes tipos de libros.
5. Apertura de nuevos sistemas de
clasificación de inventario.
6. Poco personal en el área de depósito o
almacén y departamentos involucrados en
el proceso de inventario durante épocas
altas.
7. Poca adquisición de recursos
necesarios como maquinarias para el
proceso de almacenamiento y distribución
de los libros.
8. Falta de un sistema de seguridad
tecnológico que ayude al control de
inventario.
6. Contratación y capacitación de personal
para las épocas altas.
7. Actualización y adquisición de nuevos
equipos para el proceso de almacenamiento
de inventario.
8. Integración de nueva tecnología.
116
9. Falta de personal de mantenimiento
para las maquinarias existentes y rotación
del inventario.
9. Inclusión de personal especializado para
el mantenimiento de las maquinarias
10. Inexistencia de automatización de los
procesos de Inventario.
10. Actualización tecnológica para el
proceso de inventario.
FORTALEZAS
AMENAZAS
1. Gerencia y Analistas aseguran niveles
óptimos de inventario.
1. Incremento de solicitudes rechazadas en
otorgamiento de divisas.
2. El sistema de Profit Plus permite
mejoras y/o modificaciones dentro de los
módulos e interrelaciones entre
Departamentos.
2. Retrasos en el otorgamiento de divisas
por parte del Gobierno.
3. Informes actualizados para el proceso
de inventario.
3. Constantes cambios en las leyes y
reglamentos de la Educación Básica por
parte del Gobierno.
4. Clasificación adecuada del inventario
por consumo en relación con entrada y
salida
4. El Gobierno Nacional como proveedor de
libros actualmente.
5. Conocimiento de ubicación de los libros
por parte de personal de años.
5. Extravíos o mezclas de mercancía por no
clasificarlos correctamente.
6. Personal capacitado y calificado para el
manejo del inventario.
6. Retrasos del proceso de despacho y
quejas de clientes por la escasez de
personal en temporadas.
7. Alquiler de maquinarias en épocas
altas.
7. Lentitud para el proceso de gestión de
inventario y poca productividad.
8. Continua búsqueda de sistemas de
seguridad tecnológicos.
8. Pérdidas de mercancía y poco control de
inventario.
9. Mantenimiento periódico de
maquinarias con personal contratado.
9. Daños y deterioro en maquinarias e
inventario.
10. Informes actualizados de inventario
manualmente cada mes.
10. Retrasos y estancamiento en tecnología
y actualizaciones para la eficacia del
proceso de inventario.
5.2 Estrategias FO, FA, DA y DO.
La Matriz DOFA: Permite al desarrollo de cuatro tipos de estrategias:
117
- La Estrategia FO: Se basa en el contraponer las fortalezas internas de la
organización
vs
las
oportunidades
externas,
con
el
propósito
de
aprovecharlas a su máxima expresión. Este tipo de estrategia es la más
recomendada ya que se aprovechan las fortalezas internas de la
organización a través de la utilización de las capacidades positivas propias,
para ofrecimiento de una mejor calidad de servicio.
- La Estrategia FA: Busca minimizar el impacto de las amenazas del
entorno, valiéndose de las fortalezas internas; lo cual no implica que siempre
se deba afrontar las amenazas del entorno de una forma directa, a veces
puede resultar contraproducente para la organización.
- La Estrategia DA: Su propósito es disminuir las debilidades y neutralizar
las amenazas, a través de acciones de carácter defensivo. Generalmente es
utilizada en situaciones de alto riesgo y con un nivel de defensa muy bajo;
debido a esto, esta estrategia va dirigida a la sobrevivencia a un cambio
estructural y organizacional.
- La Estrategia DO: Su objetivo es mejorar las debilidades internas, tomando
ventaja sobre las oportunidades externas; podría resumirse como invertir
recursos para desarrollar el área deficiente y así poder aprovechar la
oportunidad.
Tomando en cuenta lo antes expuesto, se considera relevante la
aplicación de dichas estrategias, a continuación se desarrollan las mismas:
Estrategia DO:
-Actualmente la empresa Distribuidora Nubecitas, C.A cuenta con un sistema
administrativo, Profit Plus si bien los módulos existentes tienen un buen
funcionamiento, éstos no se interconectan eficazmente entre Departamentos,
118
lo que conlleva a que la empresa deba acometer una adaptación y
automatización de un nuevo diseño de proceso de inventario entre
Departamentos que genere una óptima relación entre éstos generando
información confiable y actualizada.
