1. Objeto 2. Alcance 3. Referencias 4. Definiciones 5

FICHA PROCESO
FTI-00002
Fijación de horarios de clases y
exámenes
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1. Objeto
El presente procedimiento describe el proceso que se sigue para establecer los horarios de clases y
exámenes de las asignaturas de una titulación (…) incluida dentro del ámbito de certificación que se ofrecen
a los estudiantes en un curso académico determinado.
2. Alcance
El proceso se inicia cuando el Vicerrectorado de Ordenación Académica y Profesorado envía la oferta
académica oficial de las titulaciones correspondiente al curso académico que se está organizando a los
responsables de las CT para que gestionen la elaboración de los horarios de clase y exámenes de las
asignaturas, y finaliza una vez el Vicerrectorado de Estudiantes y Empleo procede a su difusión.
3. Referencias
• Manual de calidad
• Normativa de exámenes de la Universitat Jaume I
• Oferta académica oficial
4. Definiciones
• CT: Comisión de Titulación.
• GPPT: Gabinete de Planificación y Prospectiva Tecnológica.
• Horario de clase / examen de un subgrupo de una asignatura: Semestre, día y hora de impartición
de la docencia en el subgrupo de la asignatura.
• Subgrupo: Unidad de docencia de una asignatura. Puede ser de teoría, teoría /problemas, sólo
•
•
•
•
problemas o laboratorio.
USE: Unidad de Soporte Educativo.
VEE: Vicerrectorado de Estudiantes y Empleo.
VOAP: Vicerrectorado de Ordenación Académica y Profesorado
: (…)
5. Responsabilidades
• Las responsabilidades de cada uno de los participantes están descritas en el desarrollo del
procedimiento.
6. Desarrollo del procedimiento
1. El VOAP, directamente o a través del GPPT, envía al responsable de cada CT la oferta académica oficial
de la titulación que se encarga de coordinar correspondiente al curso académico que se está organizando.
Existe la posibilidad de difundir la oferta académica a las CT antes de que sea oficial con el objetivo de
cumplir con la planificación académica establecida. En este caso, una vez dicha oferta pase a ser oficial, el
VOAP, directamente o a través del GPPT, comunicará, vía e-mail o escrito, a los responsables de las CT las
modificaciones producidas.
2. La CT se reúne para establecer los horarios de clases y de exámenes de las asignaturas. Es
recomendable que este punto se realice en periodo lectivo para facilitar la presencia de los estudiantes. Si
durante estas reuniones se detecta algún error en la oferta académica, se comunicará, vía e-mail o escrito,
al GPPT para que proceda a su subsanación.
3. Una vez confeccionada la propuesta de horarios de clases y exámenes de las asignaturas de la titulación
para el curso académico que se está organizando, se procede a su introducción en la base de datos de la
Universitat. La introducción de dichos datos en la base de datos se realiza bien por parte del personal de
administración del centro, de forma manual, bien de forma electrónica utilizando un fichero de intercambio
de información que se remite a los responsables de gestión de la base de datos o mediante un sistema de
transacciones que actualiza el contenido de dicha base de datos.
Fecha de impresión: 18-11-2016
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4. Una vez finalizada su introducción, el responsable de la CT revisa que la información de la base de datos
coincide con la propuesta de horarios de clases y exámenes del punto 3, con el fin de detectar posibles
errores cometidos durante la introducción de los datos. Si existen, el responsable de la CT se pone en
contacto
con el personal de administración de los centros para que los subsanen. Una vez finalizada la revisión, el
centro se pone en contacto con el GPPT para que éste lleve a cabo el control técnico de la información de
horarios.
5. El GPPT hace un control técnico de la información de los horarios de clases y exámenes de las
asignaturas contenida en la base de datos. Este control podrá consistir en:
• Comprobar que todos los subgrupos que deberían tener un horario asociado efectivamente lo tienen
(control de subgrupos huérfanos).
• Comprobar que existe una adecuación entre el valor teórico en horas (establecido por BOE) de los
subgrupos y la duración en horas de los mismos que consta en la base de datos de horarios.
• Detectar solapamientos entre subgrupos.
• Comprobar que se cumple la normativa de exámenes.
