ADMINISTRACIÓN ESTADAL Y MUNICIPAL ESTADO TRUJILLO

Contraloría General
de la República
Actuaciones
Anexo al Informe de Gestión 2001
ADMINISTRACIÓN ESTADAL Y MUNICIPAL
ESTADO TRUJILLO
CONSEJO LEGISLATIVO
Alcance y objetivo de la actuación
Evaluar los procesos de registro, contabilización y control de ingresos y gastos, así como, el
sistema de control interno en las áreas de organización, presupuesto, administración,
contabilidad, personal, bienes y servicios. Además de verificar la sinceridad, legalidad y
exactitud de los gastos ejecutados por la extinta Asamblea Legislativa del estado Trujillo,
durante el ejercicio fiscal 1999.
Resultados obtenidos
No poseen un manual de normas y procedimientos, donde se detallen las actividades,
procesos y funciones que debe realizar cada unidad para cumplir con sus objetivos.
El Órgano del Poder Legislativo Estadal, mantiene una deuda con la CANTV y el IVSS que
alcanza a la suma de Bs. 59,61 millones.
Se efectuaron erogaciones por la cantidad de Bs. 0,44 millones, emitiéndose para su
cancelación cheques a favor del Presidente de la extinta Asamblea Legislativa y no de sus
legítimos beneficiarios, en contravención de lo pautado en el artículo 119 de la Ley Orgánica
de Hacienda del estado Trujillo.
Se contrajeron compromisos por la cantidad de Bs. 5,81 millones, observándose que los
mismos no fueron conformados y legalmente autorizados por el presidente del órgano
legislativo, quien es el funcionario designado legalmente para autorizar los mismos, de
conformidad con el artículo 44 de la Ley Orgánica de Régimen Presupuestario del estado
Trujillo; además, no emitieron la orden de servicio o contrato para formalizar el
compromiso. Dichos gastos están referidos a gastos de representación y agasajos que no se
corresponden con las necesidades estrictamente protocolares del organismo, observándose
que la mayoría de los comprobantes (facturas y recibos) no señalan el objeto o motivo de
dichas erogaciones.
Recomendaciones
Con la finalidad de subsanar las fallas y deficiencias detectadas producto de la presente
actuación, el órgano legislativo del estado Trujillo (Consejo Legislativo) debe emprender las
acciones necesarias a fin de implementar las recomendaciones siguientes:
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Contraloría General
de la República
Actuaciones
Anexo al Informe de Gestión 2001
• Diseñar e implantar un manual de normas y procedimientos, que contenga en forma
detallada las actividades a realizar en cada uno de los procesos administrativos que
realiza el organismo.
• Dar estricto cumplimiento a lo establecido en el artículo 44 de la Ley Orgánica de
Régimen Presupuestario del estado Trujillo, en cuanto a que la adquisición de
compromisos y emisión de pagos, deben estar autorizados por la máxima autoridad del
organismo. Asimismo, organizar y archivar conjuntamente las piezas justificativas
(órdenes de compra, de servicio, facturas, órdenes de pago, notas de entrega, etc.) en los
cuales se fundamenta la ordenación de gastos, a los fines de comprobar su sinceridad.
• Tomar las previsiones presupuestarias a fin sanear las deudas pendientes con CANTV e
IVSS.
• Establecer los mecanismos administrativos como parte del sistema de control interno,
para evitar contravenir lo establecido en el artículo 119 de la Ley Orgánica de Hacienda
del estado Trujillo.
• Observar la normativa legal que regula la ejecución presupuestaria a los fines de que las
diferentes modificaciones presupuestarias que se realicen se encuentren debidamente
autorizadas y registradas.
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO
Alcance y objetivo de la actuación
Evaluar el sistema de control interno, a fin de determinar si la organización cuenta con
políticas, normas y procedimientos de registro, control y autorización de las operaciones
administrativas así como las relativas al ejercicio del control fiscal, del estado Trujillo,
durante el año 2000.
Resultados obtenidos
El manual de organización, fechado en diciembre de 1999, no se encuentra aprobado por el
Contralor General del estado, requisito indispensable para su entrada en vigencia tal como lo
establece las Normas Generales de Control Interno prescritas por la Contraloría General de
la República.
