PRELIMINARY ACTIVITIES

CIERRE MES DE ABRIL DEL 2007
Compañer@s ustedes pueden observar de acuerdo al Departamento Responsable lo que les corresponde tener en cuenta
ABRIL 2007
NOTA: LOS USUARIOS DEL SISTEMA NO PODRAN UTILIZAR SCALA EL 4 DE MAYO
DPTO
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
FECHA
DIA
PERSONA
RESPONSABLE
ASISTENTES
ADMINISTRATIVAS
Y PERSONAL
QUITO
ASISTENTES
ADMINISTRATIVAS
Y PERSONAL
QUITO
FINANZAS
Recepción de Solicitudes de Pagos para emisión de Cheques
en Quito para contabilizarlos en Abril (todas las facturas con
fecha de Abril se tramitan únicamente en Abril)
Hasta el 26 de Abril
1 pm ya en Finanzas
Jueves
Todo el personal
Recepción de depósitos en QUITO
Hasta el 27 de Abril
1 pm ya en Finanzas
Viernes
Todo el Personal
Verificación de Registro Contable de Transferencias
Abril 30
Lunes
Diego Arellano
FINANZAS
Solicitud de información para FRLC
Mayo 14
Lunes
FINANZAS
Envio de datos para el FRLC
Mayo 15
Martes
Analistas Financieros,
Fernando López
Fernando López
FINANZAS
1ra Revisión de Base Preliminar
Abril 30
Lunes
FINANZAS
2da Revisión de Base Definitiva
Mayo 3
Jueves
FINANZAS
FINANZAS
Entrega listado de cheques emitidos a la fecha
Envio de Flujo de Fondos para Mayo 2007
Abril 30
Mayo 2
Lunes
Miércoles
FINANZAS
Análisis Anticipos VS seguimiento autoreversos mes anterior
Contabilización Autoreversos
Registro de Ingresos
Abril 30
Lunes
Analistas Financieros /
Fernando López
Analistas Financieros /
Fernando López
Marisol Hidalgo
Analistas Financieros,
Administrador Regional y
Contadores Regionales/
Diego Arellano
Analistas Financieros
2
CIERRE MES ABRIL DEL 2007
Abril 30 y
Mayo 2
Lunes
Miércoles
Trial Balance de CxC, CxP y SL
Registro FRLC y Billing 1900
Contabilización nómina Personal Internac
Asegurar que todos los ingresos de donantes estén contabilizados
Mayo 3
Mayo 2
Mayo 2
Mayo 2
Lunes
Miércoles
Miércoles
lunes
Doris Guerra
Doris Guerra
Doris Guerra
Doris/Fernando
Ajuste nómina, redistribución de centros de costos
Envio Ajuste nómina a RRHH
Importación Nómina
Recepción de Ajustes
Abril 27
Abril 27
Mayo 2
Abril 27
Viernes
Viernes
Miércoles
Viernes
Analistas Financieros
Analistas Financieros
Fernnado López
Marisol Hidalgo/Doris
Guerra
Elaboración e ingreso de todas las transacciones en Diario
General CxP y CxC
Abril 30
Lunes
FINANZAS
Revisar 1051
Mayo 2 y 3
FINANZAS
FINANZAS
FINANZAS
FINANZAS
FINANZAS
Actualización de Tablas
Corrida De Tablas
Facturación y Pagos
Income mensual
Envio del Paquete Financiero
Mayo 3
Mayo 4
Mayo 7
Mayo 8
Mayo 7
Miércoles
Jueves
Jueves
Viernes
Lunes
Martes
Lunes
FINANZAS
Mayo 7
Lunes
FINANZAS
Resumen de movimientos del mes
Entrega listado de: cheques emitidos en el mes(primer-último
cheque), notas de débito, crédito, comprobantes de retención
pendientes de ser entregados
Facturación y Pagos
Fernando López
Doris Guerra
Doris Guerra
Fernando López
Doris Guerra/Fernando
López
Marisol Hidalgo
Viernes
Doris Guerra
FINANZAS
Entrega de Auxiliares de cuentas de Abril
Mayo
7
Mayo 14
Lunes
RECURSOS
HUMANOS
RECURSOS
Envío datos para transferencia por Nómina a Banco
Pichincha, Bco. Pacifico, Bco de Loja
Envío de Nómina al Banco
Abril 14
Lunes
Diego Arellanto/Dora
Mosquera/Doris Guerra
Fernando Manangón
Abril 20
Viernes
Fernando Manangón
FINANZAS
FINANZAS
FINANZAS
FINANZAS
FINANZAS
FINANZAS
FINANZAS
FINANZAS
FINANZAS
FINANZAS
Revisión de Información en Scala contra Libro de Bancos
RESPONSABLE: Diego
Arellano
Diego Arellano, Dora de
Mosquera, Sandra
Pacheco
Doris Guerra
3
CIERRE MES ABRIL DEL 2007
HUMANOS
Envio información para importación
Abril 30
Lunes
RECURSOS
HUMANOS
OFICINA
PROYECTO
Envio base preliminar a finanzas para revisión de asignación
de centros de costo
Recepción en Quito Información Fondos Rotativos para
reembolsos (documentos soporte, solicitud de cheques,
diskett con información no email)
Recepción en Quito Información Fondos Rotativos para
reembolsos (documentos soporte, solicitud de cheques,
diskett con información no email)
Abril 25
Miércoles Fernando Manangón
Abril 27 ya en Quito
Viernes
Abril 27 ya en Quito
Miércoles San Lorenzo
Recepción en Quito Información Fondos Rotativos para
reembolsos (documentos soporte, solicitud de cheques,
diskett con información no email)
Enviar registro de Lobbing
Abril 27 ya en Quito
Miércoles Huaquillas
Abril 30
Lunes
Envío de paquete de información financiera de suboficinas/
Mayo 3
vía EMAIL
Envío de paquete de información financiera de suboficinas/vía Mayo 3
pouch
Lunes
Recepción de Solicitudes de Pagos para emisión de Cheques
en oficina regional Loja,/Macas hasta el medio día
 Cierre oficinas regionales
 Seguimiento de Subconvenios por parte del Administrador
 Información del cierre en Quito
Abril 26
Jueves
Abril 27
Abril 25
Mayo 3
Viernes
Contadores Reg
Miércoles Administradores
Jueves
Regionales
Contadores Reg
OFICINA
PROYECTO
OFICINA
PROYECTO
SUBOFICINAS
Enviar registro de Lobbing
SUBOFICINA
SUBOFICINAS
SUBOFICINAS
SI SE PRESENTA ALGUN CAMBIO SE ENVIARÁ UNA NUEVA PLANIFICACION
Lago Agrio
Todo el equipo
Regional, el
administrador y
Contador asegurar que
esta información se
envia.
Contadores Regionales
Jueves
Todo el Equipo Regional