Una vez finalizado este control, el GPPT comunica el resultado del mismo al personal de administración del
centro, vía e-mail o escrito. Si se han detectado errores, el personal de administración del centro se encarga
de corregirlos siguiendo
las indicaciones del responsable de la CT y el proceso vuelve al paso 5. Si todo está correcto, el GPPT
cierra el acceso a la base de datos para evitar la introducción de cambios no autorizados en la información y
el proceso continua.
6. El personal de administración del centro imprime la información de los horarios de clase y exámenes de
las asignaturas de la titulación y lo entrega al responsable de la CT para que lo haga llegar a la junta del
centro correspondiente.
7. La junta del centro correspondiente estudia la información de los horarios de clase y exámenes de las
asignaturas de la titulación. Si detecta algún problema, la junta de centro comunica al responsable de la CT
las modificaciones a introducir y el proceso vuelve al paso 2. Si todo es correcto, la junta del centro da su
visto bueno, momento a partir del cual la información de horarios de las asignaturas de la titulación
contenida en la base de datos pasa a ser oficial, y el proceso continúa en el paso siguiente. Esta aprobación
debe ser en todo caso posterior a la aprobación de la oferta académica oficial.
8. El VEE, directamente o a través de la USE, procede a la difusión de la información de los horarios de la
titulación a los estudiantes y al resto de la comunidad universitaria a través de los medios que considere
oportunos.
9. Para introducir modificaciones en la información oficial de horarios y/o exámenes de las asignaturas de
una titulación, el responsable de la CT, directamente o a través del personal de administración del centro,
envía al GPPT, vía e-mail o escrito, una
solicitud justificada en la que se detalle el cambio a introducir, la cual contará con el visto bueno del
Decano/Director del centro correspondiente. Preferiblemente, se intentará contar con el visto bueno del
centro antes de la introducción del cambio pero, en aquellos casos en los que no se pueda contar
inmediatamente con el mismo y un retraso en la introducción del cambio pueda afectar a un mayor número
de estudiantes, es posible realizar el cambio con anterioridad a la aprobación del centro.
10. Si la solicitud cumple la normativa vigente, el GPPT introduce el cambio en la base de datos y,
posteriormente, comprueba que todo está correcto. También puede abrir la base de datos para que sea el
personal de administración del propio centro quien lo introduzca. En este caso, una vez realizado el cambio
y comprobado que todo está correcto, volverá a cerrar el acceso a la base de datos con el fin de evitar la
introducción de modificaciones no controladas. A continuación se comunica el cambio a todos los
estudiantes afectados, vía e-mail o escrito, para su conocimiento
y efectos. Preferiblemente, las solicitudes de cambio se realizarán durante los períodos de matrícula y
ampliación de matrícula con el fin de permitir a los estudiantes cambiarse de asignatura.
11. Periódicamente, el GPPT efectúa controles técnicos como el descrito en el paso 5 en
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las titulaciones en las que se han producido modificaciones, con el fin de detectar y
subsanar lo antes posible situaciones no deseables derivadas de los cambios
introducidos.
12. Una vez concluido el período de matrícula, el GPPT elaborará una clasificación de todas las
modificaciones en horarios de clase y/o exámenes introducidas y, en base a la misma, emitirá notificaciones
con el fin de eliminar las causas que las produjeron
de cara al futuro.
7. Indicadores
8. Relación de formatos asociados
9. Registros
Nom del grup
• Información de los horarios oficiales de clases y exámenes de las asignaturas de las
•
titulaciones contenida en la base de datos. (05/03/2010 - 05-03-2016 => 6 años)
Responsable
Actas de las juntas de centro en las que se aprueban los horarios oficiales de clases y
exámenes de las asignaturas de las titulaciones. (05/03/2010 - 05-03-2016 => 6 años)
Responsable
Fecha elaboración:
24-11-2006
Fecha vigor:
20-12-2006
Fecha histórico:
Elaboración
Hernández Rubert, Juan Antonio (firmado: )
Revisión
Mayo Gual, Rafael (firmado: )
Aprobación
Bernat Martí, Joan Serafí (firmado: )
Fecha de impresión: 18-11-2016