REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NUEVA ESPARTA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN TRABAJO DE GRADO LÍNEA DE INVESTIGACIÓN: GESTIÓN ORGANIZACIONAL TEMA: GESTIÓN DEL CONTROL DE INVENTARIO ESTRATEGIAS GERENCIALES PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN DEL CONTROL DE INVENTARIO DE LA EMPRESA DISTRIBUIDORA NUBECITAS, C.A. Tutor: Econ. Pirela Saade, Alberto J. por: Trabajo de grado presentado T.S.U Barrera Torres, Yenny del C. C.I: V- 19.060.967 Para optar al título de: Licenciada en Administración. Octubre, 2014. ESTRATEGIAS GERENCIALES PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN DEL CONTROL DE INVETARIO DE LA EMPRESA DISTRIBUIDORA NUBECITAS, C.A by Barrera Torres Yenny Carmen is licensed under a Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional License. REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NUEVA ESPARTA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN TRABAJO DE GRADO LÍNEA DE INVESTIGACIÓN: GESTIÓN ORGANIZACIONAL TEMA: GESTIÓN DEL CONTROL DE INVENTARIO ESTRATEGIAS GERENCIALES PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN DEL CONTROL DE INVENTARIO DE LA EMPRESA DISTRIBUIDORA NUBECITAS, C.A. Tutor: Econ. Pirela Saade, Alberto J. por: Trabajo de grado presentado T.S.U Barrera Torres, Yenny del C. C.I: V- 19.060.967 Para optar al título de: Licenciada en Administración. Octubre, 2014. ii FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN TRABAJO DE GRADO I Caracas, __ de _________ de 2014. Departamento, COORDINACIÓN DE TRABAJO DE GRADO Caracas, Venezuela ACEPTACIÓN DEL TUTOR Quien suscribe, Econ. Alberto José Pirela Saade, C.I 642.573, me dirijo a ustedes para mostrar mi aprobación como tutor del Trabajo de Grado, titulado “Estrategias Gerenciales para la optimización de la gestión del control de inventario de la empresa Distribuidora Nubecitas, C.A.”, de la alumna Yenny del Carmen Barrera Torres, C.I V-19.060.967, para optar al Título de Licenciado en Administración; el cual cumple con los requisitos necesarios para ser presentado. Sin más nada que hacer referencia se despide, _______________________________ Econ. Alberto José Pirela Saade C.I 642.573 iii FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN TRABAJO DE GRADO APROBACIÓN POR EL JURADO LÍNEA DE INVESTIGACIÓN: GESTIÓN ORGANIZACIONAL TEMA: GESTIÓN DEL CONTROL DE INVENTARIO TÍTULO: ESTRATEGIAS GERENCIALES PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN DEL CONTROL DE INVENTARIO DE LA EMPRESA DISTRIBUIDORA NUBECITAS, C.A. Evaluador Técnico Evaluador de Investigación Nombre y Apellido: Nombre y Apellido: C.I: C.I: Firma: _________________ Firma: __________________ _______________________________ Tutor: Econ. Alberto José Pirela Saade C.I 642.573 Caracas, Venezuela iv DEDICATORIA A Dios Por haberme permitido la vida y haber llegado a culminar este ciclo de estudio. A mis padres: Julián Barrera Chinea y Guadalupe Torres De Barrera Por siempre brindarme sus valores, cariño, apoyo, fuerza, atenciones, regaños y consejos para ser mejor persona cada día. A mis hermanos: Alexis, Emilio y Miguel Barrera Torres. Por el apoyo cuando los he necesitado porque con sus consejos me han protegido y enseñado. A mi novio: Tony Por ser mi confidente, mi complemento, mi paz y mi fuerza. Por siempre apoyarme, por tu paciencia, comprensión y amor. Yenny del Carmen Barrera Torres. v AGRADECIMIENTOS Principalmente a Dios, por darme la bendición de poder vivir y llenar mi vida de privilegios con salud, tolerancia y fuerzas para luchar siempre y alcanzar mis sueños. A mis padres y hermanos por dedicarme los mejores momentos de la vida con sus experiencias y apoyarme incondicionalmente en cada una de mis decisiones. A mi novio, por ser el mejor compañero de vida, por ser mi sueño real de alegrías, por estar siempre a mi lado en las buenas y en las malas, mi presente y futuro. A mi amiga fiel, Lis, por siempre estar presente, por tu inmensa paciencia y ayuda incondicional en este trabajo de grado y en todos los procesos de mi vida por acompañarme. A Efrén Scott, por ser el mejor padrino y sus maravillosos consejos y apoyo brindado desde el principio de este ciclo de estudios. A William Castillo, por su paciencia, apoyo y contribución ofrecida para la realización de este trabajo y la carrera entera. A los docentes de la UNE por compartir sus conocimientos y aportar a mi formación como persona y profesional, en especial al Profesor Pirela por su incondicional apoyo como tutor y guía profesional. A la empresa Distribuidora Nubecitas, C.A. por permitirme realizar mi trabajo de grado en su organización y sus aportes con la información solicitada. vi Yenny del Carmen Barrera Torres. FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN TRABAJO DE GRADO vii ESTRATEGIAS GERENCIALES PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN DEL CONTROL DE INVENTARIO DE LA EMPRESA DISTRIBUIDORA NUBECITAS, C.A. : Autora: Barrera Torres, Yeny del C. Tutor: Econ. Pirela Saade, Alberto J. Fecha: Octubre, 2014 RESUMEN Dicha investigación tiene como objetivo proponer estrategias gerenciales a la gestión del control de inventario de mercancía, en la empresa Distribuidora Nubecitas, C.A. Para ello, se analizan las necesidades existentes dentro del área de control de inventario, se formulan las estrategias gerenciales para su optimización y por último se establecerán los beneficios esperados y los costos asociados de las estrategias gerenciales propuestas. Se realizará una investigación tipo descriptiva, con diseño de campo. Mediante la aplicación de un cuestionario diseñado para realizar el levantamiento de la información entre la muestra seleccionada, la cual fue conformada por once empleados relacionados al área de investigación. El estudio permitirá realizar el análisis al control de inventario de mercancía, con lo que se pueden evidenciar que existen fallas en los procesos que se realizan dentro del almacén, esto debido al incumpliendo de lo establecido en el control interno de inventario y así proponer las estrategias gerenciales a convenir. Concluyendo que estos factores que inciden en el incumplimiento de lo establecido, sin duda alguna es falta de revisión de las políticas, planes y procedimientos, permitiendo hacer las respectivas y pertinentes recomendaciones. Esta investigación se relaciona a la carrera de Administración, ya que como administrador se debe planificar, analizar, y tomar decisiones para alcanzar los objetivos planteados. Descriptores: Administración, Control de Inventario, Gestión de Inventarios, Optimización, Estrategias Gerenciales. FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN TRABAJO DE GRADO viii MANAGEMENT STRATEGIES FOR OPTIMIZING INVENTORY CONTROL MANAGEMENT COMPANY DISTRIBUIDORA NUBECITAS, C.A. Author: Barrera Torres, Yenny del C. Tutor: Econ. Pirela Ssaade, Alberto J. Date: Octuber, 2014 SUMMARY This research aims to propose management strategies to control management inventory of merchandise, in the company Distribuidora Nubecitas, C.A. To this end, existing needs within the area of inventory control are analyzed management strategies for optimization are formulated and finally the expected benefits and associated costs of management strategies proposed. Type a descriptive research, field design will be used. By applying a questionnaire designed for the collection of information between the selected sample, which was formed by eleven employees related to the research. The study will allow the analysis to inventory control of merchandise, which can show that there are flaws in the processes that take place within the store, this due to the breach of the provisions of internal inventory control and propose strategies management to agree. Concluding that these factors affect the breach of the provisions, without a doubt is lack of review of policies, plans and procedures, allowing and make respective recommendations. This research is related to the race of Directors since as manager must plan, analyze, and make decisions to achieve their objectives. Descriptors: Administration, Inventory Control, Inventory Management, Optimization, Management Strategies. ix ÍNDICE GENERAL Pág. ACEPTACIÓN DEL TUTOR…………………………………………………….iii APROBACIÓN DEL JURADO……………………………….............................iv DEDICATORIA………………………………………………………………………v AGRADECIMIENTO……………………………………………………………….vi RESUMEN………………………………………………………………………….vii SUMMARY…………………………………………………………………………viii ÍNDICE GENERAL………………………………………………………………....ix LISTA DE CUADROS…………………………………………….......................xiii LISTA DE GRÁFICOS…………………………………………………………….xv INTRODUCCIÓN……………………………………………................................1 CAPÍTULO I MARCO PROBLEMÁTCO……………………………………………………..5 1.1 Planteamiento del Problema………………………………………...5 1.2 Formulación del Problema……………………………………………11 1.3 Objetivos de la Investigación…………………………………….......12 1.3.1 Objetivo General…………………………………………12 1.3.2 Objetivos Específicos……………………………………...12 1.4 Justificación de la Investigación…………………………………...12 1.5 Delimitación de la Investigación…………………………………...13 1.5.1 Delimitación Temática……………………………………..13 1.5.2 Delimitación Geográfica…………………………………...13 1.5.3 Delimitación Temporal…………………………………..13 1.6 Limitaciones……………………………………………………........14 II MARCO REFERENCIAL……………………………………………………….15 2.1 Antecedentes de la Investigación………........................……….......15 2.2. Reseña Empresarial………………………………………………….20 2.2.1 Antecedentes de la empresa...……………..……………..20 x 2.2.2 Distribuidora Nubecitas, C.A……………………………….22 2.2.3 Visión……………………………………………………………………………….22 2.2.4 Misión…………………………………………………………23 2.2.5 Valores………………………………………………………..23 2.2.6 Estructura Organizacional de la Empresa………………………………………………………………………….…24 2.2.7Organigrama……………………………….…………………24 2.3 Bases Teóricas………………………………………………………...26 2.3.1 Teoría General de la Administración……………………26 2.3.2 El Control como fase del proceso Administrativo………27 2.3.3 Tipos de Control……………………………………………..29 2.3.4 El Inventario y Control de Inventario…………………….30 2.3.5 Objetivo del Inventario y Control Interno del Inventario……………………………………………………………31 2.3.6 Funciones Generales para el Control de Inventario…..35 2.3.7 Procesos de Almacén…………………………………….39 2.3.8 Proceso de Registro y Control de existencias…………40 2.3.9 Proceso de Distribución………………………….……….41 2.3.10 Objetivo del Almacén…………………………………....42 2.3.11 Importancia del Inventario………………………………42 2.3.12 Características del Inventario…………………………..43 2.3.13 Técnicas de Administración de Inventarios.…………….45 2.3.14 Tipos de Inventario………………………………………...46 2.3.15 Métodos para la determinación del Inventario………….47 2.3.16 Estrategias……………………………………………….....49 2.3.17 Gerencia…………………………………………………….49 2.3.18 Estrategias Gerenciales…………………………..…….50 2.3.19 Costos de las Estrategias……………………………….51 2.3.20 Asignación de Recursos para las Estrategias…………52 xi 2.3.21 Factibilidad Técnica……………………………………..53 2.3.22 Factibilidad Operativa…………………………………...53 2.3.23 Factibilidad de Calendario………………………………53 2.3.24 Factibilidad Económica………………………………....54 2.3.25 Elección de la estrategia según Análisis DOFA………54 2.3.26 Aplicación de herramientas de análisis: Matriz DOFA.55 2.3.27 Establecer objetivos a largo plazo……………………..54 2.3.28 Diseñar el plan de acción……………………………….55 2.3.29 Establecer mecanismos de control…………………….56 2.3.30 Evaluar los resultados……………….………………….56 2.4 Bases Jurídicas………………………………………………………..57 2.5 Glosario de Términos.…………………………………………….…..61 2.6 Operacionalización de las Variables………….……………………..64 III MARCO METODOLÓGICO…………………………………………………...65 3.1 Tipo de Investigación……………………………………………..….65 3.2 Diseño de la Investigación………………………………………….66 3.3 Población y Muestra……………………………………………….…68 3.4 Técnicas e Instrumento de Recolección de Datos……………......70 3.5 Validez de los Instrumentos de Recolección de Datos……….71 3.6 Técnicas de Procesamientos, presentación y análisis datos…..73 IV ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS......................74 4.1 Presentación de los Resultados…………………………………..75 4.2 Análisis e Interpretación de los Resultado Obtenidos………….. .101 V PROPUESTA DE LAS ESTRATEGIAS GERENCIALES PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN DEL CONTROL DE INVENTARIO DE LA EMPRESA DISTRIBUIDORA NUBECITAS, C.A………..…….........110 5.1 Análisis DOFA………………………………………………………114 5.2 Estrategias FO, FA, DA, DO………………………………………115 5.3 Propuesta……………………………………………………………..118 5.4 Costos de la Propuesta……………………………………………118 xii 5.5 Cuadro de Costos Totales…………………………………………..122 5.6 Plan de Ejecución de las Estrategias por Etapas-Tiempo…..…123 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES………………….……………...129 6.1Conclusiones……...…………………………………………………..129 6.2 Recomendaciones…………………………..……………………….132 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS…………………….…………………….134 ANEXOS…………………………………………………………………..……...136 A Falta de Clasificación de libros en Almacén…………………..….137 A-1 Diseño de Formato como respaldo……………………………...139 A-2 Escasez de Maquinarias……………………………………….…141 A-3 Ausencia de Cámaras de Seguridad…………………………..…143 A-4 Infraestructura desfavorable………………………………………..145 A-5 Exhibición de los Libros…………………………………………..147 B Cuestionario……………………………………………………………149 C Instrumento de Validación experto 1………………………………..154 C-1 Instrumento de Validación experto 2……………………………156 C-2 Instrumento de Validación experto 3……………………………158 xiii LISTA DE CUADROS Cuadro N° Pág. 1 Organigrama…………………………………………………….……………..24 2 Operacionalización de las Variables………………………………....……..64 3 Muestra…………………………………………..…………………………….69 4 Recepción y Verificación de Mercancía…………………………………….75 5 Almacenamiento Inmediato…………………………………………………..76 6 Mantenimiento del Inventario………………………………………………...77 7 Registro Oportuno de los Movimientos del Inventario…………………….78 8 Soporte Físico de los Movimientos de Inventario………………………….79 9 Verificación de la Existencia………………………………………...……….80 10 Órdenes Sujetas a lo Solicitado……………………………………………..81 11 Despacho de Mercancía……………………………………………………...82 12 Copia de la Orden de Despacho…………………………………………….83 13 Despachos……………………………………………………………………..84 14 Facturas Contra Órdenes de Despacho……………………………………85 15 Informes de Devolución de Mercancía……………………………………...86 16 Notas de Crédito………………………………………………………………87 17 Factor que Genera Devoluciones……………………………………………88 18 Información Actualizada del Inventario de Mercancía…………………….89 19 Rebajas de las Facturas……………………………………………………...90 20 Factor Interno que Dificulta el Cobro………………………………………..91 21 Gestión de Cobranzas………………………………………………………..92 22 Obtención Manejo y Custodia de los Documentos………………………..93 23 Registro de Mercancía………………………………………………………..94 24 Resultados de Conteos Físicos……………………………………………...95 25 Conocimientos de los Controles……………………………………………..96 26 Objetivos de Gestión………………………………………………………….97 xiv 27 Procesos para Aumentar Eficiencia…………………………………………98 28 Información al personal……………………………………………………….99 29 Personal Calificado………………………………………………………….100 30 Interrelación de Departamentos……………………………………………112 31 Matriz DOFA………………………………………………………………….114 32 Costo Primera Estrategia…………………………………………………...119 33 Costo Segunda Estrategia………………………………………………….120 34 Costo Tercera Estrategia……………………………………………………120 35 Costo Cuarta Estrategia…………………………………………………….121 36 Costo Quinta Estrategia…………………………………………………….122 37 Cuadro de Costos Totales………………………………………………….122 38 Información de Ventas de la empresa…………………………………….124 39 Proyección de Ventas, Pérdidas y Devoluciones……………………......125 40 Pérdidas y Devoluciones expresado en Porcentaje……………………..126 xv LISTADO DE GRÁFICOS Grafico N° Pág 1 Recepción y Verificación de Mercancía…………………………….75 2 Almacenamiento Inmediato.………………………………………….76 3 Mantenimiento del Inventario…………………………………………77 4 Frecuencia del Mantenimiento del Inventario………………………77 5 Registro Oportuno de Movimientos del Inventario…………………78 6 Soportes Físicos de los Movimientos del Inventario………………79 7 Conteos del Inventario de Mercancía……………………………….80 8 Frecuencia de Conteos del Inventario de Mercancía……………...80 9 Órdenes Sujetas a lo Solicitado……………………………………...81 10 Preparación y Despacho Oportuno de la Mercancía………………82 11 Envío de Órdenes de Despacho……………………………………..83 12 Despachos……………………………………………………………...84 13 Comparación de Órdenes de Despacho…………………………….85 14 Informes de Devolución de Mercancía………………………………86 15 Realización y Soporte de Notas de Crédito…………………………87 16 Factor Más Constante que Genera Devoluciones…………………88 17 Estado de la Información del Inventario de Mercancía……………89 18 Respaldo de las Rebajas de las Facturas…………………………..90 19 Factor que Dificulta el Cobro Oportuno de las Facturas…………..91 20 Gestión de Cobranzas………………………………………………...92 21 Obtención manejo y custodia de los documentos………………….93 22 Oportunidad de los Registros………………………………………...94 23 Registros Según Resultados de Conteos Físicos………………….95 24 Controles que Regulan los Procesos………………………………..96 25 Procesos y Procedimientos…………………………………………..97 xvi 26 Adecuación de Procesos……………………………………………..98 27 Información al personal……………………………………………….99 28 Grado de Calificación del Personal………………………………...100 29 Lapso de Tiempo de las Estrategias……………………………….123 30 Proyección de las Ventas 2014-2015………………………………126 31 Proyección de Reducción de Pérdidas…………………………….127 32 Proyección de Reducción de Devoluciones……………………….128 xvii INTRODUCCIÓN La logística es importante para el desarrollo de las organizaciones o empresas; hoy en día se están llevando a cabo esta significativa actividad en lo que se refiere a cada uno de los procesos de cada empresa, pues la logística se está incluyendo entre los programas de acción para las mejoras de sus actividades y productividad. La logística es un modelo, un marco de referencia y un mecanismo de planificación que permite reducir la incertidumbre en un futuro desconocido. Dentro de esta logística se manejan los inventarios, los cuales se consideran como un mal necesario que debe reducirse al mínimo a cualquier costo, cuando en realidad representan la sangre vital de todo el sistema de flujos, al permitir la ejecución de las actividades del sistema en forma relativamente independiente y a un costo medio bajo. Es por ello que toda empresa que desee competir en el complejo mundo industrial o de cualquier índole, debe contar con un buen sistema de manejo de inventario, que le permita llevar un control eficaz de sus materiales o productos listos en almacén, garantizándole una producción continua o salida eficiente de la mercancía evitando retrasos en el cumplimiento de su labor, así como también, contar con una logística que le permita planificar, implementar y controlar el eficiente flujo y almacenamiento de materiales o productos desde su origen hasta su punto de consumo. Para el momento de brindar un producto con eficiencia, permanecer en tan dinámico mundo como lo es el entorno comercial, toda empresa u organización debe poseer un conjunto de características, como es el estilo 1 propio que le permitan que sus procesos logísticos se hagan de manera eficiente y confiable; algunas de estas actividades son las que permiten el control, planificación, diseño, suministro, distribución, mantenimiento y gestión de los sistemas de inventario, ya que éste es de gran vitalidad e importancia para la reducción de los costos, cualquiera que sea su naturaleza, y además obtener un alto nivel de competitividad a momento de dar respuesta a las necesidades y demanda de sus clientes. En la actualidad muchas organizaciones comerciales, han reaccionado a la realidad de que al mejorar sus inventarios mejoran todos sus movimientos económicos, internos y externos; ya que se encuentran en la búsqueda de soluciones para satisfacer sus necesidades, desde las más simples hasta las más complejas, además de las presentes en sus clientes hablando en cualquier término que éstos puedan demandar. Esta búsqueda constante ha permitido la actualización en sus métodos de trabajos, haciendo más eficientes sus sistemas de inventarios al notar los beneficios que éstos producen, las empresas que no se han interesado en la búsqueda de dichas mejoras, posiblemente presentarán problemas en sus procesos de compraventa y en consecuencia, el incremento de sus costos y una caída en su clientela. La logística dentro de una organización, surge al igual que el desarrollo de las técnicas de gestión de control de inventario, la cual es una herramienta esencial para aquellas empresas preocupadas en satisfacer la demanda existente y complacer las peticiones de los clientes, que cada vez son más exigentes. Cualquier empresa que tenga como finalidad el comercio de sus productos terminados y tenga entre sus metas mantener al mínimo el riesgo de pérdida de dinero debe poner en práctica un sistema logístico eficaz 2 aplicando como herramienta necesaria la optimización de la gestión del control de inventario necesario en el campo que permita la satisfacción de la demanda. De la situación planteada anteriormente, dicha investigación está dirigida a realizar un análisis de la Gestión del Control de Inventario de mercancías de la empresa “Distribuidora Nubecitas C.A.”, que permita establecer estrategias gerenciales a las posibles fallas o irregularidades que se presentan al momento de llevar a cabo la normativa establecida, todo esto con la finalidad, de que la autora opte, al Título de Licenciada en Administración, en la Universidad Nueva Esparta. Es conocimiento administrativo y contable, que el salvaguardar el patrimonio de la empresa, es uno de los objetivos principales del control interno, por tal razón es necesario establecer desde el inicio de las actividades comerciales-productivas de la entidad, cuáles serán los parámetros, políticas y normativas que regirán y proporcionarán los procedimientos adecuados para el buen control de las actividades. El desarrollo de la investigación está conformado por los siguientes capítulos: Capítulo I relacionado al Marco Problemático, en el que se realiza el planteamiento de la problemática actual de la empresa, además se incluye la interrogante de la investigación, a través de ésta se establece el objetivo general y los específicos, que éstos reflejan el propósito real de la investigación. La importancia y justificación de realizar dicha investigación, así como las delimitaciones consideradas, que a través de ellas se pudo establecer la viabilidad del estudio planteado; y la limitación que refleja el alcance de la investigación. 