2012-08-03_UNIDAD 1 DISPONIBILIDADES_ FF

Unidad 1
Disponibilidades
Di
ibilid d
y Valores
1
La Unidad 1 se divide en 4 temas:
• Tema 1: Operaciones de movimientos de
fondos. Cobros y pagos. Caja tradicional y
sistemas de banco y fondo fijo.
fijo
• Tema 2: Endoso y descuento de
documentos; sus distintos tratamientos
contables.
t bl
• Tema 3: Arqueo de valores (ajustes por
balance).
• Tema 4: Conciliación Bancaria (ajustes por
balance)
2
TEMA 1
¿Cuál es el concepto de Disponibilidades que surge
del Decreto 103/91?
Las Disponibilidades comprenden las existencias de dinero, los
cheques, giros a la vista bancarios, depósitos bancarios (cuentas
corrientes, cajas de ahorro en caso de no existir limitaciones
para retirar
ti
fondos,
f d
depósitos
d ó it a plazo
l
fijo,
fij sii pueden
d retirarse
ti
aún
ú
con pérdida de intereses) u otros valores que tengan las
características de liquidez, certeza y efectividad en moneda
nacional y extranjera.
extranjera
Al determinar las disponibilidades se considerarán solamente
como ingresos aquellos en poder de la empresa a la fecha de los
estados contables. De igual manera no deberán ser tomados
como egresos aquellos que están a disposición de pago pero que
no han salido del poder de la empresa a dicha fecha.
3
U1
Diapositiva 3
U1
Usuario, 28/07/2012
¿Qué cuentas se pueden incluir en el capítulo
“Disponibilidades”?
Disponibilidades ?
•
•
•
•
“Caja” o “Caja moneda nacional” y “Caja moneda extranjera”
(esta última se puede subdividir en varias subcuentas: “Caja
dólares”, “Caja Euros”, etc. si la empresa utiliza diferentes
monedas), en las que se incluyen los billetes y monedas y los
cheques de terceros en poder de la empresa.
“Fondo Fijo” y “Cobranzas a depositar” que se usan en el
sistema de Banco y Fondo Fijo.
“Banco cta. cte.” (una cuenta para cada banco), o “Banco cta.
cte. Moneda nacional” y “Banco cta. cte. Moneda extranjera”
(esta última se puede subdividir en las diferentes monedas
extranjeras con que se trabaje ya que cada una, por banco, da
l
lugar
a una cuenta
t corriente
i t diferente:
dif
t B
Banco cta.cte.
t t Dól
Dólares,
etc.)
“Banco caja de ahorro” y “Banco depósitos plazo fijo” (una por
b
banco
y por moneda).
d )
4
¿Cuáles son los sistemas que nos permitan realizar
movimientos de fondos?
En la asignatura “Conceptos Contables” se usó el sistema
tradicional de caja que consiste en:
•
•
Que todas las cobranzas y algunos pagos se realizan mediante
efectivo que se mantiene en “Caja”,
Que el resto de los pagos se efectúan con cheques contra las
cuentas corrientes que mantiene la empresa en diferentes
bancos.
Pero cuando
P
d la
l operativa
ti de
d una empresa crece, muchas
h veces
es necesario cambiar este sistema por otro que nos asegure mayor
eficiencia en cuanto a la seguridad y control.
Para la obtención de estos objetivos se suele cambiar el sistema
tradicional de Caja por el procedimiento del sistema de Banco y
Fondo Fijo.
5
¿En qué consiste el procedimiento de
Fondo Fijo y Banco?
a)
b))
Depositar íntegramente y en forma periódica todo el
efectivo y los cheques comunes recibidos: Esto hace
que cuanto menor sea el tiempo en que se mantenga
el efectivo y los cheques en la empresa mayor será la
seguridad ante errores, robos y fraudes. Estas
situaciones hacen que sea aconsejable el depósito
diario.
Efectuar los p
pagos
g con cheques:
q
Esto p
produce un
mayor control ya que la emisión de los cheques
requiere de la firma de uno o dos funcionarios de
mayor responsabilidad
responsabilidad.
6
¿Qué otro elemento de control surge al
aplicar
li
este
t procedimiento?
di i t ?
