UNIVERSIDAD DE COSTA RICA OFICINA DE SUMINISTROS UNIDAD DE LICITACIONES

UNIVERSIDAD DE COSTA RICA
OFICINA DE SUMINISTROS
UNIDAD DE LICITACIONES
LICITACION RESTRINGIDA No.84-2003
”CONTRATACION DE SERVICIOS PARA EL DISEÑO, ELABORACION E
IMPLEMENTACION DE UN MANUAL DE LINEA GRAFICA INSTITUCIONAL"
En cumplimiento de lo dispuesto en los artículos Nº 7, 8 y 9 de la Ley de la Contratación
Administrativa y en los artículos Nº 9, 10 y 11 del Reglamento General de la Contratación
Administrativa.
RESULTANDO
1. Que la Unidad de Licitaciones de la Oficina de Suministros recibió solicitud No.651-014 de
la Oficina de Divulgación e Información, mediante oficio OS-USU-548-2003, el día 19 de
noviembre de 2003.
CONSIDERANDO
1. Que se estima esta contratación en la suma de ¢7.000.000,00
2. Que se dispone de contenido presupuestario aprobado por un monto de ¢7.000.000,00
3. Que la motivación de la Unidad solicitante, resulta congruente con el Programa de
Adquisiciones de la Institución, publicado por la Universidad de Costa Rica en la Gaceta No. 20
del día miércoles 29 de enero del año 2003.
4. Que se cuenta con los recursos humanos y la infraestructura administrativa suficiente para
verificar el fiel cumplimiento del objeto de la contratación.
POR TANTO
Esta Oficina dispone iniciar los trámites utilizando el procedimiento de Licitación Restringida,
dado que se cumple con todos los requisitos de ley, exigidos para esa modalidad.
Luis Fernando Salazar Alvarado
Jefe, Oficina de Suministros
cmgv.-
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OFICINA DE SUMINISTROS
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LICITACION RESTRINGIDA No.84-2003
”CONTRATACION DE SERVICIOS PARA EL DISEÑO, ELABORACION E
IMPLEMENTACION DE UN MANUAL DE LINEA GRAFICA INSTITUCIONAL"
La Oficina de Suministros de la Universidad de Costa Rica, recibirá ofertas por escrito hasta las
10:30 horas del día 03 de diciembre de 2003, para la contratación citada.
Los interesados deberán cancelar y retirar el cartel en la Oficina de Administración Financiera,
ubicada en la Ciudad Universitaria Rodrigo Facio, Edifico Administrativo ”A”, primer piso.
Costo del cartel ¢500,00 (Quinientos colones exactos).
Sabanilla de Montes de Oca, 21 de noviembre de 2003. Luis Fernando Salazar Alvarado, Jefe
Oficina de Suministros.
Universidad de Costa Rica, Oficina de Suministros, Unidad de Licitaciones Telefax 207-45-39
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LICITACION RESTRINGIDA No.84-2003
”CONTRATACION DE SERVICIOS PARA EL DISEÑO, ELABORACION E
IMPLEMENTACION DE UN MANUAL DE LINEA GRAFICA INSTITUCIONAL"
La Oficina de Suministros de la Universidad de Costa Rica, recibirá ofertas por escrito hasta las
10:30 horas del día 03 de diciembre de 2003, para la licitación indicada:
RENGLON UNICO
MANUAL DE IMAGEN GRÁFICA DE LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA
La Universidad de Costa Rica ha iniciado un proceso de ordenamiento de su imagen gráfica
institucional, a través del rescate de sus símbolos tradicionales, emblemas más representativos y
la creación de un Manual de Imagen Gráfica, que permita la estandarización de los diversos
elementos que participan de la identificación institucional a través de la comunicación. Por tal
razón, ha definido una amplia línea gráfica como meta para el objetivo propuesto, cuya
implementación se daría a partir del año 2004.
I.- Elementos mínimos a desarrollar:
1. Tipografías del Sistema de imagen gráfica institucional: Sistema tipográfico con
utilización de dos familias, al menos (primaria y secundaria), que serán las únicas
tipografías utilizadas para cualquier tipo de material de comunicación interna y externa.
Deberá incluir recomendaciones tipográficas para textos tabulados, gráficos, tablas,
portadas, rótulos, planos, etc.
2. Los colores. Uso de paletas: La paleta de color deberá tener por colores básicos los que
corresponden a la bandera oficial de la UCR (celeste y blanco), y el amarillo del girasol
de su escudo, así como los colores secundarios que sean necesarios para el uso
institucional. Se deben especificar los colores y combinaciones de colores permitidas y no
permitidas, y el sistema adecuado para el uso del color en cuatricomía y empleo de
colores sobre sustratos brillantes y mates, etc.
