Anticorrupción

ASSURANT, INC.
Política anticorrupción
Declaración de política
Assurant tiene el compromiso de realizar sus negocios de manera leal, honorable, con
integridad y en cumplimiento de la ley en todas las jurisdicciones donde opera,
incluida la Ley sobre prácticas corruptas en el extranjero (“FCPA”) de los Estados
Unidos y leyes antisoborno similares no estadounidenses. El objetivo de esta política
es asegurar que todos los funcionarios, directores y empleados de Assurant a nivel
internacional entiendan tanto los requisitos de la FCPA y leyes antisoborno similares
como su responsabilidad individual en materia de cumplimiento.
Requisitos generales de la ley
La FCPA contiene dos secciones básicas: Disposiciones antisoborno y Disposiciones
sobre libros y registros. Ambas se aplican a todos los funcionarios, directores y
empleados de Assurant en todo el mundo, sin importar su nacionalidad o ubicación
geográfica.
Disposiciones antisoborno
Las disposiciones antisoborno estipulan que ni Assurant ni ninguno de sus
funcionarios, directores o empleados a nivel mundial pueden ofrecer pagar o pagar
sobornos a funcionarios públicos no estadounidenses.1 Esta prohibición incluye
promesas u ofertas corruptas de pagar con algo de valor a funcionarios extranjeros
con el objeto de obtener o mantener negocios o garantizar una ventaja indebida. Esta
prohibición también se aplica a pagos indirectos a través de un agente o un tercero si
se sabe, o se tiene motivos para saber, que el tercero realizará un pago prohibido.
La FCPA interpreta el término Funcionarios de gobierno no estadounidenses en
forma amplia y también prohíbe pagos corruptos a sus familiares, partidos políticos o
funcionarios de partidos políticos extranjeros, miembros de organismos legislativos o
familias reales, candidatos a un cargo político, funcionarios de algunos organismos
internacionales, como las Naciones Unidas, y directores, funcionarios u otros
funcionarios de empresas controladas por el gobierno o de su propiedad. La FCPA se
aplica a pagos indebidos para asegurar o mantener negocios y para procurar
resoluciones o un tratamiento favorables de organismos fiscalizadores de seguros o
empresas, autoridades tributarias, de aduanas, inmigración y otras autoridades
gubernamentales.
1
La FCPA no se aplica a sobornos a funcionarios de gobierno estadounidenses. Dicha conducta está
prohibida por otras leyes de los Estados Unidos y la política de Assurant.
Ejemplo de caso de la vida real
Se argumentó que un fabricante de dispositivos médicos con sede en
EE.UU. había (i) pagado “comisiones clandestinas” y “recompensas” a
médicos en China que trabajaban en hospitales públicos para inducirlos a
comprar los productos del fabricante y (ii) efectuado pagos corruptos a
funcionarios de patentes chinos para inducirlos a aprobar las
aplicaciones de patente del fabricante. El fabricante celebró un acuerdo
conciliatorio con el Departamento de Justicia (DOJ) de EE.UU. bajo el
cargo de conspiración para infringir la FCPA e infracciones antisoborno
de la FCPA. El fabricante aceptó una sanción penal y la contratación de
un supervisor de cumplimiento independiente por un periodo de tres años.
Este caso destaca el mayor escrutinio del DOJ en cuanto a las
interacciones comerciales en las que participan empresas públicas. En
particular, este caso refuerza que el gobierno considera a las empresas
públicas como medios de gobiernos extranjeros en virtud de la FCPA, y a
sus empleados como “funcionarios extranjeros”.
Las argumentaciones del DOJ respecto de los supuestos pagos efectuados
por el fabricante a empleados de la Oficina de Patentes de China para
agilizar y obtener aprobaciones de patentes destaca la continua y amplia
interpretación del gobierno estadounidense del elemento “obtener o
mantener negocios” de la FCPA. En los últimos años, el DOJ ha
aumentado su interés en el soborno que no corresponde a ventas, como
pagos relacionados con licencias, aduanas y permisos.
