manual de inducción y reinducción

MANUAL DE INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN
Bogotá D.C. Marzo de 2015
MANUAL DE INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN
Proceso asociado: Talento Humano
Código: M -TH -01
Versión 02
TABLA DE CONTENIDO
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OBJETIVO -------------------------------------------------------------------------------------------- 3
ALCANCE -------------------------------------------------------------------------------------------- 3
TERMINOS Y DEFINICIONES ------------------------------------------------------------------ 3
ETAPAS DEL PROCESO DE INDUCCIÓN ------------------------------------------------- 3
PROCESO DE REINDUCCIÓN----------------------------------------------------------------- 6
MARCO LEGAL ------------------------------------------------------------------------------------- 6
DOCUMENTOS ASOCIADOS ------------------------------------------------------------------ 6
RESPONSABLE DEL DOCUMENTO --------------------------------------------------------- 7
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MANUAL DE INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN
Proceso asociado: Talento Humano
Código: M -TH -01
Versión 02
1. OBJETIVO
Establecer disposiciones y directrices que orienten las actividades de inducción a
todos los funcionarios que ingresan a la Entidad y de reinducción para los funcionarios
antiguos, en virtud de los cambios producidos en materia organizacional.
2. ALCANCE
Las directrices y orientaciones definidas en este documento aplican para las
actividades de planeación, ejecución y evaluación de Inducción y Reinducción en el
Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.
3. TERMINOS Y DEFINICIONES
Compromisos Laborales: Son los productos, servicios o resultados susceptibles de
ser medidos, cuantificados y verificados, que el evaluado deberá alcanzar durante el
período de evaluación respectivo.
Inducción: Es un proceso dirigido a iniciar al nuevo funcionario en su integración a la
cultura organizacional, proporcionándole los medios necesarios para su adaptación a
su nuevo rol laboral.
Puesto de Trabajo: Espacio que ocupa en una empresa, institución o entidad
desarrollando algún tipo de actividad o empleo con la cual se recibe por ella un salario
o sueldo específico.
Reinducción: Es un proceso dirigido a actualizar a los funcionarios en relación con la
normatividad, estructura, procedimientos, así como a reorientar su integración a la
cultura organizacional; se debe realizar cada dos año, o cuando la entidad enfrente
cambios significativos en sus procesos.
4. ETAPAS DEL PROCESO DE INDUCCIÓN
Se inicia con la notificación del acto administrativo de nombramiento al aspirante,
quien debe informar si acepta o no el cargo por el cual ha sido nombrado. En caso de
aceptar, el Área de Talento Humano informará al Jefe Inmediato sobre el ingreso del
funcionario y le da las indicaciones necesarias para la inducción en el puesto de
trabajo, que se detalla más adelante.
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Proceso asociado: Talento Humano
Código: M -TH -01
Versión 02
El proceso de Inducción se desarrolla a través de las siguientes etapas, con el fin de
lograr que el funcionario se familiarice con la cultura organizacional de la Entidad y
conozca las funciones de su dependencia.
4.1 Inducción a la Entidad.
Consiste en mostrarle al nuevo funcionario los principales aspectos de la Entidad,
los cuales le servirán para el normal desarrollo de las funciones asignadas. Para
esta actividad, el Área de Talento Humano coordina con los responsables de las
dependencias (Oficina de Planeación, Oficina de Control Interno, Área
Administrativa, Área de Contratos, Área Financiera, Oficina de Control Interno
Disciplinario, Grupo de Atención al Usuario y Área de Información y Sistemas) la
información acerca de los contenidos que se van a presentar.
Así mismo se coordina con la Dirección para la Relación con los Medios, la
realización, actualización o edición de los videos institucionales que
complementan la inducción.
La Inducción a la Entidad se realizará de manera trimestral, siempre y cuando
hayan ingresado funcionarios nuevos durante el periodo.
4.2 Inducción en el Puesto de Trabajo.
Consiste en facilitarle al nuevo funcionario su adaptación en el puesto de trabajo,
incluyendo aspectos relacionados con su ubicación física, manejo de elementos
y equipos, información específica, procedimientos, entre otros aspectos propios
del cargo.
El jefe inmediato debe realizar las siguientes actividades:
Informar a su equipo de trabajo con anticipación la llegada del nuevo servidor y
motivarlo para que lo acojan y lo reciban adecuadamente.
Prever el sitio físico donde va a quedar ubicado, así como los equipos y
herramientas necesarias para el cumplimiento de sus funciones.
Presentar al grupo de trabajo que va a interactuar con el nuevo funcionario,
entregar la información sobre los procesos y procedimientos en los que se
espera va a participar, acompañado de la documentación pertinente (Plan
Operativo Anual, informes de gestión reciente, ejecución del presupuesto,
informes de ejecución de proyectos, otros).
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Así mismo, es necesario precisar al nuevo funcionario su ámbito de acción y la
responsabilidad de su papel en la dependencia en la cual se desempeñara, con
el fin de evitar una posible extralimitación de funciones.
En este momento, se hará entrega de aquellos equipos y materiales necesarios
para el desarrollo de sus funciones, de manera que se incluya en el inventario a
su cargo.
Para facilitar y evidenciar esta inducción, se debe diligenciar el formato F-TH-50
“Inducción en el Puesto de Trabajo”, que servirá como herramienta orientadora
en esta importante actividad.
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4.3 Concertación de compromisos laborales
Los funcionarios de Carrera Administrativa, en Periodo de Prueba o de Libre
Nombramiento y Remoción, deben concertar con el jefe inmediato los
compromisos laborales en el marco de las indicaciones correspondientes a la
evaluación del desempeño laboral. Ver guía G-TH-03 Guía para la Evaluación
del Desempeño Laboral.
4.4 Acompañamiento y seguimiento
El Jefe inmediato podrá designar a alguno de los integrantes del grupo de
trabajo, como “tutor” o “acompañante” en el proceso de adaptación e integración,
de manera que oriente al nuevo funcionario en la forma cómo se adelantan los
procesos y lo contextualice permanentemente en las labores cotidianas.
5. PROCESO DE REINDUCCIÓN
Está dirigido a todos los funcionarios antiguos de la Entidad y consiste en reorientar su
integración a la nueva cultura organizacional, producto de los cambios producidos en
materia de normatividad, procesos, valores y demás cambios importantes que puedan
afectar el normal desarrollo de sus funciones.
La reinducción es un proceso que se realizará cada dos años, o cada que ocurran los
cambios mencionados anteriormente.
El Área de Talento Humano coordina con las dependencias responsables de los
cambios organizacionales los temas que se van a presentar, y realiza la convocatoria
a todos los funcionarios por lo menos con ocho (8) días de anticipación.
6. MARCO LEGAL
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Normograma o
en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento.
7. DOCUMENTOS ASOCIADOS
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Documentos y
formatos o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento.
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8. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
Jefe Área de Talento Humano
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