3. Retícula: Debe ser flexible, versátil, estructurada y de fácil uso para el trabajo gráfico e
informativo, que permita un diseño amplio, claro y organizado y que sirva de base para la
tipografía, los colores e imágenes que deban ser aplicado a un diagramación dinámica. La
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retícula deberá ajustarse, además, para ser utilizada en cualquier forma y tamaño, y en
programas informáticos en ordenadores PC y Mac.
4. Símbolos oficiales: El manual deberá observar la normativa institucional vigente sobre
las características y uso de los símbolos oficiales de la UCR:
a. -El escudo
b. -La bandera
En el presente caso se indicarán las especificaciones sobre su uso (color, fondos impresos,
espacios circundantes, sobreimpresión, tamaño mínimo, archivos electrónicos, etc.). En el
caso del escudo, se fijarán las condiciones gráficas de su uso en una tinta y varias tintas,
sello blanco, fondo de agua y cualquier otra forma de utilización. Asimismo, se fijarán las
relaciones dimensionales escudo-logotipo en diversas versiones.
5. Sello oficial de la UCR. El medio sello: Para el primer elemento deberá tomarse en
cuenta lo indicado por la Ley de Creación de la UCR, de 1940, y de la Universidad de
Santo Tomás, de 1843, que obliga a la utilización del sello de la antigua Universidad de
Santo Tomás, así como lo ya indicado para el escudo oficial de la UCR (ver
documentación en Archivo Nacional). Al respecto, deben establecerse las pautas gráficas
para el uso del sello oficial en colores (una y varias tintas) y el sello oficial sólido, y los
elementos que le acompañarán para su uso en sellos de las unidades académicas y
administrativas. El medio sello es una variable abreviada del sello oficial, que servirá
como identificador de algunos trámites institucionales y para otros elementos gráficos,
para lo cual el elemento central será el girasol.
6. Firmas de la UCR y firmas complementarias. Marcas y marcas abreviadas: Sellos,
identificadores y emblemas institucionales, complementarios y de uso comercial
(marcas adjuntas: estandarización de firmas y emblemas de unidades académicas y
administrativas). Logotipo e isotipo: Deberá contener lo propio a la institución y a las
siglas y nombres utilizados por las distintas unidades de la UCR, a la comercialización y
uso extensivo en la Institución. Se atenderán los aspectos ya normados (el nombre
principal y nombres secundarios), la tradición y los que se desprendan del proceso
creativo.
7. Firma deportiva y aplicaciones: Considera la aplicación de identificadores
institucionales en uniformes de diversos grupo deportivos de la UCR, así como del equipo
Universidad que participa en el Torneo Nacional de Fútbol mayor (Segunda División). La
firma deportiva deberá considerar la comercialización de uniformes, gorras, banderas y
otros elementos complementarios.
8. El motivo (se deberá tomar el girasol de tipo aceitero gigante que contiene el escudo
oficial de la UCR como motivo de base): Este elemento servirá como símbolo aglutinador
e identificador de diversas formas gráficas y materiales, siempre que conserve una forma
determinada (la especie o tipo de girasol).
9. Sistema de papelería (formal y secundarias):
a. -Papel oficial y sus variables para unidades.
b. -Sobres (en las diversas dimensiones y usos)
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c. -Formularios, libretas e impresos en general (bajo inventario una vez que se inicie
el proceso)
d. -Carpetas de expediente o archivo (file)
e. -Carpetas institucionales genérica y por eje sustantivo.
f. -Cajas de archivo
g. -Hoja de fax
h. -Marca de agua para papel e impresos
i. -Diplomas y certificados
j. -Tarjetas personales
k. -Rotulación de protocolo
l. Invitaciones
10. Carnés de identificación: Observará los sectores estudiantil, administrativo y académico.
El formato contendrá espacio para banda electrónica, firma, fotografía, información
básica (nombre de unidad académica o carrera, número de cédula o carné, fecha de
emisión y fecha de vencimiento, etc.). Deberá ajustarse a los patrones de fabricación para
carnés en plástico y banda digital y carné provisional de cartulina.
11. Diseño de avisos, publicidad y documentos de divulgación e información
institucional:
a. Avisos en prensa: Incluye los distintos formatos en las dimensiones usuales, con la
retícula correspondiente y el sistema de diagramado.
b. Avisos de divulgación interna
c. Cartelera semanal
d. Afiches
e. Folletos
f. Desplegables
g. Banners
h. Mantas
i. Toldos
j. Estandarte
k. Otros elementos de divulgación gráfica
l. Documentos de divulgación e información institucional: Se observará lo que
contiene el vigente Manual de Procedimiento y Estilo, si bien se harán los ajustes
que se considere necesarios para la estandarización del sistema de comunicación y
la obtención d ela línea de imagen gráfica.
i. Boletines de prensa
ii. Notas de prensa
iii. Convocatorias a conferencias de prensa y otras actividades
iv. Comunicados oficiales y de prensa
12. Portadas, contraportadas e identificadores interiores de publicaciones: Incluye lo
relacionado el diseño de esos elementos, los identificadores gráficos, estandarización de
formas, etc.
a. Libros: portadas y contraportadas (internas y externas) y otros elementos
identificadores.
b. Folletos
c. Revistas: portadas y contraportadas (internas y externas) y otros elementos
identificadores.
