MANUAL LABWIN 3 (SISTEMA BASICO) FECHA: 20-03

MANUAL LABWIN 3
(SISTEMA BASICO)
FECHA: 20-03-2012
AUTOR: SEBASTIAN
VERSION 1.0
DOC: MANLW3-0001
AUDITO: BIODATA
LabWin 3.x – Manual del Usuario
Contenido
Capítulo 1 – Introducción .......................................................... 1
Capítulo 2 – Ajustes y puesta en marcha ................................. 4
Capítulo 3 – Tareas .................................................................. 8
Capítulo 4 – Definición de los análisis .................................... 30
Capítulo 5 – Listas de trabajo ................................................. 55
Capítulo 6 – El nomenclador y la facturación .......................... 59
Capítulo 7 – Estadísticas y Control de calidad ........................ 81
Capítulo 8 – Copia de seguridad (Backup) ............................. 90
Apéndices
Ap. I – Texto enriquecido (TXA)............................................ 101
Ap. II – Autorización de ordenes on-line ............................... 105
Ap. III – Referencias técnicas ............................................... 109
Ap. IV – Módulos adicionales para LabWin .......................... 119
Capítulo 1 - Introducción
LabWin es el programa de Biodata para la administración de laboratorios.
Biodata es la primer empresa del país que desarrollo aplicaciones para
laboratorios. Trabajamos desde 1979, en forma ininterrumpida, exclusiva y
excluyente, en el desarrollo de software para laboratorios de análisis clínicos.
Biodata desarrolla y distribuye un producto denominado LabWin, cuyo objeto es
la gestión técnica y administrativa integral de los datos que son la tarea del
laboratorio. Prepara la identificación de los tubos necesarios para la toma de
los distintos tipos de muestras, genera las planillas para la realización de los
análisis manuales, intercambia datos con los instrumentos automáticos que así
lo permitan, imprime los informes para los pacientes, busca que análisis están
pendientes de ser informados, etc. Además contempla la preparación de los
variados reportes estadísticos, técnicos y administrativos.
Realiza todo tipo de facturaciones con distintos tipos de nomencladores, hace
las facturaciones digitales para distintas obras sociales que lo requieran.
También realiza la autorización on-line con las entidades que lo tengan
disponible.
Nota: El personal de Biodata se encarga de la instalación y puesta en
marcha del sistema LabWin 3.x, incluyendo una capacitación sobre el
manejo completo del mismo.
Antecedentes
Permanentemente trabajamos para consolidar las situaciones particulares que
presenta el sistema en cada laboratorio, para de ese modo optimizar el
rendimiento de cada una de ellas, contemplando las variadas opciones.
Nuestro sistema esta desarrollado desde una perspectiva integral del
laboratorio. Nuestro compromiso con la última tecnología es constante. Tras
tres décadas de desarrollo, estamos ofreciendo nuestra última versión del
sistema para laboratorios de análisis clínicos (LabWin 3.x), con un renovado
diseño.
LabWin, es el desarrollo más moderno del programa de administración de
laboratorios que se viene actualizando desde 1979 y fue migrado a Windows
en 1995.
Base instalada
Tenemos instalados sistemas LabWin en numerosos laboratorios privados y
hospitalarios. En todas las provincias del país y en algunos países limítrofes. A
la fecha hay aproximadamente 1000 laboratorios utilizando las distintas
versiones de LabWin. También existen más de 1000 instrumentos conectados
en forma bidireccional con el sistema, unas 80 obras sociales a las que le
factura en forma digital, etc.
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El sistema de laboratorios esta compuesto por:



Programas
Base de datos (ficheros)
Pacientes
Los primeros son fijos y raramente se cambian, excepto con nuevas versiones
o cuando se fijan errores. Usted no tiene acceso a ellos, por estar estos
compilados (pasados a lenguaje de maquina). Alterarlos o editarlos generara
errores irreparables en el sistema.
La base de datos esta constituida por un conjunto de información que usted
puede (y debe) adecuar a su necesidad, costumbre y gusto; todas estas
modificaciones se hacen por medio de programas incluidos en el sistema
llamados genéricamente “Programas de mantenimiento de ficheros”.
Una vez que usted haya cambiado o adecuado los datos a su necesidad, luego
cambiaran bastante poco. Para su seguridad conviene hacer un respaldo de
estos datos en distintos medios externos y una impresión en papel (opcional).
Pacientes es el conjunto de datos que se modifica todos los días con el
ingreso de pacientes, determinaciones y resultados. Se debe hacer un respaldo
diario (consultar el capítulo VIII).
Generalidades
Los programas que integran el sistema de laboratorios LabWin 3.x, trabajan
bajo entorno Microsoft Windows 2000 o superior. Este manual asume que el
usuario posee un conocimiento operativo de Windows, es decir, su terminología
y sus operaciones más comunes como:



Operar el Mouse: posicionar el cursor, seleccionar ítems, hacer “click” y
“doble click”, etc.
Operar los controles standard: menú, ventanas de dialogo, botones,
listas, etc.
Ingreso de texto
Si estos conceptos no le resultan familiares, lo mas recomendable es que antes
de comenzar consulte su “manual de usuario” o el “tutorial” que viene incluido
con el propio Windows.
El sistema cuenta con tres pantallas principales:
LabWin – Principal
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Nótese los dos botones recuadrados en rojo en la zona derecha de la pantalla.
Estos se utilizan para abrir las otras dos pantallas que siguen.
LabWin – Mantenimiento de ficheros
LabWin – Administración del sistema
El mismo ha sido realizado para acceder por su intermedio a todas las tareas y
funciones del sistema. Se han organizado así para tener agrupadas las
funciones semejantes dentro de un mismo menú.
LabWin principal ejecuta tareas comunes diarias del laboratorio.
LabWin mantenimiento de ficheros se usa para modificar todo lo que sean
datos básicos del laboratorio (nomencladores, mutuales, médicos, análisis,
etc.). Desde esta pantalla se accede a los programas para ABM (altas, bajas y
modificaciones).
LabWin administración del sistema permite diferenciar características
generales del sistema para adaptarlo a cada particularidad del laboratorio.
Desde esta pantalla se accede a los programas de configuración de listados,
carátulas, etc. (ver apéndice 1 – Texto enriquecido). Los programas de
respaldo de datos (ver capítulo 8) y definición de usuarios (en caso de tener el
módulo adicional de control de usuarios, ver el apéndice 4 para más
información).
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Capitulo 2 – Ajustes y puesta en marcha
El sistema ya posee precargada una información genérica: análisis, bacterias,
nomencladores básicos (Nacional, Niveles y FABA), obras sociales más
comunes, etc., por lo que no será necesario cargar la totalidad de dichos datos.
Deberá más adelante según necesite realizar algunos cambios a dichos datos
para adecuarlos a su gusto y forma de trabajo (estos temas se irán tratando
dentro de los próximos capítulos).
Básicamente, la carga inicial para el uso del sistema se resume a los médicos,
bioquímicos derivantes, secciones del laboratorio, lugares de origen de las
muestras y demás datos propios de su laboratorio. Los nomencladores
específicos se hallan cargados a modo de ejemplo, dado que cada provincia
posee sus propios convenios.
El mantenimiento de estos datos (altas, bajas y modificaciones) se realiza
desde la ventana “Mantenimiento de ficheros”
2.1 – Carga inicial de médicos
Desde el menú “Facturación \ Médicos” se accede la ventana de mantenimiento
de médicos. En ella, con el botón “Modificar” se modifican los datos del médico
seleccionado. El botón “Eliminar”, como su nombre lo indica, eliminará el
médico seleccionado. El botón “Nuevo” permite el alta de un nuevo médico.
Los datos a cargar aquí son obvios (ver imagen anterior). El recuadro ROL se
utiliza para “Resultados on-line” que le permite ver a cada medico los
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resultados de sus pacientes en la página Web del laboratorio. Esta herramienta
no forma parte de la licencia básica, por lo que no se detallará en este manual
(activando la licencia de la herramienta recibirá el correspondiente manual de
uso). Consulte el apéndice “Módulos adicionales para LabWin 3.x” al final de
este manual para obtener más información acerca de las herramientas
adicionales para LabWin 3.x y sus licencias.
NOTA: Los métodos propios de cada módulo adicional se detallan en su
propio manual, el cual se distribuye junto a su licencia, por lo que no se
encuentran detallados en este manual del sistema básico.
2.2 – Carga inicial de bioquímicos derivantes
Desde el menú “Facturación \ Bioquímicos derivantes” se accede a la ventana
de administración de los bioquímicos derivantes. El manejo de la misma es
igual a la de médicos.
En este caso los recuadros ROL, MOL y FOL se utilizan para módulos
adicionales y con la licencia básica únicamente serán innecesarios.
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Consulte el apéndice “Módulos adicionales para LabWin 3.x” al final de este
manual para obtener más información acerca de las herramientas adicionales
para LabWin 3.x y sus licencias.
2.3 – Secciones del laboratorio
El objetivo de las secciones del laboratorio es definir en donde se realiza cada
práctica, luego esta información permite sacar estadísticas, análisis de la carga
laboral por sección, etc. Además es fundamental para el ordenamiento del
trabajo con el TIM (Trazado inteligente de muestras). Ver capitulo 3, punto 3.3
para más información.
Desde el menú “Análisis \ Secciones” (siempre dentro de “Mantenimiento de
ficheros”) se accede a la ventana de mantenimiento de las secciones.
Aquí, utilizando la licencia básica del sistema sólo será necesario indicar el
número (código) y la descripción. Los datos para el trazado inteligente de
muestras (TIM) son para el módulo adicional.
Consulte el apéndice “Módulos adicionales para LabWin 3.x” al final de este
manual para obtener más información acerca de las herramientas adicionales
para LabWin 3.x y sus licencias.
Una vez cargados estos datos podrá mantener las tareas organizadas por
secciones, imprimir listas de trabajo por sección y recopilar datos estadísticos
de cada una de ellas.
2.4 – Puestos de extracción de muestras
Desde el menú “Datos \ Puestos de extracción de muestras” se accede a la
ventana de administración de dicho dato. En ella solo se debe especificar un
número (código) y un detalle.
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Esta clasificación será útil luego, siempre que se indique el puesto durante la
recepción de pacientes, para calcular estadísticas de trabajo.
2.5 – Lugares de origen de las muestras
Ventana accesible desde el menú “Varios \ Lugares de origen de las muestras”.
Resulta útil especificarle al sistema cuales son los distintos lugares de origen
(consultorio central, internación, etc.), de este modo, como se aprecia en la
imagen anterior podremos utilizar una presentación acorde de impresión para
los protocolos de cada lugar de origen. Permite además sacar estadísticas y
facturación por cada lugar de origen.
2.6 – Demás datos a cargar
El resto de las cargas se irán viendo a lo largo del manual. Aquí se brinda como
referencia una pequeña mención a cada grupo de datos.





Carga / Modificación de pacientes (ver capítulo 3, punto 3.1)
Carga / Modificación de análisis (ver capítulo 4)
Carga / Modificación de listas de trabajo (ver capitulo 5)
Carga / Modificación de mutuales (ver capítulo 6)
Carga / Modificación de nomencladores (ver capítulo 6)
En los capítulos indicados se verá en detalle el mantenimiento de dichos datos.
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Capítulo 3 - Tareas
Describiremos a continuación los programas que se usan todos los días. Uno
puede elegir en que secuencia los va a usar de acuerdo a sus propias
costumbres y necesidades.
Nos detendremos en cada paso a analizar las características propias de cada
uno. Para sacar un real provecho del sistema debe conocer los programas que
se describirán a continuación.
1. Recepción de pacientes
Ingresa al sistema las órdenes de los pacientes. Esto se puede hacer
antes o después de atender al paciente, según se hagan (o no) rótulos
para los tubos, según se haga (o no) talón de control o recibo, según
como se quiera controlar lo cargado.
2. Listado de pacientes
Al terminar de cargar órdenes, o en algún momento de la mañana entrar
a este programa y seleccionar el listado a realizar, se encuentran los
siguientes listados: alfabético de pacientes, alfabético de mutuales,
bajada de pacientes a papel, concurrencias anteriores, deudores, libro
de protocolos, lugares de origen y muestras no remitidas (entre otros).
Se pueden crear nuevos listados de acuerdo a sus necesidades.
3. Lista de trabajo por sección
Imprime una lista ordenada de las prácticas que tiene para realizar cada
sección del laboratorio (ver capítulo 6).
4. Ingreso de resultados
Se utiliza para ingresar o modificar los resultados de los pacientes.
5. Impresión de informes
Imprime los protocolos por pantalla o impresora para ser entregados a
los pacientes.
6. Búsqueda de pacientes
Permite encontrar rápidamente pacientes de la base de datos utilizando
como clave de entrada distintos parámetros (nombre y apellido, mutual,
medico, lugar de origen, etc.). Permite ver resultados y analizar
resultados anteriores del mismo paciente, como así también actualizar si
el paciente trajo la orden de la mutual y si abona algún importe
adecuado al laboratorio
7. Otros programas de uso frecuente
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1) Respaldo de sistema – USO OBLIGATORIO
2) Pacientes por día
3) Historia clínica
Importante: Recomendamos esporádicamente hacer un respaldo (backup)
del sistema, siempre conservando el respaldo hecho la vez anterior (ver
capítulo 7).
3.1 – Recepción de pacientes
Se utiliza para ingresar nuevos pacientes. Cada paciente ingresado tiene un
número de protocolo que el sistema pone automática y consecutivamente (uno
más que el anterior) Luego cada paciente va a ser identificado por ese número,
por ejemplo, para cargarle los resultados, imprimirlo, etc. Dicha numeración es
única e irrepetible.
Al entrar al programa tenemos dos opciones: ingresar al paciente o dar turnos.
Antes de seleccionar ingreso de pacientes se puede elegir si se desea imprimir
talones o rótulos después de cada ingreso en forma automática, marcando con
una tilde en cualquiera de las opciones.
En el programa de recepción de pacientes se irán abriendo 3 pantallas
fundamentales:



Datos del paciente
Determinaciones
Caja (opcional)
Los Talones y Rótulos se definen desde el menú “Textos” de la ventana
“Administración del sistema”.
3.1.1 – Datos del paciente
En ingreso de pacientes la primera pantalla es la ficha donde se ingresan todos
los datos del paciente, como se muestra a continuación:
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El número de protocolo, la fecha y la hora aparecen en forma automática en
la pantalla.
En número de documento se ingresa el nº de documento del paciente, no se
pueden ingresar letras o guiones, solamente números. Si se ingresa este dato
en la ficha del paciente cuando este ingrese por segunda vez al sistema nos
aparecerán todos los datos anteriores en la pantalla, agilizando la carga de
datos. El DNI es fundamental para llevar la historia clínica del paciente.
Apellido y nombre: este campo presenta numerosas posibilidades,
recomendamos ingresar el apellido sin dejar espacios la coma y sin dejar
espacios el nombre, por ej: “LOPEZ,JUAN” luego cuando se imprime el
protocolo aparecerá “JUAN LOPEZ”. El uso o no de espacio después de la
coma es configurable desde la pantalla “Administración del sistema”, menú
“Configuración \ Configuración General” en la segunda pantalla del ítem
“Recepción de pacientes”.
Si el paciente tiene registradas visitas anteriores quedan guardadas en el
archivo de pacientes por lo tanto, al ingresarlo nuevamente trae todos los
datos.
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Con el botón del libro azul se accede al comentario del protocolo. Este se utiliza
para destacar datos sobre la practica (como por ejemplo: “no vino en ayunas”).
Si se carga previamente el paciente con la opción “turnos”, se puede luego,
cuando el mismo se presenta en el laboratorio tomar los datos desde el botón T
que se encuentra en la pantalla de ingreso de pacientes, ubicado al lado del
número de documento. Allí se ingresa el número de turno o apellido y el
sistema traerá todos los datos en forma automática. También se puede poner
en el campo DNI una T (mayúscula) seguida del número de turno sin espacios.
Sexo: aparece una flecha donde se puede seleccionar el dato a ingresar o bien
colocar el número. Esta lista es configurable desde la ventana “Mantenimiento
de ficheros”, en el menú “Informes \ Sexos”.
Fecha de nacimiento: Colocar fecha de nacimiento o edad del paciente. “a”
son años, “m” son meses y “d” son días. Por ejemplo “5 m” es para un niño de
5 meses. Este dato es importante si se desea que el programa de impresión de
informes coloque el valor normal (de referencia) de acuerdo al sexo y edad del
paciente. Tener en cuenta que si es un dato obligatorio deberá cargarse en el
formato DD-MM-AAAA.
Número diario: Es un número que puede usarse para identificar las muestras
en base a un patrón diario. Este contador diario arranca todos los días en 1 con
el primer ingreso.
Lugar de origen: Aparece una flecha donde se puede seleccionar el dato a
ingresar o bien se ingresa la abreviatura correspondiente al lugar de origen. Se
definen en “Mantenimiento de ficheros / Facturación / Lugar de origen”. Como
su nombre lo indica sirve para identificar el origen de las muestras, pero
además se puede usar para personalizar la forma de imprimir los informes a
efectos que queden acordes al lugar donde serán reportados. Además el
programa de estadísticas, la facturación, listados y listas de trabajo pueden
separar los pacientes por este dato.
Habitación: Se usa para internados. Puede salir impreso en el informe.
Diagnóstico: Deben estar previamente definidos. Seleccionar del listado el
correspondiente.
Mutual y coseguro: Aparece un recuadro con 3 puntos suspensivos (…).
Haciendo un click sobre él busca los datos en el archivo definido con los
programas correspondientes, y desde allí se puede tomar el dato buscado.
Médico: tenemos dos alternativas:
 Se puede teclear directamente “apellido,nombre” del medico.
 Seleccionar del listado el médico correspondiente.
En el primer caso el hecho de escribir el dato del medico no quiere decir que se
guarde en la tabla de médicos. Si deseamos forzar a que el medico siempre se
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seleccione desde dicha tabla debemos configurar la ventana de recepción de
pacientes para tal fin.
Esto se hace desde la ventana “Administración del sistema”, en el menú
“Configuración \ Configuración general” seleccionando el ítem “Recepción de
pacientes” y avanzando hasta la pantalla que se muestra a continuación:
En el caso de no utilizar esta configuración, cuando posteriormente se vaya a
facturar por médico tener presente que el programa busca todos los médicos
que coincidan exactamente en todas las letras. Ej.: Si se pide facturar
“LOPEZ,PEDRO” y se le dio ingreso a un paciente con el médico “LOPEZ,P” no
lo facturará.
Derivante: Debe estar previamente definido en el archivo correspondiente. Se
puede luego seleccionar por número o por apellido y nombre.
Número de carnet, número de bono, teléfono, domicilio, localidad y
observaciones son datos optativos.
e-mail: Si lo llenamos puede usarse luego para remitir el informe por este
medio. No está incluido en la versión monousuario ni multiusuario. Es un
módulo adicional.
Entrega: Es la fecha en que se estima estará el resultado. Llenando los datos
en nomenclador luego de ingresar las determinaciones el programa lo calcula
solo. Al momento de cargar el paciente, esta por si le queremos asignar una
fecha y para compatibilizar la pantalla con la de modificación de datos. Esto se
configura desde la ventana “Mantenimiento de ficheros” en el menú
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“Facturación \ Nomencladores”, seleccionando para la modificación el análisis
en cuestión dentro del nomenclador base y luego el botón “Realización”
Bioquímico: De acuerdo a los bioquímicos cargados en el archivo
correspondiente, se puede definir que bioquímico realizo la extracción / va a
facturar o autorizar / etc. ese paciente o análisis.
Debe bono de la mutual, urgente y (a) domicilio: Si hacemos click sobre
alguna de estas opciones quedará tildada y registrada para su control.
Los campos “Mutual”, “Carnet”, “Nº de bono”, “Num. Autorización”, “Fecha de
autorización” y “Fecha de prescripción” son importantes para realizar la
autorización on-line de FABA. La mutual también se utilizará luego en la
facturación.
NOTA: Una de las novedades de la versión 3.x de LabWin es que ésta
pantalla es completamente configurable. Para indicar que datos deben
aparecer en la ventana y cuáles no diríjase a “Administración del sistema
\ Configuración \ Personalizar ventana de ingreso de pacientes”
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3.1.2 – Determinaciones
Tiene como objeto ingresar las determinaciones que trajo la orden. El número
máximo de determinaciones por paciente es 30. En caso de tener más de 30 se
deberá ingresar el mismo paciente con dos números distintos, distribuyendo así
las determinaciones.
Existen tres formas de entrar las determinaciones:
 Se pueden ingresar hasta 8 letras y ENTER
 Apretando simultáneamente ALT y una letra (sin ENTER).
 Con el botón de selección, directamente del nomenclador. Donde con
click derecho (botón derecho del mouse) se puede alternar entre
seleccionar por nombre o por abreviación.
 Mediante el botón “Rutinas” (estas las veremos en el capitulo 4)
NOTA: La segunda opción (tecla ALT) es la más rápida. Los análisis que se
pueden ingresar con la tecla ALT se definen en “Mantenimiento de ficheros /
Análisis / Análisis con teclas ALT”.
En cada uno de los casos, al lado de cada abreviatura se podrá visualizar el
código, nombre de la práctica, la cantidad de unidades gasto, honorarios y el
precio.
Cuando se carga un análisis el programa asume que, trajo la muestra, se va a
facturar, se debe informar y que está en la orden médica.
 Trajo muestra (T)
 Facturar (F)
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 Informar (I)
 En la orden (O)
 Autorización (A)
Se le puede sacar la tilde, por ejemplo, en el caso que el paciente no haya
traído la muestra. La letra A indica que requiere autorización.
3.1.3 – Caja
En base al convenio con las distintas obras sociales y los análisis solicitados
(ver capitulo V), el programa calcula el precio que debe pagar el paciente.
Automáticamente ubica este valor en el total de la orden.
En mutual aparece lo que paga la mutual y en paciente lo que debe pagar el
mismo en el laboratorio. Este es el único casillero modificable y puede optarse
por qué pague o lo deba. El resultado de esta operación va directamente al
programa contable (módulo adicional).
Nota #1: Tener en cuenta que si se usa caja diaria, una vez que se acepta el
paciente, los datos de la caja no se podrán luego alterar.
Nota #2: Si no se usa el programa contable (caja), modificar los convenios para
que el paciente no pague nada, si no, el archivo de caja crecerá y ocupará un
lugar innecesario en el disco. Otra posibilidad es hacer los listados y borrar el
archivo de caja. También se puede ir a configuración y definir que no se
realizarán movimientos de caja. Se encuentra en “Administración del sistema \
Configuración \ Configuración general \ Recepción de pacientes \ Configurar –
Caja diaria”.
3.1.4 – Talón / Recibo
El programa de Recepción puede imprimir optativamente un formulario control
o talón para que, por ejemplo, el paciente retire los resultados, el bioquímico
anote los valores adentro del laboratorio, usarlos como control de caja, etc.
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De la misma forma se puede hacer un recibo. De acuerdo a como se configure
el programa puede realizar talón y recibo, uno solo de los dos, o ninguno de
ellos. Para definirlos ir a “Administración del sistema \ Textos \ Talón de
recepción” (o turnos).
3.1.5 – Programa rótulos: Definición de tubos para cada análisis.
Existen dos grupos de datos conceptualmente muy diferentes entre sí, aunque
luego están estrechamente relacionados.
 En “Mantenimiento de ficheros \ Análisis \ Rótulos” se definen los rótulos
que disponemos, estos van relacionados a los distintos tipos de
anticoagulantes o a la forma en que queramos separar determinaciones.
Por ejemplo defino un rótulo para el tubo con heparina y otro para el
tubo con EDTA. También puede definir que Química vaya a un rótulo
(suero) e Inmunología a otro, etc.
 En mantenimiento del nomenclador, se define cada practica a que rótulo
va.
En resumen, primero defino qué tipo de tubo tengo y luego los análisis a que
cual de ellos irán.
El modo de identificar muestras se configura desde la ventana “Administración
del sistema” en el menú “Configuración \ Identificación de muestras”.
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Como puede verse existen dos modos de generar el código de identificación:
uno configurable y otro fijo.
3.2 – Listado de pacientes
Este programa, como su nombre lo indica, permite generar varios tipos de
listados con información relacionada a los pacientes. Por ejemplo: el libro de
protocolos, orden alfabético diario, orden diario por mutual, resultados sin
informar, etc.
El botón listar nos permite generar el listado correspondiente, el que puede ser
visualizado por la pantalla o bien ser impreso. El rango de pacientes a listar
puede seleccionarse ya sea por números o bien por fechas y hora (desde /
hasta).
El botón modificar permite, como su nombre lo indica, cambiar las opciones
básicas de listado. Entre ellas tenemos:
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 Ordenar por: Es el parámetro por el cual se ordenará el listado previo a
la impresión / visualización.
 Filtros: Si tiene seleccionado ninguno, saldrán listados todos los
pacientes del rango prefijado, es decir no filtra. Si tiene seleccionado
debe bono, solo serán listados los pacientes que cumplan con dicha
condición, es decir que deban el bono ó, invirtiendo el filtro, todos los
que no deben bono.
 Determinaciones: Pueden estar incluidas o no en el listado. Se puede
listar en forma normal (abreviación de la práctica) o por nombre (el
nombre que tiene en el nomenclador). La opción expandida incluye la
abreviación y el nombre.
 Lugares de origen: Preguntar, permite listar por algún/os lugar/es en
particular; caso contrario incluye todos los lugares de origen en el mismo
listado.
 Comentarios del protocolo: Si esta tildado, aparecerá listado el
comentario del protocolo que se le haya agregado al paciente con el
librito azul en la parte superior de recepción de pacientes.
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 Datos expandidos: Si esta tildado, aparecerá el nombre de la mutual /
médico / bioquímico / etc. En vez del número o clave que lo determina.

