Instructivo para creación de cuentas de funcionarios

INSTRUCTIVO PARA
REGISTRAR CUENTAS
PARA FUNCIONARIOS
PÚBLICOS
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA e-SIGEF
Fecha: 20 de octubre de 2016
Subsecretaría de Innovación de las Finanzas Públicas
Dirección Nacional
de Innovación Conceptual y Normativa
INSTRUCTIVO PARA REGISTRAR CUENTAS PARA FUNCIONARIOS PÚBLICOS
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DERECHOS RESERVADOS
Copyright © 2015 primera edición
Logos del Ministerio de Finanzas son oficiales
Documento propiedad de:
Ministerio de Finanzas
República del Ecuador
Edición:
Ministerio de Finanzas
Cubierta:
Ministerio de Finanzas
Composición y diagramación:
Ministerio de Finanzas
Estructuración:
Ministerio de Finanzas
Subsecretaria de Innovación
de las Finanzas Públicas:
Luis Carvajal
Dirección de Innovación,
Conceptual y Normativa:
Hugo Naranjo
Primera edición
Autores:
Cristina Padilla
Revisado por:
Rocío Salazar
Fecha de creación :
19/10/2015
Actualización
Autores:
Viviana Tamayo
Revisado por:
Rocío Salazar
Fecha de creación :
22/06/2016
Actualización
Autores:
Viviana Tamayo
Revisado por:
Rocío Salazar
Fecha de creación :
06/10/2016
ÍNDICE DE
CONTENIDO
Contenido
RESUMEN ..................................................................................................................... 4
1.
Requisitos previos para la creación de cuentas monetarias para funcionarios .... 5
1.1.
Requisitos previos para crear una cuenta monetaria para Sueldos, Décimos o con
Dinero Electrónico. ................................................................................................................................. 5
2. REGISTRO DE CUENTAS MONETARIA PARA SUELDOS, DECIMOS Y DINERO
ELECTRÓNICO .............................................................................................................. 6
2.1.
2.1.1.
2.2.
2.2.1.
3.
Creación de cuentas para sueldo o décimos de forma individual ...................................... 6
Errores al momento de crear la cuenta para sueldos o décimos .................................. 9
Modificación de una cuenta para pagos de sueldos o décimos ....................................... 10
Errores al modificar una cuenta de sueldo o decimos ................................................ 11
2.3
Creación de cuentas monetarias para remuneraciones con dinero electrónico ............ 13
2.3.1
Errores al momento de crear la cuenta para dinero electrónico ................................... 14
2.3.2
Errores al modificar una cuenta de dinero electrónico .................................................... 17
CARGA MASIVA DE CUENTAS PARA DÉCIMOS .................................................... 18
3.1
Formato del Archivo ............................................................................................................... 18
3.2
Carga de información ............................................................................................................. 21
3.3
Casos de validación de la información ................................................................................. 24
RESUMEN
Este instructivo pretende enseñar el procedimiento que se debe seguir para utilizar de
una manera adecuada la opción implementada en el sistema e-SIGEF para registrar
cuentas monetarias para los funcionarios públicos para los pagos de décimos
mensualizados.
Esta opción se la puede realizar desde el aplicativo e-Sigef o desde la opción de carga
masiva de cuentas monetarias para funcionarios públicos.
Se muestra la funcionalidad para realizar la creación o modificación de cuentas
monetarias para pagos de décimos mensualmente o utilizando la opción de carga
masiva de cuentas de funcionarios públicos.
Antes de proceder con la creación de una cuenta monetaria es necesario que el
funcionario público se encuentre en estado aprobado con categoría FUNCIONARIO
PUBLICO. La creación del beneficiario el sistema lo realiza de forma automática una
vez que se encuentra aprobado el distributivo para la entidad.
Para el registro de las cuentas monetarias de funcionarios se puede los puede realizar
desde las siguientes opciones: de manera individual por medio de la pantalla o desde
la opción de carga masiva.
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CAPÍTULO 1
1. Requisitos previos para la creación de cuentas
monetarias para funcionarios
1.1. Requisitos previos para crear una cuenta monetaria para Sueldos,
Décimos o con Dinero Electrónico.
Para dar cumplimiento con lo indicado por el Ministerio de Trabajo según
Oficio
Circular N° MDT-DM-2015-0006, el funcionario público deberá presentar una solicitud
en tal sentido a su empleador, señalando que su voluntad es la de optar por el
mecanismo de pago mensual de su decimotercera y/o de su decimocuarta
remuneración, bajo el esquema de ahorro automático programado. Lo dispuesto
también será aplicable cuando deseen optar por la mensualización, sin la utilización de
los programas de ahorro convenidos.
