DISEÑO DE CARGOS PARA LA EMPRESA FANTASÍAS NEW
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DISEÑO DE CARGOS PARA LA EMPRESA FANTASÍAS NEW YORK JESSIKA ZARITH GIRALDO BETANCUR UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS PRÁCTICAS ACADÉMICAS PEREIRA 2012 DISEÑO DE CARGOS PARA LA EMPRESA FANTASÍAS NEW YORK JESSIKA ZARITH GIRALDO BETANCUR INFORME DE PRÁCTICA ACADÉMICA TUTOR JOSÉ ARIEL GALVIS GONZÁLEZ UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS PROGRAMA DE ADINISTRACIÓN DE EMPRESAS PRÁCTICAS ACADÉMICAS PEREIRA 2012 2 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN .................................................................................................................. 6 1. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN O SITIO DE PRÁCTICA .................... 6 1.1 ASPECTOS GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN: ........................................ 8 1.2 Nombre de la organización: ................................................................................. 8 1.8 Misión: ................................................................................................................. 8 1.9 Visión: .................................................................................................................. 8 1.10. Estructura Organizacional: (Elaboración Propia) ............................................. 9 1.11. Área en la que se ubica la práctica: .................................................................. 9 2. DIAGNÓSTICO DEL ÁREA DE INTERVENCIÓN O IDENTIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES ................................................................................................................... 10 3. EJE DE INTERVENCIÓN: ............................................................................................. 10 4. JUSTIFICACIÓN DEL EJE DE INTERVENCIÓN .................................................... 11 5. OBJETIVOS.................................................................................................................. 12 5.1. GENERAL: ................................................................................................................ 12 5.2. ESPECÍFICOS: .......................................................................................................... 12 6. MARCO TEÓRICO ...................................................................................................... 13 SISTEMA CENTRALIZADO FUNCIONAL: ................................................................ 13 SISTEMA DESCENTRALIZADO DIVISIONAL .......................................................... 14 SISTEMA FORMAL ADAPTATIVO: ............................................................................ 14 SISTEMA INNOVATIVO: .............................................................................................. 14 i. DESCRIPCIÓN DEL CARGO: ................................................................................ 15 ii. ANÁLISIS DEL CARGO: ........................................................................................ 16 MÉTODOS DE DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE CARGOS: ...................................... 17 iii. DISEÑO DEL CARGO: ............................................................................................ 17 7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PLANEADAS ................................................. 18 8. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS .......................................... 19 9. CONCLUSIONES ............................................................................................................ 20 10. RECOMENDACIONES ............................................................................................... 21 3 11. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS .......................................................................... 23 LISTA DE APÉNDICES Apéndice. 1 Identificación del cargo Gerente General......................................................... 24 Apéndice. 2 Identificación del cargo Tesorería .................................................................... 26 Apéndice. 3 Identificación del cargo Responsable contable, tributario y financiero ........... 28 Apéndice. 4 Identificación del cargo Auxiliar Contable y manejo de Recursos Humanos.. 30 Apéndice. 5 Identificación del cargo Responsable centro de acopio y distribución ............ 32 Apéndice. 6 Identificación del cargo Apoyo centro de acopio y distribución (Inventario) 34 Apéndice. 7 Identificación del cargo Responsable de compras ........................................... 36 Apéndice. 8 Identificación del cargo Administrador punto de venta ................................... 38 Apéndice. 9 Identificación del cargo Responsable de Sección ............................................ 40 Apéndice. 10 Identificación del cargo Apoyo sección ......................................................... 42 Apéndice. 11 Identificación del cargo Empacador ............................................................... 43 Apéndice. 12 Identificación del cargo Cajeros ..................................................................... 45 Apéndice. 13 Identificación del cargo Aseo ......................................................................... 47 Apéndice. 14 Identificación del cargo Seguridad ................................................................. 48 Apéndice. 15 Identificación del cargo Conductor ................................................................ 49 LISTA DE ANEXOS Anexo A. Cuestionario (Figueroa & Aguilera, 2005) .......................................................... 51 Anexo B. Instrumento para la descripción del cargo............................................................ 53 4 SÍNTESIS SÍNTESIS ABSTRACT El presente proyecto tuvo como objetivo principal realizar un análisis ocupacional y el diseño de cargos para la empresa Fantasías New York de la ciudad de Pereira, con el propósito de generar una nueva estructura organizacional, que minimice la presencia de conflictos funcionales en la compañía. El análisis y diseño de cargos es de gran importancia para la compañía, ya que contará con un efectivo análisis de puestos de trabajo y sus respectivas descripciones, con el fin de establecer con exactitud funciones, responsabilidades y requerimientos que debe tener cada integrante para desempeñar un cargo, y evitar disfuncionalidades en sus actividades. Para realizar el trabajo se efectuó una investigación de campo, recopilando información, en la que se indagó, entrevistó y visualizó a cada integrante, para luego describir, analizar y diseñar cada uno de los cargos. The main idea of this project is to realize an occupational analysis and design the work positions for the company Fantasias New York at the city of Pereira, with the purpose of creating a new organizational structure, to minimize the presence of functional conflict. The analysis and design of work positions it’s too important for the company, because it will shows an effective analysis of jobs and their descriptions, in order to establish the exact roles, responsibilities an requirements that each member should have to perform a position, and avoid dysfunctional activities. This project was conducted by a field research, gathering information, inquired, visualized and interviewed each member, and then describe, analyzed and design each of the roles. Keywords: Formal structure, Description of roles, Analysis of roles, Design roles, Role, Function, Task, Efficiency Descriptores: Estructura formal, Descripción de cargos, Análisis de cargos, Diseño de cargos, cargo, Función, Tarea, Eficiencia 5 DISEÑO DE CARGOS PARA LA EMPRESA FANTASIAS NEW YORK INTRODUCCIÓN Una vez que las empresas se constituyen generalmente lo hacen bajo un esquema informal, cuando se dan cuenta de la necesidad de sostenerse, sobrevivir y progresar en el tiempo, deben cambiar sus concepciones y formas de actuar para ser más eficientes y competitivos, por lo tanto, deben transformarse a esquemas de formalización. En el caso específico de Fantasías New York se ha identificado la necesidad de restaurar procesos que dificultan el adecuado funcionamiento de las actividades, buscando mejorar metodologías e instrumentos de trabajo que permitan una mayor productividad. Este trabajo de práctica tiene como intención diagnosticar la situación presente de la empresa realizando un análisis ocupacional y a partir de allí identificar las falencias y proponer una estructura organizacional de carácter formal para lo que se requiere el diseño de los cargos que respondan a las necesidades actuales y del próximo futuro con el propósito de ser más eficientes, productivos y competitivos 1. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN O SITIO DE PRÁCTICA Comercializadora Fantasías New York El inicio de lo que hoy en día es Fantasías New York, tuvo origen en Febrero de 1984 con el empuje del señor Francisco Alberto Giraldo Giraldo, un hombre con espíritu emprendedor y persistente, que inició comercializando productos de dama, en especial fantasía comprada en plaza nacional y que luego de un tiempo de recorrido, éste tuvo la oportunidad de ingresar a mercados más amplios para la compra de productos. En primera instancia, el señor Giraldo con el deseo de crecer y fortalecer su negocio se lanzó al mercado americano (Estados Unidos) para la compra de fantasía, lo cual le permitió afianzar su negocio en la ciudad de Pereira y negociar en pueblos aledaños comercializando productos al por mayor y al detal. La empresa durante su historia y recorrido comercial ha presentado altibajos de gran importancia, uno de ellos presentado entre los años 1994-1998 en la administración del presidente Samper, con la crisis económica que generó gran incertidumbre en la población colombiana, pues el dólar tuvo un gran impacto de revaluación permanente con precios inestables en menos de tres meses; adicionalmente se dieron unas tasas de interés desbordadas, nunca antes vistas en la historia. Tal suceso tuvo un gran impacto comercial 6 en la empresa, ya que ésta se encontraba con deudas pendientes por pagar en el exterior, incurriendo en altos costos adicionales. Debido a lo anterior la empresa se vio obligada a frenar importaciones, lo cual generó carencia de productos y en consecuencia el no pago de los clientes que estaban en cartera, quienes tomaron como excusa la crisis para no pagar sus deudas. Esta situación desencadenó en problemas de capital de trabajo conduciendo a la empresa a acudir a la ley 550 o ley de quiebras, como único recurso para poder continuar con sus actividades comerciales. A pesar de lo anterior y de otras situaciones críticas, basados en la tenacidad, trayectoria y