5. Responsabilidad de la Dirección

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5. Responsabilidad de la Dirección
5.1 Compromiso de la Dirección
La Subsecretaría de Planeación y Coordinación define como Alta Dirección al Miembro de la Coordinación Ing.
Alejandro Tejado Dondé y a los Directores o Coordinadores de las Unidades Responsables, quienes
proporcionan la evidencia de su participación y compromiso con el desarrollo e implantación del Sistema de
Gestión de la Calidad, así como la mejora continua de su eficacia a través del seguimiento y toma de acciones
oportunas, a través de:
a) Seguimiento a la difusión y aplicación de la política y objetivos de calidad establecidos en cada Unidad
Responsable.
b) Adecuada comunicación con cada una de las Unidades Responsables, con la finalidad de dar a conocer
lineamientos establecidos por la Alta Dirección en materia de calidad.
c) Reuniones periódicas con los Directores y Coordinadores de las Unidades Responsables, para conocer los
avances en la implantación y mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad, así como sus propuestas
de mejora.
5.2 Enfoque al usuario
La Alta Dirección define y establece el compromiso con el cumplimiento de los requisitos de nuestros usuarios,
en la política y objetivos de calidad. Se mantienen documentos de acuerdo a lo expresado en los requisitos
7.2.1 y 8.2.1 contenidos en los apartados MC 05 (correspondiente a cada Unidad Responsable) y MC 06 de
este manual, en los que se indican los requisitos relacionados con el servicio, así como la manera de vigilar y
buscar el incremento en la satisfacción del usuario.
Los requisitos de nuestros usuarios son conocidos y revisados por el personal correspondiente, a través de la
aplicación de los procedimientos definidos en el requisito 7.2 del apartado MC 05 correspondiente a cada
Unidad Responsable y al alcance de cada proceso en cuanto a sus entradas y salidas, establecidas en el MP
01 Manual de Planeación de la Calidad generado en cada Unidad Responsable.
Se cuenta con mecanismos que permiten medir periódicamente el grado de satisfacción y efectividad lograda
en el servicio proporcionado, esto de acuerdo a lo que establece el punto 8.2.1 del apartado MC 06 de este
Manual de Gestión de la Calidad.
5.3 Política de Calidad
La Alta Dirección de la Subsecretaría de Planeación y Coordinación, tiene establecida y documentada una
Política de Calidad para cada Unidad Responsable. Los Directores o Coordinadores Generales coadyuvan para
lograr su cumplimiento y la búsqueda de la mejora de su desempeño. Además de incluir el compromiso con el
cumplimiento de requisitos y la mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad.
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La política de Calidad establecida para cada Dirección o Coordinación es la siguiente:
Dirección General de Evaluación
La Dirección General de Evaluación se compromete a realizar evaluaciones válidas y confiables, de
alumnos, docentes y escuelas, programas y política educativa, a fin de satisfacer con pertinencia y
oportunidad las necesidades de información de las autoridades educativas federales y estatales, para
la mejora permanente de los servicios educativos que se ofrecen.
Dirección General de Planeación, Programación y Presupuesto
En la Dirección General de Planeación, Programación y Presupuesto estamos comprometidos a
promover, normar y coordinar la planeación, la programación, el presupuesto con enfoques
innovadores, así como informar sobre los avances y logros de los proyectos comprometidos en el
sector. Integrado todo ello en un Sistema de Gestión de la Calidad y en un proceso de mejora
continua que busca la satisfacción de nuestros usuarios, a fin de que las unidades responsables
ejecuten con mejor calidad las acciones tendientes a ofrecer los servicios educativos, el fomento a la
ciencia y tecnología, la cultura y el deporte de quien los demanda.
Dirección General de Acreditación, Incorporación y Revalidación
Estamos comprometidos con el mejoramiento continuo de los servicios de acreditación, para
satisfacer con oportunidad, eficiencia y eficacia, los requerimientos de nuestros usuarios.