Estrategia FO:
-La empresa posee un sistema automatizado entre compra, venta e
inventario con informes actualizados dentro del cálculo y existencia del
mismo, pero no existe propiamente la conexión entre distintos módulos y se
realiza la carga de inventario manualmente en cada uno de los módulos, se
mejoraría con la compra e integración de un sistema automatizado
(integración en Profit Plus) aplicando herramientas que me permitan tener
ubicación, cantidad, niveles educativos y temas, para un mayor y exacto
control del inventario, como también la prontitud del proceso de gestión de
inventario para la carga de la data al sistema pudiéndose hacer a través de
un código de barras.
Estrategia DO:
-Dicha organización tiene escasez de maquinarias de montacargas lo que los
obliga a alquilar en temporadas altas las mismas, esta situación se pudiera
solucionar con la compra y adquisición de nuevos equipos y maquinarias
para agilizar su distribución dentro del almacén.
Estrategia DO:
-Dentro de la empresa no hay un sistema tecnológico de seguridad en el
almacén o depósito donde se encuentra la mercancía conllevando a pérdidas
119
de ésta, dicha situación se mejoraría con la compra y aplicación de un
sistema de circuito cerrado de tv para un mayor control de las actividades
que se realizan en el almacén y monitoreo de todos los procesos existentes
dentro de éste.
Estrategia DO:
-Ausencia dentro del almacén de la clasificación de los diferentes tipos de
libros, se mejoraría con la compra y apertura de nuevos sistemas de
clasificación de inventario por su tema y nivel de educación.
5.3 Propuesta
La orientación de las propuestas ya mencionada anteriormente dentro
de las estrategias, están dirigidas a nivel operativo que permitan una
planificación gerencial que genere la optimización de recursos para la gestión
del control de inventario por parte de la empresa Distribuidora Nubecitas,C.A.
para hacer frente a la problemática estudiada. Esto va a permitir el desarrollo
de disposiciones para el mejoramiento y calidad de los procesos de la
gestión del control de inventario y toda su logística. Logrando así que la
clientela y nuevos compradores queden contentos y satisfechos con el
servicio eficiente y mercancía de calidad ofrecidos.
5.4 Costos de la Propuesta
120
-Adaptar, rediseñar y automatizar un nuevo diseño de proceso de inventario
dentro del sistema administrativo de Profit Plus, para obtener la debida
interrelación entre los Departamentos involucrados y relacionados en el
proceso de gestión de inventario, generando una óptima comunicación entre
éstos, brindando información confiable y actualizada. Dentro de esta
propuesta el factor a considerar es un ingeniero en sistema capacitado para
la instalación del nuevo diseño del proceso de inventario dentro del sistema,
ya que dicho diseño sería parte de la solución del problema planteado.
Es decir, se interrelacionarían todos los Departamentos entre sí sin
ningún tipo de restricciones ni limitaciones, evitando data incompleta; se
mantendrían actualizadas las datas de cada uno de los Departamentos y a
su vez existe una interrelación entre ellos ofreciendo eficacia a la hora de
solicitar algún tipo de información fehaciente, teniendo la flexibilidad de hacer
los reajustes necesarios responsabilizando las actividades correspondientes
a cada uno de los Departamentos, aportando mayor agilidad de los procesos
relacionados al control de inventario.
Cuadro N° 32 Costo Primera Estrategia
Estrategias
Factores a
Considerar
Cantidades
Sub-Total
Bs.F
TOTAL
Bs.F
Adaptar, rediseñar y
automatizar el proceso de
inventario dentro del sistema
administrativo de Profit Plus.
Ingeniero en
Sistema
1
460 Bs.F por
hora (60
horas)
27.600,00
Fuente: Barrera (2014).
-Compra y adquisición de nuevos equipos y maquinarias para agilizar la
distribución y organización del inventario dentro del almacén. Dentro de esta
propuesta se considera como mejor opción la compra de un montacargas
manual de tras paletas de 3000 kg, para las épocas altas de movimiento y
121
ventas de mercancía logrando una mejor distribución de los libros y la
rotación de inventario, un factor a considerar es que el personal de almacén
consta con las capacidades y conocimientos para el manejo de dicha
maquinaria.
Por lo que se resolverían los retrasos en las temporadas altas en la
distribución, rotación y organización de los libros de acuerdo a la mayor
salida en ventas.