3 Capitulo II relacionado con el marco referencial, en el que se manejaron los antecedentes de la investigación, referido a la consulta de trabajos de grado relacionados con la investigación en curso; se definen las bases teóricas que se consideran de referencia obligatoria para poder llevar a cabo el estudio y el proceso de análisis de cada indicador perteneciente a las distintas variables, y por último se desarrolló la definición de las variables, donde se podrá construir el cuadro de operacionalización de las variables. El Capítulo III, presenta las bases metodológicas sobre las cuales se realizó el estudio de investigación para dar solución al problema planteado; se incluyen los métodos, técnicas y procedimientos empleados en el estudio. El desarrollo de dicho capítulo se basó principalmente en: tipo de investigación, diseño de la investigación, población y muestra, técnicas de análisis de datos, instrumentos de recolección de datos y validación de los instrumentos. El Capítulo IV, presenta los resultados que proyecte el instrumento aplicado, en este caso el cuestionario, con el fin de recopilar de manera óptima la información, cualitativa y cuantitativa. Será presentado, utilizando herramientas graficas tales como tabulaciones y gráficos, los cuales, permitirán en este mismo capítulo, realizar a la autora, el análisis de la información recopilada, según los objetivos, variables, bases teóricas, bases jurídicas establecidas, más conocimientos y criterios propios. En el Capítulo V, da paso a la presentación de la propuesta desarrollada en relación al trabajo de investigación. Dicha propuesta se presentó según los objetivos establecidos anteriormente. Con base en la información que se ha recopilado en el desarrollo de esta investigación, se elabora las conclusiones y recomendaciones, respaldado a la concepción teórica y la 4 información derivada de la investigación de campo, que la investigadora consideró necesaria y pertinente. CAPÍTULO I MARCO PROBLEMÁTICO 1.1 Planteamiento del Problema Las empresas acostumbran almacenar grandes cantidades de productos para ser utilizados de acuerdo a la dinámica de su organización, dando de esta manera origen a los inventarios, para garantizar el desarrollo y subsistencia de sus actividades normales. Bien es sabido que toda empresa basa sus actividades en la compra y venta de bienes o en la prestación de servicios y es aquí donde el correcto manejo del inventario juega un factor decisivo por parte de la misma. Desde hace muchos años ha existido el inventario como una forma de subsistencia en tiempos remotos, en los pueblos de la antigüedad y los egipcios, durante las épocas de sequías o tiempos de crisis, acumulaban y almacenaban alimentos en grandes cantidades para enfrentar los períodos de escasez, es por esta situación como surge y motivó la existencia del inventario. La realización de actividades de movimientos y almacenamiento de productos y mercaderías se remonta a los orígenes de la historia; sin embargo gran parte de su filosofía logística fue desarrollada en las 5 actividades militares durante la segunda guerra mundial, transcurriendo algunos años antes que se aplicara al mundo empresarial. Durante las siguientes décadas a la segunda guerra mundial, se dieron cambios en las condiciones económicas y tecnológicas que favorecieron el desarrollo de la logística; los movimientos demográficos implicaron la ampliación de las cadenas de distribución, y por tanto el aumento de los costos; también se incrementaron los costos de almacenamiento y de transporte. En el campo tecnológico se dieron modalidades y variantes de los servicios de comunicación y de transportes, y paralelamente la variedad de productos repercutieron en la gestión de inventarios. En este sentido, Taha (1997) hace referencia a: “Los inventarios se definen como bienes ociosos almacenados, en espera de ser utilizados. Se mantiene inventarios por muchas razones: permite reducir costos de producción, se logra ofrecer un servicio rápido al cliente, algunos distribuidores tiene inventarios para poder atender de inmediato los pedidos de sus clientes”. (Pág. 366). El inventario tiene un papel fundamental para el funcionamiento adecuado dentro de las empresas de materiales, ya que, es el conjunto de mercancías, productos o artículos que existen comprados o producidos por la empresa, con el fin de comercializarlos en un período económico determinado. La administración de los inventarios es uno de los factores determinantes en la cadena proveedor – distribuidor – consumidor. Lo que el cliente compre o deje de comprar, y en la cantidad que desee, define el accionar de cada uno de los integrantes de un negocio para maximizar sus beneficios. Los conceptos de manejo y control de inventarios son producto 6 de nuevos planteamientos, que ahora constituyen una herramienta fundamental para mejorar la gestión empresarial. Actualmente las empresas multinacionales, que no sólo están establecidas en su país de origen sino en otros países, para la comercialización, compra, venta y producción de sus productos así como de movilizar plantas industriales de un país a otro, deben establecer una organización y control de sus procesos para poder expandir sus productos de manera óptima, a través de herramientas internas y externas, donde el inventario juega un papel fundamental, siendo ésta una administración general ya que aunque operen en varios países, su sede, principales directivos e inicio de estrategias se deciden y se toman en su país de origen, sin ninguna influencia de las demás empresas existentes en otros países. Este aspecto, permite ver cuán importante, es el que una empresa, desarrolle de manera adecuada los procesos de control interno en su inventario, pues se considera que de la buena marcha de estos procesos depende en alto grado el éxito económico de la organización. Por consiguiente, se considera que la gestión moderna del control interno del inventario de mercancía, cuando no se desarrolla de manera adecuada conlleva a que la organización padezca de cuantiosas pérdidas a nivel económico. Al respecto, según Malagón, L. (2000) quien plantea: “La administración del inventario es un medio de gran nivel y aumenta las utilidades de la empresa, la generación de información confiable, por lo cual se puede lograr el cumplimiento de las metas propuestas, siempre y cuando en dicha organización se implementa las acciones y procedimientos siguiendo mecanismos de soportes adecuados” (p.5). 7 En otras palabras, tomando la administración como la gestión o la realización eficiente de los procesos en el control interno del inventario de mercancía en una empresa, será de importante carácter, ya que estos procesos son los que orientaran y guiarán a la organización en el desarrollo conjunto de toda una serie de acciones que facilitan el logro de los objetivos propuestos y en el tiempo que se hayan estipulado. También puede interpretarse, que en toda empresa, el control interno del inventario de mercancía debe estudiarse, proveerse y planificarse con anticipación, estableciendo lo que contablemente se quiere lograr al aplicar, esta normativa que regirá los procesos que se lleven a cabo en el almacén. Aplicando todo esto brevemente explicado de forma estratégica, facilitará el logro de cada uno de los objetivos y las metas de la organización, ya que de una u otra forma el inventario será base para algunas áreas de la empresa, mientras que ira de la mano con algunas otras. En el contexto latinoamericano, la mayoría de las organizaciones desarrollan control interno del inventario de mercancía, aun así no están exentas de cometer errores dentro de sus gestiones cotidianas, que sumadas, generan limitaciones y con el trascender del tiempo producen déficit presupuestario o carencia de recursos económicos. Según la Comisión Económica para la América Latina (2008), las deficiencias se generan mayormente por las carencias de gestiones empresariales efectivas (p.342.). En este sentido la mayoría de sus empleados no poseen la capacitación adecuada y las competencias precisas para desempañarse en el cargo que ejercen dentro de la organización, por lo cual las políticas, los programas no contribuyen a que se puedan mejorar la calidad de servicios en las empresas, sin embargo, es en el momento crítico cuando una empresa debe hacer uso efectivo de los controles establecidos a favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales. 8 Dadas las realidades económicas actuales, resulta oportuno compromiso de las empresas venezolanas, donde muchas el deben constantemente tratar de ajustar sus procesos contables y administrativos a nivel de planificación y ejecución, ya que no están en consonancia con los principios que rigen a dichos entes, lo que por ende, genera un caos total en todo el ámbito organizacional. Y el déficit o descontrol en el control interno del inventario de mercancía, no es favorable afectando múltiples áreas internas y en algunos casos hasta la calidad del servicio prestado al cliente. Sobre la base de las consideraciones anteriores, el presente proyecto se llevará a cabo en la empresa Distribuidora Nubecitas, C.A, dedicada principalmente a la importación, distribución, comercialización y venta al mayor y detal de libros, revistas y similares al ramo editorial, ubicada en el área metropolitana de Caracas, Municipio Baruta, al no contar con una adecuada gestión para el manejo de sus inventarios que se reflejen en el día a día de la actividad del negocio y de manera repetitiva, presenta algunos problemas, determinados por la Gerencia del área Administrativa, como lo son: 1. Retrasos en los procesos de comercialización y colocación de los libros, ya que se aplican pocos controles y políticas de logística y organización del inventario al momento de su llegada al almacén porque no hay una clasificación visual de la mercancía, por su tema, nivel de educación, entre otros. Puede generar retrasos en el proceso de la gestión del control de inventario y ubicación rápida de la mercancía. (Ver Anexo A). 2. Poco personal en el área de depósito en épocas altas y escasas herramientas necesarias para éstos, como: conocimientos, un 9 entrenamiento adecuado y preciso para cada uno de los procesos que se aplican en el sistema logístico de la mercancía, generando desconocimiento del inventario real, es decir, una no relación entre la data (sistema) y el físico existente. Problemática cotejada en conversaciones abiertas con los trabajadores de almacén. 3. Escasez y deficiencia del diseño de los formatos especiales para el respaldo físico de la mercancía recibida, como constancia de entrada del producto al almacén, así mismo las notas de traslados que permiten un control de entrada y salida tanto físico como en sistema. Control administrativo empírico, ya que, no se maneja adecuadamente un control de correlación entre la mercancía que se maneja y el inventario registrado manualmente. (Ver Anexo A-1). 4. Falta de personal de mantenimiento para las maquinarias existentes en el almacén, siendo una herramienta fundamental para el proceso de almacenamiento y distribución de la mercancía. Reducción del tiempo de vida útil de las maquinarias de carga por no contemplar mantenimiento preventivo, sólo se actúa como mantenimiento correctivo, es decir, se genera ya cuando las maquinarias están dañadas. Información suministrada en conversaciones abiertas con los trabajadores directos y relacionados del almacén. 5. Poca adquisición de maquinarias (montacargas) necesarias para el proceso de almacenamiento y distribución de los libros, tanto en el almacén como en los camiones de carga. El proceso de manejo para la entrada, almacenamiento y salida de la mercancía se retrasa por la 10 existencia ineficiente de maquinarias de cargas, lo que incide en la gestión del proceso logístico en temporadas altas. (Ver Anexo A-2). 6. Falta de un sistema de cámaras de seguridad tecnológico que ayude al control interno del inventario para la eficiencia de los procesos y ausencia de problemas en almacén. No se puede llevar un control y/o supervisión a distancia de las actividades en el almacén, propiciando la actuación del personal proclive a la sustracción y/o pérdidas del material. (Ver Anexo A-3). 7. Infraestructura amplia pero desorganizada, con respecto a la ubicación del almacén en un edificio poco adaptable, ya que, se encuentra dividido y distribuido el almacén en varios pisos. Donde en las temporadas altas escolares se genera retrasos en la ubicación de la mercancía y procesos de despacho. (Ver Anexo A-4). 8. Ausencia de un sistema automatizado para el proceso de la gestión del control de inventario, a través de herramientas innovadoras que alimenten directamente al sistema de Inventario y se retroalimente entre los demás departamentos involucrados con éste. Información constatada a través de la observación directa dentro de la empresa y conversaciones abiertas con los empleados relacionados al dpto. de contabilidad, área de facturación y almacén. Ocasionando demoras innecesarias en los procesos de cada uno de los Departamentos y la retroalimentación entre ellos, generando así data no fehaciente y veraz con lo que se encuentra en físico y en sistema. Información validada a través de conversaciones abiertas con los trabajadores de almacén que hacen mención de sus actividades de manera manual a la hora de dicho proceso. 11 La autora para responder a todas estas problemáticas existentes dentro de la empresa se hace la siguiente pregunta: 1.2 Formulación del Problema ¿Qué estrategias gerenciales se requieren implementar para la optimización de la gestión del control de inventario de la empresa Distribuidora Nubecitas, C.A? 1.3 Objetivos de la Investigación 1.3.1 Objetivo General Proponer estrategias gerenciales para la optimización de la gestión del control de inventario, en la empresa Distribuidora Nubecitas, C.A. 1.3.2 Objetivos Específicos 1. Analizar las necesidades existentes dentro del área de control de inventario de la empresa Distribuidora Nubecitas, C.A. 2. Formular las estrategias gerenciales para optimizar la gestión del control de inventario en la empresa Distribuidora Nubecitas, C.A. 3. Establecer los beneficios esperados y los costos asociados de las estrategias gerenciales a aplicar para optimizar la gestión del control de inventario. 1.4 Justificación de la Investigación 12 Esta investigación permitirá a la autora poner en práctica los conocimientos teóricos y prácticos adquiridos durante los estudios universitarios en la Universidad Nueva Esparta y podrá ser considerado material de apoyo y consulta a los estudiantes. Será pertinente para la empresa, ya que le permitirá tener un conocimiento de las necesidades de los empleados que la constituyen y entender las ineficiencias que influyen en la gestión del control de inventario, lo que permitirá a la empresa Distribuidora Nubecitas, C.A. tomar acciones gerenciales, ya sea en el contexto administrativo u operacional para su optimización. Adicionalmente será pertinente para la Universidad Nueva Esparta, ya que el resultado de la investigación podrá ser aplicado a la empresa Distribuidora Nubecitas, C.A., siendo esto un medio por el cual la institución pueda mostrar la calidad del trabajo de investigación del estudiante y los resultados de las enseñanzas de la universidad y de los profesores que ofrecen sus conocimientos. 1.5 Delimitación de la Investigación 1.5.1 Delimitación temática: El tema objeto de estudio se enmarcó en la administración, en la línea de investigación de la gestión organizacional y gestión de inventarios. 1.5.2 Delimitación geográfica: 13 La problemática planteada está ubicada en el Municipio Baruta, final Urbanización Guaicay, calle la Pedrera, Edf. Eneva, piso 1, Distrito Capital. Donde se involucran los Departamentos de RR.HH, Administración y Finanzas, Logística y Comercialización, Mercadeo y Promoción. 1.5.3 Delimitación temporal: El desarrollo de la investigación comprenderá un período de estudio desde Junio de 2013 hasta el período final de estudio de Octubre del año 2014. 1.6 Limitaciones Durante el desarrollo de este estudio se espera no confrontar limitaciones significativas con respecto a la obtención de la información necesaria para alcanzar los objetivos de la investigación, porque la empresa se comprometió a facilitar a la investigadora la información necesaria, con la mejor disposición. Así mismo, la empresa consideró confidencial cierta información financiera por lo cual otorgó a la autora sólo información parcial que puede utilizar para los cálculos respectivos. 14 CAPÍTULO II MARCO REFERENCIAL 2.1 Antecedentes de la Investigación El estudio de los antecedentes de la investigación, que se detallan a continuación, tiene relación directa o indirecta con el tema en estudio, los cuales permitieron comprender la importancia que tienen los procesos que deben realizarse para un buen control interno. Aldana, (2011), en su tesis titulada: “Análisis de los procedimientos para la optimización del inventario de materia prima importada de la empresa Unispace equipos S.A, para el segundo semestre 2011 y el primer semestre 2012.” Para optar al título de Licenciado de Contaduría Pública, otorgado por la Universidad Alejandro de Humboldt. Tuvo como objetivo general Analizar los procedimientos para la optimización del inventario de materia prima importada de la empresa Unispace Equipos, S.A, Para el segundo semestre 2011 y primer semestre 2012. Por consiguiente se utilizaron como objetivos específicos: Describir la situación actual del inventario y distribución de la materia prima importada, en el almacén de la empresa. Verificar la aplicación de los procesos de inventario. Evaluar los procedimientos para la optimización del control de inventarios. La investigación adopto la modalidad de campo, con un nivel descriptivo y un diseño de investigación no experimental. La población estuvo conformada por siete (7) personas que están involucradas directamente en el proceso productivo del almacén. 15 Para la técnica de instrumentos de recolección de datos, aplicaron la observación directa y la encuesta. De acuerdo con el trabajo de investigación concluye que se requiere un modelo de control de inventario bajo el enfoque del control interno, el cual permite, mejorar y optimizar el manejo de las entradas y salidas de los materiales del almacén, permitiendo así de esta manera analizar las fallas y poder corregirlas así como también se pudieron detectar las debilidades de la mayoría de los procedimientos de almacenaje, debido a que los controles y aplicación no se cumplen. Por lo tanto este trabajo de grado tiene mucho relación con la presente investigación ya que es un tema que se adapta a la problemática planteada en la empresa Distribuidora Nubecitas, C.A, solo se diferencia en que en Unispace Equipos S.A si existe un sistema de control interno que presenta fallas en los procedimientos, mientras que en la empresa objeto de investigación, presenta problemas en los procesos de almacenaje por no tener un control interno. También se consultó la tesis realizada por Pagués, (2011), titulada: “Mejora en los procesos logísticos del centro de distribución de una empresa de alimentos ubicada en Caracas.” Para optar al título de Ingeniero Industrial, otorgado por la Universidad Católica Andrés Bello. Determinó como objetivo general, Proponer mejoras en los procesos logísticos del centro de distribución de una empresa de alimentos ubicada en Caracas. De esta determinación del objetivo general, surgen un conjunto de objetivos específicos que contribuirán a el cumplimiento del principal objetivo, tales como: Caracterizar los procesos que se llevan a cabo en la unidad de estudio centro de distribución Plumrose Caracas; Analizar las causas más importantes que afectan los procesos llevados a cabo en el centro de distribución; Determinar las causas más importantes que influyen sobre los 16 problemas de los procesos llevados a cabo en el centro de distribución. Debido al tipo de trabajo, la metodología utilizada se inclina a ser de tipo proyectiva, con un diseño de investigación no experimental. Debido a que la investigación se basa en procesos, se determina que la población fue todo el centro de distribución Plumrose Caracas, no siendo necesario tomar ningún tipo de muestra. La técnica principal fue el levantamiento de información mediante observación directa guiándose por las políticas de la empresa y como instrumentos las entrevistas no estructuradas y diversas herramientas tales como Flujo gramas de despliegues, mapas de Procesos, Diagramas Ishikawa y de Pareto. Como conclusión detallan los resultados que obtuvieron al aplicar a lo largo del trabajo de investigación las diferentes herramientas propuestas a utilizar determinando y a su vez explicando las diferentes fallas en los procesos, permitiéndoles así proponer la implementación de sistemas informáticos que ayuden a estandarizar los procesos de liquidación, agilizar los conteos de inventario físico determinando identificaciones para los diferentes tipos de productos y la implementación de cronogramas de facturación para implementar eficiencia y eficacia en los procesos de despacho y política de tiempo de entrega. Este trabajo de investigación descrito anteriormente contiene una amplia relación con el presente, debido a que los dos basan su objetivo en procesos, la diferencia es que en el descrito los procesos son dentro de un centro de distribución de alimentos buscando mejorar la gestión de este departamento, y en el desarrollado se basa en los procesos de rotación de inventario y despacho de mercancía del almacén de una editorial buscando el levantamiento de un control interno que contribuya en su máxima expresión al mejoramiento de la gestión de los otros departamentos directamente relacionado. La existencia de la relación de las investigaciones 17 permite conocer información sobre los procesos de logística para evaluarlos, mejorarlos y luego proceder al levantamiento del control interno. Hernández, (2008), en su trabajo de grado titulado “Control interno del sistema de inventario en los establecimientos tipo supermercado del municipio Valera estado Trujillo”. Para optar el título de Licenciado en Contaduría Pública, otorgado por la Universidad De Los Andes. Tuvo como objetivo general, Analizar el control interno del sistema de inventario en los establecimientos tipo supermercados ubicados en el municipio Valera estado Trujillo. De acuerdo con el objetivo general y para el logro del mismo se detallan algunos de sus objetivos específicos: Identificar los elementos del control interno del sistema de inventario presentes en los establecimientos tipo supermercados del municipio Valera Estado Trujillo; Describir el control de registros de inventario de mercancías en los establecimientos tipo supermercados ubicados en el municipio Valera del estado Trujillo. La metodología utilizada en el desarrollo del trabajo fue descriptiva, con un diseño de investigación no experimental. La población estuvo conformada por 24 supermercados, de la cual se eligieron muestra de 9 supermercados, una los cuales están ubicados a lo largo del territorio municipal, siendo los sujetos de estudio los administradores o gerentes del mismo. La técnica que empleo para la recolección de información fue la observación directa y como instrumento fue el cuestionario. Entre las conclusiones se destaca que en la mayoría de los supermercados del municipio Valera del estado Trujillo cumplen con los controles necesarios para la preservación y administración de los inventarios manteniéndolos como actores competitivos del mercado actual y a futuro. De igual manera concluyen que en algunos supermercados poseen fallas en su 18 sistema de control, obligándolos a buscar mejoras o de lo contrario podrían disminuir sus expectativas de permanencia en el mercado. El trabajo de grado descrito anteriormente se relaciona con la presente investigación, ya que ambos presentan información sobre controles internos en los inventarios, sólo que en el anterior trabajo de investigación descrito, analizan el control interno de los inventarios en los supermercados, mientras que en el presente trabajo se basa en el levantamiento de control interno en los procesos de rotación de inventario y despacho de mercancía en el ramo editorial para aplicar estrategias gerenciales. A su vez el trabajo relacionado, sirve de base para la presente investigación, dada que el mismo permite conocer tanto los controles necesarios que pueden implantarse como a su vez las fallas que pudieran presentar y que se tienen que tomar en consideración para aplicar las estrategias gerenciales que optimicen la gestión del control interno del inventario, en los procesos de rotación, despacho de mercancía, entre otros, de la empresa Distribuidora Nubecitas, C.A. Finalmente, la investigación del trabajo de grado realizada por Centero, (2001), titulada: “Análisis de los factores causantes de pérdidas en inventario físico de una tienda farmacéutica Farmatodo Setenta, C.A”, para optar al título de Licenciado en Administración, elaborada en la Universidad Nueva Esparta, con el objeto de: analizar los principales factores causantes de pérdidas en el inventario físico específicamente en la sucursal setenta ubicada en el C.C Macaracuay Plaza. En esta investigación se llegó a las siguientes conclusiones: fallas en la distribución de mercancía tanto de proveedores externos, centro de distribución de Farmatodo y droguerías, pocos programas de apoyo a las necesidades de las personas que laboran en la empresa, pocos sistemas de seguridad que garanticen la seguridad de 19 la mercancía ofrecida al público, así como también la ausencia de vigilancia por parte de alguna empresa privada. Luego de la elaboración de este trabajo de grado, se consideró desarrollar a la empresa planes de contingencia ante esta problemática. Todas estas investigaciones de trabajos de grado realizadas por los autores antes mencionados, se relacionan entre sí, y con el presente trabajo de grado, por lo que sustentan la importancia y la correcta utilización de los controles de inventarios en las instituciones donde son aplicadas, para obtener un óptimo resultado en éstas. 2.2 Reseña Empresarial 2.2.1 Antecedentes de la Empresa La Editorial tiene sus inicios en el año 1986 cuando se reúnen los profesores Daniel Gómez, Luis E. Rincón y Juan J. Gutiérrez, con una gran ilusión, decididos a fundar una empresa de textos escolares dirigidos a primera y segunda etapa de educación básica, la empresa comenzó en un espacio pequeño, con poco personal y representantes para algunas ciudades cercanas a Caracas. Se constituyó con el nombre de EDITORIAL BASICA C.A., los textos se imprimían con la imprenta Editorial Logos C.A. Al transcurrir el tiempo fueron incorporándose más trabajadores a la empresa y representantes para todas regiones de Venezuela, más que todo familiares y amigos; así como creándose nuevos libros y abarcando más mercados educativos, siempre conservando un ambiente de trabajo muy familiar y alegre. 20 Entre los años 1990 y 1991 se incorpora a Lithomundo S.A., como proveedor para imprimir los textos, y se producen nuevos textos ampliando los títulos del fondo editorial, en esta oportunidad para el área de educación inicial. En el año 1993 se cambia el nombre a EDITORIAL BASICA 1 C.A. En 1996 la Editorial sale al mercado con su más fuerte soporte: el inicio de la Enciclopedia Girasol. Posteriormente fueron saliendo nuevos libros dirigidos a primera y segunda etapas de educación básica, y seguidamente dirigidos a tercera etapa también con la adquisición del Fondo para Venezuela Oxford en el año 2000, cubriendo así la meta sonada trabajar fuertemente con las tres etapas de educación básica. Inicialmente los libros adquiridos de Editorial Oxford siguen saliendo con esta firma hasta el año 2002 que se crea Terra Editores para los libros de tercera etapa de educación básica. El crecimiento de la empresa se evidencia con la fuerte aceptación de enciclopedia girasol, pasando a ocupar los primeros lugares del ramo editorial en Venezuela. Tiempo después se obtiene un crédito para imprimir en Quebecor Bogotá, desde este momento la empresa cuenta con dos proveedores para imprimir los textos Quebecor World Bogotá S.A. y Lithomundo S.A. Luego, en el año 2003, se cambia el nombre a Editorial Girasol C.A., debido a que la empresa era más asociada con este nombre, debido a la enciclopedia Girasol. Hoy en día la Editorial esta fortalecida, cuenta con la sede principal en Caracas y siete (7) unidades de negocio en el interior del país: Barquisimeto, Mérida, San Cristóbal, Valencia, Puerto La Cruz, Puerto Ordaz y Maracaibo, 21 Logrando promocionar y distribuir sus productos en todos los estados del país. Actualmente la empresa cuenta con un personal mayor a 100 promotores, y 45 colaboradores en las áreas de gerencia, diseño, administración y almacén en todo el territorio nacional. 