procedimiento_tesoreria_bosquejo_al_12_jul_2012

MATIZ S.A.
PROCEDIMIENTO GENERAL DE
TESORERIA
CODIGO
Revisión: 00
12-07-2012
Pág. 1 de 6
OBJETIVO:
Solventar los diferentes compromisos financieros de Matiz S.A.; mediante la obtención
oportuna de la remesa de cheques en blanco de las instituciones Bancarias correspondiente,
así como proveer a la gerencia general de la información financiera de la empresa y realizar las
gestiones de depósito en Bancos.
Campo de Aplicación:
DESDE



ABARCA
 A las Instituciones
Bancarias.
Solicitud de cheques
en blanco a la
Institución bancaria
 A los Vendedores del
Grupo Matiz S.A.
Recepción de las
recaudaciones
 A las Entidades de
Cambios, Cooperativas
Recepción de la lista
de propuestas para
pagos.
 Pagos de proveedores
HASTA
La recepción y resguardo
de las chequeras.
Archivo del legajo de las
recaudaciones.
Elaboración de ordenes de
pago o formularios de
pago al exterior.

Necesidad de realizar
la Conciliación
Bancaria
Entrega de Planilla de
Conciliación Bancaria

Necesidad de realizar
reportes de Tesorería
Entrega de los Reportes a
Gerencia General
DESARROLLO.
PASO
RESPONSABLE
DESCRIPCION
REGISTRO
1
Solicitud de cheques en Blanco a las Instituciones Bancarias
1.1
Tesorero
Elabora solicitud de cheque en original y
copia y envía a gerencia general para la
firma
Solicitud de
Cheque
1.2
Gerencia General
Recibe la solicitud de cheques en original y
copia, lo revisa, firma y devuelve
No Aplica
1.3
Tesorero
Recibe la solicitud de cheque y copia
firmado, revisa y entrega el original a la
institución bancaria al cual corresponda,
Acuse de
Recibido
TODA COPIA IMPRESA DEL PRESENTE DOCUMENTO ES COPIA NO CONTROLADA, SALVO QUE LLEVE UN SELLO AZUL DE COPIA CONTROLADA
Elaborado por
Aprobado por
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recaba acuse de recibido en la copia y lo
archiva
Nota de débito
por emisión de
chequeras
1.4
Auxiliar
Administrativo
Realiza las gestiones bancarias
correspondientes
Planilla de
entrega de
valores
1.5
Institución
Bancaria
Recibe la solicitud de cheques en original,
firma y sella de acuse en la copia y la
devuelve. Informa a tesorería de la fecha en
el cual se retirará las chequeras
Vía Telefónica
1.6
Tesorero
Recibe el acuse, se entera de la fecha de
entrega para pasar a recoger los cheques.
Acuse de
recepción de
Solicitud
1.7
Tesorero
Recibe los cheques en blanco, verifica que
este bien impresos y determinan su uso y si
están correctos.
chequeras
2
REGISTRO Y CONTROL DE INGRESOS POR VENTAS
2.1
Cobradores y/ o
Vendedores
2.2
Tesorero
Entrega el Efectivo o cheque por el
concepto correspondiente del ingreso del
mismo
Planilla de Caja
Recibe y controla el efectivo y el cheque
que ingreso por la ventas
Planilla de Caja
Recibos.
Recibos
2.3
Cobradores
Una vez verificada el cobrador firma la
planilla de Caja
No Aplica
2.4
Tesorero
A partir de la recepción del efectivo, el
tesorero al día siguiente deberá de
depositar íntegramente las cobranzas
realizadas el día anterior, y le da al auxiliar
administrativo para proceder a la
transacción bancaria.
Boletas de
deposito
El mismo procedimiento se seguirá en las
sucursales, para ello los encargado de las
sucursales deberán de enviar vía mail las
boletas de depósito escaneadas de las
ventas del dia anterior y la rendicion del
mismo al departamento administrativo por
Via Mail.
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la tarde acompañada de la boleta de
deposito y la planilla de caja.
2.5
Auxiliar
Administrativo
Recibe el efectivo y cheque, lleva al banco
para su depósito.
Boleta de
Depósito
2.6
Institución
Bancaria
Recibe el efectivo y cheque , resguarda y
procede a la firma de las boletas de
depósito
Boleta de
Depósito
2.7
Auxiliar
Administrativo
Recibe, verifica y remite al tesorero las
boletas de depósitos firmados.
Boleta de
Deposito
2.8
Tesorero
Recibe las boletas firmadas y procede a
registrarlas en el sistema y luego envía a
contabilidad para su resguardo en un lapso
de 48 a 72 horas.
Boletas de
deposito
Planilla de Caja
Planilla de
Recepción de
documentos
2.9
Contabilidad
Recibe la planilla y las boletas de depósito
para su control y resguardo
Planilla de Caja
Boletas de
Deposito
3
REGISTRO Y CONTROL DE LA PROGRAMACION PARA PAGOS DE CHEQUES
Y TRANSFERENCIAS ELECTRONICAS
3.1.
Enc. de Compras
y Pagos
