Los datos son el elemento vital de un sistema de información de

Los datos son el elemento vital de un sistema de información de
inmunización (SII). Provienen de fuentes diversas, como el registro civil,
los prestadores de atención sanitaria, Medicaid y otros sistemas
electrónicos de facturación, y dan respaldo y sustento a todas las
actividades relativas a la vacunación de los pacientes y la población
general. Por ello, los programas de los SII pretenden que solo se
incorporen datos de alta calidad en el sistema. ¿Qué se logra con esto?
Más confianza por parte los prestadores, mayor uso de los datos del SII,
mejores prácticas clínicas de vacunación, mejor salud individual y
pública y decisiones de política pública bien informadas.
Para mayor información,
sírvase contactar a:
Warren Williams
Centros para el Control y
la Prevención de
Enfermedades
(404) 639-8867
[email protected]
Elaine Lowery
Consultora principal de salud
pública y consultora
independiente
para la Salud Pública
(303) 881-2440
[email protected]
A fin de ayudar a los profesionales de la inmunización a mejorar la
calidad de los datos de los SII, un grupo nacional de expertos en materia
de inmunizaciones se reunió para formular unas directrices para las
mejores prácticas aplicables al validar los datos antes de ingresarlos en el
SII. El grupo empleó un proceso basado en consensos para formular esas
directrices, las cuales se presentan en detalle en Como garantizar la
calidad de los datos en los sistemas de información sobre
inmunizaciones: datos entrantes. Cuando los programas de vacunación
apliquen estas directrices para las mejores prácticas, uniformes y de
aceptación general, no solo mejorará considerablemente la calidad de los
datos de los SII, sino que los SII estarán mejor preparados para compartir
sus datos con diversos sistemas y estados, algo que cada vez se espera
más de estos sistemas.
Rebecca Coyle
Directora ejecutiva
Asociación
Estadounidense de
Registros de
Inmunización (AIRA)
1025 Thomas Jefferson
St. NW
Suite 500
Washington, D.C.
20007
(202) 527-7000 Ext. 2
[email protected]
La presente miniguía resume las directrices originales para las
mejores prácticas y describe acciones que cualquier SII puede
emprender para mejorar la calidad de los datos.
La producción de esta publicación recibió apoyo
según el Número de Acuerdo Cooperativo
1U38IP000160-01 de los Centros para el Control y
la Prevención de Enfermedades (CDC). Su
contenido es responsabilidad exclusiva de AIRA y
no necesariamente representa los puntos de vista
oficiales de los CDC.
www.immregistries.org
La presente miniguía fue publicada por la
Asociación Estadounidense de Registros de
Inmunización (AIRA), una organización fundada
en julio de 1999 para promover el apoyo a los
sistemas de información sobre inmunizaciones.
Muestras de las reglas de operación para la calidad de cada elemento de los datos
En esta sección se presenta una muestra de algunas otras reglas de operación o de
negocios contenidas en las directrices originales. Tales reglas de operación abordan la
validación de los elementos de los datos relacionados con la inmunización y la
información demográfica en cuanto a su codificación, límites y formato, así como el
conjunto de datos obligatorios que deben contener los registros notificados.
Código de CPT: Debe elegirse del cuadro convencional de códigos de facturación.
Nombre del paciente – Nombre de pila: No debe contener caracteres inválidos para un
nombre, tales como [ ] {}0123456789~!@#$%^&*\, ni tampoco nombres
semánticamente inválidos, por ejemplo, “hija”.
Fecha de nacimiento del paciente: Las fechas deben representar fechas válidas del
calendario.
Episodio de vacunación – Dosis: Debe incluir tanto el valor como la unidad de
medida; ambos tienen que capturarse o conocerse (por ejemplo, se presupone que están
en ml). El valor debe ser un número positivo.