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d. CD-ROM y otros soportes digitales: imagen genérica para portadas de CD-ROM y
otros soportes digitales, así como para vídeo, casete, etc.
e. Publicaciones periódicas: identificadores gráficos genéricos para este tipo de
publicaciones.
13. Rotulación de vehículos: Incluye las recomendaciones sobre los colores recomendados
para la flota de vehículos de la UCR (a futuro) y las correspondientes a la situación actual,
considerando que hay una diversidad de vehículos de varios colores (rojo, blanco, azul,
etc.). Se atenderá también lo propio a la numeración de los vehículos.
a. Automóviles
b. Camiones
c. Motocicletas
d. Pick up
14. Señalética de edificios interior y exterior: Se refiere a la identificación de edificios
externa e internamente, así como a la identificación de la distribución de cada edificio o
sus sectores (explicación por texto y por plano). Incluye rotulación sobre soportes aéreos
y colgantes, en paredes, techos y puertas, así como un recuadro para lectura en braile. Se
aplicará a todas las sedes y recintos.
15. Señalética vial completa: Se aplicará a todas las sedes y recintos, en la extensión que sea
necesaria para el ordenamiento del tránsito vehicular y peatonal, así como para indicar
ubicación de edificios, unidades académicas y administrativas, zonas deportivas, etc.
16. Uniformes y sus correspondientes identificadores: Se tomará en cuenta la línea de
uniformes actual, que identifica los diversos sectores (misceláneos, conserjes, mensajeros,
etc.), y el uso de los identificadores institucionales.
17. Diseños digitales y multimediales: Estandarización para su uso institucional. Para cada
uno de los casos se tomará en cuenta el diseño e identificador general institucional, y los
elementos identificadores secundarios.
a. Página de arranque de computadoras
b. Diseño de fondo y variables para presentaciones en Power Point
c. Diseño para televisión (página de señal y marcas de Canal 15)
d. Diseño para boletines electrónicos
18. Marcas de uso comercial: Deberá contemplar su uso en superficies planas y curvas y
sobre diversos soportes (papel, cerámica, tela, plástico, etc.), con la finalidad de facilitar
su aplicación lo más posible.
a. Camisetas
b. Jarros y vasos
c. Papelería
d. Maletines
e. Paraguas
f. Bolígrafos
g. Corbatas
h. Otros productos de mercadeo
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II.- Sobre la oferta: Condiciones para la firma interesada en participar:
1. El Manual de Imagen Gráfica Institucional deberá contener clara y concretamente:
a. La explicación escrita y gráfica sobre el uso de los elementos anotados, así como
especificaciones sobre lo que no debe hacerse con la línea gráfica.
b. Recomendaciones de carácter normativo para el correcto uso de la línea de imagen
gráfica, y especificaciones técnicas para: i) El uso adecuado de la línea de imagen
gráfica (tecnología, programas y recursos informáticos, etc. ii) La inscripción
registral de cada uno de los elementos de la imagen gráfica que deban ser
protegidos (ver especificaciones sobre características, dimensiones, etc.).
c. La aplicación de los contenidos en ordenadores tipo PC y Mac y los programas
correspondientes. Para lo anterior, el Manual será claro en las especificaciones
sobre su uso informático.
2. La agencia contratada deberá comprometerse a participar en el futuro en el desarrollo de
otras líneas de la imagen gráfica institucional, así como a asesorar a la Universidad en los
procesos de ejecución y aplicación material de esta línea, en coordinación con la oficina
responsable, siempre que así la Universidad lo considere oportuno y sin que esta
condición signifique obligación contractual de la Institución.
3. Los costos incluirán la totalidad de los diseños que sean elaborados en el proceso de
confección del Manual de Imagen Gráfica Institucional, hasta su aprobación a total
satisfacción de la parte contratante.
4. El Manual y Sistema de Imagen Gráfica de la Universidad de Costa Rica deberá contar
con una identidad y características claramente definidas y originales, que no contengan
elementos propios de otras líneas gráficas de instituciones de educación superior pública y
privada o que se presten a la confusión con otras instituciones, empresas y organismos
públicos y privados.