Coordinación Nacional de Carrera Magisterial
Consolidar el programa nacional de carrera magisterial, satisfaciendo los requerimientos de nuestros
usuarios, a través de la mejora permanente de los procesos que aseguren una distribución del
recurso presupuestal para incorporaciones y promociones basada en criterios de equidad y calidad,
además de fortalecer la transparencia y objetividad en las actividades para validar la dictaminación.
Coordinación de Órganos Desconcentrados y Sector Paraestatal
Ejercer la función de Secretario Técnico en los Órganos de Gobierno de las Entidades y Órganos
Desconcentrados, así como en los Consejos de Premios Nacionales de Ciencias y Artes, Juventud y
Deportes, con oportunidad, eficiencia y apego a la normatividad, en un marco de mejora continua.
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La Alta Dirección a través de las Unidades Responsables se asegura de que la política de la calidad:
a)
b)
c)
d)
e)
Sea adecuada al propósito de las Unidades Responsables y de la Subsecretaría de Planeación y
Coordinación.
Incluya un compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar continuamente la eficacia del Sistema de
Gestión de la Calidad.
Proporcione un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de calidad.
Es responsabilidad del Director o Coordinador General de cada una de las Unidades Responsables,
asegurar que la política de calidad sea comunicada y entendida por todos los niveles involucrados en el
Sistema de Gestión de la Calidad, a través de oficios, trípticos, carteles, reuniones de trabajo, pizarrones
informativos, evaluaciones, inducción, protectores de pantalla, etc.
Sea revisada para su continua adecuación por la Alta Dirección.
5.4 Planificación
5.4.1 Objetivos de Calidad
La Alta Dirección de la Subsecretaría de Planeación y Coordinación a través de los Directores o Coordinadores
Generales de cada una de las Unidad Responsable, establecen objetivos de calidad, los cuales son medibles y
coherentes con la política de calidad. El monitoreo al cumplimiento de los objetivos de calidad, se realiza a
través de la aplicación de la documentación desarrollada e implementada en las Unidades Responsables,
concernientes a la medición, análisis y mejora de los indicadores determinados para la medición de los
objetivos de calidad.
Los objetivos de calidad establecidos para cada Unidad Responsable, son los siguientes:
Dirección General de Evaluación
•
Desarrollar evaluaciones válidas y confiables.
•
Proveer de información pertinente y oportuna a las autoridades educativas federales y
estatales.
Dirección General de Planeación, Programación y Presupuesto
•
Garantizar la adecuada articulación de las diferentes etapas que conforman el proceso
general de gestión de las políticas educativas.
•
Modernizar los sistemas de información y las metodologías e instrumentos que corresponden
a los procesos de la DGPPP.
•
Actualizar y capacitar al personal del sector involucrado
programación y presupuesto.
en las acciones de planeación,
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Dirección General de Acreditación, Incorporación y Revalidación
•
Diseñar en forma participativa el marco normativo aplicable a los servicios de
acreditación.
•
Impulsar la correcta aplicación del marco normativo en materia de acreditación.
•
Evaluar la adecuada aplicación del marco normativo relativo a los servicios de
acreditación.
•
Atender en forma eficaz a los usuarios del proceso de acreditación de conocimientos
adquiridos de manera autodidacta o por experiencia laboral (Acuerdo 286).
•
Impulsar la eficiencia en el control escolar a nivel nacional mediante la automatización.
Coordinación Nacional de Carrera Magisterial
•
Asegurar que la validación de docentes dictaminados se realice con base en la norma y el
recurso presupuestal asignado, así como en los tiempos establecidos.
•
Incrementar gradualmente los criterios de calidad, respecto a los de equidad en la elaboración
del modelo de distribución de recursos.
•
Mejorar el nivel de atención de las necesidades de nuestros usuarios.
Coordinación de Órganos Desconcentrados y del Sector Paraestatal
•
Mejorar la planeación anual de los procesos, incorporando estrategias para la previsión de
contingencias.
•
Incorporar procesos de mejora en materia de manejo de documentación y archivo.