2.2.2 Distribuidora Nubecitas, C.A. La empresa Distribuidora Nubecitas C.A. actualmente se cataloga como una de las mejores editoriales de textos escolares que se desarrollan en el país, de igual modo la misma requiere de una constante innovación para así evitar estancamiento en el desarrollo organizacional y así llevarse de la mano con la visión de la misma. 2.2.3 Visión Se proyecta como la empresa con mayor presencia en el mercado editorial educativo en todo el territorio nacional, destacando sus libros no solo por la calidad ya reconocida a lo largo de los años, sino además por el uso de las más actualizadas metodologías de enseñanza y tecnología de apoyo, que reforzaran la utilidad de nuestros textos tanto para los alumnos, como los docentes, haciendo que sus libros sean altamente competitivos; permitiendo con ello tener presencia en algunos mercados editoriales internacionales. Los docentes verán a Girasol como una empresa que se preocupa por contribuir con su capacitación y actualización permanente en metodologías que apoyen en la importante tarea de formar estudiantes desde etapa inicial hasta diversificado de Venezuela; con lo cual, la editorial tendrá presencia mucho más participativa directa y de impacto en el sistema educativo del país. 22 2.2.4 Misión Es una empresa editorial encargada de la promoción, venta y distribución de textos y material para contribuir al proceso educativo venezolano en todos los niveles de educación escolar, ofreciendo material didáctico venezolano en todos los niveles de educación escolar, ofreciendo material didáctico de primera calidad, actualizado y orientado a atender las necesidades de docentes, estudiantes, instituciones educativas, librerías, distribuidoras y los lineamientos del ministerio del Poder Popular para la Educación. Luchando por ser la mejor editorial del país, con personal capacitado que se siente orgulloso y feliz de pertenecer a esta empresa; valoramos el trabajo de cada uno de los colaboradores y promovemos con nuestras publicaciones el respeto a la diversidad, étnica, cultura y la equidad de género en la sociedad. 2.2.5 Valores Trabajo en Equipo: Fomentar la integración de equipos eficientes con el propósito de alcanzar metas comunes, promoviendo el respeto, la amistad y el compañerismo entre cada equipo de trabajo y a su vez en toda la organización para trabajar en armonía y tener una buena convivencia social. Calidad: Excelencia en nuestras publicaciones y servicios 23 Competitividad: Orientados a trabajar fuertemente compitiendo con nuestros similares para conseguir un fin. Confianza: Familiaridad en el trato entre los colaboradores. Creatividad: Capacidad para introducir nuevas ideas para innovar en el mercado. Dedicación: Compromiso a trabajar fuertemente. Empeño. Sinceridad y honestidad: Manejar correctamente los recursos, actuar siempre con la verdad. Humildad: Reconocer errores, aceptar críticas constructivas y adaptación al cambio. 2.2.6 Estructura Organizativa de la Empresa Actualmente la empresa cuenta con una estructura definida, la cual se ajusta a sus necesidades. Aun así dicha estructura está sujeta a cambios que exige el crecimiento sostenido en el cual se ha visto inmerso en este negocio. 2.2.7 Organigrama (Cuadro N°1: Organigrama) 24 A.A J.D D. RRHH D.M Y P S.R. S.M D.A Y F S.C D.E S.AR S. PE D.L Y C S.A S.SG S.PR Fuente: Información suministrada directamente por el Dpto. RRHH de la empresa Distribuidora Nubecitas, C.A. Leyenda del Organigrama: A.A: Asamblea de accionistas. J.D: Junta Directiva. D. RRHH: Departamento de recursos humanos. D.M Y P: Departamento de mercadeo y promoción. D.A. Y F: Departamento de Administración y Finanzas. D.L. Y C: Departamento de logística y comercialización. S.R: Sección de Recepción. S.M: Sección de mercadeo. S. PR: Sección de promoción Regional. S.C: Sección de Contabilidad S. A.R: Sección de Administración Regional. S. P.E: Sección de Producción Editorial. S.A: Sección de Almacén. S. SG: Sección de servicios Generales. 25 La estructura organizativa está distribuida en tres (3) categorías de niveles jerárquicos: 1. Nivel Institucional: es el más elevado, está compuesto por la Asamblea de Accionistas en primer lugar y luego por la Junta Directiva. 2. Nivel Gerencial: es el nivel intermedio, está integrado por el Gerente de cada uno de los departamentos: Recursos Humanos, Editorial, Finanzas, Administración, Logística y Comercialización; se encarga de relacionar el nivel institucional y el nivel técnico, se encarga de transformar en planes y programas, las decisiones tomadas en el nivel institucional, para que el técnico las ejecute. 3. Nivel Técnico u Operacional: es el nivel inferior de la organización, se distribuye en secciones dentro de cada departamento, las cuales son: recepción, mercadeo, promoción regional, contabilidad, administración regional, producción editorial, almacén y servicios generales; allí se ejecutan las tareas y se desarrollan los programas de la misma. El criterio de departamentalización utilizado para definir los departamentos es de forma funcional, por ende, cada gerencia establecida se encarga de una función diferente. 2.3 Bases Teóricas 2.3.1 Teoría General de la Administración Para iniciar, la administración es el proceso que consiste en las actividades de planeación, organización, dirección y control de los miembros 26 en la organización, para alcanzar los objetivos establecidos utilizando recursos económicos, humanos, materiales y técnicos a través de herramientas y técnicas sistematizadas. La importancia de ésta con su universalidad es ser imprescindible para el adecuando funcionamiento de cualquier organismo social; simplifica el trabajo al establecer principios, métodos y procedimientos, para lograr mayor rapidez y efectividad; su productividad y eficiencia en cualquier empresa están en relación directa con la aplicación de una buena administración. A través de los principios de administración se contribuye al bienestar de la comunidad, ya que proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos, para mejorar las relaciones humanas y generar empleos. La administración es conducción racional de actividades, esfuerzos y recursos de una organización, resultándole algo imprescindible para su supervivencia y crecimiento. La Teoría General de la Administración según Chiavenato, es el campo del conocimiento que se encarga de la administración de las organizaciones, es decir, estudia la administración de las empresas desde el punto de vista de interacción e interdependencia entre las cinco variables principales, que son: tarea, estructura, personas, tecnología y ambiente. El comportamiento de éstas es sistemático y complejo cada cual influencia y es influenciada por los otros componentes. Las modificaciones en alguno de ellos provocan modificaciones en mayor o menor grado en los demás. 2.3.2 El Control como fase del Proceso Administrativo 27 A lo largo de nuestras vidas nos vemos envueltos en una serie de organizaciones, ya sean formales o informales, que tienen como propósito alcanzar una meta en común, a través de diversos planes establecidos y a través de los recursos que se posean. Es en ese momento cuando nace el sentido de la administración, es decir, aquel proceso que llevan a cabo los miembros de una organización para lograr captar sus objetivos. La administración en sentido formal, es aquella que se realiza en una empresa. Posee cuatros funciones específicas que son: la planificación, la organización, la dirección y el control; estas en conjuntos se conocen como proceso administrativo y se puede definir como las diversas funciones que se deben realizar para que se logren los objetivos con la óptima utilización de los recursos. Este proceso se lleva a cabo de la siguiente manera: estas cuatros funciones no son independientes una de la otra sino que interactúan en conjunto para lograr que las organizaciones logren sus metas. El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento. Para Robbins (1996) el control puede definirse como: "El proceso de regular actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa" (p.654). El control posee ciertos elementos que son básicos o esenciales: En primer lugar, se debe llevar a cabo un proceso de supervisión de las actividades realizadas. 28 En segundo lugar, deben existir estándares o patrones establecidos para determinar posibles desviaciones de los resultados. En un tercer lugar, el control permite la corrección de errores, de posibles desviaciones en los resultados o en las actividades realizadas. Y en último lugar, a través del proceso de control se debe planificar las actividades y objetivos a realizar, después de haber hecho las correcciones necesarias. En conclusión se puede definir el control como la función que permite la supervisión y comparación de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando además que la acción dirigida se esté llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de los límites de la estructura organizacional. De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a través de esta función que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores. Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir solo el control a posteriori, sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una labor de previsión. En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y porque los estándares no han sido alcanzados; de esta manera se puede adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del pasado. Además siendo el control la última de las funciones del proceso administrativo, ésta cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentación respecto a desviaciones significativas contra el desempeño planeado. La 29 retroalimentación de información pertinente a partir de la función de control puede afectar el proceso de planeación. 2.3.3 Tipos de Control Terry (1999) en su libro "Principios de Administración" expone que existen 3 tipos de control que son: El control preliminar, el concurrente y el de retroalimentación. Control preliminar, este tipo de control tiene lugar antes de que principien las operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. En vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una influencia controladora limitando las actividades por adelantado. Control concurrente, este tipo de control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan será llevado a cabo en el tiempo específico y bajo las condiciones requeridas. Control de retroalimentación, este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable. El control de retroalimentación implica que se han reunido algunos datos, se han analizado y se han regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que se está controlando de manera que puedan hacerse correcciones. 30 El principal inconveniente de este tipo de control es que en el momento en que el administrador tiene la información el daño ya está hecho, es decir, se lleva a cabo después de la acción. 2.3.4 El Inventario y Control de Inventario El término de inventario, según Meigs, W. Significa: “La totalidad de aquellos artículos de propiedad personal tangible que: 1) se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio, 2) están en proceso de producción para la futura venta, o 3) han de consumirse corrientemente en la producción de mercancías o servicios que van a estar disponibles para la venta”, (p. 374). Es decir, un inventario es una provisión de materiales y de subcomponentes que tiene por objeto facilitar la producción o satisfacer la demanda de los clientes. También se puede definir como el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con ellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero antes de venderlos, en un período económico determinado. Por lo general, los inventarios incluyen o comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y artículos determinados o mercancías para la venta, repuestas y accesorias para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios. Control de inventario significa conocer exactamente la existencia en un momento determinado, mantener la disponibilidad de existencias y su costo en una cantidad tal donde se pueda obtener menor costo sin afectar el nivel de oferta necesario. 31 2.3.5 Objetivo del Inventario y Control Interno de Inventario El objetivo del inventario es proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa. Colocándolos a disposición en el momento indicado, para así evitar aumentos de costos perdidas de los mismos. Permitiendo satisfacer correctamente las necesidades reales de la empresa, a las cuales debe permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto en la gestión de inventarios debe ser atentamente controlada y vigilada. Al aplicar un control interno de inventario, permitirá conocer una serie de aspectos tales como: Determinar la cantidad mínima y la máxima que se debe tener en existencia de un artículo. Determinar cuál será el stock de seguridad. Determinar cuándo y cuánto se ha de comprar. Determinar cuáles son los productos que más se utilizan y cuáles los que menos se utilizan, entre otros. El control interno puede definirse como un conjunto de procedimientos, políticas, directrices y planes de organización los cuales tienen por objeto asegurar eficiencia, seguridad y orden, en la gestión financiera, contable y administrativas de la empresa. “Salvaguardia de activos, fidelidad del proceso de información y registro, cumplimiento de políticas definidas, etc.” según lo citado por Aguirre O., Juan (2001). 32 Sin embargo Fernández (2003), señala que el Control Interno: “Debe contemplar la seguridad y el objetivo para alcanzar las metas, con lo cual se realiza el seguimiento de los procedimientos administrativos que se necesitan efectuar, para detectar si están acordes o no con los estatutos de la organización, con la finalidad de proceder con las correcciones y sanciones en caso de incumplimiento para convalidarlo”. (Pág. 20). De acuerdo a los conceptos anteriormente planteados, se entiende como control interno a un sistema conformado por un conjunto de acciones, actividades, planes, políticas, normas, registros, procedimientos y métodos que interrelacionados entre sí; Y adaptados por una entidad, tienen por objeto proteger los activos de la organización, obtener una información financiera de forma confiable y optima, lograr mayor eficiencia, eficacia y transparencia en las operaciones, para así lograr las metas y objetivos trazados dentro de una organización, intentando reducir los riesgos de corrupción. “El Control Interno es importante debido a que ayuda a que la entidad consiga sus objetivos de rentabilidad y prevención ante la pérdida de recursos, así como también a la obtención de información financiera y contable” Coopers y otros (1997, Pág.7). Para Perdomo (1996, Pág.5): En este sentido, el Control Interno brinda una confianza razonable de que los estados financieros han sido elaborados bajo un esquema de controles que disminuyan la probabilidad de tener errores sustanciales en los mismos. De lo anterior se desprende que la importancia del control interno se resumen en 3 objetivos principales: información, eficiencia y protección. Obtener información financiera confiable y oportuna será de gran utilidad 33 para la toma de decisiones, además permite estabilidad, objetividad y verificabilidad. El control interno posee componentes que pueden ser implementados en todas las compañías o instituciones de acuerdo a las características administrativas, operacionales y de tamaño; los componentes son: un ambiente de control, una valoración de riesgos, las actividades de control (políticas y procedimientos), información y comunicación y finalmente el monitores o supervisión. Efectividad y eficiencia son características buscadas por la organización, es aquí cuando el control interno busca medir estos indicadores, asegurando las mejoras en las operaciones y el correcto uso de sus activos. Salvaguardar y proteger los activos es el más claro objetivo del control interno, cuidando así sus posesiones contra el despilfarro, uso ineficiente o fraude. El control interno se basa en los siguientes principios: División de trabajo: Separación de las distintas actividades que se encuentran relacionadas en las fases de las operaciones, de modo que una sola persona no pueda ejecutar todas las actividades asociadas a ese proceso de una operación. Fijación de responsabilidades: Elaboración de documentos que admitan las responsabilidades sobre las operaciones llevadas a cabo, al igual que debe expresar el cómo hay que hacer y quien debe hacerlo. El cargo y descargo: Está relacionado con el de fijación de responsabilidad, ya que facilita su aplicación cuando se es necesaria. Cuando se produce una entrega (descargo), existe una contrapartida o recepción (cargo). 34 Para medir el control interno y determinar su efectividad es necesario que cuente con 5 elementos: Ambiente de control: Conjunto de situaciones que determinan el accionar de una entidad, dado por los valores, la filosofía, la conducta ética, y la integridad, las cuales prevalecen sobre los procedimientos y conductas organizacionales. Evaluación de riesgos: Identificar, analizar, gestionar, controlar todos esos posibles riesgos que puedan presentarse y que influyan de manera negativa, impidiendo el logro de los objetivos. Procedimientos de control: Políticas y procedimientos que son establecidas por la dirección, las cuales aseguran el cumpliendo de los objetivos y tomando las medidas necesarias ante las eventualidades que se presenten. Supervisión: Monitoreo constante ejercido por los diferentes funcionarios altamente calificados, llevado a cabo para verificar que las actividades operacionales se estén realizando de manera adecuada. Sistemas de información y comunicación: Se trata de transmitir información financiera, operativa y normativas de forma precisa y oportuna que permita a cada agente de la organización cumplir con sus objetivos específicos. 2.3.6 Funciones Generales para el Control de Inventario 35 Cada uno de los departamentos ejerce cierto grado de control sobre los productos, pero el departamento de contabilidad para la determinación de costos de los inventarios, constituye el sistema del control interno de los inventarios las funciones generales son: Planeamiento, compra u obtención, recepción, almacenaje, producción, embarques y contabilidad. Planeamiento La base para planear la producción y estimar las necesidades en cuanto a inventarios, la constituye el presupuesto o pronóstico de ventas. Éste debe ser desarrollado por el departamento de ventas. Los programas de producción, presupuestos de inventarios y los detalles de la materia prima y mano de obra necesaria, se preparan o se desarrollan con vista al presupuesto de ventas. Aunque dichos planes se basan en estimados, los mismos tendrán alguna variación con los resultados reales, sin embargo ellos facilitan un control global de las actividades de producción, niveles de inventarios y ofrecen una base para medir la efectividad de las operaciones actuales. Compra u Obtención En la función de compra u obtención se distinguen normalmente dos responsabilidades separadas: Control de producción, que consiste en determinar los tipos y cantidades de materiales que se quieren. Compras, que consiste en colocar la orden de compra y mantener la vigilancia necesaria sobre la entrega oportuna del material. Recepción 36 Debe ser responsable de lo siguiente: La aceptación de los materiales recibidos, después que estos hayan sido debidamente contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y comparados con una copia aprobada de la orden de compra. La prelación de informes de recepción para registrar y notificar la recepción y aceptación. La entrega o envío los almacenes (depósitos) de u las partidas recibidas, otros lugares determinados. a Como precaución contra la apropiación indebida de activos. Almacenaje Las materias primas disponibles para ser procesadas o armadas (ensambladas), así como los productos terminados, etc., pueden encontrarse bajo la custodia de un departamento de almacenes. La responsabilidad sobre los inventarios en los almacenes incluye lo siguiente: a. Comprobación de las cantidades que se reciben para determinar que son correcta. b. Facilitar almacenaje adecuado, como medida de protección contra los elementos y las extracciones no autorizadas. c. Extracción de materiales contra la presentación de autorizaciones de salida para producción o embarque. 37 Producción Los materiales en proceso se encuentran, generalmente bajo control físico, control interno de los inventarios, incluye lo siguiente: a. La información adecuada sobre el movimiento de la producción y los inventarios. b. Notificación rápida sobre desperdicios producidos, materiales dañados, etc., de modo que las cantidades y costos correspondientes de los inventarios. Puedan ser debidamente ajustados en los registros. La información rápida y precisa de parte de la fábrica, constituye una necesidad para el debido funcionamiento del sistema de costo y los procedimientos de control de producción. Embarques Todos los embarques, incluyéndose aquellas partidas que no forman parte de los inventarios, deben efectuarse, preferiblemente, a base de órdenes de embarque, debidamente aprobadas y preparadas independientemente. Almacén Julio Anaya (2008) establece que: “El término almacén, sugiere una instalación específica para el albergue de productos de diferente naturaleza (materiales, productos comerciales, herramientas utillaje en general, mobiliario, etc.) en definitiva, sería algo similar a lo que en la lengua 38 anglosajona se conoce como “warehouse”. Sin embargo de acuerdo al enfoque que pretendo dar en esta publicación, me refiero básicamente a almacenes que tienen como misión albergar y distribuir materiales y/o productos objeto de fabricación o comercialización”. (p.19.). En este sentido, se determina que el almacén, es el área física establecida bajo métodos adecuados, y organizada de forma lógica, utilizando diferentes sistemas de manera ordenada, destinada a la recepción, admisión, custodia, mantenimiento y despacho o distribución del inventario, que será utilizada para la realización de las actividades comerciales de una entidad. De lo anterior se desprende, que esta área física establecida, llamada Almacén, será dividida por zonas diferenciadas, que permitirán implantar organización en los procesos a realizarse dentro de él mismo. Estas Zonas podrían ser estratégicamente: Área de Recepción y Despacho. Corredores y Pasadizos. Zona de almacenaje. Zona de tránsito y Puesta a punto. Locación de contingencia. Vestuarios y Servicios Higiénicos. Contabilidad Con respecto a los inventarios, es mantener control contable sobre los costos de los inventarios, a medida que los materiales se mueven a través de 39 los procesos de adquisición, producción y venta. Es decir la administración del inventario se refiere a la determinación de la cantidad de inventario que se debería mantener, la fecha en que se deberán colocar las órdenes y la cantidad de unidades que se deberá ordenar cada vez. Los inventarios son esenciales para las ventas, y las ventas son esenciales para las utilidades. La contabilidad es una ciencia de naturaleza económica que tiene por objeto producir información para hacer posible el conocimiento pasado, presente y futuro de la realidad económica en términos cuantitativos en todos sus niveles organizativos, mediante la utilización de un método específico apoyado en bases suficientemente contrastadas, con el fin de facilitar la adopción de las decisiones financieras externas y las de planificación y control internas 2.3.7 Procesos de Almacén Son todas aquellas funciones que se realizan dentro del depósito y que son determinantes en la comercialización, consiste básicamente en labores tales como recepción de la mercancía, la rotación del inventario según lo establecido cumpliendo con el tiempo estimado, almacenaje de mercancía generando el “stock”, y la preparación de los pedidos para el despacho de la mercancía. En base a esta definición, podríamos decir que los Procesos que se realizan dentro del almacén, serian básicamente tres, que a su vez, contienen dentro de cada una, una serie de funciones. Tales como: Recepción de la mercancía: Consiste en el proceso que se desarrolla a partir de que los bienes están llegando al almacén. 40 Verificación y Control de Calidad: Es la revisión de las cantidades, y el estado en que se encuentra los bienes que se están recibiendo. Todo esto comparado de acuerdo a lo que fue solicitado. Aceptación o internamiento: es la acción de aceptar o rechazar el ingreso de los bienes recibidos. Para luego proceder a ubicarla en lugares asignados. Esto depende, del estado en que se encuentren sus características físicas. Registro: Es la parte del proceso, que consiste en registrar todos los datos referentes a los movimientos que realiza el inventario. Esto para realizar acciones de control y custodia. Custodia y Mantenimiento: Actividad que se realiza con la finalidad de que la mercancía, conserve sus mismas facultades físicas, necesarias para su funcionalidad o uso. 2.3.8 Proceso de Registro y Control de existencias. Es uno de los procesos más importantes, ya que consiste en el conjunto de soportes y registros en los que se consignan datos específicos y detallados de los inventarios en el almacén, y las cantidades disponibles para cubrir con las ventas. De estos registros dependerá la exactitud de la posible utilidad o pérdida en las ventas. No esta demás señalar que la información deseada debe estar claramente registrada. Los registros más importantes, relacionados directamente con el inventario de mercancía o las existencias serian: 41 Registros de entrada de mercancía (Compras). Registros de Salida de mercancía (Ventas) Devoluciones de mercancía enviada. 