Implicaciones prácticas
Cada SII y cada remitente de datos de inmunización pueden afrontar retos para adoptar
las mejores prácticas contenidas en esta miniguía y descritas en las directrices
originales. Por ejemplo, tanto el SII como el remitente pueden tener recursos limitados,
prioridades que compiten entre sí, falta de capacitación o de conocimientos técnicos
especializados, o bien estructuras o procesos de datos que no respaldan plenamente las
recomendaciones. Sin embargo, estas directrices para las mejores prácticas son una
excelente base para mejorar la calidad de los datos, y cada SII puede agregar, modificar
o eliminar recomendaciones conforme lo requieran sus reglamentos, necesidades y
realidades particulares. Además, al volver comprensible el tema de la garantía de
calidad de los datos del SII, la presente guía y las directrices originales para las mejores
prácticas cierran la brecha entre el personal técnico y el del programa, a la vez que
ayudan a estos grupos a orientar sus acciones para adoptar las directrices. Son también
un recurso para la capacitación y un útil documento de referencia para el personal del
SII y otros con interés genuino en mejorar el desempeño y la utilidad del SII. El fin
último de las mejores prácticas es incrementar la calidad en general de los datos
contenidos en los sistemas de información sobre inmunizaciones.
Mayor información sobre cómo acrecentar la calidad de los datos del SII
La utilidad de un SII y su capacidad para mejorar la salud de los pacientes y de la
población se relacionan directamente con la calidad de los datos del sistema. La
presente mini guía ofrece directrices prácticas que la mayoría de los profesionales del
SII pueden aplicar para validar y mejorar la calidad de los datos que se introducen en
el SII. Si se desea información técnica más detallada sobre estas mejores prácticas,
pueden descargarse las directrices originales para las mejores prácticas, Cómo
garantizar la calidad de los datos en los sistemas de información sobre
inmunizaciones: datos entrantes, del sitio web de AIRA:
http:/www.immregistries.org/pdf/AIRA_MIROW_Chap3_DQA_02112008.pdf.
D.R. © 2009 AIRA; reimpreso en el 2012.
Traducción de OPS. Autorizada por AIRA.
1
Actividades
fundamentales para
lograr datos de calidad
PRECERTIFICACIÓN DEL
REMITENTE: Evaluar el
formato y la integridad de los
datos que envían nuevos
remitentes antes de
permitirles que introduzcan
datos periódicamente en el
SII.
VALIDACIÓN PREVIA A LA
CARGA:
Inspeccionar los datos
entrantes enviados por los
remitentes certificados para
cerciorarse de que sean de
alta calidad antes de
cargarlos en el sistema.
Permitir que entren solamente datos de buena calidad
Una vez que se introducen datos inexactos o incompletos en el SII, es difícil y laborioso corregirlos.
Por tal razón, cada SII debe comprobar que el archivo de datos de un remitente potencial esté en un
formato aceptado por el SII y que los datos que contiene estén completos y sean exactos, un proceso
llamado precertificación del remitente. También deben examinarse con cuidado los datos antes de
introducirlos en el SII, un proceso distinto llamado validación previa a la carga. Estos dos procesos
son pasos fundamentales que cualquier SII puede seguir para mejorar considerablemente la calidad de
sus datos.
Precertificación del remitente
El proceso de precertificar a un remitente debe ser bastante sistemático. El SII les informa a los
remitentes potenciales qué formatos de archivos de datos acepta el sistema y les proporciona los
códigos de datos que deben usar. A continuación, el remitente envía al SII un archivo de muestra con
datos reales de un paciente, que el SII revisa para verificar que esté completo y exacto. Cuando sea
posible, un miembro del personal del SII valida manualmente los datos, comparando los registros del
paciente con el expediente médico del propio paciente en busca de errores en la captura de datos u
otros problemas de calidad de los datos. Una vez que el archivo de muestra del remitente satisface los
criterios del SII, el remitente puede introducir datos al SII en forma periódica.
A fin de mantener la calidad de los datos permanentemente, el SII debe planificar la recertificación
periódica de todos los remitentes. También deben recertificar a los remitentes cuando haya cambios
que puedan causar problemas con los formatos o los datos; por ejemplo, cuando se introduzcan
nuevas vacunas, cuando cambie la población de pacientes del remitente, cuando el remitente mejore o
reemplace su sistema electrónico de facturación o registro o cuando cambie la estructura de los datos
del SII.
PASO 4: El SII examina periódicamente un subconjunto de los datos del sistema
Por último, el SII debe realizar periódicamente las comprobaciones de datos descritas en el Paso 2 en un
subconjunto de su propia base de datos para identificar pautas que indiquen problemas sistemáticos y
generalizados de codificación o problemas en la práctica de la vacunación en sí.