Los objetivos de calidad son comunicados y difundidos a todo el personal a través de diferentes medios,
señalados en el punto 5.3.(d), de tal manera que el personal pueda contribuir a su logro.
Los objetivos son revisados por la Alta Dirección para su continua adecuación, en periodos definidos durante el
desarrollo de la revisión de la dirección.
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5.4.2 Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad.
La Subsecretaría de Planeación y Coordinación identifica y describe los procesos involucrados en el Sistema de
Gestión de la Calidad en el documento Manual de Planeación de la Calidad MP01 generado para cada Unidad
Responsable, en él se muestran los procesos básicos, así como los mecanismos de control de los mismos y
procesos que apoyan la operación de los procesos básicos. Así mismo, se describen las actividades
desarrolladas para asegurar el cumplimiento de los requisitos de los usuarios detallando en el Plan de Calidad
los puntos de control aplicables a los procesos básicos.
Los Directores o Coordinadores Generales se aseguran de que:
a) La planificación del Sistema de Gestión de la Calidad se realice con el fin de cumplir los requisitos citados
en el punto 4.1, del presente manual, así como los objetivos de calidad.
b) Se mantenga la integridad del Sistema de Gestión de la Calidad cuando se planifican e implemente
cambios a éste, mediante revisiones periódicas a la implantación y mantenimiento del Sistema
considerando el desarrollo de auditorías internas, así como la actualización de los planes de calidad
conforme al control de documentos descrito en el OOM-CA-PG-002 Procedimiento Gobernador de Control
de Documentos.
c) La Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad sea congruente con los objetivos estratégicos
establecidos para la Subsecretaría de Planeación y Coordinación y las Unidades Responsables.
5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación
5.5.1 Responsabilidad y autoridad
La Subsecretaría de Planeación y Coordinación, establece la responsabilidad y autoridad de los puestos
involucrados en el Sistema de Gestión de la Calidad, en los procedimientos e instrucciones de trabajo que la
integran; así como, en la estructura organizacional y en la Cédula de Valuación de Puestos contenidas en el
Manual de Organización integrado en cada Unidad Responsable, las cuales son comunicadas y difundidas, en
todos los niveles de la Unidad Responsable.
5.5.2 Representante de la dirección
La Alta Dirección de la Subsecretaría de Planeación y Coordinación designa al Director de Integración de
Información como Representante de la Dirección, quien con independencia de otras actividades, tiene las
siguientes responsabilidades y autoridad para:
a)
b)
c)
d)
Asegurar que se establezcan, implanten y mantengan los procesos necesarios para el Sistema de Gestión
de la Calidad, declarados en el Alcance del Sistema.
Informar a la Alta Dirección sobre el desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad y las oportunidades
de mejora detectadas cuya decisión no esté al alcance de las Unidades Responsables.
Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del usuario en todos los niveles en
las Unidades Responsables.
Tener relaciones con partes externas sobre asuntos relacionados con el Sistema de Gestión de la Calidad,
de acuerdo a lo establecido en el Manual de Gestión de la Calidad.
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Para asegurar el cumplimiento de los anteriores incisos, en cada una de las Unidades Responsables,
la Alta Dirección con apoyo y validación del Director o Coordinador General, designa a un
Coordinador de ISO para, que con quien con independencia de otras responsabilidades, tenga la
autoridad y responsabilidad de realizar las siguientes funciones al interior de su Unidad:
a) Asegurar la correcta implantación de los procesos y mantenerlos de acuerdo a los lineamientos
establecidos a nivel Subsecretaría.
b) Servir de enlace entre la Coordinación General de Proyectos Estratégicos y las Unidades Responsables,
para garantizar que todas las decisiones relativas al Sistema de Gestión de la Calidad se cumplan de
manera efectiva en cada Unidad.
c) Mantener informado tanto al Director o Coordinador General como al Representante de la Dirección, sobre
los avances de la implantación del Sistema de Gestión de la Calidad en cada uno de los procesos
identificados.
d) Organizar las revisiones de la dirección de la Unidad, para revisar los resultados que arroja el Sistema de
Gestión de la Calidad y orientarlo hacia la mejora continua.
e) Administrar lo relacionado con las acciones correctivas, preventivas y de mejora generadas en cada Unidad
Responsable.
f) Asegurar que toda la información necesaria para realizar la revisión de la dirección a nivel Subsecretaría se
genere oportunamente.
g) Transmitir a todo el personal la toma de conciencia a través de los mecanismos establecidos a nivel
Subsecretaría.