Disposiciones sobre libros y registros y control interno
La FCPA también impone a empresas estadounidenses que se cotizan en la bolsa,
como Assurant, exigencias específicas en términos de contabilidad, mantenimiento de
registros y controles internos. Tales exigencias se diseñaron para complementar las
disposiciones antisoborno de la FCPA, de modo que fuera mucho más difícil para las
empresas efectuar, y ocultar, pagos corruptos. Sin embargo, las Disposiciones sobre
libros y registros y control interno son mucho más amplias y se aplican a todos los
libros y registros y transacciones de Assurant, no sólo a las transacciones que se
llevan a cabo fuera de los EE.UU. o en las que participan funcionarios públicos no
estadounidenses.
En virtud de las Disposiciones sobre libros y registros y control interno, Assurant
debe elaborar y mantener libros, registros y cuentas, que reflejen con detalles
razonables, de manera precisa y fiel todas las transacciones y ventas de sus activos.
Asimismo, Assurant debe “desarrollar y mantener un sistema de control de
contabilidad interno para ofrecer la certeza razonable de que suceda lo siguiente:
•
Se ejecuten transacciones y se permita el acceso a los activos sólo en
conformidad con la autorización de la dirección.
2
•
Las transacciones se registren de una forma que permita que los estados
financieros se elaboren en conformidad con los principios contables
generalmente aceptados.
“Detalle razonable” y “certeza razonable” se refieren al nivel de detalle y grado de
certeza necesaria que deberían satisfacer los funcionarios prudentes en la realización
de sus asuntos.
En resumen, las disposiciones sobre libros y registros de la FCPA prohíben
pagos “extraoficiales” y toda falsificación consciente de los libros y registros de
Assurant para cubrir un pago indebido. Esta prohibición se aplica sin importar
el monto y se extiende más allá del soborno de funcionarios públicos no
estadounidenses para cubrir la falsificación de libros y registros con el objetivo
de ocultar un soborno comercial y cualquier otro pago corrupto o indebido. La
FCPA también prohíbe toda práctica de contabilidad fraudulenta destinada a ocultar
actividades indebidas o a inducir a error a los inversionistas. Algunos ejemplos de
libros y registros falsificados que infringen la FCPA incluyen el pago de una factura
falsa o fraudulenta, la codificación incorrecta de un pago indebido en el libro mayor o
un informe de gastos falsificado para ocultar actividades de entretenimiento indebidas
a un funcionario de gobierno.
Todos los funcionarios, directores y empleados de Assurant a nivel internacional
pueden considerarse personalmente responsables desde el punto de vista penal
de infringir la FCPA. Las infracciones penales pueden tener como consecuencia
multas de hasta US$5 millones y hasta 20 años de cárcel por cada infracción. Las
personas también pueden estar sujetas a multas y sanciones penales en virtud de
las leyes (no estadounidenses) locales. Assurant podría enfrentar numerosas
sanciones, incluidas acusaciones penales y multas de US$25 millones o más, multas
sobre ganancias ilícitas, la prohibición de realizar negocios con el gobierno
estadounidense y la designación de un supervisor de cumplimiento para supervisar
nuestras operaciones comerciales.
Orientación operacional
1. Identificación de relaciones con el gobierno
Dado que los productos y servicios de Assurant generalmente se venden a través de
sus clientes, es esencial que la empresa identifique y supervise sus transacciones
directas con socios comerciales afiliados con el gobierno o de su propiedad. En
muchos países extranjeros, especialmente en el sector financiero, muchas empresas
son controladas por el gobierno o de su propiedad total o parcial. En consecuencia,
los empleados de dichas empresas se deben tratar como funcionarios públicos no
estadounidenses en conformidad con la FCPA. Todas las unidades de negocio de
Assurant deben identificar y supervisar a sus socios comerciales afiliados con el
gobierno o de su propiedad, especialmente en lo que se refiere a la entrega de
obsequios, actividades de entretenimiento u otros tipos de cortesías comerciales a
sus empleados.
