VERSIÓN 7.0

VERSIÓN 7.0
SOFTWARE PARA MANEJO Y CONTROL
DE LOS GASTOS COMUNES
ADMEDIF 7.0 es un software específico destinado a controlar, manejar y emitir información
de gastos comunes en comunidades de edificios. Desarrollado en ambiente Windows,
cuenta con cuatro menús extremadamente amigables y que contienen, detalladamente,
todas las funciones que la administración moderna exige. Se le han incorporado las
características señaladas en la ley, de forma de hacerlo absolutamente compatible y
actual con la realidad de hoy día.
PRIMER MENÚ:
En este menú “Consultas” se puede acceder a las siguiente pantallas (funciones):
Cuenta Corriente:
Cartola:
Cheques a Fecha (Egr.):
Cheques a Fecha (Ing.):
Indica los saldos pendiente por mes de cada unidad.
Indica todos los movimientos históricos de la unidad.
Detalla cheques emitidos diariamente, pasado, presente y
futuro.
Detalla cheques recibidos diariamente, pasado, presente y
futuro.
Exhibe gráficos comparativos por año y por cuenta contable
Exhibe gráficos comparativos por año y por grupo de
Estadística de Gastos:
Estad. Gastos por Rubro:
cuentas
Resumen de G. Comunes: Emite listado con resumen general de los gastos comunes
de la Comunidad
Gastos del Mes:
Indica todos los gastos del mes por cuentas, también
otorga un detalle pormenorizado de cada cuenta.
Provisiones del Mes:
Indica los montos provisionados en el mes que no son
gastos.
Egresos por Rut:
Emite listado por proveedor (Rut) con histórico de pagos.
Control Fondo Reserva:
Es una cartola para el control y manejo de los dineros
recaudados por fondo de reserva.
Resumen Anual Egresos: Balance anual de egresos por mes, por ítems y por cuentas.
Resumen Anual Ingresos: Balance anual de Ingresos.
Cambio de Comunidad:
Permite cambiar en la pantalla a la comunidad con la que se
está trabajando (función multi-edificio).
Cambio de Sesión:
Permite cambiar al usuario del sistema ya que mantiene
llaves de control de acceso al mismo con claves para
distintos usuarios (empleados de la oficina) y con niveles de
acceso limitados a las funciones autorizadas por el
administrador.
Todas las pantallas descritas pueden ser impresas según lo solicite el usuario y están
diseñadas con identificación clara de su contenido para que puedan ser fácilmente
comprendidas por el destinatario.
SEGUNDO MENÚ:
En este menú “Ingresos”, se puede acceder a las siguientes pantallas (funciones):
Comprobante de Ingreso: Permite el ingreso de la información de todos los valores
ingresados por las unidades a los fondos de la comunidad.
Comprobante de Egreso:Permite clasificar todos los egresos de valores de la
comunidad, por ítems, por rubros y por cuentas
determinando el porcentaje de prorrateo de cada valor
egresado.
Provisiones:
Permite registrar los valores que deben provisionarse y que
no son gastos.
Saldos Iniciales:
Permite incorporar los saldos iniciales de cada unidad
cuando se inicializa el sistema por primera vez o bien
modificar saldos directamente en la Cta. Cte. de alguna
unidad.
Gastos Exclusivos
de la Unidad:
Permite ingresar cobranzas específicas e individuales para
una sola unidad, tales como multas, reparación de daños,
etc.
G. Exclusivos a Fondo
de Reserva:
Permite ingresar cobranzas específicas e individuales para
una sola unidad, tales como multas, reparación de daños,
pero cuyo destino es el Fdo. de Reserva.
A Prorratear:
Permite ingresar información global de la comunidad que se
prorratea por % pero que no influye sobre el gasto del mes.
Información:
Permite informa valores que han sido gastos del mes pero
que no deben ser prorrateados (por ejemplo los combustibles
de la calefacción que sí son un gasto pero que se recupera
por consumo individual de cada unidad.
Servicios:
Permite controlar y tabular los diversos consumos que la
comunidad tenga por concepto de servicios (por ejemplo,
bebidas, centro de servicios, etc.).
Tipos de Consumo:
Permite definir los diferentes tipos de consumo que posee la
comunidad, como por ejemplo, calefacción, agua caliente,
sauna, lavandería, etc.
Consumo General:
Permite tabular y cobrar los valores que resulten de los
consumos de medidores o de fichas o vales por los
diferentes conceptos señalados en Tipo de Consumo.
