gestión financiera baja de bienes devolutivos institucionales

GESTIÓN FINANCIERA
BAJA DE BIENES DEVOLUTIVOS INSTITUCIONALES
CÓDIGO:
AP-BYS-PR-06
VERSIÓN:
5
VIGENCIA:
2014
Página
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1. OBJETIVO
Controlar, verificar y realizar en el sistema los descargos de los bienes devolutivos institucionales que serán incluidos en el proceso de baja
de Bienes por inservibles u obsoletos, daños por fuerza mayor – caso fortuito, o pérdida y/o hurto.
2. ALCANCE
3. Inicia con la recepción de la solicitud y termina con el archivo del Comprobante de Baja y sus respectivos anexos e informes.
3. LIDER DEL PROCEDIMIENTO
Profesional de Gestión Institucional Área de Recursos
4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES
Ver Normograma
5. DEFINICIONES
Baja de bienes: Toda disminución del patrimonio de una entidad debida a la pérdida o deterioro de sus bienes.
Traspaso de Bienes dados de Baja: Acción de dar en forma gratuita fondos u otros bienes inservibles u obsoletos.
Venta por martillo: Procedimiento que se hace en el Banco Popular mediante la metodología de subasta.
Imputación contable: Es la distribución y codificación de los conceptos de los gastos administrativos del bien a dar de baja.
Comprobante de baja: Documento que certifica la salida de un elemento por deterioro o pérdida.
Tabla de retención documental: Es el listado de series documentales con sus correspondientes tipos documentales, producidos o
recibidos por las unidades administrativas, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada
fase de archivo.
Caso fortuito o fuerza mayor: situaciones que no son esperadas, que suceden esporádicamente (disturbios, desastres naturales…).
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impresión diferente a la publicada, será considerada como documento no controlado y su uso indebido no es de responsabilidad de la Universidad Surcolombiana
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BAJA DE BIENES DEVOLUTIVOS INSTITUCIONALES
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AP-BYS-PR-06
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5
VIGENCIA:
2014
Página
6. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
6.1 BAJA DE BIENES POR PERDIDA, HURTO O ROBO Y POR CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR
NRO
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
1.
Información
y Se informa al responsable del bien, los requisitos y documentación que debe Funcionarios oficina
asesoría
del surtir, anexo a la solicitud de baja por perdida, hurto o robo del bien devolutivo Área de Recursos
procedimiento a propiedad de la Universidad.
seguir.
(Si el hecho se presentó dentro de las instalaciones de la Institución, el
responsable debe informar mediante oficio los hechos a la oficina de servicios
generales – coordinación de vigilancia, para lo pertinente.)
2.
Recepción
de Se recibe el oficio de solicitud de baja, especificando la descripción del bien, Secretaria.
oficio solicitud de el código de inventario (STIKER), denuncio de pérdida o hurto (original), fecha
baja
del denuncio que debe coincidir con la del oficio del reporte de pérdida del
bien y los siguientes anexos, (oficio justificando los hechos, denuncio ante la
fiscalía, informe por parte de la coordinación de vigilancia de la oficina de
servicios generales si el hurto, pérdida o robo del bien fue dentro de las
Instalaciones de la Universidad y anexando dos cotizaciones del bien.)
3.
Verificación
y
recopilación de la
información en el
sistema
financiero.
En caso de que la solicitud de baja sea por caso fortuito o fuerza mayor
(disturbios o desastres naturales), se debe anexar de más la información
recompilada y suministrada por entes externos (bomberos, prensa, fiscalía,
empresa aseguradora de la Institución entre otros.)
Si el oficio de solicitud de baja no cumpla con lo anterior enunciado no se
procederá a dar el trámite correspondiente, comunicándosele al responsable
para los ajustes pertinentes.
Se ingresa al sistema financiero para acceder al historial del bien (Fecha
adquisición, comprobante de entrada, proveedor, factura, numero de
inventario, responsable) y se imprime comprobante de entrada.
En caso de que los bienes no aparezcan en el inventario del responsable
quien realiza la denuncia, se le solicita que en el oficio solicitud de baja,
informe bajo la responsabilidad de quien se encontraba el bien inventariado.
Secretaria
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REGISTRO
Copia de Oficios y
demás
documentos
del responsable de
inventario de bienes.
Oficio de solicitud de
baja y anexos
Reporte de historial
del bien
comprobante
de
entrada
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CÓDIGO:
NRO
4.
5.
6.