3
2. Contratación de asesores, corredores, agentes y otros representantes que
realizan transacciones con organismos gubernamentales no
estadounidenses.
La FCPA prohíbe el pago de sobornos a funcionarios públicos no estadounidenses, ya
sea que Assurant lo efectúe directa o indirectamente a través de terceros como
asesores, agentes y otros representantes. Por lo tanto, se debe tener especial cuidado
al contratar asesores, corredores, agentes y otros representantes externos que ayuden a
Assurant en las transacciones con entidades de gobierno no estadounidenses. Dichas
transacciones con el gobierno incluyen interacciones con el gobierno o con entidades
de propiedad del gobierno, controladas por el gobierno o afiliadas con el gobierno, en
el contexto reglamentario, como organismos fiscalizadores de seguros o empresas, y
transacciones tributarias, de aduanas, inmigración o de otro tipo.
Los empleados de Assurant que participan en la contratación de asesores, corredores,
agentes y otros representantes externos que brindan asistencia a Assurant con
transacciones con entidades gubernamentales no estadounidenses tienen la
responsabilidad especial de saber a quién contratan y de garantizar que dicho
proveedor sea confiable, de prestigio y no participe en actividades corruptas. Es
posible que aparezcan algunos indicios y situaciones como “señales de advertencia”
que indiquen que una relación puede no ser adecuada. Consulte algunos ejemplos de
dichas “señales de advertencia” en el Apéndice A. Si aparecen señales de
advertencia, la relación propuesta o aprobada se debe investigar en mayor detalle, y
se debe consultar con el funcionario de cumplimiento y/o consejero legal de Assurant.
Se requieren contratos escritos para todos los asesores, corredores, agentes y otros
representantes externos que ayuden a Assurant en las transacciones con entidades de
gobierno no estadounidenses. Dichos contratos deben contener un lenguaje
específico, aprobado por el Departamento legal. Asimismo, deben contener el
lenguaje requerido e incluir disposiciones que establezcan que el representante acepta
certificar anualmente el cumplimiento de la FCPA.
Países de alto riesgo (Argentina, Brasil, China y México): en algunos países, la
contratación de asesores, corredores, agentes y otros representantes externos que
ayuden a Assurant en las transacciones con entidades de gobierno no estadounidenses
puede generar un alto nivel de riesgo. En estos países, se requieren procedimientos
adicionales relacionados con la contratación de representantes externos. Tales
procedimientos incluyen:
• Todos los representantes deben completar un Cuestionario y Assurant o una
empresa contratada por Assurant puede realizar una investigación de
antecedentes. Consulte el Apéndice B, Cuestionario para representantes
externos propuestos que realizan transacciones con entidades
gubernamentales no estadounidenses.
• El patrocinador del representante de Assurant debe completar un Memorando
de justificación comercial que describa en detalle los motivos de la
contratación del representante y el trabajo que realizará, y debe enviarlo al
director del país correspondiente. Consulte el Apéndice C, Memorando de
4
•
•
•
•
justificación comercial para representantes externos que realizan
transacciones con entidades gubernamentales no estadounidenses.
Después del visto bueno y la aprobación para contratar al representante, el
director del país enviará el Memorando de justificación comercial y el
Cuestionario a David Tulbert, Vicepresidente de cumplimiento y ética.
David Tulbert revisará ambos documentos y decidirá caso a caso si las
circunstancias justifican la realización de una investigación de antecedentes y
el nivel de investigación que se debe llevar a cabo.
Una vez finalizado lo anterior, David Tulbert aprobará o rechazará la solicitud
de contratación del representante. Tras la aceptación, se podrá contratar al
representante conforme a los términos de un contrato escrito que incluye el
lenguaje aprobado por la FCPA.
Para todos dichos representantes se requieren contratos escritos que contengan
un lenguaje que les prohíba sobornar a funcionarios de gobierno o realizar
cualquier otro tipo de actividad corrupta en representación de Assurant y que
estipulen que todos deben certificar anualmente el cumplimiento de la política
anticorrupción de Assurant.
