organizar al personal. importante problema del mando

Enseñando y aprendiendo
(Lema de VICOER)
NOTA Nº 6
ORGANIZAR AL PERSONAL. IMPORTANTE PROBLEMA DEL MANDO
* Escribe Adelqui González Languasco
I) INTRODUCCION
Fayol ha dicho “administrar es prever, organizar, mandar, coordinar,
controlar”. Todas estas actividades no se ejercen sobre la materia ni “sobre las maquinas sino
sobre la gente”. Y así es que para que se cumplan bien estas tareas, propias de la
administración, es preciso que se respeten ciertos principios, enumerando Fayol 14 reglas o
principios y todos están referidos a la gente de la empresa, muy específicamente al orden,
jerarquía, mando, especialización laboral, coordinación y control.
Partiendo de estos ejes temáticos Fayol se ocupa desde el más alto rango
hasta el menor de los niveles. Y aquí nosotros, en esta nota dejaremos bajo estudio algunos
aspectos de la gente operando en la empresa; Organización, mando, control, encuadre.
II) LA MATEMATICA Y LA EMPRESA
Si nos vamos a ocupar de la gente operando en la empresa pareciera que la
matemática no es idónea en ese campo. Variados problemas de la empresa, según la
naturaleza o composición de los mismos son resueltos con la matemática y en ocasiones solo
con ella.
Lo que aquí nos proponemos estudiar es la organización del personal
operativo, el que se desempeña en circunstancias un tanto particulares, sea por los lugares
donde se realizan las tareas y por la dificultad de control por parte del superior.
Trataremos de organizar los equipos o cuadrillas.
III) NOCIONES TEORICAS SOBRE “ARREGLOS”
En el Análisis Matemático se estudian las “coordinaciones” de conjuntos de
objetos o de elementos, llamados también “Arreglos” y aunque los matemáticos dicen que es
más correcto decir “coordinación”, han adoptado y han frecuentado el uso de “Arreglos”, por
una cuestión de simbología, ya que se prefiere la “A” en lugar de la “C”, la que se usa para el
estudio de las “Combinaciones”.
En lugar de definir “Arreglos” optamos por describir o conceptualizar. Sea una
suma de elementos (n). Con esos elementos formamos Arreglos (“A”) o subconjuntos o
grupos, los que tienen que cumplir determinadas condiciones. Estos “Arreglos” se diferencian
entre sí porque tienen algún elemento diferente o aun teniendo los mismos elementos, el
1
orden es diferente (a b y b a son dos arreglos o grupos diferentes aunque tienen los mismos
elementos, pero están en diferente orden). La cantidad de elementos que entra en cada
“Arreglo” se llama r. Un primer problema es ¿cuantos “Arreglos” se pueden formar con n
elementos, si en cada “Arreglo” entran r elementos? Un segundo problema es ¿cómo se
presentan los “Arreglos” calculados?
Aclaración sobre el lenguaje simbólico:
1-
n
Ar
¿Cómo se lee esta expresión? La A quiere decir “Arreglos”, la n cantidad de
elementos disponibles y la r cantidad de elementos con los que estará compuesto cada
“Arreglo”
IV) ENCUADRE DEL PERSONAL
Con las nociones teóricas expuestas, conocemos en alguna medida,
teóricamente, lo que matemáticamente es “Arreglo”, sin perjuicio de agregar algo mas,
veremos si ese conocimiento teórico puede obrar como herramienta para resolver un cierto
problema planteado en una empresa. Es condición ante todo conocer en detalle las partes del
caso o de la situación, para luego caracterizarlo como problema y luego optar por la aplicación
del conocimiento teórico. Aquí juega lo que se conoce como praxis (acción) o habilidad
profesional para confrontar apropiadamente lo teórico, conocimiento general y abstracto con
lo fáctico, concreto, positivo, y en su caso, puntual.