2.3.9 Proceso de Distribución Proceso logístico, que consiste en la preparación y despacho de las existencias almacenadas, según los pedidos realizados por parte de los clientes. Constituido por las siguientes fases: Formulación del Pedido: Es la acción que se cumple, en el momento en el que el cliente, se comunica con el proveedor, para realizar sus requerimientos, en razón de sus necesidades. Elaborando la respectiva nota. Autorización de Despacho: Es la parte en la cual los niveles de autorización establecidos, se dan a la tarea de estudiar lo requerido, y decidan dar o no aprobación para realizar el envío. Acondicionamiento de materiales: Es la gestión que consiste en tomar los bienes que serán despachados, y prepararlos según las normas establecidas, y prepararlos de forma indicada para enviarlos al cliente. Este proceso depende directamente de la autorización de despacho, y se realizara de acuerdo a la documentación fuente. Distribución Física: Consiste en realizar la entrega de la mercancía al cliente según corresponda. 2.3.10 Objetivo del Almacén 42 Del anterior concepto de almacén, y la explicación de las funciones que este realiza, se deduce que el objetivo general de la gestión de almacenes consiste En mantener en orden el control de los artículos, y tener un buen empleo del almacén, para que nunca permita que su existencia se agote por completo, antes de solicitar nuevos materiales. Y garantizar el suministro continuo y oportuno de los materiales y medios de producción requeridos para asegurar los servicios de forma ininterrumpida y rítmica. Los objetivos que deben plantearse dentro del almacén se encuentran: Rapidez de entrega, fiabilidad, reducción de costes, maximización del volumen disponible, minimización de las operaciones de manipulación y transporte para así lograr una óptima gestión en lo que se traduce como una reducción de tareas administrativas, agilidad del desarrollo del resto de los procesos del almacén, optimización de la gestión del nivel de inversión del circulante, mejora de la calidad del producto, optimización de costes, reducción de tiempos de proceso, nivel de satisfacción del cliente. 2.3.11 Importancia del Inventario Toda organización debe disponer de recursos materiales en cantidad suficiente, que le permita afrontar las fluctuaciones de la demanda interna y los retrasos e interrupciones en el suministro externo. La formación de un inventario, permite la obtención de los materiales a precios menores, al comprar en volumen y reduce el precio del transporte, al movilizar materiales en cantidades mayores. De lo anterior podría deducirse, que un nivel elevado de existencias en inventario, conduciría la prestación de un elevado nivel de servicio, con una íntima o inexistente posibilidad de agotamientos. Sin embargo, toda 43 organización que involucra la inversión de recursos financieros, se plantea como objetivos básicos, un alto nivel de servicio al mínimo costo posible. Es posible que la administración pueda disminuir costos, a través de la obtención de recursos a precios favorables, pero un pobre manejo del inventario puede neutralizar esas ganancias. La minimización del costo total del inventario, lo cual es diferente de reducir el inventario, puede lograrse a través de la toma racional de decisiones, fundamentadas en un control interno de inventario acorde con la realidad de la organización. 2.3.12 Características del Inventario Es necesario realizar un análisis de los elementos que componen el inventario. Se deben identificar cuáles son las etapas que se presentarán en el proceso de producción, las comunes o las que se presenta en su mayoría son: Materia Prima Productos en proceso Productos terminados Suministros, repuestos En caso de materia prima, ésta es importada o nacional, si es local existen problemas de abastecimiento, si es importada el tiempo de aprovisionamiento. La obsolencia de los inventarios, tanto por nueva tecnología como por desgaste tiempo de rotación, tienen seguro contra incontinencias, deberá realizarse la inspección visual de dicha mercadería. Se debe saber la forma de contabilización de los inventarios. la moneda empleada para su contabilización. 44 Correcta valorización de Se debe conocer la política de administración de los inventarios: con quienes se abastecen, que tan seguro es, preocupación por tener bajos precios y mejor calidad; cuantos meses de ventas mantienen en materia prima, productos en procesos y productos terminados; cual es la rotación de los inventarios fijada o determinada. Áreas involucradas en la administración ya sea el Gerente de Producción, Gerente de Marketing, Gerente de Ventas o Finanzas, etc. Como se realiza el control de los inventarios en forma manual o computarizada. Tecnología empleada. El inventario además de ser un elemento estratégico es un factor muy importante en las finanzas de la empresa, sus principales características: Permanente variabilidad. Riesgos de obsolencia, daños, robos y pérdidas. Requerimiento de recursos humanos, materiales y tecnológicos. Requerimiento de liquidez. Todo esto, por lo cual dependiendo de la eficacia de su administración, impactará las finanzas de la empresa, su nivel de servicios y por ende sus ganancias. 2.3.13 Técnicas de Administración de Inventarios Los métodos empleados comúnmente en el manejo de inventarios son: El sistema ABC. El modelo básico de cantidad económico de pedido CEP. El sistema ABC: 45 El método ABC de control de inventario, tiene como meta, la clasificación de los materiales según su esfuerzo administrativo dentro del inventario, basándose en el producto resultante de la relación del promedio de consumo y precio unitario de cada artículo para un período determinado, lo cual se denomina valor de consumo. Una empresa que emplea este sistema debe dividir su inventario en tres grupos: A, B, C. en los productos "A" se ha concentrado la máxima inversión. El grupo "B" está formado por los artículos que siguen a los "A" en cuanto a la magnitud de la inversión. Al grupo "C" lo componen en su mayoría, una gran cantidad de productos que solo requieren de una pequeña inversión. La división de su inventario en productos A, B y C permite a una empresa determinar el nivel y tipos de procedimientos de control de inventario necesarios. El control de los productos "A" debe ser el más cuidadoso dada la magnitud de la inversión comprendida, en tanto los productos "B" y "C" estarían sujetos a procedimientos de control menos estrictos. Modelo básico de cantidad económica de pedidos: Este modelo puede utilizarse para controlar los artículos "A" de las empresas, pues toma en consideración diversos costos operacionales y financieros, determina la cantidad de pedido que minimiza los costos de inventario total. El estudio de este modelo abarca: 1) los costos básicos, 2) un método gráfico, 3) un método analítico. 2.3.14 Tipos de Inventario 46 Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, varía ampliamente entre los distintos grupos de industrias. La composición de esta parte del activo es una gran variedad de artículos, y es por eso que se han clasificado de acuerdo a su utilización en los siguientes tipos: Inventario de Mercancías: Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados. En esta Cuenta se mostrarán todas las mercancías disponibles para la Venta. Las que tengan otras características y estén sujetas a condiciones particulares se deben mostrar en cuentas separadas, tales como las mercancías en camino (las que han sido compradas y no recibidas aún), las mercancías dadas en consignación o las mercancías pignoradas (aquellas que son propiedad de la empresa pero que han sido dadas a terceros en garantía de valor que ya ha sido recibido en efectivo u otros bienes). Inventario de Productos Terminados: Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como productos elaborados. Inventario de Productos en Proceso de Fabricación: Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales se encuentran en proceso de 47 manufactura. Su cuantificación se hace por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de fabricación, aplicables a la fecha de cierre. Inventario de Materias Primas: Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los productos, pero que todavía no han recibido procesamiento. Inventario de Suministros de Fábrica: Son los materiales con los que se elaboran los productos, pero que no pueden ser cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.). 2.3.15 Métodos para la determinación del Inventario Existen tres métodos principales para su determinación y el costo de la mercancía vendida: El método del inventario continuo o perpetuo: es un sistema para la contabilización de la mercancía. Consiste en llevar un registro continuo que muestra en cualquier momento la cantidad y costo de la mercancía vendida partida por partida o día por día. En las empresas comerciales que venden mercancías de alto valor unitario, ha llegado a ser el método normal. La mercancía que entra se registra a la cuenta de Inventario directamente. En este método de inventario se lleva un registro de tal forma que muestra a cada momento cual es la existencia y el importe o valor de los artículos en existencia, es decir, los cargos o créditos, o más bien, las 48 compras y las ventas de inventarios se registran según vayan ocurriendo las transacciones o movimientos. El método del inventario periódico: es un sistema para llevar el conteo y valuación de los artículos en existencia, que se realiza solamente a la fecha de cierre del ciclo contable (generalmente un año). Se requieren inventarios periódicos correctos y completos que consisten en un recuento completo y una valuación para casi todas las empresas, lleven o no éstas un inventario continuo. Este inventario periódico es generalmente utilizado por empresas pequeñas y medianas y tiene dos características: a. Para conocer en una fecha determinada cual es el inventario, es indispensable hacer un conteo físico del mismo y luego darle valores. b. Para controlar el costo de las transacciones que afectan el inventario se utilizan diferentes cuentas de acuerdo con la naturaleza de la operación que se esté realizando. El método del inventario estimado: actualmente llevada por los comerciantes detallistas. Algunas empresas detallistas que tienen rotación muy rápida, toman inventarios semanales o mensuales. Sin embargo, en muchas situaciones en las que se considera poco práctico llevar inventarios continuos en libros, es necesario estimarlas existencias, ya sea en total o por clases, en diversas oportunidades, entre las fechas regulares de inventario. Todo esto, con la finalidad de controlar las compras, verificar la responsabilidad de los empleados, ajustar el sistema de ventas o por otras razones. 49 El método se recomienda por su sencillez y por lo general da resultados satisfactorios particularmente en almacenes pequeños en los que se marcan las mercancías bajo la vigilancia personal del propietario. 2.3.16 Estrategias Según Halten (1987) dice: “Es el proceso a través del cual una organización formula objetivos, y está dirigido a la obtención de los mismo. Estrategia es el medio, la vía, es el cómo para la obtención de los objetivos de la organización. Es el arte (maña) de entremezclar el análisis interno y la sabiduría utilizada por los dirigentes para crear valores de los recursos y habilidades que ellos controlan. Para diseñar una estrategia exitosa hay dos claves; hacer lo que hago bien y escoger los competidores que puedo derrotar. Análisis y acción están integrados en la dirección estratégica”. Para llevar a cabo una estrategia dentro de una empresa se debe llevar a cabo un conjunto de acciones planificadas anticipadamente para alinear los recursos y potencialidades de la organización, para el logro de sus metas y objetivos de expansión y crecimiento. Ahora con respecto a la investigación, la mejor estrategia en relación al inventario es aquella que entiende y considera las características de la demanda de los productos y su complejidad. 2.3.17 Gerencia Gerencia es el uso eficiente de los recursos económicos y los fondos de capital. “La gerencia se refiere a las decisiones administrativas que se traducen en la adquisición y el financiamiento de corto plazo y 50 créditos a largo plazo para la empresa”. Aquí se trata de las situaciones que requieren la selección de determinados bienes (o una combinación de activos), la selección del problema específico y el crecimiento de una empresa. En este caso, el análisis tiene que ver las entradas y salidas de fondos y su efecto en los objetivos de la gerencia financiera. Por lo tanto, el análisis se limita a establecer dos principales aspectos de la gerencia financiera como la adquisición de fondos y un uso eficaz de los fondos para alcanzar los objetivos del negocio. Según Omar, F. (2011). Se supone que la gerencia es responsable del éxito o el fracaso de un negocio, ya que, es la unidad de la empresa que se encarga de que los integrantes de la organización subordinen sus deseos individuales para alcanzar los objetivos comunes. Para ello, la gerencia debe aportar su liderazgo, conducción y capacidad de coordinación, en este caso sobre los departamentos que estén relacionados al inventario. 2.3.18 Estrategias Gerenciales Según Bruce Henderson (2010) “Es la búsqueda deliberada por un plan de acción que desarrolle la ventaja competitiva de un negocio, y la multiplique”. Formular la estrategia empresarial, y luego implementarla, es un proceso dinámico, complejo, continuo e integrado, que requiere de mucha evaluación y ajustes. Formular la estrategia de una organización, implica tres grandes pasos: 1. Determinar dónde estamos: analizar la situación interna como externa, a nivel micro y macro. Para ello son útiles herramientas como la matriz DOFA. 2. Determinar a dónde queremos llegar: esto implica establecer la misión, visión, valores y objetivos, tanto a nivel corporativo como a nivel de unidad de negocio. 51 3. Determinar cómo llegar hasta allí: es decir, el plan estratégicola serie de decisiones que se deben tomar. De nada sirve contar con una fabulosa estrategia si ésta no se lleva a cabo. Implementar el plan implica una serie de pasos, a continuación: - Asignar y procurar los recursos necesarios: financieros, humanos, tiempo, tecnología. -Establecer la estructura humana: puede ser una estructura jerárquica de comando, equipos multifuncionales. - Establecer responsabilidades: cada tarea o proceso debe ser responsabilidad de una persona o un equipo. - Manejar el proceso: evaluar los resultados, y hacer los ajustes necesarios. 2.3.19 Costos de las Estrategias Con base en las interpretaciones realizadas de los postulados de Johnson y Colls (2011), una de las formas para definir la factibilidad de estrategias concretas, es puntualizar la disponibilidad de los recursos y las competencias necesarias para la propuesta en marcha de la estrategia, diferenciando entre las capacidades actuales que podrían ser cambiadas y aquellas que podrían desarrollarse como únicas, manteniendo siempre presente los elementos de con qué alcance, qué tan valioso son esos recursos y en qué tiempo se podría lograr. 2.3.20 Asignación de Recursos para las Estrategias 52 En este nivel, se puede inferir que los problemas económicosfinancieros de las organizaciones, debido a que la gestión se convierte en varios costos añadidos en particular a la fase comercial, tiene que ver directamente con la actividad relacionada con la asignación de recursos para la implementación de nuevas estrategias bajo el enfoque de la administración estratégica, lo que permite que estos recursos sean estipulados de acuerdo con las prioridades que establezcan en los objetivos anuales de la organización. En tal sentido, la eficiente utilización de los recursos toma relevancia para la eficacia en el logro de los objetivos, el gasto innecesario del tiempo, energía, y de dinero arrastran consigo a toda la organización y en consecuencia al cliente quien será que pague por ello. Por lo contrario, coordinar, eliminar la burocracia interna y procurar la formación continua, entre otros, son factores saludables a la gestión. (Senlle y Vilar, 1996). Por otra parte, la relación de costo-beneficio señala Jhonson y Colls (2006): “El concepto de coste-beneficio sugiere que se puede asignar un valor pecuniario a todos los costes y beneficios de una estrategia, incluyendo los rendimientos tangibles o intangibles para las personas y las organizaciones distintas a las que patrocina el proyecto o la estrategia”. (p.361) Así pues se interpreta que el factor económico no debe ser un impedimento para determinar si una estrategia es factible de implementarse o no, pero indudablemente habrá que establecer si se puede implementar dependiendo de los recursos y competencias con las que se cuente, para lo cual se recomienda concentrarse en la comprensión de la factibilidad de estrategias concretas. 53 2.3.21 Factibilidad Técnica Esta consiste en establecer si los materiales necesarios para la estrategia se pueden adquirir o construir, así como de su disponibilidad en el mercado como productos terminados o, en todo caso, de los recursos humanos que puedan desarrollarlos o prestar servicios especializados. (Stair y Reynolds, 2000). La factibilidad técnica considera también si la organización tiene el personal que posee la experiencia técnica requerida para diseñar, implementar, operar y mantener el sistema con el que trabajan. 2.3.22 Factibilidad Operativa Esta factibilidad será determinada de acuerdo a las consideraciones de logística y motivacionales, relativas a lo que implica el proceso de cambio para la organización como consecuencia de la implementación de la estrategia, para el caso de estudio, en el área financiera. Es decir, si se podrá poner en funcionamiento o no. (Stair y Reynolds, 2000). Esta factibilidad comprende una determinación de la probabilidad de que cambios en la organización se lleven a cabo para obtener mejores resultados, en este caso, las estrategias que se aspiran llevar a cabo en la gestión de inventario. 2.3.23 Factibilidad de Calendario Se determina a partir de la consideración del tiempo del que se dispone para el desarrollo, la disponibilidad de los recursos humanos y materiales a tiempo, y de la toma de decisiones por parte de los niveles jerárquicos que deben dar su aprobación a la ejecución de la estrategia, de 54 manera que se complete en un tiempo determinado. (Stair y Reynolds, 2000). Esta factibilidad consiste en dar respuesta a que la solución pueda llevarse a cabo, desarrollarse e implementarse en un plazo de tiempo aceptable, es decir, en este caso llevar a cabo las estrategias gerenciales en un tiempo razonable para recuperar su inversión y disminuir los problemas asociados al inventario. 2.3.24 Factibilidad Económica Esta viabilidad radica, según Stair y Reynolds (2000), “si el proyecto es sensato o no desde el punto de vista financiero, y si los beneficios que se pronosticaron compensarán el costo y el tiempo necesarios para obtenerlos” (pág. 545). Tal como puede inferirse, en la viabilidad financiera de la estrategia a desarrollar intervendrá también la voluntad de los directivos y su convencimiento para realizar la inversión involucrada. 2.3.25 Elección de la estrategia según análisis DOFA Una vez hechos los estudios, análisis e interpretaciones de la información recabada, el administrador estratégico la ordenará y procesará con el fin de tomar las decisiones generales y concretas que según su criterio profesional son las más acordes para la situación planteada. Para esta fase, el estratega cuenta con herramientas de análisis recomendadas por los especialistas mundiales en el tema de la planificación estratégica, de manera que sus decisiones tengan una base lo más objetiva posible. 2.3.26 Aplicación de herramientas de análisis: Matriz DOFA 55 “La matriz DOFA (matriz de fortalezas-oportunidades-debilidadesamenazas) es una herramienta de análisis estratégico ampliamente utilizada. En ella se vierte el resultado del análisis de las variables de los factores externos e internos, con lo cual se puede dar el último paso de evaluación de la empresa con miras a lograr la implementación de la administración estratégica, conformando un cuadro de la situación actual de la empresa, permitiendo de esta manera obtener un diagnóstico preciso y en función de ello facilita la toma de decisiones acordes con los objetivos”. (David, 2008). 2.3.27 Establecer objetivos a largo plazo De acuerdo con el propósito general del plan estratégico y la comprensión de entorno, se preparan las intenciones específicas, es decir, los objetivos y metas. Según David (2008): “Los objetivos representan los resultados que se esperan al seguir ciertas estrategias. Las estrategias representan las acciones que se deben tomar para lograr objetivos a largo plazo. El plazo para los objetivos y estrategias debe ser consecuente, normalmente de dos a cinco años”. (p. 168). Los objetivos deben contemplar detalles del propósito del plan, expresados en términos de comportamiento y acción deseada. Asimismo, el objetivo deberá acompañarse de las metas a lograr, cuantificables, medibles y alcanzables, ya que los objetivos repercuten directamente en los presupuestos y en los parámetros de evaluación. 2.3.28 Diseñar el plan de acción Un plan de acción describe las actividades, responsabilidades, plazos y presupuestos asignados para realizar la acción, por ello, es común que 56 esta sección del plan completo sea distribuida entre los empleados que estén directamente involucrados en las acciones, bien porque sean implementadores de la acción o porque intervengan en el proceso productivo de materiales para la acción. En definitiva, el plan de acción según Kotler y Lee (2007): “Proporciona un mapa que marca su curso, permitiendo una retroalimentación puntual cuando duda o cuando tiene que emprender acciones correctivas. Sin duda, incorpora actividades de planificación previstas garantizando que se implementen”. (p.487) 2.3.29 Establecer mecanismos de control Partiendo del concepto de control antes definido, muchas organizaciones controlan su gestión estableciendo controles bajo el tipo de encuestas y/o buzones de sugerencias en los diferentes puntos y momentos de encuentro del cliente con el servicio o producto. De tal manera que, las acciones de control podrán dar alertas al gerente administrador para gestionar las adaptaciones y/o modificaciones necesarias en el proceso de manera de no perder la complacencia del cliente. 2.3.30 Evaluar los resultados Las percepciones negativas sobre la gestión gerencial provocarán deserciones y generarán mala reputación del mismo, propiciadas por uno o varios clientes internos y externos insatisfechos; esto finalmente se reflejará en los indicadores de desempeño financiero. En estos casos, la medición cuantitativa de los resultados en la calidad del servicio resulta difícil, sin embargo, Zeithaml y Cols (2009) opinan: 57 “Podrían usarse porcentajes de desempeño alcanzado sobre ls metas, ya que, finalmente, lo importante para la evaluación del resultado de las estrategias en los servicios, será el continuo aprendizaje sobre qué satisface al cliente y qué no le satisface, trabajando por innovar, mejorar, lanzar nuevos productos o servicios u ofrecerle valor con servicios adicionales”. 2.4 Bases Jurídicas Los fundamentos legales y normativos aplicables a las variables de objeto de estudio, se presentan a continuación: Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1999) Artículos 112-287-289. Donde se exponen los Derechos relacionados con las actividades Económicas de las personas, los cuales van a ser las garantías que nuestra Constitución les concede para su mejor desenvolvimiento en la sociedad. El Artículo 112 señala: “Todas las personas pueden dedicarse libremente a la actividad económica de su preferencia, sin más limitaciones que las previstas en esta constitución y las que establezcan las leyes, por razones de desarrollo humano, seguridad, sanidad, protección del ambiente u otras del interés social. El estado promoverá la iniciativa privada, garantizando la creación y justa distribución de la riqueza, así como la producción de bienes y servicios que satisfagan las necesidades de la población, la libertad de trabajo, empresa, comercio, industria, sin perjuicios de su facultad para dictar medidas para planificar, racionalizar y regular la economía e impulsar el desarrollo integral del país”. El artículo 287 señala: 58 “La Contraloría General de la Republica es el órgano de control, vigilancia y fiscalización de los ingresos, gastos bienes públicos y bienes nacionales, así como de las operaciones relativas a los mismos. Goza de autonomía funcional, administrativa y organizativa, y orienta su actuación a las funciones de inspección de los órganos y entidades sujetas a su control”. El artículo 289 establece que una de las principales atribuciones de la Contraloría General de la Republica es “ejercer el control, la vigilancia y fiscalización de los ingresos, gastos y bienes públicos, así como las operaciones relativas a los mismos, sin perjuicio de las facultades que se atribuyen a otros órganos en el caso de los Estados y Municipios, de conformidad con la ley. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República de Venezuela (2010) Capítulo II, referente al Control Interno, establece en su artículo 35 que: “El Control Interno es un sistema que comprende de organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados dentro de un ente u organismo sujeto a la Ley, para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de la información financiera y administrativa, promover la eficiencia, economía y calidad en sus operaciones, estimular la observancia de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de su misión, objetivos y metas”. LOPCYMAT Capítulo I, del objeto y ámbito de aplicación de esta Ley, en el Artículo 1 dicta: 59 “Establecer las instituciones, normas y lineamientos de las políticas, y los órganos y entes que permitan garantizar a los trabajadores y trabajadoras, condiciones de seguridad, salud y bienestar en un ambiente de trabajo adecuado y propicio para el ejercicio pleno de sus facultades físicas y mentales, mediante la promoción del trabajo seguro y saludable, la prevención de los accidentes de trabajo y las enfermedades ocupacionales, la reparación integral del daño sufrido y la promoción e incentivo al desarrollo de programas para la recreación, utilización del tiempo libre, descanso y turismo social”. Ley de Impuesto Sobre la Renta (ISLR) En el artículo 91señala la obligación que tienen los contribuyentes de llevar en forma adecuada y ordenada los principios de contabilidad generalmente aceptados, los libros y los registros que constituyan medios de control y comprobación de todos sus activos, obligaciones y resultados de sus operaciones, igualmente señala la obligación de mantener los documentos que den fe o apoyen todas las operaciones comerciales que realice la organización. Por lo tanto la ley obliga a través de este artículo a las empresas a incorporar elementos básicos de un sistema de control interno, que contribuirán tanto a salvaguardar sus activos como lograr la exactitud y confiabilidad de sus registros contables. El Código de Comercio (1955) Regula las operaciones mercantiles y actos de comercio que realizan los comerciantes. En algunos de sus artículos presenta disposiciones que, de alguna forma, puedan interpretarse controles básicos o primarios que debe contemplar cualquier empresa en Venezuela. 60 El artículo 32 establece la obligatoriedad a todo comerciante de llevar libros de contabilidad (diario, mayor, inventario), así como los auxiliares que estime necesario para llevar en forma clara y ordenada el registro de todas las operaciones financieras que realice. El artículo 34 del mismo código, señala que todo comerciante al finalizar su ejercicio económico deberá elaborar su balance donde presente todos sus bienes y obligaciones., así como el estado de ganancias y pérdidas donde se muestren los beneficios obtenidos de sus actividades. De igual manera el artículo 36 dicta ciertas normas de orden y presentación en cuanto al uso adecuado de los libros de contabilidad. Así pues, existe una normativa y regulación por parte del Estado Venezolano para que las empresas tengan un control básico de sus actividades y de esta forma puedan rendir cuentas de sus resultados ya sean a sus socios, propietarios o terceras personas, incluido el Estado Venezolano. Estos controles básicos, tipificados en el Código de Comercio tales como: poseer un sistema contable para registrar todas las operaciones de la empresa y elaborar estados financieros por lo menos una vez al año, donde se muestren los bienes, obligaciones y resultados de las operaciones de la empresa durante su ejercicio económico, permiten establecer las bases fundamentales de una adecuado Sistema de Control Interno dentro de cualquier organización. La Ley Orgánica de Aduanas Artículo 1: “La Administración Aduanera tendrá por finalidad intervenir, facilitar y controlar la entrada, permanencia y salida del territorio nacional, de mercancías objeto de tráfico internacional y de los medios de transporte que las conduzcan, con el propósito de determinar y aplicar el régimen jurídico al cual dichas 61 mercancías estén sometidas, así como la supervisión de bienes inmuebles cuando razones de interés y control fiscal lo justifiquen”. 2.5 Glosario de Términos Almacén: Local o edificio que sirve para guardar mercancías u otras cosas en gran cantidad. Carencia: Ausencia, Insuficiencia, Falta o Privación de algo que resulta necesario o indispensable. Capital humano: Término usado para designar, un hipotético factor de producción dependiente de las personas involucradas en el proceso. Control: Es el proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias. Robert Buchele. Corredores: Espacios físicos, determinados pasillos de algún tipo de construcción, Edificio, Casa, Almacén, Etc. Déficit: Cantidad que falta, para que los ingresos se equilibren con los gastos. Desenvolvimiento: Desarrollo, Acción y efecto de extender o desenvolver. Estrategias: conjunto de acciones planificadas sistemáticamente en el tiempo que se llevan a cabo para lograr un determinado fin o misión. 62 Gerencia: es un cargo que ocupa el director de una empresa el cual tiene dentro de sus múltiples funciones representarla frente a terceros y coordinar todos sus recursos. Gestión: Realización de un Trámite, diligencia o paso. Acción de Administrar. Imperante: Dícese de lo que ejerce gobierno. Internamiento: Reclusión o encierro de algo en un lugar seguro. Inventario: es una relación detallada, ordenada y valorada de todos los elementos que componen el patrimonio de una empresa o persona en un momento determinado. Logístico: Relativo a los métodos y medios de organización. Logros: Obtención de algún éxito, lucro o ganancia. Limitaciones: Fijaciones o restricciones en las gestiones de algún logro. Mercancía: Producto del trabajo destinado a satisfacer alguna necesidad del hombre y que se elabora para la venta, no para el propio consumo. Metas: Finalidad u objetivó que se traza y espera lograr con la realización de alguna labor. Pérdidas: Privación de lo que se poseía. Diferencia desventajosas entre el costo de una operación comercial o financiera y la ganancia. 63 Procesos: Conjunto de fases de un fenómeno en evolución. Productividad: Faculta de producir. Cantidad producida teniendo en cuenta el trabajo efectuado o el capital invertido. Puesta a punto: Serie de operaciones que se efectúan para ajustar algún material, induciéndolo a sus condiciones óptimas de funcionamiento. Recursos: Medios económicos que representan la riqueza o potencia de una entidad. Unidad de Negocio: es un conjunto de actividades dentro de las desarrolladas por una empresa para las cuales puede establecerse una estrategia común y diferente a las de resto de actividades de la empresa. 64 2.6 Operacionalización de las Variables (Cuadro N°2) Objetivos Específicos Variables Definición Nominal Dimensión Indicadores Fuente Instrumentos Infraestructura -Almacén Analizar las necesidades existentes dentro del área de control de inventario de la empresa. Equipos Necesidades Es la sumatoria de existentes. requerimientos que conforman los procesos org. y adm. Control de de la empresa para Inventario. llevar a cabo un control adecuado del inventario, sujetos a un estudio analítico con el propósito de establecer de manera integral los vacíos existentes. Cuestionario Contable. Administrativa. Sistemas (Software) Legal. RRHH Datos Primarios Observación Directa Facturación -Libro de Compras -Libro de Venta Compra -Proveedores Ventas -Clientes Cobranza Formular las estrategias gerenciales para optimizar la gestión del control de inventario en la empresa Distribuidora Nubecitas, C.A. Es el conjunto de acciones presentadas como soluciones aplicadas en el ámbito gerencial, que se Estrategias derivan de los Gerenciales. objetivos y metas que Gestión de maneja la empresa Inventario. Dist. Nubecitas, C.A. con el fin de optimizar la gestión del control de inventario que maneja actualmente. Establecer los beneficios esperados y los costos asociados de las estrategias gerenciales a aplicar para Es la inversión financiera necesaria a ser erogada por la empresa Distribuidora Nubecitas, C.A. a propósito de colocar en práctica las estrategias Costos. Beneficios esperados. Tipo de estrategias Objetivos Tipos de estrategias organizacional o gerencial. Asignación de recursos económicos Datos Racabados. Matriz de Análisis. Planes de acción Actividades de Conrol Según el tipo de estrategias. Análisis económico financiero Costos fijos Costos Variables 65 Datos Recabados. Matriz de Análisis. optimizar la gestión del control de inventario. gerenciales para la optimización de la gestión del control de inventario de la empresa, derivado de éste la combinación del binomio relacionado con dicha inversión y el impacto cualitativo- cuantitativo a ser alcanzado una vez ejecutadas. Indicadores de Gestión Costos Ingresos Fuente: Barrera (2014). CAPÍTULO III MARCO METODOLÓGICO En este capítulo se describen los diferentes pasos a realizar para llevar a cabo la investigación. Para toda investigación es de importancia fundamental que los hechos y relaciones que establecen los resultados obtenidos o nuevos conocimientos tengan el grado máximo de exactitud y confiabilidad. Para ello se planea una metodología o procedimiento ordenado que se sigue para establecer los hechos y fenómenos hacia los cuales está encaminado el significado de la investigación. El marco metodológico se puede definir como el conjunto de acciones destinadas a describir y analizar el fondo del problema planteado, a través de procedimientos específicos que incluye las técnicas de observación y recolección de datos, determinado el “como” se realizara el estudio, esta tarea consiste en hacer operativa los conceptos y elementos del problema que se estudia, Arias (2004) 3.1 Tipo de investigación 66 El tipo de investigación, es un esfuerzo que se emprende para resolver un problema, claro está, un problema de conocimiento, en palabras de Veliz (2010), se refiere a: “La estrategia que será adoptada para responder al problema de investigación”. (p.73.). La presente investigación se considera un proyecto factible con estudio de campo de corte observacional-descriptivo pues la autora prevé que para poder obtener resultados del estudio, se debe observar y analizar el comportamiento del público y la situación dentro de la empresa. De lo antes planteado, para llevar a cabo el proyecto factible, lo primero que debe realizarse es un diagnóstico de la situación planteada; en segundo lugar, es plantear y fundamentar con basamentos teóricos la propuesta a elaborar y establecer, tanto los procedimientos metodológicos así como las actividades y los recursos necesarios, para llevar a delante la ejecución. Aunado a esto, se realizará el estudio de factibilidad del proyecto, Arias, (2006), señala como proyecto factible: “Que se trata de una propuesta de acción para resolver un problema práctico o satisfacer una necesidad. Es indispensable que dicha propuesta se acompañe de una investigación, que demuestre su factibilidad o posibilidad de realización”. La investigación efectuada es sobre estrategias empresariales para la optimización de la gestión del control de inventario de la empresa Distribuidora Nubecitas, C.A, es realizada en la misma empresa, para así conocer con exactitud las actividades y situaciones que se presenten y poder describir, analizar e interpretar lo obtenido. Por lo tanto, es una investigación descriptiva en relación a este tipo de investigación Arias (2006) afirma que: 67 “La investigación descriptiva consiste en la caracterización de un hecho, fenómeno, individuo o grupo, con el fin de establecer su estructura o comportamiento. Los resultados de este tipo de investigación se ubican en un nivel intermedio en cuanto a la profundidad de los conocimientos se refiere”. (Pág. 24) 3.2 Diseño de la Investigación Sobre este aspecto, de acuerdo con lo señalado por Hernández y Cols (2010), el diseño de la investigación se concibe como “… el plan o estrategia para obtener la información que se desea, siendo ellos: documental, de campo y proyecto factible” (pág. 120). Se refiere a experimental a una técnica estadística que permite identificar y cuantificar las causas de un efecto dentro de un estudio donde se manipula una o más variables vinculadas a las causas, para medir el efecto que tienen en otra variable de interés. Según lo acotado por Pérez, A (2006), el diseño representa: “La fase en la cual el investigador muestra la manera, el procedimiento operativo que aplicará para recoger la información. Dicho diseño debe estar en estrecha relación con los objetivos planteados…surge o depende directamente de los objetivos planteados en la investigación. Es decir, de lo que interesa descubrir o investigar a quien realiza un determinado estudio”. (p.21.). En este sentido se puede decir que el diseño de investigación, constituye el plan general de los investigadores, para obtener respuestas a sus interrogantes o comprobar la hipótesis de investigación. La investigación de campo según Arias (2004) “consiste en la recolección de datos directamente de la realidad donde ocurren los hechos, sin 68 manipular o controlar variables alguna”. (P. 94). Por lo tanto, la presente investigación es de campo, ya que los datos necesarios para llevar el desarrollo del trabajo, se han obtenidos directamente del sitio donde se realiza la investigación, en la empresa Distribuidora Nubecitas, C.A. Por otro lado la investigación tiene elementos de diseño bibliográficodocumental, ya que se respalda en algunos aspectos con la utilización de datos secundarios, es decir, aquellos que han sido obtenidos por otros y llegan elaborados y procesados de acuerdo con los fines de quienes inicialmente los elaboran y manejan, por lo cual es un diseño bibliográfico. Conviene ante este diseño comprobar la confiabilidad de los datos, asegurarse de que los datos que se maneja mediante fuentes bibliográficas sean garantía para su diseño y desarrollo. 3.3 Población y Muestra Población: La población según Balestrini (1998) “Una población o universo puede estar referido a cualquier conjunto de elementos de los cuales pretendemos indagar y conocer sus características o una de ellas y para el cual serán validadas las conclusiones obtenidas en la investigación”. (Pág.122). En la presente Investigación se determinó que la población está conformada por todos los trabajadores de la empresa Distribuidora Nubecitas, C.A, conformado por un grupo de trabajo de 25 individuos entre hombres y mujeres, con edades comprendidas entre los 18 y 50 años, los cuales son los que están encargados directamente de los procesos administrativos– contables de la mencionada compañía. Es decir una población finita, ya que los elementos en su totalidad son identificables. 69 Muestra: Rodríguez (2005) señala que el proceso de toma de muestra es “Todo procedimiento de selección de individuos, procedentes de una población objetivo, que asegure, a todo individuo componente de dicha población, una probabilidad conocida, de ser seleccionado; esto es de formar parte de la muestra que será sometida a estudio.” Se entiende por muestra, a la toma de una parte representativa de la población. En la selección de la muestra de una población se utiliza, un criterio que ofrece dos opciones para obtener los datos de la misma; una es considerando una variable en una población completa, y otra, es tomando una muestra, como subconjunto de una población. La muestra seleccionada de la población anteriormente determinada en la presente investigación, comprende a todas aquellas personas que tengan relación directa o indirecta, con las gestiones que se realizan a diario en el departamento del almacén de la empresa Distribuidora Nubecitas, C.A; es para lograr obtener la información necesaria, que nos permita realizar un análisis confiable de la problemática presentada por la empresa como objeto de estudio. A continuación se presenta la muestra de la población de la empresa Distribuidora Nubecitas, C.A.: Cuadro N°3: Muestra Cargo Cantidad Coordinador de Logística 1 Jefe de Almacén 1 70 Ayudantes de Almacén 5 Asistente de Facturación 1 Asistente de Cobranzas 1 Analista Contable 1 Analista de Mercadeo 1 Total Muestra 11 Fuente: Barrera (2014) Será pues un total de once personas como muestra de toda la población, representan los elementos relacionados al área de interés a investigar para obtener mejores resultados. 3.4 Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos Según Abel Flames (2003) define la recolección de datos como: “La técnica de recolección de datos es una directriz metodológica que orienta científicamente la recolección de información, datos u opiniones, Entre las técnicas más usadas por los investigadores están la encuesta, entrevista, análisis de contenido y análisis documental” (Pág. 39) En la presente investigación la técnica mediante la cual se procederá a la recolección de datos será la encuesta. Sabino (2002) plantea que: “La encuesta se trata, por tanto, de requerir información a un grupo socialmente significativo de personas acerca de los problemas en estudios para luego, mediante un análisis de tipo cuantitativo sacar las conclusiones que correspondan con los datos recogidos”. (Pag.71) 71 Y para proporcionar mayor confiabilidad se utilizará como instrumento de recolección de datos, el cuestionario. Según Juan Castañeda Jiménez (2005) señala: “Los instrumentos de recolección de datos son recursos metodológicos que materializan la obtención de los datos, informaciones y/o aspectos relevantes de la investigación” (Pág. 31). De acuerdo a lo anterior descrito el cuestionario servirá para verificar las variaciones de los datos sobre la investigación para lograr analizar de manera clara las respuestas obtenidas. El cuestionario estará dividido en dos sub-cuestionarios, el cual, constará de 26 preguntas (Ver Anexo A), que serán realizadas de forma objetiva, de la siguiente manera: el primer subcuestionario que consta de nueve (9) preguntas será aplicado a siete trabajadores que conforma el almacén se les aplicará las nueve primeras preguntas, el segundo sub-cuestionario que consta de (17) preguntas se le aplicará a las cuatro personas restantes de la muestra, es decir, a un integrante del Dpto. de Facturación, a un miembro del Dpto. de Cobranzas, a un integrante del Dpto. de Contabilidad, y por último, el resto de las preguntas serán aplicadas aleatoriamente a tres empleados de distintos Dptos, que son los que cubren los puestos de: Analista Contable, Analista de Mercadeo y Jefe de Almacén. Toda esta muestra fue tomada, ya que, esta parte del personal se considera clave e indicada para dar las respuestas correctas y concretas, para realizar el análisis de la problemática en cuestión para aplicar las estrategias gerenciales. 3.5 Validez de los Instrumentos 72 Validez de Instrumento: Se entiende por validez a una característica importante que debe poseer el instrumento de medición, con el grado en que un instrumento logra medir lo que se pretende estudiar. La validez del instrumento se comprobara a través del método de jueces, el cual se realizará por dos (2) expertos profesionales relacionados al área de estudio y uno (1) especialista en metodología de la investigación. Según Zorrilla y Torres (2005) señalan: “Una pregunta es válida si estimula información exacta y relevante. La selección y la redacción influyen en la validez de la pregunta Algunas preguntas que son válidas para un grupo de personas, pueden no serlo para otro grupo” (Pag.77) Entre menos tenga que reflexionar el sujeto, más válida será la respuesta. La validez implica congruencia en la manera de plantear las preguntas y puede ser: De contenido. De criterio. De constructo Para decir que un instrumento tiene validez de contenido el diseñador del cuestionario debe asegurarse que la medición representa el concepto medido. Por ejemplo, si el instrumento es para medir actitudes de las personas, debe medir eso y no sus emociones. En cuanto a la validez de criterio, el diseñador del cuestionario la puede establecer comparando la medición del instrumento con un criterio externo. Entre más se relacionen los 73 resultados de la investigación con el criterio, mayor será la validez del instrumento. Con relación a la validez de constructo indica cómo una medición se relaciona con otras de acuerdo con la teoría o hipótesis que concierne a los conceptos que se están midiendo. De ahí que sea importante que el investigador tome en cuenta dichos conceptos para correlacionarlos posteriormente. En la presente investigación la validación se hizo a través de la técnica de juicio de expertos, que de acuerdo con la normativa de la Universidad Nueva Esparta establece: dos (2) profesionales relacionados al área de estudio y uno (1) de metodología. (Ver Anexo C, C-1 y C-2). 3.6 Técnicas de Procesamiento, Presentación y Análisis de los Datos Procesamiento: El procesamiento de la investigación se llevó mediante la tabulación de datos, en un formato diseñado para tal efecto. Presentación: La presentación de los datos será por medio de gráficas circulares, conteniendo concepto y cantidad obtenida del indicador en cuestión. Análisis de datos: El análisis de los datos obtenidos, se realizará en base de los objetivos trazados en el planteamiento de la investigación, y a su vez entre los distintos indicadores inmersos en ellos. 74 CAPÌTULO IV ANÁLISIS E INTERPRETACIÒN DE LOS RESULTADOS En este capítulo se presentan los resultados obtenidos mediante la aplicación del instrumento utilizado, aplicado a la muestra tomada del total de la población de los empleados de la Empresa Distribuidora Nubecitas, C.A. siendo el cuestionario la herramienta establecida en el planteamiento de la investigación. Asimismo, Balestrini (2002) define a la presentación de los resultados como: La información recopilada a partir de los instrumentos y técnicas de recolección de datos, puede ser presentada de manera organizada a través de varias formas: La presentación escrita; consiste en incorporar los datos estadísticos recolectados en forma de texto, a partir de una descripción de los mismos. En aquellos casos donde se manejan pocos ítems, a través de la 75 palabra escrita, es posible dar cuenta de la direccionalidad de tales hechos. La presentación gráfica; permiten representar los fenómenos estudiados a través de figuras, que pueden ser interpretadas y comparadas fácilmente entre sí. (p. 167). En este sentido, para la presentación y organización de los datos obtenidos de la investigación, se estructuraron cuadros y gráficos que muestran la alternativa para cada pregunta, la distribución de frecuencias absoluta de cada respuesta. La información que encabeza la tabulación de los datos es: la pregunta y la presentación de los resultados de cada pregunta, para posteriormente, presentar el análisis e interpretación de las respuestas obtenidas por cada objetivo trazado en el planteamiento de la investigación. 4.1 Presentación de los Resultados: Ítems Nro. 1 ¿El proceso de recepción y verificación de mercancía se basa en el cotejo del documento de pedido contra la mercancía entrante? Cuadro Nro. 4 Recepción y Verificación de Mercancía Alternativa. Frecuencia Absoluta. Porcentaje. Si 7 100% No 0 0% Totales 7 100% Fuente: Cuestionario Aplicado a 7 empleados del almacen (2014) Gráfico Nro. 1 76 Recepción y Verificación de Mercancía 0% SI NO 100% Fuente: Barrera (2014) El 100% de la muestra indica que se realiza el correcto el proceso de recepción y verificación de la mercancía. Así mismo, se ejecutan revisiones de los documentos de entrega, con relación al pedido emitido. Lo que se interpreta que parte del proceso de gestión de inventario se lleva de manera eficiente en relación a la llegada de mercancía existente contra documento. Ítems Nro. 2 ¿Luego de haber recibido y verificado la mercancía se procede al almacenamiento inmediato en espacios específicos? Cuadro Nro. 5 Almacenamiento Inmediato. Alternativa. Frecuencia Absoluta. Porcentaje. Si 2 29% No 5 71% Totales 7 100% Fuente: Cuestionario Aplicado a 7 empleados del almacén (2014) Gráfico Nro. 2 77 Almacenamiento Inmediato 29% Si NO 71% Fuente: Barrera (2014) Una representación del 29% de los encuestados, alega que el almacenamiento de la mercancía recibida se realiza de manera inmediata. En contraparte un 71% responde de forma negativa a la interrogante. Lo que se manifiesta que hay ciertas fallas o decuidos a la hora de almacenar la mercancía a la hora de su llegada al almacén, lo que se puede interpretar es que no cuentan con las herramientas o recursos necesarios para proceder a ésta de manera eficiente. Ítems Nro. 3 ¿Sabe Ud. si se realizan actividades de mantenimiento del inventario de mercancía con el fin de conservar sus características físicas? Indique la frecuencia por año. Cuadro Nro. 6 Mantenimiento del Inventario Alternativa. Frecuencia Absoluta. Porcentaje. Frecuencia. Si No 2 5 29% 71% Totales 7 100% Semanal. Mensual. No respondieron. Totales. Frecuencia Absoluta. Porcentaje. 1 1 14,29% 14,29% 5 7 71,43% 100% Fuente: Cuestionario Aplicado a 7 empleados del almacén (2014) Gráfico Nro. 3 78 Mantenimiento del Inventario. 29% SI 71% NO RESPONDIERON Fuente: Barrera (2014) Gráfico Nro. 4 Frecuencia del Mantenimiento del Inventario. Semanal Mensual No respondieron 14% 14% 72% Fuente: Barrera (2014) El 29% de la muestra, afirmó que si se realizan actividades de mantenimiento de la mercancía, en relación a la frecuencia uno de ellos indicó que se realiza semanalmente, la otra persona manifestó que se realiza mensualmente. Se evidencia un retraso y descuido con respecto a este proceso de control de inventario causando posibles daños en la mercancía. Ítems Nro. 4 ¿Se lleva un registro oportuno de los movimientos realizados del inventario de mercancía? Cuadro Nro. 7 Registro Oportuno de los Movimientos del Inventario Alternativa. Frecuencia Absoluta. Porcentaje. Si 4 57% No 3 43% Totales 7 100% Fuente: Cuestionario Aplicado a 7 empleados del almacén (2014) 79 Gráfico Nro. 5 Registro Oportuno de Movimientos del Inventario. 