5. La tradición, el acervo y legado histórico y los símbolos de la Universidad de Costa Rica
serán elementos de primer rango en el trabajo a desarrollar, y constituirán elementos
fundamentales para la orientación temática y gráfica en la elaboración del Manual.
6. Forman parte de las condiciones los acuerdos del Consejo Universitario tomados en
materia de línea de imagen gráfica institucional, en sesiones N° 4744 de 18 de septiembre
del 2002 y N° 4777 de 24 de junio del 2003.
7. Al final del trabajo y una vez que el cliente dé su aprobación a plena satisfacción de la
totalidad de la obra contratada, la agencia deberá entregar sin costo adicional:
a. La versión original en triplicado del Manual de Imagen Gráfica en formato
impreso y en alta calidad de presentación, que permita su reproducción sin errores
técnicos (colores, tipos, diagramado, etc.), según las necesidades y
especificaciones editoriales de la Universidad.
b. La agencia entregará la misma versión original en CD-ROM en el número de
copias que la Universidad le solicite.
c. Copia empastada de la investigación realizada por la agencia sobre la Universidad
para la elaboración del Manual, así como otros estudios y documentos que se
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hayan elaborado y colectado, lo que será resguardado en el archivo institucional
responsable de la línea de imagen gráfica.
d. Lo especificado en la primera condición señalada más arriba.
8. Las ofertas deberán contener la siguiente información:
a. Costos totales y modalidad de trabajo.
b. Equipo de trabajo de la agencia y coordinador
c. Recursos de la agencia para desarrollar el proyecto
d. Personería Jurídica
e. Experiencia de la agencia en la elaboración de manuales de imagen gráfica
institucional en sectores público y privado, especificando las características de
cada manual y su uso público y privado. Este asunto deberá hacerse extensivo a la
experiencia en la materia de las personas que la agencia propone para intervenir en
el proyecto.
f. Clientes anteriores y actuales de la agencia.
9. Programa de ejecución y elaboración del Proyecto de Manual de Imagen Gráfica de la
UCR, que incluya al menos lo siguiente:
a. Contenidos a desarrollar (la estructura del Manual de Imagen Gráfica y otros
elementos).
b. Programa a ejecutar.
c. Tiempo de duración del proyecto a desarrollar
d. Metodología
e. Cronograma de actividades
f. Equipo de trabajo y su coordinador.
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IMPLEMENTACION DE UN MANUAL DE LINEA GRAFICA INSTITUCIONAL"
CONDICIONES ESPECIALES
1.
Vigencia de las ofertas:
Las ofertas deberán tener una vigencia no menor de 60 días naturales.
2.
Monto y plazo de la garantía de participación:
Se requiere un 2% del valor total de la oferta con una vigencia hasta el 19 de febrero de
2003.
3.
Monto y plazo de la garantía de cumplimiento:
Se requiere un 5% sobre el valor total adjudicado, con una vigencia de 60 días
adicionales, a partir de la fecha probable de aceptación de los bienes a satisfacción de la
Universidad de Costa Rica.
4.
Plazo para adjudicar.
La Universidad de Costa Rica emitirá el acto de adjudicación a más tardar el 19 de
diciembre de 2003.
5.
Plazo de Entrega:
El adjudicatario deberá entregar el manual en un plazo máximo de tres meses a partir de
recibida la Orden de Servicios.
6.
Forma de Pago:
Se pagara mensualmente conforme al avance del trabajo, de acuerdo a una tabla de pagos
preparada de común acuerdo entre el adjudicatario y la Oficina de Divulgación e
Información.
7.
Por cada día natural de atraso en el plazo de la entrega ofrecido se les multará con un
0,1% del valor adjudicado.
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EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS:
Base de calificación:
La calificación se realiza con base en 100, la cual implica que la máxima cantidad de puntos que
pueda obtener una oferta es 100. La oferta elegible que obtenga el mayor puntaje será la
adjudicada.
Se ponderan las ofertas que cumplen con todo lo solicitado en la cotización, las que presentan
incumplimiento se excluyen en este proceso.
FACTOR
PRECIO
TOTAL
PORCENTAJE
100%
100%
1. Precio: 100%
Se asigna el puntaje máximo al oferente que ofrezca el precio menor. Los otros puntajes se
asignan a los demás oferentes en forma proporcional aplicando la siguiente formula:
PP= Min P/P x 100
Donde:
PP
MinP
P
Puntaje de precio
Precio de la oferta más baja
Precio de la oferta en estudio
La fórmula se aplicará de la siguiente manera:
Primero se resuelve la división MinP, el resultado se multiplica por 80 y se obtienen los puntos
de la oferta.
CRITERIO DE DESEMPATE:
En caso de empate la Administración adjudicará al oferente que ofrezca menor Plazo de Entrega.
