CA Technologies ahorra USD 23 millones a través de un mayor

Historia de éxito de cliente | Agosto de 2015
CA Technologies ahorra USD 23 millones
a través de un mayor control de los
activos de TI globales
Perfil del cliente
Sector: Tecnología
Empresa: CA Technologies
Empleados: 11 500
Ingresos: USD 4 300 millones
Empresa
CA Technologies ayuda a los
clientes a ser más productivos
y competitivos ya que
simplifica la administración
de sus entornos centrales,
distribuidos, virtuales y de
TI en la nube.
Reto
Un enfoque descentralizado a la
administración de activos de TI
había dado lugar a gastos de
capital injustificados y falta de
responsabilidad.
Solución
Con CA IT Asset Manager,
CA Technologies puede realizar
un seguimiento de 137 500
activos desde la adquisición
hasta su eliminación. La
solución reduce el riesgo
mediante la simplificación de
la administración del
cumplimiento de licencias.
Beneficio
CA Technologies ha logrado un
ahorro en costos de
USD 23 millones en siete años
a través de la utilización de
activos mejorada. Una mayor
gobernabilidad de los activos
de TI globales ha mejorado las
previsiones presupuestarias y el
soporte simplificado.
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Empresa
Soporte para un aumento de la competitividad,
la innovación y el crecimiento
ca.com/ar
CA Technologies es el proveedor líder mundial independiente de software de administración de
TI que opera en 40 países.
El software de la empresa hace que sea más fácil para las organizaciones administrar y asegurar
sus entornos centrales, distribuidos, virtuales y de TI en la nube, lo que da como resultado mayor
productividad, innovación y crecimiento.
La base de clientes de la empresa se extiende por todos los países del mundo e incluye la mayoría
de los que integran la lista Forbes Global 2000.
CA Technologies cuenta con más de 11 500 empleados, de los cuales 5 100 son responsables
de diseñar y brindar soporte para el software. CA ocupa el puesto 46 en el Green Ranking de la
revista Newsweek que identifica a las empresas que están generando más ingresos con menor
impacto ambiental.
Reto
Maximizar la utilización de activos para
eliminar el gasto innecesario
La escala de las operaciones de CA Technologies demuestra que tiene un vasto y complejo
patrimonio de TI distribuido en más de 100 sitios en países de todo el mundo. En total, la
empresa cuenta con más de 30 000 computadoras de escritorio y portátiles, 11 000 servidores,
15 000 aplicaciones, 311 bases de datos y 6 000 componentes de red.
Con el fin de ofrecer servicios de TI de alta calidad, las empresas necesitan total conocimiento
y control de su patrimonio, lo cual requiere una administración integral y eficaz de los activos
de TI.
Antes de la implementación de CA IT Asset Manager, la responsabilidad de realizar un
seguimiento de los activos de hardware y software recae en las divisiones empresariales
individuales. Sin embargo, este enfoque resultaba cada vez menos viable. Según explica Kathy
Morstadt, directora de Administración de activos en CA Technologies: “Un modelo descentralizado
de administración de activos de TI había causado deficiencias y costos innecesariamente altos”.
Como consecuencia, los departamentos debieron enfrentarse al desafío de realizar un
seguimiento de sus activos y garantías en todo el ciclo de vida, lo cual aumentó el riesgo
de subutilización y sobreutilización y la probabilidad de apagones prolongados al intentar
reparar los elementos fuera de garantía.
“Los nuevos activos de hardware y software se adquirían innecesariamente y los recursos
existentes no se utilizaban”, comenta Morstadt. “Los empleados tampoco se responsabilizaron
lo suficiente por cuidar los activos y devolverlos cuando los retiraron de la empresa”.
La necesidad de mejorar la visibilidad de los activos de hardware y software se intensificó cuando
CA Technologies debió atravesar auditorías de proveedores de software múltiples y prolongadas.
“Transcurrieron seis meses hasta poder recopilar la información que necesitábamos para una
auditoría de software en particular, que era costosa en términos de recursos”, agrega Morstadt.