43% SI 57% NO Fuente: Barrera (2014) Del 100% de la muestra, un 57% alega que el registro oportuno de los bienes dentro del almacén se realiza de manera oportuna, sin embargo, un 43% difiere, indicando lo contrario, arrojando un resultado bastante ajustado, con una diferencia muy mínima. Lo que se manifiesta que habrán factores a la hora del registro del inventario que se retrasan para mantener una información de ésta actual y confiable. Ítems Nro. 5 ¿Para el registro de los movimientos del inventario de mercancía es necesario tener un soporte físico que sustente la información a registrar? Cuadro Nro. 8 Soporte Físico de los Movimientos de Inventario Alternativa. Frecuencia Absoluta. Porcentaje. Si 6 86% No 1 14% 80 Totales 7 100% Fuente: Cuestionario Aplicado a 7 empleados del almacén (2014) Gráfico Nro. 6 Soportes Físicos de los Movimientos del Inventario. 14% SI NO 86% Fuente: Barrera (2014) El 86% de los encuestados coincidió, en que los documentos como soportes físico para efectuar los registros de los movimientos, son necesarios para sustentar la información a registrar. Sólo un 14% de los encuestados respondió de forma negativa, siendo un porcentaje poco representativo. Lo que evidencia que si debe estar presente los documentos físicos a la hora de registrar los movimientos del Inventario para manejar la exactitud de éste. Ítems Nro. 6 ¿Se realizan conteos periódicos del inventario de mercancía para la verificación de la existencia con los registros contables de la empresa? Indique frecuencia. Cuadro Nro. 9 Verificación de la Existencia Alternativa. Si Frecuencia Absoluta. 2 Porcentaje. 29% No Totales 5 7 71% 100% Frecuencia 8 Días No respondieron 81 Frecuencia Absoluta 2 Porcentaje de Frecuencia 29% 5 7 71% 100% Fuente: Cuestionario Aplicado a 7 empleados del almacen (2014) Gráfico Nro. 7 Conteos del Inventario de Mercancía. 29% SI NO 71% Fuente: Barrera (2014) Gráfico Nro. 8 Frecuencia de Conteos del Inventario de Mercancía. 29% 71% 8 Dias. No Respondieron. Fuente: Barrera (2014) Un 29% responde afirmativo, indicando una frecuencia de 8 días en temporada alta de venta. La otra parte de los encuestados, por un 71%, responde de forma negativa. Por lo que se evidencia una falta de verificación de la existencia fisica de la mercancia, retrasando el control del inventario. Ítems Nro. 7 ¿Se efectúan despachos únicamente con base en órdenes sujetas a lo solicitado por el cliente, previamente revisadas y aprobadas? Cuadro Nro. 10 Órdenes Sujetas a lo Solicitado. Alternativa. Frecuencia Absoluta. Porcentaje. Si 7 100% No 0 0% 82 Totales 7 100% Fuente: Cuestionario Aplicado a 7 empleados del almacén (2014) Gráfico Nro. 9 Órdenes Sujetas a lo Solicitado. 0% SI 100% NO Fuente: Barrera (2014) La realidad sustentada por el 100% de la muestra a la cual se le aplicó el instrumento confirmó que sólo se generan despachos con órdenes sujetas a lo solicitado por el cliente y previamente revisado y aprobado por parte de los niveles de autorización especialmente establecidos. Lo que evidencia un indicador positivo en cuanto a la documentación y soporte de la gestión dentro del almacén. Conllevando así mismo la rapidez a la hora de ubicar despachos de clientes y su debido control con soportes físicos. Ítems N° 8 ¿Considera Ud. si la preparación y despacho de mercancía son organizadas de manera oportuna? Cuadro Nro. 11 Despacho de Mercancía. Alternativa. Frecuencia Absoluta. Porcentaje. Si 1 14% No 6 86% 83 Totales 7 100% Fuente: Cuestionario Aplicado a 7 empleados del almacén (2014) Gráfico Nro. 10 Preparación y Despacho Oportuno de la Mercancía. 14% SI 86% NO Fuente: Barrera (2014) El 86% de los encuestados respondió de forma negativa, contra solo un 14% que en su respuesta refleja afirmación de la misma. Esto evidencia que la preparación de los pedidos no se realiza de forma organizada, y por ende el envío de la mercancía del almacén a los clientes no se realiza de manera oportuna, o se realiza con retrasos. Lo que conlleva un retraso en lo que respecta a la gestión del control de inventario. Ítems N° 9 ¿Sabe Ud. si después del envío de mercancía, una copia de la orden de despacho es enviada directamente al departamento de facturación? Cuadro Nro. 12 Copia de la Orden de Despacho Alternativa. Frecuencia Absoluta. Porcentaje. Si 3 43% 84 No 4 57% Totales 7 100% Fuente: Cuestionario Aplicado a 7 empleados del almacén (2014) Gráfico Nro. 11 Envio de Ordenes de Despacho. 43% SI 57% NO Fuente: Barrera (2014) Un 43% afirma que si se cumple con enviar una copia de la nota de despacho al departamento de facturación, luego de realizar los envíos de la mercancía. Mientras que el 57% de los encuestados, manifiesta incurrir en no enviar la copia de la orden de despacho. Se evidencia que dicho proceso se podría facilitar con un sistema automatizado evitando retrasos y fallas en físico. Ítems Nro. 10 ¿Cree Ud. que pueden efectuarse despachos sin ser facturados? Cuadro N°. 13 Despachos Alternativa. Frecuencia Absoluta. 85 Porcentaje. Si 0 0% No 1 100% Totales 1 100% Fuente: Cuestionario Aplicado a un empleado de facturación (2014) Gráfico Nro. 12 Despachos 0% SI 100% NO Fuente: Barrera (2014) La persona encuestada respondió de forma negativa en cuanto a efectuarse despachos sin ser facturados. Por lo tanto, se evidencia el cumplimiento de este punto dentro de la gestión para la preparación y despacho de la mercancía en cuanto a documentación y soporte. Lo que se manifiesta que si hay políticas cumplidas a la hora de facturar, lo que es un factor positivo para el proceso de control de inventario. Ítems Nro. 11 ¿Se comparan las facturas contra las órdenes de despacho para verificar que todos los artículos enviados hayan sido facturados? Cuadro Nro. 14 Facturas Contra Órdenes de Despacho. 86 Frecuencia Alternativa. Absoluta. Porcentaje. Si 0 0% No 1 100% Totales 1 100% Fuente: Cuestionario Aplicado a un empleado de facturación (2014) Gráfico Nro. 13 Comparación de Ordenes de Despacho. 0% SI NO 100% Fuente: Barrera (2014) En el departamento de facturación se dificulta el cumplimiento y verificación de que los artículos facturados hayan sido despachados, por lo que en muchísimos casos no se le hace entrega del envío de orden de despacho. Esto manifiesta que los procesos entre almacén y facturación tienen fallas con respecto a los cumplimientos de pasos de cada uno para un óptimo despacho. Ítems Nro. 12 ¿Recibe constantemente informes de devolución de mercancía, a la cual deba realizarle de forma oportuna su respectiva nota de crédito? Cuadro Nro. 15 Informes de Devolución de Mercancía. 87 Alternativa. Frecuencia Absoluta. Porcentaje. Si 1 100% No 0 0% Totales 1 100% Fuente: Cuestionario Aplicado a un empleado de facturación (2014) Gráfico Nro. 14 Informes de Devolución de Mercancía. 0% SI NO 100% Fuente: Barrera (2014) El departamento de facturación constantemente si recibe informes de devoluciones de mercancía para la realización de las notas de crédito respectivamente. Un factor positivo dentro del Dpto. de Facturación para mantener la información vigente de la existencia física del inventario en almacén contra el sistema, así mismo la debida cobranza y rebaja de la mercancía devuelta. Ítems Nro. 13 ¿Para la realización de las correspondientes notas de crédito se basa en alguna aprobación y soporte? Cuadro Nro. 16 Notas de Crédito. 88 Alternativa. Frecuencia Absoluta. Porcentaje. Si 0 0% No 1 100% Totales 1 100% Fuente: Cuestionario Aplicado a un empleado de facturación (2014) Gráfico Nro. 15 Realización y Soporte de Notas de Crédito. 0% SI 100% NO Fuente: Barrera (2014) En muchas oportunidades esta información no llega por la vía establecida, si no por el cliente y para mayor rapidez se realiza dicha solicitud sin haberse verificado. Lo que podría conllevar ciertas fallas o errores a la hora de la gestión del control de inventario porque no hay soportes ni respaldos en físico para realizar dichas notas de crédito que no sea directamente a través del cliente. Ítems Nro. 14 ¿Indique el factor más constante que genera devoluciones por lo cual se realizan respectivas notas de crédito? Cuadro Nro. 17 89 Factor que Genera Devoluciones. Alternativa. Frecuencia Absoluta. Porcentaje. A 1 100% B 0 0% C 0 0% D 0 0% Totales. 1 100% Fuente: Cuestionario Aplicado a un empleado de facturación (2014) Gráfico Nro. 16 Factor Más Constante que Genera Devoluciones. 0% 0% 0% 100% A B C D Fuente: Barrera (2014) El factor interno más frecuente que incide en la devolución de la mercancía, es el alto índice de errores en el envío de la mercancía solicitada. Lo que manifiesta que no existen las herramientas necesarias dentro del proceso de inventario para evitar estas fallas a la hora del despacho, ahorrando así las devoluciones. Ítems Nro. 15 ¿Considera Ud. que se encuentra actualizada la información del inventario de mercancía? 90 Cuadro Nro. 18 Información Actualizada del Inventario de Mercancía. Alternativa. Frecuencia Absoluta. Porcentaje. Si 0 0% No 1 100% Totales 1 100% Fuente: Cuestionario Aplicado a un empleado de facturación (2014) Gráfico Nro. 17 Estado de la Información del Inventario de Mercancía. 0% 100% SI NO Fuente: Barrera (2014) Para el departamento de almacén no se encuentra actualizada la información del inventario de mercancía. Esto evidencia la falta de herramientas automatizadas que podrían mantener y agilizar información confiable y fehaciente del inventario en físico en relación con sistema. Ítems Nro. 16 ¿Al departamento de cobranzas le llega la nota de crédito y la copia de la nota de devolución del almacén que le den respaldo a la rebaja de la factura por concepto de devolución de mercancía? 91 Cuadro Nro. 19 Rebajas de las Facturas. Alternativa. Frecuencia Absoluta. Porcentaje. Si 0 0% No 1 100% Totales 1 100% Fuente: Cuestionario Aplicado a un empleado de cobranzas (2014) Gráfico Nro. 18 Respaldo de las Rebajas de las Facturas. 0% SI NO 100% Fuente: Barrera (2014) Al departamento de cobranzas, por lo general no le llega la copia de la nota de devolución o llega pero con poca frecuencia, entorpeciendo que la rebaja sea soportada, como facturada. Se manifiesta que este proceso se hace engorroso conllevando errores en varios Dptos. Involucrados y entorpeciendo la gestión del control de inventario y cobranzas. Ítems Nro. 17 Indique el factor interno que dificulte el cobro oportuno de la factura Cuadro Nro. 20 92 Factor Interno que Dificulta el Cobro. Alternativa. Frecuencia Absoluta. Porcentaje. A 1 100% B 0 0% C 0 0% Totales. 1 100% Fuente: Cuestionario Aplicado a un empleado de cobranzas (2014) Gráfico Nro. 19 Factor que Dificulta el Cobro Oportuno de las Facturas. 0% 0% A B C 100% Fuente: Barrera (2014) El factor interno, que dificulta el cobro oportuno de las facturas de ventas, es el retardo en la realización de la nota de crédito por errores en el envío de la mercancía. Es por ello que se manifiesta errores y fallas altamente en el proceso de actividades dentro del área de facturación lo que conlleva a retrasos dentro del proceso de despacho. Ítems Nro. 18 ¿Considera Ud. que el despacho de mercancía es realizado de manera oportuna, favoreciendo la gestión de cobranzas? Cuadro Nro. 21 93 Gestión de Cobranzas. Alternativa. Frecuencia Absoluta. Porcentaje. Si 0 0% No 1 100% Totales 1 100% Fuente: Cuestionario Aplicado a un empleado de cobranzas (2014) Gráfico Nro. 20 Gestión de Cobranzas. 0% SI NO 100% Fuente: Barrera (2014) Para el departamento de cobranzas el retraso en el envío de la mercancía no favorece la gestión de cobranzas. Por lo que se manifiesta evidentemente grandes fallas dentro del proceso de despacho, relacionando las actividades que se realizan dentro del almacén que retrasan con ello la entrega eficaz de los libros y así mismo la gestión de facturación, acarreando retrasos innecesarios que afectan a la empresa. Ítems Nro. 19 ¿Considera Ud. segura la obtención, manejo y custodia de los documentos e información que ampara las entradas y salidas del inventario? 94 Cuadro Nro. 22 Obtención Manejo y Custodia de los Documentos Alternativa. Frecuencia Absoluta. Porcentaje. Si 0 0% No Respondió. 1 100% Totales 1 100% Fuente: Cuestionario Aplicado a un empleado de contabilidad (2014) Gráfico Nro. 21 Obtención manejo y custodia de los documentos 0% SI NO RESPONDIÓ 100% Fuente: Barrera (2014). La persona encuestada no dio una respuesta ni afirmativa ni negativa. Lo que se podría interpretar que pudieran existir fallas importantes dentro del proceso de la gestión del control de inventario y no quiere dar respuestas fehacientes de ello pero que se manifiestan dentro de todos los procesos relacionados a ello. Ítems Nro. 20 ¿Existe evidencia de que toda la mercancía se registra, se factura y se despacha de manera oportuna? Cuadro Nro. 23 95 Registro de Mercancía. Alternativa. Frecuencia Absoluta. Porcentaje. Si 0 0% No 1 100% Totales 1 100% Fuente: Cuestionario Aplicado a un empleado de contabilidad (2014) Gráfico Nro. 22 Oportunidad de los Registros. 0% SI NO 100% Fuente: Barrera (2014). No existe evidencia de que la mercancía se registra de manera oportuna. Esto manifiesta que no se cuentan con los recursos y herramientas necesarias para llevar a cabo de manera eficaz todo el proceso de entrada, registro y salida de la mercancía, conllevando entonces fallas y errores dentro de la gestión del control de inventario. Ítems Nro. 21 ¿El departamento de contabilidad mantiene registros de inventarios que se encuentren ajustados según los resultados de los conteos físicos? 96 Cuadro Nro. 24 Resultados de Conteos Físicos. Alternativa. Frecuencia Absoluta. Porcentaje. Si 1 100% No 0 0% Totales 1 100% Fuente: Cuestionario Aplicado a una empleado de contabilidad (2014) Gráfico Nro. 23 Regisros Según Resultados de Conteos Físicos. 0% SI NO 100% Fuente: Barrera (2014). Se obtuvo que si, al final de cada cierre anual, se realizan conteos físicos del inventario para comparar contra contabilidad, para así determinar diferencias y contabilizarlas. Esto puede ser un factor positivo a la hora de tener información actualizada, pero no quiere decir que sea fidedigna lo que se pudieran aplicar sistemas de inventario mejores y automatizados para el proceso de control de inventario. Ítems Nro. 22 ¿Tiene Ud. conocimiento de los controles que regulan los procesos que se llevan a cabo en la empresa? 97 Cuadro Nro. 25 Conocimientos de los Controles. Alternativa. Frecuencia Absoluta. Porcentaje. Si 3 100% No 0 0% Totales 3 100% Fuente: Cuestionario Aplicado a tres empleados (2014) Gráfico Nro. 24 Controles que Regulan los Procesos. 0% SI NO 100% Fuente: Barrera (2014). El 100% de la muestra indica conocer los controles que regulan los procesos que se llevan a cabo en la empresa, por lo que se muestra que existen políticas, sistemas y procedimientos que el recurso humano conoce. Esto ayuda entonces a motivar a los empleados a aceptar cambios positivos en relación a la gestión de inventario que se puedan aplicar para obtener mejores resultados y efectivos. Ítems Nro. 23 ¿La Empresa tiene diseñado procesos y procedimientos orientados al cumplimiento de los objetivos de gestión? 98 Cuadro Nro. 26 Objetivos de Gestión. Alternativa. Frecuencia Absoluta. Porcentaje. Si 3 100% No 0 0% Totales 3 100% Fuente: Cuestionario Aplicado a tres empleados (2014) Gráfico Nro. 25 Procesos y Procedimientos. 0% SI NO 100% Fuente: Barrera (2014). El 100% de los encuestados respondió de manera positiva, que la empresa tiene diseñado procesos y procedimientos orientados a los cumplimientos de los objetivos. Pudiera existir mejoras y modificaciones que se adapten a mejoras inmediatas o futuras de acuerdo a las situaciones o factores externos que pudieran afectar a la empresa. Por ello, se pudieran automatizar o mejorar dichos diseños y procesos para resultados convenientes dentro del inventario. Ítems Nro. 24 ¿Considera Ud. que la entidad ha realizado recientemente una revisión, análisis y adecuación de sus procesos para lograr una mayor eficiencia operativa? 99 Cuadro Nro. 27 Procesos para Aumentar Eficiencia. Alternativa. Frecuencia Absoluta. Porcentaje. Si 0 0% No 3 100% Totales 3 100% Fuente: Cuestionario Aplicado a tres empleados (2014) Gráfico Nro. 26 Adecuación de Procesos. 0% SI NO 100% Fuente: Barrera (2014). El 100% de los encuestados afirma que la entidad no ha realizado recientemente una revisión, análisis y adecuación de los procesos para lograr a una eficiencia operativa. Esto manifiesta que no ha habido actualizaciones y mantenimientos dentro de los procesos relacionados a la gestión del control de inventario, conllevando entonces trancas y fallas innecesarias manifestándose en cuanto a tiempo, calidad y productividad. Ítems Nro. 25 ¿La organización promueve al personal a estar informado sobre normas establecidas? 100 Cuadro Nro. 25 Información al personal Alternativa. Frecuencia Absoluta. Porcentaje. Si 1 33% No 2 67% Totales 3 100% Fuente: Cuestionario Aplicado a tres empleados (2014) Gráfico Nro. 27 Información al Personal. 33% SI NO 67% Fuente: Barrera (2014). El 67% respondió de manera negativa de que la empresa no promueve al personal a estar informado sobre las normas establecidas, contra solo un 33% que refleja afirmación. Por lo que este indicador confirma que no existe una comunicación constante al recurso humano de forma oportuna. Esto pudiera manifestarse en el rendimiento del personal por no sentirse motivados en cuanto a la identificación con la empresa, por ello, no tienen conocimientos actuales en relación a la empresa y sus actividades dentro de sus actividades. Ítems Nro. 26 ¿Considera Ud. que la empresa cuenta con el personal calificado en cantidad y experiencia para el cumplimiento de los objetivos? 101 Cuadro Nro. 29 Personal Calificado Alternativa. Frecuencia Absoluta. Porcentaje. Si 1 33% No 2 67% Totales 3 100% Fuente: Cuestionario Aplicado a tres empleados (2014) Gráfico Nro. 28 Grado de Calificación del Personal. 33% SI NO 67% Fuente: Barrera (2014). El 67% respondió de manera negativa contra solo un 33% que refleja afirmación. Por lo que este indicador afirma que no se cuenta con un personal adecuado en cuanto a experiencia para desempeñar satisfactoriamente sus actividades. Lo que conlleva que la empresa no pueden obtener los mejores resultados si no cuentan con el personal y herramientas necesarias para realizar de manera eficiente y óptima sus actividades, ya que no están calificadas, causando así retrasos y errores en la gestión del inventario. 4.2 Análisis e Interpretación de los Resultados Obtenidos: 102 De acuerdo a los datos obtenidos según los cuestionarios aplicados y la observación directa como ex trabajadora en dicha empresa, y de acuerdo a conversaciones directas y espontáneas con los trabajadores involucrados directamente en el proceso de la gestión del control de inventario, se presenta a continuación la interpretación de los resultados, en función a los objetivos de la investigación. Los procesos que se llevan a cabo en la empresa Distribuidora Nubecitas, C.A se definen en Almacenamiento, Registro y Control, Verificación y Distribución de libros escolares como bienes no perecederos, sin embargo, caducan en el tiempo. Por otro lado, por ser una pequeña empresa, y considerarse por su alta gerencia una empresa familiar ciertos procesos de la gestión de inventario se llevan con pocos recursos automatizados y tecnológicos que pudieran facilitar y agilizar de manera rápida y eficaz las actividades dentro de ésta, en especial el tema del inventario en existencia y por ende su mayor eficiencia en su respectiva distribución. En consecuencia, el proceso de entrada y posterior almacenamiento de la mercancía, se divide en fases. Inicialmente se realiza una revisión y comparación de los documentos de entrega de existencia, esto con relación al pedido emitido. Luego de esta revisión, se procede a realizar los conteos de verificación de las cantidades recibidas, que deberían por naturaleza, coincidir con las cantidades solicitadas; una vez realizada la comprobación de la mercancía, no se procede a la ubicación inmediata en espacios físicos determinados, es aquí donde se encuentra una de las faltas en los procesos establecidos, ya que no necesariamente se realiza esta ubicación dentro del almacén, esto representa una desventaja negativa para la entidad, pues esto indica que se incurre, en una errónea o hasta una falta total o parcial de custodia de la 103 mercancía, por consecuencia, se cuestiona el control que se le pueda aplicar a los Activos de la empresa dentro del almacén. Por otro lado, a través de la observación directa, el espacio físico con el que cuentan es amplio y acorde al inventario que maneja constantemente, pero la parte de infraestructura está mal organizada y administrada en relación a las condiciones con las que cuentan ya que el almacén se encuentra dividido en dos pisos distanciados lo que conlleva a un retraso a la hora de comprobar y almacenar la mercancía de manera eficiente, ya que esta mercancía ubicada en el otro nivel es de reserva, más no afecta de manera directa a las ventas actuales o del momento. Aunado a esto, en este proceso de almacenamiento, también están comprendidas las labores de mantenimiento y limpieza, que debe realizar el personal del almacén, a la mercancía que conforma su inventario, esto buscando conservar las mismas características físicas óptimas, de cuando fueron recibidas; así como la limpieza y mantenimiento, del espacio físico, perteneciente al almacén. Pero el resultado arroja que en la empresa Distribuidora Nubecitas, esta actividad no se realiza con frecuencia, pudiendo ocasionar, con el transcurso del tiempo, deterioro en la mercancía, perdiendo sus características genuinas, por ende el bien termina perdiendo su valor, por consecuencia de la falta de mantenimiento como también la falta de recursos físicos, maquinarias suficientes, personal calificado y mayor seguridad. En conversaciones directas con los trabajadores del almacén, se evidencia la falta de maquinarias requeridas para el almacenamiento del inventario, lo que retraso el proceso de almacenamiento y rotación del mismo. En relación a la falta de personal calificado, en conversaciones con dichos empleados, se manifiesta con mayor énfasis en épocas escolares 104 donde el movimiento de actividades implicadas dentro del proceso de la gestión del inventario son más fuertes y exige un mayor esfuerzo de recursos humanos con respecto a los trabajadores y pues no cuentan con el personal requerido conllevando atrasos en el despacho, verificación y mantenimiento de las mercancías. La carencia de áreas delimitadas de acuerdo a la clasificación del tipo de libro y la falta de registros automatizados no permiten la utilización inmediata de un personal contratado para las épocas de mayor venta, como los períodos escolares, porque no cuentan con el conocimiento de ubicación de la mercancía. En consecuencia a la mala distribución del inventario por la infraestructura con la que cuenta la empresa, se observa de manera directa que no cuentan con un sistema de cámaras de seguridad dentro del almacén con el que podrían beneficiarse ampliamente, ya que a través de éste se podría monitorear todos los movimientos y actividades de los trabajadores como los procesos de la gestión de inventario para verificar, mejorar y modificar posibles fallas existentes en el almacén. Con respecto a las actividades referentes al registro y control del inventario, se puede establecer según los resultados arrojados por la evaluación, que por diferentes motivos, el registro de la mercancía no es constante o se realiza con demora, esto dificulta la confiabilidad de los registros, careciendo de veracidad este proceso dentro del sistema administrativo Profit Plus con el que cuentan; por consecuencia, esto genera desventajas en los controles, que se ven totalmente improcedentes. Sin embargo, la documentación fuente para los registros de los movimientos, si son necesarios para sustentar la información, lo que evidencia un indicador positivo en este paso de la gestión dentro del almacén. En relación a lo mencionado se observa que no cuentan con un sistema automatizado que cargue la mercancía a través de pistolas ópticas 105 directamente al sistema de inventario ahorrando tiempo y formatos manuales que evidentemente retrasan el proceso de la gestión del mismo y a su vez el proceso de facturación y eficiencia para cumplir con las exigencias del cliente. La constatación de la existencia real de los bienes almacenados, es el factor de mayor importancia para el proceso de verificación del inventario físico, sin embargo se evidencia, con las respuestas de la muestra encuestada, que esta acción no se realiza constantemente dentro del almacén. Esta falta de verificación, podría traer como consecuencia, un posible índice elevado de disparidad de los registros contables con la verdadera existencia en almacén, además impide poder evaluar la eficiencia productiva. La fase que comprende, el proceso de distribución, se subdivide en etapas, que consta, primeramente en la realización de un requerimiento de mercancía por parte de la clientela, lo que conduce a una formulación de pedido, el cual es verificado y aprobado por parte del Jefe del almacén, y sirve como soporte dentro de las gestiones realizadas; posteriormente este documento es enviado al departamento de facturación, para realizar la respectiva factura y nota de despacho, para luego ser enviada al almacén, procediendo al despacho, el cual deberá ser efectuado de forma oportuna, sin embargo el envío de la mercancía no se realiza de manera organizada por no contar con las herramientas tecnológicas e innovadoras necesarias, generando retrasos innecesarios, por lo cual esta situación impacta fuertemente el cuidado de la cartera. Una vez enviada la mercancía, el almacén debe enviar al departamento de facturación, la copia de orden de despacho, debidamente firmada por el cliente, sin embargo no siempre este documento es enviado a facturación, 106 ocasionado un alto margen de error para medir el cumplimiento de los pedidos solicitados al centro de distribución. Asimismo, en cuanto al siguiente objetivo específico planteado en la investigación, se tomó en cuenta al departamento de facturación, cobranzas y contabilidad. Esto para la evaluación del grado de cumplimiento de los procedimientos establecidos en el control interno del inventario de mercancía dentro de la empresa y así establecer las respectivas estrategias gerenciales. En pertinencia al departamento de facturación, se evidencia el cumplimiento por parte del almacén para la preparación de la mercancía en cuanto a documentación y soporte, ya que para el proceso de distribución se requiere de diversos documentos según los procedimientos establecidos en el control interno de inventario de mercancía; el cual engloba un conjunto de formalidades para llevar a cabo el proceso de despacho de mercancías, basándose en este caso en las facturas y en órdenes de despachos, que sirven como soportes a las operaciones comerciales de la entidad. En referencia al cumplimiento, de que la distribución de la mercancía sea de manera oportuna y sin errores, se toma como base la orden de despacho, siendo el documento que acompaña la entrega de mercancía, y según lo establecido en el control interno de inventario de mercancía, en cuanto a su confección, indica que debe realizarse en triplicado, para ser distribuido de la siguiente forma, se envían las tres copias junto con la mercancía al comprador, queda bajo el poder de este el original, pero debe a su vez firmar las otras dos copias en señal de estar conforme con lo recibido y lo solicitado, una de estas copias firmadas y selladas por el comprador, pertenece al almacén, mientras que la otra, debe ser entregada a facturación para el control y verificación de que se ha facturado de manera adecuada, coincidiendo lo que refleja la factura con lo que fue despachado. 