David Tulbert mantendrá un archivo que documentará el proceso de
aprobación y debida diligencia para los representantes en países de alto riesgo.
3. Obsequios y actividades de entretenimiento
La FCPA no prohíbe todos los pagos o la entrega de elementos de valor a
funcionarios de gobierno. En algunos casos, pueden estar permitidos los pagos
razonables de comidas y actividades de entretenimiento, entrega de obsequios
simbólicos y gastos de viaje y alojamiento para promover productos de Assurant a
funcionarios de gobierno. Si el pago de un gasto comercial legítimo no tiene una
“intención corrupta”, y el pago es legal en el país del funcionario, dicho pago no
infringirá la FCPA.
Se aplican los siguientes principios generales:
a. Leyes o reglamentos locales: los gastos reembolsados relacionados con
obsequios, actividades de entretenimiento, viajes o alojamiento que se paguen en
nombre de un funcionario público no estadounidense debe ser legales en virtud de
las leyes y reglamentos del país del destinatario.
b. Quid Pro Quo: debe existir un fin comercial legítimo que justifique el gasto. En
ningún caso se deben ofrecer obsequios habituales, comidas modestas, actividades
de entretenimiento, viajes o alojamiento como quid pro quo para un tratamiento
comercial favorable de un funcionario público no estadounidense.
c. Documentación de gastos: los gastos incurridos en virtud de la política se deben
documentar en su totalidad por escrito.
d. Obtención de aprobaciones pertinentes: Assurant ha instituido un proceso de
aprobación y revisión para la aprobación de obsequios, comidas y actividades de
entretenimiento y viajes y alojamiento conforme se describe más adelante.
e. Exactitud en los registros de Assurant: se debe tener extremo cuidado para
garantizar que el registro de un pago asociado a los gastos por concepto de
obsequios, comidas o actividades de entretenimiento en nombre de un funcionario
5
público no estadounidense o cualquier socio comercial actual o futuro sea exacto
y refleje claramente la finalidad del pago.
i. Comidas y actividades de entretenimiento
En general, las actividades de entretenimiento y las comidas con funcionarios públicos o
de gobierno no estadounidenses o sus familiares o cualquier socio comercial actual o
futuro deben ser adecuadas y estar en conformidad con las políticas comerciales sobre
comidas y actividades de entretenimiento de Assurant y no deben ser superiores a
US$250 por persona. Todas dichas comidas y actividades de entretenimiento se deben
documentar en el Apéndice D adjunto, Formulario de solicitud: obsequios, comidas y
actividades de entretenimiento de funcionarios públicos no estadounidenses, que se debe
enviar mensualmente a David Tulbert. Cada vez que se prevea que se gastará un monto
superior al monto máximo (US$250) en una comida o actividad de entretenimiento de un
funcionario de gobierno o público o familiares o cualquier socio comercial actual o
futuro, será necesario obtener una autorización por anticipado y por escrito del Director
regional de Assurant pertinente. Si en algún momento se prevé que se gastará un monto
superior a US$450 en una comida o actividad de entretenimiento de un funcionario de
gobierno o público o familiares o cualquier socio comercial actual o futuro, será
necesario obtener una autorización por anticipado y por escrito de David Tulbert o del
Departamento legal.
ii. Obsequios
Al entregar obsequios, es importante seguir los siguientes pasos:
• Leyes o reglamentos locales: el obsequio debe ser legal en virtud de las leyes y
reglamentos del país del destinatario.
• Quid Pro Quo: En ningún caso se deben ofrecer obsequios como quid pro quo
para un tratamiento comercial favorable de un funcionario público no
estadounidense. Es posible ofrecer obsequios modestos como una cortesía
comercial o relacionados con festivos nacionales, tradicionales o religiosos, pero
nunca relacionados con actividades comerciales actuales o futuras con Assurant.
• Obsequios en efectivo: nunca se deben ofrecer obsequios en efectivo.