La identificación del Beneficiario tanto para el pago de remuneraciones, decimos
mensualizados o con dinero electrónico debe constar tanto en el distributivo
aprobado del Sistema de Nómina y Remuneraciones de la entidad y debe estar
aprobado en el catálogo de beneficiarios como: Tipo de Beneficiario Funcionario
Público con categoría Funcionario Público.
Una vez que se encuentra aprobado el distributivo de la entidad, el sistema en forma
automática creará a los funcionarios públicos en el catálogo de beneficiarios.
Para el caso de que la identificación del beneficiario de un funcionario público
corresponde a un pasaporte también debe tener las mismas condiciones.
NOTA: Pueden ingresar beneficiarios como Persona Extranjera, pasaporte por el
catálogo de beneficiarios siempre y cuando no sean Funcionarios Públicos solo en
calidad de Proveedores.
5
CAPÍTULO 2
2. REGISTRO DE CUENTAS MONETARIA PARA SUELDOS,
DECIMOS Y DINERO ELECTRÓNICO
2.1.
Creación de cuentas para sueldo o décimos de forma individual
Para ello el analista de la entidad deberá ingresar a la siguiente ruta:
Tesorería/Administración de Cuentas Corrientes/Cuentas beneficiarios
Al presionar esta opción se accederá a una pantalla donde se muestran las cuentas
monetarias de los beneficiarios con la siguiente información: Tipo, No de Cuenta,
Banco, RUC / Cédula (del dueño de la cuenta), Pagar Como, Nombre (del dueño de la
cuenta), Estado, Fecha de Aprobación, Fecha de Desactivación, Restrictiva, Usar en
Transferencia, Nómina.
Para registrar una cuenta, se debe presionar el botón crear:
Cuando se presiona el botón crear, aparecerá la pantalla para el ingreso de los datos
de la cuenta:
6
En esta pantalla en
el campo ID beneficiario se ingresa el número de Cédula de
identidad o pasaporte del funcionario.
En el campo PAGAR COMO “OTRO” se debe llenar únicamente cuando la identificación
del beneficiario corresponda a un PASAPORTE.
En este momento el analista de la entidad operativa seleccionará del campo Tipo
Nómina la opción de “S - SUELDO” o “D - DÉCIMO”, según sea el caso.
Para las cuentas de pago de remuneración se seleccionará la opción “S -SUELDOS” y
determinará que ésta cuenta es la destinada para el pago de remuneración y
continuará ingresando los datos tanto del número de cuenta monetaria, banco, tipo de
cuenta y observaciones como la siguiente pantalla:
7
De igual manera para las cuentas de pago de decimos mensualizados se seleccionará
en el campo Tipo Nómina la opción “D - DÉCIMOS” y determinará que ésta cuenta es
la destinada para el pago de decimos y continuará ingresando los datos tanto del
número de cuenta monetaria, banco, tipo de cuenta y observaciones como la siguiente
pantalla:
En ambos casos el beneficiario debe estar creado en el catálogo de cuentas como Tipo
de Beneficiario Funcionario Público con categoría Funcionario Público, cuando se graba
la cuenta bancaria, en primera instancia quedará en estado SOLICITADA, como se
puede ver en la figura siguiente:
8
El analista de la entidad a continuación deberá utilizar los filtros por número de cuenta
o el campo por ruc/cédula. Selecciona la cuenta monetaria y a continuación deberá
aprobar la cuenta monetaria, para ello el analista selecciona la cuenta y debe dar clic
en el botón APROBAR
.
Una vez que se encuentra aprobada la cuenta monetaria se podrá utilizar para el pago
de remuneración o de los décimos.
2.1.1. Errores al momento de crear la cuenta para sueldos o décimos
A continuación se detallan los posibles errores que se pueden presentar al momento de
crear y aprobar la cuenta registrada:

El sistema permitirá que los Funcionarios Públicos solo puedan tener cuentas
activas por cada una de las opciones que existan en el campo Tipo Nómina, en el
caso que ya tenga activada una cuenta con la opción de Decimo el sistema mostrará el
siguiente mensaje de error:
9

Si el funcionario público tiene creada y aprobada una cuenta para
remuneraciones con la opción de S – SUELDO y se solicita que le creen una nueva
cuenta para que le realicen el pago de nómina de sueldo, al momento que el analista
de la entidad intente crear la nueva cuenta con esta opción, el sistema no le permite
porque le presenta el siguiente mensaje:
Para estos casos el analista de la entidad debe desactivar
la cuenta existente
para crear la nueva cuenta y seleccionar la opción que requiera ya sea “D-DECIMO” o
“S- SUELDO”
2.2.