creatividad de su fundador la empresa ha logrado sostenerse a través del tiempo. Superados los acontecimientos de crisis y aprovechando las condiciones favorables, el dueño tomó la decisión de abrir nuevos puntos de venta para recuperar capital representado en inventarios y disponer de liquidez para realizar nuevas inversiones. Luego de un trayecto de recuperación y en la búsqueda de variedad y precios competitivos, la empresa se dispone a buscar países emergentes como China, con el cual comienza a tener una estrecha relación de negocios, y le permite abrir su campo de acción para comenzar a introducir otro tipo de productos al negocio, identificando la necesidad de dar una atención completa a sus clientes. En este nuevo momento de la empresa y buscando dar continuidad a su actividad central y con el firme propósito de seguir mejorando, se identifica la necesidad de diseñar una estructura organizacional por departamentos en aras de una mejor ejecución de los procesos y permitir un trabajo más efectivo con sus clientes. En la actualidad se cuenta con una empresa importadora mayorista de compra y venta de productos terminados dedicada a la comercialización al por mayor y al detal ofreciendo productos de diferentes líneas de fabricación nacional y extranjera como: cacharrería, cosméticos, juguetería, piñatería, platería, goldfille, decoración, fantasía, herrajes, peluches, expresión social, hogar, electrodomésticos, papelería, lencería, cuero, ropa y calzado, ropa interior, bebes, flores artificiales y otros. Se dispone de 4 puntos de venta a nivel nacional, con una filial en China que es la encargada de exportar hacia Colombia y otros países los productos a comercializar. Para el 2012 la empresa cuenta con un promedio de 80 empleados y a futuro tiene como objetivo individualizar la parte comercial en dos unidades de negocio diferentes, una para atender al cliente detallista que regularmente compra para su consumo y la segunda se encargará de atender el cliente mayorista que se caracteriza por ser intermediario comercial, es decir, se convierte en un canal de distribución. 7 1.1 ASPECTOS GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN: 1.2 Nombre de la organización: Fantasías New York 1.3 NIT: 900212035 1.4 Dirección: Carrera 8va No. 16-53 (2do piso) 1.5 Número de teléfono: 3 34 82 82 1.6 Página Web: administració[email protected] 1.7 Principios/valores corporativos: Honestidad: Actuar con sinceridad, rectitud, transparencia, integrando todos los demás principios éticos y morales. Tolerancia: Respetar o considerar las opiniones o prácticas de los demás, aunque sean diferentes a las nuestras. Excelencia: A través del aprendizaje y el mejoramiento continuo volver un hábito de vida el hacer las cosas con alta calidad. Compromiso: Responsabilidad, disciplina y dedicación de esfuerzos al logro de los objetivos propuestos. Sinergia: A través del trabajo en equipo, unificar esfuerzos para utilizar efectivamente los recursos y capacidades organizacionales en la generación de valor Fuente: Elaboración propia 1.8 Misión: Somos un equipo de trabajo que comercializa productos de la mejor calidad, mucha variedad, prestando un excelente servicio de intermediación comercial para con nuestros clientes al detalle y al por mayor contando con el mejor de los precios. (En proceso de construcción) Fuente: Fantasías New York. 1.9 Visión: Seremos la empresa preferida de nuestros clientes y consumidores, buscando consolidar un mercado local, departamental, regional y nacional. Fuente: Fantasías New York. 1.10 Número de empleados: 80 aprox. 8 1.10. Estructura Organizacional: (Elaboración Propia) 1.11. Área en la que se ubica la práctica: La organización está estructurada por áreas: administrativa, financiera y recursos humanos. La práctica académica de la estudiante, se desarrollará en el área administrativa. Pero sin embargo tendrá comunicación con todos los cargos de la empresa. 9 2. DIAGNÓSTICO DEL ÁREA DE INTERVENCIÓN O IDENTIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES Dado el nivel de desarrollo que ha alcanzado la empresa y las proyecciones que tiene su gerente fundador, se identifica de forma clara la necesidad de ir formalizando la organización buscando responder efectivamente en las problemáticas actuales propiciadas por el alto nivel de informalidad, inadecuada comunicación, falta de claridad en las funciones, cargos y procesos que se evidencia de manera inconveniente en la mala prestación del servicio a los clientes y la dificultad para crecer. Su gerente, en este momento es consciente de la problemática y es así como decide intervenir, de una parte propiciando el espacio para el proceso de la práctica empresarial y de la otra, participar muy activamente en el cambio de la situación de informalidad a una de mayor formalidad, para lo cual está de acuerdo y aprueba iniciar la realización de un proyecto para el análisis ocupacional y el diseño de cargos de la organización, tendiente a generar una nueva estructura organizacional, que responda a las necesidades actuales y quede proyectada a las necesidades y retos futuros. 3. EJE DE INTERVENCIÓN: El eje de intervención de esta práctica es el área administrativa de la empresa Fantasías Nueva York y de manera concreta, en la gerencia que es la encargada de definir la estructura organizacional y su funcionamiento. Es la gerencia quien identifica, concibe, define y pone en marcha la estructura organizacional; teniendo en cuenta que ésta puede ser de carácter INFORMAL o de carácter FORMAL. Para estudiar una estructura organizacional bien sea a nivel diagnóstico y/o de intervención es imperativo realizar un análisis del trabajo o análisis ocupacional, identificar tareas, relaciones, procedimientos, condiciones de desempeño del trabajo y los objetivos que se persiguen con los mismos, en otras palabras, es necesario la descripción y el diseño de los trabajos. 10 4. JUSTIFICACIÓN DEL EJE DE INTERVENCIÓN Una vez conocida el área de intervención y la metodología que se desarrollará durante todo el proyecto de práctica, es importante resaltar que este trabajo de análisis ocupacional y diseño de cargos, tiene como finalidad ser de utilidad para todos los participantes, entre ellos la organización como tal, la estudiante que desarrolla el proyecto y la universidad como ente formativo en este proceso La organización en su proceso de cambio y desarrollo de nuevos métodos que permitan mayor eficiencia, encuentran en este proyecto, un medio para estructurar y formalizar la organización, y a su vez solucionar problemas de disfuncionalidad para un mejor desarrollo de sus actividades. Lo cual, permite identificar falencias y proponer una estructura de carácter formal que responda a sus necesidades actuales y futuras, para incrementar indicadores de eficiencia, productividad y competitividad. En segunda instancia, está el aprendizaje que adquiere la practicante, al enfrentarse al día a día de una organización que está en desarrollo, y en la cual tiene la posibilidad de enlazar con la realidad los conceptos teóricos que recibió durante su formación académica, e iniciar un proceso de apertura en el campo laboral, viviendo experiencias que la edificarán y le indicaran su camino como profesional. Y finalmente es de suma importancia para la universidad, ya que la práctica académica es complemento adicional que necesita un estudiante para lograr que toda la concepción teórica sea aplicada y entendida por el estudiante, para que logre identificar con claridad la esencia de su carrera. Y reiterar que el proyecto es un medio para que la universidad y todos sus miembros se beneficien de un nuevo conocimiento y de las necesidades que tienen los entes lucrativos como tal para responder a su necesidad desde la educación formal. 11 5. OBJETIVOS 5.1. GENERAL: Realizar diseño de cargos de la empresa Fantasías New York 5.2. ESPECÍFICOS: Identificar y describir las tareas o funciones generales que actualmente desarrolla cada puesto de trabajo en la empresa Fantasías New York. Realizar un análisis ocupacional de la empresa Fantasías New York, con el propósito de obtener las funciones, responsabilidades, y requisitos que exigen los cargos Diseñar cada uno de los cargos para la empresa con el respectivo aval del gerente general. 12 6. MARCO TEÓRICO Cuando las organizaciones se constituyen bajo una estructura informal, ésta en gran medida depende de las características personales de sus líderes o cualquier otro rol, más que lo que deberían esperar del ocupante de un rol de liderazgo u otro en particular; en estos casos, la organización puede enfrentar problemas de supervivencia con el cambio inoportuno de quiénes lideran o realizan otras labores, pues las conductas oscilantes en la organización con el remplazo de un nuevo ocupante puede verse condicionado aun mas por un sistema social1, que por el sistema formal. Una vez que las empresas alcanzan un nivel de desarrollo, éstas requieren de un sistema formal mucho más estructurado y definido que permita una labor más eficiente de la compañía a través de su capital humano. Donde, la planificación y diseño de la estructura del sistema social, es uno de los pilares que permite formalizar el sistema; y de esta manera tener una descripción minuciosa que especifique cada una de funciones que debe desempeñar cada cargo, con la no dependencia de ciertos individuos claves. El sistema formal, es el medio para lograr q dichas tareas y funciones (cargo) desarrolladas por los colaboradores adquieran un nivel de formalismo que evite la dependencia de un sistema social informal, donde prime la influencia del individuo sobre el rol y no el rol sobre individuo. Por ello la necesidad del sistema formal como: “sistema artificial, diseñado […) por el hombre, [con el) fin […) de aumentar la eficiencia del sistema social, acelerando ciertas características, regulando otras e inhibiendo aquellas consideradas disfuncionales”2(Bertoglio J. O., 1982, pág. 122), el cual, es el medio para establecer las condiciones necesarias para que la organización social marche con efectividad. En base a los tipos de estructuras organizacionales, según Ansoff y Brandenburg, se distinguen cuatro tipos básicos de sistemas formales: (Bertoglio J. O., 1982) SISTEMA CENTRALIZADO FUNCIONAL: “Es la agrupación de actividades similares bajo una división funcional y a cargo de un administrador responsable por dicha función general. Estos, a su vez, deben informar y son responsables ante un rol superior que centraliza la gestión” (Ibíd., 1982. Pág. 181), donde éste último, es el único que posee la información total de la organización, de hecho por eso el nombre “centralizado”. 