5.5.3 Comunicación Interna
La Subsecretaría de Planeación y Coordinación cuenta con diferentes medios para asegurar una comunicación
apropiada con las Unidades Responsables y la Coordinación General de Proyectos Estratégicos a través de
reuniones de revisión de resultados, revisión de la dirección, oficios, correo electrónico, cursos,
Cada Unidad Responsable genera Reportes de Resultados (F1 MC03) de los indicadores de sus procesos
básicos, de acuerdo a la periodicidad establecida en el Manual de Planeación de la Calidad, los cuales son
enviados a la Dirección o Coordinación General y al Representante de la Dirección.
A su vez las Unidades Responsables, cuentan con diferentes medios para asegurar una comunicación
apropiada, como son, juntas o reuniones de diferentes departamentos con su personal, boletines, tableros,
folletos, correo electrónico, cursos, etc. Siendo lo anterior adicional a la comunicación que se da a la naturaleza
del proceso.
5.6 Revisión por la Dirección
5.6.1 Generalidades
La Revisión por la Dirección se lleva a cabo a intervalos planificados, cada seis (6) meses, para asegurar la
conveniencia, adecuación y eficacia continua del Sistema de Gestión de la Calidad. Esta revisión incluye la
evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el Sistema de Gestión de la
Calidad, incluyendo la política y objetivos de calidad.
Para llevar a cabo la Junta de Revisión de la Dirección a nivel Subsecretaría, se considera tener juntas en cada
una de las Unidades Responsables denominadas “Revisión de la Dirección de la Unidad” en las cuales se
asegura la revisión de todos los aspectos considerados en el punto 5.6.2 “Información para la Revisión” del
presente manual. A continuación se detalla el mecanismo para realizar cada junta:
a) Revisión de la Dirección a nivel Subsecretaría
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La Alta Dirección de la Subsecretaría de Planeación y Coordinación, establece que el principal insumo para
llevar a cabo la revisión del Sistema de Gestión de Calidad a nivel Subsecretaría, es información presentada a
través de presentaciones ejecutivas con respecto a lo que se define en el punto 5.6.2 que se deriva de la
“Revisión de la Dirección de la Unidad” y que es presentada por los Directores y Coordinadores Generales.
Esta Revisión de la Dirección a nivel Subsecretaría, es presidida por el Subsecretario cuando así se considere
conveniente para facilitar la toma de decisiones y en todos los casos participa el Ing. Alejandro Tejado Dondé.
El Miembro de la Coordinación Ing. Alejandro Tejado Dondé, es responsable de mantener los registros de la
Revisión de la Dirección a nivel Subsecretaría y a su vez los Directores y Coordinadores Generales resguardan
la correspondiente a la Revisión de la Dirección de la Unidad.
b) Revisión de la Dirección de la Unidad
Se tiene definido que en forma semestral se lleve a cabo una Junta por cada Unidad Responsable, a fin de
revisar los resultados globales del comportamiento del Sistema de Gestión de la Calidad, generando una
minuta y la información correspondiente al desempeño de cada uno de los procesos identificados de acuerdo a
lo establecido en el punto 5.6.2 del presente manual. La programación de estas juntas está en función a las
fechas establecidas para llevar a cabo la Revisión de la Dirección a nivel Subsecretaría, con la finalidad de
asegurar la generación de información en forma oportuna, que será revisada en esta reunión.