Modificación de una cuenta para pagos de sueldos o décimos
Si se desea modificar una cuenta, primero se deberá desactivar la cuenta con el botón
para luego poder utilizar el botón Modificar, el sistema colocará automáticamente
en la opción “N- NO APLICA” y en estado “Desactivado”, en esta única ocasión se
podrá modificar esa cuenta desactivada existente para marcarle con las opciones del
campo Tipo Nómina y para ello se debe presionar el botón modificar como se indica
en la figura siguiente:
Para este caso se podrá seleccionar la opción de “D - DECIMO”; además se habilitan
las celdas Banco, Tipo Cuenta y Observaciones para cambiar si es necesario como se
muestra en la presente pantalla:
10
Realizada la modificación, el analista de la entidad reactivará la cuenta
desactivada hasta que el estado de la cuenta quede en “Aprobada” y se encuentre
dicha cuenta como la destinada para el pago de décimos mensualizados.
2.2.1. Errores al modificar una cuenta de sueldo o décimos
A continuación se exponen algunos casos que se pueden presentar al momento de
modificar una cuenta destinada para remuneraciones o de décimos mensualizados:

En el caso de que un beneficiario ya posea una cuenta activa con la opción “S -
SUELDO”, otra cuenta activa con “D - DECIMO” y una cuenta desactivada con la
opción “N – NO APLICA”
y el usuario del sistema desee modificar la cuenta
desactivada y marcarle como “S” o “D” el sistema le emite el siguiente mensaje:
11

Si el analista por error involuntario marca la opción “Nomina-Décimo” o
“Nómina Sueldos” en dos cuentas que se encuentran en estado desactivado, deberán
realizar el siguiente procedimiento para desmarcar la opción de Nómina-Décimo o
Nómina Sueldos de una de las dos cuentas:
o Seleccionar la cuenta que se desea desmarcar la opción de Décimo o
Nómina
o Seleccionar el botón “Modificar”
o Colocar en el campo ID. Beneficiario otro número de identificación y
pulsar la tecla “TAB”
o Verificar que tanto la opción “Sueldo” y “Décimo” no estén
marcadas.
o Colocar en el campo ID. Beneficiario el número de identificación
correcto y pulsar la tecla “TAB”
o Pulse el botón “Modificar” para actualizar los cambios y guardarlos.
Si no realiza este procedimiento el sistema le presentará el siguiente mensaje de
error en el caso que desee aprobar o reactivar una cuenta nueva para pagos de
décimos:
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2.3
Creación de cuentas monetarias para remuneraciones con
dinero electrónico
De igual manera para crear cuentas de funcionarios para pagos con dinero electrónico,
el analista de la entidad deberá ingresar a la siguiente ruta:
Tesorería/Administración de Cuentas Corrientes/Cuentas beneficiarios
Para registrar una cuenta, se debe presionar el botón crear:
Cuando se presiona el botón crear, aparecerá la pantalla para el ingreso de los datos
de la cuenta:
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Donde el analista de la entidad, seleccionará dentro del campo Tipo Nómina la opción
de “E – DINERO ELECTRONICO” Y determinará que ésta cuenta es la destinada
para recibir la proporción acordada de la remuneración en Dinero electrónico.
Adicionalmente deberá ingresar como cuenta monetaria el Número Celular con el
que se apertura la cuenta en el BCE, en el campo banco el código 9997 y en el campo
tipo de cuenta el código 1- CORRIENTE como lo muestra la siguiente pantalla:
En primera instancia quedará en estado SOLICITADA, el analista de la entidad a
continuación deberá utilizar los filtros por número de cuenta o el campo por
ruc/cédula. Selecciona la cuenta monetaria y a continuación deberá aprobar la cuenta
monetaria, para ello el analista selecciona la cuenta y debe dar clic en el botón
APROBAR
.