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CONDICIONES GENERALES
1. Presentación de la oferta:
La recepción de ofertas tendrá lugar hasta la hora y fecha que indique la invitación correspondiente,
en la Oficina de Suministros de la Universidad de Costa Rica, ubicada en Sabanilla de Montes de
Oca, de las Instalaciones Deportivas, 250 metros este y 400 metros norte.
La oferta deberá presentarse por escrito, en sobre cerrado rotulado con el número y el nombre del
objeto de la Licitación. Toda oferta deberá presentarse en papel corriente, en original y tres copias
idénticas, con la firma del oferente o de su representante legal en el original y en las copias o
fotocopias, sin tachaduras ni borrones.
Cualquier corrección debe ser hecha mediante nota; igualmente se acompañarán fotocopias de los
documentos complementarios de la oferta. Las ofertas recibidas con posterioridad a la fecha y hora
señalada serán extemporáneas. En caso de que se trate de una oferta parcial, el oferente deberá
indicar claramente, el renglón y la descripción completa del material que cotiza.
2. Debe adherir a la oferta un timbre de la Ciudad de las Niñas de ¢ 20,oo y un timbre de ¢
200,oo del Colegio de Profesionales en Ciencias Económicas.
1. Documentos que deben entregarse
3.1 Certificación sobre la personería jurídica de la sociedad mercantil.
3.2 Cuando el oferente fuere una sociedad mercantil costarricense, deberá acompañar con
su propuesta una certificación pública con la naturaleza y propiedad de sus cuotas y
acciones. Si las cuotas o acciones fueran nominativas y estas pertenecieran a otra
sociedad deberá igualmente aportarse certificación pública respecto a esta última en
cuanto a la naturaleza de sus acciones. Las certificaciones serán emitidas: a) En cuanto a
la naturaleza de las cuotas y acciones, por el Registro Público o por un Notario Público
con vista en los libros de Registro, y b) En cuanto a la propiedad de las cuotas y acciones,
con vista de los libros de la sociedad por un Notario Público o Contador Público
autorizado. No obstante, si se tratare de una sociedad inscrita dentro del año anterior al
requerimiento de la certificación, o modificada a acciones nominativas dentro del período
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indicado, la certificación sobre ambos extremos, podría ser extendida por el Registro
Público o por un Notario Público.
3.2.1. En tanto se declare en la oferta que la propiedad de las cuotas o acciones se
mantiene invariable, la certificación original o una copia certificada de la misma,
serán admitidas a los indicados efectos hasta un año después de su emisión. Si la
certificación o copia certificada hubiere sido presentada en una diligencia anterior y
el oferente lo manifieste así en su oferta, deberá indicar claramente el número de
Licitación en que fue presentada o una copia del recibido por parte de la Oficina de
Suministros, así como la declaración de que permanece invariable.
3.3 El oferente debe presentar una declaración jurada indicando que se encuentra al día con
las obligaciones obrero-patronales de la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS). Y
el adjudicatario debe de presentar la certificación emitida por la Caja Costarricense del
Seguro Social.
3.4 Cualesquiera otros documentos que se considere oportuno acompañar, según la
naturaleza del objeto licitado y el tipo de licitación que se haya promovido.
Cuando los documentos originales vigentes, se encuentren en el Registro de
Proveedores, deberá manifestarse expresamente, indicar el número de proveedor y se
aportará copia simple de los documentos que se indican.
4. Contenido de la oferta: Debe contener por lo menos
4.1 Nombre y dirección de la casa oferente y según sea el caso, del exportador, del
apoderado, del representante o distribuidor en Costa Rica, con indicación del nombre, cédula,
dirección y posición del firmante dentro de la empresa.
4.2 Número de cédula jurídica.
4.3 El oferente debe indicar en su oferta un número de fax, para recibir notificaciones, caso
contrario, se tendrá por notificado en el transcurso de 24 horas.
4.4 Descripción completa del bien indicando marca, modelo, garantía.
4.5 El precio total cotizado deberá presentarse en números y en letras coincidentes. En caso
de divergencia entre ambas formas prevalecerá la consignada en letras. (Art.52.5 del RGCA).
4.6 Declaración jurada que no le alcanzan, al oferente, las prohibiciones para contratar con
la Universidad, a que se refiere el numeral 22 de la Ley de Contratación Administrativa y en
los artículos 24.4 y 53.2 del Reglamento General de la Contratación Administrativa.
4.7 Declaración jurada que el oferente se encuentra al día en el pago de todo tipo de
impuestos nacionales de conformidad con lo dispuesto en el artículo No.53.1 del Reglamento
General de la Contratación Administrativa.
5. Regulaciones que deben observarse:
Los participantes deberán cumplir con lo que establece la Ley de Contratación
Administrativa, el Reglamento General de Contratación Administrativa y otras leyes
pertinentes.
