Control de Registros del Sistema Integrado de Gestión Código PAC

Control de Registros del
Sistema Integrado de Gestión
Código
PAC-02 v.06
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1. Objetivo y Alcance
Definir las actividades y criterios necesarios para el control de los registros generados por
el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de Pamplona, para garantizar así, su
adecuada identificación, almacenamiento, conservación o protección, recuperación,
tiempo de retención y su disposición final.
Comprende desde la identificación de la necesidad de un nuevo formato hasta el acceso
para la consulta de registro.
2. Responsable
El responsable por garantizar la adecuada aplicación por parte de los líderes de procesos
del presente procedimiento, es el Administrador(a) del Sistema Integrado de Gestión de la
Universidad de Pamplona.
3. Definiciones
3.1 Identificación
Especifica la manera de reconocer y relacionar de una manera única e inconfundible los
registros que se deben controlar de acuerdo a lo siguientes atributos:
 Nombre: Los registros deben incluir un nombre que se relacione con la información
que se debe suministrar (ej. Adopta el título del formato que lo contiene). Ej.:
Encuesta de Satisfacción del Cliente.
 Código: Se deben aplicar las disposiciones establecidas en PAC-01 “Elaboración y
Control de Documentos del Sistema Integrado de Gestión”.
3.2. Acceso
Conjunto de medidas establecidas para consultar los registros de solamente a las
personas autorizadas. Aplica para los registros diligenciados en papel y para los registros
que se llevan en bases de datos.
3.3 Responsable
Corresponde aquella persona asignada por proceso para almacenar y conservar los
registros según lo descrito en este procedimiento. Aplica igualmente a la Administración
del Sistema Integrado de Gestión.
Fecha
Elaboró
Aprobó
Validó
Firma
Mabel Johanna Coronel Acevedo
Firma
María Victoria Bautista Bochagá
Firma
Maria Victoria Bautista Bochagá
12 de abril de 2011
Fecha
14 de abril de 2011
Fecha
15 de abril de 2011
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3.4. Almacenamiento
Especifica el quien, donde y cómo se deben almacenar los registros de tal manera que se
garantice su integridad y protección. Está conformado por los siguientes atributos:
 Lugar: Determina el sitio de almacenamiento de tal manera que se garantice la
conservación del registro y de la información Ej: se pueden almacenar en archivador,
gaveta, en el disco duro entre otros.
 Medio: Determinar el medio de almacenamiento dependiendo de cada caso: Ej: En
papel, en archivo magnético, microficha, cintas, CD, entre otros.
 Clasificación: Acción de organizar los registros de acuerdo a un criterio definido.
Especifica la manera como se deben organizar u ordenar los registros para facilitar
su almacenamiento y posterior recuperación de una manera ágil, depende de cada
caso. Se puede tener en cuenta la manera de archivar por ej. Por carpeta, por orden
cronológico, por orden alfabético, por proveedor, por fecha, por tipo de
servicio/producto, etc.
3.5. Tiempo de Retención
Específica por cuánto tiempo se deben conservar los registros, se debe considerar su
almacenamiento tanto en archivo activo como en el archivo inactivo (sí aplica). Igualmente
se debe tener en cuenta lo estipulado en las tablas de retención de la Universidad de
Pamplona para aquellos registros que aplica, según la ley de archivo general de la nación
Ley 594 / 00 y Acuerdo 042 / 02.3.6. Disposición
Acción a tomar sobre los registros cuando se ha cumplido su tiempo de retención
establecido por cada proceso del Sistema Integrado de Gestión. Ej: Eliminar (se puede
destruir mediante picado o incineración), reciclar, botar, regalar entre otros.
3.6. Formato
Bosquejo diseñado por el grupo de mejoramiento debidamente codificado que cuando es
diligenciado se convierte en registro.
3.5 Registro
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeñadas.
NOTA 1: Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y
para proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones
correctivas.
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Las demás definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran
contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2005. Sistemas de Gestión de la Calidad.
Fundamentos y Vocabulario.
4. Contenido
4.1 Identificación de la Necesidad de un
Responsable: Rol Asignado
Nuevo Formato
Al momento de identificar la necesidad de dejar una evidencia, y si uno de sus medios o
tipos de registro requiere hacerla a través de un formato; estos nuevos formatos que se
requieran para registrar evidencias del Sistema Integrado de Gestión, son diseñados tal
como aparece en el PAC-01 “Elaboración y Control de Documentos del Sistema
Integrado de Gestión”
Responsable: Rol Designado para su
Diligenciamiento
Todos los formatos se encuentran disponibles por proceso en el Centro Interactivo del
Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de Pamplona los cuales pueden ser
descargados para ser diligenciados en medio físico o magnético.
4.2 Uso de Formatos
Con el formato disponible el responsable procede a diligenciarlo (en caso de ser
diligenciado en medio físico debe hacerse con letra legible y sin tachones ni
enmendaduras).
Una vez diligenciado el formato (registro), en caso de ser necesario enviarlo a otro
proceso, se realiza a través del medio de comunicación establecido (Memorando, oficio,
correo electrónico, medio magnético, entre otros.) Dejando evidencia en el archivo del
proceso.
4.3 Control de los Registros
Responsable: Líder del Proceso
Los criterios para el control de los formatos generados por cada Proceso del Sistema
Integrado de Gestión de la Universidad de Pamplona (tanto los impresos como los
almacenados en las bases de datos) se encuentran definidos en los Listados Maestros
de Documentos y de Formatos.