AP-BYS-PR-06
VERSIÓN:
5
VIGENCIA:
2014
Página
ACTIVIDAD
Generación
de
Comprobantes
DESCRIPCIÓN
Se elabora el comprobante de cambio de responsable de activos,
realizando el retiro del bien del inventario del responsable y se prosigue a
generar el comprobante de baja por responsabilidad y a realizar su
respectiva contabilización.
RESPONSABLE
Secretaria
Remisión
documentación
bajas
Recepción
documentación
respuesta tramite
bajas
Se remite mediante oficio a las oficinas: Vicerrectora Administrativa,
Control Disciplinario Interno y Contabilidad, la documentación y sus
anexos de la baja por perdida ò hurto, para los trámites pertinentes.
Por parte de la Vicerrectoría Administrativa: se recibe copia del
documento de reclamación por pérdida, hurto o robo remitido a la
respectiva aseguradora.
Profesional
de
Gestión Institucional,
Secretaria
Secretaria
de
de
de
de
Por parte de la Dirección Administrativa de Control Disciplinario Interno:
se recibe el documento de auto que ordena indagación preliminar.
7.
Archivo
de
documentación
bajas
la
de
Se organiza y consigna en las carpetas:
Informe responsabilidad por hurto de bienes del respectivo año, la
documentación y sus anexos de las bajas efectuadas por perdida, hurto o
robo.
Profesional
de
Gestión Institucional
y equipo de trabajo
área de Recursos
3 de 6
REGISTRO
Comprobante cambio
de responsable a los
activos fijos.
Comprobante
bajas
por responsabilidad
Comunicaciones
oficiales de remisión y
sus anexos
Copia documento de
reclamación
por
pérdida, hurto o robo
remitido
a
la
respectiva
aseguradora.
Auto
que
ordena
indagación preliminar.
Carpetaarchivo
informe
responsabilidad
por
hurto de bienes del
respectivo año
Acta de inspección ocular por disturbios o desastres naturales y sus
anexos de las bajas efectuadas por casos fortuitos o fuerza mayor.
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AP-BYS-PR-06
VERSIÓN:
5
VIGENCIA:
2014
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6.2 BAJAS DEFINITIVAS DE BIENES POR INSERVIBLES U OBSOLETOS, DESTRUCCIÓN, POR TRASPASO A OTRAS ENTIDADES PUBLICAS.
NRO
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
REGISTRO
1.
Recepción de solicitud
Mediante oficio el responsable de bodega solicita al jefe de la oficina de Coordinador de
Comunicación oficial
Recursos autorización para proceder a realizar la baja definitiva de los Bodega
bienes devolutivos almacenados en la bodega de la Institución y reporte
de (responsable de bodega 222).
2.
Generar reporte
Se ingresa al sistema financiero para generar el reporte de responsable Secretaria
Reporte
de
de bodega (222).
Coordinador
de
Bodega (222).
3.
Selección de bienes Mediante reporte (responsable de bodega 222), se seleccionan los Coordinador de
Coordinador
de
devolutivos
bienes devolutivos para dar de baja definitiva por inservibles u bodega
bodega (222).
obsoletos, destrucción, por traspaso a otras entidades públicas, y se
remite al jefe de la oficina de Recursos.
4.
Solicitud de evaluación El jefe de la oficina de Recursos solicita mediante oficio a las oficinas Profesional de
Oficios solicitud de
técnica del estado de competes de la institución o externos, realizar la evaluación o estudio Gestión Institucional
evaluación técnica de
los equipos eléctricos y técnico de los bienes devolutivos a dar de baja para reconfirmar la Área de Recursos,
Bienes.
electrónicos
inservibilidad u obsolescencia de los bienes a dar de baja.
Secretaria
5.
Convocatoria al Comité El jefe de la oficina de Recursos mediante oficio convoca al Comité de Profesional de
Comunicación oficial
de Bajas
Bajas; (un funcionario de la oficina de servicios generales, jefe oficina Gestión Institucional
de Recursos y Coordinador de bodega y se invita en calidad de Área de Recursos y
veedores, a un funcionario de la oficina de Control Interno, Vicerrectoría equipo de trabajo
Administrativa, para verificar y aprobar la baja de los bienes
relacionados en el reporte de responsable de bodega 222.
6.
Ejecución Comité de El comité de bajas revisa documentación presentada por el profesional Comité de Bajas
Informe del Comité de
Bajas
de gestión Institucional área de Recursos y una vez revisado por todos
Bajas
los participantes procede a dar su aprobación correspondiente a la baja
de bienes.
