auditar comunicacion con el cliente

Organización Internacional de Normalización
(International Organization for Standardization)
Foro Internacional de Acreditación
(International Accreditation Forum)
Fecha: 5 de junio de 2009
Grupo de Prácticas de Auditoría ISO 9001
Directrices sobre:
Auditoría de las comunicaciones con el cliente
1.
Introducción
Un proceso eficaz de comunicación con el cliente contribuye al éxito del sistema de
gestión de la calidad de cualquier organización y a la larga al éxito de la organización
en sí. Por el contrario, muchos de los problemas que experimenta una organización
con sus clientes tienen su origen en una comunicación deficiente.
2.
Requisitos y directrices
2.1 ISO 9001, cláusula 7.2.3, establece lo siguiente:
“Comunicación con el cliente”
La organización debe determinar e implementar las disposiciones eficaces para
comunicarse con los clientes respecto a:
a) información del producto,
b) manejo de solicitudes de información, contratos o pedidos, incluyendo
enmiendas, y
c) retroalimentación del cliente, incluyendo los reclamos de éste.
2.2
Actualmente está en proceso de publicación un documento del Grupo de Prácticas
de Auditoría sobre la auditoría de la retroalimentación del cliente y los procesos de
reclamos de los clientes.
2.3 Otros requisitos de ISO 9001 con relación a la comunicación con el cliente:
Existen otros requisitos en ISO 9001 en donde se hace referencia directa, o
indirecta, a la comunicación con el cliente.
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
La alta dirección debe asegurarse de que los requisitos del cliente están
determinados y se cumplen, con el fin de mejorar la satisfacción del cliente
(cláusula 5.2).

La revisión que hace la organización de los requisitos relacionados con el
producto realizada antes de comprometerse a suministrar un producto al
cliente (por ejemplo, presentación de licitaciones, aceptación de contratos o
pedidos, aceptación de cambios en los contratos o los pedidos, etc.);
(cláusula 7.2.2).

Cuando el cliente no proporciona ninguna declaración documentada del
requisito, los requisitos del cliente deben ser confirmados por la organización
antes de la aceptación (cláusula 7.2.2); es necesario que la organización
instaure un sistema para obtener dichos requisitos.

Autorización del uso del producto no conforme mediante liberación o
aceptación según concesión por parte de una autoridad pertinente y, cuando
se
aplique,
por
parte
del
cliente
(cláusula
8.3b)).
2.4 Directriz de ISO 9004:2000 (cláusula 7.2):
“Procesos relacionados con las partes interesadas
La dirección debería asegurarse de que la organización ha definido procesos
mutuamente aceptables para comunicarse eficaz y eficientemente con sus clientes y
otras partes interesadas. La organización debería implementar y mantener tales
procesos para garantizar la comprensión adecuada de las necesidades y las
expectativas de sus partes interesadas, y para que se traduzcan en requisitos para la
organización…”
3. Verificación de la eficacia de las comunicaciones con el cliente
La verificación de la eficacia de la comunicación con el cliente es, por lo tanto, un
componente primordial para lograr la satisfacción de éste. Aunque no existe un
requisito específico en ISO 9001 para un proceso documentado, dependiendo del
tamaño, la complejidad y la cultura de la organización, puede ser necesario tener uno
para garantizar la implementación eficaz del proceso de comunicación con el cliente.
ISO 9000 define el término “cliente” como el receptor de un producto. Adicionalmente
da ejemplos de clientes, incluyendo al “usuario final”.
Muchas organizaciones venden sus productos/servicios a través de distribuidores y
minoristas y es probable que no reciban pedidos directamente de los usuarios finales.
Es importante para el auditor verificar la manera en que la organización se comunica
con los usuarios finales sobre la calidad de su producto/servicio y también el
mecanismo para obtener retroalimentación (además de los reclamos) de los usuarios
finales. Se debería reconocer que en ocasiones las necesidades de los distribuidores y
minoristas pueden ser diferentes de aquellas de los usuarios finales.
4.
4.1
El enfoque del auditor
La comunicación con el cliente se divide en tres categorías generales:
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4.2

Comunicación general de la organización con clientes existentes o
potenciales - como por ejemplo anuncios publicitarios o información de
mercadeo.