Torres:
Permite identificar diversas “Torres” o grupos independientes
dentro de una misma comunidad, de forma de procesar
gastos exclusivos por torre o por grupos independientes por
ejemplo.
Ingreso de Unidades:
Permite ingresar la información de cada unidad con toda la
información referente a ella, como número, propietario y sus
antecedentes, arrendatarios y sus antecedentes, superficie,
porcentaje de prorrateo, fecha máxima de pago de gastos
comunes, seguro individual, monto y vigencia, etc.
Cuentas de Gastos
Tipo de Gastos
Grupo de Cuentas
Cuentas de Ingresos:
Estas funciones permiten configurar, ampliamente, el plan de
cuentas de ingresos y egresos de cada comunidad.
Bancos
Tabla que contiene el nombre de los Baqncos de la Plaza.
UF:
Permite calcular, mensualmente, el valor de la Uf.
Presupuesto Fijo Mensual: Permite indicarle al sistema el valor del presupuesto fijo
establecido en esa comunidad para cada mes.
Seguro:
Permite ingresar fechas y valores para que el sistema calcule
adecuadamente el pago del seguro colectivo e individual
mensualmente.
Monto del Fondo
de Reserva:
Permite mantener una cartola con el monto del fondo de
reserva mensual que ha calculado ADMEDIF 7.0.
Reembolsos Varios:
Permite ingresar reembolsos varios de origen no habitual en
las finanzas de la comunidad.
Comunas:
Nombre de las Comunas necesarias para incorporar en el
Maestro de Proveedores.
Tipos de Documentos:
Describe el tipo de documento (Fact. , Boleta, etc.) para
incluir el dato en el Comprobante de Egreso.
Todas las opciones del segundo menú en que sea necesario, permiten la impresión de los
informes.
TERCER MENÚ:
En este menú “Conciliación”, se puede acceder a las siguientes pantallas (listados):
Depósitos
Cheques
Cartola
Digitación de todos los depósitos realizados para
posteriormente conciliarlos.
Destinado a la emisión de Cheques (Función no disponible
en este Menú)
Destinada a conciliar los cheques y depósitos contra la
Cartola del Banco.
Bancos
Destinado a indicarle al sistema el o los Bancos con que
trabaja la Comunidad.
Saldo Banco
Lo que su nombre indica para cada Banco
Libro Banco
Listado final de la conciliación.
Listado de Cheques por Banco
Listado de Cheques por fecha
De Vencimiento
Listados que su nombre señala.
CUARTO MENÚ:
En este menú “Control de Cta. Cte.”, se puede acceder a las siguientes pantallas:
Cuenta corriente
Proveedores
Proveedores
QUINTO MENÚ:
Muestra la situación de deudas/pagos de cada proveedor
permitiendo la actualización después de cada movimiento.
Crea el maestro de Proveedores con toda la información
necesaria.
En este menú “Listados.”, se puede acceder a las siguientes pantallas (listados):
Minuta de Gastos
Comunes:
Listado de Morosos:
Resumen de Morosos
por Mes:
Cartola de Cobranza:
Saldo del Edificio:
Unidades para corte
de luz:
Unidades:
Libro de Cheques
Cob/Emitidos:
Libro de Ingresos:
Libro de Egresos:
Listado de Ingresos
por Ítem:
Listado de Egresos
por Ítem:
Permite listar las Minutas de Cobranza de Gastos Comunes
individuales para cada unidad con el valor correspondiente
para cada una y su morosidad acumulada. Pueden listarse
todas de una vez o una en particular. Pueden listarse
históricamente todas las Minutas de períodos anteriores sin
errores e idénticas a las originales.
Permite listar los morosos a la fecha del mes en que se
solicite.
Entrega un listado anual con los morosos vigentes al último
mes solicitado y su historia de la morosidad.
Entrega un listado correlativo de cada unidad con el detalle
de su deuda del mes en gastos comunes, servicios y
morosidad, conteniendo un espacio para que quien recaude
escriba el monto pagado, la fecha de pago y el número del
cheque con que se pagó. Es un listado de control de
cobranza.
Entrega un detalle del saldo del edificio al último día del mes
anterior, más los ingresos del mes detallados según plan de
cuentas, menos los egresos del mes detallados según plan
de cuentas y saldo al último día del mes en curso.
Emite
listado con la unidades que mantienen deudas
morosas iguales o mayores a tres meses.
Permite listar las unidades y sus características ordenadas
por número, o por propietarios, o por arrendatarios y además
un listado diseñado para controlar asistencia a Asambleas.