1 Sistema social: “comprende a los individuos que ocupan los diferentes roles que establece el sistema formal y otras veces informal”(Johansen Bertoglio, 1982, pág. 35) 2 Este sistema es el que le da el carácter tal a la organización, Es el que proporciona la identidad colectiva y determina las nomas de relación de los individuos, interna y externamente. (Bertoglio, 1982, pág. 29) 13 Este tipo de sistema es funcional, en sistemas sociales donde el medio es estable, con un número reducido de productos más o menos similares en sus líneas de producción. SISTEMA DESCENTRALIZADO DIVISIONAL: En el que un grupo de productos, es una división asignada a un ejecutivo. El cual es responsable de lo estratégico, directivo y operativo, pero sin embrago, todas las decisiones que conciernen a toda la organización, están en manos de una gerencia general. Y donde la responsabilidad por diversificación (diferenciación interna) o división del trabajo interno, está a cargo de la autoridad máxima. En este sentido, el sistema permite un campo decisional por división, que reduce la responsabilidad del gerente por disponerse a realizar y a tomar decisiones para todo. Su campo de acción le permite concentrarse en su tarea principal para desarrollarla de la mejor manera. (Bertoglio J. O., 1982, pág. 183) SISTEMA FORMAL ADAPTATIVO: Fue una respuesta para aquellas empresas cuya mezcla de productos variaba en forma frecuente, siendo éstos de una vida relativamente corta. Por ejemplo para organizaciones de alto uso tecnológico y que se han dedicado a la defensa del país. Conocido como Forma Matriz (administración de proyectos). Las empresas constructoras utilizan este tipo de sistemas, una estructura fluida y flexible, donde hay una continuación rotación de recursos tanto humanos como materiales. SISTEMA INNOVATIVO: Trata de combinar las virtudes de alcanzar un eficiente equilibrio, buenas respuestas operacionales, estratégica (planificación) y estructural. El modelo se basa en reunir a unidades (o empresas) actualmente establecidas y rentables, en un grupo de unidades productivas (o empresas) y entregar el desarrollo de nuevas unidades productivas (o empresas) a un grupo de innovación. Donde las unidades operativas se limitan a explotar la situación presente (aumento en la penetración de mercados etc.). Limitar el grupo de innovación a las actividades de diversificación y asignar responsabilidades de expansión al grupo de unidades productivas. Es decir, que este modelo tiende a limitar la capacidad de respuesta de la organización social, siendo este justamente su objetivo. El hecho de que la organización social busque nuevas medidas de adaptación a los sistemas formales, es seguro que habrán modificaciones en la estructura formal de los cargos, entendiéndose éste como: “Relación escrita que establece los deberes y las condiciones relacionadas con el cargo. Indicando cómo y porque lo hace”(Chiavenato, 1999, pág. 274). Donde quien lo desarrolla se constituye como una unidad de la organización que debe 14 realizar un conjunto de deberes que lo separan y distinguen de los demás cargos. (Chiavenato, 2000, págs. 291,292) Al ocupar determinado cargo, se espera que la persona ejecute las tareas o atribuciones propias del cargo, dependa de su superior, administre sus subordinados y responda por su unidad de trabajo. Cuando se diseña un cargo, se establecen cuatro condiciones fundamentales: (Chiavenato, 2000, págs. 293,294) a. b. c. d. Contenido del cargo: conjunto de tareas o atribuciones que el ocupante debe cumplir Métodos y procesos de trabajo: cómo cumplir esas atribuciones y tareas Responsabilidad: a quién reporta el ocupante del cargo (relación con su jefe) Autoridad: A quién supervisa o dirige (relación con sus subordinados) Una vez identificadas estas cuatro condiciones, se da paso a la conceptualización de cada uno de los términos, que serán utilizados en la metodología: i. Descripción, ii. Análisis y iii. Diseño de cargos Es decir, que implementar y/o modificar dichos cargos, contempla la conceptualización de descripción, análisis y diseño de cargos. i. DESCRIPCIÓN DEL CARGO: tiene como objetivo conocer el contenido del puesto de trabajo, determinando los deberes y las responsabilidades que comprende. “Es un proceso que consiste en enumerar las tareas o funciones que lo conforman y lo diferencian de los demás cargos de la empresa; es la enumeración detallada de las funciones o tareas del cargo (qué hace el ocupante), […) periodicidad de la ejecución (cuándo lo hace), métodos aplicados para la ejecución de las funciones o tareas (cómo lo hace), y los objetivos del cargo (por qué lo hace).” (Chiavenato, 2000, pág. 331) La descripción, está orientada a los aspectos intrínsecos, como la reunión de todas aquellas actividades realizadas por el ocupante del cargo. Es decir: 1. Nombre del cargo 2. Posición del cargo en el organigrama a. Nivel del cargo b. Subordinación c. Supervisión d. Comunicaciones colaterales (con otros cargos) 3. Naturaleza del cargo: función principal 4. Contenido del cargo: Tareas o funciones (diarias, semanales, mensuales, anuales, esporádicas) 15 ANÁLISIS DEL CARGO: una vez conocido el contenido del cargo, “se analiza el cargo en relación con los aspectos extrínsecos, […) los requisitos que el cargo exige a su ocupante” (Chiavenato, 2000, pág. 333) ii. Aquí se estudian y se determinan los requisitos de calificación, responsabilidades implícitas y las condiciones que el cargo exige para ser desempeñado adecuadamente. Es decir, aquí se evalúan y clasifican los cargos, con el propósito de compararlos. (Ibíd., 2000, pág. 333) Esta etapa permite determinar el alcance total de los cargos, lo cual influye en el logro de los objetivos organizacionales. Se establecen factores específicos sobre: 1. Requisitos intelectuales: Exigencias intelectuales del cargo que debe poseer el empleado para desempeñar el cargo adecuadamente. a. Instrucción básica necesaria b. Experiencia necesaria c. Iniciativa necesaria d. Aptitudes necesarias 2. Responsabilidades implícitas: responsabilidad adicional que tiene el ocupante por supervisión directa e indirecta del trabajo de sus subordinados, agregando pérdidas y ganancias. a. Por supervisión de personal b. Por materiales, herramientas y equipos c. Por métodos y procesos d. Por dinero, títulos valores o documentos e. Por información confidencial f. Por seguridad de terceros (contactos internos y externos) 3. Requisitos físicos: Se refiere a la cantidad y la continuidad de energía y de esfuerzos físico y mental requeridos, fatiga provocada, constitución física que necesita el empleado para desempeñar el cargo. a. Esfuerzo físico necesario b. Concentración necesaria (visual) c. Destreza o habilidad d. Constitución física necesaria 4. Condiciones de trabajo: evalúan el grado de adaptación del ser humano al ambiente y al equipo, y facilitan su desempeño. Ya que el lugar de trabajo puede estar sujeto a riesgos y/o molesto, por ello el determinar si el ocupante puede adaptarse, manteniendo su productividad y rendimiento. a. Ambiente de trabajo b. Riesgos Inherentes 16 MÉTODOS DE DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE CARGOS: Para la obtención y manejo de información, los métodos más utilizados según Idalberto (Chiavenato, 2000, págs. 338-343)son: 1. Observación directa: Uno de los más utilizados, especialmente para operaciones manuales y repetitivas. Se efectúa observando al ocupante del cargo, de manera directa y dinámica, en pleno ejercicio de sus funciones, mientras el analista de cargos anota los datos clave en el documento de análisis de cargos. 2. Cuestionario: se recolecta información, a través de un cuestionario, que es llenado por el ocupante o su superior, registrando todas las indicaciones posibles acerca del cargo, su contenido y sus características. El cuestionario, antes de ser aplicado, debe ser conocido al menos por un ocupante del cargo y su superior, para determinar la pertinencia de las preguntas y así dar su aprobación. 3. Entrevista: enfoque flexible y productivo en el análisis de cargos. Consiste en recolectar los elementos relacionados con el cargo que se pretende analizar, mediante un acercamiento directo y verbal con el ocupante y/o su jefe directo. De una entrevista bien estructurada, es posible obtener información de todos los aspectos del cargo, naturaleza y secuencia de las diversas tareas que comprende el cargo y su relación con otros. Garantiza una interacción frente a frente, entre el ocupante y el analista, donde es posible resolver instantáneamente dudas o inquietudes. 4. Métodos mixtos: este método permite contrarrestar desventajas y obtener el mayor provecho de las ventajas de cada una de las tres mencionadas. Los más utilizados son: a. cuestionario y entrevista con el ocupante del cargo b. Cuestionario con el ocupante y entrevista con el superior c. Cuestionario y entrevista con superior d. observación directa con ocupante y entrevista con el superior e. cuestionario y observación con el ocupante f. cuestionario con el superior y observación con el ocupante. Una vez determinado el método y desarrollado la recolección (descripción) y análisis de la información, se procede a: iii. DISEÑO DEL CARGO: es la especificación del contenido, métodos de trabajo y relaciones con los demás cargos para cumplir requisitos tecnológicos, empresariales, sociales y personales del ocupante del cargo. Éste representa el modelo que los administradores emplean para proyectar los cargos individuales y combinarlos en unidades, departamentos y organizaciones. 17 7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PLANEADAS Actividades 1 jul-07 2 3 CRONOGRAMA PROYECTO PRACTICA ACADEMICA FANTASIAS NEW YORK ago-08 sep-09 oct-10 nov-11 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 Conocimiento básico de la empresa Informe de Ubicación a Dpto. de Prácticas Conocimiento de la empresa por parte de la estudiante a su tutor de práctica y posible eje de intervención Contextualización y determinación eje de intervención de práctica con jefe inmediato, tutor y practicante Búsqueda de Bibliografía Recopilación de información de tareas, funciones y responsabilidades generales de cada cargo Entrega de Primer Informe aprobado a jefe inmediato y tutor (plan de practica) Retroalimentación de diseño y descripción de cargos con tutor Carta de aprobación por tutor y jefe inmediato del primer informe a Dpto. de Prácticas Realización del Marco Teórico del trabajo Entrega del Segundo informe a jefe inmediato y tutor (Informe de avance) Retroalimentación, orden y estructura del trabajo de práctica con tutor Desarrollo del análisis de cargos junto con jefe inmediato Carta de aprobación por tutor y jefe inmediato del segundo informe a Dpto. de Prácticas /Reunión cierre de semestre Reunión Jefe inmediato, tutor y practicante, modificaciones al organigrama de la empresa Entrega de Borrador Final a tutor y jefe inmediato Desarrollo del diseño de cargos Reunión para culminación y cierre de la estructura orgánica Entrega de lista de chequeo firmada por el tutor 18 4 8. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS De antemano conociendo que el proyecto tiene como tema principal el diseño de cargos, su desarrollo se efectúo de la siguiente manera: Primero se determino los cargos a describir, a los cuales se les realizo una recopilación de información, a través de: entrevista con los cargos más dispendiosos, acompañados por un cuestionario, y para los cargos operativos, se recopiló información a través del método de observación directa, con ayuda de un cuestionario que fue diligenciado por cada un de ellos para obtener mas información. Finalmente con ayuda del gerente, se realizo el análisis de cada uno de los cargos con otros ejemplares similares de comparación, para dar inicio a la descripción de cada uno de ellos con las correcciones pertinentes. El desarrollo y aplicación de este proyecto aún no esta puesto en marcha, ya que se requiere de tiempo de adaptación y aprendizaje por parte de los integrantes, sin embargo, aquí está la reformulación y re direccionamiento que el empresario quiere darle a la organización. Al presentarse disfuncionalidad entre administrador general y de punto de venta, se determinó que solo se contará con gerente general que supervise al administrador del punto de venta. El cargo de apoyo en sistemas se descontinuo, ya que se llego a la conclusión que es un rol que esta en subcontratación y el cual implica costos adicionales por la presencia de un cargo permanente en la empresa. El cargo de contador, tomó responsabilidades adicionales, re nombrado como: Responsable contable, tributario y financiero, el cual acoge tareas y funciones que cumplía el administrador general, y otras adicionales que fueron solicitadas por el empresario. Se aconsejó al gerente, adicionar un puesto de trabajo de control para este cargo que en reformulaciones futuras será tenido en cuenta. El jefe de bodega, su nombre cambia a: Responsable de centro de acopio y distribución, el cual se le agregaron nueva responsabilidades y supervisión sobre otros cargos de apoyo, entre ellos: inventario y supernumerarios del centro de acopio. Conociendo que gerencia realizaba funciones que le correspondían a compras, se creo un puesto de trabajo: Responsable de compras, el cual adquirió funciones y tareas que no debería realizar gerencia. El administrador de punto de venta, se le minimizaron cargos por supervisión, donde primero se descontinuo el cargo de Mantenimiento y recuperación de productos, el cual se estableció como innecesario, y que conlleva muchos costos de mantención. Pues se analizó que siempre se mantendría el problema en los productos y aun se incrementaría más el trabajo si se continuaba con este puesto de trabajo. 19 El puesto de diseño y catalogo, será adherido a una de las funciones que debe realizar el ocupante que desarrolle recepción, verificación e ingreso de mercancía, es decir uno de los supernumerarios del centro de acopio. 9. CONCLUSIONES Conociendo que la organización depende en gran medida de su estructura formal bien estructurada, y donde los recursos humanos son los que posibilitan ese desarrollo adecuado de la organización, se determina que darle forma a cada uno de los cargos que constituyen la empresa, permite que esa estructura formal se solidifique y permite una mejor función de los procesos y procedimientos. El haber desarrollado en este proyecto el análisis y diseño de cargos, es la apertura para continuar tomando medidas de ajuste a cada uno de los puestos de trabajo, es decir, que periódicamente cada uno de los cargos deben actualizarse de acuerdo a las exigencias que demande la realidad del rol a desempeñar para desarrollar cada vez mejor la función y obligación que tiene bajo su responsabilidad. Una vez culminado el análisis y diseño de cargos de la organización, y considerando lo anteriormente dicho, se puede concluir que: El proyecto de práctica profesional cumple con el objetivo general propuesto, de análisis y diseño de cargos reajustado y formalizado en la empresa Fantasías New York, es de relevada importancia y práctica, para contar con mejores índices de eficiencia, productividad y competitividad. 20 10. RECOMENDACIONES Partiendo de las conclusiones se recomienda que dichos puestos de trabajo no son estables, estáticos ni definitivos, están en continua evolución, innovación y cambios continuos de adaptación; por ende, es importante que este paso de formalizarlos, continúe con el propósito de retroalimentar cada uno de ellos , ya que el medio obliga constantemente a adaptarse a transformaciones tecnológicas, económicas, sociales, culturales y legales, lo que implica el continuo restablecimiento y re direccionamiento de las tareas, atribuciones y funciones establecidas actualmente de cada uno de los cargos. Una vez identificado que la empresa busca todos los días incursionar aun más en el sistema descentralizado divisional, es importante recomendar al empresario, que tome muy en serio la tarea que pretende desarrollar, evitando confundirse en el día a día y, dedicarse en sus prioridades de determinación de estrategias en base a las tendencias del entorno que son su función principal. Se le recomienda al empresario, que dado el tamaño y proyección de la empresa, ésta requiere de nuevos puestos de trabajo, que aunque ahora no se consideraron, se deben tener muy presentes para un mejor desarrollo de las actividades. Entre los cargos que se recomiendan al gerente están: Departamento de Recursos Humanos: es claro que la labor de recursos humanos se desarrolla como funciones que le corresponden a otro cargo, pero es pertinente que se tenga la concepción clara de lo que comprende adicionalmente contar con esta dependencia, ya que no solo se constituye como la parte legal en donde se cumple con los lineamientos del estado, sino en otros beneficios adicionales que pueden permitir un mejor desarrollo de las actividades por parte de los integrantes. Sin dejar de resaltar que los colaboradores cuentan con beneficios e incentivos existentes adicionales a lo legal, pero que si es importante reforzar en cuanto a la educación y capacitación constante a los integrantes para el mejor funcionamiento de las operaciones. Como otras funciones adicionales que son importantes que se desarrollen. Además es de aclarar que el cargo que ahora tiene la responsabilidad de llevar a cabo funciones de recursos humanos, debe especializarse en uno de ambos para desarrollar con mayor efectividad su trabajo. Y de gran importancia es que antes de incorporar un nuevo integrante a la organización, se recomienda realizar una inducción o entrenamiento previo, para contar con personal informado en la labor que debe desempeñar. 21 Una persona de recursos humanos, debe contar con: pregrado en administración de empresas con énfasis en recursos humanos, o plan de carrera en la empresa y capacitaciones relacionadas. Tener una gran responsabilidad por el manejo de personal y todas las funciones que le competen. Auditor contable tributario y financiero: más que constituirlo como un cargo, se recomienda que esté la figura de control como staff, regulando al responsable contable, tributario y financiero sobre las funciones que desempeña, para que éste dé el visto bueno de sus tareas. Este personaje, debe ser un Contador Público titulado. Mercadeo: en este momento, es imperativo que se piense en tener un departamento de mercadeo, que establezca estrategias promocionales de los productos y de un apoyo eficaz a la red de ventas. Estableciendo estrategias de comercialización, diseño de planes de marketing anual de cada producto en promoción, organizar actividades promocionales, confeccionar los materiales promocionales, mantener actualizado el flujo de información competitiva, establecer políticas de marketing relacional e identificación y selección de mercados. Se recomienda vincular a este departamento las funciones existentes de diseño y catalogo. 22 11. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Bertoglio, O. J. (1982). Anatomía de la Empresa, una teoría general de las organizaciones sociales. México: LIMUSA. Chiavenato, I. (1999). Administracion de recursos humanos . México: Mc Graw-Hill Hispanoamericana. Chiavenato, I. (2000). Administracion de recursos humanos. Santafé de Bogotá, Colombia: McGrawHill Interamericana. Dessler, G. (1996). Administración del personal . México: Prentice-Hall hispanoamoericana. Figueroa, C., & Aguilera, L. (agosto de 2005). Biblioteca.udo.edu.ve. Recuperado el 12 de septiembre de 2012, de http://ri.biblioteca.udo.edu.ve/bitstream/123456789/623/1/TESIS352.64_F476_01.pdf Herbert A, S. (1957). . En S. Herbert A, Administrative Behavior.New York: Mac-millan. Johansen Bertoglio, O. (1982). Anatomía de la Empresa, una teoría general de las organizaciones sociales. México: LIMUSA. 23 APÉNDICES Apéndice. 1 Identificación del cargo Gerente General 1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO DÍA MES AÑO NOMBRE DEL CARGO CODIGO 2012 GERENTE GENERAL DEPARTAMENTO DIVISIÓNN SECCIÓN ADMINISTRATIVO ELABORADO POR JESSICA ZARITH GIRALDO B. NOMBRE DEL CARGO DE QUIEN DEPENDE 2. NATURALEZA DEL CARGO Es la imagen de la compañía en el ámbito externo, esta encargado de proveer los contactos y relaciones empresariales a la organización, con el objetivo de establecer negocios a largo plazo 3. FUNCIONES DEL CARGO Planea, organiza, dirige y controla planes de acción a corto, mediano y largo plazo direccionadas a las metas estipuladas Solicitar informes necesarios y regular las actividades del responsable contable, tributario y financiero Revisar junto con responsable contable, tributario y financiero, los informes solicitados, y tomar decisiones frente a éstos. Solicitar a tesorería diariamente, lista de proveedores por pagar, para determinar prioridades de pago semanal Autorizar pago de facturas a proveedores, emisión de cheques, consignaciones, etc. Crear y mantener buenas relaciones con los diferentes grupos de interés (clientes internos y externos) para mantener el buen funcionamiento de la empresa Solucionar problemas internos y externos que no sean solucionables por los cargos existentes en la organización Distribuir la planta global de personal y crear los equipos internos de trabajo que considere necesarios para el cumplimiento de las funciones propias de la organización. Representar como persona jurídica a la entidad en negocios judiciales y extrajudiciales, y autorizar con su firma los actos y contratos necesarios en defensa de los intereses institucionales Captar talentos y celebrar contratos laborales, nombrar y promover el ascenso de puestos de trabajo. Velar por la correcta recaudación e inversión de los recursos de la organización. Realizar evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de funciones, objetivos y metas de los diferentes departamentos Establecer modificaciones al reglamento interno, manual de funciones, normas y procedimientos necesarios para el cumplimiento eficiente de las actividades, con el fin de reforzar la viabilidad de la organización social. Responsable de tomar decisiones de innovación y estrategia, para que la organización lleve un direccionamiento en función a las tendencias del medio, y lograr sus objetivos principales. Tomar decisiones en base a los movimientos financieros con entidades bancarias 24 Revisar semanalmente cuadres de caja, comparar y tomar medidas con cifras del informe de ventas mensual Cumplir todas aquellas funciones que se relacionen con la organización y funcionamiento que no se hallen expresamente atribuidas a otra autoridad. 