Información específica relacionada con solicitudes de información, requisitos
o pedidos del cliente.

Comunicación como respuesta a la retroalimentación y los reclamos del
cliente.
El auditor puede observar algunos o todos los siguientes medios de comunicación
general de la organización con el cliente:
Información del producto, que incluye:

material publicitario,

sitios web,

catálogos del producto.
Cuando la organización recibe pedidos de los distribuidores y no del usuario final, el
auditor debería establecer que la información del producto disponible para los
usuarios finales (volantes, folletos, sitios web, etc.) describe exacta y
adecuadamente al producto/servicio. También es conveniente que el auditor intente
establecer la forma en que se identifican las necesidades del cliente y cómo se
obtienen las especificaciones del producto.
4.3
Es necesario que el auditor verifique la información del producto para confirmar que
está disponible con facilidad para los clientes o clientes potenciales y que suministra
información actualizada y exacta. El auditor también podría preguntar, por ejemplo,
qué tan a menudo se revisan el material publicitario, los sitios web y los catálogos del
producto para que reflejen las ofertas actuales del producto de la organización y qué
medidas se toman si un producto particular se modifica, descontinúa o ya no está
disponible.
4.4
El auditor puede observar algunos o todos los siguientes medios de comunicación
específica de la organización con el cliente:
Manejo de solicitudes de información, contratos o pedidos, incluyendo las
enmiendas

cotizaciones,

formularios de pedido,

confirmación de pedido,

enmienda del pedido,

documentación de entrega,


facturas,
notas de abono,
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
correspondencia general y por correo electrónico,

informes de visitas o notas desde/para el cliente.
Proceso de gestión de los reclamos y la retroalimentación del cliente
4.5

Cartas de respuesta a los reclamos

Reconocimientos
Existen también casos adicionales en que el auditor experimentará la comunicación
de la organización con el cliente:

Durante el proceso de pedido cuando el cliente no suministra declaración
documentada de los requisitos, es necesario que la organización tenga un
sistema para obtener o confirmar estos requisitos del cliente antes de
aceptar el pedido.

Durante el proceso de diseño/desarrollo puede haber considerable
comunicación entre la organización y el cliente.

Durante el proceso de autorización del uso del producto no conforme
mediante liberación o aceptación según concesión de una autoridad
pertinente y, cuando se aplique, del cliente.
4.6 Se recomienda que el auditor utilice métodos normales de rastreo para verificar la
conformidad con los requisitos para la comunicación con el cliente indicados en ISO
9001 y si la organización se comunica eficazmente con el cliente en la ejecución de la
solicitud de información, el contrato o el pedido.
Para mayor información sobre el Grupo de Prácticas de Auditoría ISO 9001 por favor
consulte documento: Introducción al grupo de Prácticas de Auditoría ISO.
El Grupo de Prácticas de Auditoría ISO 9001 utilizará la retroalimentación por parte de los
usuarios para determinar si es recomendable desarrollar documentos de guía adicionales o
si los existentes se deberían revisar.
Los comentarios sobre los documentos o las presentaciones se pueden enviar a la siguiente
dirección de correo electrónico: [email protected].
Los demás documentos y presentaciones del Grupo de Prácticas de Auditoría ISO 9001 se
pueden descargar de los siguientes sitios Web:
www.iaf.nu
www.iso.org/tc176/ISO9001AuditingPracticesGroup
Exoneración de responsabilidad
Este documento no se ha sometido a un proceso de aprobación por parte de la
Organización Internacional de Normalización (ISO), el Comité Técnico ISO 176, ni del Foro
Internacional de Acreditación (IAF).
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La información contenida aquí está disponible con propósitos educativos y de comunicación.
El Grupo de Prácticas de Auditoría ISO 9001 no es responsable de los errores, omisiones ni
otras obligaciones legales que se puedan originar en el suministro o posterior uso de dicha
información.
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