Instrucciones para llenar el formulario de reclamación de gastos

Instrucciones para llenar el formulario de reclamación de gastos
Formulario de reclamación de gastos de viaje
• Use la política de reembolso de gastos para gobernadores de distrito para llenar el formulario.
• Anote la fecha de la visita/reunión en la primera columna.
• Escriba el código de la reunión en la tercera columna (use la leyenda en la esquina superior derecha del
formulario)
• Las reclamaciones de comida, hotel y transporte que no sean de los Estados Unidos se deberán enviar
en la moneda local.
• Las reclamaciones que no sean en los Estados Unidos, las millas/kilómetros se harán en dólares
estadounidenses y se convertirán en la parte inferior del formulario de reclamación a la moneda local.
• Redondee las millas/kilómetros manejados al número entero más cercano.
• Para las reclamaciones que no sean de los Estados Unidos, escriba la tasa de cambios de LCI que esté
vigente en la fecha en que se envíe la reclamación a la asociación. Use el enlace a la izquierda de la
celda. NOTA: Esto es solo para el envío de formato Excel.
• La firma del Gobernador solamente se requiere (excepto para los Gobernadores en la India) cuando un
representante haya viajado en su nombre, en ese caso el Gobernador y el representante deben firmar.
Reclamación de gastos
Antes del día 20 del mes siguiente al mes del informe, deben remitirse los documentos siguientes a la
oficina internacional:
• Reclamación de gastos de viaje del gobernador de distrito (C-30)
• Se requieren todos los informes de reunión y visita (M-26) del gobernador de distrito
• Incluya los recibos de hotel, comidas y transporte correspondientes.
Estos documentos deben enviarse a:
Lions Clubs International
Departamento Iberoamericano
nd
300 W. 22 Street
Oak Brook, Illinois 60523-8842, EE.UU.
Correo electrónico: [email protected]
Fax: 630-571-1693
Transporte
Si viaja en automóvil, el total de gastos reclamados no puede exceder lo que costaría un pasaje aéreo en
clase económica. Además del kilometraje, pueden incluirse los gastos por túneles, peaje, estacionamiento,
ferry, autobús y tren. Se requieren los recibos de pago. Junto con la reclamación de gastos deben remitirse el
talón/pasaje de avión, itinerario del boleto electrónico junto con el comprobante de pago por medio de tarjeta
de crédito, recibo de la agencia de viajes pagado o copia del cheque cancelado.
Representantes del gobernador de distrito
Solo el primer o segundo vicegobernador de distrito pueden ser autorizados por el gobernador a hacer visitas
en su nombre. El pago a estos representantes se basará en la política de reembolso de gastos para
gobernadores de distrito. Todas las reclamaciones deben estar firmadas por el gobernador y el representante.
Visita del Presidente Internacional o de los Vicepresidentes
Cuando el presidente o vicepresidente internacional actual visite su distrito único o subdistrito, se pagarán
los gastos por asistir a la reunión a la que haya sido invitado. No hay ninguna estipulación para pagar los
gastos del gobernador cuando viaja con los dirigentes internacionales o para la planificación de estas
visitas. Lea la política de reembolso de gastos para Gobernadores de Distrito para obtener más
información. P711 SP – 15/-16