Cuadro N° 33 Costo Segunda Estrategia
Estrategias
Factores a
Considerar
Cantidades
Sub-Total
Bs.F
TOTAL
Bs.F
Comprar y adquirir un nuevo
montacargas manual de tras
paletas de 3000 kg.
Personal ya
capacitado
1
25.000,00
25.000,00
Fuente. Barrera (2014)
-Compra y aplicación de un sistema de circuito cerrado de tv para un mayor
control de las actividades que se realizan en el almacén y monitoreo de todos
los procesos existentes dentro de éste. El sistema requerido para la
optimización de la gestión del inventario dentro del almacén, serían 2 kit de 8
cámaras de seguridad 700 tvl dvr 8 canales hddd 320 gb para cada almacén
de inventario de mercancías. Factores a considerar, dicho sistema debe ser
instalado por un especialista y este sistema es sólo para el monitoreo dentro
del almacén que será supervisado por el Jefe de Almacén y los Gerentes
relacionados al mismo.
Esto ayudará al análisis y noción de las causas de situaciones como:
libros extraviados, dañados, rendimiento del personal dentro del almacén con
respecto a sus actividades asignadas, en conclusión, un monitoreo detallado
del ambiente existente en el almacén de mercancías para su conservación y
custodia.
122
Cuadro N° 34 Costo Tercera Estrategia
Estrategias
Comprar y aplicar un
sistema de circuito cerrado
de tv (cámaras de
seguridad) dentro del
almacén.
Factores a
Considerar
Cantidades Sub-Total Bs.F
Kit de 8 cámaras
2
27.280,00
Especialista en
instalación
1
450,00 por
punto (16
puntos)
TOTAL
Bs.F
61.760,00
Fuente: Barrera (2014).
-Compra y apertura de nuevos sistemas de clasificación de inventario por su
tema y nivel de educación, para una pronta ubicación de los libros de texto
con relación a sus características; lo que facilita y agiliza su pronta ubicación.
Factores a considerar: carteles de plástico personalizados y autoadhesivos,
lo que implica su propia aplicación.
Lo que se consigue es un proceso mucho más ordenado, sencillo y
práctico a la hora de hacer pedidos, su pronta elaboración y satisfacción del
cliente por el ahorro de tiempo al despachar dicha mercancía solicitada.
Cuadro N°35 Costo Cuarta Estrategia
Estrategias
Factores a
Considerar
Cantidades
Sub-Total
Bs.F
TOTAL
Bs.F
Comprar y aperturar
nuevos sistemas de
clasificación de
inventario.
Carteles
personalizados
autoadhesivos
30
300,00
9.000,00
Fuente: Barrera (2014).
-Compra e integración de un sistema automatizado (integración en Profit
Plus) aplicando herramientas tecnológicas que me permitan tener ubicación,
cantidad, niveles educativos y temas, para un mayor y exacto control del
inventario, como también la prontitud del proceso de gestión de inventario
123
para la carga de la data al sistema pudiéndose hacer a través de un código
de barras.
Factores a considerar: compra de etiquetas de códigos de barra,
pistolas lectoras de códigos de barra, programación de instalación incluida.
Con ello se logra un proceso eficaz del inventario, conocimiento de data con
pocas probabilidades en errores dentro del sistema contra físico, acceso
rápido y fácil, evitando procesos engorrosos que se hacen manualmente.
Cuadro N° 36 Costo Quinta Estrategia
Estrategias
Comprar e integrar un
sistema automatizado
(herramientas para el
proceso de inventario)
Factores a
Considerar
Cantidades
Sub-Total
Bs.F
Etiquetas de
códigos de barra
5 cajas (200 hojas,
80 etiquetas por
hoja)
2.860,00
5
3.000,00
Pistola lectora
óptica para
códigos de barra
TOTAL
Bs.F
29.300,00
Fuente: Barrera (2014).
5.5 Cuadro de Costos Totales (Cuadro N° 37)
Estrategias
Factores a
Considerar
Cantidades
Sub-Total Bs.F
TOTAL Bs.F
Adaptar, rediseñar y
automatizar el proceso
de inventario dentro del
sistema administrativo
de Profit Plus.
Ingeniero en
Sistema
1
460 Bs.F por
hora (60 horas)
27.600,00
1
25.000,00
25.000,00
2
27.280,00
450,00 por
punto (16
puntos)
61.760,00
1
30
300,00
9.000,00
Compra y adquisición
de un nuevo
Personal ya
montacargas manual
capacitado
de tras paletas de 3000
kg
Kit de 8
Comprar y aplicar un
cámaras
sistema de circuito
cerrado de tv (cámaras
Especialista en
de seguridad) dentro
instalación
del almacén.
