Guía gDoc

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Guía rápida sobre gDoc
I. Traductores y revisores
Para...
Tengo que...
Observaciones
Acceder al programa (Log
in)
Para el personal On-site, hacer doble click
sobre el icono verde gDoc (chrome) o gDoc
(firefox); introducir el nombre de usuario, y
luego la contraseña por defecto: united
(real). Para el personal Off-site, ir a
https://gDoc.un.org. Si no logran entrar,
consultar en la secretaría.
El programa funciona mejor con
Chrome o Firefox.
Para cambiar la contraseña y las
preferencias, cliquear sobre Welcome: User
XXX (que se encuentra en la parte de
arriba, al lado izquierdo del gdoc):
Conviene mantener la contraseña
predeterminada (united). En caso
de que estemos de vacaciones o
hayamos terminado un contrato,
el administrador podrá entrar a
solucionar cualquier tipo de
problema que se pueda haber
presentado.
Configurar el gDoc
En la secretaría se puede obtener
el nombre del usuario.
Luego, cliquear sobre Profile: se abrirá el
cuadro User information, donde podemos
pulsar sobre Change password y proceder.
Para configurar las preferencias, se cliquea
sobre Preferences y se abrirá User
Prefences. Allí se podrán activar los e-mails
y alertas.
Comprobar que la
información de usuario es
la correcta
Cliqueando nuevamente en Welcome/user
XXX, y luego sobre Profile, se podrá
modificar la información del usuario en caso
de cambio de nombre, teléfono, oficina o email. Se recomienda que los temporeros no
hagan ningún cambio sin antes haber
consultado con la secretaría.
Deberá verificarse que la
dirección de correo electrónico
sea correcta. Cada vez que se
cambien las preferencias o la
información del usuario, se
deberá hacer Save antes de cerrar
con Close. Es conveniente pulsar
sobre el botón
el sistema.
Iniciar un trabajo asignado
(traducción)
Ir a Alerts and messages (mitad inferior
de la página) y cliquear sobre la cifra en
azul del mensaje. Luego, cliquear sobre el
botón FileDesk e ir al Inbox. Allí se
descarga el documento haciendo clic sobre
el icono de Word que lleve la indicación
"Standard Submission".
Una vez abierto el documento, el traductor
puede empezar a trabajar. La traducción se
escribirá en un documento creado en Word
con la Macro-Borrador, que se guardará en
la carpeta C/Onu Doc.
Es fundamental leer las "special
instructions" que figuran al lado de los datos
de evaluación y controlar si el "assignment"
está correcto.
para reiniciar
Si el documento que hay que
traducir no se encuentra en
FileDesk, se puede buscar en el
DocBox.
Cuando la signatura no se
encuentre en un trabajo asignado
en Alerts and messages querrá
decir que el programador decidió
suprimir esa tarea al traductor
(normalmente se les avisará
también por teléfono)
Si se desea informar al
programador de cómo marcha el
trabajo asignado, solo se deberá
mover el cursor Work Finished
hasta que refleje el porcentaje
aproximado de tarea que se ha
realizado (no es obligatorio).
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Para...
Tengo que...
Observaciones
Iniciar un trabajo asignado
(revisión)
Ir a Alerts and messages y cliquear sobre el
número de trabajo, que figura en azul en el
mensaje. Pulsar después el botón FileDesk y
dirigirse hacia Uploaded file. El trabajo del
traductor se puede descargar haciendo clic
sobre el icono de Word.
Si el trabajo se revisa a mano, el
revisor tendrá que imprimir el
trabajo del traductor. Al finalizar
la revisión, deberá anotar sobre el
documento la indicación
"cambios a mano". De esta forma,
el personal del pool podrá saber
que se trata de un draft con
cambios manuscritos.
Se puede imprimir la traducción si se va a
revisar a mano; si se revisa en pantalla, se
grabará en el disco C/Onu Doc a través de la
Macro-Borrador.
Textos retomados que no
pasan por Referencias
Control de Documentos carga en el
"FileDesk" una copia con cambios
("Markup"). Suelen indicar en las "Special
Instructions" la signatura del documento en
el que se basa el original. Para encontrar la
referencia en español, copiar la signatura en
la pestaña "Final Documents", en "Home",
y luego hacer clic sobre la lupa:
Se recomienda que, al ir a Final
Documents, los tres recuadros
restantes aparte del de la
signatura ("ODS No.", "search" y
"Recent Documents") estén en
blanco antes de lanzar la
búsqueda.
Al encontrar el documento se cliquea en:
Aparecerán todos los documentos en los
idiomas traducidos:
Referencias
Las referencias siguen estando en el JIP.
Cuando el documento haya sido
referenciado, la copia referenciada estará
cargada en el Inbox del FileDesk (con la
indicación "Reference").
Solo encontraremos en el
FileDesk la copia referenciada
del original. Las referencias
propiamente dichas habrá que
buscarlas en el JIP. Algunos
documentos ya vienen
referenciados con e-Ref.
