Instructivo para la preparación de los archivos

INSTRUCTIVO PARA LA PREPARACIÓN
DE ARCHIVOS A REPORTAR EN
MEDIOS MAGNETICOS
SUBDIRECCION DE IMPUESTOS Y RENTAS MUNICIPALES
SANTIAGO DE CALI
2015
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CONTENIDO
Índice
Página
Introducción
1. Creación y configuración de Archivos
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1.1 Crear archivos en Excel
1.2 Revisión y corrección de errores
1.3 Guardar el archivo en formato .CSV (delimitado por comas)
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2. Configuración regional formato tipo texto .CSV
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3. Carga de archivo .CSV para ser validado y generado
en archivo formato comprimido .zip y ser enviado en
forma virtual
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INTRODUCCION
La Subdirección de Impuestos y Rentas Municipales con
el propósito de facilitar el diligenciamiento, entrega y
aceptación de la información a reportar, pondrá a
disposición de los obligados e interesados a partir de la
presentación del año 2015, vigencia 2016, el nuevo
procedimiento para la presentación de la información en
debida forma, la cual deberá ser ENVIADA en forma
virtual a través de la página web www.cali.gov.co en el
banner Impuestos en línea /Presentación Medios
Magnéticos.
Para ello se dispondrá de un validador de la
Información, donde podrá consultar el cumplimiento de
las especificaciones técnicas de los archivos que serán
enviados virtualmente y diligenciar el formato de entrega
para ser radicado en las oficinas correspondientes,
previamente el vencimiento del plazo de entrega.
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1. CREACION Y CONFIGURACION DE ARCHIVOS
1.1. CREAR ARCHIVOS EN EXCEL
Se debe crear una hoja de Excel y definir la estructura de acuerdo a
la obligación a reportar, según la Resolución emitida.
Registrar la información correspondiente a la descripción de
cada campo, la cual debe cumplir con los parámetros, y
posteriormente el archivo debe guardarse como tipo CSV
(delimitado por comas), Se debe tener en cuenta que la primera
línea de registro es la cabecera de contenido.
(Cabecera de contenido)
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Tener en cuenta que a partir del año gravable 2015, vigencia fiscal
2016, se establece el procedimiento para la presentación en debida
forma de la información, la cual deberá ser ENVIADA en forma virtual
a través de la página web: www.cali.gov.co / Impuestos en línea
/Presentación Medios Magnéticos. Motivo por el cual las plantillas o
caberas de los archivos fueron modificadas, eliminando los campos
de nit y nombre del Reportante, los cuales quedarán registrados en
el momento de diligenciar el Formato de entrega en forma electrónica.
Se sugiere hacer uso de las plantillas dispuestas para cada año
gravable o verificar el diseño de cada archivo contenido en el
ANEXO, de cada Resolución emitida.
(Registro de información)
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1.2 Revisión y corrección de errores
Los archivos elaborados deberán atender las especificaciones
técnicas señaladas en el ANEXO “Ficha Técnica” de la
Resolución emitida:
 Los archivos deben grabarse en formato .csv (delimitado
por comas)
 La información debe quedar justificada a la derecha
 No debe contener puntos (.) comas (,) guiones (-) (_);
Estos van solo en los campos requeridos del email.
 No debe contener tildes (´), comillas (“) y caracteres
especiales (ñ) (#) (&) (/)
 Los valores numéricos NO deben tener decimales ni
negativos
 No debe contener columnas ni filas en blanco
Tener en cuenta: Para aquellos archivos donde se solicita la
actividad económica, esta será la establecida en la clasificación y
descripción de actividades gravadas con el Impuesto de ICA en
el Municipio de Santiago de Cali. (Ver art. 99 D.E 0259 de 2015)
“Agrupación por tarifa”, y no el código CIIU.
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1.3 Guardar el archivo en formato CSV (delimitado por
comas)
1. Guardar el archivo en formato CSV (delimitado por
comas)
3 Cuando se va a guardar el archivo en formato
CSV (delimitado por comas) siempre genera mensajes de
información al cual se debe Aceptar en todos los mensajes.
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Archivo guardado en formato.CSV
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2. CONFIGURACION REGIONAL FORMATO TIPO CSV
Se debe tener en cuenta que el archivo.CSV generado, se
visualice
delimitado por punto y comas mediante un editor de texto (bloc de
notas).
a) Archivo guardado en formato.CSV
b) Clic derecho sobre el archivo.CSV
(Abrir con bloc de notas)
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c) muestra archivo delimitado por punto y comas.
d) Existen excepciones en la que por configuración
regional en Excel, el cual hace que el archivo.CSV se visualice
por comas, y que no sea cargado en el proceso validador.
Para ajustar este archivo.CSV que se encuentra separado por
comas se debe reemplazar en el bloc de notas:
(Archivo separado por comas)
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f) Para remplazar el archivo delimitados por comas, a punto y
comas, se debe elegir la opción edición (a), Seleccionar todo (b)
luego Reemplazar (c), luego en buscar se pone la coma (,) (d),
en Reemplazar el punto y coma (;) (e) y clic en botón
a b
(d)
c
(e)
d e
Luego de que el archivo ya se encuentra reemplazado por punto y
comas (;) se le da clic en (Guardar)
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3. CARGA DE ARCHIVO.CSV PARA SER VALIDADO
Y
GENERADO EN FORMATO COMPRIMIDO (.ZIP) PARA SER
ENVIADO EN FORMA VIRTUAL.
Después de la generación del archivo.csv se debe ingresar a la
página web w w w . c a l i . g o v. c o / I m p u e s t o s e n l í n e a
Ingresar al enlace: Presentación Medios Magnéticos
Acceder a Descargar el Validador
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