4. ESPECIFICACIONES DEL CARGO FACTORES SUB-FACTORES GRADOS ESPECIFICACIONES 1 2 3 4 CONOCIMIENTOS HABILIDADES Educación x Experiencia x Complejidad x Habilidad Mental x Habilidad Manual RESPONSABILIDAD x Por supervisión x Por Errores x Por Equipos ESFUERZO x Información x Mental x Visual x Físico x CONDICIONES Ambientales x DE TRABAJO Riesgos x 25 Profesional en: administración de empresas, ingeniería industrial o economía 6 o más años en experiencia relacionada El trabajo es muy variado y de decisiones trascendentales Toma decisiones de mucha importancia Se requiere poca habilidad manual Supervisa administrativamente 6 personas, pero tiene autoridad sobre todos los colaboradores Un error puede causar un daño de gran magnitud Computador, teclado, y otros documentos u objetos que están bajo su responsabilidad Información de alta importancia Las labores demandan alta atención mental Las labores demandan mediana atención visual Esfuerzo físico ligero Se esta expuesto a condiciones ambientales normales Expuesto lesiones de poca probabilidad de ocurrencia. Apéndice. 2 Identificación del cargo Tesorería 2. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO DÍA MES AÑO NOMBRE DEL CARGO CODIGO 2012 TESORERÍA DEPARTAMENTO DIVISIÓN SECCIÓN ADMINISTRATIVO ELABORADO POR NOMBRE DEL CARGO DE QUIEN DEPENDE Gerencia JESSICA ZARITH GIRALDO B. 2. NATURALEZA DEL CARGO Planear y controlar eficientemente los flujos de entrada y salida de efectivo 3. FUNCIONES DEL CARGO Brindar atención a los clientes que se comunican a la empresa, transmitiendo la llamada a la persona o sección requerida. Elaborar cuadre del día anterior de tesorería Coordinar y comunicar diariamente a gerencia cuentas por pagar de proveedores, fechas de vencimiento y valores de pago, para adquirir beneficios Diligencia pagos en efectivo, emite y archiva cheques con previa autorización de gerencia por concepto de: compras de mercancía de contado, desembolsos imprevistos, gastos personales de gerencia y otros. Apoyo en elaboración de los diferentes documentos de importación requeridos por gerencia a partir de las solicitudes por la sociedad de intermediación aduanera. Asentar en libro de bancos los cheques que han sido girados para la revisión de su jefe inmediato Recaudo de dinero en cajas de punto de pago Elaboración y consignación diaria de recaudos del día anterior, y registro de consignaciones canceladas a proveedores programados Elaboración del boletín diario de caja y bancos con sus respectivos soportes Control de cartera de empleados por créditos o prestamos anticipados, y organización y entrega de nomina a colaboradores Revisión constante del correo electrónico de la compañía Control mensual de servicios básicos a cancelar (servicios, arrendamientos, etc) Delega a una persona para realizar vueltas fuera de las instalaciones. (cambio de efectivo, consignaciones a proveedores, pago de impuestos, pagos generales, documentos, etc.) Mantener contado el efectivo que le llega y debidamente separado en bolsas para repartir a cajeras en el punto de pago. Encargarse del envío y recepción de e-mails, así como la elaboración de cartas para entidades externas. Realizar cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe inmediato (gerencia) 26 4. ESPECIFICACIONES DEL CARGO SUBFACT FACTORES ORES GRADOS ESPECIFICACIONES 1 2 3 4 Educación x Experiencia CONOCIMIENTOS HABILIDADES Secretaria auxiliar contable Complejidad x Habilidad Mental x Gerencia indica que debe realizar, solo seguir instrucciones Habilidad Manual x Delega RESPONSABILIDAD x Se requiere alta destreza en los dedos para el manejo de teclado, toda la jornada laboral, habilidad en el manejo de dinero Delega actividades cotidianas a 2 colaboradores Por Errores x Un error puede causar un daño de gran magnitud Por Equipos, documentos.. x Responde por computo y accesorios, documentos confidenciales etc. Mental ESFUERZO Tres o cuatro años en experiencia relacionada El trabajo es de concentración y conocimiento x x Visual x Físico x CONDICIONES Ambientales x DE TRABAJO Riesgos x Las labores demandan media atención mental Las labores demandan alta atención visual Esfuerzo físico ligero Se esta expuesto a condiciones ambientales normales Posibles lesiones relacionadas con la naturaleza de su trabajo 27 Apéndice. 3 Identificación del cargo Responsable contable, tributario y financiero 1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO DÍA MES AÑO NOMBRE DEL CARGO CODIGO 2012 RESPONSABLE CONTABLE, TRIBUTARIO Y FINANCIERO DEPARTAMENTO DIVISIÓN ADMINISTRATIVO SECCIÓN Contabilidad ELABORADO POR JESSICA ZARITH GIRALDO B. NOMBRE DEL CARGO DE QUIEN DEPENDE Gerencia 2. NATURALEZA DEL CARGO Suministrar a la gerencia información financiera confiable, útil y oportuna para la toma de decisiones y el control gerencial 3. FUNCIONES DEL CARGO Someter a la aprobación de gerencia los proyectos del presupuesto de inversión y las operaciones comprendidas dentro de su objeto social, que así lo requieran. Presentar cada seis meses a gerencia o cuando esta lo requiera, un informe sobre el manejo de portafolio de inversiones, informes de gestión, etc. Asesorar a Gerencia, en asuntos relacionados con el cargo, así como a toda la organización en materia de control interno. llevar el archivo de su dependencia en forma organizada y oportuna, para atender requerimientos o solicitudes de información internas y externas. Revisar todas las cuentas del balance, verificando que todos los registros queden bien Revisar todas las facturas de proveedores, verificando que estén todos los impuestos debidamente registrados Revisar liquidación de prestaciones al personal (a recursos humanos) Supervisar el trabajo que realiza la auxiliar de contabilidad Preparar las diferentes declaraciones de impuestos como: Iva, Retención en la fuente, Industria y comercio y de renta Preparar información para las entidades externas cuando lo requieren o cuando es solicitado por gerencia Elaboración de estados financieros Elaboración de estados de resultados para ser entregados a gerencia Definición de parámetros para el manejo de la contabilidad que se va a utilizar en la empresa Informar al personal de todos los cambios que se presentan a nivel contable y fiscal. Preparar informes (mensual anual) del volumen de ventas a gerencia (por vendedor, sección y general) Preparar y entregar mensualmente a compras mercancía agotada Realizar cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe inmediato (gerencia) 28 4. ESPECIFICACIONES DEL CARGO SUBFACTORES GRADOS FACTORES 1 2 3 4 CONOCIMIENTOS HABILIDADES ESPECIFICACIONES Educación x Experiencia x Complejidad x Habilidad Mental x Habilidad Manual x Por supervisión RESPONSABILIDAD ESFUERZO x Por Errores x Por Equipos x Mental x Visual x Físico x CONDICIONES Ambientales x DE TRABAJO Riesgos x Contador público titulado Tres, cuatro años en experiencia relacionada El trabajo es variado y difícil (de conocimiento) Debe ser hábil para los negocios y muy concentrado en lo que hace Habilidad manual media para el manejo del teclado Supervisa administrativamente 2 personas (Gerente, Auxiliar contable) Un error puede causar un daño de gran magnitud Responde por computo y accesorios, documentos confidenciales etc… Las labores demandan alta atención mental Las labores demandan alta atención visual Esfuerzo físico ligero Se esta expuesto a condiciones ambientales normales Posibles lesiones relacionadas con la naturaleza de su trabajo 29 Apéndice. 4 Identificación del cargo Auxiliar Contable y manejo de Recursos Humanos 1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO DÍA MES AÑO NOMBRE DEL CARGO 2012 AUXILIAR CONTABLE Y MANEJO DE RECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTO DIVISIÓN ADMINISTRATIVO NOMBRE DEL CARGO DE QUIEN DEPENDE RESPONBLE DE CONTABILIDAD, ADMINISTRACION, TESORERIA Y GERENCIA CODIGO SECCIÓN ELABORADO POR JESSICA ZARITH GIRALDO B. 2. NATURALEZA DEL CARGO Control y contabilización de las diferentes operaciones financieras y contables Desarrollar el talento humano, incentivarlo y mantener al día todo lo relacionado con éste 3. FUNCIONES DEL CARGO Recoge, revisa, contabiliza diariamente los documentos generados por la empresa (facturas (ventas, compras, gastos), recibos de caja, bauchers, créditos, devoluciones, cambios, ingresos, egresos, etc.) Capacitar y solucionar cualquier inquietud operativa en los puntos de pago del Sistema contable Revisión y digitación de documentos contables (ventas, compras y gastos) Realización de conciliación bancaria Manejo de archivo de la documentación de la empresa y cuentas personales de gerencia Manejo de caja en momentos de congestión Apoyo a tesorería: Recogida de efectivo en cajas y entrega de consignaciones a proveedores. Diligenciar formularios de declaración de renta Elaboración de memorandos, cartas internas y externas Control de correspondencia Elaboración de nómina en el sistema contable e impreso, organización de desprendibles de pago Apoyo a tesorería para el conteo y empaque de nómina Incorporar al personal que ingresa a la organización y familiarizarlo con la compañía Administración de sueldos, prestaciones y beneficios Planear con gerencia, dirigir y controlar la educación y capacitación a los colaboradores para el mejor funcionamiento de las operaciones (con personal especializado) Motivar al personal, con el fin de que tengan un mejor desempeño en el cumplimiento de los objetivos Control y evaluación del desempeño cada 3 o 6 meses (asignación de criterios en: responsabilidad, puntualidad, productividad, iniciativa, trabajo en equipo, pulcritud en el trabajo), con ayudantes delegados. Revisa y elabora liquidaciones, ingreso y retiro de afiliaciones del personal Revisión y manejo de personal (asistencia, memorandos, comunicados, etc.) Elaborar, alimentar y plasmar en cartelera actividades y festividades de los colaboradores, (cumpleaños, el empleado del mes, etc.), mensajes de crecimiento personal, anuncios, normas internas, etc. Realizar cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe inmediato 30 4. ESPECIFICACIONES DEL CARGO FACTORES SUBFACTORES GRADOS ESPECIFICACIONES 1 2 3 4 Educación x Experiencia CONOCIMIENTOS HABILIDADES Complejidad Habilidad Mental x x x Habilidad Manual Por supervisión x x x RESPONSABILIDAD Por Errores x Por Equipos, documentos .. x Mental ESFUERZO x x Visual x Físico X CONDICIONES Ambientales X DE TRABAJO Riesgos Tecnología contable y administrativa con énfasis en recursos humanos y estudios afines De dos a tres años en experiencia relacionada (en cada campo) El trabajo es de conocimiento y habilidad de aprendizaje para manejar el sistema contable de la empresa y de destreza y conocimiento para el manejo del personal Las decisiones son de carácter operativo respecto a lo contable y de mucho conocimiento y manejo en la parte humana Alta destreza en los dedos para manipular el teclado Supervisa operativamente 3 personas (aprox.) en la parte contable (cajeras), y con ayuda de delegados maneja el personal de la compañía Un error puede causar un daño de medio y alta importancia Responde por Computo y accesorios, documentos, etc. Las labores demandan media atención mental Las labores demandan alta atención visual (contablemente) Esfuerzo físico ligero x 31 Se esta expuesto a condiciones ambientales normales Posibles lesiones relacionadas con la naturaleza de su trabajo Apéndice. 