Escenario: a) es una empresa con objeto económico; b) en un sector de ella
hay 6 trabajadores con igual jerarquía; c) es necesario realizar tareas en tres lugares más o
menos retirados de la empresa y también distantes entre sí, por lo que se hace difícil un
control oportuno, frecuente y directo por las autoridades superiores: d) en los tres lugares
identificados con I, II y III las tareas son parecidas y los seis trabajadores, en opinión del jefe
inmediato están técnicamente preparados para desempeñarse en los tres lugares, es decir,
cuentan con la destreza que las tareas demandan, lo que no quiere decir que en todos los
aspectos de la personalidad sean iguales; e) el jefe ha dispuesto que en cada lugar trabaje una
cuadrilla compuesta de dos personas; f) cada cuadrilla tiene un encargado que se contacta con
el jefe para informar y recibir instrucciones.
Para remediar el problema de control antes mencionado el jefe ha dispuesto que
con cierta frecuencia (semanal, quincenal, mensual, etc.) en cada cuadrilla se produzca la
siguiente modificación: a) que el componente de una cuadrilla sea sustituido por el
componente de otra cuadrilla, pasando aquel a esta cuadrilla; b) sin cambiar las personas que
en cada cuadrilla cambie el encargado, es decir, con cierta frecuencia A sea el encargado y B el
segundo y en otra oportunidad B sea el encargado y A el segundo c) internamente se entiende
que el encargado ocupa el primer orden y el otro trabajador ocupa el segundo orden.
El jefe necesita saber cuántos grupos o cuadrillas puede formar con estos 6
trabajadores y también pide un diseño esquemático de los grupos que se pueden formar
individualizando a los encargados, los que por convenio ocupan el primer orden, por ejemplo,
en el grupo AB el encargado es A y en el grupo BA el encargado es B.
Este problema es tratado por el gabinete de planificación o por un profesional
contratado al efecto.
2
El responsable del estudio identifica a los 6 trabajadores así:
Aldo
A
Berto
B
Carlos
C
Darío
D
Emilio
E
Facundo
F
Según los datos aportados y lo que proyecta el jefe del sector, el responsable del
estudio dictamina que el problema se soluciona aplicando los enunciados teóricos del Análisis
Matemático conocido como “Arreglos”. Los 6 trabajadores son los 6 elementos n, cada
cuadrilla es un “Arreglo” y los dos trabajadores de cada cuadrilla es el valor r.
Aplicando la expresión de III/ 1
1.
n
6
Ar = A2 = 6x5 = 30
El valor r indica la cantidad de factores y que en este caso es 6x5.
En nuestro problema como se lee la expresión IV/1? . La expresión nos dice que
tenemos 6 trabajadores con los que hay que formar cuadrillas o grupos de 2 trabajadores y
que aplicando la técnica de los “Arreglos” podemos formar 30 grupos.
Queda resuelto la primera parte del problema y falta exponer el diseño esquemático,
es decir, las 30 cuadrillas o “Arreglos”.
V CUADRILLA DE TRABAJADORES
(“Arreglos” de 6 elementos tomados de a 2)
Esquema 1
A
B
C
D
E
F
AB
BA
CA
DA
EA
FA
AC
BC
CB
DB
EB
FB
AD
BD
CD
DC
EC
FC
AE
BE
CE
DE
ED
FD
AF
BF
CF
DF
EF
FE
30
Ninguna cuadrilla se debe repetir, recordando eso si que AB es una cuadrilla y BA es
otra cuadrilla, por ejemplo.
3
Por ahora sabemos que tenemos 30 cuadrillas pero aun no sabemos cómo se
distribuyen en los 3 lugares de trabajo. Si eso hacemos hemos hecho el verdadero encuadre
del personal.
Hay 3 lugares de trabajo, I, II, III y en cada lugar trabaja una cuadrilla. Esas 3 cuadrillas
forman un cuadro. El jefe quiere saber cuántos cuadros se formaran y qué trabajadores
componen esos cuadros. Adelantamos que pueden formar 10 cuadros.