Una vez que se encuentra aprobada la cuenta monetaria se podrá utilizar para el pago
con dinero electrónico
2.3.1 Errores al momento de crear la cuenta para dinero electrónico
A continuación se detallan los posibles errores que se pueden presentar al momento de
crear y aprobar las cuentas para pagos con dinero electrónico:

El sistema permitirá que los Funcionarios Públicos solo puedan tener cuentas
activas por cada una de las opciones que existan en el campo Tipo Nómina, en el
caso que ya tenga activada una cuenta con la opción de Dinero electrónica el sistema
mostrará el siguiente mensaje de error:
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Para
este caso el analista de la entidad
debe desactivar
la cuenta antigua
existente para crear la nueva cuenta y seleccionar la opción que requiera, en este
caso “E - DINERO ELECTRÓNICO”
Adicionalmente podrán salir mensajes de error sobre la información ingresada para la
cuenta de Dinero Electrónico que no cumpla con lo indicado en la forma de registrar la
cuenta, como los siguientes:
Cuando se selecciona un Tipo cuenta diferente a 1 CORRIENTE para la opción de
Dinero Electrónico
Si ingresa una cuenta errónea, diferente a los parámetros señalados se presentaran los
siguientes errores:
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De igual manera si selecciona un banco con código diferente a 9997
Si trata de ingresar un número de cuenta (número de celular) que no corresponde al
registrado para el beneficiario en el sistema del BCE, se generará el siguiente error:
Si se presenta el siguiente error se debe comunicar con el Centro de Servicios del
Ministerio de Finanzas para su solución:
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2.3.2 Errores al modificar una cuenta de dinero electrónico
Si el analista desea modificar la cuenta lo podrá hacer siempre y cuando seleccione los
parámetros indicados en la creación de beneficiarios, caso contrario se le presentarán
los mismos mensajes que el punto anterior
En el caso que el analista no seleccione una opción diferente a “N – NO APLICA” e
intente grabar esta modificación, el sistema presentará el siguiente mensaje de error:
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CAPÍTULO 2
3. CARGA MASIVA DE CUENTAS PARA DÉCIMOS
3.1
Formato del Archivo
Otra de las opciones para el registro de las cuentas monetarias para el pago de los
décimos mensualizados es a través de carga masiva.
Para realizar la carga masiva de cuentas para décimos, se debe elaborar un archivo en
formato csv. Previo a la elaboración del archivo se deberá realizar la configuración
Regional de acuerdo al siguiente procedimiento:
MiPC  Panel de Control  Configuración Regional y de Idioma  Personalizar
En la viñeta “Número” en la opción separador de listas debe constar el carácter “coma”
seleccionar aplicar y aceptar.
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Para cargar la información al sistema el usuario de la entidad deberá verificar que los
datos del beneficiario no se encuentren registrados en el sistema, posteriormente
elaborará un archivo en formato csv con la siguiente información:
Nº
Nombre
Column
Columna
as
1
Identificación
Descripción
Cédula (máximo 13 caracteres)
Pasaporte (máximo 13 caracteres)
Número de la cuenta bancaria del
proveedor numérico (15)
caracteres
Ejemplo
1714272896
608961956898
2
Cuenta
Bancaria
3
Banco
Código de Banco numérico (4)
caracteres de acuerdo a
Catálogo de Bancos
1029 Banco
Pichincha
4
Tipo de
Cuenta
Tipo de cuentas 1= Corriente
2= Ahorros
1
32000458963
19
5
Forma de
pago
6
ID Extranjero
Se indicará como se paga
al proveedor: C=CEDULA
O=OTROS
Corresponde al número de
pasaporte siempre y
cuando tengan el tipo de
identificación sea “P” y la
Forma de Pago “O”
C
X4879546369G
Indica si la cuenta monetaria
del beneficiario se utilizará para el
pago de sueldo o de décimo.
7
Nómina
S
si
la
cuenta monetaria
corresponde para el pago de la
nómina de Sueldo
S
D si la cuenta
monetaria
corresponde para el pago de la
nómina de Décimo
Condiciones del formato:
1. Para un mejor manejo del archivo se recomienda elaborar el archivo ubicando
primero a beneficiarios con CI, después a beneficiarios con pasaporte.
A continuación se incluye un ejemplo de cómo debe ser conformado el archivo:
20
3.2
Carga de información
Consiste en una barra superior con las opciones a nivel general y mostrará submenús
desplegables que se encuentren habilitadas para el módulo de Tesorería.
21
En el menú carga de cuentas monetarias- Funcionarios Públicos, el sistema dispone de
la barra de opciones en la parte superior derecha. Estos botones se utilizan para
ejecutar acciones sobre los registros que se muestran en pantalla.
Las opciones son:
Examinar a través de esta opción el usuario indicará la ruta
de
ubicación del archivo
Guardar Beneficiarios
Actualizar pantalla
Salir de la opción
Cargar archivo
En esta pantalla se seleccionará el botón de
y se buscará la ruta donde
se encuentra el archivo con el formato csv, seleccionamos el archivo y presionamos el
botón abrir.
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Una vez seleccionado el archivo, el sistema colocará la ruta y posteriormente se
seleccionará el botón guardar beneficiarios
, para que el
sistema suba la
información al servidor.