5 Identificación del cargo Responsable centro de acopio y distribución 1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO DÍA MES AÑO NOMBRE DEL CARGO CODIGO 2012 RESPONSABLE CENTRO DE ACOPIO Y DISTRIBUCION DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DIVISIÓN SECCIÓN ELABORADO POR JESSICA ZARITH GIRALDO B. NOMBRE DEL CARGO DE QUIEN DEPENDE RELACIONES DIRECTAS DEL CARGO GERENCIA, TESORERIA 2. NATURALEZA DEL CARGO Planear, organizar, dirigir y controlar todas las actividades realizadas en el centro de acopio y distribución 3. FUNCIONES DEL CARGO Transmitir información necesaria sobre los productos Programar, desarrollar, dirigir y controlar la realización de planes de acción con sentido lógico, logrando los objetivos propuestos (diario, semanal, quincenal, mensual) Facilitar los elementos y asesorías necesarias para el adecuado desarrollo de las actividades Supervisar el desempeño del personal a cargo y considerar la retroalimentación de mejoras en los procesos Atención a proveedores (Recibe, verifica e ingresa mercancía al sistema contable) Presentar a tesorería facturas ingresadas en el sistema con la orden de compra y sus anexos necesarios. Realizar remisiones, devoluciones Planear, dirigir, controlar y brindar apoyo en la organización de la mercancía en bodega Coordinar y hacer cumplir las actividades de despacho efectivo (Con agilidad, seguridad en el empaque de mercancía y a tiempo) Distribuir mercancía a clientes (puntos de venta, showroom, TAT, Empresas Públicas y Privadas, Mayoristas) Asegurar que mercancía con código de barras lleve el hablador de precio, la que no (el 100%) debe llevar el tiquete de la empresa con referencia y precio Delega a auxiliar de bodega para realizar solicitud de cotización a cliente Controlar Mantenimiento semestral de equipos de bodega Revisar continuamente las instalaciones físicas y sus condiciones Comunicar a recursos humanos, inconsistencias con el personal por falta de cumplimiento de las normas organizacionales Programar y controlar el aseo y presentación de las instalaciones Permanecer en comunicación constante y real con sus superiores y subordinados 32 4. ESPECIFICACIONES DEL CARGO SUBFACTORES FACTORES GRADOS ESPECIFICACIONES 1 2 3 4 poca, media, median, alta CONOCIMIENTOS HABILIDADES Educación x Experiencia x Complejidad x Habilidad Mental x Habilidad Manual x Por supervisión RESPONSABILIDAD x Por Errores x Por Equipos, materiales, doc. x Mental ESFUERZO x x Visual x Físico CONDICIONES Ambientales DE TRABAJO Riesgos x x x 33 x Tecnólogo en logística, Tecnología en sistema, Seminario Relaciones Interpersonales, Capacitación programa interno, conocimiento manejo de inventarios 2 años en experiencia relacionada o plan de carrera El trabajo es variado y de cuidado Toma decisiones de mediana-alta importancia Muy buen manejo del teclado Supervisa operativamente 5 personas Un error puede causar un daño de gran magnitud Responde por equipos de Ctro de Acopio, documentos, materiales Las labores demandan mediana atención mental Las labores demandan alta atención visual Esfuerzo físico mediano Se esta expuesto a condiciones ambientales , polvo, calor moderado Expuesto lesiones de mediana-alta probabilidad de ocurrencia. Apéndice. 6 Identificación del cargo Apoyo centro de acopio y distribución (Inventarios) 1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO DÍA MES AÑO NOMBRE DEL CARGO CODIGO 2012 APOYO CENTRO DE ACOPIO Y DISTRIBUCION (INVENTARIOS) DEPARTAMENTO OPERATIVO DIVISIÓN SECCIÓN ELABORADO POR JESSICA ZARITH GIRALDO B. NOMBRE DEL CARGO DE QUIEN DEPENDE RESPONSABLE CENTRO DE ACOPIO RELACIONES DIRECTAS DEL CARGO RESPONSABLE CENTRO DE ACOPIO, GERENCIA 2. NATURALEZA DEL CARGO Control continuo de los niveles reales de mercancía, stocks, agotados 3. FUNCIONES DEL CARGO Ejecución del informe de conteo, control Revisión de novedades por remisión Comunicar a jefe inmediato irregularidades en la mercancía (casos especiales) Revisión de inventario previo a la compra Tener organizados y en optimas condiciones manifiestos de aduana Realizar notas de producción Recibir, revisar e ingresar al sistema la mercancía que entra al centro de acopio Control de inventarios generales y del punto de venta Mantener actualizada la página web (base de datos productos) Despacho a puntos de venta y clientes Realizar y enviar vía internet solicitud de cotizaciones para clientes que lo soliciten Una vez definido el precio de negociación, realiza junto con proveedor y jefe de compras orden de pedido Mantener un registro actualizado de proveedores: de mercancía e insumos para uso oportuno Manejar base de datos de todos los productos existentes y pasar a compras informe mensual de agotados con proveedor, referencia y costo 4. ESPECIFICACIONES DEL CARGO SUBFACTORES GRADOS FACTORES 1 2 3 4 poca, media, mediana, alta 34 ESPECIFICACIONES Educación CONOCIMIENTOS HABILIDADES Experiencia x x Complejidad x Habilidad Mental x Habilidad Manual Por supervisión x RESPONSABILIDAD Por Errores x Por Equipos, materiales, doc. x Visual Ambientales DE TRABAJO Riesgos x x Físico CONDICIONES x x Mental ESFUERZO x x 35 Un error puede causar un daño de media y alta magnitud Responde por equipos de cómputo y documentos Las labores demandan mediana y alta atención mental Las labores demandan alta atención visual Esfuerzo físico mediano x x Ingeniero en sistemas, tecnólogo en administración de inventarios, y capacitaciones en contabilidad 2 años en experiencia relacionada o plan de carrera El trabajo es variado y de cuidado Toma decisiones de mediana-alta importancia Muy buen manejo del teclado x Se esta expuesto a condiciones ambientales , polvo, calor moderado Expuesto lesiones de mediana-alta probabilidad de ocurrencia. Apéndice. 7 Identificación del cargo Responsable de compras 1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO DÍA MES AÑO NOMBRE DEL CARGO 2012 RESPONSABLE DE COMPRAS DEPARTAMENTO DIVISIÓN ADMINISTRATIVO CODIGO SECCIÓN ELABORADO POR JESSICA ZARITH GIRALDO B. NOMBRE DEL CARGO DE QUIEN DEPENDE GERENCIA RELACIONES DIRECTAS : RESPONSABLE CENTRO DE ACOPIO Y DISTRIBUCION, INVENTARIOS, GERENCIA 2. NATURALEZA DEL CARGO Adquiere los productos y materiales a un precio adecuado con la calidad necesaria y justo a tiempo para no entropercw3er las funciones de la empresa 3. FUNCIONES DEL CARGO Permanecer al día con el abastecimiento de mercancía agotada, a partir del stock establecido por cada tipo de mercancía. Contactar proveedores de mercancía requerida Tener relación directa con los proveedores, y realizar negociaciones efectivas de compra, siempre buscando un beneficio mutuo entre las partes Avala orden de compra Mantener al día sobre los productos y precios que demanda el mercado Tener permanente comunicación con todos los departamentos y en especial con los funcionarios de ventas y contabilidad Tener documentación al día de las facturas de compras nacionales e internacionales Manejar tiempos de entrega con el proveedor Realizar pronostico de ventas y compras Localizar, seleccionar y establecer fuentes de abastecimientos de materias primas y suministros Cotizar precios, calidad y transporte Negociar condiciones de entrega , pago, tratos necesarios en caso de rechazo y ajustes Vender los desechos, sobrantes y artículos de desuso Solicitar control de existencias para compras 4. ESPECIFICACIONES DEL CARGO SUBFACTORES FACTORES GRADOS ESPECIFICACIONES 1 2 3 4 CONOCIMIENTOS HABILIDADES Educación x Experiencia x Complejidad x 36 Plan de carrera en mercadeo o afines Tres años de experiencia relacionada El trabajo es muy Habilidad Mental Habilidad Manual Por supervisión RESPONSABILIDAD ESFUERZO x x x Por Errores x Por Equipos x Mental x Visual Físico x X CONDICIONES Ambientales X DE TRABAJO Riesgos X 37 variado y de cuidado Toma decisiones de mucha importancia Muy buen manejo del sistema 2 personas (apoyo centro de acopio) Un error puede causar un daño de gran costo Responde por equipo de oficina Las labores demandan alta atención mental Las labores demandan mediana atención visual Esfuerzo físico ligero Se esta expuesto a condiciones ambientales normales Expuesto lesiones de poca probabilidad de ocurrencia. Apéndice. 