El organismo no cuenta con un manual de normas y procedimientos, en el cual se detallen
las actividades, procesos y funciones que se deben realizar para cumplir con los objetivos de
cada unidad.
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Contraloría General
de la República
Actuaciones
Anexo al Informe de Gestión 2001
No tienen un manual descriptivo de cargos que defina las funciones y responsabilidades de
cada funcionario.
No han dictado las normas para establecer un sistema coordinado de control externo e
interno de la administración pública estadal, de acuerdo con lo establecido en citada Ley
Orgánica de la Contraloría General del estado Trujillo.
No ha sido dictado el reglamento de la ley orgánica que rige las funciones del órgano
contralor del estado, situación que afecta el cumplimiento de las actividades de control en
tanto que aun cuando las situaciones estén previstas en la Ley, deben ser desarrolladas por el
Reglamento.
No existen políticas definidas para el reclutamiento, selección y contratación del personal,
limitándole a la Contraloría General del estado llevar un Registro de Elegibles para Ingresos.
En su defecto, el Contralor se encarga de los ingresos de personal al organismo, sin atender
lo establecido al respecto en el estatuto de personal de esa contraloría.
La Contraloría no cuenta con un archivo funcional y debidamente organizado para los
documentos originados por sus actividades de control fiscal y gestión administrativa, lo que
origina que gran parte del material esté apilado y desprovisto de las condiciones mínimas de
resguardo y seguridad.
Los recursos para el pago de las prestaciones sociales no han sido invertidos mediante
fideicomisos individuales o en un Fondo de Prestaciones de Antigüedad, tal como lo
establece la Ley Orgánica del Trabajo.
Se realizaron traspasos presupuestarios entre partidas, por un monto de Bs. 22,3 millones;
sin que se evidencie el cumplimiento de los procedimientos administrativos establecidos en
la Ley Orgánica de Régimen Presupuestario del estado Trujillo.
Ese organismo no ha implementado la practica de auditorías de gestión, estudios y análisis,
tendentes a verificar el control de gestión en los entes sujetos a su ámbito de control, con la
finalidad de evaluar sus planes y programas, que permitan conocer la eficiencia operativa y
los resultados en cuanto a cumplimiento de objetivos y metas, según lo previsto su Ley
Orgánica de Contraloría.
Los funcionarios encargados de la administración y custodia de fondos no han prestado la
caución exigida en la Ley de Hacienda del estado Trujillo.
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Contraloría General
de la República
Actuaciones
Anexo al Informe de Gestión 2001
Recomendaciones
• Iniciar las acciones necesarias a fin de actualizar, aprobar e implementar el manual de
organización.
• Diseñar e implantar un manual de normas y procedimientos, que contenga en forma
detallada las actividades a realizar en cada uno de los procesos administrativos que
realiza el organismo.
• Elaborar el manual descriptivo de cargos que defina las funciones y responsabilidades de
cada funcionario, permitiendo un mejor y eficaz manejo de los recursos humanos.
• Dictar los instrumentos legales que regulen la coordinación del control externo e interno
que compete ejercer a esa contraloría en los entes sujetos al ámbito su control.
• Dictar el Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del estado Trujillo.
• El Departamento de Recursos Humanos debe Mantener un “registro de elegibles” para el
ingreso de personal, a los efectos de la selección y contratación del mismo.
• Hacer lo conducente a los efectos de establecer un sistema de archivo que cumpla con los
requerimientos establecidos en las Normas Generales de Control Interno, prescritas por la
Contraloría General de la República.
• Crear un fondo de prestaciones o de fideicomisos individuales con las prestaciones
sociales, según lo establecido en la Ley Orgánica del Trabajo.
• Acatar lo pautado en la Ley Orgánica de Régimen Presupuestario del estado Trujillo, en
cuanto a los procedimientos administrativos establecidos para los traspasos
presupuestarios.
• Contemplar en la planificación sus actividades la ejecución de auditorías de gestión a
objeto de verificar el control de gestión que deben cumplir los Entes de la administración
pública estadal.
• Promover la presentación de la caución a los funcionarios encargados del manejo y
custodia de fondos.