Otro elemento de control lo constituye
el hecho de que al depositarse
í t
íntegramente
t todos
t d los
l ingresos
i
en ell
Banco y efectuarse los pagos mediante
cheques se dispone de un control
ajeno a la empresa que es el Estado
de Cuenta Bancario en el que quedarán
reflejados
fl j d ambos
b tipos
ti
de
d movimientos.
i i t
7
¿ Cómo se efectuará la registración si se aplica
este procedimiento?
El hecho de no manejar efectivo y de depositar
periódicamente
iódi
t ell dinero
di
que ingresa
i
en la
l
empresa, hace que se sustituya la cuenta
“Caja” por otra a la que llamaremos Cobranzas
a Depositar.
Esta cuenta se debitará cada vez que se
produzca un ingreso de efectivo o cheques de
terceros y se acreditará cuando se depositen
esos fondos en la cuenta bancaria, por ejemplo
al finalizar la jornada.
8
Ejemplos de registración
a)
Cobranza a un deudor
------------
-------------
Cobranzas a depositar
p
Deudores por Ventas
---------------------------------b) Vencimiento de un cheque diferido o cobranza de un
conforme
f
----------------------------------Cobranzas a depositar
Conformes a cobrar
--------------------------------Cobranzas a depositar
Ch diferidos a cobrar
Ch.
---------------------------------------c) Venta de mercaderías al contado
9
Continuación:
---------------
----------------
Cobranzas a depositar
Ventas
IVA
---------------------------------d) Depósito de la Cobranza en forma periódica:
------------------------------------Bco. X cta. cte.
Cobranzas a depositar
-------------------------------------
Esta cuenta servirá de control y mostrará si se está aplicando
correctamente el procedimiento establecido por la empresa. Por
Ejemplo, si se determinó depositar íntegramente las cobranzas en
forma diaria, la cuenta “Cobranzas a depositar” no debería tener
saldo al finalizar la jornada. En caso contrario se debe solicitar
la explicación de por qué no se efectuó el depósito, o si el mismo
se hizo, entonces por qué no fue registrado.
10
¿A qué denominamos Fondo Fijo?
Señalamos que los pagos se realizaban con cheques y
que el efectivo se manejaba cuando cobrábamos y
d
depositábamos
itáb
.
Pero en la práctica se plantea un problema ya que las
empresas deben hacer frente a gastos menores, tales
como gastos de locomoción, compra de útiles de
escritorio o útiles de limpieza, etc. que por su monto
no ameritan ser realizados con cheques.
Se denomina “Fondo
Fondo Fijo
Fijo” a un importe fijo en efectivo
que debe mantener la empresa para pagar aquellos
gastos menores a un cierto importe prefijado.
11
¿Cómo se crea el Fondo Fijo?
El reflejo contable de esta situación se producirá mediante el uso de una cuenta
a la que llamaremos “Fondo Fijo”, la cual se debitará cuando se crea este fondo,
o cuando se quiere aumentar su monto. (Se crea un Fondo por $10.000
(asiento tipo 1)
1). Al tiempo se comprueba que el importe debe ser incrementado a
$15.000; se deberá formular un asiento tipo 1 por $ 5.000)
----------------Fondo Fijo
j
-------------------
Banco X cta. cte.
según C. interno
-----------------------------------
Asiento tipo 1
Esta cuenta se acreditará si se disminuye el Fondo.
Fondo Por ejemplo se advierte que
el Fondo comienza a permanecer mucho tiempo sin que se hagan retiros, por lo
que se está contradiciendo el objetivo de seguridad. En este caso se decide
bajarlo a $7.000 (se formulará un asiento tipo 2 por $ 8.000).
----------------------------------Banco c/c
Fondo Fijo
Según boleta de depósito
------------------ --------------------
Asiento tipo 2
12
¿Cuál es el procedimiento que puede establecer una
empresa
p
para
p
la aplicación
p
del Fondo Fijo?
j
Veamos un ejemplo:
a) Se crea un Fondo Fijo con un determinado importe:
$10.000, para pagar aquellos gastos menores a
$2.000. Los pagos mayores a ese importe se
efectuarán con cheque.
q
b) Se repondrá el Fondo Fijo cuando se llegue a un
saldo predeterminado, por ejemplo $ 1.500.