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6. Precios
6.1 Oferentes extranjeros:
6.1.1 Deberán indicar el precio FOB Miami y desglosar fletes y otros gastos hasta integrar el
precio C&F San José. Asimismo, el oferente o su representante deberán indicar las instrucciones
necesarias (factor, porcentaje u otro) para que, en caso de adjudicación parcial y para efectos de
comparación entre las ofertas, los precios puedan convertirse en C&F San José, Costa Rica, por
cada línea cotizada.
6.1.2 La institución no se hará cargo del pago de bodegaje atribuible al adjudicatario por
incumplimiento en la entrega de documentos.
6.1.3 Los bienes ofertados por oferentes extranjeros deben cotizarse sin seguro pues
todos los pedidos de la Universidad de Costa Rica están cubiertos por la póliza
abierta #12239 del Instituto Nacional de Seguros.
6.2 Oferentes Nacionales:
6.2.1 Si los bienes están nacionalizados los precios se entenderán puesto en Almacenes de
la Universidad de Costa Rica.
6.2.2 Si los bienes se encuentran en Almacén Fiscal o en Aduana Costarricense, el
oferente deberá cotizar precio CIF (Costo seguro y flete), y deberá indicar claramente el
lugar de entrega.
7. Deben cotizarse separadamente, además, los costos de instalación de los equipos, si los
hubiera, y el costo del contrato de mantenimiento, cuando expresamente se solicite.
8. Impuestos:
Los oferentes nacionales deberán señalar por aparte los impuestos que los afectan. La
Universidad está exenta de impuestos según Ley #7293, artículo #6, publicada en La Gaceta
#63 del 31 de marzo de 1992; por lo que se tramitará la exoneración correspondiente.
9.
Los oferentes extranjeros deben indicar claramente lo siguiente:
9.1 El oferente debe dar el nombre del Banco, número de cuenta, beneficiario, y
demás información necesaria para realizar el pago mediante transferencia bancaria,
a la casa proveedora.
9.2 La descripción de la mercancía debe venir en idioma español o con la
respectiva traducción.
9.3 El nombre de la persona a contactar encargada de brindar información sobre
el estado del despacho de la mercadería, con quien podamos comunicarnos
directamente para cualquier consulta, así como sus números de teléfono y fax.
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10. Forma de Pago:
10.1 Oferentes Extranjeros
10.1.1 Pago contra entrega de Mercadería, mediante Giro Bancario Internacional a
nombre de la Casa Proveedora.
10.1.2 Carta de Crédito (contra aceptación).
Nota: En caso de Carta de Crédito, las comisiones dentro y fuera de Costa Rica las asume el
Adjudicatario o su representante.
10.2 Oferentes Nacionales:
Se pagará en colones costarricenses dentro de los treinta (30) días naturales
siguientes a la presentación de las facturas en la Oficina de Administración Financiera.
10.3 Cuando la oferta se presente en dólares, la factura se cancelará en colones
costarricenses, al Tipo de Cambio promedio o valor comercial efectivo a la fecha en que
se emita el cheque.
10.4 La Orden de Pago (autorización de pago) la emitirá la Unidad de Desalmacenajes y
Almacenamiento, dentro de los 5 días posteriores a la entrega de los bienes, previa
verificación de que los bienes entregados cumplen con lo adjudicado.
11. Obtención de divisas.
Si el pago debe hacerse en dólares, para pedidos colocados a oferentes extranjeros, éste queda
condicionado al plazo que demande el Banco Central para la respectiva autorización de
divisas.
12.
Plazo de Entrega:
12.1 El plazo de entrega que indique el oferente en su propuesta se contará a partir del
momento en que reciba la Orden de Compra, sea en forma personal o vía fax.
12.2 Si la entrega estuviere sujeta al trámite de exoneración y/o desalmacenaje, el
oferente deberá indicar en su propuesta el plazo en que presentará los documentos
necesarios para realizar la exoneración y el plazo que tardará en desalmacenar y
entregar la mercadería.
12.3 El oferente indicará el plazo de entrega de los bienes. La entrega inmediata se
considerará 5 días hábiles después de recibida la Orden de Compra.
Los Oferentes Extranjeros: Debe indicar en forma desglosada el plazo de
despacho, plazo de entrega en aduana
12.4 Cuando el oferente no indique la naturaleza de los días, se entenderán días naturales.
13. Aspectos Generales de la Evaluación:
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13.1 En los casos en que se evalúa el plazo de entrega y el oferente indica en su oferta que el
plazo de entrega se cuenta a partir de la fecha en que reciban la nota de exoneración
aprobada, se incluirán en la ponderación los siguientes plazos:
- El plazo en que entregará el oferente los documentos para exonerar.