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Contraloría General
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Actuaciones
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MUNICIPIO CANDELARIA
ALCALDÍA
Objetivo y alcance de la actuación
Examen exhaustivo de los emolumentos cancelados al alcalde y a los concejales durante año
1999 y primer trimestre de 2000, adquisición de maquinarias en los años 1999 y 2000,
ejecución de obras en los años 1997 a 1999 y manejo de la cuenta Fondos de Terceros en los
años 1995 a 1999, a fin de comprobar la legalidad y sinceridad de compromisos y pagos
realizados.
Resultados obtenidos
Durante el año 1999, a cada uno de los concejales le fueron efectuados pagos fijos
mensuales por Bs. 0,29 millones, por concepto de dietas, aún cuando los mismos no
asistieron a la totalidad de reuniones de las comisiones permanentes, contraviniendo los
artículos 56 y 159 de la Ley Orgánica de Régimen Municipal. Esta remuneración fija
ocasionó que en ese año se les cancelara a los Ediles dietas no devengadas por un total de
Bs. 0,48 millones. El referido monto fue posteriormente reintegrado al Tesoro Municipal.
Los emolumentos cancelados a los concejales en febrero y marzo de 2000 se ajustaron a los
límites máximos establecidos en el Régimen Transitorio de Remuneraciones.
En el año 1999, el municipio realizó una Licitación General, para la adquisición de una
máquina motoniveladora, a un costo de Bs. 73,25 millones. En el año 2000, previa
Licitación Selectiva, se contrató la adquisición de dos ambulancias, por un total de Bs. 50,22
millones. Ambas adquisiciones fueron financiadas con aportes del Fondo
Intergubernamental para la Descentralización. En la actuación se pudo verificar que la
motoniveladora y ambulancias se encontraban prestando servicios al Municipio en
condiciones normales de funcionamiento.
Los aportes patronales y montos retenidos a los trabajadores de la Alcaldía, por concepto de
Seguro Social Obligatorio, Paro Forzoso y Fondo de Pensiones, correspondientes al año
1995 hasta abril de 1999, que suman un total de Bs. 9,38 millones, fueron cancelados al
Instituto Venezolano de los Seguros Sociales en el año 1999. En cuanto a los aportes
correspondientes a Política Habitacional, se constató que los últimos pagos realizados por el
Municipio, corresponden al mes de mayo de 1998.
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Contraloría General
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Actuaciones
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La obra Terminal de Pasajeros en Silos de Monay, financiada por el Fondo
Intergubernamental para la Descentralización, fue ejecutada mediante la celebración de 9
contratos con una empresa, por un total de Bs. 194,14 millones, encontrándose paralizada su
ejecución para la fecha de la inspección fiscal. En la evaluación administrativa practicada a
la misma, se determinó la cancelación de Bs. 1,20 millones por sobreprecio en tres partidas
de los presupuestos de los contratos respectivos. En fecha posterior a la actuación, la
Alcaldesa remitió a la Contraloría General de la República una copia de la Planilla de
Liquidación, por Bs. 1,20 millones, con lo cual quedó subsanada esta observación.
Para la remodelación de una Plaza, la Alcaldía celebró dos contratos por un total de Bs. 3,34
millones, determinándose que la obra fue ejecutada conforme a los presupuestos respectivos.
En el año 1998, se celebraron 11 contratos con 4 empresas, por un total de Bs. 111,10
millones para la colocación de asfalto en cuatro sectores del Municipio. En la inspección
física de las 4 obras se determinó que en dos de ellas se efectuaron pagos por montos
superiores a los trabajos ejecutados, por un total de Bs. 3,11 millones. En fecha posterior a la
Inspección Fiscal, las dos empresas beneficiarias de tales pagos efectuaron los reintegros
respectivos al Fisco Municipal, con lo cual fue subsanada esta observación.
Recomendaciones
• Las dietas a cancelar a los concejales deben estar debidamente soportadas por
documentos que demuestren las asistencias a las sesiones de Cámara y reuniones de
comisiones permanentes. De acuerdo con las características de la Cámara Municipal, y
con lo previsto en el artículo 159 de la Ley Orgánica de Régimen Municipal, a los
concejales se les remunerará un máximo mensual de cuatro sesiones de Cámara y dos de
las comisiones permanentes, considerando lo previsto en el Régimen Transitorio de
Remuneraciones de los más Altos Funcionarios de los Estados y de los Municipios.