Resultados: En esta sección se definen los resultados a incluir. Estos se
pueden incluir de los siguientes modos:
o Normal (como se ingresan de acuerdo a los formatos de ingreso
de resultados)
o Formateados (tal cual como se vería en el informe)
o Informe (informe con diseño de impresión de cada práctica)
o Estado (agrega delante de cada práctica una letra que identifica el
estado de las mismas). Por ejemplo:




S
V
I
M




Sin resultado
Sin validar
Sin imprimir
Modificado
Las marcas de los estados se pueden ajustar desde el asistente
de configuración en la ventana “Administración del sistema” 
menú “Configuración  Configuración General”  ítem “Listado
de pacientes”.
También se pueden incluir resultados anteriores definiendo un máximo o
todos los resultados.

Usar códigos de barra: Si se activa esta casilla cada paciente incluye un
código de barras con la numeración del protocolo.

Historia clínica: Si esta opción se halla marcada se incluirán todos los
datos agregados a la ficha de historia clínica (libreta roja de la ventana
de recepción de pacientes). Esta se habilita si y sólo si se agrega el DNI
del paciente.
 Datos: Este botón se utiliza para seleccionar que datos se incluirán en el
listado. Al hacer click sobre él se abrirá la pantalla siguiente:
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Cada dato que se desea incluir en el listado deberá estar marcado
(tildado).
El botón columnas permite definir el ancho que tendrá cada columna al
imprimirla y el alineamiento de las mismas.
3.3 – Listas de trabajo por sección
Su Objetivo es imprimir una lista ordenada de las practicas que tienen para
realizar ese día cada sección del laboratorio (ver capítulo 5)
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3.4 – Ingreso de resultados
Recibe los resultados de los pacientes ingresados, y hace un análisis lógico de
los mismos. Exige la verificación o confirmación de análisis si los valores son
más altos o más bajos de los límites preestablecidos al definir el análisis. Estos
intervalos de confirmación se definen con el programa de análisis. Además
rechaza resultados que sean ilógicos, como por ejemplo, formula leucocitaria
cuya suma de elementos sea menor o mayor que 100.
Al ejecutar este programa se presentan las siguientes opciones:
 Intervalo: al pulsar esta opción pide el número del primer paciente y a
continuación del último de la lista a la que se desea ingresar resultados.
Esto es útil para los pacientes del día. También se puede utilizar un
rango de fechas (desde / hasta).
 Un paciente: Ingreso de resultados a un número determinado de
paciente (un sólo paciente).
 Modificar: Sirve para corregir resultados. Al oprimir esta tecla en la
pantalla se solicita el número de paciente a quien se desea corregir sus
resultados. Se ingresa dicho número y aparece en la pantalla el paciente
solicitado, con las prácticas y resultados que ya están ingresados;
mediante las flechas seleccionar el resultado que está mal y con ENTER
lo permite modificar. Con ESC deja de modificar resultados. También
puede ingresarse el nombre del paciente en vez del número.
 Imprimir último paciente. Una vez elegida la opción de ingreso de
resultados e ingresando el número de paciente al cual se le va a
ingresar resultados, aparece una nueva pantalla con las opciones de
cómo se van a cargar los mismos:
o Todos los resultados del paciente (el tilde superior aplicado)
o Optando por algunas, teclear las abreviaturas separadas por
puntos (.) de los análisis a cargar. Esto se usa en el caso de que
a un paciente le quiera ingresar algunos resultados.
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o Se puede cargar un número de la lista de trabajo, en ese caso se
selecciona desde la lista desplegable.
o Sección: Permite ingresar los resultados de las determinación
relacionadas a una sección especifica del laboratorio. Esta deberá
seleccionarse de la lista (debe existir en la tabla de secciones).
Cuando el programa está esperando la entrada de un resultado para una
determinación cualquiera, tenemos del lado derecho de la pantalla información
sobre formato, límites, listados de antibióticos, bacterias, colores de orina y
nemotécnicos, según corresponda a ese análisis.
Clickeando el icono de la página a la derecha del campo de ingreso de
resultados tenemos acceso a un editor de textos mediante el cual se puede
teclear un resultado libre, es decir sin tener en cuenta lo que se ha definido en
el formato esperado para la determinación en cuestión.
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Con los botones “Anterior” y “Próximo” nos movemos entre los distintos
resultados a cargar. El botón “Abortar” cancelará la carga de resultados,
mientras que el botón “Cancelar” cancela la carga del resultado actual. El botón
“No informar” hace que el resultado no se informe (coloca el valor -11). Una vez
que se ha indicado “no informar” no se podrá volver a cargar dicho resultado.
Ejemplo: para una glucemia se espera un resultado numérico, pero si le
quisiese colocar un texto, por ej. “Recomendamos repetir con una muestra”,
“Suero muy lipémico”, “Concurrir con 14 horas de ayuno”, etc.
3.5 – Impresión de informes
Imprime los informes de los pacientes con los resultados obtenidos, agregando
los métodos utilizados y valores normales que se encuentran previamente
establecidos, y que pueden cambiar en el caso de ser necesario.
Si un paciente no tiene ingresados todos los resultados, se puede imprimir lo
que está completo y una vez que se tengan los que faltan, imprimir solamente
estos últimos resultados o todos nuevamente.
Al entrar a este programa se presentan las siguientes opciones:
 Intervalo: permite seleccionar desde y hasta que número de paciente
desea imprimir. También se puede utilizar un rango de fechas.
 De a un paciente por vez: al ingresar a esta opción pregunta qué número
de paciente quiere imprimir. Al digitarlo lo imprime. También se puede
utilizar el nombre del paciente.
Cuando se va a reimprimir un informe, consulta si desea hacer la carátula
nuevamente o no.
Posteriormente, si completan
dichos resultados, y se imprime
nuevamente, consulta si se
desea
imprimir
todos
los
resultados o sólo los que no
fueron impresos en la primera
oportunidad; cuando se imprimió
incompleto. A manera de
ejemplo: Un paciente tiene
hemograma y orina. Se hace el
hemograma pero no trae la
orina. Luego concurre a retirar el
resultado del hemograma. Se
puede imprimir con la primera
opción.
23
Luego el paciente trae la orina y se incorpora el resultado al paciente. Al
imprimirlo nuevamente, tenemos la posibilidad de decidir si se imprime el
hemograma y el análisis de orina o el análisis de orina solo.
Nota: Como puede apreciarse en la imagen anterior, podemos disponer de
varias configuraciones de impresión. Por ejemplo se podría tener una
configuración de impresión para externos, otra para internos, otra distinta para
bromatología, etc.
Una característica que agrega plasticidad a los programas de impresión
permite que el programa automáticamente coloque una caratula y/o un
encabezamiento distinto para cada lugar de origen de las muestras.
Los lugares de origen de las
muestras se administran
desde “Mantenimiento de
ficheros”, en el menú “Varios
/ Lugares de origen de las
muestras”.
Las carátulas se pueden
modificar a gusto desde la
ventana “Administración del
sistema / Textos / Carátulas”,
la misma se puede identificar
por un número o bien por un
nombre. En lugar de origen
de las muestras se define
para cada lugar de origen
que carátula va a utilizar.
El botón configurar abre un asistente que nos permite definir una serie de
parámetros de cada configuración de impresión como se ve a continuación:
24
El botón “Reimprimir facturados” permite reimprimir informes que ya han sido
facturados a obra social.
25
Los botones T y N de arriba de la lista se utilizan para seleccionar todos y
ninguno respectivamente.
3.6 – Búsqueda de pacientes
Por medio de este programa se puede tener acceso a cada paciente, nos
permite consultar en forma instantánea las visitas anteriores del paciente, los
resultados, comparar resultados anteriores, etc. Además es la única manera de
modificar los datos del paciente así como de validar sus resultados.
Como se puede ver en la pantalla principal del programa se puede buscar por
varias claves, luego en cada caso se puede acotar la búsqueda a intervalo de
fechas o números. La cantidad máxima de protocolos encontrados (a mostrar)
para finalizar la búsqueda se puede configurar para no enlentecer la búsqueda
de los apellidos más comunes. Como resultado de la búsqueda se presentará
la pantalla que sigue:
26
Observamos en la parte superior de la pantalla:





Número de protocolos encontrados
Lista de columnas a mostrar
Botón “Trazado” (ingresa al trazado, módulo opcional)
Carpeta azul: Comentario del protocolo (asociado a la práctica)
Carpeta roja: Historia clínica (texto asociado al nº de documento)
(*) Puede que el trazado este deshabilitado. Esto se debe a que se trata de un módulo
adicional que no se distribuye con la licencia base monousuario ni multiusuario. Para
más información sobre las licencias de adicionales comuníquese con el soporte de
Biodata.
Dentro de la grilla (resultados hallados) en las primeras columnas veremos el
nº de protocolo, la fecha, el nombre y apellido del paciente, la mutual, el médico
y el derivante (según selección de la lista superior). Haciendo doble click sobre
el título de cualquiera de estas columnas se ordenará la lista por su contenido
(A-Z o 0-9). Con otro doble click se invertirá su orden (Z-A o 9-0).
El contenido de la grilla puede modificarse utilizando el botón “Configurar lista
de pacientes” de la ventana principal de búsqueda.
Nótese que sin ningún tipo de orden especial la información se mostrará desde
los protocolos más nuevos hacia los más viejos, es decir, ordenada por
protocolos en sentido descendente.
A los efectos de logran un correcto análisis comparativo de los datos obtenidos
para cada paciente, si uno o varios de los registros encontrados no es
exactamente del paciente en estudio lo puede eliminar de esta vista
resaltándolo con la línea azul (es decir, posicionándose sobre él) y apretando la
tecla SUPR (o DEL, en teclados ingleses). Esto puede hacerse sin temor dado
que solo elimina el dato de esta vista sin quitarlo realmente de la base de datos
del sistema.
Las ultimas 8 columnas de la grilla poseen checkbox (casillas de verificación).
Sus significados son los siguientes:








B = debe bono
D = debe caja
S = seña
I = informe ya impreso
R = informe ya retirado
C = tiene comentario
H = tiene historia clínica
F = fue facturado
En la parte inferior de la pantalla se ven los siguientes botones:
 Análisis: muestra las practicas ingresadas con o sin resultados para esa
concurrencia del paciente.
27
 Ficha: muestra los datos cargados en la recepción del paciente, además
permite ver cuándo fue impreso entre otras opciones.
 Modificar: permite modificar los datos del paciente, apellido y nombre,
mutual, etc. Al hacer click sobre este botón se abrirá la ficha de
recepción de pacientes.
 Informe: muestra cómo quedaría impreso ese protocolo, respetando el
formato que tendrá el papel, letras, colores, etc.
 Listado: lista los pacientes encontrados a pantalla o impresora.
 $: Este botón abre la cuenta corriente del paciente*
 ? Ayuda: se despliega una pantalla con las referencias a las 8 columnas
de checkbox.
Se observan los análisis con sus resultados y si fueron validados. Los mismos
tendrán un color acorde a los límites establecidos. Haciendo un click derecho
sobre cada una de las prácticas se podrá observar la ventana central que entre
otras opciones nos permite entrar directamente al control de calidad de ese
análisis y a modificar la situación del mismo, facturarlo o no, etc.
Los botones “Validar Si” y “Validar No” se utilizan para validación explicita
(trazado de resultados).
28
Los botones de la zona inferior izquierda (|<, <<, >> y >|) se utilizan para la
“navegación” entre los distintos pacientes (primero, anterior, siguiente y último).
Junto a este grupo de botones tenemos dos más:
 Ingreso de resultados
 Impresión de informes
La casilla de verificación “Mostrar resultados anteriores” como su nombre lo
indica incluye en la ventana los resultados anteriores de dicha practica para el
paciente.
Con el botón “Rótulos” se pueden imprimir los rótulos para las muestras del
paciente seleccionado.
El botón “Anteriores” nos permite ver los análisis anteriores del paciente como
se ve en la pantalla siguiente. Se ven solo los análisis anteriores que coincidan
con los prescriptos esta vez. Si quisiera ver todos los análisis de cada
concurrencia con las flechas de abajo a la izquierda puede recorrer todas las
concurrencias encontradas.
Desde esta ventana podremos imprimir todos o algunos de los resultados
anteriores.
29
Capítulo 4 – Definición de los análisis
4.1 – Conceptos sobre la definición y modificación de los
análisis
Al igual que en la versión anterior (LabWin 2.x), los análisis no se dividen más
en simples o compuestos según la cantidad de resultados que lo integren.
Ahora son simplemente definidos mediante un solo programa y una única
estructura, independientemente del número de resultados que lo integren. Es
decir que no existe más (desde la versión 2.x) la división entre análisis simples
y compuestos.
Para que el programa de impresión vuelque al papel los resultados de los
análisis en la forma deseada es necesario suministrar una serie de datos que
explicaremos a continuación.
Estos datos se definen una sola vez antes de poner en marcha el sistema y se
cambian sólo cuando se desea modificar algo. Vea el apartado de cargas
iníciales y puesta en marcha del sistema para obtener más información al
respecto.
El orden en que se imprimen los análisis, para cada paciente, es el mismo en el
que fueron ingresados en recepción de pacientes pero puede optarse por el
orden de las listas de trabajo o las secciones. Esto se configura desde la
ventana “Administración del sistema”, menú “Configuración / Configuración
General” seleccionando el ítem “Impresión de informes”
30
La mayoría de las determinaciones están definidas cuando se recibe el sistema
y puede ser necesario cambiar el método, valor normal, unidades, etc; y darle
la apariencia deseada (letras, subrayado, colores, etc.).
4.2 – Pasos a seguir en la definición de un análisis y los
elementos que lo componen
El primer paso es definir el mismo en el nomenclador base. Si el análisis no
esta en el nomenclador no se podrá definir la forma en que se imprimirá. Para
el programa no existirá. Podría no definírsele un precio o alguno de los demás
parámetros requeridos para la facturación, pero la abreviatura debe existir en el
Nomenclador base para que pueda comenzar la definición de este análisis para
que se pueda ingresar un resultado y luego ser escrito.
Para ello, debemos ir al menú “Facturación / Nomencladores” (de la ventana de
Mantenimiento de ficheros) y aparecerá la siguiente pantalla:
Desde esta ventana podremos crear, modificar, eliminar, importar, exportar, etc
los nomencladores específicos del sistema (convenios con las distintas obras
sociales). Aquí, dentro de nomenclador base, con el botón Nuevo veremos la
pantalla siguiente:
31
En esta ventana los campos Abreviación y Denominación son obligatorios y
no pueden quedar vacíos. Estos serán la abreviación y el nombre del análisis.
Los demás datos son optativos y hacen referencia a la sección del laboratorio
(útil para definir a que lista de trabajo se incluirá la práctica), el tipo de rótulo
que se utilizará y el botón “Realización” para establecer que días se realiza la
practica (útil para determinar la fecha de entrega del informe).
Este paso de creación del análisis debe pasarse por alto si el análisis ya existe
en el nomenclador.
Para dar mas detalles, si hablamos de teoría de conjunto el nomenclador base
sería el universo de los análisis del sistema. La práctica debe estar ingresada
ahí como punto de partida para todo los demás.
4.3 – Definición de los datos que contienen un análisis
4.3.1 – Características generales
Ir a “Mantenimiento de ficheros \ Análisis \ Análisis”
32
Haciendo click con el botón derecho del Mouse sobre el recuadro gris que dice
abreviación y denominación aparece una lista que permite optar entre ordenar
los análisis por abreviación o por denominación (nombre).
Cuando se introduce una abreviación (ó nombre) con las flechas del extremo
derecho de la casilla de texto se puede ir al análisis primero, al anterior, al
siguiente o al último, ordenados por la propiedad elegida anteriormente.
Esta pantalla esta dividida en las siguientes partes:


Definición de las características generales del análisis
Elementos que lo componen
o Resultados
o Valores calculados
Dentro de la primera sección encontramos los siguientes botones:















Modificar
Editar
Eliminar
Ver
Imprimir
Suma
Cálculos
Lista de trabajo
Agrupados
Toma de muestras
Histórico
Copiar
Exportar
Importar
Todos
Modificar
En esta ventana se configuran las opciones generales del análisis: Tipos de
letra, encabezado, pie, etc.
33
Las dos primeras casillas de verificación controlan los saltos de página en las
impresiones
Comienza la hoja: Es un valor booleano (verdadero/falso). Si se deja en blanco
el análisis con esta definición se imprime en el lugar de la página que esta justo
después del análisis anterior. Con esta opción activada se realizará un salto de
página antes de imprimirlo, por lo que se imprimirá al comienzo de una nueva
página.
Próximo a otra hoja: Ídem al anterior pero colocando el salto de pagina luego
de imprimir el análisis. Es decir, con esta opción activada todo análisis que se
imprima luego de éste, comenzará en una nueva página.
Ignorar estilos: Si se activa esta opción al imprimir este análisis no se tomarán
las definiciones de estilo de impresión.
Tabulaciones: Aquí se pueden definir las tabulaciones para el material, el
método y el valor normal (de referencia). El número que se ingrese
corresponde a la distancia en milímetros desde el borde de la hoja hasta donde
aparecerán los valores.
Tipos de letra: Selección del tipo de letra para cada componente del análisis.
En cada caso disponemos de una vista previa tal cual saldrá impresa. Las
letras del sistema se configuran desde la ventana “Administración del sistema”
en el menú “Configuración / Letras del sistema”.
34
Con el botón “Nueva” se puede agregar una letra a elección, como se muestra
en la siguiente pantalla:
Encabezado: Es un texto que puede tener una o varias líneas, que se coloca
siempre antes del nombre del análisis. Se pueden usar las propiedades de
texto enriquecido (ver anexo texto enriquecido TXA).
Pie: Es un texto que puede tener una o varias líneas que se coloca siempre
después del valor normal. Esto se tomaba antes de nemotécnicos. Esta
posibilidad ahora no existe. Al igual que en el encabezado se pueden utilizar
las propiedades de texto enriquecido (ver anexo texto enriquecido TXA).
Editar
Esta es la opción más usada cuando se modifican los análisis. En ella se usan
varios conceptos que veremos más adelante. Por lo cual la trataremos al final
de este capitulo.
35
Ver
Se visualiza por pantalla, tal cual va a salir impreso. Respeta las letras, los
colores, tamaños de la letra, etc. Si en la parte de la definición del análisis se
coloco un valor de prueba, también se verá el resultado. Si fuese un análisis
que tiene varios resultados y/o cálculos los mismos serán efectuados, es decir
que se puede usar para evaluar como se verá la definición de este análisis en
forma integral, sin tener que ir a impresión de informes para probar.
Copiar
Copia la definición de este análisis a otra abreviación. Esta debe estar definida
de antemano en el nomenclador base. Esto facilita la creación de un nuevo
análisis a partir de uno ya existente.
Cálculos
Abrirá la ventana para realizar los cálculos
Cada operación tiene sólo dos operando. NO SE PUEDE definir operaciones
de fórmulas de varios miembros de una sola vez. Hay que hacerlo de a pasos.
Cada operación tiene dos miembros, los mismos se eligen seleccionando
“Modificar” o “Nuevo” como se ve en la pantalla que sigue:
Dado que el programa detecta automáticamente los componentes definidos y
los presenta para seleccionarlos para los cálculos, es necesario primero definir
36
estos componentes, los resultados. Es decir completar los componentes de una
análisis en este orden: resultados, incluidos y luego los cálculos entre ellos, si
los hubiese.
1) se selecciona el valor a calcular haciendo click sobre la lista
desplegable, luego se elige el primer operando. El mismo puede ser un
resultado, un valor calculado (aún el mismo), un incluido (resultado de
un análisis incluido) o una constante. En cada caso el programa
mostrará las opciones disponibles.
2) Se selecciona el operador (desplegando la lista)
3) Se selecciona el segundo operando. Esto es ídem al primer operando.
Lista de trabajo
Muestra lo(s) nombre(s) de la(s) columna(s).
Agrupados
Está destinado a la carga automática de análisis incluidos. Automáticamente
mantiene los grupos de acuerdo con las modificaciones que se efectúen.
Si los grupos son cargados por el programa “Recepción de pacientes”, este
programa no muestra los análisis integrantes en la lista de determinaciones
cargadas al paciente para comodidad del operador. Las determinaciones del
grupo se pueden ver y modificar normalmente desde “ingreso de resultados” y
“búsqueda de pacientes”.
Imprimir
Nos permite visualizar por pantalla o por impresora el análisis tal cual va a salir
impreso, sin necesidad de cargar paciente alguno, dado que definiendo
adecuadamente el campo resultado de prueba se puede simular la carga de
resultados a un paciente.
Todos
Seleccionado esta opción permite modificar ciertos parámetros en común
(saltos de página, recuadros, etc.) en forma automática para todos los análisis.
Antes de utilizar este botón se recomienda consultar al soporte técnico.
4.3.2 – Elementos de un análisis
Contiene las definiciones de el/los resultado/s que lo componen. En caso de
haber más de un resultado se accede a cada uno de ellos seleccionándolos en
la lista desplegable. El titulo de esta lista será resultados (1), resultados (2)…
resultados (n) dependiendo del resultado seleccionado.
Bajo la lista tenemos los botones Modificar, Eliminar y Nuevo que se utilizan
para realizar cambios, bajas y altas respectivamente sobre los resultados.
Mediante los botones Modificar y Nuevo se accede a la siguiente pantalla:
37
En esta ventana los datos a recolectar son:
Descripción (texto de carga)
El nombre del análisis. Esto es lo que va a mostrar el programa de ingreso de
resultados al solicitar la carga de este resultado. Se puede por lo tanto colocar
comentarios, ejemplos, instrucciones, etc.
Texto de impresión
Escribir el texto del análisis tal cual como desea que salga en impresión de
protocolos. El campo resultado se define con &r.
Si fuesen varios resultados no es necesario numerarlos. El programa mantiene
automáticamente la numeración y el orden en que procesa los cálculos, en el
caso que los haya.
Como puede verse en la imagen anterior el texto de impresión puede incluir
características de texto enriquecido (ver apéndice I, texto enriquecido TXA).
Formato de impresión
Seleccionar el número de formato que corresponda al resultado del análisis.
Los resultados tienen distintas formas de expresarse. Por ejemplo: la glucosa
se expresa en números, el grupo sanguíneo en letras, las reacciones de
aglutinación se expresan, por ejemplo, en recíprocas, etc.
A esta modalidad en la expresión de los resultados la hemos llamado
arbitrariamente “formato de impresión de los análisis” o simplemente “formato”.
A cada formato se le ha ingresado un número y un nombre.
38
Es decir que según el número de formato que se defina, determinará como
dicho análisis resultará impreso.
Por ejemplo: al análisis XXX le entro como resultado: 1. Si fuese de formato 1
pondrá “1 gr/l”, si fuese de formato 3 pondrá “Positivo (+)”. Si fuese de formato
6 pondrá “Reactivo”. Así con cada uno de los formatos.
Al finalizar de comentar los datos que se recolectan en esta ventana se verán
en detalles los distintos formatos de impresión.
Decimales
Este dato es necesario solo para los resultados en formato numérico (cuando
es formato de impresión 1). En el programa “Ingreso de resultados” el operador
ingresara siempre números enteros, de modo que el valor entrado para este
dato se utiliza para colocar la coma decimal contando de derecha a izquierda
un determinado número de cifras. Por ejemplo, para 2 decimales al ingresar
237 se imprime 2,37.
Factor
Se utiliza cuando definimos un formato numérico, se ingresa aquí un número
que multiplicara al resultado. Por lo tanto en el protocolo del paciente se verá el
resultado multiplicado por este factor.
Valor predeterminado
Se ingresa un valor como resultado para el análisis. Luego, al cargar los
resultados, aparecerá en pantalla de ingreso de resultados ya escrito. Esto es
útil para análisis con resultados muy frecuentes (dado que solo hará falta
modificarlo en pocos casos). Además sirve como ejemplo de cómo cargar los
datos de ese análisis al operador que realiza esa tarea.
Unidades
Aquí se escriben las unidades usadas. Este dato aparecerá a continuación del
resultado y los valores normales definidos. Este dato podría quedar en blanco
si así lo desea.
Método
Aquí colocar el nombre del método utilizado, tal como debe aparecer en el
informe. Si no se desea informar este dato puede quedar en blanco.
Resultado de prueba
Aquí se puede poner un resultado de prueba. Este será útil para probar (en
visualizaciones por pantalla) modificaciones sobre el informe sin necesidad de
cargar un paciente.
Columna en lista de trabajo
Aquí se ingresa la abreviatura que tendrá el análisis en las listas de trabajo.
Junto a esta opción disponemos de dos opciones (excluyentes) que permite
seleccionar si se utiliza el ancho predeterminado o uno personalizado. En el
último caso se puede ingresar el valor en milímetros.
39
Imprimir en dos columnas
Es una casilla de verificación. Si esta “marcada” escribirá en dos columnas. Es
decir que si dos resultados consecutivos de un mismo análisis, tienen esta tilde
aparecerán en el mismo renglón, uno al lado del otro. Si se desea que salga en
otro lugar colocar {GoX=nn} donde nn es la cantidad de milímetros a partir del
margen izquierdo (ver anexo texto enriquecido TXA).
Límites (botón)
El programa de ingreso de resultados usará estos valores para informar al
operador si un valor que se intenta cargar no esta dentro de los valores
esperados. No hay que definir estos límites pensando en los valores normales
del análisis, sino en aquellos que no lo son ya que el propósito es atrapar
errores de tipeo. Tener en cuenta que estos limites NO SALEN IMPRESOS,
solo se utilizan para capturar posibles errores del operador en el ingreso de los
resultados.
Los valores para los límites imposibles impiden que cualquier número que no
se halle dentro del rango pueda ser ingresado. En los otros 4 limites se
advertirá al operador, por lo que tendrá que responder “SI” para que el dato sea
ingresado. Estos se definen en números enteros (luego se tomara el cuenta la
cantidad de decimales ingresada para el resultado).
Si no se desea utilizar este sistema de control se deberá colocar asterisco (*)
en lugar del valor del limite. Cabe aclarar que se dejará de utilizar sólo el límite
que este marcado con *. En caso de no querer utilizar ningún límite debe
ingresar * en cada uno de los valores.
Valores de referencia (botón)
Mediante este botón podremos acceder a la ventana donde se definen los
valores de referencia para el resultado. Esta será vista en detalle luego de
analizar los distintos formatos de impresión.
40
4.4 – Formatos de ingreso de resultados
Detallamos a continuación las diferentes formas en que se pueden expresar los
resultados.
El objeto de esta normalización y racionalización persigue múltiples objetivos,
entre otros permite ahorrar digitación al momento de cargar un resultado, por
ejemplo en vez de teclear el color de una orina, ingresamos un código; se
minimizan los errores, se normalizan los resultados para un análisis estadístico,
etc.
4.4.1 – Valores numéricos (Formato 1)
Se utiliza para determinaciones cuyo resultado es un valor numérico. La coma
que separa la parte entera de la parte decimal del número es colocada
automáticamente por el programa. Para esto se debe tener en cuenta la
cantidad de decimales con que se definió el resultado ya que la coma se coloca
contando de derecha a izquierda la cantidad de cifras indicada.
Ejemplo: con 2 decimales al escribir 120 ingresará 1,20. Sin decimales (0)
ingresará 120.
Nota importante: Como símbolo de separación de decimales y miles se
utilizarán siempre los caracteres que se encuentren definidos en el “panel de
control” de Windows (configuración regional -> números). Dependiendo de
cómo se halla instalado el sistema operativo puede que la opción por defecto
sea el formato Ingles (coma para separación de miles y punto para el decimal).
4.4.2 – Expresiones alfanuméricas (Formato 2)
Cualquier combinación de letras, números, símbolos y espacios que se ingrese
es colocada textualmente como resultado del análisis.
4.4.3 – Positivos o negativos titulados en cruces (Formato 3)








Etc.




0 = Negativo
1 = Positivo (1) +
2 = Positivo (2) ++
3 = Positivo (3) +++
4 = Positivo (4) ++++
5 = Hasta 1/5
6 = Hasta 1/6
7 = Hasta 1/7
+1 = +
+=+
+2 = ++
++ = ++
41




+3 = +++
+++ = +++
+4 = ++++
++++ = ++++
El resultado “negativo” puede informarse como “0”, “-“ ó “N”.
4.4.4 – Positivos o negativos sin titulación (Formato 4)


0 = Negativo
1 = Positivo
El resultado negativo puede informarse como “0”, “-“ ó “N”.
El resultado positivo puede informarse como “1”, “+” ó “P”.
4.4.5 – Positivos o negativos titulados (Formato 5)





Etc.
0 = Negativo
1 = Positivo hasta 1/1
2 = Positivo hasta 1/2
3 = Positivo hasta 1/3
4 = Positivo hasta 1/4
4.4.6 – Resultados reactivos y no reactivos sin titulación (Formato 6)


0 = Reactiva
1 = No reactiva
El resultado “reactivo” puede informarse como “0”, “-“ ó “N”.
El resultado “no reactivo” puede informarse como “1”, “+” ó “P”
4.4.7 – Resultados reactivos o no reactivos con titulación (Formato 7)




0 = Suero no reactivo
1 = Suero reactivo hasta 1/1
5 = Suero reactivo hasta 1/5
25 = Suero reactivo hasta 1/25
4.4.8 – Expresiones alfanuméricas con nemotécnicos (Formato 8)
Expresiones de formato “resultado:XXX”. Donde 'resultado' es una combinación
de letras, números, símbolos y espacios que se colocará textualmente y 'XXX'
es un nemotécnico. Ver nemotécnicos en “Mantenimiento de ficheros / análisis
/ nemotécnicos”.
4.4.9 – Nemotécnicos (Formato 9)
42
Se utiliza para exámenes cuyo resultado es un texto previamente definido en el
archivo de nemotécnicos. Además se puede ingresar 0, caso en el que se
informa “Normal”. Ver nemotécnicos en “Mantenimiento de ficheros / análisis /
nemotécnicos”.
4.4.10 – Se observan o no se observan (Formato 10)


0 = No se observan
1 = se observan
El resultado “no se observan” puede informarse como “0”, “-“ ó “N”.
El resultado “se observan” puede informarse como “1”, “+” ó “P”.
4.4.11 – No se observan o se observa una determinada cantidad (Formato 11)





0 = No se observan
1 = Se obs. escasa cant.
2 = Se obs. Regular cant.
3 = Se obs. abundante cant.
4 = Se obs. muy abund. cant.
Los textos correspondientes a los valores de 1 a 4 pueden modificarse desde
“Mantenimiento de archivos / informes / cantidades formato 11”.
4.4.12 – Bacterias (Formato 12)
Se puede informar colocando la abreviación de la bacteria correspondiente. Ver
en “Mantenimiento de ficheros / análisis / bacterias hongos y parásitos”
Ejemplo: ECO = Esterichia coli
Para completar el resultado se puede colocar:





& = Bacteria en estudio
* = Se aísla
- = Se caracterizó
; = Se observa
% = Se identifica
Ejemplo: ECO* = Se aísla Esterichia coli
Además se puede agregar un número relativo a la cantidad, donde:





0 = No se observa
1 = escasa
2 = regular
3 = abundante
4 = muy abundante
43
Ejemplo: ECO;2 = Se observa regular cantidad de Esterichia coli
Con la misma forma descripta arriba, se puede colocar un número 0 (cero),
quedando:





& = No desarrolló
* = No se aísla
- = No se caracterizó
; = No se observa
% = No se identifica
Ejemplo: ECO&0 = No desarrolló Esterichia coli
Los textos correspondientes a los valores de 1 a 4 pueden modificarse desde
“Mantenimiento de archivos / informes / cantidades formato 12”.
4.4.13 – Sedimento urinario (Formato 13)





0 = No se observan
1 = Se obs. escasa cant.
2 = Se obs. Regular cant.
3 = Se obs. abundante cant.
4 = Se obs. muy abund. cant.
Sino puede optarse por poner, por ejemplo:


/c10 = uno cada 10 campos
/12 = 12 por campo
Los textos correspondientes a los valores de 1 a 4 pueden modificarse desde
“Mantenimiento de archivos / informes / cantidades formato 13”.
4.4.14 – Resultados de la glucosuria en orina (Formato 14)







0 = No contiene
1 = Cont. escasa cant.
2 = Cont. regular cant.
3 = Cont. abundante cant.
4 = Cont. muy abund. cant.
5 = Vestigios
6 = Marcados vestigios
Y siendo N un valor mayor que 10:
 N = Contiene N g/l
Si no puede optarse por poner, por ejemplo:
 /8 = Contiene 8 g/l
44





//8 = Contiene 8 mg/%
+8 = 8 g/l
++8 = 8 mg/%
*8 = Contiene 8 mg/dl
**8 = 8 mg/dl
Los textos correspondientes a los valores de 1 a 4 pueden modificarse desde
“Mantenimiento de archivos / informes / cantidades formato 14”.
4.4.15 – Otros elementos de la formula leucocitaria (Formato 15)
Resultado con nombre variable. Se utiliza para otros elementos de la formula
leucocitaria. Es necesario que la línea del resultado sea de la siguiente forma:
!
: &r
Cuando no se va a informar este resultado, se carga -11, sino se debe colocar
la cantidad del elemento hallado y a continuación el nombre del mismo:
Ejemplo: 35 Elemento x
Quedaría: Elemento x: 35
4.4.16 – Colores de la orina (Formato 16)
Se debe colocar un número que corresponda a un color de orina definido










1 = Amarillo limón
2 = Amarillo claro
3 = Amarillo ámbar
4 = Ámbar
5 = Pardo
6 = Pardo amarillento
7 = Rojizo
8 = Medicamentoso
9 = Ámbar intenso
10 = Caoba
Estos colores pueden modificarse desde “Mantenimiento de ficheros / Informes
/ Colores de orina”.
4.4.17 – Materiales varios (Formato 17)
Se informa colocando la abreviación del material correspondiente. De ser
necesario se puede ingresar más de una abreviación de material usando como
separador la coma (,).
Por ejemplo:
LPL
Se imprime:
45
Líquido pleural
LPL,LCR
Se imprime:
Líquido pleural
Líquido cefalorraquídeo
Los materiales pueden definirse y/o modificarse a través de “Mantenimiento de
ficheros / Análisis / Materiales varios”.
4.4.18 – Valores numéricos con condición mayor que cero (Formato 18)
Se utiliza para determinaciones cuyo resultado es un valor numérico. Si el valor
es cero (0) se coloca “no se observa”.
La coma que separa la parte entera de los decimales del número es colocada
automáticamente por el programa. Para esto se debe tener en cuenta la
cantidad de decimales con los que se definió el resultado, ya que la coma se
coloca contando de derecha a izquierda la cantidad de cifras indicadas.
Por ejemplo:
Con decimales = 0
Si se coloca 120 escribe 120
Con decimales = 2
Si se coloca 120 escribe 1,20
En ambos casos si el resultado es cero (0) escribe “no se observa”.
Como símbolos de separación de decimales y miles se utilizarán siempre los
caracteres definidos en la configuración regional del panel de control de
Windows.
4.4.19 – Cantidad expresada en milímetros o negativo (Formato 19)



nn = nn mm.
0 = Negativo
+++ = +++
Siendo nn un número > 0
4.4.20 – Reactivo y no reactivo (Formato 20)


0 = No reactivo
1 = Reactivo
4.4.21 – Ausentes o presentes (Formato 21)


0 = Ausente/s
1 = Presente/s
46
4.4.22 – Relación de positividad (Formato 22)

nn: XXX
Donde ‘nn’ es un número que indica la relación de positividad y ‘XXX’ es un
nemotécnico.
Por ejemplo:
1.5: POS = Resultado
: Positivo
Relación de positividad: 1.5
0: NEG = Resultado
: Negativo
Relación de positividad: ---4.4.23 – Antibióticos (Formato 23)
Al ingresar resultados:
En la primera aparición espera uno de los siguientes ingresos:
a) Una lista de abreviaciones de antibióticos separadas por comas (,) que son
considerados los SENSIBLES.
b) ## para indicar que la cepa no es viable. Los resultados siguientes deben
estar cargados con “-11”
En la segunda aparición espera uno de los siguientes ingresos:
a) Una lista de abreviaciones de antibióticos separadas por comas (,) que son
considerados los MEDIANAMENTE RESISTENTES.
b) “-11” para indicar que no hay medianamente resistentes.
En la segunda aparición espera uno de los siguientes ingresos:
a) Una lista de abreviaciones de antibióticos separadas por comas (,) que son
considerados los RESISTENTES.
b) “-11” para indicar que no hay resistentes.
NOTA: Para que los antibióticos se impriman en dos columnas la hoja del
análisis debe contener una línea con el siguiente contenido:
>2c
Vea el anexo de texto enriquecido TXA para más información al respecto.
Los antibióticos y sus abreviaciones puede consultarse y/o modificarse desde
“Mantenimiento de ficheros / Análisis / Antibióticos”.
47
4.4.24 – Porcentaje de inhibición (Formato 24)

nn:XXX
Donde ‘nn’ es un número que indica el porcentaje de inhibición y ‘XXX’ es un
nemotécnico.
Por ejemplo:
1.5:POS = Resultado
: Positivo
Porcentaje de inhibición: 1.5
0:NEG = Resultado
: Negativo
Porcentaje de inhibición: ---4.4.25 – Formatos definidos por el usuario
Desde la ventana “Mantenimiento de ficheros”, menú “Informes / Formatos de
impresión del usuario” se pueden definir los formatos de impresión propios del
laboratorio.
Utilizando el botón “nuevo” accederemos a la siguiente pantalla
Aquí podemos ingresar los distintos valores utilizando el botón “Nuevo”. En
caso de existir algún valor cargado se habilitaran los botones “Modificar” y
“Eliminar” cuyas funciones son obvias.
Como puede observarse en la imagen podemos personalizar el nombre del
formato a nuestro gusto.
48
A continuación se muestra la ventana de carga de valores:
Los datos a cargar en esta ventana son: código a tipear (en ventana de ingreso
de resultados), texto a imprimir en el informe y si se deben colocar las unidades
(definidas en el análisis) ó no.
4.5 – Valores de referencia
49
Se relacionan el sexo, la edad inferior y superior. Esto se hace para que al
imprimir el resultado del análisis se utilice un valor u otro de acuerdo al sexo y
edad del paciente.
Para cada análisis se pueden definir tantos valores de referencia como uno
quiera. Tener entonces en cuenta que en este archivo en particular, un análisis
puede tener varias veces definido valores para una misma abreviación. Para
cada valor de referencia se deben definir los siguientes parámetros:
4.5.1 – Sexo en que se aplica







1 = hombre
2 = mujer
3 = niño
4 = niña
5 = srta.
6 = recién nacido
7 = embarazada
También existe la opción “todos”, para los casos que se desea que el valor de
referencia salga impreso en todos los informes sin importar el sexo.
4.5.2 – Edad limite inferior
Poner un número de días, meses o años (no es válido semanas). Si la fecha de
nacimiento del paciente esta indicada y resulta que la edad del mismo es
menor a este valor no escribe el valor de referencia. Si es igual o superior sí lo
hará. Para que un valor de referencia salga en todos los informes poner “0”
(cero).
4.5.3 – Edad limite superior
50
Ídem al límite inferior con la salvedad que no pone el valor de referencia si la
edad del paciente es superior a este valor. Para que un valor de referencia
salga en todos los informes poner “199”.
4.5.4 – Texto
Poner el texto propiamente dicho. Por ejemplo “de 0.75 a 1.10”
Notar que no deben ponerse las unidades dado que el programa les pondrá las
mismas que al resultado.
4.6 – Excepciones para los formatos de impresión
Para todos los formatos existen otros “comodines” que otorgan agilidad y
plasticidad en la expresión de los resultados. En caso que sea necesario incluir
las unidades se puede utilizar &u para tal fin.
Los siguientes son modos de informar el resultado de un análisis evitando que
se procese el formato definido para el mismo:

-12
Se imprime todo el análisis con resultado en blanco

-11
No imprime ese análisis, pero lo da por lleno así que no figurará como
resultado pendiente.