Comprar y aperturar
nuevos sistemas de
clasificación de
Carteles
personalizados
autoadhesivos
124
inventario.
Comprar e integrar un
sistema automatizado
(herramientas para el
proceso de inventario)
Etiquetas de
códigos de
barra
5 cajas (200
hojas, 80
etiquetas
por hoja)
2.860,00
5
3.000,00
Pistola lectora
óptica para
códigos de
barra
29.300,00
TOTAL=
152.660,00
Fuente: Barrera (2014)
De acuerdo a datos suministrados por la empresa Distribuidora
Nubecitas, C.A. las ventas totales para el año 2012 alcanzaron un monto de
84.748.565,00 BsF y para el año 2013 un monto total de 124.580.390,00
BsF. Adicionalmente la empresa tiene un 0,79% en promedio de pérdidas
sobre las ventas del inventario por concepto de extravío de mercancía y un
0,04% en promedio sobre las ventas por otras causas. Y devoluciones de
mercancía en promedio sobre las ventas de un 4,6%.
5.6 Plan de Ejecución de las Estrategias por Etapas-Tiempo.
Para que cada una de las estrategias planteadas anteriormente se
lleve a cabo de manera óptima, eficiente y organizada se establece un lapso
de tiempo para su ejecución de acuerdo a las necesidades pertinentes de la
empresa. El tiempo por su parte, juega un papel fundamental para percibir
con rapidez los resultados que dichas estrategias acarrearán consigo para el
mejoramiento del control interno del inventario, evitando así, cifras altas en
relación a pérdidas de libros y extravíos de los mismos.
Gráfico N° 29 Lapso de Tiempo de las Estrategias
125
03/11/14
03/11/14
21/11/14
Adaptación sistema de Inventario 15 Días
07/11/14
Compra circuito cerrado de TV 5 Días
10/11/14
21/11/14
Instalación circuito cerrado 10 Días
24/11/14
19/11/14
25/11/14
Compra Clasificador de Inventario 2 Días
24/11/14
24/11/14
Adquisición Montecarga
25/11/14
4 Días
Comprar lector de código de barras 2 Días
26/11/14
06/01/14
Etiquetas 30
Días
Fuente: Barrera (2014).
Cuadro N° 38 Información de Ventas de la Empresa
DISTRIBUIDORA NUBECITAS, CA
Expresado en Bs Corriente
2012
2013
Ventas
84.748.565,00
124.580.390,00
Devoluciones/ Ventas
669.952,00
984.185,00
Pérdidas por extravío/
Ventas
33.900,00
49.832,00
Fuente: Distribuidora Nubecitas, C.A.
Como se mencionó anteriormente, las fallas presentes dentro de la
empresa son por varias causantes entre ellas: deficiencia en el diseño del
programa administrativo de Profit Plus por sus limitantes en la interrelación
entre los Departamentos involucrados al inventario, especialmente CompraVenta-Inventario-Facturación; ausencia de un sistema automatizado para
agilizar el proceso y control de inventario alimentando directamente la data
en sistema con el físico existente; mala distribución del espacio físico para la
buena organización de la mercancía dentro del almacén; ausencia de
clasificación de los diversos tipos de libros; poco personal capacitado en
temporadas altas en las áreas involucradas al inventario; poca adquisición de
126
recursos y herramientas tecnológicas para el procesos de la gestión del
control de inventario; escasez de maquinarias acordes a la organización y
distribución del inventario. Dichas fallas por devoluciones tienen un costo
oculto en cuanto a pago de flete, horas del personal que baja y sube del
camión y seguridad de los libros estos factores no tienen índices de costos;
en cuanto a las fallas se acarrearán aplicando estrategias particulares a las
mismas, con un costo total de Bs.90.900,00. Si lo comparamos con el monto
de las devoluciones en el cuadro anterior podemos observar que se justifica
con creces la aplicación de ya que en el año 2012 hubo un monto por
concepto de devoluciones de Bs. 669.952,00 y en el año 2013 de Bs.
984.185,00.