- 10 días hábiles (confección y trámite ante el Ministerio de Hacienda)
- Plazo en que entregarán los bienes después de recibida la exoneración.
13.2 Tipo Cambio
Para efecto de comparación de precios en igualdad de condiciones de ofertas presentadas
en colones y en dólares, se considerará para cotizados en dólares el tipo de cambio
proyectado considerando el plazo para emitir adjudicación, plazo de entrega, plazo de
pago.
14. Obligaciones del adjudicatario:
14.1 Documentación de importación.
En caso de que la Universidad deba desalmacenar el adjudicatario se compromete a
suministrar a la Unidad, dentro de los 2 días posteriores al arribo a puerto de la mercadería,
tres juegos de facturas, listas de empaque y conocimiento de embarque, con todos los
requisitos legales que exigen las aduanas del país, para cumplir con los trámites de
exoneración y permisos varios que posteriormente permitan un expedito desalmacenaje de
los equipos. Si el adjudicatario incumpla esta disposición, la Unidad de Desalmacenaje y
Almacenamiento cobrará los días de bodegaje equivalentes al mismo número de días en que
se retrase la llegada de los citados documentos.
14.2 Pesos y volumen
Los adjudicatarios de materiales y/o equipos para importación deberán indicar el peso
bruto y volumen por cada línea ofrecida, y se requiere la utilización de las unidades y
medidas del sistema internacional de unidades, basado en el Sistema Métrico Decimal,
conforme lo requerido en el numeral 50.3 del Reglamento General de la Contratación
Administrativa.
14.3 Partidas Arancelarias
El adjudicatario deberá indicar las Partidas Arancelarias por línea adjudicada.
15. Comisiones y gastos bancarios:
Todas las comisiones y gastos bancarios tanto internas como externas, serán pagadas por el
vendedor o por su representante.
16. Muestras del material ofrecido cuando así se solicite expresamente en las Condiciones
Especiales. Estas muestras se utilizarán para corroborar las características de los bienes
ofrecidos. Los oferentes no adjudicatarios quedan obligados al retiro de las mismas que no se
hubiesen inutilizado en pruebas efectuadas dentro de los treinta (30) días naturales siguientes al
acto de adjudicación en firme. Las muestras dejadas en custodia para comprobar la correcta
ejecución del contrato se devolverán dentro de los treinta (30) días naturales siguientes al
recibido conforme por parte de la Unidad Solicitante. Las muestras que no fuesen retiradas dentro
del indicado plazo, pasarán a propiedad de la Universidad de Costa Rica.
Universidad de Costa Rica, Oficina de Suministros, Unidad de Licitaciones Telefax 207-45-39
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17.
Garantías:
17.1. Garantía de participación.
En caso que se indique en las Condiciones Especiales, todo oferente debe acompañar con su
oferta una garantía de participación para respaldar el mantenimiento y seriedad de la
oferta hasta la rendición de la garantía de cumplimiento cuando proceda. Dicha Garantías
deben depositarse en el Edificio de Administración Financiera ubicado en el Edificio
Administrativo “A” en la ventanilla de Trámite de Pagos, planta baja. La oferta con el recibo
de la garantía de participación se presenta en la Oficina de Suministros ubicada carretera a
Sabanilla de las Instalaciones Deportivas 250 Metros al este y 400 Metros al Norte.
17.2. Cálculo para la garantía de participación.
17.2.1 Para oferentes extranjeros se calculará sobre el monto total Costo y Flete (C.&F.)
17.2.2 Para bienes importados de oferentes nacionales, cuya entrega se realice en la Aduana,
sobre el Costo Seguro y Flete (C.I.F.) y para los bienes en plaza (nacionalizado o de
producción nacional) se calculará sobre los precios puestos en el Almacén. Además
indicar los costos de instalación, capacitación y cualquier otro costo que incremente
los precios
17.2.3 Cuando se incluyan opciones se calculará la opción de mayor precio.
17.2.4 Para el cálculo de la garantía de participación se excluyen los impuestos.
17.3 Garantía de cumplimiento.
Todo adjudicatario deberá rendir una garantía de cumplimiento con el objeto de
garantizar la calidad, confección, funcionamiento adecuado de los equipos, así como el
tiempo de entrega convenido y cláusulas de la presente licitación y de las ofertas
adjudicadas, todo esto a plena satisfacción de la Universidad. La misma deberá rendirse
dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la comunicación en firme de la
adjudicación. Su inobservancia dentro de dicho plazo dejará sin efecto el acto de
adjudicación y autorizará a la administración para readjudicar el concurso a la segunda
mejor oferta calificada, sin perjuicio de la ejecución de la garantía de participación
rendida y toda otra acción tendiente a resarcir los daños y perjuicios ocasionados a
la Administración por el adjudicatario renuente.