>n
Donde ‘n’ es una expresión numérica. Se informa “mayor que n”
Por ejemplo: ‘>135’ se imprime “mayor que 135”

<n
Donde ‘n’ es una expresión numérica. Se informa “menor que n”
Por ejemplo: ‘<290’ se imprime “menor que 290”

#XXX
Donde ‘XXX’ es un nemotécnico. En este caso se informa el contenido
del nemotécnico.

$texto
51
Donde ‘texto’ es una combinación de letras, números, símbolos y/o
espacios que se colocaran textualmente como resultado del análisis.
Si se desea informar, además del resultado en el formato
correspondiente, una palabra o un texto complementario se puede hacer
colocando
resultado:XXX
Donde ‘resultado’ es una expresión válida para el formato de impresión
definido para el análisis y ‘XXX’ es un nemotécnico. Notar que el
resultado debe separarse del nemotécnico con dos puntos (:)
Por ejemplo: Dado un análisis en formato numérico y un nemotécnico
‘RAT’, colocando:
150:RAT
Se informa:
150 g/l
Ratificado
4.7 – Edición de análisis
En la primera parte de la ventana de edición de análisis esta el botón Editar.
Con él podremos abrir el editor de análisis que nos permite modificar todos los
detalles del análisis.
52
En la parte superior de la ventana aparece el nombre de la práctica que se está
modificando.
Inmediatamente hacia abajo aparece una regla en milímetros para tener una
guía de donde aparecen impresos los componentes en el papel.
Colocando el cursor sobre esta regla aparece una línea vertical que nos
permite, por ejemplo, colocar todos los análisis en un mismo lugar (tabulación)
y todos los resultados en otro.
En el recuadro central todo el análisis aparece en gris, la sección que se esta
editando aparece en blanco.
En el recuadro final (abajo) aparece la descripción de la sección que se esta
modificando (encabezado, resultado 1, etc.)
Sobre el costado derecho de la sección que se está editando (marcada en
blanco) aparece un botón con el signo de admiración (!). Haciendo un click
sobre él se abre la ventana de modificación del resultado correspondiente a
dicha sección.
En la parte derecha de la ventana hay tres grupos de botones:
Permite subir la sección (resaltada en blanco) en la hoja de impresión,
es decir reordenar como sale impreso el análisis. El programa
mantiene el automáticamente los números de resultados
Ídem al anterior pero bajando la sección resaltada.
Permite eliminar la sección resaltada.
Agrega un resultado al script de impresión
Ídem al anterior pero con un valor calculado.
Permite insertar un nuevo análisis, lo selecciona directamente del
nomenclador base. Una vez seleccionado, aceptar y lo incorpora al
formato de la hoja. Una vez insertado, con los dos botones superiores,
se puede mover a donde sea.
Inserta un texto complementario, después de cada texto se debe
guardar. El texto aparecerá al final y luego, con los dos botones
superiores, se puede mover a donde sea.
La barra de desplazamiento ubicada bajo estos botones nos permite subir y
bajar dentro del análisis para seleccionar las distintas secciones del mismo.
4.8 – Distintos conjuntos de análisis
53

Incluido
Es un análisis que se debe imprimir junto con otro, generalmente porque
se realiza un cálculo a partir del mismo. Por ejemplo HDL incluye al
colesterol. El análisis incluido se factura por separado. Un análisis
incluido es otro análisis distinto que el que estoy definiendo, solo que se
imprime junto, por lo tanto al momento de definirlo o modificarlo no lo
puedo hacer junto con éste, sino que se hace como otro análisis.

Agrupados
Es un análisis, o varios, que se ingresan juntos. Cuando el programa de
recepción de pacientes recibe la primera abreviación, automáticamente
carga las demás que integran el grupo. Se factura sólo la primera
abreviación del grupo. Por ejemplo: Hepatograma.

Rutina
Las rutinas no están asociadas a ningún otro elemento que les sirva de
base, sino que son una especie de ‘macro’ para el programa “Recepción
de pacientes” que reemplaza una abreviación tipeada por el operador
por un conjunto de análisis que son ingresados al paciente de igual
modo que por teclado. La abreviación de una rutina no debe ser la
misma que la de algún análisis.
4.9 – Análisis con más de un resultado
Estos son los análisis que en las versiones de LabWin anteriores a la 2.x se
conocían como “compuestos”.
Cuando un análisis tiene más de un componente, como por ejemplo la
bilirrubina, en la sección de resultados se utiliza el botón Nuevo para
agregarlos. El programa sabe que es un análisis con dos resultados, por lo que
no es necesario numerarlos. Solo basta con poner “&r” y a partir de ese lugar
colocará el resultado.
54
Capítulo 5 – Listas de trabajo
5.1 – Generalidades
El propósito de este programa es separar y listar el trabajo de cada sección del
laboratorio. Con este fin busca los pacientes desde la última vez que se hizo la
lista de trabajo hasta el último paciente ingresado ese día. En estos pacientes
busca las determinaciones cuyos resultados no fueron cargados y las ordena
según como se hayan asignado los análisis a cada sección.
55
Detallaremos lo más importante de la ventana:
El botón Hacer comienza a hacer la lista. Se puede definir un intervalo por
números de pacientes o por fechas. Luego se podrá hacer el listado impreso o
por pantalla.
El botón Salir como su nombre lo dice cerrará este programa.
El botón Modificar modifica los datos de la lista de trabajo seleccionada. Esto
se verá un poco más adelante.
El botón Eliminar saca la lista, dejando el lugar libre.
El botón Nueva crea una lista nueva. Los datos son los mismos que al
modificarla (se verá mas adelante). No es necesario que los números de listas
sean consecutivos.
El botón Listado escribe las listas que están definidas.
Dentro del panel Opciones poseemos algunas casillas de verificación. Si se
selecciona que se muestren los resultados anteriores que han tenido los
pacientes tener en cuenta que deben coincidir exactamente apellido y
nombre.
5.2 – Creación y modificación de listas de trabajo
56
En Número se debe indicar el número (código) de la sección. Este dato es
modificable porque esta relacionado al orden de las practicas en la impresión
de informes.
En Nombre de la sección se debe indicar el nombre. Éste aparecerá en el
encabezado de la lista de trabajo.
En Tipo de lista se define el aspecto o la forma que tendrá cada sección.
Puede seleccionarse independientemente una de otra según alguno de los
siguientes tipos:

Lista de doble entrada: Cada paciente ocupa un renglón, el apellido, el
número de paciente y el número de suero aparecen en el extremo
izquierdo y proporcionalmente en el resto de la hoja un espacio para los
resultados de los análisis que tuviese solicitado.

Basada en análisis: Según los análisis que integran la lista, pero en
general a razón de 5 por vez, divide la hoja en 5 columnas en cada una
en la parte superior coloca el nombre de la determinación y abajo sin
dejar espacios en blanco número y nombre del/los paciente(s) a los
cuales la determinación les fue prescripta.

Basada en pacientes: Cada paciente con todos los análisis que
comprendan en cada sección ocupan tantos renglones como
indicaciones tengan y entre paciente y paciente hay una línea de puntos.

Por análisis simple: Son las que comúnmente se utilizan en bacteriología
o listas de derivación porque solo sale el paciente con el/los nombre/s de
la/s práctica/s sin el desglose interno (en caso de ser compuesto).
En Espacio para el resultado se indica la cantidad de milímetros que dejamos
para escribir el resultado.
En Espacio para el paciente la cantidad de milímetros que tendrá en el listado
el nombre del paciente.
En Interlineado se especifica el espacio que habrá entre línea y línea.
Seleccionar el adecuado para que se lean bien los resultados.
En Orientación podemos seleccionar entre impresión Vertical u Horizontal
(apaisada).
En Siguiente automática podemos optar entre hacer todas las listas de trabajo
de corrido o cada nueva sección separadamente. Así podemos, por ejemplo, so
se definen tres secciones de RIA, que salgan todas juntas, una siguiendo a la
otra automáticamente. De esta forma se pueden llegar a listar todas las
secciones de una sola vez, encadenándolas una a otra o en tantos grupos
como se quiera.
57
La casilla de verificación Automática en la nueva hoja puede tildarse para que
cada sección comience en una nueva hoja (salto de página entre las listas).
La casilla Numerar pacientes se debe activar si se desea contar los pacientes
por lista.
La casilla Numerar determinaciones es ídem a la anterior, pero trabaja sobre
las determinaciones.
La grilla con los análisis que integran la lista de trabajo puede contener hasta
un máximo de 30 análisis, dependiendo del tipo de lista que desea utilizar.
Con el botón “Nuevo” se van cargando los distintos análisis que la integran.
Para definir los distintos componentes de un análisis que tiene varias partes se
hace desde el programa que mantiene las determinaciones. En el ítem que dice
“Listas de trabajo”.
El botón “Datos” permite seleccionar que datos se mostrarán en la lista (nº de
documento, nombre y apellido, etc.).
5.3 – Consideraciones o sugerencias sobre el uso de las listas
Si bien cada sección puede tener un máximo de 30 análisis, no se le puede
asignar arbitrariamente un número grande de análisis a cada sección sino que
hay que tener precisamente en cuenta que impresora se dispone y que tamaño
de letra se eligió para los listados.
Nota: Una práctica puede estar en mas de una lista. Por ejemplo: Listas de
derivación.
58
Capítulo 6 – El nomenclador y la facturación
6.1 – Generalidades
Un grupo de programas interactúan entre si para dar el precio final que tendrá
un análisis. Este precio podrá ser distinto, según los criterios de facturación
adoptados para cada obra social.
Además, con los datos cargados al sistema se puede recuperar información
estadística económica y de cantidad de trabajo.
El precio de un análisis se determina por la siguiente formula:
PRE = (CUG * VUG * FUG) + (CUH * VUH * FUH)
Si el análisis posee un valor fijo se utilizará éste como precio del análisis sin
tomar en cuenta las unidades de gasto y unidades de honorarios.
PRE = Valor fijo + % sobre precio
Lo que paga el paciente:
Paga paciente = PRE * % pago / 100
Donde:


CUG = cantidad de unidades de gasto
CUH = cantidad de unidades de honorarios
Se fijan desde la ventana “Mantenimiento de ficheros”, en la entrada de
menú “Facturación / Nomencladores”.


VUG = Valor de las unidades de gasto
VUH = Valor de las unidades de honorarios
Se fijan desde la ventana “Mantenimiento de ficheros”, en la entrada de
menú “Facturación / Mutuales”.


FUG = Factor sobre unidades de gasto
FUH = Factor sobre unidades de honorarios
Se definen con desde la ventana “Mantenimiento de ficheros”, en la
entrada de menú “Facturación / Mutuales” (% sobre unidad de gasto y %
sobre unidad de honorario).
Además se puede definir un plus ya sea con un valor fijo por cada paciente o
bien como un valor a sumar por cada práctica pedida.
59
En caso que se defina plus por paciente dicho plus se sumará a lo que paga el
paciente luego de calcular el precio del análisis con la formula indicada más
arriba.
6.2 – Definición y estructura de la base de datos
Teniendo esto como eje fundamental veamos ahora como está estructurada
cada una de las bases de datos.
La facturación tiene tres sectores claramente diferenciados:



1) Parámetros de facturación
2) Mantenimiento de ficheros
3) Recepción de pacientes
6.2.1 – Parámetros de facturación
Son los datos generales que consultarán todos los demás programas. A esta
ventana se accede desde el menú “Configuración / Parámetros de facturación”
del Administrador del Sistema. Los parámetros a definir son los siguientes:
Valor unidad de gastos: se ingresa el valor de la unidad Unidades de Gastos
del Nomenclador Nacional.
Valor unidades honorarios: se ingresa el valor de la unidad de honorarios del
Nomenclador Nacional.
60
Fecha de aplicación: fecha en que se aplico el valor de las unidades.
Material descartable: ingresar la abreviatura que llevará el material descartable
en la facturación.
Toma de muestra: ingresar la abreviatura que llevará la toma de muestra en la
facturación.
Urgencia: ingresar la abreviatura que llevará la urgencia en la facturación.
Domicilio: ingresar la abreviatura que llevará el domicilio en la facturación.
Acto bioquímico: ingresar la abreviatura que llevará el APB en la facturación.
Internación: ingresar la abreviatura que llevará la internación en la facturación.
Nomenclador para pacientes sin mutual: seleccionar el nomenclador a usar.
6.2.2 – Mantenimiento de ficheros
Accediendo desde el menú “Facturación \ Nomencladores” de la ventana de
“Mantenimiento de Ficheros” se definen y se mantienen actualizados los datos
de los nomencladores.
Esta ventana esta dividida en dos por una línea horizontal. En la parte superior
se encuentra el nomenclador base, que contiene todas las prácticas del
sistema. En la parte inferior de la pantalla se hallan los nomencladores
específicos para cada convenio (definido en las obras sociales). Allí se definen
61
los precios (de acuerdo a los convenios mencionados) para cada uno de los
análisis existentes en el nomenclador base.
Nomenclador base: Se definen todas las prácticas con su abreviatura,
denominación, sección, rótulo y realización. Aquí no se definen los precios.
El botón Modificar permite modificar los datos de la práctica.
Aquí debemos indicar la abreviación (hasta 8 letras). Esta debe ser la misma
para todos los programas. El programa de facturación busca esta abreviatura
para luego calcular el valor correspondiente a esa determinación. Cabe aclarar
que es sensitiva a mayúsculas (GLU <> glu).
La denominación es el nombre completo de esa práctica (el que saldrá impreso
al listar el nomenclador).
En sección se indica la sección del laboratorio. Es útil para los programas de
estadísticas (opcionales). Estos darán si se lo desea, el número de prácticas y
el total facturado por sección, convenio, etc.
En rótulo se selecciona en qué rótulo saldrá esta práctica.
El botón Realización permite ingresar qué días se realiza la práctica y la
cantidad de días que tarda en procesarse. Este dato lo usa la recepción de
pacientes para informar cuando va a estar terminado en su totalidad el informe.
62
Nomenclador específico: Se selecciona el nomenclador por el cual vamos a
trabajar.
Si se selecciona Modificar (botón de la zona de abajo) solamente se trabajará
sobre esta práctica en el nomenclador específico.
Si también se selecciona Modificación grupal el sistema le preguntará sobre
qué nomencladores se quiere actualizar la modificación efectuada (ver
Modificaciones grupales, más adelante).
En código se debe ingresar el número (según obra social) correspondiente a
esa determinación (letras o números). Este código puede ser distinto para cada
nomenclador.
En Unidades gasto entrar el número directamente, por ejemplo, 4.5 (punto en
vez de coma).
En Unidades honorarios ingresar el número que corresponda. Ídem a unidades
gasto.
Si ingresamos algún valor para Valor fijo el programa no tiene en cuenta las
unidades gasto y honorarios para calcular el precio de un análisis. Por ejemplo,
un PSA para IOMA se factura $20, se ingresa directamente el valor.
En %a mutual se ingresa un porcentaje correspondiente que cobraría la mutual.
63
En % a particular se ingresa un porcentaje correspondiente a lo que debe
pagar el paciente particular sobre la práctica que se está modificando en el
momento.
En % a derivados se ingresa un porcentaje del precio del análisis que se le
cobra a colegas que deriven muestras.
En Plus se ingresa el valor del plus.
Luego hay opciones de configuración de la práctica, ya sea si es nomenclada o
no, si es de ría, etc.
Modificaciones grupales
Muestra una lista de todos los nomencladores que hay definidos en el sistema
para poder elegir en cuáles de ellos se desea efectuar el cambio realizado.
Con el botón Eliminar podemos borrar una practica, pero sólo del nomenclador
específico, no del nomenclador base.
El botón Mutuales muestra una pantalla con todas las mutuales que utiliza el
nomenclador específico.
64
En la imagen anterior, se muestran a modo de ejemplo las mutuales para el
nomenclador por niveles.
Desde el menú “Facturación \ Mutuales” (de la ventana LabWin Mantenimiento
de Ficheros) se definen y se mantienen actualizados los datos de las mutuales.
Se definen los parámetros que usará cada convenio en particular, la modalidad
con la que se va a manejar la facturación para un convenio que puede ser: obra
social, particular, etc.
El programa de Recepción de Pacientes y todos los de facturación consultan
este archivo.
Cada convenio tiene un número y un nombre.
El botón modificar abrirá la siguiente pantalla:
65
En número se indica el código del convenio (no se puede duplicar). Debe ser
un entero entre 1 y 9999. Sino el sistema automáticamente le asigna uno.
En denominación se carga el nombre completo de la obra social. Tiene lugar
hasta 30 caracteres. Es el nombre que aparecerá en la factura.
En abreviación se indica la abreviatura con la que se conoce o identifica a la
obra social que se esta cargando o modificando. Acepta hasta 8 caracteres.
Utilizando el botón Datos… se accede a una nueva ventana donde se cargan
los datos de la obra social (imagen siguiente)
En código FABA se carga el número de convenio según lo definió la entidad a
la cual se remite la facturación. No tiene por que ser el mismo que el número
que asigna el laboratorio para su uso interno. Pueden ser letras y números.
Puede estar duplicado.
En Nomenclador se selecciona el nomenclador a utilizar para esta mutual.
En % paciente se carga el porcentaje que realmente paga el paciente o el
coseguro que acompaña a esta mutual. Por ejemplo, si la mutual sólo cubre el
70%, se carga 30 que es el porcentaje que deberá pagar el paciente en el
laboratorio.
Si la mutual cubre el 100%, se entrará 0 (cero), pues el paciente no abonará
nada en el laboratorio.
En el caso de ser un coseguro o complementaria de otra mutual principal, se
procederá del mismo modo.
Por ejemplo, a una mutual complementaria de IOMA se le cargará en
porcentaje a cargo del paciente 70%, que es el porcentaje que cubre IOMA. Si
se tratara de una mutual particular se le asignará el 100%.
66
En Pago material descartable se debe seleccionar según corresponda facturar
el material descartable a la mutual, al paciente o a nadie.
Con el botón “Porcentajes, factores y valores de unidades…” accedemos a la
siguiente pantalla, donde podremos indicar los valores que se detallan a
continuación.
En % sobre el precio ingresar el porcentaje que se desee cobrar sobre el total
de la orden a facturar.
En % sobre unidad de gasto (UG) si hay un 0 (cero) factura con la unidad
original. Si tiene un 25, 50 o 100, factura con el 25%, 50% o 100% más,
respectivamente sobre la unidad.
Si se colocó -20, -10 o -15 factura con el 20%, 10% o 15% de descuento,
respectivamente sobre la unidad.
El % sobre unidad de honorarios (UH) sigue la misma lógica que la variación
sobre unidad de gasto.
Si están definidos los valores (distintos de cero) para Valor UG y Valor UH el
programa toma estos valores de unidad para hacer los cálculos, ignorando el
valor que tengamos definido en general para todos los convenios (en
“Parámetros de facturación”).
Lo mismo pasa con las prácticas que estén tildadas como RIA o No
Nomencladas.
En la ventana de modificación de la obra social también disponemos de varias
opciones:
67