El Miembro de la Coordinación Ing. Alejandro Tejado Dondé, es responsable de mantener los registros de la
Revisión de la Dirección a nivel Subsecretaría y a su vez los Directores y Coordinadores Generales resguardan
la correspondiente a la Revisión de la Dirección de la Unidad.
5.6.2 Información para la revisión.
El Representante de la Dirección prepara el F1 MC01 Programa Anual de Revisión de la Dirección en el cual
se determinan el (los) mes (es) en el que se deberán realizar las Revisiones de la Dirección a nivel
Subsecretaría y por cada Unidad con la participación de los Directores y Coordinadores Generales de cada
Unidad Responsable a quienes se entrega para su conocimiento.
Por la dinámica de operación, el lugar y fecha exacta de realización de la Revisión de la Dirección a nivel
Subsecretaría se define y notifica con anticipación a las Unidades Responsables, de tal forma que tengan el
tiempo suficiente para preparar la información solicitada.
La información que se utiliza como elementos de entrada en la revisión de la Dirección a nivel Subsecretaría y
por Unidad Responsable es la siguiente:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
Estado de la política y objetivos de calidad.
Resultados de auditorías.
Retroalimentación del Usuario.
Desempeño de los procesos y conformidad del servicio.
Estado de las acciones correctivas y preventivas.
Seguimiento de las acciones de revisiones anteriores por la Dirección.
Cambios que podrían afectar al Sistema de Gestión de la Calidad.
Recomendaciones de mejora.
Otros temas (cuando aplique).
Para la Revisión de la Dirección de la Unidad, el Representante de la Dirección y el Coordinador de ISO revisan
la información previamente a la fecha establecida.
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Para la Revisión de la Dirección a nivel Subsecretaría, la información de cada Unidad Responsable debe
hacerse llegar con cinco días de anticipación como mínimo a la Coordinación General de Proyectos
Estratégicos en donde se realiza una revisión preliminar de los datos y se acuerda con el Representante de la
Dirección, la información y mecanismos de presentación para la junta de revisión de la dirección a nivel
Subsecretaría.
5.6.3 Resultados de la revisión
Los resultados de la Revisión de la Dirección a nivel Subsecretaría y por cada Unidad Responsable, incluye los
acuerdos, compromisos, responsables, decisiones y acciones relacionadas con:
a) La mejora de la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad.
b) La mejora del servicio en relación con los requisitos del usuario.
c) Las necesidades de recursos.
Estos resultados se registran en F1 MC02 Minuta cuidando que:
Los acuerdos, decisiones y acciones coincidan con los puntos agendados.
Se definan responsables de llevar a cabo acciones.
Se definan fechas de las acciones.
Dependiendo de la complejidad de la acción a tomar se puede decidir documentarla en función de lo que
establece el OOM-CA-PG-005 Procedimiento Gobernador de Acciones Correctivas OOM-CA-PG-006
Procedimiento Gobernador Acciones Preventivas.
La minuta se entrega a todos los participantes en la reunión, se conserva evidencia de su entrega (firma) y se
archiva junto con la agenda y material de la revisión.
El Representante de la Dirección o bien el Coordinador de ISO en cada Unidad Responsable, deberá dar
seguimiento al cumplimiento e implantación de los acuerdos, decisiones y acciones, anexando las evidencias
correspondientes al cumplimiento de los compromisos en la minuta F1 MC02 y notificando de los avances a la
Alta Dirección.
Los registros de los resultados de las revisiones por la dirección se mantienen como evidencia de la realización
de las mismas.
Cambios a esta revisión
Número de
revisión
Fecha de la actualización
0
Enero de 2004
Creación del Sistema de Gestión de la Calidad.
1
Marzo de 2004
Corrección de errores de ortografía y redacción.
2
Junio de 2004
Requisito 5.5.3, se formaliza el Reporte de Resultados (F1
MC03).
Descripción del cambio
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre
Elaboró :
Revisó :
Autorizó:
Lorena Díaz Loyola
Alejandro Tejado Dondé
Alejandro Tejado Dondé
Junio / 2004
Junio / 2004
Junio / 2004
Firma
Fecha