8 Identificación del cargo Administrador punto de venta 1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO DÍA MES AÑO NOMBRE DEL CARGO CODIGO 2012 ADMINISTRADOR PUNTO DE VENTA DEPARTAMENTO DIVISIÓNN SECCIÓN ADMINISTRATIVO ELABORADO POR NOMBRE DEL CARGO DE QUIEN DEPENDE GERENCIA JESSICA ZARITH GIRALDO B. RELACIONES DIRECTAS DEL CARGO GERENCIA, CENTRO DE ACOPIO Y DISTRIBUCION, RESPONSABLE SECCION 2. NATURALEZA DEL CARGO Planear, organizar, dirigir y controlar todas las actividades en el punto de venta 3. FUNCIONES DEL CARGO Planear, Dirigir, coordinar, supervisar, cumplir y hacer cumplir las normas para el eficiente desarrollo de las actividades de la organización, en cumplimiento con las políticas adoptadas por gerencia Ejecutar y coordinar el ingreso del personal a las instalaciones de la compañía y el desarrollo de actividades internas Planear, coordinar y controlar el mantenimiento de equipos, aseo y presentación de la organización Programar, Informar y asignar tareas diarias, semanales y mensuales a cada jefe de sección, para que éste lo transmita a su equipo de trabajo (personal de apoyo en sección) Verificar que el jefe de sección cumpla con el tiempo planeado de ejecución y culminación de actividades ya establecidas Rendir informe y responder por las actividades que se están ejecutando en cada sección a gerencia Informar a vendedores meta mensual en ventas (general y por sección) y desempeño (individual y grupal) Comunicar al personal las bonificaciones que se realizan por concepto de ventas Atención a clientes externos (incluidos proveedores) brindando asesoría oportuna a sus necesidades (descuentos, créditos, pagos en cheque, reclamos, cambios, etc.) Atención a clientes internos (dotación de materiales, permisos, créditos, etc.) Verificar la correcta utilización de materiales de dotación e insumos para el desarrollo de las actividades Mantener una comunicación constante con el personal de ventas frente a precios internos y los de la competencia, para comunicar a auxiliar en compras y que realicen las modificaciones pertinentes Escuchar con atención y tener en cuenta las intervenciones de los colaboradores para mejorar el clima laboral, hasta donde las reglas se lo permitan Manejar un equilibrio de relaciones con sus colaboradores para darle solución a sus inconformidades y en la medida de lo posible llegar a un mutuo acuerdo o si es posible solucionarlo. Dar ejemplo y enseñarles a sus colaboradores la manera más adecuada para dirigirse a un cliente, siendo muy respetuoso y con una muy buena actitud de servicio. Comunicar inconformidades con el personal a recursos humanos para realizar los procedimientos pertinentes Comunicar a gerencia reconocimientos merecidos y asuntos delicados con relación al personal del punto de 38 venta Realizar el cierre diario de cajas, y autorizar cierre de puertas para dar inicio al desplazamiento de personal por sus pertenecías Responder disciplinariamente, económica y penalmente si fuese necesario, por cualquier acto deshonesto o que denote falta de transparencia Ejercer las demás funciones que le señale o delegue gerencia, las normas legales y aquellas que por su naturaleza le correspondan como Administrador. 4. ESPECIFICACIONES DEL CARGO FACTORES SUBFACTORES GRADOS ESPECIFICACIONES 1 2 3 4 Educación x Experiencia CONOCIMIENTOS HABILIDADES x Complejidad x Habilidad Mental x Habilidad Manual x Por supervisión RESPONSABILIDAD ESFUERZO x Por Errores x Por Equipos x Mental x Visual X Físico x CONDICIONES Ambientales x DE TRABAJO Riesgos x 39 Tecnólogo en administración con experiencia en mercadeo o plan de carrera en la empresa Tres años o mas en experiencia relacionada El trabajo es muy variado y de mucha responsabilidad en manejo de personal, y equipos Todo el tiempo toma decisiones de media y alta importancia. (Negociaciones y solución de problemas). Se requiere poca habilidad manual, para manejo de documentos y cosas varias Supervisa y coordina aprox. 32 personas operativamente Un error puede causar un daño de medio/alta magnitud Planta eléctrica, fotocopiadoras, cámaras de seguridad, etc. Contar con competencias interpretativas, argumentativas y propositivas (alta habilidad mental) Las labores demandan un mediano esfuerzo visual Tener capacidad de desplazarse durante el día por el establecimiento físico Expuesto a condiciones ambientales normales Expuesto lesiones de poca probabilidad de ocurrencia. (cansancio muscular) Apéndice. 9 Identificación del cargo Responsable de Sección 1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO DÍA MES AÑO NOMBRE DEL CARGO CODIGO 2012 RESPONSABLE DE SECCION DEPARTAMENTO DIVISIÓNN SECCIÓN OPERATIVO ELABORADO POR NOMBRE DEL CARGO DE QUIEN DEPENDE ADMINISTRADOR PUNTO DE VENTA JESSICA ZARITH GIRALDO B. 2. NATURALEZA DEL CARGO Brindar atención y buen servicio al cliente, mantener y/o mejorar la participación en ventas generando un beneficio para la empresa 3. FUNCIONES DEL CARGO Controla y supervisa la limpieza y exhibición de productos y puesto de trabajo Se asegura de que las tareas diarias, semanales y mensuales transmitidas al apoyo de sección, sean ejecutadas según lo establecido Brindar atención al cliente cuando se comunica para pedir los precios de productos y su disponibilidad. Revisar que el personal de apoyo Pendiente de Productos con tiquete Conocimiento de los productos ofrecidos Estrategias de rotación de inventarios Manejo de precios e inventarios Controlar proceso de facturación y entrega de la misma Controlar la entrega de Productos al punto de recaudo Controlar chequeo de precios y referencias Manejo apropiado de la mercancía Surtir de Bodega agotados en sección apoyo para realizar orden de compra cotización de precios al proveedor Recibe mercancía de remisión Realiza Inventario de sección Solicita recursos necesarios para desarrollar la labor solicitar apoyo de sección cuando es necesario Controlar la organización de Bodega por sección 4. ESPECIFICACIONES DEL CARGO SUBFAC FACTORES TORES GRADOS 1 2 3 4 40 ESPECIFICACIONES CONOCIMIENTOS HABILIDADES RESPONSABILIDAD Educación x Experiencia x Complejidad Habilidad Mental Habilidad x Manual Por supervisión x Por Errores x x ESFUERZO x Mental x Visual x respuestas al cliente Se requiere poca habilidad manual 1 persona de apoyo Un error puede causar un daño medio x Por Equipos Bachiller, capacitación en atención al cliente 1 año en experiencia relacionada El trabajo es muy variado y difícil Responde por los productos y equipos de facturación Las labores demandan media atención mental Las labores demandan mediana atención visual Físico x Esfuerzo físico ligero CONDICIONES Ambientales x Se esta expuesto a condiciones ambientales normales DE TRABAJO Riesgos x Expuesto lesiones de poca probabilidad de ocurrencia. 41 Apéndice. 10 Identificación del cargo Apoyo sección 1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO DÍA MES AÑO NOMBRE DEL CARGO CODIGO 2012 APOYO SECCION DEPARTAMENTO DIVISIÓN SECCIÓN OPERATIVO ELABORADO POR NOMBRE DEL CARGO DE QUIEN DEPENDE RESPONSABLE DE SECCION, ADMINISTRADOR PUNTO DE VENTA JESSICA ZARITH GIRALDO B. 2. NATURALEZA DEL CARGO BRINDAR ATENCION Y BUEN SERVICIO AL CLIENTE, MANTENER Y/O MEJORAR LA PARTCIPACION ENVENTAS GENERANDO UN BENEFICIO PARA LA EMPRESA 3. FUNCIONES DEL CARGO Limpieza y exhibición de productos y puesto de trabajo Asegurarse de que las tareas diarias, semanales y mensuales transmitidas por jefe de sección, sean ejecutadas según lo establecido Brindar atención al cliente cuando se comunica para pedir los precios de productos y su disponibilidad. Mantener al día productos con tiquete Conocimiento de los productos ofrecidos Proceso de facturación y entrega de la misma Entrega de Productos al punto de recaudo Chequeo constante de precios y referencias de los productos Manejo apropiado de la mercancía Surtir de Bodega según la mercancía solicitada por responsable de sección Apoyo en otras secciones Realizar solicitudes de cotización a clientes en punto de venta 4. ESPECIFICACIONES DEL CARGO FACTORES SUBFACTORES GRADOS ESPECIFICACIONES 1 2 3 4 CONOCIMIENTOS HABILIDADES Educación x Experiencia x Bachiller, capacitación en atención al cliente 6 meses en experiencia relacionada El trabajo es muy variado y difícil x respuestas al cliente Complejidad x Habilidad Mental 42 Habilidad x Manual Por supervisión RESPONSABILIDAD Por Errores Se requiere poca habilidad manual x Por Equipos ESFUERZO x Mental x Visual x Un error puede causar un daño leve Responde por los productos Las labores demandan media atención mental Las labores demandan mediana atención visual Físico x Esfuerzo físico ligero CONDICIONES Ambientales x Se esta expuesto a condiciones ambientales normales DE TRABAJO Riesgos x Expuesto lesiones de poca probabilidad de ocurrencia. Apéndice. 11 Identificación del cargo Empacador 1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO DÍA MES AÑO NOMBRE DEL CARGO 2012 EMPACADORES DEPARTAMENTO DIVISIÓN OPERATIVO CODIGO SECCIÓN ELABORADO POR JESSICA ZARITH GIRALDO B. NOMBRE DEL CARGO DE QUIEN DEPENDE ADMINISTRADOR PUNTO DE VENTA RELACIONES DIRECTAS DEL CARGO CAJEROS, APOYO SECCION, ADMINISTRADOR PUNTO DE VENTA 2. NATURALEZA DEL CARGO Control y entrega oportuna de mercancía cancelada 3. FUNCIONES DEL CARGO Empaque de mercancía Comunica a administrador punto de venta irregularidades en la mercancía y facturación (casos especiales) Ordenar la exhibición a cargo Encargado del inventario de bolsas Recolección de mercancía en secciones Almacenamiento y entrega de separados Encargado de devoluciones de mercancía Clasificación y almacenamiento de facturas diarias 43 Atención al cliente en dudas e inquietudes Revisión cuantitativa y cualitativa de la mercancía relacionada en factura de compra (cantidad y referencia) Abastecimiento de bolsas a los otros puntos de venta. Cambio de dinero para liquidez de las cajeras Entrega de facturas anuladas a auxiliar contable. Realizar actividades ocasionales impuestas por el administrador de punto de venta 4. ESPECIFICACIONES DEL CARGO SUBFACTORES FACTORES GRADOS ESPECIFICACIONES 1 2 3 4 CONOCIMIENTOS HABILIDADES Educación x Experiencia x Complejidad Habilidad Mental Habilidad Manual Por supervisión RESPONSABILIDAD Por Errores x x x x Un error puede causar un daño de gran magnitud x Por Equipos, materiales, doc. Mental ESFUERZO Bachiller, Tecnología en sistema, Seminario Relaciones Interpersonales, Capacitación programa interno, conocimiento manejo de inventarios 1 año en experiencia relacionada o plan de carrera El trabajo es variado y de cuidado Toma decisiones de baja complejidad Manejo de productos y bolsas adecuadamente Supervisa operativamente 2 personas de apoyo Responde por documentos, materiales, productos x x Visual x Físico x CONDICIONES Ambientales x DE TRABAJO Riesgos x Las labores demandan mediana atención mental Las labores demandan alta atención visual Esfuerzo físico mediano Se esta expuesto a condiciones ambientales normales Expuesto lesiones de mediana probabilidad de ocurrencia. 44 Apéndice. 12 Identificación del cargo Cajeros 1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO DÍA MES AÑO NOMBRE DEL CARGO CODIGO 2012 CAJEROS DEPARTAMENTO DIVISIÓN SECCIÓN OPERATIVO ELABORADO POR NOMBRE DEL CARGO DE QUIEN DEPENDE ADMINISTRADOR PUNTO DE VENTA - AUXILIAR CONTABLE JESSICA ZARITH GIRALDO B. 2. NATURALEZA DEL CARGO Recaudo de dinero 3. FUNCIONES DEL CARGO Organización del puesto de trabajo (limpieza) Saludar siempre con sonrisa amistosa y con mucho respeto a los clientes Revisión de Base en caja Recibir los pagos de los clientes Facturación Directa Pago de algunas facturas solicitadas por tesorería Cancelación de fletes previamente autorizados por su superior Digitar Ingresos, gastos, recibos de caja Realizar créditos autorizados a clientes y empleados Devoluciones de Dinero Cambios de mercancía Atender a clientes vía teléfono y pasar llamadas a las diferentes secciones Encargada de entregar dotación con previa autorización de su jefe inmediato Encargada de formatos: Orden de Compra, Formato de crédito, Nota de producción, cuadre, remisión de mercancía. Diligencia del “Cuadre de Caja” Digitación de mercancía que se traslada para otros puntos de venta. Realizar cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe inmediato 4. ESPECIFICACIONES DEL CARGO FACTORES SUBFACTORES GRADOS ESPECIFICACIONES 1 2 3 4 CONOCIMIENTOS HABILIDADES Educación x Experiencia Bachiller, tecnología en sistemas x 45 Un año de experiencia relacionada Complejidad x El trabajo es de concentración Habilidad Mental x Superior indica que debe realizar, solo seguir instrucciones Habilidad Manual x Se requiere alta destreza en los dedos para el manejo de teclado, toda la jornada laboral, habilidad en el manejo de dinero Delega RESPONSABILIDAD Por Errores x Por Equipos, documentos. x Mental ESFUERZO X Visual x Físico x Ambientales x Riesgos x CONDICIONES DE TRABAJO Un error puede causar un daño de gran magnitud Responde por computo y accesorios, documentos confidenciales etc. Las labores demandan media atención mental Las labores demandan alta atención visual Esfuerzo físico ligero Se esta expuesto a condiciones ambientales normales Posibles lesiones relacionadas con la naturaleza de su trabajo 46 Apéndice. 