“Los nuevos activos se adquirían innecesariamente
y los recursos existentes no se utilizaban”.
Kathy Morstadt
Directora, Administración de activos, CA Technologies
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Solución
Administración global de activos de
TI centralizados
ca.com/ar
En 2008, CA Technologies se embarcó en un proyecto global para unificar el control de los activos
de TI. El núcleo de este proyecto fue la implementación de CA IT Asset Manager (CA ITAM) y su
integración con CA Service Desk Manager, incluida la base de datos para la administración de
configuraciones (CMDB).
El despliegue gradual de CA ITAM comenzó en Norteamérica, y continuó en Europa, Oriente Medio
y África, América Latina y, finalmente, la región de Asia y el Pacífico en septiembre de 2009.
El proyecto impactó en todos los países y departamentos de CA Tecnologies, lo cual significaba
que el grupo de administración de activos de TI recientemente formado debía garantizar que los
procesos estandarizados pudieran aplicarse a nivel mundial. “Organizamos diferentes talleres
multifuncionales para entender los procesos existentes y adaptarlos al nuevo contexto”,
agrega Morstadt.
El grupo de administración de activos de TI consolidó y depuró entre 40 y 50 gigabytes de datos
de origen, lo cual incluyó varias hojas de cálculo departamentales, la compra de datos de
12 importantes proveedores de TI y de datos de búsqueda, para crear una base de referencia
de más de 60 000 activos de hardware y software.
En la actualidad, este directorio de activos está conformado por 137 500 dispositivos, e incluye
computadoras de escritorio, servidores, almacenamiento empresarial, equipos de red, software
y periféricos, y se actualiza de manera continua a medida que el patrimonio de TI de la empresa
evoluciona.
El grupo de administración de activos realiza un
seguimiento de 4 000 servidores virtuales
mediante CA ITAM
Administrar activos a lo
largo del ciclo de vida
Cada etapa del ciclo de vida de un activo ahora está vinculada a este directorio, incluso la solicitud
inicial de un empleado para obtener el nuevo hardware o software. “La solicitud llega al equipo de
administración de activos a través del sistema de adquisición local. Luego, verificamos si la
solicitud cumple con las políticas y normas internas y comprobamos si un activo existente está
disponible para satisfacer la solicitud, en cuyo caso se envía al equipo de SIG [Servicios de
información global] local del usuario para que sea implementado”, explica Morstadt. “Este
proceso de revisión de solicitudes también nos brinda la oportunidad de eliminar nuevas compras
para equipos de desarrollo o control de calidad comprobando si nuestro modelo de servicios
compartidos de laboratorios a pedido puede satisfacer la solicitud”.
Si debe adquirirse un nuevo dispositivo, se genera y se envía una orden de compra al proveedor.
El aviso de envío por adelantado que se envía al proveedor se utiliza para crear automáticamente
un registro de nuevos activos en CA ITAM, el cual incluye la fecha de compra y la información
sobre la garantía, así como una descripción detallada del producto. La información adicional,
como datos de los empleados, la ubicación y el centro de costos, se actualiza automáticamente
dentro de CA ITAM desde los sistemas de adquisición de la empresa.
Cuando el activo llega con el equipo de SIG local del usuario, actualiza el registro de activos en
CA ITAM con el nuevo estado utilizando la solución AssetTrack de AMI que se integra
automáticamente con CA ITAM y permite actualizaciones a través de un escáner de código de
barras o un formulario web en línea.
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ca.com/ar
Las solicitudes de software se procesan de una manera similar. “Comprobamos si es posible
reasignar una licencia a partir de una fuente existente y actualizamos los registros para evitar que
las licencias sean sobreutilizadas o subutilizadas”, explica Morstadt. “La información de descarga
y los códigos clave de licencias se envían al grupo de administración de activos y se capturan en
CA ITAM para simplificar el redespliegue y el cumplimiento”.
