los sistemas de información
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LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN UN FACTOR ESTRATÉGICO EN LA GESTIÓN UNIVERSITARIA 2º Encuentro Colombiano de Gestión Universitaria Universidad de Caldas, mayo de 2013 LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN UN FACTOR ESTRATÉGICO EN LA GESTIÓN UNIVERSITARIA 1. La función de las TIC: Entorno de la Universidad 2. Sistemas de Información Académicos: SAE y SIAP 3. Planeación Universitaria 4. Sistemas de Información Administrativos – Proyecto Prisma 5. Inteligencia de Negocios – Proyecto Eficiencia Administrativa 6. Perspectiva de futuro Desafíos Institucionales CALIDAD Recurso Humano Infraestructura física y tecnológica PLANEACIÓN PRESUPUESTO Factores Externos SOSTENIBILIDAD Entidades Vinculadas CRECIMIENTO No. de: programas académicos estudiantes profesores empleados administrativos Organización Docencia Investigación Servicio Principios Compañía de Jesús Comunidad Educativa Bienestar Integral Asuntos económicos Asuntos laborales Asuntos de Infraestructura PUJ Actividades Actividades ACADÉMICAS Actividades del MEDIO UNIVERSITARIO (MU) Actividades ADMINISTRATIVAS Apartes Organigrama PUJ – Sede Central Consejo Directivo Universitario Rectoría Consejo Académico Vicerrectoría Académica Consejo del Medio Universitario Vicerrectoría del Medio Universitario Vicerrectoría de Investigación Consejo Administrativo Vicerrectoría de Extensión y Relaciones Interinst. Vicerrectoría Administrativa Profesores, Empleados Administrativos y Estudiantes N° de profesores de planta 1.420 N° de profesores de hora cátedra 2.253 N° de empleados administrativos 1.716 N° de estudiantes de pregrado 18.120 N° de estudiantes de posgrado 3.733 Cifras del año 2012 Ingresos e Inversiones Ingresos 410.303 232 Inversiones 42.271 23 TRM del 31 de diciembre de 2012 $1.768,23 Cifras del año 2012 LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN UN FACTOR ESTRATÉGICO EN LA GESTIÓN UNIVERSITARIA 1. La función de las TIC : Entorno de la Universidad 2. Sistemas de Información Académicos: SAE y SIAP 3. Planeación Universitaria 4. Sistemas de Información Administrativos – Proyecto Prisma 5. Inteligencia de Negocios – Proyecto Eficiencia Administrativa 6. Perspectiva de futuro Sistema de Administración de Estudiantes - SAE 1998 … 2000 2001 2002 2002 2003 2003 2004 2004 2005 2005 2006 2007 Admisiones Comunidad Estudiantil Planes de Estudio Registro Estudiantil Consejería Académica Autoservicio Inicio: agosto 2002 Salida en producción: enero 2005 … Sistema de Administración de Proyectos - SIAP 1998 … 2000 2001 2002 2003 2004 2004 2005 2005 2006 2006 2007 Registro, aprobación y seguimiento de propuestas de investigación Manejo de convocatorias Inicio: febrero 2004 Salida en producción: abril 2006 … Sistema Consultorías - SIAP 1998 … 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2009 Registro de oportunidades y de proyectos de consultoría Workflow para seguimiento aprobación de propuestas Seguimiento básico de consultorías Inicio: enero 2009 Salida en producción: septiembre 2009 … LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN UN FACTOR ESTRATÉGICO EN LA GESTIÓN UNIVERSITARIA 1. La función de las TIC : Entorno de la Universidad 2. Sistemas de Información Académicos: SAE y SIAP 3. Planeación Estratégica Institucional 4. Sistemas de Información Administrativos – Proyecto Prisma 5. Inteligencia de Negocios – Proyecto Eficiencia Administrativa 6. Perspectiva de futuro Planeación Estratégica Rol de TIC en la Universidad Diagnóstico situación experto externo (oct. 2006 – mayo 2007) Sistemas de Información Académicos vs. Sistemas de