Cómo validar los datos de vacunación entrantes
La validación previa a la carga es una serie de medidas de validación recomendadas que el SII debe
adoptar para garantizar la calidad de los datos. Esta sección de la miniguía destaca las mejores prácticas
descritas en las directrices originales para validar los datos sobre inmunizaciones y, en menor medida, la
información demográfica, tanto en el registro de una sola persona como entre registros y entre las bases de
datos del SII. Estas mejores prácticas se presentan como principios y reglas de operación.
Principios para la calidad de los datos
Un "principio" refleja una práctica operativa recomendada. Por ejemplo, el principio sobre el registro civil
señala que “El registro civil es la fuente definitiva de los datos relativos a fecha de nacimiento y fecha de
defunción”. Los principios a menudo brindan las pautas de alto nivel para formular reglas de operación,
más específicas.
P01
P02
Pasos para precertificar a los remitentes
Precertificación del remitente:
PASO 1: Obtener un archivo de
muestra con datos reales del
remitente.
PASO 2: Realizar
comprobaciones convencionales
a nivel de campo y a nivel de
registro y verificar que el
remitente use los códigos
apropiados, que las
vacunaciones concuerden con
los grupos de edad respectivos y
que la distribución de las
vacunas sea apropiada para el
tipo de prestador.
PASO 3: Comparar
manualmente los registros con
los expedientes médicos para
verificar la introducción precisa
de los datos
PASO 4: Aplicar periódicamente
el Paso 2 a un subconjunto de
los datos del SII.
Siga los pasos que se mencionan a continuación para cerciorarse que el SII solo acepte archivos de
datos con el formato adecuado, exactos y completos:
PASO 1: El remitente genera un archivo de muestra
El remitente selecciona un formato de archivo como los usa el SII, por ejemplo, un archivo sin
formato o archivo de formato HL7. A continuación, el SII envía al remitente las especificaciones
correspondientes al formato elegido, incluidos los códigos necesarios. Conforme a dichas
especificaciones, el remitente genera y envía de forma segura al SII un archivo de muestra lleno con
datos reales.
PASO 2: El SII examina el archivo de muestra
El SII revisa que el archivo contenga los datos necesarios y realiza las comprobaciones
convencionales a nivel de campo y a nivel de registro en los datos enviados periódicamente. El SII
también realiza comprobaciones a nivel de los archivos para verificar:
• El uso de los códigos apropiados, al tabular los valores de los datos
• Que las vacunaciones concuerden con los grupos de edad respectivos
• Que la distribución de las vacunas sea apropiada para el tipo de prestador
Los dos últimos elementos son fundamentales porque el establecimiento de cada prestador tiene un
“perfil del prestador”, a saber, la variedad y las proporciones de tipos de vacunas que se prevé que
administre según las edades y la población a la que atiende. El SII compara el perfil contra los archivos
de datos entrantes; cuando no concuerdan, es probable que haya problemas, que pueden ser códigos
incorrectos, códigos faltantes de las vacunas o errores sistemáticos en la captura de datos. Esta
comparación también detecta pautas extrañas pero verídicas debidas a desabastecimiento temporal de
vacunas, cambios en la población que atiende el prestador o sucesos inusuales en la práctica clínica.
PASO 3: Un miembro del personal del SII compara el archivo de muestra con el expediente médico
Una vez el que el archivo de muestra aprueba las comprobaciones descritas en el Paso 2, un empleado
del SII debe verificar la exactitud de los datos de la muestra, comparando manualmente una muestra
aleatoria de pacientes del archivo electrónico entrante con el expediente médico de cada paciente. Para
realizar este paso, el funcionario del SII deberá solicitar y recibir de parte del prestador los expedientes
médicos correspondientes a los registros de muestra.
P03
Principio de uniformidad: Las condiciones (criterios) para validar los elementos de los datos deben
ser iguales, independientemente de cómo se hayan enviado dichos elementos de los datos a un SII.
Principio de variabilidad de los resultados: Cuando no se satisfacen las condiciones (criterios) de
una comprobación para validación, las acciones resultantes (por ej., aceptar, rechazar, investigar)
puede variar según la fuente de los elemento de los datos y la forma en que se enviaron dichos
datos.
Principio de rechazo de los datos: Cuando el SII rechaza la información, deben adoptarse las
siguientes medidas: si es un lote, se registra el error y se notifica al remitente; si es “no
identificado”, se muestra un mensaje de error y se da la oportunidad de corregirlo.