Una vez subida la información se obtendrá la siguiente pantalla:
23
En la pantalla se presenta el mensaje de pulsar el botón de la derecha
cargar el archivo
para
que corresponda. Una vez que se ha cargado el archivo se
presentará el cuadro de estadísticas de carga del archivo en donde se indicará el
número de beneficiarios que han sido cargados exitosamente:
3.3
Casos de validación de la información
En el caso que el archivo presente inconsistencias, el sistema automáticamente
presentará el respectivo mensaje según el problema encontrado, estos problemas
deberán ser corregidos caso contrario no se subirá el archivo.
A continuación se detallan los posibles errores que se pueden presentar al subir los
archivos:
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a)
Error en la información del archivo: Se debe verificar que el archivo no
contenga el carácter de coma al final de la fila, ya que al momento de guardar el
archivo en formato csv (delimitado por comas), este se considerará como una
columna más; para evitar este tipo de problemas se deberá verificar que el
archivo no contenga este carácter al final de la fila para lo cual se recomienda
abrir el archivo con bloc de notas o como archivo de texto, procediendo a
verificar que la información este correcta, caso contrario el sistema no le permite
cargar el archivo.
b)
Error en el formato del archivo: Para el caso en el cual se suba un archivo
diferente al formato solicitado (csv), el sistema presentará el siguiente
mensaje de error, el mismo que deberá ser corregido.
c)
Error en la información cargada: En el caso que el archivo elaborado
contenga
un número de identificación que no corresponda a un tipo de
beneficiario “Funcionario Público” o no conste en el distributivo aprobado del
Sistema de Nómina y Remuneraciones de la entidad, el sistema emitirá el
siguiente mensaje, para ello debemos dar clic
beneficiarios rechazados”
en
la opción “descargar
y el usuario podrá descargar el archivo Excel
para visualizar el error y constatar cual beneficiario no es funcionario público y
no consta en el distributivo de la institución, como se muestra a continuación:
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Verificado el (id) del beneficiario en el catálogo de beneficiarios, como en el
subsistema presupuestario de remuneraciones y nómina “SPRYN”, de que el
beneficiario es un funcionario público pero consta con otro “Tipo de beneficiario”
se deberá emitir un oficio a la Subsecretaría del Tesoro de la Nación para solicitar
el cambio correspondiente y el sistema permita ingresar la cuenta monetaria de
décimo del funcionario.
d)
Información duplicada: En el caso en que el archivo elaborado presente
información
duplicada de la cuenta monetaria del funcionario, no se procesará
el archivo y el sistema emitirá un mensaje de error. Adicionalmente, el usuario
podrá descargar el archivo excel mediante el botón
rechazadas”
,
“Descargar cuentas
para verificar cuál o cuáles son las cuentas monetarias
duplicadas de los funcionarios, conforme se presenta a continuación:
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Una vez depurado el archivo, se deberá procesar nuevamente la carga del mismo.
e)
Inconsistencias en la cuenta del funcionario: En el caso que exista
datos incorrectos en las columnas: forma de pago o en el “id del extranjero” de
la cuenta del
funcionario, el sistema rechazará la línea de información y
el
analista de la entidad realizará clic en el botón “Descargar novedades de
validación”
el cual presentará el archivo Excel donde se muestran los
errores encontrados.
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Se debe corregir la información para nuevamente cargar el archivo.
f)
Errores cuando la cuenta del funcionario ya está registrada: En el
caso que la cuenta del funcionario ya se encuentre registrada, el sistema no
procesará la información que corresponde a esa
línea y en el cuadro de
Estadísticas de Carga del Archivo se presentará en la columna de No. de
cuentas
rechazadas
la
información registrada, la misma que
visualizar a través de un clic en el botón
se podrá
“descarga cuentas rechazadas”
donde en el archivo en formato Excel se puede visualizar el error, en el que se
indica el número de cuenta, el tipo de cuenta y el banco del beneficiario que ya
existe, es decir esta información no será procesada.
28
g)
Errores en la cuenta del funcionario: Para el caso que por algún motivo se
haya ingresado algún dato erróneo en las columnas “N° de cuenta Bancaria”
”Código de banco” ,
“Tipo de cuenta” y “Nómina/Décimos” de la cuenta del
funcionario público, el sistema muestra la siguiente pantalla donde se indica que
“Existe un error en la carga”, para visualizar el error el analista de la entidad
debe seleccionar el botón
“Descargar Novedades de Validación”
al
descargarse el archivo en formato Excel se presenta los errores que existen en
la cuenta monetaria del funcionario como se indica a continuación:
29
Corregida la información de la cuenta del funcionario se debe nuevamente realizar el
proceso de carga.
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