DOCUMENTACIÓN DE CAJA

Apuntes de PRÁCTICAS ADMINISTRATIVAS
Prof.: Ileana Piñeyro Zibechi
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DOCUMENTACIÓN DE CAJA
Los documentos que intervienen en la gestión de caja son los siguientes:
Ingresos de Caja
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Documento probatorio
De trámite interno
De uso particular del cajero
Justifica y documenta ingreso de dinero
Se contabiliza
Finalidad, se emite cuando existen:
1. diferencia a favor en el saldo de caja
2. retiros de dinero de la cuenta bancaria
3. cheques emitidos por la empresa cuyo importe ingresa a la caja.
Egresos de Caja
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Documento probatorio
De trámite interno
De uso particular del cajero
Justifica y documenta egreso de dinero
Se contabiliza
Finalidad, se emite cuando:
1. Existe diferencia en contra en el saldo de caja
2. Se realizan pequeñas compras sin documentación que las respalde.
(timbres profesionales, certificados notariales, etc.)
Vale de caja
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Documento probatorio
De trámite interno
De uso particular del cajero
Se contabiliza
Finalidad: dejar constancia en caja de un movimiento de dinero que se entrega
para una posterior rendición de cuentas o como adelanto de mayor monto a
liquidar. Ejemplo: adelanto de sueldo o haberes, pago de viáticos.
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Planilla de Cobranza
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Documento probatorio
De trámite interno
No se contabiliza
Se utiliza cuando la empresa tiene un volumen de deudores importante
Ventajas:
1. Permite resumir la cobranza del día en un solo documento.
2. Facilita el control del cobrador.
3. Facilita la registración en el libro de caja.
4. La planilla se arma con anterioridad a la salida del cobrador lo que
permite al mismo tener un plan ordenado racionalmente.
Mecanismo:
EMPRESA
Entrega al Cobrador
Planilla de cobranza
COBRADOR
Entrega al Cajero
Planilla de Cobranza
(original y duplicado)
Estado de Cuenta de Libreta
de
Recibos
los clientes
Oficiales
Libreta de
Oficiales
CAJERO
Verifica
los importes
contra los documentos
Si todo esta correcto
firma
la
Planilla
y
entrega el duplicado a
Cobrador
Recibos Cheques recibidos y no
depositados
Depósitos
bancarios
realizados
Dinero en efectivo
Planilla de Caja
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Documento probatorio
De trámite interno
Sirve para controlar los movimientos de caja y ver la composición de la
misma en cualquier momento
 Lo completa el cajero
 Lo controla un superior diariamente
 Facilita el arqueo de caja
Elementos constitutivos: Esta planilla, que no tiene requisitos legales y
puede variar de una empresa a otra, contiene los siguientes datos:
1. fecha
2. saldo anterior
3. concepto
4. número de comprobante.
5. columna de ingresos
6. columna de egresos
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7. total de ingresos
8. total de egresos
9. saldo del día
ARQUEO DE CAJA
Es un control que se puede realizar en cualquier momento y más de una vez en
el día. Pero siempre es efectuado, al cierre de la caja, por un jefe que deberá
controlar si el monto resultante de el importe del saldo inicial más los ingresos
menos los egreso, coincide con el monto de dinero existente en la caja.