Paga acto bioquímico
Paga no nomencladas
Paga a domicilio
Paga categorización
Paga internación
Se debe tildar (marcar) la que corresponda. También podemos indicar si Paga
la toma de muestras e indicar si se debe restar al precio y si no se debe sumar
al facturar.
Estos datos (APB, Domicilio, Internación, etc.) deben cargarse al nomenclador
como si se tratase de prácticas comunes con un valor fijo.
En Valor mínimo de la práctica se define un valor mínimo para el valor de los
análisis. Si se pone un 0 (cero) no existe un valor mínimo para los análisis. En
caso de poseer un número distinto de cero éste será el valor mínimo permitido
para los análisis. Por ejemplo, si tiene un 5.00 todo aquel análisis del
nomenclador cuyo precio sea inferior a dicho precio el programa lo facturará a
$5. Si vale más que dicho precio lo factura a su valor.
En Valor mínimo de la orden se utiliza la misma lógica que en el punto anterior,
con la salvedad que aquí se trabaja sobre la orden en vez de la práctica.
En $ plus por práctica se indica el plus que se cobra por cada orden. Actúa sólo
en los programas de recepción y cálculo de precios.
En máximo análisis por orden se ingresa la cantidad máxima de análisis que
autorice la mutual por orden.
En urgencia se debe tildar lo que corresponda, las opciones son “No paga”,
“Paga por bono” y “Paga por práctica” (en este ultimo caso se define un valor
en pesos).
En la sección Listado de facturación se definen algunas opciones de impresión
de la facturación, estas pueden ser prácticas por: código, denominación o a
granel.
En IVA se debe tildar la opción que corresponda: No discriminar, Discriminar
por incremento o discriminar por substracción. Si se discrimina por incremento
se utilizará el valor de la práctica más el IVA, en caso de discriminar por
substracción se asumirá que el impuesto al valor agregado de la práctica ya
ésta incluido en su precio.
Con el botón “Condiciones de atención” se puede cargar un texto con los
requisitos de atención de la obra social como ayuda para la pantalla de
recepción de pacientes.
En posición ante el IVA se debe elegir la condición ante el IVA. Estas se
pueden definir desde el menú “Facturación \ Categorías de IVA” de la ventana
“Mantenimiento de ficheros”.
68
En IVA para facturar a derivados se debe elegir la condición correspondiente:



Afiliados voluntarios
Afiliados obligatorios
Particulares
6.2.3 – Recepción de pacientes
De este programa se rescatan los siguientes puntos que son de sumo interés
desde el punto de vista de la facturación.
El lugar de origen (de la muestra) además de identificar la proveniencia de la
muestra puede ser usado luego para facturar discriminadamente un grupo de
muestras y para análisis estadísticos. Estos lugares se deben cargar desde el
menú “Varios \ Lugares de origen de las muestras” del Administrador de
ficheros.
En mutual se debe ingresar el código de la mutual del paciente, para luego ser
facturado correctamente.
En coseguro se debe cargar el coseguro correspondiente a la mutual.
En médico se debe informar el médico. El programa de facturación luego puede
facturar por médicos. Estos deben cargarse previamente desde el menú
“Facturación / Médicos” del Administrador de ficheros.
69
En bioquímico se puede especificar el bioquímico al que se le asigne este
paciente. Al igual que en el caso anterior, el programa de facturación puede
facturar por bioquímico. Además estos datos sirven también para estadísticas.
En Nº de bono se permite cargar hasta 12 (doce) bonos de una mutual.
En debe bono de la mutual se indica si el paciente no trajo la planilla u orden de
la mutual. Estos pacientes saldrán en la lista de órdenes adeudadas y no son
facturados. Para corregirlo usar el programa “Búsqueda de pacientes”.
Determinaciones
En la ventana de carga de determinaciones las casillas de verificación:





Trajo muestra
Facturar
Informar
En la orden
Requiere autorización
Actúan directamente sobre Recepción de pacientes y Facturación.
6.3 – Facturación
Es el programa que emite la facturación a los diversos contratos o mutuales y a
él se accede a través del menú “Facturación \ Facturación de pacientes” de la
ventana principal. No hace en realidad una factura, sino que emite un listado
valorizado detallado de las prácticas.
70
Este programa permite hacer las diversas modalidades de facturación.
En la zona superior derecha de la ventana se selecciona si se va a facturar a
todas las mutuales, una en particular o un grupo (varias mutuales), en este
último caso haciendo click sobre el botón “…” veremos una nueva ventana
donde podremos seleccionar las mutuales a facturar. Si se trata de una en
particular debemos ingresar su código (número).
Si se tilda la opción “Facturar por coseguro de los protocolos”, facturará
también los distintos coseguros que tenga ingresados para esa mutual.
En Título para el listado (opcional) se puede ingresar un encabezado que
aparecerá en los listados.
En Bioquímicos, la opción por defecto es que se facturen todos los bioquímicos
pero puede seleccionarse que incluya en la facturación las órdenes de un solo
bioquímico de acuerdo a lo que haya cargado en recepción de pacientes.
En Médico se utiliza el mismo criterio que en el ítem anterior. Adicionalmente,
en este caso se puede decidir facturar con un convenio a elección para todos
los pacientes de este médico o bien cada paciente por el convenio que tiene
cargado.
En Derivante podemos indicar un colega derivante. Esto actúa junto con Modo,
donde seleccionando el modo “Derivados” permite facturar teniendo en cuenta
los datos del archivo de bioquímicos derivantes.
En Destino debemos indicar hacia donde se enviarán los datos, pudiendo ser la
impresora, la pantalla o un archivo.
En origen de los datos debemos indicar si se deben facturar los pacientes del
archivo de pacientes del sistema (opción Base de datos) ó si se deben facturar
las órdenes cargadas con el programa “Carga directa de ordenes” (opción
Órdenes cargadas). Éste programa se detalla un poco mas adelante.
En Qué se factura se debe tildar la opción pertinente. Estas son:



Gastos, honorarios y valor fijo
Gastos y valor fijo
Sólo honorarios
La opción “Intervalo“ permite facturar un intervalo de protocolos, eligiendo el
primer y último paciente (desde – hasta) o por fechas, seleccionando una fecha
inicial y una final. Por contraparte, la opción “De a un paciente“ hace que se
facture de a uno.
El botón Pre-Facturar emite la facturación con la particularidad de que no
marca que fue facturada. Con esto se puede pre-facturar las veces que fuese
necesario para obtener la facturación correcta (es útil porque al final adjunta un
listado con todos los errores producidos durante la pre-facturación).
71
El botón Facturar, trabaja igual que el anterior pero marca las ordenes como
facturadas, con lo que no se podrá facturarlas nuevamente.
El botón Re-Facturar se utiliza en el caso de tener que emitir una facturación ya
hecha. Factura solo las órdenes marcadas como facturadas.
El botón Marcar se utiliza cuando ya se hizo la facturación de una o todas las
mutuales que después de facturadas quedan marcadas y no nos permite volver
a facturar. Con este botón nos da la opción de sacar la marca de Facturadas,
para poder volver a facturarlas.
6.3.1 – Carga directa de órdenes
Nos permite ingresar órdenes al solo efecto de ser facturadas. No integran el
archivo principal de pacientes y resultados.
Al hacer click en la opción de menú que vemos en la imagen anterior veremos
la ventana de Windows para abrir archivo y allí debemos seleccionar el archivo.
6.3.2 – Resumen de Facturación
Emite un listado con los totales facturados por cada obra social. El programa de
facturación va volcando en este archivo los datos finales de cada proceso. No
vuelca información cuando pre-factura.
Antes de cada proceso mensual (o quincenal) tener en cuenta de borrar el
archivo, caso contrario acumulará los totales mes a mes.
6.3.3 – Estadísticas de trabajo (Facturación)
Hace un resumen de lo trabajado dando los totales por cada uno de los
siguientes conceptos:






a) Análisis
b) Mutuales
c) Secciones del laboratorio
d) Lugar de origen de las muestras
e) Bioquímico
f) Médico
72
Toma en cuenta el período de tiempo que uno desee. Dicho período se define
con dos números de pacientes (desde – hasta) ó rango de fechas.
6.3.3.a) Análisis: son todas las prácticas que se definen desde la ventana
“Mantenimiento de ficheros”, en el menú “Facturación / Nomencladores”, es
muy práctico para control emitir un listado de todo el archivo, luego modificar
según necesidad.
El programa calcula la cantidad y el importe total, de cada una de las prácticas.
De las que no se efectuó ninguna en el período seleccionado no aparece en la
lista.
6.3.3.b) Mutuales: Se refiere a todos los convenios que se definen en la
ventana “Mantenimiento de ficheros”, menú “facturación / Mutuales”.
El programa suma todo lo trabajado por cada obra social y lo lista. Es muy útil
crear convenios para particulares. Por ejemplo, convenio para particulares sin
cargo, otro para particulares por nomenclador nacional, otro para particulares
nomenclador superior. Puede también crear otro para mutuales por reintegro,
etc. Esto luego aparecerá en los totales de trabajo mensual.
6.3.3.c) Secciones: Las secciones donde se realizan los análisis se definen
junto con el precio en llenado del nomenclador (mediante un nº entero entre 1 y
999). Los nombres de las secciones se definen desde la ventana
“Mantenimiento de ficheros”, en el menú “Análisis / Secciones”.
73
6.3.3.d) Lugares de origen: Son los que se entraron a los pacientes en el
programa Recepción de pacientes, lista un orden alfabético por lugar de origen.
6.3.3.e) Bioquímico: Si se desea agrupar lo que trabaja cada bioquímico, cargar
en el programa Recepción de pacientes el número de bioquímico
correspondiente.
6.3.3.f) Médico: Suma el total de órdenes y unidades de gastos y honorarios
que prescribió cada médico, luego los ordena alfabéticamente y los lista.
Al igual que la opción “6.3.3.d” ésta última lee los apellidos tal cual fueron
entrados en el programa Recepción de pacientes y luego los ordena
consecuentemente. Tenga en cuenta que, por ejemplo, “Pérez, Juan” y “Perez,
Juan” (ver acentos) saldrán en dos totales distintos.
NOTA: En realidad este programa controla principalmente la estadística de
trabajo, es decir la cantidad de análisis que se hicieron en el laboratorio, no es
el resumen de facturación porque este programa cuenta todas las órdenes
(aunque no hayan traído la planilla) y los análisis que fueron cargados con la
opción de hacer y no facturar; con lo cual los resúmenes de totales de
facturación del disco rígido y diskettes (medio magnético) difieren de este total.
Además este programa al realizar los cálculos no contempla los siguientes
parámetros:

Inclusiones o exclusiones del nomenclador con su consecuente cambio
puntual de un precio.

Facturación en un solo total

Plus a sumar por cada análisis

Valor del análisis mínimo

Valor de la orden mínima
Tener en cuenta que a material descartable se le puede asignar una sección
para que después no salga en análisis. Lo mismo corre para la toma de
muestras, urgencia, domicilio y acto profesional bioquímico.
6.4 – Cálculo de precios
Calcula los precios como lo hace el programa de Recepción de pacientes. No
hace talón ni recibo y no realiza movimientos de caja. No pide datos del
paciente y no guarda NINGÚN dato en el archivo de pacientes. Es útil para
imprimir presupuestos.
74
6.5 – Facturación a medio magnético
Para realizar una correcta liquidación de las boletas que se envían a la Obra
Social por medio de archivo (ya sea por e-mail o en diskettes), debe tenerse en
cuenta, al momento de cargar los protocolos desde recepción de pacientes se
deben tener en cuenta los siguientes puntos:

El código de establecimiento según FECLIBA o Clínica (para pacientes
internados) se debe ingresar en el campo “número de internación”.

Los médicos deben estar previamente ingresados desde la ventana
Mantenimiento de ficheros (menú “Facturación \ Médicos”); Resulta
indispensable que los números de las matriculas se carguen en este
fichero. Nunca se debe cargar el médico “a mano”.

El “número de carnet” es obligatorio y siempre debe ser cargado. Si
el paciente ha realizado visitas anteriores, este dato será recuperado del
archivo de pacientes.

El dato “número de bono” puede ser obligatorio. En tal caso deberá ser
ingresado.

El “número de autorización” debe cargarse para aquellas órdenes que
requieran previa autorización, ya sea en FABA o en la obra social.
Consultar en las “Normas de Obras Sociales”.
75

La “fecha de prescripción” es obligatoria y siempre debe cargarse.
Se trata de la fecha que figura en el bono.

El “código profesional federado” y el “digito verificador del código
profesional” será solicitado por el sistema al momento de efectuar la
liquidación a medio magnético.

Verificar en llenado del nomenclador que a ninguna práctica le falte el
código. Para verificar en conjunto todos los análisis ir a la ventana
principal, menú “Facturación \ Listado del nomencladores valorizados” e
indicar que se incluyan los códigos de las prácticas.

Cuando se realiza la facturación seleccionar en “destino” el medio
magnético utilizando el formato que corresponda según la mutual a
facturar.

En la ventana Mantenimiento de ficheros, desde el menú “Facturación \
Mutuales”, ingresando por el botón Modificar (ventana de modificación
de la mutual) encontraremos un nuevo botón “Datos del paciente a
verificar”. Éste nos abrirá una nueva ventana donde podremos indicar
cuales datos son obligatorios y cuales no, con lo cual el programa de
recepción de pacientes validará el ingreso de los mismos.
6.5.1 – Veamos un ejemplo de facturación a FABA
76
En el pto 4: La letra y el número de bono se deben ingresar de la siguiente
manera:
Annnnnnnnn
ó
Bnnnnnnnnn
Donde A es la letra del bono de menor valor, B es la letra del bono de mayor
valor y nnnnnnnnn es el número del bono. El número debe cargarse sin
separadores (guiones, barras, espacios) de ninguna clase, sólo los dígitos.
En OSECAC la letra del bono siempre debe ser la A. Para el número de bono
deben cargar los últimos 8 dígitos que figuran en el mismo. Se pueden ingresar
varios bonos por pacientes.
6.6 – Facturación a derivados (colegas)
El programa de facturación necesita una serie de datos para calcular los
montos facturados por colegas o derivados.
6.6.1 – Datos a tener en cuenta al cargar la orden
Cuando se recibe una muestra derivada en el laboratorio, tomar las siguientes
precauciones con el programa de recepción de pacientes.

En el lugar “nombre y apellido del paciente”, teclear el nombre del suero
que nos enviaron o número que lo identifica.

En lugar de origen poner DER.

En bioquímico derivante el número que corresponde al bioquímico
derivante.

Mutual. Es un convenio definido a este efecto.

Por último en Observaciones 1 si el remitiese con el suero una orden
de mutual en forma de pago, un cheque, etc. Ingresar PAGO con lo cual
la facturación posterior a este bioquímico saldrá en esta orden con
importe cero.
Por otro lado, con el programa Convenios con Obras Sociales se deben crear
los números de convenios para derivados, por ej: el nº 77 y 78. Unos de ellos lo
usaremos para los derivados que se le facturen SIN IVA porque el paciente
tiene mutual, etc., el otro convenio para los que se facturen CON IVA.
77
6.6.2 – Bioquímicos derivantes (colegas)
Para que el programa funcione deben estar definidos los bioquímicos que nos
derivan muestras. No se puede recibir ningún material si no se sabe quien lo
envía.
Los bioquímicos derivantes deben cargarse desde la ventana Mantenimiento
de Ficheros, menú “Facturación \ Bioquímicos derivantes”.
78
6.6.3 – Listado de materiales remitidos
Luego diariamente emitir un listado de materiales remitidos, es exactamente un
libro de protocolo, pero solamente de los pacientes que tengan en lugar de
origen DER.
Se define con el programa Listado de pacientes y seleccionamos Libro de
protocolos por lugar de origen.
6.6.4 – Cuenta corriente del bioquímico
Recibe dos tipos de información, una manual y otra en forma automática.
En forma automática recibe el resultado del proceso de facturación al
bioquímico, que se hizo en dos etapas como explicáramos anteriormente.
En forma manual los movimientos que se ingresan con el programa “Carga de
Movimientos” y son, por ejemplo, pagos que se hayan efectuado, gastos de
franqueo, fax, etc.
79
Una vez que todo este completo y terminada la facturación con el programa de
cuenta corriente se emite un resumen mensual de movimientos y saldos, este
proceso se realiza una sola vez, porque cada listado actualiza saldos
anteriores.
Toma el saldo inicial e incorpora los movimientos del Debe y Haber realizados
y genera un nuevo saldo. Esta planilla se le envía al bioquímico junto con la
facturación.
80
Capítulo 7 – Estadísticas y Control de calidad
7.1 – Estadísticas: Objetivo
El objetivo de los programas de estadísticas es realizar una serie de análisis de
los números almacenados en las bases de datos a fin de suministrar
información científica, técnica, estadística, económica, operativa, etc. a fin de
analizar y optimizar el funcionamiento del laboratorio sobre bases ciertas.
Entre las mismas funciones podemos mencionar:




Estadísticas de resultados
Estadísticas de valores
Pacientes por día
Estadísticas de trabajo
7.1.1 – Estadísticas de resultados
Se define un entorno de búsqueda acotado entre fechas o dos números de
pacientes, luego se define que análisis quiero estudiar, mas una serie de datos
para hacer mas precisa la búsqueda. Con estos datos el programa recorre la
base de datos buscando los resultados que los satisfagan, agrupa los datos
según se haya especificado y realiza estadísticas y promedios. No se obtiene
un listado de cada particular estudiado.
A esta herramienta se accede a través del menú “Herramientas / Estadística de
resultados” de la ventana principal de LabWin.
En la parte superior de la ventana se selecciona el análisis a estudiar, luego el
resultado dentro del mismo. También se puede especificar sexo, medico y/o
mutual. El programa también permite agrupar por rango y/o por lugar de origen.
81
Utilizando el botón “Valores nulos” se pueden agregar los distintos valores que
deseamos no incluir en la estadística. Al presionar el botón aceptar podremos
seleccionar rango de pacientes o fechas.
Una vez seleccionado el rango de protocolos o fechas, al presionar el botón
“Aceptar” se prepararán los datos y el sistema nos ofrecerá enviar los
resultados a impresora, pantalla o archivo.
7.1.2 – Búsqueda de valores
En forma muy parecida al programa anterior, se define un entorno de búsqueda
acotado entre fechas o dos números de pacientes, luego se define que análisis
82
quiero estudiar, mas una serie de datos para hacer mas precisa la búsqueda.
Con estos datos el programa recorre la base de datos buscando los resultados
que los satisfagan, pero a diferencia del programa anterior, solo lista los datos
que cumplan con los valores especificados. Se obtiene un listado de cada dato
particular estudiado.
Con el botón “Datos” se puede seleccionar los datos a mostrar.
El botón “Columnas” permite especificar los títulos, anchos y alineaciones de
texto para cada columna del listado.
83
Como todos los programas de Biodata, LabWin tiene prevista una salida directa
a Excel, con lo que se podría hacer un análisis posterior de los datos.
A este módulo se accede desde el menú “Herramientas” de la ventana principal
de LabWin 3.
84
7.1.3 – Pacientes por día
Este módulo esta orientado a obtener información de un mes en particular. De
este mes hace un listado de los pacientes que se atendieron día por día.
Además, definiendo los parámetros adecuados calcula la cantidad de pacientes
de uno, algunos o todos los lugares de origen de las muestras.
Al igual que los programas anteriores la salida puede enviarse a papel impreso,
pantalla, archivo de texto puro o planilla de Excel.
7.1.4 – Estadísticas de trabajo
Dentro de un periodo desde - hasta, ya sea por fechas o números de pacientes,
se busca entre los pacientes una serie muy grande de combinaciones y se
obtienen los listados respectivos.
Como parte de esta estadística, el sistema calcula el precio de los análisis de
cada paciente, según la mutual que el mismo posea.
85
Los datos se pueden agrupar por análisis, mutual, bioquímico que lo atendió,
lugar de donde proviene la muestra, medico, etc. Algunas de estas estadísticas
se pueden combinar. También se puede filtrar por distintos criterios, como por
ejemplo pacientes de mutual específica, de medico específico, de terapia, etc.
Dentro de la sección “Corte de control” podemos indicar como debe realizarse
la agrupación de datos dentro del listado.
Al igual que los programas anteriores la salida puede enviarse a papel impreso,
pantalla, archivo de texto puro o planilla de Excel.
A este módulo se accede desde el menú “Herramientas” de la ventana principal
de LabWin 3.
7.2 – Control de calidad: Objetivo
En base a la definición de los sueros necesarios mantiene una base datos con
los resultados obtenidos para cada uno con ellos se obtienen los gráficos de
Levey Jennings, los promedios y desviaciones Standard. Permite realizar las
impresiones para cada caso.
Si están disponibles, algunos autoanalizadores mediante los programas
bidireccionales tienen la capacidad de transmitir los resultados del control de
calidad directamente a este módulo eliminando la necesidad de transcribirlos (y
reduciendo así la probabilidad de error humano).
7.2.1 – Datos requeridos previos a la puesta en marcha
Definir que controles se van a utilizar.
86
7.2.2 – Uso del sistema
Al iniciar es programa se obtiene la siguiente pantalla:
Con el botón “Nuevo” agregamos un nuevo material (suero) al control de
calidad. Los datos solicitados son los siguientes:
87
Abreviación: Es para diferenciar los distintos controles de calidad que se le
pueden realizar a un mismo analito.
Descripción: Texto descriptivo para aclarar esta abreviación.
Análisis: Es el analito estudiado y a continuación el nombre con que fue
definido.
SID del tubo: Es el código de barra que se imprimirá en el tubo y es el que
debe interpretar el equipo. Debe comenzar con una letra seguido de al menos
cuatro números para que el bidireccional lo coloque en el control de calidad.
El botón “Modificar” sirve para modificar un suero ya creado, mientras que el
botón “Eliminar”, como su nombre lo indica, quita un suero ya creado del
control de calidad.
El botón “Resultados” se utiliza para el ingreso manual de los datos y para ver
e imprimir los gráficos.
El botón “Rótulos” imprime los códigos de barra para los equipos en caso de
disponer de la impresora adecuada.
El botón “Hoy” es similar a “Resultados” con la salvedad que para agilizar la
carga de datos la fecha actual ya se haya definida. Con el botón “Listado” se
genera una lista de los resultados.
Pantalla de resultados:
88
A continuación, en la pantalla de gráficos se observa el cálculo de media
hallada, desviación standard y coeficiente de variación.
En la parte superior izquierda de la ventana se encuentra el botón “Imprimir”.
89
Capítulo 8 – Backup (Copia de seguridad)
8.1 – Objetivo
Duplicar información a efectos de evitar que problemas en el sistema, cortes de
energía eléctrica, fallas operativas de la computadora, etc., motiven la perdida
de información.
El usuario debe prever los distintos tipos de problemas que se pueden llegar a
presentar y preparar las soluciones adecuadas para cada caso. Para la
recuperación de las bases de datos tenga en cuenta que si no hay previsión no
hay solución.
A partir de ésta versión de LabWin (versión 3.0) todos los datos, pacientes,
determinaciones y resultados, bacterias, antibióticos, nomencladores, obras
sociales, etc., están en un solo archivo llamado BASEDAT.FBD. Éste se
encuentra en la carpeta \labwin3\basedat\. Además se cambió el motor de
base de datos Btrieve a Firebird.
Nota importante: La base de datos NO SE DEBE copiar con los métodos
convencionales de Windows (copiar-pegar y los comandos copy ó xcopy
desde la consola). Esto puede corromper la base de datos. La única forma
segura es hacerlo por el comando llamado gbak de Firebird (ver apéndice
III) o las rutinas que dispone LabWin y que trataremos a continuación.
8.2 – Cuando sospechar que la base esta rota o dañada
Una base de datos rota puede dar una variada cantidad de indicios, una forma
segura de saber que no tiene errores es hacer una copia de seguridad a una
carpeta distinta a la utilizada habitualmente y recuperarla.
Algunos indicios pueden ser:






Errores aleatorios al entrar en alguna pantalla
Aparece una leyenda de “consistency error”
No se puede acceder a la base de datos
Las copias de seguridad fallan
El programa se comporta extraño
El programa está muy lento y ya se descarto que no hay virus
Si se sospecha que la base podría tener errores, solucione el problema cuanto
antes. Si se sigue usando el sistema, aunque no se pierdan datos, la base se
irá deteriorando más, haciendo con el tiempo más trabajoso y menos posible la
recuperación total de datos. Pasando el momento de los indicios a una falla
total donde la recuperación puede ser imposible.
Importante: si sospecha que la base de datos esta dañada NO realice
respaldo o backup. Tenga en cuenta que copiando la base reemplaza la
copia anterior (quizá sana) con la nueva (quizá dañada).
90
8.3 – Estrategias para el respaldo de datos
Podemos agrupar las tareas de la siguiente manera:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Respaldo de pacientes
Respaldo de ficheros
Backup del sistema
Mantenimiento de archivos intermedio bidireccionales
Recomendaciones mínimas
Pasos a seguir en caso de errores
Los archivos de respaldo son de varios tipos y en consecuencia tienen distintos
nombres y extensiones además la subrutina que lo hace tiene un nombre
distintivo para poder inequívocamente identificar una u otra. Siempre se debe
usar los nombres y extensiones previstos por este sistema, usar nombres y
lugares (carpetas) distintos motivará malos entendidos y seguramente llevará a
que no se encuentren los elementos para recuperar la información.
Podemos dividir los archivos que usa LabWin 3 en dos grandes grupos: los
archivos de respaldo *.seq y/o *.xml, que se realizan en formato de texto, no
indexado y por lo tanto se puede analizar con cualquier programa editor y los
archivos con extensiones de Firebird, (*.FBD, *.SHW, *.FBK y *.BAK) contienen
toda la información del sistema con distintos tipos de estructura y por lo tanto
de cualquiera de estos archivos puede recuperar luego la información,
solamente con LWFBTools o bien, con la guía de nuestro soporte técnico, con
los utilitarios de Firebird desde la línea de comandos. Estos últimos archivos
abiertos con un editor SE DESTRUYEN SIEMPRE.
Una propiedad de todas las subrutinas de respaldo es que se puede
seleccionar dónde realizar el mismo; puede elegirse entre: subcarpetas del
disco duro de la misma máquina, de la red, medios magnéticos externos, CD,
etc. Una propiedad importante es que se puede seleccionar para realizar el
respaldo en más de un medio simultáneamente. Los archivos tipo “shadow”
(Twin-DB) solo se pueden hacer en el mismo servidor, como veremos más
adelante.
8.3.1 – Respaldo de pacientes
8.3.1.1 – Generalidades
La base de datos de pacientes, en contraste con el resto de los archivos del
sistema, posee las siguientes particularidades:



Gran tamaño en proporción con el resto del sistema
Crecimiento permanente (a razón de 7,1 kb aproximadamente por cada
paciente ingresado)
Modificación permanente
91
Dadas estas características LabWin 3 posee varias funciones para contemplar
un tratamiento particular por el modo de hacer cada respaldo, los podemos
organizar de la siguiente manera:




Copia incremental de pacientes
Genera archivos *.seq
Duplicación de la base de datos llamado TwinDB ó Shadow
Genera archivos *.shd
Backup del sistema y pacientes
Copia archivos *.exe (y otros) y genera un archivo .xml
Resguardo de la base de datos de pacientes
Genera archivos *.fbk
8.3.1.2 – Copia incremental de pacientes
Es un método de backup incremental; esto significa que no se respalda todo el
volumen de datos sino sólo una parte del archivo, con los datos de los
pacientes y las determinaciones con sus resultados. Se generan archivos
secuenciales en el medio deseado, los archivos son pequeños dado que cada
uno tiene solo los datos de un mes, o del intervalo elegido, estos archivos
tienen extensión .SEQ y se guardan en la carpeta \labwin3\pac\backup\
Los archivos se llamarán “aaaa-mm.seq” donde aaaa será reemplazado por el
año y mm será reemplazado por el mes.
Se recomienda especialmente para mayor seguridad en el almacenamiento de
la información, que la copia incremental de pacientes se realice como mínimo
una vez por día. También se recomienda que se opte por la mayor cantidad de
dispositivos adicionales que sea posible.
En el caso de los sistemas que tengan una sola máquina, todos los respaldos
quedan dentro de la misma por lo que si se produjese un daño total o
irreparable del disco rígido igual se perdería todo (original y respaldo), dada
esta situación se debe diariamente copiar a un soporte adecuado, exterior a la
máquina. De estas copias hacer dos, tener una en el laboratorio y otra fuera del
mismo.
En el caso de redes, las copias deben residir en más de una máquina, no
obstante la recomendación de tener copias fuera de las máquinas y fuera del
laboratorio sigue siendo imperativa.
En ambos casos se puede considerar la opción de colocar en el equipo que
contiene la base de datos activa, un disco removible (es muy adecuado un
disco externo USB), donde se puede direccionar un shadow, copia del sistema,
resguardo y eventualmente respaldos. Esto tiene la ventaja que ante el fallo
total de este equipo se puede cambiar el disco de máquina y arrancar el
sistema en la nueva, en forma inmediata. Solo se debe correr el programa
LabWinWS (que se encuentra en la carpeta \LabWin3\system\), y
eventualmente activar el resguardo.
92
Tenga en cuenta que si no se hacen respaldos es seguro que va a perder
la información. Tarde o temprano los archivos se rompen, sólo es
cuestión de tiempo.
8.3.1.3 – Configuración de la copia incremental de pacientes
Cuando LabWin 3 esta instalado en un equipo monousuario, lo predeterminado
es que la copia incremental se realice en algún medio externo y en el disco
rígido de la computadora; es decir que la información de la base de datos
estará en la base propiamente dicha, en un respaldo en el mismo disco rígido y
en algún otro dispositivo externo a la computadora. Adicionalmente es
aconsejable que estando disponibles otros dispositivos como un disco rígido
secundario u otro medio magnético, se configure la realización de respaldos en
los mismos para tener copias adicionales, lo que redunda en mayor seguridad
de almacenamiento.
En red se debe configurar en algunas terminales los dispositivos adicionales
donde se realizará la copia incremental; lo predeterminado es que se realice en
la máquina o servidor donde fue instalado y en una o dos terminales.
Para configurar los dispositivos adicionales donde se realizará la copia
incremental de pacientes se debe ir la ventana “Administración del sistema” en
el menú “Datos \ Respaldo de pacientes \ Hacer respaldo de pacientes”
El botón Respaldar comienza la tarea en los medios o dispositivos que se
encuentren marcados con un tilde en el recuadro (en el ejemplo que se ilustra,
la unidad local C:)
El botón Manual permite hacer una copia incremental seleccionando una
porción de la base de datos. Por ejemplo, si se desea respaldar un mes entero,
3 meses atrás, o bien de los últimos 6 meses, etc. Cada mes respaldado
genera un archivo “aaaa-mm.seq”.
93
El botón Archivo, al igual que el anterior permite hacer un respaldo
seleccionando una porción de la base de datos. La diferencia con el anterior es
que en éste caso se generará un único archivo (en vez de uno por cada mes).
El botón Dispositivos permite agregar un nuevo dispositivo donde hacer el
respaldo. Un dispositivo puede ser una unidad de CD, una ruta (carpeta o
subcarpeta), una unidad de red, un disco removible, etc.
8.3.1.4 – Duplicación de la base de datos (Twin-DB ó Shadow)
Shadow (sombra, en ingles) es un mecanismo que actualiza continuamente la
base de datos en uso en una (ó más) base(s) de datos en paralelo, esta copia
de seguridad incluye todos los datos, entre ellos desde ya los pacientes y las
determinaciones y se hace en forma continua, automática y permanente; esto
asegura que toda la base de datos además de pacientes y determinaciones se
encuentre respaldada en todo momento en su totalidad.
La ventana de control de Twin-DB se encuentra en la ventana “Administración
del sistema”, dentro del menú “Datos \ Twin-DB”. En la misma se encuentran
los botones para agregar y eliminar copias activas. Puede haber más de una
copia pero todas deben estar en el mismo servidor.
El botón Nuevo nos permite dar de alta una nueva copia. Se requiere que el
usuario indique la ubicación donde se realizará y mantendrá permanentemente
la base de datos gemela. Se sugiere la carpeta “\Labwin3\Pac\TwinDB”.
En sistemas monousuario, si se dispone de otra unidad fija de almacenamiento,
como un segundo disco rígido, se recomienda crear en el mismo, por ejemplo,
la carpeta “\Labwin3-TwinDB” y designarla como carpeta de trabajo de twinDB.
94
En redes, dado que la utilidad Shadow no puede generar archivos en otra
unidad que no sea del servidor, recomendamos enfáticamente hacer copias de
periódicas a una terminal o medio magnético externo.
8.3.1.5 – Backup del sistema y pacientes
Además de realizar una copia del sistema, realiza un resguardo (no copia) de la
base de datos de pacientes, la misma queda preparada para ser usada en caso
de rotura de la base principal (en uso). Además copia todo el sistema. Los
detalles los veremos más adelante (en el punto 8.3.3 Backup del sistema).
8.3.2 – Respaldo de ficheros
Como vimos en el inciso anterior, al respaldarse los pacientes se respalda toda
la base de datos, pero este apartado tiene un objeto particular que es generar
archivos de texto (*.seq ó *.csv) que son no indexados y transferibles entre
sistemas y además analizables y editables con programas como Excel o Word.
Exceptuando los pacientes y los resultados de sus análisis, denominamos
ficheros al resto de la base de datos. Estos, en contraste, serán de bajo
volumen y escasa modificación. No obstante deben ser respaldados
periódicamente o luego de realizar modificaciones en las determinaciones, los
nomencladores, los antibióticos, los médicos, etc.
A esta ventana se accede desde la “Administración del sistema” a través de la
opción de menú “Datos \ Respaldo de ficheros \ Hacer respaldo de ficheros”.
En el caso mostrado en la imagen, optando por respaldar todos los ficheros
(opción predeterminada), se mostrará la ventana de dialogo “guardar como…”
95
de Windows para que el usuario determine dónde se guardará el respaldo,
siendo predeterminada la carpeta \LabWin3\BaseDat\BackUp\.
Para prever la rotura del disco rígido deben realizarse copias a unidades de
almacenamiento externas a la computadora. Estas unidades quedan a opción
del usuario, pudiendo ser disco removible, disco externo USB, CD-RW, etc.
Disponiendo de una red se aconseja además la realización del respaldo de
ficheros en varias terminales.
Los cuatro botones que se hayan bajo la lista de ficheros se activan cuando
esta seleccionando un solo fichero (archivo) y además seleccionado un fichero
(resaltado en azul).
El botón Información muestra en pantalla los datos del fichero.
El botón Examinar permite ver el contenido del fichero y pasar de un registro al
siguiente
El botón Regenerar repara posibles errores en el fichero. De no ser posible,
debe sacarse ese solo fichero de los respaldos efectuados.
El botón Vaciar vacía los datos del fichero. Éste botón no debe utilizarse. Es
una función técnica que nuestro soporte técnico le indicará cuándo usarlo, de
ser necesario.
8.3.3 – Backup del sistema
Comprende los archivos ejecutables y datos del sistema que son generados
por el instalador de LabWin 3.x, las configuraciones realizadas por el usuario,
los membretes, carátulas y firmas y los archivos de definiciones de usuario,
llamados ficheros. También incluye los pacientes, sus determinaciones y sus
resultados.
La copia del sistema así realizada, tiene como objeto poder arrancar el sistema
de otra máquina en el caso de fallo total o parcial del equipo donde se
encuentra instalado LabWin. Siempre debe solicitar una renovación de licencia
porque el sistema al notar el cambio motivará que caduque la misma. Con la
licencia vencida Biodata no garantiza la integridad del sistema.
Además, una vez que LabWin 3.x se encuentra convenientemente configurado
se recomienda realizar un backup por cualquier método convencional de todos
los archivos de la carpeta \LabWin3\ (incluyendo sus subcarpetas), siendo
preferible la utilización de un medio de almacenamiento externo. Previo a su
realización cerrar la base de datos (es decir, cerrar sistema en todas las PCs).
Consulte en el apéndice III de referencias técnicas cómo configurar respaldos
automáticos del sistema.
8.3.4 – Mantenimiento de archivos intermedios
96
En la ventana de Respaldo de Pacientes se puede seleccionar (como se ve en
la imagen de abajo) respaldar los archivos de los bidireccionales. El fin de esto
es para el caso de tener problemas con el archivo, respaldarlo para luego
regenerarlo.
No se recomienda el respaldo periódico de estos datos. solo ante eventuales
problemas y utilizando una carpeta de destino distinta a la habitual.
8.3.5 – Recomendaciones mínimas de respaldo
Biodata recomienda como mínimo hacer los siguientes respaldos:
8.3.5.1 – Sistemas monousuario







Una vez por día, al terminar la carga de la mayor parte de la tarea diaria
hacer una copia incremental de pacientes
Respaldo de ficheros. Una vez por mes o cada vez que se realicen
cambios a la base de datos, mutuales, análisis, etc.
Backup del sistema. Una vez por día en la misma máquina. Una vez por
mes en más de un medio y soporte externo.
Tener activado Twin-DB
Contingencias de la base de datos de pacientes y ficheros. Controlar
ambos archivos a diario.
Tener una UPS.
Utilizar una unidad externa (se recomienda disco USB)
8.3.5.2 – Sistemas en red
97







Una vez por día, al terminar la carga de la mayor parte de la tarea diaria
hacer una copia incremental de pacientes
Respaldo de ficheros. Una vez por mes o cada vez que se realicen
cambios a la base de datos, mutuales, análisis, etc.
Backup del sistema. Diario, en más de un pc y soporte externo.
Tener activado Twin-DB
Contingencias de la base de datos de pacientes y ficheros. Controlar
ambos archivos a diario.
Debe usarse una UPS adecuada al tipo de equipo del servidor.
Realizar respaldos a un disco externo (se recomienda disco USB)
8.3.6 – Pasos a seguir en caso de error (o sospechas de error)
Se pueden presentar entre otros los siguientes casos:





Errores en la base de datos
Rotura parcial o mal funcionamiento del disco rígido
Rotura de la máquina
Virus que afecten las bases o los programas
Otros.
Consideraciones previas
Si detecta o sospecha un error no haga respaldo ni backup. Solo realice
las operaciones que describiremos a continuación. Si tiene dudas, llame al
soporte técnico de Biodata. Las copias siempre arruinan los archivos de
respaldo dado que copiamos el archivo que tiene un error sobre el que
tenemos de respaldo que supuestamente no posee errores.
El utilitario a usar en primera instancia es LWFBTools.exe que se encuentra
en la carpeta \LabWin3\. El mismo debe ejecutarse desde el servidor de
archivos. Si se trata de un sistema monousuario estará en C:\LabWin3\; en
cambio si se trata de una red, desde el menú Inicio de Windows, opción
“Ejecutar” (o tecla de Windows + R) seleccionar el botón “Examinar” y buscar el
programa en el disco de la red.
Según nuestras sugerencias el mismo debería ser “F:\LabWin3\”. Si usted eligió
otras opciones supondremos que posee el conocimiento suficiente para
determinar la ubicación del programa.
98
8.3.6.1 – Errores en la base de datos
8.3.6.1.a – Sistemas monousuario
Verificar la estructura de la base de datos. Esto se hace con el utilitario
LWFBTools.exe. Primero se debe detener el motor de base de datos, siempre
con el mismo utilitario. Si al fin de la verificación no da errores el problema no
esta en la base de datos, tratar de identificar otro origen del mismo. En cambio
si dio error intentar recuperarla desde el Shadow.
Recuperar la base desde el Shadow es la opción recomendada por Biodata,
dado que es la más rápida y segura. Esto se hace con el mismo utilitario y es
muy rápido. Al finalizar, verifique. Si no da errores el problema esta resuelto. En
cambio si dio errores al recuperar o verificar probar con el segundo o tercer
Shadow (en caso de existir). Si no es posible recuperar desde el shadow
deberá intentar con algunas de las otras opciones siguientes
Recuperar la base a partir de backup del sistema: El sistema debe estar
detenido. Copiar el archivo basedat.fbd del lugar de donde se hace el respaldo
de sistema. Esta dirección es la que vimos en el punto 3. Este archivo no es
activo. Faltarán los pacientes y datos ingresados desde el último backup hasta
el momento de la rotura de los archivos. Al finalizar, verifique. Si no da errores,
el problema está resuelto. En cambio si dio errores al recuperar o verificar
probar con algún método de los siguientes
Recuperar los archivos *.seq: Esto se hace sólo en el caso que fallen las
opciones anteriores. Se va recuperando mes por mes. Se puede comenzar por
el mes más reciente y seguir con los anteriores. Se puede usar el sistema
mientras se cargan meses anteriores. También utilizar esta opción si se ha
recuperado la base desde un backup del sistema.
8.3.6.1.b – Sistemas en red
Los pasos que recomendamos son en primer lugar los mismos que en sistemas
monousuario exceptuando recuperar los archivos .seq. Si todos los pasos
fracasan antes de pasar a dicho método no quedará otra alternativa que
recuperarlos.
8.3.6.2 – Rotura parcial o mal funcionamiento del disco rígido
Primero hacer una copia de todos los archivos del programa y luego intentar
reparar el disco (con herramientas como chkdsk de Windows). Cuando el
disco está funcionando correctamente intentar realizar una evaluación del daño
que tenga el sistema. Utilizar el utilitario LWFBTools.exe para verificar la base
de datos.
8.3.6.3 – Rotura de la máquina
Si se trata de un sistema monousuario (sin red) deberá inexorablemente
recurrir a los respaldos externos y reinstalarlos. Si posee sólo los respaldos de
99
pacientes y no del sistema, puede bajar de Internet un demo, sumar luego la
base de datos (restaurando los datos desde el respaldo) y finalmente deberá
solicitar una licencia. En este caso se perderán los pacientes cargados desde
el último respaldo hasta el momento de la rotura.
En el caso de rotura del servidor, si se realizó el respaldo del sistema a una
terminal, en esta se puede inmediatamente arrancar el sistema ejecutando la
aplicación LabWinWS.exe que se encuentra en la carpeta \Labwin3\System.
Solo tendrá los pacientes hasta el último respaldo del sistema. Se puede sumar
pacientes desde respaldos posteriores de pacientes.
8.3.6.4 – Virus que afecten las bases o los programas
En caso de poseer virus imposibles de limpiar y tener que formatear el disco,
antes hacer una copia de toda la carpeta \Labwin3 (incluyendo subcarpetas). Si
no hace este respaldo, no sólo perderá toda la información sino que además
perderá las configuraciones. Luego deberá copiar la carpeta Labwin3 al disco
rígido y ejecute la herramienta LabWinWS mencionada en el punto anterior.
Deberá comunicarse con el soporte de Biodata para solicitar su licencia.
8.3.6.5 – Otros
Cualquier otro tipo de inconveniente, en relación con el mal funcionamiento del
equipo lo que debe hacerse es lo siguiente:



Verificar datos (LWFBTools) y sólo si verifica bien hacer respaldos
Hacer ver la computadora por un técnico para descartar problemas en la
misma
Comunicarse con el soporte técnico de Biodata
Nunca hacer copias a las carpetas donde las hizo siempre (esto podría llegar a
sobrescribir copias buenas con malas). En caso de necesitar hacer respaldos
hacerlos a otra maquina o en un medio distinto.
Para más información consulte el Apéndice III – Referencias Técnicas, donde
se detallan algunas notas técnicas al respecto.
100
Apéndice I – Texto enriquecido (TXA)
I.a – Generalidades
El sistema LabWin 3.x posee un formato propio de texto enriquecido que nos
permite seleccionar tipos de fuente, colores, incluir recuadros, etc., dentro de
nuestros informes y carátulas.
Posee un juego de instrucciones que agruparemos dentro de dos categorías:
Líneas de comando y Comandos en-línea.
Convenios para la lectura de las sintaxis
Para una correcta lectura de la sintaxis de los comandos debe tener en cuenta
las siguientes reglas:




Las palabras escritas en negrita deben dejarse como están
Las palabras escritas en cursiva deben reemplazarse por valores
Los parámetros que se encuentran entre corchetes son opcionales
Los parámetros en negrita+cursiva deben existir siempre
Tenga en cuenta también que, en el caso de las líneas de comandos, el signo
“>” (mayor) no se utiliza como enumerador de una lista sino que también forma
parte del comando. Este carácter es él que le indica al sistema que comienza
una línea de comando.
I.b – Líneas de comando
Cuando utiliza líneas de comando debe tener en cuenta que el comando debe
utilizar la totalidad de la línea (no debe existir ningún otro texto) y el signo “>”
(mayor) debe estar al comienzo de la línea (contra el margen izquierdo). En
caso de encontrar algún otro carácter en la línea o espacio en blanco antes del
signo “>” se interpretará como texto y se imprimirá el comando tal cual se ha
escrito.
>LI
Traza una línea horizontal de todo el ancho de la hoja
>FF
Inicia una nueva página (inserta un salto de página)
>BOX=x1,y1,x2,y2[,ancho[,color[,relleno,color-relleno]]]
Dibuja un recuadro.
x1 e y1 representan las coordenadas de la esquina superior izquierda
x2 e y2 representan las coordenadas de la esquina inferior derecha
101
(Ambas coordenadas se expresan en milímetros)
ancho hace referencia al ancho del trazo (1 a 10)
color hace referencia al color del trazo
VALOR
DETALLE
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
NEGRO
AZUL
VERDE
CIAN
ROJO
VIOLETA
AMARILLO
GRIS CLARO
GRIS OSCURO
AZUL CLARO
VERDE CLARO
CELESTE
ROJO CLARO
VIOLETA CLARO
AMARILLO CLARO
relleno hace referencia al tipo de relleno
1 = sólido
2 = líneas horizontales
3 = líneas verticales
4 = diagonal hacia arriba
5 = diagonal hacia abajo
6 = cuadriculado
7 = cuadriculado diagonal
color-relleno hace referencia al color de relleno (tabla de colores anterior).
>BOX=PAGE
Dibuja un recuadro que comprende la página entera.
>REC=1
Comienza un recuadro del ancho completo de la página.
>REC=0
Finaliza el recuadro comenzado con el comando anterior.
>CE=1
Habilita el centrado de líneas
>CE=0
Deshabilita el centrado de líneas.
102
>PIC=x1,y1,<[disco\[ruta\]]archivo>[,e]
Imprime un gráfico en formato BMP, ICO, RLE, GIF o JPG.
x1 e y1 indican las coordenadas de la esquina superior izquierda (en mm)
archivo es el archivo que contiene la imagen
e es la escala (su valor predeterminado, en caso de no establecerse es 1)
I.c – Comandos en-línea
Los comando en-línea, a diferencia de las líneas de comando, se pueden situar
en cualquier parte del listado, incluso entre el texto.
{L=n}
Cambia la letra por la “letra del sistema” número n
{R=n}
Si n = 1: comienza a dibujar un recuadro en la posición actual de la página
Si n = 0: termina de dibujar el recuadro en la posición actual de la página
{FN=<nombre_fuente>}
Cambia la fuente (tipo de letra) actual por la fuente <nombre_fuente>
{FS=n}
Establece en n puntos el tamaño de la fuente (tipo de letra) actual
{FB=n}
Si n=1: comienza a usar negrita
Si n=0: deja de usar negrita
{FI=n}
Si n=1: comienza a usar letra cursiva
Si n=0: deja de usar letra cursiva
{FU=n}
Si n=1: comienza a usar letra subrayada
Si n=0: deja de usar letra subrayada
{FK=n}
Si n=1: comienza a usar letra tachada
Si n=0: deja de usar letra tachada
{FH=n}
103
Si n=1: comienza a usar letra hueca
Si n=0: deja de usar letra hueca
{GoX=n}
Desplaza el puntero horizontal de impresión a la posición n (expresada en
milímetros), siempre que la posición actual sea menor que n
{GoX=%n}
Desplaza el puntero horizontal de impresión a la posición n (expresada como
porcentaje del ancho imprimible), siempre que la posición actual sea menor que
el valor resultante del porcentaje.
{Tab}
Salta al próximo espacio del tabulador. El tabulador consiste en 10 columnas
de igual ancho, ajustadas al ancho total del papel.
{PIC=<[disco\[ruta\]]archivo>,[e]}
Inserta en la línea, alineado como texto, un grafico en formato BMP, ICO, RLE,
GIF o JPG; archivo hace referencia al archivo que contiene que la imagen. “e”
hace referencia a la escala (si no se especifica será 1 por defecto)
{SetLeft}
Establece la posición actual como margen izquierdo de impresión
{ResLeft}
Restaura el margen izquierdo de impresión al valor predeterminado.
{Page}
Imprime el número de la página actual
{Points}
Traza una línea de puntos hasta el próximo carácter imprimible.
Nota: Si conoce algo de ingles quizás esta ayuda memoria le sea útil para
recordar los comandos en línea relacionados con la fuente (tipo de letra)
FN
FS
FB
FI
FU
Font Name
Font Size
Font Bold
Font Italic
Font Underline
nombre de la fuente
tamaño de la fuente
fuente negrita
fuente cursiva
fuente subrayada
104
Apéndice II – Autorización de ordenes on-line
II.a – Introducción
El propósito de este sistema es con los datos que el operador cargó en el
sistema LabWin para un paciente, se comunique en forma automática y
transparente para el operador con el sistema FABA y de acuerdo a las
prescripciones que tenga quedaría autorizada o no.
II.b – Consideraciones generales
FABA brinda dos posibilidades de autorización on-line. A la primera la
llamaremos “autorización on-line” y es el programa que se arriba yendo al sitio
Web de FABA (www.faba.org.ar). Allí aparece una página con fondo amarillo
con el logo de federación que permite autorizar y controlar las ordenes
cargadas.
Al segundo método de autorización on-line, a los efectos de diferenciarlo
cuando nos referimos a él, lo llamaremos “autorización por sistema”.
La ventaja de la segunda opción es que el paciente se ingresa una sola vez, el
sistema LabWin lo carga a la base de datos y lo autoriza en un solo paso. Es
muy importante notar que de cualquiera de las dos formas que el paciente se
ingrese se puede consultar por el WebService de FABA el estado de la orden.
Este método de autorización posee los siguientes aspectos a resaltar:

Se introducen los datos del paciente una sola vez, sin necesidad de
volver a ingresarlo en la pantalla de autorización on-line de FABA y
luego para la facturación.

Se elimina la reiteración de pasos administrativos, con lo que también se
desminuye la generación de posibles errores.

El número de transacción se obtiene con el paciente frente al sistema en
segundos, la autorización depende de la práctica que tenga solicitada.

Se simplifica el seguimiento de las órdenes que quedan a autorizar.
II.c – Definición de los datos necesarios
Para el funcionamiento del sistema se deben definir los siguientes grupos de
datos:
II.c.1 – Relaciones con el Sitio Web.
Desde la ventana “Administración del sistema”, utilizando la entrada de menú
“Configuración / Configuración General” y luego el ítem “FABA Autorizaciones:
Web Service” accederemos a la configuración del servicio.
105
Dentro de este asistente se debe indicar el ID de usuario y la contraseña (datos
suministrados por FABA).
Estos datos son ingresados una sola vez y no cambian hasta que no haya un
cambio definido por la federación. La contraseña no queda visible.
II.c.1 – Relacionado con la obra social.
Dentro de la ventana de mutuales (accesible desde la ventana “Mantenimiento
de ficheros”, menú “Facturación / Mutuales”), utilizando el botón “Modificar”
debemos seleccionar alguno de los sistemas habilitados por Biodata.
106
Por último, con el botón “Datos de pacientes a verificar” se seleccionan los
campos (datos) obligatorios para esa mutual en recepción de pacientes. Esto
impide al operador entrar una orden no valida para facturar / autorizar.
107
II.d – Uso del programa de autorizaciones on-line
Cuando se ingresa la orden a autorizar con el programa de recepción de
pacientes se debe realizar desde una PC que posea conexión a Internet, se
ingresa la orden con todos los datos requeridos por la obra social y una vez
ingresadas las determinaciones el sistema LabWin se conecta con la base de
datos de FABA y procede a autorizar la orden. Dependiendo de los análisis que
tenga la orden, será autorizada en el momento o quedará pendiente de
autorización, lo que nos da a nosotros el sistema es el numero de transacción
por el cual debemos consultar el estado de la misma en la página Web de
FABA.
Cuando un paciente trae una orden que le falta un dato, por ejemplo número de
bono, medico, etc. Se puede cargar en el sistema de laboratorio pero no en el
de FABA usando un número de mutual distinto para este caso. Por ejemplo: 1
(IOMA) 2001 (IOMA incompleto) al ingresar el paciente con la mutual 2001 no
lo autoriza pero pone en marcha todo el mecanismo analítico, rótulos para
tubos, talón, etc. Cuando el paciente completa los datos, por búsqueda de
pacientes se actualizan los mismos y se coloca la mutual en 1 (en el caso de
este ejemplo). El programa advierte los cambios y al salir (antes de salir de
búsqueda de pacientes) automáticamente someterá la orden a autorización
como si lo hubiese echo recepción de pacientes en su momento.
Nota: Si nunca ha utilizado esta herramienta deberá solicitar a FABA el
alta para autorizar vía LabWin (suele realizarse dentro de las 24 horas).
108
Apéndice III – Referencias técnicas
III.a – Generalidades
Este apéndice esta orientado al soporte técnico interno del laboratorio. En este
se intenta informar datos técnicos para procesos de configuración, backups,
restauraciones de datos, etc.
Si bien Biodata cuenta con un robusto soporte técnico remoto, este pequeño
apéndice puede servir para que los técnicos informáticos del laboratorio tomen
las decisiones correctas al realizar tareas de mantenimiento y reparación sobre
las PCs del laboratorio.
Nota: Este sección del manual no esta destinada al usuario final. Las
tareas y procedimientos indicados aquí pueden generar problemas si no
posee los conocimientos técnicos necesarios. Ante cualquier tipo de
duda comuníquese con el soporte técnico de Biodata.
III.b – LabWin 3.x dentro de una red local (LAN)
III.b1 – Configuración del cortafuegos (firewall)
Cuando el sistema LabWin 3.x se instala dentro de una red local (LAN) una PC
de la red deberá utilizarse como Servidor, pudiendo utilizarse un equipo
especial (con alto rendimiento) con un sistema para servidores o una PC
cualquiera de la red con un sistema convencional, dependiendo de la cantidad
de equipos que deban conectarse a él. En el caso de haber varias terminales
(equipos “clientes” de dicho servidor) Biodata recomienda el uso de una PC
dedicada de alto rendimiento para tal fin.
En el equipo servidor se instalará la base de datos (Firebird) y las terminales
conectarán a el como clientes. Es fundamental para el funcionamiento que el
Firewall del equipo servidor permita el paso a dicha conexión con el servidor de
datos Firebird (puerto 3050) dado que, caso contrario, las terminales no podrán
acceder a los datos del sistema.
III.b2 – Configuración de las terminales
La carpeta del sistema debe estar compartida. En los equipos clientes no se
debe instalar el sistema de forma convencional, simplemente se debe mapear
(conectar como unidad de red por nombre de Host, nunca por dirección IP) a la
carpeta del servidor un nivel superior a la carpeta del sistema y ejecutar la
herramienta “LabWinWS.exe” que se encuentra dentro de la subcarpeta
“System”. Esta herramienta configurará la terminal como estación de trabajo.
Aclaración: cuando se hace referencia a la carpeta “un nivel superior” se habla
de la carpeta contenedora de la carpeta del sistema. Si el sistema se halla
instalado en C:\LabWin3 la carpeta un nivel superior es la raíz del disco C:, si
el sistema estuviera instalado en C:\Sistema\LabWin3 ésta seria C:\Sistema.
109
Es importante activar la opción para que se vuelva a conectar la unidad de red
al reiniciar el sistema, para que ésta quede accesible cuando se reinicie la PC.
En caso que se produzcan bloqueos se recomienda revisar también el Firewall
de la estación de trabajo.
Biodata recomienda el uso de direcciones IP fijas dentro de la red local para un
mejor desempeño del sistema LabWin.
III.c – Configuración del software antivirus
En algunos casos, la herramienta “LabWinWS.exe” puede ser detectada como
virus. Esto se debe a los procesos que realiza. Algunos programas antivirus
que utilizan heurística pueden indicar que se trata de una aplicación peligrosa.
Biodata garantiza que no se trata de un virus. La heurística del antivirus hace
que, si bien el código no es reconocido como virus, resulta dudoso por las
tareas que realiza (esta es la herramienta encargada de configurar la PC para
el uso del sistema). Por ejemplo, si un programa abre un ejecutable y lo
modifica, mas allá de que no se reconozca como virus su código ejecutable la
acción en cuestión es por demás de dudosa. Todo técnico sabe bien esto.
En tal caso Biodata recomienda excluir la carpeta de LabWin 3.x para evitar
posibles eliminaciones de archivos que, obviamente, derivarían en fallas del
sistema.
La herramienta LabWinWS instala el servidor Firebird (en caso de ejecutarse
en el equipo servidor) y configura la conexión a la base de datos (en caso de
ejecutarse en la terminal). Todas estas tareas se realizan de forma automática
(transparente para el usuario) para evitar que el usuario tenga que intervenir en
la instalación y configuración de un servidor de base de datos (tarea algo
complicada para un usuario final). Algunos programas antivirus no lo ven así, e
interpretan una instalación automática como algo que se esta realizando en
segundo plano sin el consentimiento del usuario. Es por esto que la heurística
del antivirus puede indicar que el archivo es un programa potencialmente
peligroso. Ante cualquier duda comuníquese con el soporte técnico de Biodata
para obtener más información al respecto.
III.d – Puntos a tener en cuenta al formatear un equipo
En caso de un cambio brusco de hardware, una infección imposible de limpiar,
o cualquier otro problema cuya única solución (o solución más rápida) sea
formatear el equipo y reinstalar todo se deben tener en cuenta los siguientes
puntos:
III.d1 – Formato del equipo servidor
110
Si el equipo en cuestión es el servidor (o se trata de un sistema monousuario,
donde se trabaja en una única PC) se recomienda salvar la carpeta del sistema
(generalmente C:\LabWin3) completa, incluyendo todas sus subcarpetas.
También se recomienda salvar cualquier backup realizado por el usuario en
carpetas externas a la del sistema (Por ejemplo, si las copias se realizan a una
carpeta “C:\Respaldo“ ó similar).
Luego de reinstalar LabWin podrá recuperar los datos desde esta copia o
alguna realizada en las terminales de ser conveniente (ver el capítulo 8 del
manual del usuario, donde se explican los procedimientos relacionados al
backup de LabWin 3).
III.d2 – Formato de equipos cliente (Terminales)
Si el equipo que debe formatearse es una terminal solo se debe tener en
cuenta que el usuario puede poseer copias de seguridad en dicho equipo, dado
que el sistema y los datos están en el servidor.
Una vez reinstalado el sistema operativo en el equipo cliente bastará con
realizar el mapeo (conexión a unidad de red) con el servidor y ejecutar la
herramienta “LabWinWS.exe” para configurar la estación de trabajo. Si la base
de datos no presenta errores no se deben restaurar las copias hechas en la
terminal por ningún motivo.
Se recomienda tomar nota del nombre usuario, nombre del host, grupo de
trabajo y configuración IP del equipo para luego poder reconfigurarlo.
III.e – Backups automáticos
Muchas veces el usuario se olvida de realizar la copia de seguridad del
sistema. Todo técnico sabe bien que dicho proceso es fundamental para
prevenir futuros posibles dolores de cabeza.
Ante este problema el sistema consta con un programador de tareas que
permite definir tareas (entre ellas las de backup) para que se realicen de forma
automática.
111
A esta ventana se accede desde menú “Configuración \ Tareas programadas”
de la ventana “Administración del sistema”.
Biodata recomienda que los técnicos informáticos del laboratorio realicen
backups a medios externos (CD/DVD, Disco USB, etc.) al menos una vez a la
semana.
III.f – Comprobar conexión a base de datos
Si recibe errores al iniciar el programa, o en el servidor ve los datos pero en los
clientes no, siga los siguientes pasos:

Si sólo tiene acceso a los datos desde el servidor, pero en las terminales
no los ve probablemente sea el firewall del servidor. En este caso revise
eso antes que nada. El puerto a desbloquear es el 3050.

Si el problema es sólo una terminal, donde posee acceso a la carpeta
del servidor pero no a los datos revise el firewall en la terminal. El puerto
a desbloquear es el mismo que el del ítem anterior.

Si una terminal no puede acceder al servidor (carpeta compartida)
asegúrese de tener mapeada (conectar unidad de red) la carpeta un
nivel superior a LabWin3. Si no puede acceder tipeando “\\” seguido del
nombre del equipo servidor realice la revisión de rutina para estos casos:
placa de red, cableado, rutinas de diagnostico de red, posibles virus en
el equipo cliente.

Si en cualquier momento recibe errores por librerías DLL no registradas
ejecute el programa LabWinWS.exe de la subcarpeta “System”. Esta
herramienta configura la terminal como estación de trabajo y registra
todas las librerías utilizadas por LabWin 3.
Luego de resolver cualquier problema de los mencionados anteriormente
ejecute la herramienta LabWinWS.exe para reconfigurar la estación de trabajo.
III.g – Restauración de la base de datos Firebird
Nota: Este proceso puede resultar engorroso para el usuario final y
peligroso para la integridad de los datos de la base. Ante cualquier duda
consulte al soporte técnico de Biodata previo a realizar este proceso.
112
Si se reciben errores indicando que alguna de las tablas puede estar corrupta
se deben seguir los siguientes pasos:

Primero que todo, asegurarse que el sistema LabWin 3.x se cierre en
todas las terminales y en el servidor.

En el equipo servidor, ejecutar el siguiente comando:
gbak –user SYSDBA –password masterkey –mode read_only –b
C:\LabWin3\Basedat\ BASEDAT.FDB C:\BASEDAT.FBK
Obviamente, quizás deba cambiar la ruta de búsqueda al archivo FBD, según
como haya realizado la instalación de LabWin 3.x
Este comando creara un “dump” con los datos del archivo de base de datos. Si
recibe errores durante este proceso deberá ejecutar el comando gfix para
reparar la base de datos y luego volver a ejecutar el comando gbak.
gfix –user SYSDBA –password masterkey –mend –full – ignore
C:\LabWin3\Basedat\ BASEDAT.FDB
Esto preparará el archivo para recuperar los datos con el comando gbak
anterior. El comando gfix solo debe utilizarse si se presentan errores al
crear el dump con el comando gbak anterior.