7.
Elaborar comprobante Se ingresa al sistema financiero y se elabora el comprobante “bodega Secretaria
Comprobante “bodega
“bodega inservible 444” inservible 444”, de acuerdo Informe comité de bajas.
inservible 444”,
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BAJA DE BIENES DEVOLUTIVOS INSTITUCIONALES
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NRO
8.
AP-BYS-PR-06
ACTIVIDAD
Proyectar y remitir
resolución de bajas
definitivas
9.
Recepción
resolución
aprobada
y
elaboración
de
comprobante 333
10.
Elaborar
comprobante
de
baja definitiva y
contabilizar
Disposición final de
los bienes dados
de baja
11.
12.
Archivo
de
la
documentación de
bajas
VERSIÓN:
5
VIGENCIA:
2014
DESCRIPCIÓN
Se proyecta la resolución que aprueba la baja definitiva de bienes muebles
de propiedad de la Universidad y se remite mediante oficio y e-mail, junto
con el reporte “bodega inservible 444”, informe final de comité de bajas,
registros fotográficos, copia de estudios técnicos, solicitudes para ser
donación a la Rectoría y Secretaria General para su revisión y aprobación.
En caso de observaciones, sugerencias y/o modificaciones al proyecto de
resolución de bajas definitivas, estas serán realizadas directamente por la
Rectoría y Secretaria General.
Se recibe la resolución aprobada y legalizada y se ingresa al sistema
financiero para elaborar el comprobante responsable de elementos dados de
baja 333.
Se ingresa al sistema financiero y se elabora el comprobante de baja
definitiva por cada uno de los bienes relacionados en el comprobante
responsable de elementos dados de baja 333 y se realiza su respectiva
contabilización.
Para el caso de donación a entidades públicas y sin ánimo de lucro:
Se informa mediante llamada telefónica a las entidades beneficiadas por
donación según resolución de bajas definitivas para la entrega respectiva de
los mismos y se elabora y legaliza acta de entrega.
Para el caso de eliminación de los bienes:
Mediante oficio se cita a un funcionario de servicios generales, de la oficina
ambiental, oficina de control interno, bodega y oficina de recursos asignado,
para proseguir adelantar su destrucción.
En caso de destrucción se solicita a la entidad gubernamental prestadora del
servicio de aseo, autorización para desechar los bienes dados de baja
definitiva.
Se organiza y consigna la documentación generada de la presente actividad
en la carpeta actas del comité de bajas de bienes inservibles
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RESPONSABLE
Jefe
Gestión
Institucional Área De
Recursos
REGISTRO
Comunicación oficial
Secretaria
Resolución de bajas
definitivas
Comprobante
responsable
de
elementos dados de
baja 333.
comprobante de baja
definitiva
y
su
respectiva
contabilización
Acta de entrega
Secretaria
Personal de apoyo
asignado
Comunicación oficial
Secretaria
Carpeta- archivo actas
del comité de bajas de
bienes inservibles
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5
VIGENCIA:
2014
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7. OBSERVACIONES
Para el caso del procedimiento a realizar para:
Bajas por venta en pública subasta
Bajas por venta de bienes para fomento de industria
Bajas por venta de bienes para fines de asistencia o acción social y
Bajas por merma, rotura, desuso o vencimiento
Estará sujeto a las disposiciones de la resolución N. 05555 del 11 de octubre del 2002, capitulo III – 3.2 clasificación, (numeral 2 por bajas) y como así lo
considere los entes directivos de la Institución competentes en el caso.
8. CONTROL DE CAMBIOS
VERSION
01
02
03
04
05
DOCUMENTO Y FEHCA DE APROBACIÓN
Resolución 128 Octubre 22 de 2008
Resolución 134 Septiembre 20 de 2010
Formato CAL-FO-17 Mayo 24 de 2011
Formato CAL-FO-17 Julio 30 de 2012
Formato CAL-FO-17 Mayo 02 de 2014
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS
Aprobación documentos
Actualización documentos
Actualización documentos
Actualización documentos
Actualización documentos
ELABORO
REVISO
APROBÓ
_____________________________________
BERNARDA MARTÌNEZ DE GAMBOA
Profesional de Gestión Institucional Área de
Recursos - Líder Proceso BYS
___________________________________
CARLOS ALBERTO GALINDO REYES
Coordinador SGC
__________________________________
CARLOS JAVIER MARTÌNEZ GONZALEZ
Representante de la Dirección
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