instructivo para la solicitud de salida de bienes muebles y elementos

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CÓDIGO: INS-GB-002
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SOLICITUD DE SALIDA DE BIENES MUEBLES Y ELEMENTOS
1. OBJETIVO
Este documento ha sido construido con el fin de establecer los pasos necesarios para garantizar la
salida segura de los bienes mueble ajenos o de propiedad de la Universidad del Atlántico que se
encuentren dentro de cualquiera de sus instalaciones, de acuerdo al destino que se haya
establecido para el mismo y conforme con las autorizaciones pertinentes.
2. ALCANCE
Aplica al proceso de préstamo, baja o salida de bienes propios o ajenos a la institución, desde su
solicitud a través del formato establecido hasta la verificación de las firmas necesarias para permitir
la salida del bien, involucrando a todos los funcionarios responsables del inventario de bienes y a
aquellos con firmas autorizadas para el retiro de bienes.
3. RESPONSABILIDAD
3.1.
JEFE DE BIENES Y SUMINISTROS, JEFE DE SERVICIOS GENERALES
Es el responsable de que se cumplan las disposiciones establecidas en el presente instructivo, así
como de autorizar la salida de los bienes muebles de las instalaciones de la Universidad. Para las
sedes de la universidad diferentes a la Ciudadela Universitaria, se ha designado que esta labor sea
cumplida en Bellas Artes por el Administrador de la Sede y para la sede 20 de Julio por un
Profesional Universitario.
3.2.
SOLICITANTES
Son las personas con capacidad de solicitar la salida, préstamo o baja de un bien mueble propio o
ajeno a la universidad. Estos son: Rector(a), Vicerrectores, Decanos, Jefes de Oficina y Jefes de
Departamento.
4. GLOSARIO
Todos los términos aquí utilizados serán de fácil comprensión para las partes interesadas.
5. POLITICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN
Para propósitos de este documento, deberán cumplirse las siguientes condiciones:
a). Los cargos que aparecen en este listado serán los únicos reconocidos con autoridad para firmar
las ordenes de salida de bienes en la institución.
b). El rector, los vicerrectores, los decanos y demás funcionarios, deberán designar una persona de
confianza, con responsabilidad y autoridad suficiente que pueda firmar las ordenes de salida de
bienes durante su ausencia.
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TIEMPO DE LAS REQUISICIONES
c). Toda orden de salida deberá expresar las razones por la cual se realiza.
d). Toda orden de salida deberá ser firmada por el funcionario competente, quien admite y acepta
la responsabilidad de su acto.
e). En ninguna circunstancia podrá permitirse la salida de bienes o elementos (ni siquiera chatarra)
en días no laborales.
f). Para el ingreso de equipos, electrodomésticos, materiales o cualquier otro de propiedad de un
externo y que no debe ser incluido dentro de inventario de bienes de la universidad, deberá traer
una carta de solicitud de entrada con el inventario de los productos o elementos a ingresar,
especificando marca, serial, color, valor comercial o cualquier otro dato que fuere necesario para
su correcta identificación, y radicar una copia de esta carta en el Departamento de Bienes y
Suministros, el cual registrara el bien y no permitirá su salida.
g). Solo se permite el ingreso o salida de materiales y/o equipos por las entradas principales de la
universidad y las mismas deberán ser registradas en las bitácoras de cada portería. Si a razón de
la dificultad en la descarga de materiales para las obras de construcción al interior de la
universidad se hace necesario realizar el ingreso de materiales por rutas alternas, deberá
registrarse la descarga en la bitácora de la portería y posteriormente proceder al punto de
descargue.
h). Los horarios dentro de los cuales se podrán realizar ingreso de bienes externos a la institución
serán de 9 am a 12m y de 2pm a 5pm de lunes a viernes.
i). Los horarios dentro de los cuales se podrá solicitar la salida de un bien de la universidad serán
de 9am a 10am y de 3pm a 4pm únicamente.
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6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Los parámetros aquí descritos deberán aplicarse junto con todos los procedimientos existentes
para las compras o contrataciones, sin importar su monto.
Con el fin de que obtener un servicio satisfactorio y garantizar la provisión de productos, insumos o
servicios en el tiempo requerido, el solicitante deberá considerar la siguiente tabla para realizar con
el suficiente tiempo de anticipación, su solicitud ante el ordenador del gasto:
No.
1
2
3
4
5
6
Descripción
Diligenciar el formato de solicitud de
salida de bienes, listando los
equipos o elementos según los
requerimientos del mismo
Firmar la solicitud por parte del
funcionario competente y la persona
autorizada quien será el
responsable de la custodia del bien
durante su salida. En caso de
autorizar a estudiantes o
egresados, adjuntar copia del
documento de identidad
Remitir original y dos copias al
Departamento de Servicios
Generales
Firma de la autorización de salida
del Bien por parte de los Jefes de
Departamento de Bienes y
Suministros o Servicios Generales
Una vez autorizado en el paso 5,
presentar formato de salida de
bienes autorizado en portería para
la salida del bien
Verificar el formato de autorización
de salida de bienes contra los
bienes dispuestos para la salida de
la institución
Responsables
Solicitud De
Salida De
Bienes
Solicitante
Solicitud De
Salida De
Bienes
Solicitante
Solicitante
Jefe de Departamento
de Bienes y Suministros
o Servicios Generales
Solicitante
Empresa de vigilancia
7
8
Documentos/
Registros
Registro de salida en la bitácora de
portería y archivo del formato de
autorización de salida de bienes
Empresa de vigilancia
Verificar el retorno del bien dentro
de las fechas registradas en el
formato de autorización de salida de Departamento de Bienes
bienes
y Suministros
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Solicitud De
Salida De
Bienes
Solicitud De
Salida De
Bienes
Autorizado
Solicitud De
Salida De
Bienes
Autorizado
Solicitud De
Salida De
Bienes
Autorizado
Solicitud De
Salida De
Bienes
Autorizado
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7. NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
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
Norma NTC GP 1000:2009
Procedimiento para la Elaboración y Control de Documentos PRO-GC-001
8. REGISTROS



Solicitud De Salida De Bienes
Bitácora de vigilancia en portería
Carta de ingreso de bienes externos
9. CONTROL DE CAMBIOS
VER
FECHA
ELABORÓ
DESCRIPCIÓN
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Agosto 08 de 2013
Ing. Freddy Díaz
Mendoza
VERSIÓN ORIGINAL
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