Para solucionar el tema de extravíos de mercancía en el depósito se
aplicaría un sistema de circuito cerrado de cámaras de seguridad dentro del
almacén que tiene un costo total de Bs.61.760,00 si lo comparamos con el
monto de los extravíos de mercancía se evidencia que es de gran beneficio
su aplicación para reducir dichos montos, así tenemos que para el año 2102
las perdidas por extravío de mercancía alcanzaron a Bs.33.900 y para el año
2013 Bs.49.832, esto nos muestra que están vienen ascendiendo y un
sistema como el propuesto ayudaría a disminuir sustancialmente este tipo de
perdidas
Dichas estrategias acarrean un Costo Total de 152.660,00 Bs. Lo que
indica que se podrían aplicar de manera inmediata para obtener resultados
positivos en cada una de las fallas mencionadas anteriormente, porque dicho
costo es mínimo en comparación al monto de las pérdidas por extravío y
devoluciones de mercancía. Para plantear escenarios de las posibles
soluciones, se proyectaron las ventas, las devoluciones y las pérdidas de
acuerdo a sus tendencias para los siguientes dos años. Tal como se puede
observar en el siguiente cuadro:
127
Cuadro N°39 Proyección de Ventas, Pérdidas y Devoluciones
DISTRIBUIDORA NUBECITAS,C.A
Expresado en Bs Corriente
AÑOS
2012
2013
2014
2015
VENTAS
84.748.565
124.580.390
183.055.413
268.976.132
PÉRDIDAS
33.900
49.832
73.252
107.668
DEVOLUCIONES
669.952
984.185
1.445.805
2.123.888
Fuente: Barrera (2014).
Gráfico N° 30 Proyección de las Ventas 2014-2015
Esto arrojó una tendencia exponencial con un crecimiento anual
superior al 46% en todos los casos, sin embargo, las pérdidas por extravío
tienen una tendencia a crecer más rápido. Como podemos observar a
continuación en el cuadro N°40 la tendencia de las pérdidas por extravío es a
128
mantenerse constantes, mientras que las devoluciones han sufrido una
pequeña disminución con respecto a las ventas.
Cuadro N°40: Pérdidas y Devoluciones expresado en Porcentaje
DISTRIBUIDORA NUBECITAS,C.A
Expresado en %
AÑOS
2012
2013
2014
2015
PÉRDIDAS
O,04
O,04
0,04
0,04
DEVOLUCIONES
0,79
0,78
0,78
0,78
Fuente: Barrera (2014).
De acuerdo a la información otorgada a la empresa en relación a las
ventas, se observa una tendencia a aumentar dichas ventas en los períodos
2014-2015 y a su vez, la tendencia será el crecimiento de las pérdidas y
extravíos de libros. Lo que se considera, que al aplicar las estrategias
gerenciales como propuesta para disminuir esta problemática existente, las
pérdidas por extravío para el año 2014 bajarán en un 10%, mientras que
para el año 2015 las pérdidas disminuirán en un 60% ya que la aplicación de
un circuito cerrado de cámaras proporcionará mayor información con
respecto a la situación que se desarrolla en el almacén con los libros de
parte de los trabajadores que allí se encuentran. A continuación se muestra
detalladamente la proyección de las pérdidas por extravío de los libros,
obteniendo gran mejoras:
Gráfico N° 31 Proyección de Reducción de Pérdidas
129
Fuente: Barrera (2014).
En un segundo escenario en relación a las devoluciones de libros, en el
año 2014 se refleja una disminución del 10% y en el año 2015 de un 60% en
relación a las ventas, con la aplicación y adaptación de un sistema de
inventario donde se interrelacionen los Departamentos involucrados al
inventario, la aplicación de clasificadores de libros, adquisición de la pistola
lectora y etiquetas de códigos de barra para el producto, considerando las
principales
estrategias gerenciales a llevar a cabo para obtener óptimos
resultados con respecto a disminuir las problemáticas y obtener más
ganancias. Se mantienen los porcentajes de disminución tanto para las
pérdidas por extravío como para las devoluciones en los años 2014-2015.
A continuación se muestra la gráfica de la reducción de las
devoluciones:
Gráfico N° 32 Proyección de Reducción de Devoluciones
130
Fuente: Barrera (2014)
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
En esta sección del trabajo, se presentaran las conclusiones y
recomendaciones a las cuales llegó el autor luego de haber desarrollado la
investigación, esto con la finalidad de poder dar respuesta a cada uno de los
objetivos planteados.