• Obsequios promocionales: se recomienda ofrecer obsequios con la marca de la
empresa o información de un producto.
• Obsequios con un valor superior a US$250: por lo general, los obsequios
habituales no pueden tener un valor superior a US$250. En el caso de obsequios
de más de US$250, se debe completar el Formulario de solicitud adjunto como
Apéndice D y enviar al Director regional de Assurant pertinente para su
aprobación. En el caso de obsequios de más de US$450, se debe completar el
Formulario de solicitud adjunto como Apéndice D y enviar a David Tulbert para
su aprobación. No se debe entregar ningún obsequio antes de recibir dicha
aprobación por escrito.
• Los obsequios se deben entregar con transparencia: los obsequios habituales
deben ser transparentes para evitar la impresión de impropiedad. La transparencia
se logra a través de una documentación detallada y consulta relacionadas con la
entrega de obsequios.
6
•
Es necesario supervisar los obsequios: la dirección local debe supervisar todas
las entregas de obsequios para asegurar que éstos sean adecuados y que no se
entreguen varios obsequios a una sola persona. Todas las unidades de negocio no
estadounidenses deben mantener un registro que identifique todos los obsequios
entregados. Consulte el Apéndice E para ver una copia de un Registro de
mantenimiento que debe llevar el Director del país. Todos los meses, el Director
del país entregará una copia del Registro de obsequios a David Tulbert.
c. Pago de gastos de viaje y alojamiento de funcionarios públicos no
estadounidenses para visitas de fiscalización o promocionales
La FCPA permite los gastos directamente relacionados con la promoción, demostración o
explicación de productos o servicios o para realizar obligaciones contractuales, siempre
que dichos gastos sean razonables y estén realmente relacionados con dicho fin
protegido. En consecuencia, se permitirían los pagos efectuados para apoyar la asistencia
de un funcionario público no estadounidense a una reunión en los Estados Unidos, en la
cual se analizan específicamente los productos de Assurant. Asimismo, también
cumplirían con los requisitos los pagos efectuados para apoyar la asistencia de un
funcionario público no estadounidense a una reunión para analizar la formalización de un
contrato con Assurant. Dichos pagos se permiten en virtud de esta política siempre que
sean aprobados previamente por escrito por David Tulbert. Consulte el Apéndice F
para ver el Formulario de solicitud: pago de gastos de viajes, alojamiento y comidas y
actividades de entretenimiento de personas que visitan los Estados Unidos.
Los pagos permitidos se limitarían a una tarifa aérea en clase económica o clase ejecutiva
de acuerdo con la política sobre viajes de empleados de Assurant y los gastos de comida
y alojamiento directamente relacionados con la reunión. Los pagos no permitidos
incluyen el pago de tarifas aéreas de familiares del funcionario de gobierno, pago de
viajes complementarios a otros lugares de los Estados Unidos u otras actividades de
entrenamiento de lujo.
7
Ejemplo:
Forma incorrecta: Una importante empresa de telecomunicaciones recientemente transó
con la SEC y dictó una sentencia definitiva debido a que no cumplió con capacitar
debidamente a sus funcionarios y empleados para que entendieran la naturaleza de sus
clientes y sus prácticas en China en el contexto de la FCPA. Esta empresa:
• Gastó US$10 millones en aproximadamente 315 viajes
• Pagó “viajes complementarios” a Las Vegas, Disney World, Hawai, las Cataratas
del Niágara
• Pagó viajes, alojamiento, comidas y actividades de entretenimiento para
cónyuges e hijos
• Pagó un viático de US$500 - US$1.000
• No brindó una capacitación en política anticorrupción adecuada a sus empleados
• Infringió las disposiciones sobre libros y registros de la FCPA
Forma correcta: (En virtud de los Procedimientos de opinión del DOJ 2007-01, 2007-02)
• Funcionarios de gobierno seleccionados por un país extranjero
• El funcionario no tenía autoridad para tomar decisiones acerca de las operaciones
en el país
• Pagos directamente al proveedor de servicios, no al funcionario de gobierno
• Auspicio de la visita a EE.UU. cumplía con las leyes locales
• No se otorga asignación de viático
• Reembolso de gastos diarios imprevistos con comprobantes
• Los recuerdos son de valor nominal
• No se cubren gastos de familiares
Consulte el Apéndice G para ver Ejemplos de referencia rápida relacionados con
obsequios y actividades de entretenimiento.