Información Administrativos Vertiginoso desarrollo académico últimos años Otros sistemas académicos complementarios (Blackboard; R25; Unicornio y Biblos) Existencia sistemas aislados soporte parcial procesos administrativos y financieros Falta interfaces sólidas integración de procesos; alta carga tareas manuales; repetición; papel y archivo físico soportes operaciones. Necesidad de integrar los sistemas Planeación Estratégica Rol de TIC en la Universidad Planeación Institucional Universitaria 2007 – 2016 Propósito 7 “Replantear la estructura orgánica y fortalecer la gestión universitaria” Meta No. 1777: relacionada con construcción política institucional adquisición, operación, mantenimiento y renovación de las TIC para el desarrollo artístico, científico y tecnológico; la docencia apoyada en la virtualidad y la gestión universitaria. Aprobación Plan de Desarrollo de Tecnología – (Acuerdo CDU No. 461 agosto 2007) Tecnologías para el desarrollo artístico, científico y tecnológico TIC aplicadas a la docencia (virtualidad) TIC para la gestión universitaria Planeación Estratégica Rol de TIC en la Universidad Creación de la Dirección de Tecnologías de Información (DTI) – (Acuerdo CDU No. 466 de sept. 2007) Fortalecimiento Infraestructura TIC Construcción Centro de Cómputo (2008-2009). Inversión $7.100 millones (US $3.7) Implementación Mesa de Servicios Corto plazo: integración de los sistemas de información administrativos (Bogotá y Cali) Centro de servicios de infraestructura compartidos . Acuerdo sobre niveles de servicio Mediano plazo: estrategia de inteligencia de negocios (sistemas de indicadores de gestión e información para análisis y reportes) Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) y Sistemas de Información en la Universidad Efectividad cobertura Modernización Administrativa PROYECTO PRISMA Oportunidad Confiabilidad TOMA DE DECISIONES LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN UN FACTOR ESTRATÉGICO EN LA GESTIÓN UNIVERSITARIA 1. La función de las TIC : Entorno de la Universidad 2. Sistemas de Información Académicos: SAE y SIAP 3. Planeación Universitaria 4. Sistemas de Información Administrativos – Proyecto Prisma 5. Inteligencia de Negocios – Proyecto Eficiencia Administrativa 6. Perspectiva de futuro Sistemas de Información Administrativos 1998 … Objetivos 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2008 2009 … Sistema integrado gestión académico-administrativa PUJ Herramienta de clase mundial apoyo procesos académico-administrativos de la Universidad Adoptar las mejores prácticas administración recursos humanos, procesos de compras y gestión financiera Sistemas de Información Administrativos 1998 … Beneficios esperados 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2008 2009 … Oportunidad y confiabilidad de la información Procesos eficientes Mayor cobertura servicios universitarios Disminución integraciones no naturales entre sistemas Menor redundancia en la información Crecimiento servicios y funcionalidades acorde evolución y dinamismo natural Universidad Cimientos sólidos implementación futura capa de inteligencia de negocios – toma de decisiones Alcance 1998 … 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2008 2009 … Alcance Financiero, Compras, Mantenimiento de Activos e Inventarios Contabilidad Presupuesto Activos fijos Compras Cuentas por pagar y cobrar Facturación Caja Finanzas estudiantiles Mantenimiento de activos Inventarios Alcance 1998 … 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2008 2009 … Alcance Recursos Humanos Liquidación de Nómina Selección Contratación Gestor de posiciones Ausencias y Vacaciones Higiene y Seguridad Perfiles Libranzas