6.1 Conclusiones
Con respecto a la situación actual de la empresa Distribuidora
Nubecitas, C.A se evidenció y determinó, que gran parte de los procesos
dentro del almacén se llevan de manera inadecuada, lo que genera
ineficiencia en todo el resto de sus operaciones, ya que todas las funciones
del almacén deben estar coordinadas para una óptima gestión. Por falta de
131
custodia y monitoreo del inventario de mercancía, se incrementa la
probabilidad de robos, usos no autorizados, daños y deterioros haciendo
referencia a la ausencia de un sistema de seguridad de cámaras para la
supervisión del almacén y funciones de los empleados.
Por lo general, el no tener la mercancía en óptimas condiciones, genera
retrasos en el envío de la mercancía, lo que acarrea poca productividad
operativa, siendo este el aspecto más importante para la realización de sus
actividades comerciales. Este conjunto de fallas, se consideran perjudiciales
a nivel contable, ya que se evidencia la pérdida del control del inventario
como activo y siendo éste el que representa la cifra más alta en cuanto a los
Activos Circulantes, desfavoreciendo la obtención de utilidad, impidiendo que
el negocio crezca en productividad y por ende en rentabilidad.
De acuerdo a lo anteriormente planteado y con la evaluación realizada a
los departamentos de facturación, cobranzas y contabilidad en base a las
funciones que se ven relacionadas con el almacén se evidenció que las
actividades realizadas dentro del mismo no cumplen con lo establecido en el
control interno de inventario de mercancía.
Esto se justifica por el alto índice de notas de crédito que son generadas
por concepto de devoluciones de la mercancía vendida, que son
ocasionadas por la gran cantidad de fallas dentro de los procesos llevados a
cabo en el almacén, empezando por una incorrecta e inoportuna ubicación
de la mercancía en el momento de su recepción (infraestructura
desfavorable, pocas maquinarias y falta de clasificación de la mercancía), lo
que genera desorden que conlleva a los errores en la preparación de los
pedidos y posterior envío de la mercancía, por lo que se imputa que es
debido a faltas y descuidos en el proceso de distribución y almacenamiento
de la mercancía.
132
Por último, el incumplimiento de lo establecido en el control interno del
inventario de mercancía, es debido a la inexactitud de establecer una
estrecha relación entre un adecuado ambiente de control y los objetivos
establecidos interrelaciones en los Departamentos involucrados, esto con la
intención de promover el logro razonable de las metas vinculadas, en este
caso, al logro de la eficacia de las actividades dentro del almacén. Esto se
resume a que, recientemente no se han revisado los sistemas establecidos,
para asegurar el cumplimiento de aquellas políticas, planes, procedimientos,
leyes y regulaciones que pudieran tener un impacto significativo en las
operaciones y en los informes, y determinar si la organización los está
cumpliendo.
Dentro de las estrategias gerenciales propuestas, para optimizar la
gestión del control de inventario de la empresa Distribuidora Nubecitas, C.A.
están: Adaptar, rediseñar y automatizar el proceso de inventario dentro del
sistema administrativo de Profit Plus, con un costo de 27.600,00 BsF. lo que
beneficiaría a los departamentos involucrados con el inventario, para manejar
información fehaciente de acuerdo a los módulos modificados y mejorados
para que no hayan limitantes en su interrelación.
La compra y adquisición de un nuevo montacargas manual, beneficiaría
la situación de retrasos de almacenamiento y salida de la mercancía en el
almacén así como su distribución en los estantes de acuerdo a su
clasificación, con un costo de 25.000,00 BsF, estos procesos se llevarían de
manera más eficiente ganando tiempo, aceptación del cliente y vida útil de
las demás maquinarias.
Compra y aplicación de un sistema de circuito cerrado de cámaras de
seguridad dentro del almacén, con un costo de 61.760,00 BsF. Para analizar
133
y detectar las fallas en los procesos de inventario como las actividades y
tareas llevadas a cabo por los trabajadores en esta área. También se
obtendrá la información necesaria para conocer los factores de extravíos y
pérdidas de mercancía que ocurre en el almacén y se ahorraría en la
contratación de personal de seguridad.
La compra y apertura de un nuevo sistema de clasificador visual de
mercancía de acuerdo a las características de los libros, con el fin de
ubicarlos rápidamente a la hora de su distribución en el almacén como a la
hora de hacer pedidos y respectiva venta; se ahorraría tiempo con un costo
de 9.000,00 Bs.F.