No obstante pueden haber variaciones a este
procedimiento:
•
En algunas circunstancias se puede llegar a pagar
con cheque un importe menor de $2.000 que
correspondería abonarse con efectivo.
13
• O podría pagarse un monto superior a los $ 2.000 en
efectivo cuando hubiera correspondido pagarlo con
cheque.
cheque
En cualquiera de los dos casos planteados no se
estaría cumpliendo con el procedimiento establecido y
se estaría perdiendo el objetivo de control buscado.
Pero de las dos situaciones, la que sí se torna grave
es pagar en efectivo importes mayores a los previstos.
También hay que tener en cuenta que el procedimiento debe ser
flexible en cuanto a que:
•
•
Si se debe reponer el Fondo muy
y seguido
g
significará
g
que hay
y
que aumentar su importe.
Si los movimientos del Fondo son muy esporádicos habrá que
disminuir su monto porque se está contradiciendo el hecho de
tener la menor cantidad de efectivo posible en la empresa.
14
¿Qué control se lleva respecto a las operaciones del
F d Fijo?
Fondo
Fij ?
El funcionario que custodia el Fondo Fijo deberá llevar
una planilla en la que anotará el saldo de efectivo que
queda en el fondo una vez realizado un pago.
Una planilla tipo podría ser la siguiente:
Concepto
Comprob.
Cuenta
Entrad.
Salidas
10.000
Saldo $
Saldo Compr.
1-1
Creación
3-1
Boletos y
Taxis
C.Interno
G.Generales
1.200
8.800
1.200
7-1
Pago Acreed
Recibo
Ac.Compras
2.000
6.800
3.200
15.1
Pago BPS
Form.pag
BPS
3.500
3.300
6.700
18.1
Compr.Merc.
Boleta
Mercadería
IVA
1.500
300
1.800
1.500
8.200
8.500
18.1
Reposición
C.Interno
8.500
10.000
10.000
15
¿Estamos registrando los hechos económicos
relacionados con el Fondo Fijo en esta planilla?
No, no estamos registrando, esta planilla sirve únicamente como soporte
administrativo, pero no contable.
El custodio del fondo es el encargado de entregar el dinero para pagar el
gasto y recibir el comprobante correspondiente que lo mantiene en su
poder hasta que se reponga el Fondo Fijo.
Procede a anotar el gasto a la Planilla y determinar los saldos del efectivo
y de los comprobantes
comprobantes.
¿Qué podemos señalar de la Planilla que realizamos?
• Para cada fecha se debe cumplir que la suma del saldo en efectivo + el saldo
de los comprobantes debe ser igual al monto del Fondo Fijo.
• El pago efectuado al BPS supera el máximo que se puede pagar con el Fondo
Fijo. En este caso no se cumple con el procedimiento fijado por la empresa,
pero debe ser usado el dinero del Fondo para efectuar el pago aunque esté
mal, ya que debemos registrar lo que realmente sucedió y no lo que debió
haber sucedido.
Cuando se produce la reposición se cierra la Planilla vigente y se
comienza otra con el total del saldo estipulado para el Fondo.
16
¿Cuándo se registran los comprobantes que surgen de
la Planilla de Fondo Fijo?
Se contabilizan en el momento en que se repone el
Fondo Fijo.
j
El asiento a formular implica debitar todas las cuentas
que surgen de los comprobantes anotados en la
planilla del Fondo y acreditar la cuenta bancaria por
el cheque que se emite para reponer los fondos
gastados.
----------------
----------------
Gastos Generales
1.200
Acreedores por Compras 2.000
BPS
3.500
Mercaderías
1.500
IVA
300
Banco cta.cte.
8.500
------------------------------------17
¿Qué particularidad surge de este asiento?
Que cuando realizamos el asiento de reposición recién
quedan registradas las operaciones de egresos de
dinero realizadas por la empresa.
La cuenta “Fondo Fijo” no se acredita cuando se
efectúa la resposición.