Registro Académico de Profesores RAP (Vicerrectoría Académica) Inicio proyecto: junio 2008 LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN UN FACTOR ESTRATÉGICO EN LA GESTIÓN UNIVERSITARIA 1. La función de las TIC : Entorno de la Universidad 2. Sistemas de Información Académicos: SAE y SIAP 3. Planeación Universitaria 4. Sistemas de Información Administrativos – Proyecto Prisma 5. Inteligencia de Negocios – Proyecto Eficiencia Administrativa 6. Perspectiva de futuro Inteligencia de Negocios 1998 … Objetivos 2002 … 2009 2010 2012 2011 2012 2013 2014 2015 Contar con información de fácil acceso para apoyar los procesos de toma de decisiones Disponer de información bajo diferentes criterios, facilitando su visualización y comprensión Dar valor a la información transaccional Desempeño Administrativo y Financiero Analíticos Financieros Analíticos de Compras Analíticos Gestión Humana Analíticos de Proyectos Desempeño Académico Analíticos Docencia Analíticos Investigación Analíticos Profesorado Analíticos Estudiantes Planeación Planeación y Medición Estratégica Planeación Financiera Largo Plazo Presupuesto Costeo y Márgenes Modelo de Costos Modelos de Márgenes de Contribución Analíticos de Costos y Márgenes Enfoque estratégico Ganancia Rápida Esfuerzo para Ganar Alto Beneficios Desempeño Administrativo y Financiero Desempeño Académico Costeo y Márgenes CRM Planeación Seguimiento de Proyectos Planta Física Bajo CRM Retrasar Baja Cambiar Complejidad de Implementación Alto Seguimiento de Proyectos BI: Inteligencia de Negocios CRM: Gestión de las Relaciones con el Cliente Perfil Sociodemográfico (Vista 360) Campañas y Promoción Centro de Servicios Gestión de Recursos Gestión de Programas Inteligencia de Negocios Agosto 2012 Julio 2013 Agosto 2013 Julio 2014 Agosto 2014 Julio 2015 BI Administrativo y Financiero Preparación ambientes y Tecnología Oracle BI datos BI Académico Planeación Financiera Presupuesto Tecnología Hyperion Costeo de Asignaturas, Programas y Carreras Evaluación de Desempeño Institucional Compensación Auto-Servicio Plan de Sucesión basado en Desempeño Gestión de Módulos Oracle PeopleSoft Donantes Gestión de Proyectos Cliente Único Gestión de Identidades CRM LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN UN FACTOR ESTRATÉGICO EN LA GESTIÓN UNIVERSITARIA 1. La función de las TIC : Entorno de la Universidad 2. Sistemas de Información Académicos: SAE y SIAP 3. Planeación Universitaria 4. Sistemas de Información Administrativos – Proyecto Prisma 5. Inteligencia de Negocios – Proyecto Eficiencia Administrativa 6. Perspectiva de futuro Perspectiva de futuro PORTALES DE INFORMACIÓN ECONOMÍA DIGITAL ARQUITECTURA ARQUITECTURA EMPRESARIAL ORIENTADA A SERVICIOS BPM TIC para el desarrollo artístico, científico y tecnológico PROYECTOS Sistemas de Información Apoyo estratégico 1998 … 2002 2003 2004 2005 … 2008 2008 2009 2009 … 2012 2010 2011 Compromiso Alta Dirección Rediseño de Procesos Gestión de cambio - incorporación Capital Humano formado ( líderes funcionales ) Calidad de información - proceso Gestión basada en información. Gestión de Proyectos ( Alcance, costo, tiempo, riesgos ) Sistemas de Información Apoyo estratégico 1998 … 2002 2003 2004 2005 … 2008 2008 2009 2009 … 2012 2010 2011 Modelo de operación estándar y documentado Organización dinámica ( entorno dinámico ) Mejores prácticas (Flexibilidad /Adaptabilidad /Crecimiento) Mesa de servicios: punto único de atención Transferencia de tecnología: técnica y funcional Plan de Desarrollo de Tecnología Gestión de Calidad ( Posicionamiento ) ¿Preguntas? Fin ¡Muchas Gracias! Luis Francisco Martínez Director de Tecnologías de Información ([email protected])