Simplificar la
administración
de cambios
La integración con la CMDB de CA Technologies ha simplificado los procesos y ha ayudado
a liberar recursos de TI que antes se requerían para crear y administrar activos de CMDB. Además
de simplificar el seguimiento y la asignación de dispositivos de cliente, CA ITAM ofrece el grupo
de cambio y configuración con mayor visibilidad de nuestros 4 000 servidores virtuales.
Además, la utilización de CA ITAM para generar tickets de CA Service Desk Manager basados en
los cambios de estado de los activos reduce el esfuerzo manual y proporciona a los equipos de
SIG locales todos los datos de los activos que necesitan para implementar los equipos de manera
eficaz. A través de la funcionalidad de administración de contratos de soluciones, el equipo de
administración de activos vincula los activos de TI con los acuerdos de proveedores específicos.
Esto permite que el equipo administre con eficacia el cumplimiento de licencias y adapte con
precisión los activos y los contratos de mantenimiento.
Administrar la
reimplementación y los
activos al final de su
vida útil
CA Technologies ha establecido controles igualmente rigurosos para el retiro de activos. Cuando
un empleado se retira, se crea un ticket de terminación de los recursos humanos (RR. HH.)
CA Service Desk Manager para que GIS suspenda los privilegios de acceso y para que el
grupo de administración de activos se asegure de que todo el equipo se devuelva para
su reimplementación.
Beneficios
Mejorar el control de sus activos de TI ha significado un importante ahorro de costos para
CA Technologies, como lo explica Morstadt: “Hemos logrado un ahorro de USD 23 millones en
los últimos siete años como resultado de una gobernabilidad más estricta y la reasignación de
11 500 dispositivos de escritorio y portátiles y 4 000 activos de software”.
Un ahorro de costos de USD 23 millones
Si un activo ha alcanzado el final de su vida útil, CA ITAM se actualiza a partir de los informes
proporcionados por la empresa de eliminación de activos de CA Technologies de acuerdo con el
número de serie del dispositivo. Se asocia una copia del certificado de destrucción con el registro
de dispositivos para demostrar que CA Technologies ha cumplido con los requisitos para una
eliminación responsable.
Se reasignan 15 500 activos en lugar de adquirirse
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La empresa también ha sido capaz de aumentar sus ganancias en términos financieros y de
eficacia a través de las siguientes acciones:
• La implementación de procesos automatizados y simplificados de administración de activos de TI
• Un aumento de la visibilidad de términos y condiciones de los proveedores para diferentes activos
• El correcto dimensionamiento de los contratos de mantenimiento y acuerdos de soporte
basados en las necesidades del negocio y del usuario
• Una mejora en la elaboración de presupuestos mediante una mayor transparencia de las fechas
de vencimiento de las garantías
• La optimización de la subutilización y sobreutilización de las licencias de software, reduciendo
así el riesgo de una auditoría de proveedores
• La transferencia simplificada de activos durante las adquisiciones y desinversiones
“Al hacer un mejor uso de los activos de hardware y software, hemos sido capaces de reducir el
riesgo y simplificar el soporte de TI”, comenta Morstadt. “También hemos mejorado la sostenibilidad
a través de la evitación de 15 500 nuevas compras, que se ha traducido en la eliminación de más de
48 toneladas de residuos electrónicos”.
“Hemos sido capaces de reducir el riesgo y simplificar
el soporte de TI”.
Kathy Morstadt
Directora, Administración de activos, CA Technologies
Comuníquese con CA Technologies en ca.com/ar.
CA Technologies (NASDAQ: CA) crea un software que impulsa la transformación en las empresas
y les permite aprovechar las oportunidades de la economía de la aplicación. El software es
el centro de cada empresa, en cada sector. Desde la planificación hasta el desarrollo, la
administración y la seguridad, CA trabaja con empresas en todo el mundo para cambiar el estilo
de vida, realizar transacciones y comunicarse, mediante entornos móviles, de nubes públicas
y privadas, distribuidos y centrales. Obtenga más información en ca.com/ar.
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