P04
Principio de uniformidad interna: Las características de los antecedentes de vacunación no deben
contradecirse entre sí. Esto incluye tanto los datos entrantes como los datos ya presentes en el SII.
P05
Principio de exactitud: Los datos registrados en el SII deben coincidir exactamente con lo que
sucede en un encuentro clínico, sea o no clínicamente apropiado.
P06
Principio de vacunación apropiada: Las vacunaciones que notifica un prestador deben ser
apropiadas para la población atendida en el establecimiento.
P07
Principio de datos del registro civil: El registro civil es la fuente definitiva de los datos relativos a
fecha de nacimiento y fecha de defunción.
P08
Principio de prioridad de la validación: La importancia de validar un elemento de los datos guarda
relación con la relevancia de dicho elemento en la toma de decisiones clínicas, las evaluaciones de
salud pública y la investigación.
P09
Principio de conservación de la integridad de los datos: Cualquier modificación de los datos en el
SII no debe violar la integridad de los datos existentes.
P10
Principio de las recomendaciones del ACIP: Las desviaciones respecto a las recomendaciones del
ACIP y al uso aprobado de las vacunas en EE.UU. pueden indicar problemas en la calidad de los
P11
Principio de oportunidad: Los datos deben ser oportunos. Los datos deben enviarse y registrarse en
el SII, y estar al alcance de los usuarios, oportunamente.
P12
Principio de datos completos: La información presentada al SII debe contener el conjunto mínimo u
obligatorio de elementos de los datos para que el SII lo acepte.
P13
Principio de supremacía del expediente médico: Los expedientes médicos son una fuente más
fiable de datos de vacunaciónón que los registros de facturación.
Reglas de operación para la calidad de los datos
Una nota acerca de las
recomendaciones del
ACIP
Las directrices del Comité
Asesor sobre Prácticas de
Inmunización (ACIP) mejoran
la integridad de los datos
recopilados a través del SII, y
todos los datos entrantes
deben revisarse de
conformidad con ellas. Las
reglas de operación
presentadas en esta miniguía,
mencionadas también en las
directrices originales para las
mejores prácticas, tienen
como finalidad que las
validaciones se ajusten a las
recomendaciones del ACIP.
Se presentan específicamente
aquellas reglas de operación
que tienen más
probabilidades de identificar
problemas en la calidad de los
datos que envían los
remitentes. Sin embargo, los
datos del SII deben reflejar lo
que efectivamente sucedió en
el encuentro médico, aun
cuando los datos infrinjan las
recomendaciones del ACIP.
Una regla de operación o de negocios describe una condición esperada. Por ejemplo la regla de operación RO101 señala que “La fecha del
episodio de vacunación no debe ser anterior a la fecha de nacimiento del paciente”. Aunque la presente miniguía solo muestra las
condiciones que se contemplan en las reglas de operación, pueden consultarse las acciones recomendadas en las directrices originales para
las mejores prácticas que son la base para esta miniguía.
RO101 La fecha del episodio de vacunación no debe ser anterior a la fecha de nacimiento del paciente.
RO102 La fecha del episodio de vacunación no debe ser posterior a la fecha de defunción del paciente.
RO103 La fecha del episodio de vacunación debe ser menor o igual (previa o la misma) a la fecha de envío del informe.
RO104
El conjunto mínimo u obligatorio de elementos de los datos del registro civil incluye: Fecha de nacimiento del paciente, Nombre del
Paciente – Nombre(s), Nombre del Paciente – Apellido(s), Número del certificado o acta de nacimiento, Establecimiento de nacimiento
(nombre, dirección, condado o municipio; puede indicar parto domiciliario), Género, Nombre de la madre – Nombre(s), apellido(s) de
soltera, apellido de casada.
El conjunto mínimo u obligatorio de elementos de los datos para los expedientes médicos del prestador debe incluir:
RO105 Nombre/identificación de la organización prestadora, Nombre del Paciente – Nombre(s), Nombre del Paciente – Apellido(s), Fecha de
nacimiento del paciente, Fecha del episodio de vacunación, Tipo de vacuna.
El conjunto mínimo u obligatorio de elementos de los datos para los registros electrónicos de facturación o de Medicaid debe incluir:
RO106 Nombre/identificación de la organización prestadora, Nombre del Paciente – Nombre(s), Nombre del Paciente – Apellido(s), Fecha de
nacimiento del paciente, Fecha del episodio de vacunación, Tipo de vacuna.