4.4 Almacenamiento y Protección de los
Responsable: Líder del Proceso
Registros
Los responsables del archivo de los registros en cada uno de los Procesos de la
Universidad de Pamplona, deben asegurar el buen estado de los mismos, evitando el
daño o deterioro por condiciones del medio en el sitio de archivo para su conservación,
tal como evitar estar cerca a sitios húmedos, de plagas roedoras, polvo, luz solar,
líquidos que se puedan verter sobre ellos, cualquier otra suciedad y radiaciones (este
último en caso de registros en medio magnético).
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Los registros físicos deben ser almacenados en carpetas y legajos, debidamente
identificados, igualmente deben ser archivados de acuerdo a la clasificación que se les
defina y foliados en forma consecutiva.
Las carpetas, CD´s, cintas o cualquier otro medio de almacenamiento de los registros
físicos o magnéticos se identifican mediante el nombre de la dependencia el asunto y el
año al que pertenecen según lo establecido en el Acuerdo 042 de Octubre 31 de 2002
“Por el cual se establecen los criterios para la organización de los Archivos de
Gestión en las Entidades Publicas y las Privadas que cumplen funciones publicas,
se regula el inventario unico documental y se desarrollan los articulos 21, 22, 23 y
26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”.
Back Ups : Con el fin de salvaguardar la información de los registros que se encuentran
en medio magnético, en caso de pérdida en su almacenamiento original, cada uno de
los Procesos responsables deben organizarlos, en CD’s, memorias extraibles, memory
cards, entre otros, organizados por asunto generándose así una copia de respaldo o
backup, actividad que deben realizar semanal, quincenal, mensualmente o cuando el
proceso lo considere pertinente; para las copias en Cd’s se deben identificar con rótulos
que contenga la siguiente información: nombre del proceso, asunto según contenido de
información, fecha (dia-mes-año), funcionario responsable.
Responsable: Rol Asignado para su
Disposición
Cuando el registro cumpla con el tiempo de retención según lo establecido en los
Listados Maestros de Documentos y de Formatos o su equivalente a lo dispuesto en la
Tabla de Retención Documental, se procede a cumplir lo establecido en el IGT-02
“Organización y Transferencia de Archivos”.
4.5 Disposición Final de los Registros
4.6 Acceso para Consulta de Registros
Responsable: Rol Asignado
4.6.1 Solicitud de Consulta de Registros en Medio Físico.
Para la consulta de un registro en medio fisico cuando haya necesidad se procede a
solicitarlo al funcionario responsable del archivo mediante el diligenciamiento del FGT-08
“Control Préstamo de Documentos del Archivo Central”, quien de acuerdo con los
niveles, cargos o roles definidos en los Listados Maestros procede o no a facilitar el
registro , el solicitante realiza la consulta inmediatamente en el lugar de archivo de la
información requerida y devuelve el registro, salvo casos excepcionales en donde se
requiera un estudio minucionso de la información se puede llevar el registro por un
máximo de dos días hábiles, quedando registrado esta situación en el FGT-08 “Control
Préstamo de Documentos del Archivo Central”.
4.6.2 Solicitud de consulta de Registros en Medio Magnético.
En el caso de solicitar para consulta un registro en medio magnético se tiene en cuenta
lo descrito en la actividad 4.6.1 para el caso de aquellos registros que se encuentren
almacenados en el archivo central.
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En el caso de registros magnéticos archivados en cada proceso, el líder del proceso es
quien debe controlar su acceso para consulta.
5. Documentos de Referencia
− NTC ISO 9000:2005 Sistema Integrado de Gestión. Fundamentos y Vocabulario.
− NTC ISO 9001:2000 Sistema Integrado de Gestión. Requisitos
− NTC ISO 9001:2008 Sistema Integrado de Gestión. Requisitos
− NTC GP 1000:2004. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública
− NTC GP 1000:2009. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública
− MECI Modelo Estándar de Control Interno
− Ley 962 de 2005 “Antitrámites”
− IGT-02 “Organización y Transferencias de Archivos”
− Ley General de Archivo 594 de 2000
− Acuerdo 042 de Octubre 31 de 2002 “Por el cual se establecen los criterios para la
organización de los arcivos de gestion en las entidades publicas y la sprivadas que
cumplen funciones publicas, se regula el inventario unico documental
− PAC-01 “Elaboración y Control de Documentos del Sistema Integrado de Gestión”.
6. Historia de Modificaciones
Versión
00
01
02
03
04
05
Naturaleza
del Cambio
Actualización del
Documento
Actualización del
documento
Actualización del
documento
Se realizaron cambios
en todas las actividades
del presente
procedimiento según
FAC-08 “Acta de
Reunión” Nº 53
Actualización del
documento según lo
descrito en acta N° 010
del 22 de abril de 2010
Actualización de la
documentación según
lo establecido en el
Acta de reunión Nº 009
del 12 abril de 2011
Fecha de
Aprobación
17 de Octubre de
2007
Fecha de
Validación
25 de Octubre de
2007
Enero 25 de 2008
Enero 31 de 2008
Abril 07 de 2008
Abril 10 de 2008
27 de octubre de
2008
11 de Noviembre de
2008
23 de abril de 2010
30 de abril de 2010
12 abril de 2011
15 de abril de 2011
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7. Administración de Formatos
Código
Nombre
Responsable del
Almacenamiento
Ubicación
Acceso
Tiempo de
Retención
Disposición Final
FGT-08
Control
Préstamo de
Documentos
del Archivo
Central
Líder del Proceso
Procesos del
Sistema Integrado de
Gestión
Líder del
Proceso
Según las
TRD
Archivo Central de
la Universidad de
Pamplona
8. Anexos
“No Aplica”