Compra e integración de un sistema automatizado e innovador para
alimentar directamente lo que hay en físico de mercancía al sistema
administrativo a través de una pistola lectora óptica de códigos de barra que
se adhieren a los libros, con un costo de 29.300,00 Bs.F. evitando así errores
humanos a la hora de hacer inventarios y obtener información válida a la
hora de comparar lo existente en el almacén con el sistema; y se ahorraría
en contratación de personal porque los procesos se llevarían eficazmente
con estas herramientas.
Con la aplicación de estas estrategias gerenciales antes mencionadas se
lograría un aumento en la productividad de la empresa.
6.2 Recomendaciones
Una vez plasmadas las conclusiones que describen en forma general
el trabajo de investigación, es necesario detallar ciertas recomendaciones
que deben ser tomadas para optimizar los procesos y mejorar el control
134
interno del inventario de mercancía de la empresa Distribuidora Nubecitas,
C.A.

Aplicar las estrategias gerenciales propuestas y recomendadas.

Realización de inventarios constantes, ya que es una opción que
ofrece, un alto grado de control, para que los registros de inventarios se
mantengan continuamente actualizados.

Evaluaciones al desempeño de los empleados, tomando en cuenta, el
grado de cumplimiento en lo que se refiere al control interno de inventario de
mercancía establecido.

Realizar constantemente, supervisiones a las operaciones y procesos
relacionados con las gestiones llevadas a cabo en el almacén, con el fin de
asegurarse de que se estén llevando a cabo de forma adecuada y
cumpliendo con los planes estipulados, y de que los resultados obtenidos,
van acorde con las metas y objetivos establecidos.

Analizar las funciones según los puestos de trabajo, para determinar
los deberes correspondientes a cada uno, para por naturaleza tener en
cuenta, la capacidad y experiencia necesaria para ocupar los puestos en
referencia a nuevos ingresos.

Capacitar a los nuevos empleados y trabajadores para temporadas
altas, con la finalidad, de estar instruidos en referencia a los controles
internos establecidos por la directiva, y sobre las normas y pautas que rigen
las actividades que realizan, para que estén al tanto lo que deben y lo que
no deben hacer, esto favorecerá al cumplimiento de las mismas, es decir
esto será una condición favorable para alcanzar con razonable seguridad los
objetivos asociados al cumplimiento de las normativas.
135

Contratar persona externa (consultor) que analice y defina mejor el
diseño de Profit Plus para poder conectar como debe ser los distintos
módulos entre los Departamentos, y que se retroalimenten entre sí.

Aplicar planificación estratégica a corto y mediano plazo a nivel
integral dentro de la empresa.

Aplicar el ISBN (International Standard Book Number) creado en el
Reino Unido, es un identificador único para libros, previsto para el uso
comercial. Los libros reciben un ISBN compuesto por diez dígitos de longitud
y divido en cuatro partes: el código de país o lengua de origen, el editor, el
número de artículo y un dígito de control.
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inventario de materia prima importada de la empresa Unispace equipos S.A,
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Editorial Mc Graw – Hill.
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para
Libros en Línea
137
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la
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(Informe COSO). España. (Libros en Línea) Coopers y Lybrand e Instituto de
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Interno.
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Comisión Económica para la América Latina (CEPAL) (2006). Informe Bienal.
Chile (Libros en línea) Naciones Unidas.
Disponible: http://books.google.co.ve/books?id=S0HmKycUoAMC&printsec
Visitado: Mayo 2014.
138
ANEXOS
139
ANEXO A
“FALTA DE CLASIFICACIÓN DE LIBROS EN ALMACÉN”
140
141
ANEXO A-1
“DISEÑO DE FORMATO COMO RESPALDO”
142
143
ANEXO A-2
“ESCASEZ DE MAQUINARIAS”
144
145
ANEXO A-3
“AUSENCIA DE CÁMARAS DE SEGURIDAD”
146
147
ANEXO A-4
“INFRAESTRUCTURA DESFAVORABLE”
148
149
ANEXO A-5
“EXHIBICIÓN DE LOS LIBROS”
150
151
ANEXO B
“CUESTIONARIO”
152
CUESTIONARIO
1 ¿El proceso de recepción y verificación de mercancía se basa en el cotejo del
documento de entrega, documento de pedido contra la mercancía entrante?
SI ( )
NO ( )
2 ¿Luego de haber recibido y verificado la mercancía se procede al almacenamiento
inmediato en espacios específicos?