Permite listar, en un solo listado, los ingresos y los egresos,
según rangos de fecha que se le solicite. Es en realidad el
Libro Diario. Entrega un saldo acumulado y una suma del
mes tanto de ingresos como de egresos.
Permite listar el total de ingresos por mes y año, dejando la
opción de incluir o no los comprobantes faltantes.
Permite listar el total de egresos por mes y año, dejando la
opción de incluir o no los comprobantes faltantes.
Permite listar los ingresos por cada ítem del plan de cuentas.
Permite hacerlo por rangos de fechas según necesidades del
usuario.
Permite listar los egresos por cada ítem del plan de cuentas.
Permite hacerlo por rangos de fechas según necesidades del
usuario.
SEXTO MENÚ:
En este menú “Procesos”, se puede acceder a las siguientes pantallas (Funciones):
Cálculo de Reajuste:
Permite reajustar el monto de las deudas acumuladas por los
copropietarios mediante al actualización de dichos valores
según fluctuación de la UF.
Cálculo del Interés:
Permite calcular el interés mensual del deudor moroso,
aplicando el porcentaje que se haya establecido en la
estructura de la comunidad.
Cálculo del Gasto Común: Esta función cierra el mes y permite fijar en la cuenta
corriente de cada unidad los valores a cobrar del mes de
proceso y dejar todos los saldos del edificio actualizados.
Carta a Unidades:
Permite enviar cartas o circulares a todas las unidades,
personalizando su encabezamiento, pudiendo incluir nombre,
dirección, teléfono, número de la unidad, arrendatario, etc.
etc. es decir cualquier información que esté contenida en la
base de datos del edificio y que el usuario desee incluir en la
circular.
Datos de la Comunidad: Permite ingresar toda la información relevante de la
comunidad, nombre, dirección, rut, teléfono, etc. además
permite el ingreso de todos los parámetros que la comunidad
necesitará para operar adecuadamente con ADMEDIF 7.0,
tales como superficie, forma de cobro del fondo de reserva,
método de manejo de los gastos comunes (reembolso de
gastos, cuota fija, etc) y otros de vital importancia.
Acerca de Copropiedad: Información sobre ADMEDIF 7.0.
Ley de Copropiedad:
Contiene la Ley 19.537, su Reglamento y la Resolución 489
de la SEC, con un motor de búsqueda que hace fácil
encontrar la materia requerida.
Usuarios:
Permite incorporar a varios usuarios con claves personales
para cada uno de ellos y con posibilidades de limitar el
acceso a una o más funciones a cada uno de ellos
dependiendo del nivel de acceso que se le desee permitir.
Transacciones:
Es un listado auditor que graba TODAS las acciones que se
han realizado en el sistema indicando la comunidad, el
usuario, la fecha, hora, función, acción e identificación del
documento que ha sido intervenido. De esta forma es posible
determinar cualquier intervención en la información,
señalando quién, cuando, a qué hora y qué fue lo que hizo,
permitiendo circunscribir el error o la intervención con
exactitud. Este listado, además de ser imprimible, cuenta con
filtros para acotar la información que se busca.
Configuración del Cheque Pantalla que permite configurara, totalmente, la emisión del
cheque para que sea impreso conjuntamente con el
comprobante de Egreso. También existe una opción que
permite imprimirlo en otra impresora.
SÉPTIMO MENÚ:
Este menú permite llevar una detallada bitácora de cada contrato de mantención, con
indicación pormenorizada de los trabajos realizados y los valores cancelados.
IMPORTANTE:
Todas las funciones descritas esquematizadamente en este resumen, no muestran toda la
potencialidad que ADMEDIF 7.0 posee, sobretodo cuando es posible combinar una o más
funciones para obtener otros requerimientos que, en el caso de algunas comunidades,
son especiales. Lo que sí debe quedar claro es que, cuando comience a utilizar ADMEDIF
7.0, podrá comprender cuanto trabajo de más estaba asumiendo hasta hoy.
Con nuestro software, todo su trabajo se limitará a ingresar los comprobantes de ingreso y
egreso y alguna otra información adicional como por ejemplo, las lecturas de los
medidores del agua caliente o de la calefacción, el resto del trabajo, absolutamente todo
el resto corre por cuenta de ADMEDIF 7.0. Aproveche esta oportunidad de modernización
y sorprenda a sus administrados.
LISTADOS:
La totalidad de los listados emitidos por Admedif 7.0 en adelante, pueden ser exportados
a voluntad tanto a PDF como a Excell, con lo que pueden crearse nuevos listados a partir
de estas opciones.