Hasta el momento los únicos casos que vimos en que
se utiliza la cuenta Fondo Fijo
j en un asiento es
cuando se crea, aumenta o disminuye el Fondo.
En todo momento el saldo de esta cuenta reflejará el
importe creado por la Empresa para manejar los
“gastos menores”.
18
¿Qué
control se efectúa cuando se requiere renovar el
Fondo?
• Cuando se repone el Fondo se efectúa por parte de
quien va a firmar el cheque ( por ejemplo Tesorero),
un arqueo del dinero existente,
existente se suman los
comprobantes y se controla que se cumpla que su
total más el efectivo existente sea igual a la suma
del Fondo creado.
creado
• Se emite el cheque (generalmente a dos firmas:
Tesorero y por ejemplo Gerente Financiero), para
reponer el Fondo, por el importe de los
comprobantes
p de la Planilla y los
• Se envía una copia
comprobantes a Contaduría quien procede a su
registración.
19
¿Qué situación se puede generar al cierre de balance con
la cuenta Fondo Fijo?
Hay que tener en cuenta que a fecha de Balance deben
estar registrados todos los comprobantes cuya fecha
corresponda al ejercicio que se cierra.
Pero puede pasar que hasta ese momento no se hayan
efectuado gastos suficientes como para llegar al mínimo
fijado para reponer el fondo.
En este caso es prioritaria la situación planteada en el
primer párrafo: aunque no repongamos el Fondo hay que
registrar los hechos ocurridos en el presente ejercicio.
20
¿Qué asiento se debe formular en este caso?
1) Se podría efectuar una reposición del Fondo Fijo a fecha de balance
a efectos de asegurar que se registren todos los gastos del
ejercicio, pero en este caso no se respetaría el procedimiento en lo
que respecta a los mínimos establecidos.
2) Otra opción sería debitar todos los gastos que figuran en la Planilla y
acreditar Fondo Fijo.
Supongamos
p g
que
q se hubieran realizado “gastos
g
de locomoción” por
p
$ 1.000. El asiento a formular a fecha de balance sería:
--------------- ----------------Gastos de locomoción 1.000
Fondo Fijo 1.000
----------------------------------De esta forma se respetaría el procedimiento y en los Estados
Contables el saldo de la cuenta Fondo Fijo reflejaría, no el importe
d ti d por la
destinado
l empresa para gastos
t menores, sino
i ell efectivo
f ti
que realmente figura, a esa fecha, en poder de la misma.
Este es otro caso ejemplo de disminución por el cual se puede
acreditar la cuenta Fondo Fijo.
j
21
¿Qué pasaría si la empresa decidiera volver a utilizar el
sistema de “Caja
j Tradicional”?
La empresa podría considerar complejo el uso del sistema de
Fondo Fijo y Bancos para el tipo de operativa que realiza, y decide
volver al sistema de Caja Tradicional
Tradicional.
Esto implica no utilizar más las dos cuentas propias de este
sistema: Cobranzas a Depositar y Fondo Fijo.
Fijo
El saldo de la cuenta “Cobranzas a Depositar”, que debería
representar
t llas cobranzas
b
del
d l día
dí no depositadas,
d
it d
pasa a “Caja”.
“C j ”
A su vez hay que cancelar el “Fondo Fijo”. El saldo de esta cuenta
representa ell saldo
ld por ell cuall fue
f creado
d o ampliado
li d dicho
di h fondo,
f d
sin tener en cuenta lo que se gastó. Este saldo también se lleva a
“Caja”.
22
¿Cuál es el asiento que se formularía?
-----------------
-----------------
Caja
Cobranzas a depositar
Fondo Fijo
---------------------------------------¿Pero cómo solucionaríamos el caso en que el Fondo Fijo hubiera tenido
movimientos que por no haberse hecho la reposición no hubieran sido
registrados?
Supongamos que el poder del custodio hubiera un único comprobante por
gastos de combustibles por $500
$500, que figura en la planilla
planilla.
Como todos los fondos se encuentran ahora en Caja, el comprobante se
deberá registrar de la siguiente forma:
-----------------------------------------Gastos de combustibles
Caja
--------------------- -----------------------23