Una vez terminado el proceso de “dump” se debe volver a regenerar la
base de datos en base a dicho dump, para esto se debe utilizar el
comando gbak de la siguiente manera:
gbak –user SYSDBA –password masterkey -c -k
C:\BASEDAT.FBK C:\LabWin3\Basedat\ BASEDAT.FDB
Si posee algún shadow activo, elimínelo antes de ejecutar este ultimo
comando gbak. Dado que al comenzar a restaurar el dump el servidor
intentará actualizar también el shadow y recibirá errores indicando
incoherencias entre ambas copias (recordar que el shadow posee la
misma teoría de trabajo que los discos trabajando en Raid). Al eliminar el
shadow automáticamente se cortará dicho servicio. Una vez solucionado
el problema deberá indicar nuevamente que desea activar el shadow e
indicar su ruta de trabajo (ver el capítulo 8 del manual del usuario, donde
se explican los procedimientos relacionados al backup de LabWin 3.x).
Una vez terminado estos procesos abra LabWin 3.x para evaluar la posible
perdida de datos. Firebird es un servidor de datos confiable, y en casos como
estos por lo general no hay pérdidas. En caso de haberlas puede recurrir a los
backups generados por los usuarios (en caso de existir).
III.h – Configuración del sistema
III.h.1 - Generalidades
113
En este punto haremos referencia a los distintos apartados de configuración del
sistema LabWin. A esta ventana se accede desde “Administración del sistema”,
mediante la entrada de menú “Configuración / Configuración general”.
En ella veremos los distintos puntos a configurar, y utilizando el botón
“Configurar” accederemos al asistente de configuración para el ítem
seleccionado (en caso de poseer el módulo de control de usuarios dicho botón
puede estar deshabilitado dependiendo de los permisos asignados al usuario).
Desde esta ventana se puede configurar la mayoría de los listados y procesos
que realiza LabWin. Si se agregan módulos adicionales también se agregarán
sus asistentes de configuración a esta lista.
Dentro de los asistentes nos movemos por los distintos apartados con los
botones “anterior” y “próximo”. El botón con tres puntos (“…”) despliega un
menú que nos permite movernos a los apartados específicos.
114
III.h.2 – Configuración de impresoras
El sistema cuenta con un programa de impresión que nos permite optar entre
enviar a impresora, enviar a pantalla o guardar en disco, ya sea en archivos de
texto puro (ASCII) o planillas de Excel.
En caso de seleccionar impresora se dispone de un listado con todas las
impresoras instaladas en el sistema operativo. La opción predeterminada,
como se supone, utiliza la impresora que se halle definida en Windows como
impresora predeterminada.
Algunos programas, como es el caso de las impresiones de rótulos y talones,
no mostrarán esta pantalla, por lo que la impresora a utilizar debe definirse con
el asistente de configuración de Recepción de pacientes.
115
III.h.3 – Impresoras en red
LabWin, puede utilizar cualquier impresora instalada en Windows ya sea local o
remota. A la hora de seleccionar la impresora tenga en cuenta que las remotas
comienzan con “\\” seguido del nombre del equipo que la posee instalada.
\\nombre_equipo\nombre_impresora
El nombre de la impresora puede variar de acuerdo al nombre que se le haya
dado al recurso compartido.
III.i – Conexión al soporte técnico
Biodata cuenta con un servicio de soporte técnico mediante el cual, los
laboratorios adheridos al soporte (servicio extra que se abona anualmente),
poseen asistencia técnica profesional para cualquier tipo de problema, duda o
inquietud relacionada con el sistema LabWin.
Este soporte esta basado en una conexión VNC de forma transparente para el
usuario (el programa se instala junto con el sistema LabWin y no requiere
ningún tipo de configuración).
Para acceder al mismo se debe dirigir al menú “Inicio” de Windows 
Programas (o “Todos los programas”)  LabWin3  Soporte técnico remoto.
Al ejecutar esta herramienta verá la siguiente pantalla:
116
Simplemente se debe seleccionar la PC a la que se debe conectar (el técnico
que lo atienda se lo comunicará) y presionar el botón “Conectar”. A partir de ahí
nuestros técnicos podrán tomar posesión del equipo para realizar (e incluso
mostrarle en pantalla) procesos de configuración, mantenimiento, etc. sobre el
sistema LabWin.
Para terminales que se hayan formateado y se requiera soporte para instalar el
sistema (y no posea el acceso directo indicado anteriormente) puede optarse
por ejecutar el archivo “BioVNC.exe” de la carpeta de LabWin3 (puede que la
terminal posea algún backup del sistema en la carpeta “LabWin3 – Backup”, en
tal caso podrá ejecutarse desde allí) o descargar el programa de conexión
desde el sitio Web de Biodata (www.biodatalab.com.ar, en la sección de
descargas, ítem “Ultr@VNC para clientes de Biodata”).
A continuación se detalla la segunda opción (recomendada por su simplicidad):
Esta herramienta debe ser instalada en la carpeta “C:\LabWin3” de cada
terminal o en la carpeta que se halla instalado el sistema en caso de tratarse
del equipo servidor.
Los laboratorios adheridos a este servicio gozan de asistencia en tareas como
diseño de los análisis, personalización de los distintos listados e informes,
configuraciones de impresoras, asistencia sobre interfaces bidireccionales,
soporte para tareas de facturación, restauración de la base de datos ante
eventuales problemas en la misma, etc.
117
IMPORTANTE: En aquellos equipos que posean Windows Vista ó Seven
esta herramienta debe ejecutarse con privilegios de administrador. Esto
puede hacerse desactivando UAC (control de cuentas de usuario) ó en su
defecto haciendo click con el botón secundario del Mouse sobre el icono
del programa y seleccionando la opción “Ejecutar como administrador” o
cambiando las propiedades del archivo para ejecutarlo siempre como
administrador (desde la solapa “compatibilidad”).
NOTA: Queda a criterio de los técnicos informáticos del laboratorio decidir que
equipo debe conectar a Internet y que equipo no. Para tareas de soporte
remoto como ser diseño de análisis, informes etc., es indiferente el equipo que
se conecte al soporte, para tareas de soporte remoto sobre la base de datos
(como por ejemplo recuperación de datos y/o reconstrucción) será necesario
conectar el servidor. Ante problemas en bidireccionales con autoanalizadores
será necesario conectar al soporte la estación de trabajo que se conecta al
equipo autoanalizador.
118
Apéndice IV – Módulos adicionales para LabWin
IV.a – Generalidades
Este apéndice intenta informarle al usuario de LabWin 3.x acerca de todos los
módulos adicionales que Biodata desarrolló (y sigue desarrollando) para el
sistema LabWin. Para cada módulo se comentará el objeto del mismo.
IV.b.1 – Autorizaciones on-line con FABA
El propósito de este sistema es que con los datos que el operador cargo en
LabWin para un paciente, se comunique en forma automática y transparente
para el operador con el sistema FABA y de acuerdo a las prescripciones que
tenga quedaría autorizada o no.
FABA brinda dos posibilidades de autorización. Desde el sitio Web de FABA
(www.faba.org.ar) o a través de su WebService. El sistema utiliza este segundo
método, presentándonos las siguientes ventajas:

Se introducen los datos del paciente una sola vez. Sin necesidad de
volver a ingresarlo en la pantalla de autorización on-line de FABA y
luego después para la facturación.

Se elimina la reiteración de pasos administrativos, con lo que también se
disminuye la generación de errores.

El número de transacción se obtiene con el paciente frente al sistema en
segundos, la autorización depende de las prácticas que haya solicitadas.

Se simplifica el seguimiento de las órdenes que quedan a autorizar.
Su instalación requiere una licencia adicional. Consulte con el soporte técnico
de Biodata.
IV.b.2 – Autorizaciones on-line con otros convenios
Similar al anterior pero diseñado para convenios específicos. Esto se hace “a
medida”. Consulte con el soporte técnico de Biodata.
IV.b.3 – Control de usuarios y trazado
Este software tiene varios objetivos relacionados entre si.

Permitir o negar el acceso de determinados usuarios a distintas partes
del sistema o programas.

En cada movimiento que hace, registrar que usuario estaba en uso
119
Cada usuario debe poseer un nombre y una contraseña asignada. Cada vez
que se ingrese al sistema se deberá realizar el proceso de log-in (iniciar sesión
de usuario).
Para mantener la información fidedigna respecto a que usuario realizó cada
tarea es importante “deslogearse” (cerrar sesión de usuario) cuando se deja la
terminal. También se puede indicar al sistema que, pasado un lapso de tiempo
de inactividad, se produzca el log-out (cierre de sesión de usuario) automático.
Su instalación requiere una licencia adicional. Consulte con el soporte técnico
de Biodata.
IV.b.4 – Envió de informes por mail
El objeto de este módulo es enviar los informes de los pacientes en las casillas
de correo que se hayan definido para ellos. Permite enviar informes a:





Pacientes
Médicos
Colegas (muestras derivadas)
Mutuales
Lugar de origen de las muestras
Además el programa pone los informes en un Sitio Web
Su instalación requiere una licencia adicional. Consulte con el soporte técnico
de Biodata.
IV.b.5 – Facturación a medio digital especifico
Este módulo se hace “a medida”. Consulte con el soporte técnico de Biodata.
Es requerido por algunas obras sociales.
IV.b.6 – Generación de informes para HCU
Su objeto es brindar una interfaz para que otro software específico de clínicas
posea acceso (de solo lectura) a los datos existentes en el sistema LabWin.
IV.b.7 – Identificación de pacientes por fotografía
El objeto de este módulo es incorporar la foto capturada al ingresar el paciente
en mesa de entrada en distintos documentos relacionados con el paciente.
La intención puede ser aumentar la confianza del paciente en la identidad del
informe recibido, incorporar la identificación fotográfica con fines legales como
en la filiación, mejorar la presentación del informe, información para quien
controla los informes y control de identidad al momento de retirar los informes.
Este módulo requiere la instalación de una cámara en la terminal que se utilice
para cargar los pacientes y que se utilice el número de documento del paciente.
120
La foto se visualizará automáticamente en la ventana de búsqueda de
pacientes, programas bidireccionales e historias clínicas.
Podrá imprimirse en talón de recepción, talón de turnos, carátula, informe,
datos del paciente y tarjeta de grupo sanguíneo.
La foto se agrega con la instrucción PIC del formato de texto enriquecido (ver
apéndice I).
La instalación de éste módulo requiere una licencia adicional. Consulte con el
soporte técnico de Biodata.
IV.b.8 – Intercambio de datos con clínicas
Su objetivo es permitir la comunicación por diferentes formatos con otros
sistemas de gestión.
IV.b.9 – Intercambio de pacientes (entre laboratorios)
Este módulo permite importar y exportar pacientes (protocolos completos) y
resultados. Esta especialmente orientado a la utilización en laboratorios que
deben procesar algunas o todas sus muestras en otro laboratorio o para
exportar e importar datos y resultados en distintos formatos para ser usados
por otros programas.
Por medio de este programa, las determinaciones que serán realizadas afuera
del laboratorio, se exportan para luego ser importados en el laboratorio donde
se realizarán los análisis. Luego de obtenidos todos los resultados, estos se
exportan a la Web para luego ser importados en el laboratorio de origen, donde
serán incorporados a los pacientes.
El procedimiento completo, llamando al lugar donde se extraen o reciben las
muestras “origen” y al que realiza los análisis “destino”, sería:
1. En “origen”, tras haber ingresado los protocolos por recepción de
pacientes, exportar los pacientes.
2. Importar en “destino”, de ese modo los protocolos son tratados
normalmente por el sistema, apareciendo los pacientes cargados en
“origen” en listas de trabajo, listados de resultados pendientes, etc.
3. Una vez obtenidos todos los resultados en “destino”, exportarlos.
4. En “origen” importar los resultados.
Un laboratorio puede enviar pacientes a uno ó más laboratorios y a su vez
puede recibir de uno o varios laboratorios otras determinaciones.
121
La instalación de éste módulo requiere una licencia adicional. Consulte con el
soporte técnico de Biodata.
IV.b.10 – Interfaces con instrumentos (bidireccionales)
Este soft permite confeccionar listas de trabajo para intercambiar directamente
los análisis (tests) cargados por “Recepción de pacientes” del sistema de
laboratorios con distintos instrumentos y luego recibir de ellos los datos de los
resultados obtenidos a una base de datos intermedia, como si se hubieran
ingresado por “Ingreso de resultados”, sin que estos deban ser tipeados.
Estas herramientas se desarrollan específicamente para cada marca y modelo
de instrumento. Biodata posee desarrollada una amplia variedad de interfaces
para varias marcas y modelos de instrumentos.
La instalación de estas interfaces requiere una licencia adicional. Consulte con
el soporte técnico de Biodata.
IV.b.11 – Interfaces virtuales (bidireccional virtual)
Este software permite confeccionar listas de trabajo para cargar en ella los
datos manualmente, luego validar y comparar con resultados anteriores.
Finalmente se pasan directamente a la base de datos de pacientes.
Hace todas las operaciones de un programa de conexión bidireccional con un
instrumento, solo que este no existe, es virtual.
La instalación de esta interfase requiere una licencia adicional. Consulte con el
soporte técnico de Biodata.
IV.b.12 – Muestras on-line (MOL)
Este módulo tiene varios propósitos, entre ellos podemos mencionar:

Mejor identificación de las muestras por el uso de códigos de barra en el
laboratorio de origen de las mismas.

Aumento de la seguridad operativa

Menor cantidad de errores en los datos de identificación de los pacientes
por no ser necesaria la interpretación de la letra u omisión en las
planillas.

Aumento en la velocidad de ingreso de información al sistema.

Eliminación del tiempo de rotulado, previo al proceso analítico.

Los resultados vuelven formateados al laboratorio de origen, de manera
que podrían pasar directamente al paciente.
122
Esta forma de remitir la información y la muestra, no es obligatoria ni suplanta a
la forma en que lo venia haciendo hasta la fecha, es una opción mas avanzada
concebida para poner a su alcance la mejor tecnología posible. Además, en
cada envío, podrían mezclarse datos on-line y pacientes remitidos en la forma
tradicional. En otras palabras es una herramienta que se suma a las existentes.
Creemos que con el tiempo esta nueva forma irá reemplazando, por un mejor
desempeño de la misma, a la anterior. Los sueros recibidos de esta forma son
procesados casi al momento que arriban al laboratorio.
Existen desarrolladas dos versiones de esta herramienta, para adecuarnos a
las distintas necesidades:

MOL vía Web: Se cargan los datos en un formulario de nuestra página
Web. Esta opción está disponible para su uso inmediato sin ninguna
preparación previa de soft.

MOL vía LabWin (RID): Este programa de gestión tiene una opción que
permite, a partir de los pacientes recepcionados, seleccionar de forma
automática que pacientes, que determinaciones y a que laboratorio de
apoyo enviar las muestras. Ver al final de este apéndice.
Se pueden usar indistintamente cualquiera de las opciones. Es decir por
ejemplo, en un envío se pueden mandar algunos tubos con el sistema vía Web,
otros por el sistema vía LabWin y otros de la forma tradicional.
La instalación de éste módulo requiere una licencia adicional. Consulte con el
soporte técnico de Biodata.
IV.b.13 – Prescripciones on-line (POL)
Este sistema tiene varios propósitos, entre ellos podemos mencionar:

Generar la orden médica, impresa y on-line con los datos y las prácticas
del paciente.

Aumento de la seguridad operativa al ser una orden impresa.

Claridad para las personas encargadas de auditar o autorizar las
prescripciones.

Menor cantidad de errores en los datos de identificación de los pacientes
por no ser necesaria la interpretación de la letra u omisión en las
planillas.

Aumento de la velocidad de ingreso de información al sistema.

Como los datos del paciente quedan en la Web, al generar otra
prescripción lo único que se necesita es el tipo y nº de documento del
paciente.
123
Para el uso de este adicional se requiere estar conectado a Internet cuando se
prescribe y los médicos deben estar cargados a la tabla de médicos.
La instalación de éste módulo requiere una licencia adicional. Consulte con el
soporte técnico de Biodata.
IV.b.14 – Resultados on-line (ROL)
Este módulo permite subir a la Web los resultados para que luego en cualquier
momento se puedan consultar (visualizar) y/o imprimirlos cuantas veces se
requiera como copia. Este servicio esta destinado a pacientes, médicos,
colegas y obras sociales.

Los pacientes pueden consultar sus informes ordenados por fecha de
extracción.

Tanto los médicos, colegas y obras sociales pueden buscar y ver sus
pacientes por fecha, protocolo o nombre del paciente o muestra.
La instalación de éste módulo requiere una licencia adicional. Consulte con el
soporte técnico de Biodata.
IV.b.15 – Stock + administrador de reactivos
El objeto de este programa es:

Mantener la información y la cantidad de cada reactivo o ítem usado en
el laboratorio.

Mantener una base de datos de todos los proveedores de los mismos.

Informar distintos datos estadísticos como: gastos de reactivo por cada
sector, compras a cada proveedor, compras de cada reactivo, etc.

Hace listados ordenado por sector / mueble / estante de la ubicación de
cada producto, de las compras por proveedores, por producto, etc.
La ubicación, además de permitir encontrar rápidamente el producto, se puede
usar para hacer un listado ordenado por sección / mueble / estante; lo que
permite facilitar el arqueo de productos.
La instalación de éste software requiere una licencia adicional. Consulte con el
soporte técnico de Biodata.
IV.b.16 – Terminal de consultas para clínicas (+ trazado)
Su objetivo es brindar terminales de consulta para el personal de la clínica.
Para esto es necesario poseer el módulo de control de usuarios.
IV.b.17 – Trazado inteligente de muestras (TIM)
124
Este módulo tiene varios objetivos relacionados entre si:

Direccionar las muestras al sector donde deben ser analizadas.

Asignar a cada muestra una posición en una gradilla.

Archivar muestras en una o más serotecas

Localizar una muestra en el laboratorio o la seroteca, dado que cada
muestra es ubicada por el TIM en una posición exacta dentro de una
gradilla.

Separar las muestras que están completas de las que le falta algún
resultado y redireccionar estas al sector correspondiente.

Crear una archivo consultable desde varios programas, indicando donde
esta la muestra, por donde pasó, quien la escaneó, a que hora, etc.

Registrar en el trazado de resultados cada vez que una muestra es
escaneada en el programa TIM, junto con otra serie de datos.
Para el uso de este programa se deberán definir las secciones del laboratorio,
entre ellas deben estar al menos todas las áreas donde se procesan muestras.
Deberá definir al menos un área (heladera, freezer, etc.) como almacenamiento
de muestras (seroteca).
Luego podremos imprimir información relativa al inicio y terminación de
procesos, por ejemplo:

TAT (Total turn around time): Es un dato citado en la literatura
internacional para indicar el tiempo que tarda una muestra desde que
ingresa al sistema hasta que se imprimió.

DI (Demora de Impresión): Tiempo desde que estuvo cargado el
resultado hasta que se imprimió.

PI (Pacientes Incumplidos): Exigido por las normas de calidad. Tiempo
de atraso desde la fecha comprometida de entrega hasta la fecha de
impresión real del informe.
Además se pueden configurar otros listados según las distintas necesidades
del laboratorio, como por ejemplo:

Tiempo desde la impresión de los rótulos hasta el aspirado de la
muestra en los equipos automáticos.

Alarma de tubo no escaneados.
125

Tiempo desde el resultado disponible y la validación del mismo

Tiempo desde la obtención del resultado hasta la impresión del informe.

Etc.
La instalación de éste software requiere una licencia adicional. Consulte con el
soporte técnico de Biodata.
IV.b.18 – Sistema contable
Su objeto es llevar el registro de la totalidad del manejo económico del
laboratorio, excluyendo la liquidación de sueldos. Mantiene las cuentas
corrientes con las obras sociales, los colegas y los proveedores así como las
deudas de los pacientes y colegas si el laboratorio recibe muestras de terceros.
Este módulo se encarga de realizar los libros de IVA, la facturación a todo tipo
de contrato, la impresión de facturas para cumplir con las disposiciones de la
AFIP, el mantenimiento del plan de cuentas.
Realiza los asientos (la mayoría en forma automática, otros en forma manual),
hace el libro diario, el mayor y sumas y saldos. Además mantiene la
información de bancos, cheques en cartera, cheques de terceros, cheques
entregados, etc.
Centros de costos: Con la adecuada definición de secciones o áreas, de los
productos en stock, la compra y el consumo asignado a cada área; se obtiene
información del gasto por área y/o por cada práctica. En conjunto con la
información del programa de estadísticas de trabajo se obtiene el gasto y la
rentabilidad de cada área.
IV.b.19 – Control de calidad (reglas de Westgard)
En base a la definición de los sueros necesarios mantiene una base de datos
con los resultados obtenidos, para cada uno con ellos se obtienen los gráficos
de Levey Jennings, los promedios y desviaciones Standard. Se definen las
reglas a usar para cada analito y el módulo presenta en la página principal los
semáforos automáticos con la información sobre el comportamiento de los
controles frente a las reglas.
Permite hacer los cálculos con las desviaciones Standard obtenidas o con las
predeterminadas.
A efectos de un mejor estudio comparativo del comportamiento de los controles
permite encimar hasta tres gráficos. También permite omitir puntos y agregar
comentarios a cada punto y realiza las impresiones para cada caso.
Si están disponibles, algunos autoanalizadores mediante los programas
bidireccionales tienen la capacidad de transmitir los resultados del control de
calidad directamente a este módulo eliminando la necesidad de transcribirlos.
126
IV.b.20 – Carga de protocolos en serie
El objetivo de este módulo es acelerar y evitar errores en la carga de órdenes.
Se definen grupos de pacientes, los que luego son incorporados en una sola
operación, todos con un mismo tipo de análisis.
Primero se deben definir los grupos ó “sets” de pacientes y los conjuntos de
análisis o rutinas a realizar. Luego, cuando se solicita una rutina a un set de
pacientes, se elije el grupo y la rutina a realizar a los mismos y se incorpora
todo al sistema en forma automática.
La instalación de éste módulo requiere una licencia adicional. Consulte con el
soporte técnico de Biodata.
IV.b.21 – Derivación a laboratorios de apoyo (RID)
El objetivo principal de este módulo es mejorar la identificación de las muestras
por el uso de códigos de barra en el laboratorio de origen de las mismas,
aumentar la velocidad de ingreso de información al sistema y eliminar el tiempo
de rotulado, previo al proceso analítico. Además los resultados vuelven
formateados al laboratorio de origen, de manera que podrían pasar
directamente al paciente.
Este módulo adicional de gestión tiene una opción que permite, a partir de los
pacientes recepcionados, seleccionar de forma automática que pacientes, que
determinaciones y a que laboratorio de apoyo enviar las muestras.
La instalación de éste módulo requiere una licencia adicional. Consulte con el
soporte técnico de Biodata.
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