RO107 Cada vacuna administrada debe registrarse como un solo episodio de vacunación.
RO108 Las vacunaciones deben aparecer en el registro en el curso de los dos días hábiles siguientes a la fecha de envío de la notificación.
RO109 Todo episodio de vacunación notificado por un prestador se considerará "Histórico" hasta que se demuestre lo contrario.*
En caso de niños vacunados dentro del programa VFC (Vacunas para los Niños), debe notificarse el fabricante y el número de lote junto
con el episodio de vacunación.
RO111 Deben identificarse los eventos adversos notificados de las vacunas administradas para registrarlas y darles seguimiento.
El porcentaje de Envíos de la información sobre la vacunación derivados del registro civil con las dosis de vacuna anti-hepatitis B al
RO112
nacimiento debe estar dentro de un umbral previsto (que determinará cada SII).
Si el proveedor es un establecimiento "específico," (por ejemplo, un consultorio pediátrico), las vacunaciones administradas en la
actualidad deben concordar con una pauta de otros establecimientos similares.
RO113
Nota: Esto podría aplicarse a diversos establecimientos sanitarios. Un establecimiento abarca una combinación única de diversos
grupos de la población.
RO110
La fecha del episodio de vacunación no debe coincidir con la fecha de nacimiento del paciente, a menos que esté en la lista de vacunas
RO114 que se recomienda administrar al nacimiento, por ejemplo, HepB.
En cuanto a las vacunas administradas, la fecha de envío del informe debe ser en los 30 días siguientes a la fecha del episodio de
vacunación.
RO116 El nombre comercial, el fabricante, el código CVX, el código CPT y el tipo de vacuna no deben contradecirse entre sí.
RO115
RO117 No debe administrarse el mismo antígeno al mismo paciente más de una vez en el curso de un día.
RO118 La fecha del episodio de vacunación no debe ser posterior a la fecha de caducidad del número de lote.
RO119 La vía y el sitio de administración deben corresponder al tipo de vacuna.
RO120 La fecha del episodio de vacunación debe estar dentro de los límites de la fecha de licencia de producto de la vacuna.
Las vacunaciones administradas deben contener los tipos de vacuna específicos, por ej., “Hib PRP-OMP”; son menos aconsejables los
RO121 tipos de vacuna inespecíficos, por ejemplo, “Hib n/e” (no especificada).
* Los prestadores pueden
notificar las vacunas que
administraron en su
establecimiento sanitario.
Los prestadores también
pueden notificar las
vacunas que administró
otro prestador (Histórico),
enviando un registro que
documente el estado de
vacunación de un paciente
mediante una relación de
la(s) vacuna(s) junto con la
fecha y lugar de
administración de la(s)
vacuna(s).
RO122
La elegibilidad de un paciente para el programa VFC (Vacunas para los Niños) debe concordar con la fuente de financiamiento de la
vacuna administrada.
RO123 El volumen de notificación a partir de datos del registro civil debe estar dentro de un umbral previsto (que determinará cada SII).
El porcentaje de episodios de vacunación en los cuales el nombre de la persona responsable del paciente es el mismo que el nombre
del paciente debe estar dentro de un umbral previsto (que determinará cada SII).
RO125 El porcentaje de notificaciones de episodios de vacunación rechazadas en un envío debe estar dentro de un umbral previsto.
RO124
RO126 La vacuna que se administra no debe tener una contraindicación médica para el paciente.
Las dosis de vacuna anti-hepatitis B administradas al nacimiento tomadas de los datos del registro civil deben notificarse dentro de un
plazo acordado.
Un paciente no debe recibir más de 50 inmunizaciones antes de los 5 años de edad, 35 inmunizaciones antes de los 2 años de edad y
RO128 70 inmunizaciones independientemente de su edad.
RO127
RO129
Un paciente no debe recibir más de 7 dosis de DTaP antes de llegar a los 7 años. (Deben formularse reglas adicionales para otros tipos
de vacunaciones.)
No deben registrarse las dosis como administradas antes de la edad mínima del paciente o después de la edad máxima del paciente
RO130 para cada vacuna en particular.
RO131 No deben registrarse las dosis como administradas antes de que transcurra el intervalo mínimo.
RO132 Un paciente no debe recibir más de 10 vacunaciones en cada visita.
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