“Workshop para Empresas de Transportes” Setup Informática

“Workshop para Empresas de Transportes”
Setup Informática
Por Vanesa Patrignani
La empresa Setup, líder en desarrollo de sistemas específicos para empresas de transporte
de logística y distribución, expuso sus productos en el “Workshop para empresas de
Transporte” el jueves 01 de septiembre en el Hotel Cambremon a cargo de los disertantes
Hernán Plano y Darío Plano.
La entidad busca soluciones tecnológicas integrales que permiten informatizar todas las
áreas de la empresa permitiendo seguridad y control cruzado de las operaciones. En este
caso, los productos demostrados fueron tres: un software para Transportes (para cargas
generales), uno para Flotas (control de gastos y mantenimiento) y otro para Logística
(control y seguimiento de mercaderías).
La ventaja de contar con este software es que la tecnología que implica hace más eficiente
la tarea laboral; las características fundamentales que brinda son:
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Utilización de base de datos: la ventaja es tener toda la información de la empresa
disponible en un único lugar
Aplicación de sistemas informáticos: brinda organización, simplicidad en las
tareas, permisibilidad del sistema
Uso de redes: para compartir información
A las empresas les interesan los datos prácticos, es decir, cuánto produce un camión,
cuánto gasta, que resultado bruto deja cada uno, cuanto produce cada unidad de negocio de
la empresa, cuáles son los destinos más rentables, cuáles son los mejores clientes, qué
rentabilidad hay con los equipos propios, qué rentabilidad se tiene con los fleteros, qué
rentabilidad neta queda de un equipo una vez deducidos los gastos, en cuántos viaje se
perdió plata, etc.
Aún hoy, se utilizan métodos tradicionales para el registro de información que acarrean
problemas para recopilarla, un ejemplo son las planillas, que a la hora de conocer el gasto
total hay que sumarlas; el otro método son las planillas de Excel, que es una herramienta
excelente pero no es un sistema, y no permite que el empleado realice una tarea y que el
sistema por sí solo realice cinco, sólo permite registrar.
Muchas entidades utilizan programas, no sistemas, donde por ejemplo, cargan la
información en Excel y facturan con un programa comercial, lo que impida tener un control
cruzado de todas las operaciones. Otras veces se utilizan sistemas específicos, como Tango,
que sirven para comercios.
Otro rasgo importante del producto es que permite la conectividad online con las
sucursales; el sistema está desarrollado bajo Windows, facilitando la tarea de trabajar
simultáneamente, en tiempo real, con otros sucursales mediante un sistema de conectividad.
El control cruzado de las operaciones es cuando los datos están almacenados en un servidor
central al cual las sucursales pueden controlar los movimientos desde otro lugar como si
realmente estuvieran en la central. La información en tiempo real permite que se consulte
una misma base de la información en línea tanto desde la casa central como desde las
restantes sucursales.
La ventaja del control cruzado es que de todas las operaciones, permite saber si todos los
viajes que se registraron se facturaron; si se registra en una planilla y se factura con otro
programa, no hay garantía de la facturación de esos viajes.
El sistema beneficia en cuánto a un mejor aprovechamiento del tiempo ya que se reducen
las tareas que realiza el personal porque el sistema realiza por sí solo tareas que el personal
se encarga de hacer. Por ejemplo, cuando se hace una factura, el sistema imprime un
comprobante, registra la cuenta corriente, imprime el libro de IVA, hace el asiento contable
y deja preparado para el convenio multilateral. Este beneficio está ligado a una mejor
utilización de los recursos, ya que el sistema hace lo que las empresas no pueden hacer por
falta de recursos y, sobre todo, hace lo que el personal solía hacer, lo que posibilita que el
personal dedique ese tiempo a otras tareas.
Los productos que presentaron son:
 SETUP TRANSPORTE: Software de Gestión para Cargas
Generales
El sistema sirve para cargas generales y cargas completas. Una común operatorio es cuando
llama el cliente, pide el viaje, se designan un chofer y un equipo, se pide un adelanto al
chofer, el chofer descarga, conforma el remito, vuelve con el remito conformado y con la
remisión; ese viaje se le factura a un cliente y se libra a un fletero que el viaje se tercerizó,
y sino, se le paga el sueldo al chofer.
Este producto facilita esta transacción ya que es:
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Multiusuario: se pueden conectar múltiples usuarios y trabajar simultáneamente; y
los usuarios pueden hacer la misma tarea.
Multiempresa: se puede llevar la organización de dos empresas a la vez.
Multisucursal: son varios puntos de venta o puntos geográficos conectados.
El menú de Setup Transporte tiene registro del pedido de viaje, la salida de viaje y la
remisión. Se registra la fecha de salida, el nombre del chofer que seleccionó la empresa y el
código del mismo y, además, el sistema controla automáticamente todos los vencimientos
de documentación del chofer, del equipo y del acoplado. Por ejemplo, avisa cuando la
póliza del chofer se venció o se está por vencer, según se disponga.
Registro de Viajes
Rendición de Viajes
Cuando se registra la cantidad de gasoil, el sistema automáticamente coloca el precio de
acuerdo al proveedor que está cargado con un precio fijado y se registra la orden de compra
de gasoil en una determinada estación de servicio. Emite un recibo por los valores que el
chofer está llevando tanto en efectivo como dinero en combustible. Para controlar los
remitos que entregó el chofer a la empresa se puede consultar en el sistema y verificar si el
chofer debe alguno o está al día. Cada transacción se puede buscar por cliente, fecha,
código, etc.
