case study

#case study
1 febrero de 2013 I www.computing.es
Hedonai se sube a la ola cloud
Texto: Lucía Bonilla
Los centros médico-estéticos llevan a la nube la mayor parte de sus aplicaciones
20
C
on alrededor de 300 empleados repartidos por toda la
geografía española, los centros médico-estéticos Hedonai
dedican su actividad a la imagen y cuidado personal a través de tratamientos de última generación que no requieren pasar por un quirófano. Medicina estética, depilación
láser, dietética y estética de cabina son sus principales líneas de
actividad, que les ha permitido pasar de tener cinco centros en
2005 a 43 el año pasado.
Hedonai se encuentra presente en distintos establecimientos
ubicados a pie de calle, en centros comerciales y
en puntos de El Corte Inglés de distintas localidades españolas, lo que supone una fuerte dispersión
geográfica que complica su gestión TIC. Así lo
confirma su mayor responsable en materia de Tecnologías de la Información, Óscar Serrano. “Uno
de los mayores retos a los que me he tenido que enfrentar es el hecho de estar deslocalizado. Tenemos
43 centros repartidos por toda España, y por tanto
la gestión TIC resulta más complicada. Cuando
tienes una única oficina puedes tenerlo todo centralizado, pero
cuando hay que trabajar en red, se complican por ejemplo las comunicaciones o las Redes Privadas Virtuales (VPN), y además
no contamos con personal informático en los centros, lo que nos
obliga a tener un departamento de help desk un poco más grande
de lo normal para dar soporte a absolutamente todo”. Además
de haber reforzado su help desk, y teniendo en cuenta que se intentan minimizar los desplazamientos para ahorrar costes, esta
situación se ha solventado también a través de herramientas de
control remoto avanzadas.
Sin embargo, lo que más llama la atención es que el objetivo principal de Serrano es conseguir llevarlo todo a la nube. De
momento, ya se han dado pasos importantes, siendo consciente
de que todavía queda camino por recorrer. “Nuestra filosofía es
llegar a tenerlo todo on line, y por tanto en la nube, aunque aún
Las prioridades TIC
miran hacia los nuevos
medios de pago
no hemos podido llevarlo a cabo al 100% porque las telecomunicaciones en España no están todo lo avanzadas que deberían.
Tenemos algunos centros que de vez en cuando por distintos motivos pierden la conexión, y no nos podemos permitir el hecho
de interrumpir el negocio: la continuidad es fundamental para
nosotros”, asegura el director de TI.
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1 febrero de 2013 I www.computing.es
En Hedonai se está utilizando tanto la nube pública como
la privada. En el primer caso, Google Apps ha sido una fuerte
apuesta, ya que todo el personal funciona con el correo electrónico
y demás aplicaciones ofimáticas con Google. “Funciona muy bien
porque te ahorras mucho tráfico y trabajas online. Además, sus
herramientas son muy fáciles de utilizar para cualquier persona”.
En el apartado de cloud privada, Hedonai ha elegido a acens para
que se ocupe de alojar todos los servidores, tanto web, como de
bases de datos y de ficheros, que están gestionados por VMware.
Igualmente, tanto el ERP, un Sage Logic Class, como el CRM,
que es un desarrollo a medida, junto con herramientas de control
de monitorización de equipos, alarmas o inventario de máquinas,
también están alojados en esa cloud privada. Sin embargo, todo el
sistema de gestión de citas aún no se ha llevado a la nube. Óscar
Serrano explica que “no nos atrevemos todavía, porque si fallan
las conexiones y viene un paciente a hacerse un tratamiento y
no tenemos acceso a su ficha con sus datos, sería un problema
importante que no podemos admitir”.
Igualmente, se decidió migrar toda la telefonía a Vodafone. “La
Oficina Vodafone es una especie de telefonía en la nube, ya que,
por Web puedo cambiar la configuración de toda la centralita, por
ejemplo. Eso es bastante ágil, porque además elimina cualquier
posible problema de cableado, y no hay interrupciones en el servicio”, expresa el responsable de TI.