Confecciona la lista de propuestas para
pagos a proveedores locales. Se procede
de esta manera cuando los gastos excedan
a Gs.301.000 y esto se realiza en casa
central solamente.
Vía Mail
En el caso de que las compras sean menor
a Gs. 300.000 se procede a pagar de caja
chica, tanto en casa central como en
sucursales .
3.2
Tesorero
Recibe la lista de propuestas para pagos a
proveedores locales.
Vía Mail
El tesorero informa a la disponibilidad de
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fondos para los puntos anteriores.
3.3
Gerencia General
Recibe el resumen de la disponibilidad de
fondo, para emitir un listado general de las
transacciones a realizar.
Via Mail
3.4
Tesorero
Recibe las indicaciones finales de gerencia
general e informa al Encargado de
Compras y Pagos para que proceda a la
elaboración de órdenes de pagos o
formularios de pago al exterior que
corresponda.
Via mail.
3.5
Encargado de
Compras y pagos
Recibe las indicaciones del tesorero y
procede a la elaboración de los órdenes de
pago o formularios de pago al exterior.
Orden de Pago
Formularios de
pago al exterior.
Swift bancarios
4
CONCILIACIONES BANCARIAS
4.1
Tesorero
Semanalmente imprime del Sistema la
Planilla de Extracto Bancario Consolidado
en Gs, U$S y Reales, y se solicita al banco
–vía web o por email- el extracto de cuenta
bancario Gs, U$S y Reales.
Planilla de
Extracto Bancario
Consolidado
4.2
Entidad Bancaria
Suministra el extracto de cuenta bancario
Extracto de
cuenta bancario
4.3
Tesorero
Compara con el extracto bancario
Consolidado con el Extracto de Cuenta del
Banco.
Impreso de
Planilla de
Conciliación
Bancaria
Entrega a Contabilidad la Conciliación con
acuse de recepción.
4.4
Contabilidad
Recibe el legajo y lo archiva.
5
REPORTES DE TESORERIA
5.1
Tesorero
Planilla de
entrega de
documentos
Legajo
Confeccionar de forma mensual el Flujo de
Caja del Ejercicio y la proyección del mismo
para el siguiente periodo.
Flujo de caja del
ejercicio y
proyección del
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Nota: para la proyección se deberá solicitar
el estado de las cargas de mercaderías en
tránsito, así como posibles compras a
realizar (Enc. Compras de Mercaderías),
así como el estado de las cuentas de los
proveedores (Enc. Compras y Pagos)
periodo siguiente
Remite a Gerencia General los informes
mencionados
Via email
5.2
Tesorero
6
CUSTODIA DE VALORES
6.1
Tesorero
Recepciona, a través de las Planillas de
cajas, cheques adelantadas, efectivo en
moneda extranjera u otros valores
Planillas de cajas
6.2
Tesorero
Tiene la custodia de los valores recibidos,
así como la caja para vueltos.
No aplica
6.3
Tesorero
En la medida que venzan los valores,
deberá depositarlos
Boleta de
depósito
6.4
Tesorero
Emite mensualmente el Informe de Valores
en Custodia (cheques en cartera) y lo
entrega a Contabilidad, bajo acuse de
recibo.
Informe impreso
de valores en
custodia.
6.5
Contabilidad
Recibe y archiva el Informe
Informe de
valores en
custodia
PLANILLAS DE GESTION DE REGISTROS
ARCHIVO
NOMBRE
DISPOSICION
RESPONSABLE
METODO
TIEMPO
Nota de débito por
emisión de chequeras
Contabilidad
Carpeta por
Banco / día
5 años
Se destruye o
Archivo Muerto.
Planilla de entrega de
valores
Tesorero
Carpeta de
entrega de
valores /
día
5 años
Se destruye o
Archivo Muerto.
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 Planillas de Caja
 Boletas de
depósitos
 Extractos
Bancarios
 Talones de
Cheques
 Facturas de venta
 Recibos de
cobranzas
 Planilla de
Recepción de
documentos
 Extracto de
cuenta bancaria
 Impreso de
Planilla de
Conciliación
Bancaria
 Flujo de caja del
ejercicio y
proyección del
periodo siguiente
 Informe impreso
de valores en
custodia
 Planilla de
entrega de
documentos
PROCEDIMIENTO GENERAL DE
TESORERIA
Contabilidad
Por
sucursal;
por Mes y
por día
5 Años
CODIGO
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Se destruye o
Archivo Muerto
Encargado/a de
compras y pagos
Por día
5 años
Se destruye o
Archivo Muerto.
Contabilidad
Por mes,
por fecha y
por banco
5 años
Se destruye o
Archivo Muerto.
Por mes
06 meses
Se destruye
Contabilidad
Por mes
5 años
Se destruye o
Archivo Muerto.
Encargado de
Compras y pagos
Correlativo
por día
5 años
Tesorero /
Gte. General
Se destruye o
Archivo Muerto.
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