107 En las temporadas altas, que corresponde a los meses, entre finales de Julio y mediados de Noviembre, existe un alto índice de generación de notas de crédito generalmente a causa de devoluciones de mercancía, las cuales suelen ser por errores en el envío de mercancía solicitada, lo que evidencia errores o distracciones por parte de los empleados del almacén encargados de armar los pedidos con una adecuada organización en cuanto a su preparación. En este caso, puede imputársele al desorden de la mercancía, al no encontrarse en lugares correspondientes y adecuados, no haciendo caso a un eficiente sistema de organización dentro del almacén, utilizando de forma incorrecta el espacio físico determinado, condiciones acordes al manejo de inventario, maquinarias suficientes, controles de seguridad, personal calificado, sistemas automatizados, entre otros como se ha venido mencionando anteriormente. Esto aun cuando está establecido dentro del control interno del inventario de mercancía como proceso, que una vez recibida la mercancía debe ubicarse de manera inmediata en espacios específicos pre delimitado. Según lo establecido en el control interno de los inventarios de mercancía, las notas de crédito que se realizan por concepto de devoluciones de venta, deben estar soportadas con una nota de devolución y ésta a su vez debe ser verificada con la información correspondiente a la mercancía devuelta. Aunado a esto, se debe enviar información a facturación para proceder a la realización de la nota de crédito. En muchas oportunidades esta información no llega por la vía establecida sino por el cliente y para mayor rapidez se realiza dicha solicitud sin haberse verificado; lo que indica que el almacén por falta de organización en la recepción y en el almacenamiento de la mercancía, sumado a su vez a la carencia de organización en la realización de los pedidos enviados a la clientela según lo solicitado, más el notable alto índice de devoluciones de 108 mercancía las cuales no son verificadas, sustentadas y reorganizadas, dificulta poder saber a ciencia cierta la exactitud de la existencia de la mercancía que se encuentra disponible, evidentemente es inaudito para la facturación decir que el inventario de mercancía se encuentra actualizado. Tomando en cuenta que los conteos de inventario son manuales y no con un sistema automatizado con la ayuda de un lente óptico que sea más eficaz y sustentable a la hora de mantener constantemente un inventario vigente y confiable. En lo concerniente al Departamento de Cobranzas, debe llegarle la nota de crédito, la cual le da rebaja a la factura, y a su vez es el único respaldo de la referente rebaja, ya que la copia de la nota de devolución proveniente del almacén, por lo general no llega, o llega con poca frecuencia, entorpeciendo que la rebaja sea soportada, tanto como por facturación, como por el mismo almacén, dándole menos exactitud y credibilidad. Por lo que nuevamente se evidencia por otro departamento la falta de verificación, incumpliendo lo establecido. Y la falta de colaboración por parte del almacén para que se realicen las notas de créditos de forma óptima. El factor interno más constante, que dificulta el cobro oportuno de las facturas de ventas, es el retardo en realización de la nota de crédito por errores en el envío de la mercancía. Esta información suministrada, nuevamente avala lo que anteriormente se ha venido analizando, que por la falta de verificación de la mercancía devuelta, se ve afecta el proceso de generación de las Notas de Crédito, y a su vez en el cobro oportuno de la factura, por lo que una vez más se evidencia que no se cumple lo establecido en el control interno de inventario con respecto a este punto. La empresa habitualmente realiza la mayor parte de sus ventas a crédito, y la fecha del cobro de las mismas en su mayoría de las veces es en 109 la fecha de recepción y validación de mercancías por el cliente o la fecha de recepción de la factura, por lo que el retraso en el envío de la mercancía no favorece la gestión de cobranzas. En lo que respecta al departamento de contabilidad y de acuerdo a lo establecido en el control interno de inventario de mercancía, todas las operaciones económicas que realiza la entidad deben registrarse en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas. Sin embargo, en cuanto a la obtención, manejo y custodia de los documentos e información que ampara las entradas y salidas del inventario según el departamento de contabilidad no se cumple cabalmente esta normativa, ya que por un lado los soportes que avalan la recepción por concepto de compra de mercancía si se mantiene una información que ampara dichos movimientos , sin embargo el soporte de entrada de la mercancía por concepto de devoluciones y despachos de mercancía no necesariamente cumple con dicho soporto, ocasionando diferencias de inventario y evidenciando falta control en las entradas y salidas de mercancía en cuanto a su verificación. Seguido de lo anteriormente planteado, se puede evidenciar que por falta de soportes, no se puede sustentar con información segura que los registros de las operaciones dentro del almacén, se registran de manera oportuna. Sumando a esto el Departamento de Contabilidad posiblemente registra ajustes por diferencias de mercancía al final de cada cierre anual y añadido a la falta de soportes para el sustento de las operaciones realizadas, afecta de manera negativa a que no se puede reflejar de manera razonable el saldo contable de la cuenta de existencias. Asimismo, al efecto financiero que se puede producir estos ajustes contables en los estados financieros. 110 Finalmente de acuerdo a los factores que inciden en el control interno de inventario, se analizó el ambiente de control. Sobre lo relacionado al capital humano de la empresa, si se encuentran en conocimiento sobre los controles que regulan los procesos que se realizan dentro de la entidad, favoreciendo a este componente humano, ya que asumirá un papel protagónico en el propósito de lograr que la empresa marche a la perfección en todos sus aspectos, sumado a que estos procesos se encuentran orientados al logro de los objetivos que persigue la empresa. En lo concerniente a la revisión, análisis y adecuación de los procesos en general, debe ser un proceso continuo, pero en la entidad no se ha realizado recientemente esta evaluación. Por lo tanto, no hay una adecuación de correcciones o replanteo de los procedimientos que pudieran determinarse en un momento dado si tales actividades se están ejecutando de una forma correcta y adecuada que redundaran en un beneficio de la misma en la medida que se logra mayor eficiencia y eficacia en las labores realizadas. La comunicación debe estar presente en cada una de las actividades y de las etapas de los procesos internos de toda organización, siendo el mecanismo por el cual la empresa trasmite sus lineamientos sobre los cuales también está fundamentada la estructura de la organización, en la entidad actualmente no hay inducciones de los nuevos conocimientos y las nuevas técnicas en el desarrollo de las actividades de la empresa, lo cual no permite al empleado a estar actualizado por falta de una comunicación constante. Unido a lo anterior es de suma importancia identificar las características necesarias que debe tener el empleado, ya que este debe tener plena capacidad respectiva a experiencia, conocimientos, habilidades y destrezas las cuales va a desarrollar en las tareas necesarias con la mayor efectividad y eficacia, dicho esto se puede decir que el la empresa no cuenta en su 111 totalidad con un equipo de trabajo que reúna todos los requisitos que van en pro con los objetivos de la entidad. CAPÍTULO V PROPUESTA DE LAS ESTRATEGIAS GERENCIALES PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN DEL CONTROL DE INVENTARIO DE LA EMPRESA DISTRIBUIDORA NUBECITAS, C.A. En base a la investigación realizada y la información recabada a través de los instrumentos, se procederá a presentar las estrategias gerenciales que le permitirán a la empresa Distribuidora Nubecitas, C.A. evaluar las mismas, para llevar a cabo su ejecución y desarrollo, de esta forma se determinará su situación actual en la que se encuentra considerando la gestión del control de inventario. Relacionado a ello, la administración del inventario es un punto determinante en el manejo estratégico de toda organización para aumentar la productividad con respecto a la mercancía terminada. Lo que conlleva a la gestión de inventario como objetivo principal, reducir al mínimo posible los niveles de existencia y asegurar la disponibilidad de existencia de producto terminado en el momento justo. Las tareas correspondientes a la administración del inventario se relacionan con la determinación de los métodos empleados en sus registros, la determinación de los puntos de rotación, su forma de clasificación y el método de reinventario determinado por los métodos de control. 112 En la práctica el control del inventario abarca diversos aspectos, incluidos la gestión del inventario mencionada anteriormente, el registro de cantidades como ubicación de artículos, pero también la optimización del suministro. Por ello, este estudio de investigación se enfocará en aplicar estrategias gerenciales para optimizar el inventario, en la que el objetivo principal es maximizar el resultado financiero del inventario para la compañía. Dentro de la empresa Distribuidora Nubecitas, C.A. en su proceso de gestión de inventario se encuentran ciertas fallas que acarrean con ellas varias consecuencias, ocasionando así mismo retrasos en los procesos y debilidades en el mismo hasta la venta final de la mercancía. Entre sus debilidades tenemos demora en el ingreso de importaciones por la falta de divisas, por la situación actual del país que no favorece a los negocios comerciales que trabajan con productos terminados o materia prima proveniente de otros países para la debida distribución en nuestro país, satisfaciendo las necesidades y demandas de la clientela existente. Por lo tanto se debería analizar los recursos con los que se cuentan y tener en consideración un stock de inventario mayor al de la demanda constante para prevenir la escasez o ausencia de mercancía a la hora de vender. Aplicar planes de acción por parte de los gerentes y analistas para la apertura de tomas de decisiones en relación a la situación. Por otra parte, existe deficiencia en el diseño del programa administrativo de Profit Plus que ocasiona retrasos y limitaciones en la interrelación de los Departamentos donde ciertos módulos están restringidos para su uso diario, por lo tanto, se debería aplicar y automatizar un nuevo diseño de procesos de inventario, donde todos los Departamentos estén interrelacionados y retroalimentados entre sí, graficado anteriormente, sin 113 limitaciones o restricciones para una mayor productividad en los procesos obteniendo una data confiable y actual de la gestión del control de inventario. A continuación se presenta un esquema de cómo debería funcionar e interconectarse las diferentes áreas involucradas en la gestión del inventario: Cuadro N°30 Interrelación de Departamentos COMPRAS <−−−−−−−−−−−−−−−−−> VENTAS INVENTARIO FACTURACIÓN CONTABILIDAD Fuente: Barrera (2014). Por otra parte, hay ausencia de un sistema automatizado para agilizar el proceso y control de inventario, esta opción es de gran utilidad se debería implementar dentro de la empresa porque ésta facilitaría la carga de mercancía existente en el almacén al sistema antes mencionado, simplemente con una pistola óptica que lea los códigos de barra y se alimentaría automáticamente, evitando errores manuales o de distracción por parte de los trabajadores del almacén. Presencia de una mala distribución dentro del espacio físico en el almacén, se debería organizar la mercancía en el almacén más cercano a la salida de la misma así como también ubicar las paletas de los libros con un sistema de logística que favorezca la rotación de éstos a la hora de realizar 114 inventario y la salida de los mismos, obteniendo mayores espacios de desarrollo de actividades. Por otro lado, ausencia de la clasificación de los diferentes tipos de libros, se debería implementar un nuevo sistema de clasificación del inventario, donde los productos posean su respectiva identificación detallada por tipo de estudio o niveles educativos y tipos de materias, para que los empleados del almacén a la hora de hacer un pedido tengan ganancia de tiempo en el proceso y eficacia de la entrega al cliente. Deficiencia y poco personal en el área de depósitos o almacén así mismo los Departamentos involucrados en el proceso de inventario durante épocas altas, convendría contratar personal y capacitarlo a sus respectivas áreas y actividades de trabajo resultando más llevadero el proceso de inventario obteniendo ganancia de tiempo, productividad y buenos resultados con el cliente. Por otra parte, la poca adquisición de los recursos necesarios como maquinarias para el proceso de almacenamiento y distribución de los libros, correspondería nueva adquisición de equipos especiales a dichas actividades por el rendimiento de distribución del inventario. La falta de un sistema de seguridad tecnológico que ayude al control del inventario, se debería implementar y ajustaría a la integración de nueva tecnología al almacén para prevenir pérdidas, robos, mal uso, y errores de mercancía y procesos dentro de las actividades establecidas en la gestión del control de inventario. Falta y escasez de personal de mantenimiento para las maquinarias existentes y rotación del inventario, lo que se debería incluir o contratar 115 periódicamente nuevo personal especializado en dicho mantenimiento de maquinarias, obteniendo así un amplio tiempo de vida útil de las máquinas. Inexistencia de la automatización de los procesos de inventario, convendría pues la aplicación de actualizaciones tecnológicas a través de computadoras especializadas ligadas al proceso de inventario llevando así a que dicho proceso sea más eficiente y menos engorroso en su actualización. 5.1 Análisis DOFA Cuadro N° Matriz DOFA DEBILIDADES 1. Deficiencia en los formatos físicos de la mercancía para hacer los pedidos. OPORTUNIDADES 1. Planes de acción por parte de los Gerentes, apertura de procesos para la toma de decisiones. 2. Deficiencia en el diseño del programa administrativo de Profit Plus que origina retrasos y limitaciones en la interrelación de departamentos. 2. Un solo competidor en el mercado de la misma rama económica (Editorial Santillana). 3. Ausencia de un sistema automatizado para agilizar el proceso y el control de inventario. 3. Demanda creciente en el área de Educación Primaria y Secundaria. 4. Mala distribución dentro del espacio físico en el almacén. 4. Centros de distribución a nivel nacional 5. Ausencia de clasificación de los diferentes tipos de libros. 5. Apertura de nuevos sistemas de clasificación de inventario. 6. Poco personal en el área de depósito o almacén y departamentos involucrados en el proceso de inventario durante épocas altas. 7. Poca adquisición de recursos necesarios como maquinarias para el proceso de almacenamiento y distribución de los libros. 8. Falta de un sistema de seguridad tecnológico que ayude al control de inventario. 6. Contratación y capacitación de personal para las épocas altas. 7. Actualización y adquisición de nuevos equipos para el proceso de almacenamiento de inventario. 8. Integración de nueva tecnología. 116 9. Falta de personal de mantenimiento para las maquinarias existentes y rotación del inventario. 9. Inclusión de personal especializado para el mantenimiento de las maquinarias 10. Inexistencia de automatización de los procesos de Inventario. 10. Actualización tecnológica para el proceso de inventario. FORTALEZAS AMENAZAS 1. Gerencia y Analistas aseguran niveles óptimos de inventario. 1. Incremento de solicitudes rechazadas en otorgamiento de divisas. 2. El sistema de Profit Plus permite mejoras y/o modificaciones dentro de los módulos e interrelaciones entre Departamentos. 2. Retrasos en el otorgamiento de divisas por parte del Gobierno. 3. Informes actualizados para el proceso de inventario. 3. Constantes cambios en las leyes y reglamentos de la Educación Básica por parte del Gobierno. 4. Clasificación adecuada del inventario por consumo en relación con entrada y salida 4. El Gobierno Nacional como proveedor de libros actualmente. 5. Conocimiento de ubicación de los libros por parte de personal de años. 5. Extravíos o mezclas de mercancía por no clasificarlos correctamente. 6. Personal capacitado y calificado para el manejo del inventario. 6. Retrasos del proceso de despacho y quejas de clientes por la escasez de personal en temporadas. 7. Alquiler de maquinarias en épocas altas. 7. Lentitud para el proceso de gestión de inventario y poca productividad. 8. Continua búsqueda de sistemas de seguridad tecnológicos. 8. Pérdidas de mercancía y poco control de inventario. 9. Mantenimiento periódico de maquinarias con personal contratado. 9. Daños y deterioro en maquinarias e inventario. 10. Informes actualizados de inventario manualmente cada mes. 10. Retrasos y estancamiento en tecnología y actualizaciones para la eficacia del proceso de inventario. 5.2 Estrategias FO, FA, DA y DO. La Matriz DOFA: Permite al desarrollo de cuatro tipos de estrategias: 117 - La Estrategia FO: Se basa en el contraponer las fortalezas internas de la organización vs las oportunidades externas, con el propósito de aprovecharlas a su máxima expresión. Este tipo de estrategia es la más recomendada ya que se aprovechan las fortalezas internas de la organización a través de la utilización de las capacidades positivas propias, para ofrecimiento de una mejor calidad de servicio. - La Estrategia FA: Busca minimizar el impacto de las amenazas del entorno, valiéndose de las fortalezas internas; lo cual no implica que siempre se deba afrontar las amenazas del entorno de una forma directa, a veces puede resultar contraproducente para la organización. - La Estrategia DA: Su propósito es disminuir las debilidades y neutralizar las amenazas, a través de acciones de carácter defensivo. Generalmente es utilizada en situaciones de alto riesgo y con un nivel de defensa muy bajo; debido a esto, esta estrategia va dirigida a la sobrevivencia a un cambio estructural y organizacional. - La Estrategia DO: Su objetivo es mejorar las debilidades internas, tomando ventaja sobre las oportunidades externas; podría resumirse como invertir recursos para desarrollar el área deficiente y así poder aprovechar la oportunidad. Tomando en cuenta lo antes expuesto, se considera relevante la aplicación de dichas estrategias, a continuación se desarrollan las mismas: Estrategia DO: -Actualmente la empresa Distribuidora Nubecitas, C.A cuenta con un sistema administrativo, Profit Plus si bien los módulos existentes tienen un buen funcionamiento, éstos no se interconectan eficazmente entre Departamentos, 118 lo que conlleva a que la empresa deba acometer una adaptación y automatización de un nuevo diseño de proceso de inventario entre Departamentos que genere una óptima relación entre éstos generando información confiable y actualizada. Estrategia FO: -La empresa posee un sistema automatizado entre compra, venta e inventario con informes actualizados dentro del cálculo y existencia del mismo, pero no existe propiamente la conexión entre distintos módulos y se realiza la carga de inventario manualmente en cada uno de los módulos, se mejoraría con la compra e integración de un sistema automatizado (integración en Profit Plus) aplicando herramientas que me permitan tener ubicación, cantidad, niveles educativos y temas, para un mayor y exacto control del inventario, como también la prontitud del proceso de gestión de inventario para la carga de la data al sistema pudiéndose hacer a través de un código de barras. Estrategia DO: -Dicha organización tiene escasez de maquinarias de montacargas lo que los obliga a alquilar en temporadas altas las mismas, esta situación se pudiera solucionar con la compra y adquisición de nuevos equipos y maquinarias para agilizar su distribución dentro del almacén. Estrategia DO: -Dentro de la empresa no hay un sistema tecnológico de seguridad en el almacén o depósito donde se encuentra la mercancía conllevando a pérdidas 119 de ésta, dicha situación se mejoraría con la compra y aplicación de un sistema de circuito cerrado de tv para un mayor control de las actividades que se realizan en el almacén y monitoreo de todos los procesos existentes dentro de éste. Estrategia DO: -Ausencia dentro del almacén de la clasificación de los diferentes tipos de libros, se mejoraría con la compra y apertura de nuevos sistemas de clasificación de inventario por su tema y nivel de educación. 5.3 Propuesta La orientación de las propuestas ya mencionada anteriormente dentro de las estrategias, están dirigidas a nivel operativo que permitan una planificación gerencial que genere la optimización de recursos para la gestión del control de inventario por parte de la empresa Distribuidora Nubecitas,C.A. para hacer frente a la problemática estudiada. Esto va a permitir el desarrollo de disposiciones para el mejoramiento y calidad de los procesos de la gestión del control de inventario y toda su logística. Logrando así que la clientela y nuevos compradores queden contentos y satisfechos con el servicio eficiente y mercancía de calidad ofrecidos. 