ENCUADRE DEL PERSONAL
Esquema 2
Entonces el contenido del esquema 1 se vuelca a este.
CUADRO N°
I
II
III
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
AB
AC
AD
AE
AF
BA
BC
BD
EC
CA
CD
DB
BF
CB
BE
CF
FA
EA
DA
EB
EF
FE
CE
DF
DC
DE
ED
FC
FB
FD
TIEMPO QUE
TRABAJA C/ CUADRO
15
15
20
20
30
…
…
…
…
18
VI DESCRIPCION Y ADVERTENCIA SOBRE EL ESQUEMA 2
El jefe del sector ha presentado tres problemas que resumiremos así: 1) ¿cuántas
cuadrillas de dos trabajadores se pueden formar con 6 trabajadores?; 2) Exposición
esquemática de las cuadrillas; 3) Conocida la cantidad y la formación de las cuadrillas
asignarlas en los tres lugares de trabajo.
Los dos primeros problemas se resuelven con la aplicación práctica de la teoría de los
“Arreglos”, categoría científica del Análisis Matemático. Hasta allí es idóneo este
conocimiento, pero para resolver el tercer y último problema no lo es.
En el esquema 2 están las 30 cuadrillas distribuidas en los tres lugares de trabajo a los
que hemos identificado como I, II, III: Leído horizontalmente expone tres cuadrillas las que
forman un cuadro y leído verticalmente informa que tenemos diez cuadros. El jefe dispondrá
por cuánto tiempo se desempeña cada cuadro.
Para preparar el esquema 2, por ahora, no tenemos un método para ofrecer que permita
seguridad y rapidez para confeccionarlo. Al respecto solo hacemos algunas advertencias:
1. Ningún par de letras (trabajadores) debe estar repetida con el mismo orden.
2. Una letra, en una misma línea (cuadro) solo puede estar en una columna, por cuanto
una persona es imposible que al mismo tiempo se desempeñe en dos lugares o más.
4
3. Todos los “Arreglos” o cuadrillas del esquema 1, ni uno más, ni uno menos deben
conformar el esquema 2.
Es decir, los 30 “Arreglos” o cuadrillas obtenidas y expuestas en el esquema 1 han sido
ordenadas en el esquema 2, preparadas para la acción o el desempeño en los 3
frentes.
Este Encuadre del esquema 2 ha sido preparado por el Gabinete de Estudio
siguiendo las ideas del jefe. En el manejo del tiempo el jefe tiene amplia libertad, pero
en el manejo de las cuadrillas su libertad está muy acotada. Horizontalmente, en la
conformación del cuadro puede disponer que una cuadrilla este en uno u otro frente.
Pero verticalmente, no puede hacer cambios o desplazamientos de cuadrillas sin
romper la lógica del encuadre. Por ejemplo, ubiquemosno en los cuadros 1 y 10; Si allí
quisiéramos hacer una permutación entre AB y CA en la columna I no es posible y así
cualquier otra permutación vertical. Cada cuadro, desde el 1 hasta el 10 tiene un
tiempo de trabajo que lo fija el superior, según lo aconsejan las circunstancias y en
sentido contrario, cada segmento de tiempo cuenta con un cuadro de tres cuadrillas.
“Arreglos”, teoría y práctica. Como puede verse, la teoría no es un lujo y si se
mueve muy pura en un alto nivel nada impide que baje al bullicio de la vida y a la no
muy limpia realidad. Todo depende del artesano que maneje las herramientas. Amigo
de VICOER deseamos que intervenga al respecto y mejor aun si lo aporta a esta página.
Junio 2015
* Dr. En Ciencias de la Administración
UCALP
* C.P.N y Perito Partidor
U.N.L
* Presidente de VICOER Ltda Coop.
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