Para saber que rentabilidad brinda cada unidad del negocio, se asigna el número y se accede
a la información.
La facturación de viajes es automática, una vez finalizado el ingreso del viaje y valorizado
el mismo, la factura se realiza en forma automática con posibilidad de múltiples formatos y
de reducir los tiempos a esta tarea.
Respecto de la facturación de órdenes de servicio, una vez hecha la orden al fletero permite
hacer una factura por ellos llegando a la cuenta corriente de ese fletero.
La emisión de la liquidación es automática también, donde además emite el detalle de los
viajes liquidados como los adelantos y retenciones ya hechas.
Respecto de los choferes, permitir ver la cantidad de viajes que tienen registrados, y genera
un resumen de los gastos efectuados que tuvo como combustible, reparaciones,
pinchaduras, recibo de clientes, etc.; todo esto genera una remisión que termina en la cuenta
corrientes del chofer.
Además, el sistema brinda información extracontable para saber más de cuánto producen
las unidades, cuánto factura determinado cliente y cuánto rindió un determinado trabajo
para saber si en un futuro es rentable o no.
 SETUP FLOTAS: Control de gastos y Mantenimiento de unidades
El sistema permite llevar un estricto control de los gastos que la empresa ejerce,
especialmente con los gastos de combustible y cubiertas; el primero es muy importante ya
que si los gastos que tiene un chofer con el combustible no son controlados, puede haber
fallas a la hora de comunicar a la empresa la cantidad de dinero que se gastó, es así que
midiendo el dinero que se está gastando en combustible permite corroborar si el gasto es
razonable y si conviene o no. Respecto de las cubiertas, es importante registrar las compras,
la vida útil, los cambios, etc. Las cubiertas representan un gasto importante en las empresas
por eso es recomendable tener estricto control para no tener pérdidas.
Además, el sistema muestra gráficamente los porcentajes de los rubros en los que se gasta
como chapa y pintura, combustible, electricidad, gomerías, lubricantes, peajes, frenos y
otros.
Aquí, dos gráficos distintos que representan el control de gastos:
Específicamente en combustibles, se registra la cantidad consumida, el importe, el equipo
que utilizó ese combustible, el proveedor, el precio que se fijó, la manera de pago, etc.
En cubiertas, el módulo de control y seguimiento sirve para consultar que pasó con un lote
de cubiertas, dónde están, cuántas tienen recapado, de qué marca son, qué kilometraje
tienen, etc.; y cuando se compran, se puede saber cuánto costó, a qué deposito se mandaron
e imprimir un recibo.
Este tablero gráfico muestra las operaciones con la cubierta, donde se indica el formato de
ejes de cada equipo y se arrastra la cubierta del depósito al eje correspondiente y, por
último, donde se selecciona el equipo. Así, se mostrarán las cubiertas que tiene montada y
la posición que ocupan.
Respecto del stock de pañol, hay un punto mínimo de pedido donde se organiza la compra
de insumo y repuestos y un stock valorizado a la última compra, donde se valorizan lo
repuestos comprados de acuerdo al los precios del stock de la última compra efectuada.
En el mantenimiento de unidades hay algunas que tienen privilegio sobre otras. También
hay dos tipos de mantenimientos: el preventivo y el correctivo. En el preventivo, se elige un
plan de mantenimiento, un equipo (y si es activo o no), y se determina la acción: si es
cambiar el aceite, si hay que regular las válvulas, si hay que calibrar los inyectores, si hay
que controlar las bombas de freno o controlar el líquido del freno. Se puede consultar
cuando se realizó el último servicio.
El correctivo, muestra el mantenimiento según rubros, con un detalle específico del
problema, marca la prioridad del mantenimiento y el vencimiento de éste.
El sistema da la posibilidad de chequear los mantenimientos pendientes de la empresa,
tanto los preventivos como los correctivos.
 SETUP LOGÍSTICA: Control y seguimiento de mercaderías
Para controlar la recepción o el ingreso de mercaderías se emite una guía de factura; puede
valorizarse en ese momento y emitir al mismo tiempo la factura o se puede hacer
posteriormente.
El sistema confecciona automáticamente Hojas de Ruta, esto sucede cuando las guías están
todas ingresadas y teniendo como datos los que figuran en esas guías. Se puede emitir de
diversas formas según el acopio de materiales, transporte, cliente, etc. .
Una vez llegados los bultos, el sistema arma un reparto automáticamente clasificándolos en
Semis o camionetas. Puede rendir la cobranza si las persona que reparten están autorizadas
para hacerlo.
La mercadería se controla cuando finalizan los repartos, cerciorando de que ésta haya sido
entrada o devuelta. Los materiales en depósito también pueden ser controlados consultando
que materiales se encentran en el depósito y también en el de otras sucursales. Se puede
conocer el valor histórico de los materiales, es decir, conocer material que haya sido
recibido o entregado un determinado tiempo atrás.
Existe un módulo tarifario, donde esta tarifas son flexibles a los distintos clientes; y es más,
según el destinatario se le puede facturar de manera distinta a ese cliente. Otro control, es el
de contra reembolso, que va desde la entrega de mercadería al transporte, pasando por la
rendición del cobro hasta llegar a la rendición del remitente.
Respecto de la facturación, hay una facturación automática de cartas de porte, que
selecciona las guías de porte ya generadas, así se genera un excelente control de lo cruzado
entre lo facturado y lo pendiente. Además, el sistema emite facturas de otros productos y
servicios que no estén vinculados con los viajes.
Carta de Porte:
[email protected]