Autoasignación de un
documento
En Jobs in section, elegir la opción
Unassigned.
Únicamente en casos
excepcionales (turnos de noche,
sobrecarga del programador, etc.)
Hacerlo solo por indicación del
programador
Luego, pulsar sobre la lupa, a la derecha y
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Para...
Tengo que...
Observaciones
cliquear sobre el número de trabajo deseado
que aparece en azul. A la derecha de la
nueva pantalla, en el apartado Assignment
detail, pulsar sobre Assign to me.
Cargar (=entregar) un
trabajo terminado
(traducción y revisión en
pantalla)
Ir a Home, alerts and messages y cliquear
sobre el número de trabajo, que figura en
azul. Ir a FileDesk, cliquear sobre Upload
New File (arriba a la derecha). Pulsar sobre
Browse y buscar el documento en
TRADSPA, hacer doble click y cargarlo.
Después abrir el menú Category y elegir lo
que proceda. (Para traducciones, "translation
Draft", y para autorrevisión y revisión,
"translation revised"). Luego desplegar el
menú Subject y elegir el tema que
corresponda. A continuación, pulsar en
Upload this File.
Por último, deslizar el cursor Work finished
% hasta el final. Pulsar después sobre End.
En el caso de los revisores que revisen en
pantalla, se cargará en gDoc la copia en
limpio (sin track changes) y la revisión con
cambios se mandará por e-mail al traductor
con copia a: [email protected].
Traductores/revisores que
dictan o escriben y revisan
a mano
Dictado: llevar las bandas al pool. El pool
las cargará en el TRADSPA del traductor,
pero no las imprimirá; será el traductor que
se encargue de imprimir el documento según
sus preferencias.
Si hubiera cambios a mano (traductor): el
traductor cargará el draft en gDoc y añadirá
el comentario "cambios a mano". Lo grabará
también en TRADSPA como medida de
precaución.
Si hubiera cambios a mano (revisor): el
revisor no tendrá necesidad de cargar la
traducción, que ya figura en el Uploaded
file del FileDesk. Al finalizarla, deberá
añadir un comentario en el documento
impreso ("cambios a mano").
Introducir un special
assignment o anotar
vacaciones o una baja
Ir a Staff management y cliquear Leave
and Special Assignment(s).
Hacer clic en Add Leaves (arriba a la
derecha) y aparecerá una nueva ventana
(algo difícil de ver) debajo de los filtros.
Cliquear en la flecha para desplegar el menú
y seleccionar lo que corresponda:
Es fundamental deslizar el
cursor hasta el final y pulsar el
botón "End" al acabar; de lo
contrario, el repartidor no sabrá
que el trabajo se ha terminado.
Es necesario grabar el
documento en TRADSPA/...
como medida de precaución
(excepto los off-siters, que
carecen de acceso).
Atención: Cuando un trabajo
tiene partes de traducción y partes
de revision-only (RO), es preciso
cliquear sobre End para cada una
de las tareas asignadas. De lo
contrario, los créditos no se
contabilizarán en su totalidad.
No obstante, solo hay que cargar
el documento una vez, con la
parte de traducción. Es necesario
cerciorarse de que aparecen, bajo
Assignment and tracking, una
Start Date y una End Date por
cada línea de asignación.
Es aconsejable introducir los
datos sobre bajas, vacaciones y
special assignments el mismo día
en que tienen lugar.
Al desaparecer DRITS e IAM, el
traductor deberá encargarse de
verificar que el crédito dado por
evaluación en gDoc coincida con
el crédito asignado. También
conviene que verifiquemos que
estén correctos los datos de las
bajas, vacaciones y Special
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Para...
Tengo que...
Observaciones
Assignments. No se admitirán
más de 8 horas por día de Special
Assignment.
Inmediatamente después, hacer Save (abajo
a la derecha) y cerrar con Close.
Comprobar los datos de
productividad
Conviene verificar siempre los datos de la
productividad. En la página principal del
gdoc, arriba a la derecha, se encuentra la
pestaña "Reports & Statistics". Introducir
las fechas del período que se desee
consultar, y luego cliquear en la lupa.
Aparecerá un cuadro como este:
En la sección en rojo, verificar que en la
columna de Unit figure siempre la palabra
"Word".
Borrar alertas y mensajes
Ir a Home, y en la parte inferior de la
página, marcar la casilla a la izquierda de la
alerta que deseemos borrar y luego pulsar
Delete Selected Alert(s)
Consultar la ayuda en línea
Cliquear sobre el nombre de usuario
(Welcome), Help y luego Online Help
Cerrar el programa (Log
out)
En la página principal (Home), cliquear
sobre Welcome, luego sign out.
Conviene borrarlas
periódicamente. El trabajo hecho
figurará siempre en "Reports &
Statistics"
Es mejor que cerrar pulsando con
el cursor sobre el aspa en la parte
superior derecha.