13 Identificación del cargo Aseo 1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO DÍA MES AÑO NOMBRE DEL CARGO CODIGO 2012 ASEO DEPARTAMENTO DIVISIÓN SECCIÓN OPERATIVO ELABORADO POR NOMBRE DEL CARGO DE QUIEN DEPENDE ADMINISTRADOR PUNTO DE VENTA JESSICA ZARITH GIRALDO B. 2. NATURALEZA DEL CARGO Mantener las instalaciones limpias y adecuadas para recibir a los clientes 3. FUNCIONES DEL CARGO Mantener los baños en perfecto aseo para los clientes Limpieza de suelos (barrer, fregar) Limpieza de muebles (quitar polvo, pasar el trapo). Limpieza de cristales, baños, oficinas delegadas Vaciado de papeleras. Limpieza diaria y programada de los centros o zonas asignadas por jefe inmediato. 4. ESPECIFICACIONES DEL CARGO FACTORES CONOCIMIENTOS HABILIDADES RESPONSABILIDAD SUBFACTORES Educación GRADOS 1 2 3 4 x Bachiller Experiencia x 1 mes Complejidad x Habilidad x Mental Habilidad Manual Por supervisión Por Errores Mental El trabajo es de mucha responsabilidad, de conocimiento y destreza habilidad mental baja x Se requiere media habilidad manual x Por Equipos ESPECIFICACIONES Un error puede causar una complicación baja x Herramientas de uso para realizar su trabajo x Habilidad mental normal 47 ESFUERZO Visual x Esfuerzo visual normal Físico x Debe estar de pie mucho tiempo CONDICIONES Ambientales x Debido al manejo de sustancias químicas DE TRABAJO Riesgos Expuesto lesiones de medio-alta probabilidad de ocurrencia. (cansancio muscular) x Apéndice. 14 Identificación del cargo Seguridad 1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO DÍA MES AÑO NOMBRE DEL CARGO CODIGO 2012 SEGURIDAD DEPARTAMENTO DIVISIÓN SECCIÓN OPERATIVO ELABORADO POR NOMBRE DEL CARGO DE QUIEN DEPENDE ADMINISTRADOR PUNTO DE VENTA JESSICA ZARITH GIRALDO B. 2. NATURALEZA DEL CARGO Proteger la integridad física de las personas y los bienes materiales de la organización 3. FUNCIONES DEL CARGO Apertura y cierre del almacén Saludar con cordialidad y direccionar los clientes al punto de interés Control de asistencia y entrega de la misma Atención al cliente y cierre de bolsas Permanecer en constante vigilancia y reportar asuntos sospechosos por radio llevar un control de las remisiones Anunciar ingreso o salida del personal y requisa Anuncio de proveedores a jefe inmediato (administrador punto de venta) Ubicar personal vía radio Paquetes guardados a clientes Llevar control de permisos al personal para la salida Tener conocimiento e Informar a todos los integrantes sobre primeros auxilios y sus reglas Conocimiento de instalaciones y objetos del almacén 4. ESPECIFICACIONES DEL CARGO 48 FACTORES SUBFACTORES Educación CONOCIMIENTOS HABILIDADES RESPONSABILIDAD GRADO ESPECIFICACIONES S 1 2 3 4 x Bachiller, curso de vigilancia en seguridad Experiencia x Dos años en experiencia relacionada Complejidad x Habilidad Mental x Habilidad Manual x para observar movimientos Se requiere poca habilidad manual Por supervisión x Supervisa 3 personas de apoyo Por Errores x Un error puede causar un daño grave Por Equipos x Radio, cosedora, arma de fuego, tábano Mental ESFUERZO El trabajo es de atención x Las labores demandan alta atención Visual x Las labores demandan alta atención visual Físico x CONDICIONES Ambientales x DE TRABAJO Riesgos x Esfuerzo físico ligero Se esta expuesto a condiciones ambientales normales Posibles lesiones relacionadas con la naturaleza de su trabajo Apéndice. 15 Identificación del cargo Conductor 1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO DÍA MES AÑO NOMBRE DEL CARGO 2012 CONDUCTOR DEPARTAMENTO DIVISIÓN OPERATIVO CODIGO SECCIÓN ELABORADO POR JESSICA ZARITH GIRALDO B. NOMBRE DEL CARGO DE QUIEN DEPENDE GERENTE RELACIONES DIRECTAS DEL CARGO GERENTE, ADMINISTRADOR 2. NATURALEZA DEL CARGO Asistir a la administración mediante la prestación correcta y oportuna del servicio de transporte, manteniendo el vehículo asignado en perfectas condiciones, presentación y funcionamiento. 3. FUNCIONES DEL CARGO Transportar al jefe donde le indiquen, en cumplimiento de sus funciones o a disposición del administrador 49 Atender a las solicitudes de transporte por su jefe inmediato o por quien éste delegue. Mantener el vehículo limpio, en funcionamiento y conservación Recoger y llevar Información de correspondencia si así lo delega su jefe inmediato o delegado Informar oportunamente a su jefe inmediato sobre el mantenimiento y reparación de los vehículos, todo tipo de fallas o daños. Realizar algún trámite ante compañías aseguradoras, y adjuntar todos los documentos necesarios. Con previa autorización de su jefe, solicitar a secretaria el dinero para combustibles y lubricantes necesarios. (entrega de recibos a secretaria) 4. ESPECIFICACIONES DEL CARGO SUBFACTORES FACTORES GRADOS ESPECIFICACIONES 1 2 3 4 poca, media, mediana, alta CONOCIMIENTOS HABILIDADES RESPONSABILIDAD Educación x Experiencia x Complejidad Habilidad Mental Habilidad Manual Por supervisión Por Errores Bachiller 1 año en experiencia de manejo El trabajo es sencillo x x Manejo del vehículo Un error puede causar un daño de gran magnitud X Por Equipos, materiales, doc. x Vehículo, papeles del carro Mental ESFUERZO Visual x Físico x CONDICIONES Ambientales X DE TRABAJO Riesgos X 50 Las labores demandan alta atención visual Esfuerzo físico mediano Se esta expuesto a condiciones ambientales normales Expuesto lesiones de mediana probabilidad de ocurrencia. ANEXOS Anexo A Cuestionario (Figueroa & Aguilera, 2005) Este cuestionario tiene como finalidad conocer el objetivo, las funciones, requisitos habilidades, destrezas y condiciones de trabajo que desempeñan. Del análisis de este cuestionario se obtendrá de una manera muy detallada la descripción de su respectivo cargo, para la correcta contestación de este cuestionario se pide seguir las siguientes instrucciones: Lea cuidadosamente el cuestionario. Responda de manera objetiva y con claridad cada pregunta sin tener en cuenta las operaciones de otros, debido a que la información suministrada por usted será fundamental para la descripción de cargos. Tenga presente las funciones, deberes y Los requisitos mínimos para el desempeño del cargo. Gracias por su colaboración 1. NOMBRE DEL CARGO: 2. NOMBRE DEL DEPARTAMENTO AL CUAL PERTENECE: 3. TITULO DEL SUPERVISOR INMEDIATO: 4. EXPLIQUE CUAL ES LA LABOR GENERAL DE SU TRABAJO: 5. SEÑALE EN ORDEN DE IMPORTANCIA LAS TAREAS O LABORES QUE REALIZA: 6. QUE NIVEL O GRADO DE INSTRUCCIÓN REQUIERE EL CARGO QUE USTED OCUPA: Nivel universitario ( ) Bachillerato ( ) Sexto grado ( ) Otro ( ) 51 7. CUAL ES LA EXPERIENCIA QUE NECESITA PARA DEMPEÑAR EL CARGO Sin experiencia ( ) De 1 hasta 3 años ( ) Mas de 3 hasta 5 años ( ) Mas se 5 años ( ) 8. PARA DESEMPEÑAR EL CARGO SE REQUIERE: A.- Habilidad motora. (Conjunto de destrezas manuales necesarias para el manejo de herramientas, equipos, vehículos y otros. Ninguno ( ) Poca ( ) Mucha ( ) Explique: B.-Esfuerzo mental. (Capacidades especificas exigidas en el desempeño del cargo, tales como relaciones interpersonales, seguimiento, concentración, conocimientos.) Explique: 9. SEÑALE CON UNA X LAS CONDICIONES AMBIENTALES A LAS QUE ESTA SOMETIDO EN SU PUESTO DE TRABAJO (ILUMINACION, HUMEDAD, POLVO, RUIDO, TEMPERATURA, OTROS) Ambiente adecuado ( ) Exposición ocasional a elementos desagradables ( ) Exposición continua a elementos desagradables ( ) Explique: 10. SEÑALE CON UNA X COMO SON LOS RIESGOS A LOS QUE ESTA SOMETIDO EN SU PUESTO DE TRABAJO. (CORTADURA, FRACTURA, MUTILACIONES, OTROS). Ninguno ( ) Moderado ( ) muy graves ( ) Explique. 7. RELACIONES CON OTROS DEPARTAMENTOS 52 Anexo B Instrumento para la descripción del cargo 1. IDENTIFICACIONDELCARGO DIA MES AÑO NOMBREDELCARGO 29 10 1998 JEFE DE TALLER DEPARTAMENTO SERVICIOSADTVOS DIVISIÓN FLOTAPROPIA NOMBREDELCARGODEQUIENDEPENDE DIRECTORDEDEPARTAMENTO 2. NATURALEZADELCARGO CODIGO SECCIÓN MANTENIMIENTO ELABORADO POR MALOALVAREZHEINDELCARMEN DOMINGUEZ REDONDOJULIANESTEBAN ACOSTABERRIOWILSONALFONSO Planear, organizar, dirigir y controlar todas las actividades del taller 3. FUNCIONESDELCARGO 1. Planear cuantos carros entran al taller 2. Planear los mantenimientos acuerdos a la hoja de vida de los vehículos 3. Planear, organizar y dirigir y controlarla entrada, permanencia y salida de vehículos 4. Rendir informe de las actividades realizadas al director del taller 5. Solicitar y recibir los repuestos del departamento de compras 6. Verificar que se cumpla el tiempo planeado de los vehículos en el taller 7. Asignar responsabilidades los mecánicos para revisión de vehículos 8. Contactar proveedores de repuestos 9. Verificarla correcta utilización delas herramientas e insumos en el taller 10. Controlar el aseo y presentación del taller 11. Controlar los tiempos aplicados a la Mano de Obra y efectuar los cierres diarios 12. Informar periódicamente sobre las eventualidades que se presenten 4. ESPECIFICACIONESDELCARGO FACTORES CONOCIMIENTOS HABILIDADES RESPONSABILIDAD ESFUERZO CONDICIONES DETRABAJO SUBFACTORES GRADOS 1 2 3 4 ESPECIFICACIONES Educación X Ingeniero Industrial Experiencia Complejidad Habilidad Mental Habilidad Manual Por supervisión Por Errores Por Equipos Mental Visual Físico Ambientales Riesgos X X X Dos años y tres en experiencia relacionada X El trabajo es muy variado y difícil Toma decisiones de mucha importancia Se requiere poca habilidad manual X Supervisatecnicayadministrativamente25personas X X X X Un error puede causar un daño de gran magnitud Responde por todo el taller Las labores de mandan alta a tención mental Las labores demandan mediana atención visual X X X Esfuerzo físico ligero Se esta expuesto a condiciones ambientales regulares Expuesto lesiones de poca probabilidad de ocurrencia. Fuente: AMAYAGALEANO, Miguel. Administración de Salarios e incentivos(Chiavenato, 2000) 53