SI ( )
NO ( )
3 ¿Sabe usted si se realizan actividades de mantenimiento del inventario de
mercancía con el fin de conservar sus características físicas? Indique la frecuencia
por año.
SI ( )
NO ( )
Indique Frecuencia: ____________________________
4 ¿Se lleva un registro oportuno de los movimientos realizados del inventario de
mercancía?
SI ( )
NO ( )
5 ¿Para el registro de los movimientos del inventario de mercancía es necesario
tener un soporte físico que sustente la información a registrar?
SI ( )
NO ( )
6 ¿Se realizan conteos periódicos del inventario de mercancía para la verificación
de la existencia con los registros contables de la empresa? Indique frecuencia
SI ( )
NO ( )
Indique Frecuencia: ________________________________
153
7 ¿Se efectúan despachos únicamente con base en órdenes sujetas a lo solicitado
por el cliente, previamente revisadas y aprobadas?
SI ( )
NO ( )
8 ¿Considera usted que la preparación y despacho de mercancía son organizadas
de manera oportuna?
SI ( )
NO ( )
9 ¿Sabe usted si después del envío de mercancía, una copia de la orden de
despacho es enviada directamente al departamento de facturación?
SI ( )
NO ( )
10 ¿Cree usted que pueden efectuarse despachos sin ser facturados?
SI ( )
NO ( )
11 ¿Se comparan las facturas contra las órdenes de despacho para verificar que
todos los artículos enviados hayan sido facturados?
SI ( )
NO ( )
. 12 ¿Recibe constantemente informes de devolución de mercancía, a la cual deba
realizarle de forma oportuna su respectiva nota de crédito?
SI ( )
NO ( )
13 ¿Para la realización de las correspondientes notas de crédito se basa en alguna
aprobación y soporte?
SI ( )
NO ( )
154
14 ¿Indique el factor más constante que genera devoluciones por lo cual se realizan
respectivas notas de crédito?
Errores en él envió de mercancía solicitada. (…)
Mercancía enviada a cliente la cual no solicito. ( )
Mercancía enviada en mal estado. ( )
Ninguna de las Anteriores. ( )
15 ¿Considera Usted que se encuentra actualizada la información del inventario de
mercancía?
SI ( )
NO ( )
16 ¿Al departamento de cobranzas le llega la nota de crédito y la copia de la nota de
devolución del almacén que le den respaldo a la rebaja de la factura por concepto
de devolución de mercancía?
SI ( )
NO ( )
17 ¿Indique el factor interno que dificulte el cobro oportuno de la factura?
Retardo de realización de notas de crédito por errores en él envió de mercancía
solicitada. (…)
Retardo de realización de notas de crédito por envió de mercancía enviada en mal
estado. ( )
Retardo en la recepción de la mercancía solicitada. ( )
18 ¿Considera Usted que el despacho de mercancía es realizado de manera
oportuna, favoreciendo la gestión de cobranzas?
SI ( )
NO ( )
155
19 ¿Considera Usted segura la obtención, manejo y custodia de los documentos e
información que ampara las entradas y salidas del inventario?
SI ( )
NO ( )
20 ¿Existe evidencia de que toda la mercancía se registra, se factura y se despacha
de manera oportuna?
SI ( )
NO ( )
21. ¿El departamento de contabilidad mantiene registros de inventarios que se
encuentren ajustados según los resultados de los conteos físicos. ?
SI ( )
NO ( )
22 ¿Tiene Ud. conocimiento de los controles que regulan los procesos que se llevan
a cabo en la empresa?
SI ( )
NO ( )
23 ¿La Empresa tiene diseñado procesos y procedimientos orientados al
cumplimiento de los objetivos de gestión?
SI ( )
NO ( )
24 ¿Considera Ud. que la entidad ha realizado recientemente una revisión, análisis
y adecuación de sus procesos para lograr una mayor eficiencia operativa?
SI ( )
NO ( )
25 ¿La organización promueve al personal a estar informado sobre normas
establecidas?
SI ( )
NO ( )
26 ¿Considera Usted que la empresa cuenta con el personal calificado en cantidad
y experiencia para el cumplimiento de los objetivos?
SI ( )
NO ( )
156
ANEXO C
“INSTRUMENTO DE VALIDACIÓN EXPERTO 1”
157
158
ANEXO C-1
“INSTRUMENTO DE VALIDACIÓN EXPERTO 2”
159
160
ANEXO C-2
“INSTRUMENTO DE VALIDACIÓN EXPERTO 3”
161
162