• Antes de cancelar valuaciones por concepto de obra ejecutada, debe verificarse que la
cantidad de obra relacionada en cada valuación, sea la realmente ejecutada, con el fin de
evitar pagos superiores a los correspondientes y en consecuencia, posibles perjuicios al
Patrimonio Municipal.
• Antes de iniciar la ejecución de una obra, el Alcalde, con el apoyo de las Direcciones de
Administración e Ingeniería Municipal, debe realizar los análisis técnicos,
administrativos y financieros pertinentes, que garanticen la ejecución total de la obra y
evitar así que las mismas queden inconclusas.
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Contraloría General
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Actuaciones
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MUNICIPIO JOSÉ FELIPE MÁRQUEZ CAÑIZÁLEZ
ALCALDÍA
Alcance y objetivo de la actuación
Examen exhaustivo de los pagos realizados al alcalde y a los concejales durante el segundo
semestre de año 1999 y primer semestre del año 2000, a fin de comprobar la legalidad y
sinceridad de gastos y pagos realizados bajo los conceptos antes señalados.
Por otra parte, la actividad comprendió la evaluación de algunos hechos ocurridos en la
Alcaldía del municipio José Felipe Márquez Cañizález del estado Trujillo, durante el período
comprendido entre el 01-01-1996 al 31-12-1999 y de esta manera precisar el cumplimiento
de las normas y procedimientos que regulan las actividades relacionadas con; la adquisición
de bienes muebles con recursos asignados por el Fides, así como la contratación y ejecución
de obras.
Resultados obtenidos
Durante el segundo semestre del año 1999, se efectuaron pagos en exceso a los Concejales
por Bs. 0,25 millones, por concepto de Sesiones de Cámara no asistidas, sin atender a lo
establecido en los artículos 56 y 159 de la Ley Orgánica de Régimen Municipal. Al respecto,
el Alcalde informó que solicitó a los Concejales el reintegro de dichas cantidades y
suministró copia de los comprobantes de ingresos de la Hacienda Municipal, Planillas de
Liquidación y Planillas de Depósito.
Se pudo establecer que para el primer semestre del año 2000, se dio cumplimiento a lo
establecido en el Régimen Transitorio de Remuneraciones de los más Altos Funcionarios de
los Estados y de los Municipios, en relación con los límites máximos a pagar por concepto
de emolumentos al alcalde y a los concejales.
En 4 obras examinadas, correspondientes a los ejercicios fiscales 1998 y 1999, se
determinaron diferencias entre las cantidades de obra relacionadas y las realmente ejecutadas
por Bs. 3,92 millones, de lo cual los contratistas efectuaron los correspondientes reintegros.
Mediante inspección in situ se determinó que la obra “Iluminación del Estadio de Sierra
Alta”, por un monto de Bs. 40,00 millones, correspondiente al contrato N° 006-99JFMC del
07-06-99, se encontraba inconclusa, debido a que en el presupuesto no se previeron las
partidas necesarias para su ejecución y los recursos asignados no fueron suficientes para su
culminación.
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Contraloría General
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Actuaciones
Anexo al Informe de Gestión 2001
Recomendaciones
• Dar estricto cumplimiento a lo establecido en los artículos 56 y 159 de la Ley Orgánica
de Régimen Municipal, en lo referente a la cancelación de dietas a los concejales, por
concepto de asistencia a las sesiones de la Cámara y de las reuniones de las comisiones
permanentes.
• Realizar las diligencias necesarias a los fines de verificar que las cantidades de obra
relacionada en los presupuestos, sean realmente ejecutadas, antes de realizar los pagos de
las correspondientes valuaciones.
• Proceder a realizar los análisis de las obras a ejecutar, a los fines de incluir todas las
partidas en los presupuestos, de manera que permitan precisar los montos totales de las
obras, así como establecer sus períodos de ejecución.
MUNICIPIO MIRANDA
ACCIONES FISCALES
Se impuso sanción de multa al ciudadano Domingo De Abreu, C.I. Nº 9.167.589, por Bs.
2,20 millones, por incumplimiento de lo establecido en el artículo 145 de la Ley Orgánica de
Régimen Municipal y los artículos 3 y 6 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República.
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