Apuesta por los desarrollos a medida
Salvo excepciones, en Hedonai se apuesta sobre todo por los desarrollos a medida. Excepto el ERP, el resto de aplicaciones se
han hecho en casa. El motivo no es otro que la necesidad de “ser
muy flexibles, porque en estos tiempos de crisis hay que seguir
manteniéndose en la vanguardia e innovando e invirtiendo en los
últimos equipos médicos. Por ello, desde TI debemos ser muy
ágiles para prepararnos para los nuevos cambios. Es por eso por
lo que muchas veces optamos por los desarrollos a medida, ya
que nos permiten adaptarnos rápidamente a las necesidades del
negocio”, opina Serrano. Esa agilidad en muchas ocasiones puede
verse impedida por un fabricante de software, ya que “suele tardar
más tiempo, y muchas veces no nos puede dar lo que necesitamos”, afirma.
En ese sentido, el CRM juega un papel muy importante, ya
que, además tiene embebido el Business Intelligence. La aplicación se ocupa fundamentalmente de recoger los datos de la página
web, de clientes potenciales que rellenan algún formulario para
mandarlos al centro que corresponda para que le hagan seguimiento. “Esto nos permite hacer un estudio completo para saber
cuánta gente visita la web y cuánto dinero nos reporta”. Además,
desde ahí se pueden hacer consultas analíticas de distinto tipo
para conocer mejor el perfil de los clientes, los tratamientos que
han utilizado y aquellos que pueden necesitar más tratamientos
en el futuro, y así diseñar promociones ajustadas a lo que puedan
demandar.
La tecnología que viene
De cara al futuro, y a pesar de la restricción presupuestaria, la
innovación continuará. “Aparte de plantearnos una posible actualización del ERP, nuestras prioridades se centran ahora mismo en
las nuevas tecnologías de medios de pago”, confirma el director
de TI de Hedonai. “Estamos valorando la posibilidad de adquirir
un nuevo Terminal de Punto de Venta (TPV). Igualmente, hemos empezado a hablar con Telefónica para poder implementar
los pagos móviles por tecnología NFC y tarjetas de fidelización
virtuales, porque estoy convencido de que NFC es la tecnología
del futuro”, comenta. Y aunque aún no es una prioridad, lo cierto
es que Serrano considera que puede ser muy útil para ofrecerle un
valor añadido al cliente.
Además, se está estudiando la implantación de la factura electrónica y también valorando la posibilidad de implementar un
sistema de gestión documental, ya que “hay demasiado papel que
nos gustaría eliminar a través de la digitalización”, concluye. n
RadiograFIa
de la EMPRESA
Crecimiento: Han pasado de tener 5 centros en 2005 a 43 en 2012
Número total de empleados: 300
Número de empleados del departamento TIC: 5
Presupuesto TIC 2013: 100.000 euros para proyectos de
innovación
RETOS TECNOLÓGICOS
_Uno de los mayores desafíos es la deslocalización, ya que existen más
de 40 centros repartidos por España, por lo que la gestión TIC resulta
más complicada al exigir un mayor soporte y mejores comunicaciones.
La continuidad de negocio es otra prioridad importante, dado que una
potencial interrupción resulta inconcebible.
PARTNERS
_Sobre todo Google, Sage, acens y Vodafone.
PRÓXIMOS PROYECTOS
_Además de poder dar el salto completo a la nube, las próximas tecnologías que podrán verse en Hedonai están relacionadas con los nuevos
medios de pago. Así, se están planteando la posibilidad de adquirir un
Terminal de Punto de Venta (TPV), y también la implementación del
pago por móvil a través de la tecnología NFC. Tampoco descartan consolidar un nuevo sistema de gestión documental para eliminar el papel.
Óscar Serrano // director de IT del
centro médico-estético Hedonai.
_“Tenemos que se muy flexibles, porque en
estos tiempos de crisis hay que seguir manteniéndose en la vanguardia e innovar para
satisfacer las demandas de nuestros clientes.
Por ello, desde TI debemos ser muy ágiles y
estar preparados para los nuevos cambios”.
“Mi objetivo es llegar
a conseguir que las
aplicaciones estén
alojadas en la nube,
una meta que se
cumplirá cuando las
comunicaciones lo
permitan”
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