17.4. Forma de rendir las garantías.
Las garantías deberán rendirse independientemente para cada negocio (Por concurso)
mediante depósito de bono de garantía de instituciones aseguradoras reconocidas en el país, o
de uno de los bancos del Sistema Bancario Nacional o el Banco Popular y de Desarrollo
Comunal, certificados de depósitos a plazo, bonos del Estado o de sus instituciones, cheques
certificados de un banco del Sistema Bancario Nacional, en forma irrevocable y a la orden de
la Universidad de Costa Rica, dinero en efectivo y en general, conforme se estipula en el
artículo No.37 del Reglamento General de la Contratación Administrativa.
Universidad de Costa Rica, Oficina de Suministros, Unidad de Licitaciones Telefax 207-45-39
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17.5. Sitio donde se depositan las garantías.
Deberán ser depositadas directamente en
la Oficina de Administración Financiera
(O.A.F.); sita en el Edificio Administrativo “A”, Ciudad Universitaria Rodrigo Facio. El
respectivo recibo deberá entregarse junto con la oferta.
17.6. Devolución de las garantías.
Los interesados deberán solicitar la autorización de la devolución de la garantía mediante nota
dirigida a la Unidad de Licitaciones, en la cual indicarán el número de concurso, número de
recibo, monto y tipo de garantía. Dicha solicitud debe venir firmada por la persona que
suscribió la oferta, caso contrario deberá aportar certificación de personería de quien está
firmando. Las autorizaciones serán entregadas los martes o jueves.
Nota: Para efectos de devolución de garantías depositadas en efectivo, únicamente se
devolverá con la presentación del recibo original del comprobante de ingreso de la Oficina de
Administración Financiera.
Participación:
A solicitud del interesado dentro de los 8 días hábiles siguientes a la firmeza en vía
administrativa del acto de adjudicación. Al adjudicatario se le devolverá cuando rinda la
garantía de cumplimiento y satisfaga las demás formalidades conducentes a asegurar el
contrato.
Cumplimiento:
Será devuelta dentro de los 30 días hábiles siguientes a la fecha en que a Universidad tenga
por definitivamente ejecutado el contrato a satisfacción y se haya rendido el informe
correspondiente.
18. Forma de adjudicación:
La Universidad se reserva el derecho de adjudicar total o parcialmente las ofertas recibidas,
o de rechazarlas todas si así conviniera a sus intereses.
19. Declaración jurada de impuestos:
El o los adjudicatarios deberán aportar una declaración jurada en donde se acredite que se
encuentran al día en el pago de todo tipo de impuestos nacionales, antes de que se efectúe
cualquier pago, de conformidad con lo dispuesto en el artículo No.53, inciso 1) del
Reglamento General de la Contratación Administrativa.
20. Formalización del contrato.
20.1 El adjudicatario, en un plazo no mayor de 5 días hábiles siguientes a la firmeza de la
adjudicación, deberá presentar la garantía de cumplimiento y las demás formalidades
necesarias. El adjudicatario que no compareciere dentro del término señalado a la
formalización del contrato en los términos previstos en el cartel y omite rendir la garantía de
cumplimiento, pierde la garantía de participación, a favor de la Universidad, previa audiencia
por al menos tres días hábiles, conforme con lo dispuesto en el numeral 16.1.2 del
Reglamento General de la Contratación Administrativa.
Universidad de Costa Rica, Oficina de Suministros, Unidad de Licitaciones Telefax 207-45-39
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20.2 En todo lo relacionado con la formalización del contrato deberá cumplirse con lo
estipulado en el artículo No.32, numerales 32.1, 32.2, 32.3, 32.4, 32.5, 32.6, 32.7 y 32.8 del
Reglamento General de la Contratación Administrativa.
20.3 Para todos aquellos contratos superiores a ¢34.000.000,00, la entrega de la Orden de
Compra y la ejecución se hará efectiva a partir del recibido del refrendo por parte de la
Contraloría General de la República.
20.4 Para todos aquellos contratos superiores a ¢5.000.000,00, pero inferiores a
¢34.000.000,00, la entrega de la Orden de Compra y la ejecución se hará efectiva a partir del
recibido del Visto Bueno por parte de la Oficina Jurídica de la Universidad de Costa Rica.
21. Derecho de Modificación Unilateral:
La Administración se reserva el derecho de utilizar la opción de compra futura de conformidad
con lo que establece el artículo 14.5 del Reglamento General de Contratación Administrativa.
22. En caso de extravío de cualquier documento original, (recibo de garantía, orden de compra,
orden de servicios), el interesado deberá solicitar su reposición mediante nota dirigida a la
Unidad de Licitaciones y adjuntará declaración jurada otorgada ante notario público donde
manifieste tal situación.
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