010 Forma de diligenciar libros de registro

MINISTERIO
DEL INTERIOR
DIRECCIÓN GENERAL
DE LA POLICÍA Y
DE LA GUARDIA CIVIL
CUERPO NACIONAL DE POLICÍA
COMISARÍA GENERAL DE
SEGURIDAD CIUDADANA
UNIDAD CENTRAL
DE SEGURIDAD PRIVADA
INFORME UCSP Nº:2009/010
FECHA
07/08/2009
ASUNTO
FORMA DE DILIGENCIAR LOS LIBROS DE REGISTRO
ANTECEDENTES
El presente informe se emite como consecuencia de una consulta efectuada a
la Unidad Central de Seguridad Privada, por parte de una Federación de Seguridad,
relativa a cómo deben diligenciarse los libros registros de contratos.
CONSIDERACIONES
Con carácter previo se participa que los informes o respuestas que emite esta
Unidad tienen un carácter meramente informativo y orientativo -nunca vinculante- para
quien los emite y para quien los solicita, sin que quepa atribuir a los mismos otros
efectos o aplicaciones distintos del mero cumplimiento del deber de servicio a los
ciudadanos.
El Real Decreto 2364/1994, de 9 de diciembre, por el que se aprueba el
Reglamento de Seguridad Privada con las modificaciones introducidas por el Real
Decreto 1123/2001, de 19 de octubre, dedica el artículo 19 a los libros registro que,
obligatoriamente, llevarán las empresas de seguridad, determinando en su punto 2 que
“el formato de los reseñados libros registro se ajustará a las normas que
respectivamente apruebe el Ministerio de Interior, de forma que sea posible su
tratamiento y archivo mecanizado e informatizado”.
En este sentido, el punto 1 del apartado decimoquinto de la Orden Ministerial
de 23 de abril de 1997, por la que se concretan determinados aspectos en materia de
empresas de seguridad, establece que: “Los Libros-Registro generales y específicos
que se establecen en el Reglamento de Seguridad Privada y que deberán llevar las
empresas de seguridad, se ajustarán a los modelos oficiales aprobados por Resolución
de la Secretaría de Estado de Seguridad.
Los asientos o anotaciones podrán ser realizados por procedimientos
informáticos o cualesquiera otros idóneos sobre hojas sueltas o separables, cuya
confección se ajustará a las características de los modelos, y que serán objeto de
encuadernación posterior.
Las hojas de los libros registro o, en su caso, las hojas o soportes que se utilicen
para la formación posterior de aquellos, deberán, con carácter previo al inicio de las
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anotaciones, ser foliadas y selladas. En la primera hoja, la Jefatura Superior de Policía
o Comisaría Provincial o Local y, en su caso, la Policía Autonómica, correspondiente a la
demarcación territorial de la sede social de la empresa o delegaciones de la misma,
asentará la diligencia de habilitación del libro. En la citada diligencia constarán los
siguientes extremos: Fin a que se destina, empresa a la que pertenece, número de folios
de que consta, precepto que cumplimenta la diligencia, y lugar y fecha de la misma,
debiendo estar firmada por el responsable de la respectiva dependencia policial, o
persona en quién delegue.”
Por último, la Resolución de la Secretaría de Estado de 16 de noviembre de
1998, por la que se aprueban los modelos oficiales de los libros registro que se
establecen en el Reglamento de Seguridad Privada, dispone en su punto 3 que: “cuando
los libros registros sean informatizados, deberán atenerse a lo siguiente:
1.- Cumplimentar, respecto al diligenciado previo de las hojas o soportes que se
utilicen para la formación posterior de los libros, lo dispuesto en las Ordenes Ministeriales
que desarrollan dicho Reglamento.
2.- Imprimir diariamente el contenido de los asientos o anotaciones realizados
en las citadas hojas o soportes, salvo que correspondan a los libros de depósitos,
alarmas y armas, en cuyo caso se imprimirán en el momento en que haga la anotación.
3.- Ajustarse en su utilización a lo previsto en la legislación vigente sobre
protección de datos.”
CONCLUSIONES
1.- Los libros-registros, sobre contratos y sobre personal de seguridad, fueron
suprimidos por el Real Decreto 1123/2001, que modificó el Real Decreto
2364/1994 por el que se aprobó el Reglamento de Seguridad Privada.
2.- Las hojas de los libros registros o, en su caso, las hojas o soportes que se
utilicen para la formación posterior de aquéllos, deberán, con carácter previo al
inicio de las anotaciones, ser diligenciadas, foliadas y selladas por la Jefatura
Superior de Policía o Comisaría Provincial o Local y, en su caso, la Policía
Autonómica correspondiente a la demarcación territorial.
3.- Consecuentemente y mientras no se modifique la normativa, aunque los
libros registro estén informatizados, deberán estar soportados en papel y en la
forma legalmente establecida.
UNIDAD CENTRAL DE SEGURIDAD PRIVADA
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MINISTERIO
DEL INTERIOR
DIRECCIÓN GENERAL
DE LA POLICÍA Y DE
LA GUARDIA CIVIL