5.4 Costos de la Propuesta 120 -Adaptar, rediseñar y automatizar un nuevo diseño de proceso de inventario dentro del sistema administrativo de Profit Plus, para obtener la debida interrelación entre los Departamentos involucrados y relacionados en el proceso de gestión de inventario, generando una óptima comunicación entre éstos, brindando información confiable y actualizada. Dentro de esta propuesta el factor a considerar es un ingeniero en sistema capacitado para la instalación del nuevo diseño del proceso de inventario dentro del sistema, ya que dicho diseño sería parte de la solución del problema planteado. Es decir, se interrelacionarían todos los Departamentos entre sí sin ningún tipo de restricciones ni limitaciones, evitando data incompleta; se mantendrían actualizadas las datas de cada uno de los Departamentos y a su vez existe una interrelación entre ellos ofreciendo eficacia a la hora de solicitar algún tipo de información fehaciente, teniendo la flexibilidad de hacer los reajustes necesarios responsabilizando las actividades correspondientes a cada uno de los Departamentos, aportando mayor agilidad de los procesos relacionados al control de inventario. Cuadro N° 32 Costo Primera Estrategia Estrategias Factores a Considerar Cantidades Sub-Total Bs.F TOTAL Bs.F Adaptar, rediseñar y automatizar el proceso de inventario dentro del sistema administrativo de Profit Plus. Ingeniero en Sistema 1 460 Bs.F por hora (60 horas) 27.600,00 Fuente: Barrera (2014). -Compra y adquisición de nuevos equipos y maquinarias para agilizar la distribución y organización del inventario dentro del almacén. Dentro de esta propuesta se considera como mejor opción la compra de un montacargas manual de tras paletas de 3000 kg, para las épocas altas de movimiento y 121 ventas de mercancía logrando una mejor distribución de los libros y la rotación de inventario, un factor a considerar es que el personal de almacén consta con las capacidades y conocimientos para el manejo de dicha maquinaria. Por lo que se resolverían los retrasos en las temporadas altas en la distribución, rotación y organización de los libros de acuerdo a la mayor salida en ventas. Cuadro N° 33 Costo Segunda Estrategia Estrategias Factores a Considerar Cantidades Sub-Total Bs.F TOTAL Bs.F Comprar y adquirir un nuevo montacargas manual de tras paletas de 3000 kg. Personal ya capacitado 1 25.000,00 25.000,00 Fuente. Barrera (2014) -Compra y aplicación de un sistema de circuito cerrado de tv para un mayor control de las actividades que se realizan en el almacén y monitoreo de todos los procesos existentes dentro de éste. El sistema requerido para la optimización de la gestión del inventario dentro del almacén, serían 2 kit de 8 cámaras de seguridad 700 tvl dvr 8 canales hddd 320 gb para cada almacén de inventario de mercancías. Factores a considerar, dicho sistema debe ser instalado por un especialista y este sistema es sólo para el monitoreo dentro del almacén que será supervisado por el Jefe de Almacén y los Gerentes relacionados al mismo. Esto ayudará al análisis y noción de las causas de situaciones como: libros extraviados, dañados, rendimiento del personal dentro del almacén con respecto a sus actividades asignadas, en conclusión, un monitoreo detallado del ambiente existente en el almacén de mercancías para su conservación y custodia. 122 Cuadro N° 34 Costo Tercera Estrategia Estrategias Comprar y aplicar un sistema de circuito cerrado de tv (cámaras de seguridad) dentro del almacén. Factores a Considerar Cantidades Sub-Total Bs.F Kit de 8 cámaras 2 27.280,00 Especialista en instalación 1 450,00 por punto (16 puntos) TOTAL Bs.F 61.760,00 Fuente: Barrera (2014). -Compra y apertura de nuevos sistemas de clasificación de inventario por su tema y nivel de educación, para una pronta ubicación de los libros de texto con relación a sus características; lo que facilita y agiliza su pronta ubicación. Factores a considerar: carteles de plástico personalizados y autoadhesivos, lo que implica su propia aplicación. Lo que se consigue es un proceso mucho más ordenado, sencillo y práctico a la hora de hacer pedidos, su pronta elaboración y satisfacción del cliente por el ahorro de tiempo al despachar dicha mercancía solicitada. Cuadro N°35 Costo Cuarta Estrategia Estrategias Factores a Considerar Cantidades Sub-Total Bs.F TOTAL Bs.F Comprar y aperturar nuevos sistemas de clasificación de inventario. Carteles personalizados autoadhesivos 30 300,00 9.000,00 Fuente: Barrera (2014). -Compra e integración de un sistema automatizado (integración en Profit Plus) aplicando herramientas tecnológicas que me permitan tener ubicación, cantidad, niveles educativos y temas, para un mayor y exacto control del inventario, como también la prontitud del proceso de gestión de inventario 123 para la carga de la data al sistema pudiéndose hacer a través de un código de barras. Factores a considerar: compra de etiquetas de códigos de barra, pistolas lectoras de códigos de barra, programación de instalación incluida. Con ello se logra un proceso eficaz del inventario, conocimiento de data con pocas probabilidades en errores dentro del sistema contra físico, acceso rápido y fácil, evitando procesos engorrosos que se hacen manualmente. Cuadro N° 36 Costo Quinta Estrategia Estrategias Comprar e integrar un sistema automatizado (herramientas para el proceso de inventario) Factores a Considerar Cantidades Sub-Total Bs.F Etiquetas de códigos de barra 5 cajas (200 hojas, 80 etiquetas por hoja) 2.860,00 5 3.000,00 Pistola lectora óptica para códigos de barra TOTAL Bs.F 29.300,00 Fuente: Barrera (2014). 5.5 Cuadro de Costos Totales (Cuadro N° 37) Estrategias Factores a Considerar Cantidades Sub-Total Bs.F TOTAL Bs.F Adaptar, rediseñar y automatizar el proceso de inventario dentro del sistema administrativo de Profit Plus. Ingeniero en Sistema 1 460 Bs.F por hora (60 horas) 27.600,00 1 25.000,00 25.000,00 2 27.280,00 450,00 por punto (16 puntos) 61.760,00 1 30 300,00 9.000,00 Compra y adquisición de un nuevo Personal ya montacargas manual capacitado de tras paletas de 3000 kg Kit de 8 Comprar y aplicar un cámaras sistema de circuito cerrado de tv (cámaras Especialista en de seguridad) dentro instalación del almacén. Comprar y aperturar nuevos sistemas de clasificación de Carteles personalizados autoadhesivos 124 inventario. Comprar e integrar un sistema automatizado (herramientas para el proceso de inventario) Etiquetas de códigos de barra 5 cajas (200 hojas, 80 etiquetas por hoja) 2.860,00 5 3.000,00 Pistola lectora óptica para códigos de barra 29.300,00 TOTAL= 152.660,00 Fuente: Barrera (2014) De acuerdo a datos suministrados por la empresa Distribuidora Nubecitas, C.A. las ventas totales para el año 2012 alcanzaron un monto de 84.748.565,00 BsF y para el año 2013 un monto total de 124.580.390,00 BsF. Adicionalmente la empresa tiene un 0,79% en promedio de pérdidas sobre las ventas del inventario por concepto de extravío de mercancía y un 0,04% en promedio sobre las ventas por otras causas. Y devoluciones de mercancía en promedio sobre las ventas de un 4,6%. 5.6 Plan de Ejecución de las Estrategias por Etapas-Tiempo. Para que cada una de las estrategias planteadas anteriormente se lleve a cabo de manera óptima, eficiente y organizada se establece un lapso de tiempo para su ejecución de acuerdo a las necesidades pertinentes de la empresa. El tiempo por su parte, juega un papel fundamental para percibir con rapidez los resultados que dichas estrategias acarrearán consigo para el mejoramiento del control interno del inventario, evitando así, cifras altas en relación a pérdidas de libros y extravíos de los mismos. Gráfico N° 29 Lapso de Tiempo de las Estrategias 125 03/11/14 03/11/14 21/11/14 Adaptación sistema de Inventario 15 Días 07/11/14 Compra circuito cerrado de TV 5 Días 10/11/14 21/11/14 Instalación circuito cerrado 10 Días 24/11/14 19/11/14 25/11/14 Compra Clasificador de Inventario 2 Días 24/11/14 24/11/14 Adquisición Montecarga 25/11/14 4 Días Comprar lector de código de barras 2 Días 26/11/14 06/01/14 Etiquetas 30 Días Fuente: Barrera (2014). Cuadro N° 38 Información de Ventas de la Empresa DISTRIBUIDORA NUBECITAS, CA Expresado en Bs Corriente 2012 2013 Ventas 84.748.565,00 124.580.390,00 Devoluciones/ Ventas 669.952,00 984.185,00 Pérdidas por extravío/ Ventas 33.900,00 49.832,00 Fuente: Distribuidora Nubecitas, C.A. Como se mencionó anteriormente, las fallas presentes dentro de la empresa son por varias causantes entre ellas: deficiencia en el diseño del programa administrativo de Profit Plus por sus limitantes en la interrelación entre los Departamentos involucrados al inventario, especialmente CompraVenta-Inventario-Facturación; ausencia de un sistema automatizado para agilizar el proceso y control de inventario alimentando directamente la data en sistema con el físico existente; mala distribución del espacio físico para la buena organización de la mercancía dentro del almacén; ausencia de clasificación de los diversos tipos de libros; poco personal capacitado en temporadas altas en las áreas involucradas al inventario; poca adquisición de 126 recursos y herramientas tecnológicas para el procesos de la gestión del control de inventario; escasez de maquinarias acordes a la organización y distribución del inventario. Dichas fallas por devoluciones tienen un costo oculto en cuanto a pago de flete, horas del personal que baja y sube del camión y seguridad de los libros estos factores no tienen índices de costos; en cuanto a las fallas se acarrearán aplicando estrategias particulares a las mismas, con un costo total de Bs.90.900,00. Si lo comparamos con el monto de las devoluciones en el cuadro anterior podemos observar que se justifica con creces la aplicación de ya que en el año 2012 hubo un monto por concepto de devoluciones de Bs. 669.952,00 y en el año 2013 de Bs. 984.185,00. Para solucionar el tema de extravíos de mercancía en el depósito se aplicaría un sistema de circuito cerrado de cámaras de seguridad dentro del almacén que tiene un costo total de Bs.61.760,00 si lo comparamos con el monto de los extravíos de mercancía se evidencia que es de gran beneficio su aplicación para reducir dichos montos, así tenemos que para el año 2102 las perdidas por extravío de mercancía alcanzaron a Bs.33.900 y para el año 2013 Bs.49.832, esto nos muestra que están vienen ascendiendo y un sistema como el propuesto ayudaría a disminuir sustancialmente este tipo de perdidas Dichas estrategias acarrean un Costo Total de 152.660,00 Bs. Lo que indica que se podrían aplicar de manera inmediata para obtener resultados positivos en cada una de las fallas mencionadas anteriormente, porque dicho costo es mínimo en comparación al monto de las pérdidas por extravío y devoluciones de mercancía. Para plantear escenarios de las posibles soluciones, se proyectaron las ventas, las devoluciones y las pérdidas de acuerdo a sus tendencias para los siguientes dos años. Tal como se puede observar en el siguiente cuadro: 127 Cuadro N°39 Proyección de Ventas, Pérdidas y Devoluciones DISTRIBUIDORA NUBECITAS,C.A Expresado en Bs Corriente AÑOS 2012 2013 2014 2015 VENTAS 84.748.565 124.580.390 183.055.413 268.976.132 PÉRDIDAS 33.900 49.832 73.252 107.668 DEVOLUCIONES 669.952 984.185 1.445.805 2.123.888 Fuente: Barrera (2014). Gráfico N° 30 Proyección de las Ventas 2014-2015 Esto arrojó una tendencia exponencial con un crecimiento anual superior al 46% en todos los casos, sin embargo, las pérdidas por extravío tienen una tendencia a crecer más rápido. Como podemos observar a continuación en el cuadro N°40 la tendencia de las pérdidas por extravío es a 128 mantenerse constantes, mientras que las devoluciones han sufrido una pequeña disminución con respecto a las ventas. Cuadro N°40: Pérdidas y Devoluciones expresado en Porcentaje DISTRIBUIDORA NUBECITAS,C.A Expresado en % AÑOS 2012 2013 2014 2015 PÉRDIDAS O,04 O,04 0,04 0,04 DEVOLUCIONES 0,79 0,78 0,78 0,78 Fuente: Barrera (2014). De acuerdo a la información otorgada a la empresa en relación a las ventas, se observa una tendencia a aumentar dichas ventas en los períodos 2014-2015 y a su vez, la tendencia será el crecimiento de las pérdidas y extravíos de libros. Lo que se considera, que al aplicar las estrategias gerenciales como propuesta para disminuir esta problemática existente, las pérdidas por extravío para el año 2014 bajarán en un 10%, mientras que para el año 2015 las pérdidas disminuirán en un 60% ya que la aplicación de un circuito cerrado de cámaras proporcionará mayor información con respecto a la situación que se desarrolla en el almacén con los libros de parte de los trabajadores que allí se encuentran. A continuación se muestra detalladamente la proyección de las pérdidas por extravío de los libros, obteniendo gran mejoras: Gráfico N° 31 Proyección de Reducción de Pérdidas 129 Fuente: Barrera (2014). En un segundo escenario en relación a las devoluciones de libros, en el año 2014 se refleja una disminución del 10% y en el año 2015 de un 60% en relación a las ventas, con la aplicación y adaptación de un sistema de inventario donde se interrelacionen los Departamentos involucrados al inventario, la aplicación de clasificadores de libros, adquisición de la pistola lectora y etiquetas de códigos de barra para el producto, considerando las principales estrategias gerenciales a llevar a cabo para obtener óptimos resultados con respecto a disminuir las problemáticas y obtener más ganancias. Se mantienen los porcentajes de disminución tanto para las pérdidas por extravío como para las devoluciones en los años 2014-2015. A continuación se muestra la gráfica de la reducción de las devoluciones: Gráfico N° 32 Proyección de Reducción de Devoluciones 130 Fuente: Barrera (2014) CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES En esta sección del trabajo, se presentaran las conclusiones y recomendaciones a las cuales llegó el autor luego de haber desarrollado la investigación, esto con la finalidad de poder dar respuesta a cada uno de los objetivos planteados. 6.1 Conclusiones Con respecto a la situación actual de la empresa Distribuidora Nubecitas, C.A se evidenció y determinó, que gran parte de los procesos dentro del almacén se llevan de manera inadecuada, lo que genera ineficiencia en todo el resto de sus operaciones, ya que todas las funciones del almacén deben estar coordinadas para una óptima gestión. Por falta de 131 custodia y monitoreo del inventario de mercancía, se incrementa la probabilidad de robos, usos no autorizados, daños y deterioros haciendo referencia a la ausencia de un sistema de seguridad de cámaras para la supervisión del almacén y funciones de los empleados. Por lo general, el no tener la mercancía en óptimas condiciones, genera retrasos en el envío de la mercancía, lo que acarrea poca productividad operativa, siendo este el aspecto más importante para la realización de sus actividades comerciales. Este conjunto de fallas, se consideran perjudiciales a nivel contable, ya que se evidencia la pérdida del control del inventario como activo y siendo éste el que representa la cifra más alta en cuanto a los Activos Circulantes, desfavoreciendo la obtención de utilidad, impidiendo que el negocio crezca en productividad y por ende en rentabilidad. De acuerdo a lo anteriormente planteado y con la evaluación realizada a los departamentos de facturación, cobranzas y contabilidad en base a las funciones que se ven relacionadas con el almacén se evidenció que las actividades realizadas dentro del mismo no cumplen con lo establecido en el control interno de inventario de mercancía. Esto se justifica por el alto índice de notas de crédito que son generadas por concepto de devoluciones de la mercancía vendida, que son ocasionadas por la gran cantidad de fallas dentro de los procesos llevados a cabo en el almacén, empezando por una incorrecta e inoportuna ubicación de la mercancía en el momento de su recepción (infraestructura desfavorable, pocas maquinarias y falta de clasificación de la mercancía), lo que genera desorden que conlleva a los errores en la preparación de los pedidos y posterior envío de la mercancía, por lo que se imputa que es debido a faltas y descuidos en el proceso de distribución y almacenamiento de la mercancía. 132 Por último, el incumplimiento de lo establecido en el control interno del inventario de mercancía, es debido a la inexactitud de establecer una estrecha relación entre un adecuado ambiente de control y los objetivos establecidos interrelaciones en los Departamentos involucrados, esto con la intención de promover el logro razonable de las metas vinculadas, en este caso, al logro de la eficacia de las actividades dentro del almacén. Esto se resume a que, recientemente no se han revisado los sistemas establecidos, para asegurar el cumplimiento de aquellas políticas, planes, procedimientos, leyes y regulaciones que pudieran tener un impacto significativo en las operaciones y en los informes, y determinar si la organización los está cumpliendo. Dentro de las estrategias gerenciales propuestas, para optimizar la gestión del control de inventario de la empresa Distribuidora Nubecitas, C.A. están: Adaptar, rediseñar y automatizar el proceso de inventario dentro del sistema administrativo de Profit Plus, con un costo de 27.600,00 BsF. lo que beneficiaría a los departamentos involucrados con el inventario, para manejar información fehaciente de acuerdo a los módulos modificados y mejorados para que no hayan limitantes en su interrelación. La compra y adquisición de un nuevo montacargas manual, beneficiaría la situación de retrasos de almacenamiento y salida de la mercancía en el almacén así como su distribución en los estantes de acuerdo a su clasificación, con un costo de 25.000,00 BsF, estos procesos se llevarían de manera más eficiente ganando tiempo, aceptación del cliente y vida útil de las demás maquinarias. Compra y aplicación de un sistema de circuito cerrado de cámaras de seguridad dentro del almacén, con un costo de 61.760,00 BsF. Para analizar 133 y detectar las fallas en los procesos de inventario como las actividades y tareas llevadas a cabo por los trabajadores en esta área. También se obtendrá la información necesaria para conocer los factores de extravíos y pérdidas de mercancía que ocurre en el almacén y se ahorraría en la contratación de personal de seguridad. La compra y apertura de un nuevo sistema de clasificador visual de mercancía de acuerdo a las características de los libros, con el fin de ubicarlos rápidamente a la hora de su distribución en el almacén como a la hora de hacer pedidos y respectiva venta; se ahorraría tiempo con un costo de 9.000,00 Bs.F. Compra e integración de un sistema automatizado e innovador para alimentar directamente lo que hay en físico de mercancía al sistema administrativo a través de una pistola lectora óptica de códigos de barra que se adhieren a los libros, con un costo de 29.300,00 Bs.F. evitando así errores humanos a la hora de hacer inventarios y obtener información válida a la hora de comparar lo existente en el almacén con el sistema; y se ahorraría en contratación de personal porque los procesos se llevarían eficazmente con estas herramientas. Con la aplicación de estas estrategias gerenciales antes mencionadas se lograría un aumento en la productividad de la empresa. 6.2 Recomendaciones Una vez plasmadas las conclusiones que describen en forma general el trabajo de investigación, es necesario detallar ciertas recomendaciones que deben ser tomadas para optimizar los procesos y mejorar el control 134 interno del inventario de mercancía de la empresa Distribuidora Nubecitas, C.A. Aplicar las estrategias gerenciales propuestas y recomendadas. Realización de inventarios constantes, ya que es una opción que ofrece, un alto grado de control, para que los registros de inventarios se mantengan continuamente actualizados. Evaluaciones al desempeño de los empleados, tomando en cuenta, el grado de cumplimiento en lo que se refiere al control interno de inventario de mercancía establecido. Realizar constantemente, supervisiones a las operaciones y procesos relacionados con las gestiones llevadas a cabo en el almacén, con el fin de asegurarse de que se estén llevando a cabo de forma adecuada y cumpliendo con los planes estipulados, y de que los resultados obtenidos, van acorde con las metas y objetivos establecidos. Analizar las funciones según los puestos de trabajo, para determinar los deberes correspondientes a cada uno, para por naturaleza tener en cuenta, la capacidad y experiencia necesaria para ocupar los puestos en referencia a nuevos ingresos. Capacitar a los nuevos empleados y trabajadores para temporadas altas, con la finalidad, de estar instruidos en referencia a los controles internos establecidos por la directiva, y sobre las normas y pautas que rigen las actividades que realizan, para que estén al tanto lo que deben y lo que no deben hacer, esto favorecerá al cumplimiento de las mismas, es decir esto será una condición favorable para alcanzar con razonable seguridad los objetivos asociados al cumplimiento de las normativas. 135 Contratar persona externa (consultor) que analice y defina mejor el diseño de Profit Plus para poder conectar como debe ser los distintos módulos entre los Departamentos, y que se retroalimenten entre sí. Aplicar planificación estratégica a corto y mediano plazo a nivel integral dentro de la empresa. Aplicar el ISBN (International Standard Book Number) creado en el Reino Unido, es un identificador único para libros, previsto para el uso comercial. Los libros reciben un ISBN compuesto por diez dígitos de longitud y divido en cuatro partes: el código de país o lengua de origen, el editor, el número de artículo y un dígito de control. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS Aldana, C. (2011) Análisis de los procedimientos para la optimización del inventario de materia prima importada de la empresa Unispace equipos S.A, para el segundo semestre 2011 y el primer semestre 2012. Trabajo de Grado de Licenciado en Contaduría Pública. Universidad Alejandro de Humboldt. Arias F. (2004). Proyecto de investigación para su elaboración. Venezuela. Ediciones episteme. Arias F. (2006). El Proyecto de Investigación. Introducción Metodología. Venezuela. 136 Balestrini M. (2002) Como se elabora un proyecto de investigación. (6ta edición.) Venezuela. BL. Consultores Asociados. Balestrini M. (2002). El Proyecto de la Investigación. (6ta Edición.) Venezuela. Editorial Mc Graw. Brito J. (2004) Contabilidad Básica e Intermedia. (7ma edición). Venezuela. 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Disponible: http://books.google.co.ve/books?id=S0HmKycUoAMC&printsec Visitado: Mayo 2014. 138 ANEXOS 139 ANEXO A “FALTA DE CLASIFICACIÓN DE LIBROS EN ALMACÉN” 140 141 ANEXO A-1 “DISEÑO DE FORMATO COMO RESPALDO” 142 143 ANEXO A-2 “ESCASEZ DE MAQUINARIAS” 144 145 ANEXO A-3 “AUSENCIA DE CÁMARAS DE SEGURIDAD” 146 147 ANEXO A-4 “INFRAESTRUCTURA DESFAVORABLE” 148 149 ANEXO A-5 “EXHIBICIÓN DE LOS LIBROS” 150 151 ANEXO B “CUESTIONARIO” 152 CUESTIONARIO 1 ¿El proceso de recepción y verificación de mercancía se basa en el cotejo del documento de entrega, documento de pedido contra la mercancía entrante? SI ( ) NO ( ) 2 ¿Luego de haber recibido y verificado la mercancía se procede al almacenamiento inmediato en espacios específicos? SI ( ) NO ( ) 3 ¿Sabe usted si se realizan actividades de mantenimiento del inventario de mercancía con el fin de conservar sus características físicas? Indique la frecuencia por año. SI ( ) NO ( ) Indique Frecuencia: ____________________________ 4 ¿Se lleva un registro oportuno de los movimientos realizados del inventario de mercancía? SI ( ) NO ( ) 5 ¿Para el registro de los movimientos del inventario de mercancía es necesario tener un soporte físico que sustente la información a registrar? SI ( ) NO ( ) 6 ¿Se realizan conteos periódicos del inventario de mercancía para la verificación de la existencia con los registros contables de la empresa? Indique frecuencia SI ( ) NO ( ) Indique Frecuencia: ________________________________ 153 7 ¿Se efectúan despachos únicamente con base en órdenes sujetas a lo solicitado por el cliente, previamente revisadas y aprobadas? SI ( ) NO ( ) 8 ¿Considera usted que la preparación y despacho de mercancía son organizadas de manera oportuna? SI ( ) NO ( ) 9 ¿Sabe usted si después del envío de mercancía, una copia de la orden de despacho es enviada directamente al departamento de facturación? SI ( ) NO ( ) 10 ¿Cree usted que pueden efectuarse despachos sin ser facturados? SI ( ) NO ( ) 11 ¿Se comparan las facturas contra las órdenes de despacho para verificar que todos los artículos enviados hayan sido facturados? SI ( ) NO ( ) . 12 ¿Recibe constantemente informes de devolución de mercancía, a la cual deba realizarle de forma oportuna su respectiva nota de crédito? SI ( ) NO ( ) 13 ¿Para la realización de las correspondientes notas de crédito se basa en alguna aprobación y soporte? SI ( ) NO ( ) 154 14 ¿Indique el factor más constante que genera devoluciones por lo cual se realizan respectivas notas de crédito? Errores en él envió de mercancía solicitada. (…) Mercancía enviada a cliente la cual no solicito. ( ) Mercancía enviada en mal estado. ( ) Ninguna de las Anteriores. ( ) 15 ¿Considera Usted que se encuentra actualizada la información del inventario de mercancía? SI ( ) NO ( ) 16 ¿Al departamento de cobranzas le llega la nota de crédito y la copia de la nota de devolución del almacén que le den respaldo a la rebaja de la factura por concepto de devolución de mercancía? SI ( ) NO ( ) 17 ¿Indique el factor interno que dificulte el cobro oportuno de la factura? Retardo de realización de notas de crédito por errores en él envió de mercancía solicitada. (…) Retardo de realización de notas de crédito por envió de mercancía enviada en mal estado. ( ) Retardo en la recepción de la mercancía solicitada. ( ) 18 ¿Considera Usted que el despacho de mercancía es realizado de manera oportuna, favoreciendo la gestión de cobranzas? SI ( ) NO ( ) 155 19 ¿Considera Usted segura la obtención, manejo y custodia de los documentos e información que ampara las entradas y salidas del inventario? SI ( ) NO ( ) 20 ¿Existe evidencia de que toda la mercancía se registra, se factura y se despacha de manera oportuna? SI ( ) NO ( ) 21. ¿El departamento de contabilidad mantiene registros de inventarios que se encuentren ajustados según los resultados de los conteos físicos. ? SI ( ) NO ( ) 22 ¿Tiene Ud. conocimiento de los controles que regulan los procesos que se llevan a cabo en la empresa? SI ( ) NO ( ) 23 ¿La Empresa tiene diseñado procesos y procedimientos orientados al cumplimiento de los objetivos de gestión? SI ( ) NO ( ) 24 ¿Considera Ud. que la entidad ha realizado recientemente una revisión, análisis y adecuación de sus procesos para lograr una mayor eficiencia operativa? SI ( ) NO ( ) 25 ¿La organización promueve al personal a estar informado sobre normas establecidas? SI ( ) NO ( ) 26 ¿Considera Usted que la empresa cuenta con el personal calificado en cantidad y experiencia para el cumplimiento de los objetivos? SI ( ) NO ( ) 156 ANEXO C “INSTRUMENTO DE VALIDACIÓN EXPERTO 1” 157 158 ANEXO C-1 “INSTRUMENTO DE VALIDACIÓN EXPERTO 2” 159 160 ANEXO C-2 “INSTRUMENTO DE VALIDACIÓN EXPERTO 3” 161 162