4. Pagos para facilitar trámites
Existe una excepción restringida a la prohibición antisoborno para los pagos destinados a
facilitar o agilizar la realización de “acciones gubernamentales de rutina”. Por lo general,
son pagos pequeños a funcionarios de gobierno de bajo rango que a veces se denominan
“dádivas”. La ley incluye los siguientes ejemplos:
•
•
•
•
Obtención de permisos, licencias u órdenes de trabajo
Entrega de protección policial, recepción o reparto de correo
Entrega de servicio telefónico, suministro de energía y agua, transporte de carga y
descarga, protección de productos perecederos
Programación de inspecciones o tránsito de bienes por el país
Los pagos para fines “similares” a los anteriormente señalados también pueden estar
cubiertos por la excepción. Sin embargo, la excepción de “acción gubernamental de
rutina” no incluye ninguna decisión de un funcionario público no estadounidense de
adjudicar un nuevo negocio o de continuar un negocio con una parte específica, o de otro
8
modo, de asegurar una ventaja para el pagador respecto de la actividad discrecional. Por
lo general, sólo cubre pagos a funcionarios públicos no estadounidenses (a diferencia de
los pagos al gobierno) con la finalidad de asegurar una acción gubernamental de rutina a
la cual Assurant ya tiene derecho.
Puede ser difícil determinar si una dádiva a funcionarios se ajusta a la definición legal
restringida de “pago para facilitar trámites”. Asimismo, si bien dichos pagos son legales
en conformidad con la FCPA, continúan siendo ilegales en virtud de las leyes de varias
jurisdicciones en las que opera Assurant. Por lo tanto, Assurant prohíbe estrictamente su
uso. Dichos pagos están prohibidos sin la autorización previa por escrito de David
Tulbert o del Departamento legal antes de efectuarlos.
No se requiere de autorización previa por escrito si el pago se debe efectuar para evitar
una lesión física inminente o un daño importante a la propiedad. Tales circunstancias
extraordinarias pueden surgir si un empleado u otra persona se ve amenazado por una
lesión física o un peligro inminente (o si la propiedad de la empresa o del empleado se ve
amenazada) y un funcionario exige el pago de la empresa para (1) abstenerse de infligir
lesiones (o daño a la propiedad) o (2) actuar en su calidad oficial para evitar la lesión (o
daño). Un ejemplo sería un policía que se rehúsa a intervenir en un asalto o un bombero
que se rehúsa a apagar un incendio si no se le paga. Si un empleado efectúa un pago en
virtud de estas circunstancias extraordinarias, debe informarlo de inmediato a un
supervisor y al Departamento legal.
Todos los pagos para facilitar trámites se deben describir de manera exacta en los libros y
registros de Assurant, de modo que la finalidad del pago sea clara. Dichos pagos se deben
registrar en el Libro mayor contabilizado con el título “Pagos para facilitar trámites”.
5. Debida diligencia en fusiones y adquisiciones
Las fusiones y adquisiciones presentan problemas especiales en conformidad con la
FCPA. Una empresa que realiza una adquisición y no efectúa una revisión de debida
diligencia efectiva y exhaustiva de una empresa objetivo de fusión o adquisición
propuesto se arriesga a que las autoridades estadounidenses la consideren responsable de
infracciones pasadas o continuas a la FCPA cometidas por la empresa objetivo de fusión
o adquisición. En consecuencia, la política de Assurant en fusiones y adquisiciones
propuestas es tomar medidas razonables y adecuadas para identificar infracciones pasadas
a la FCPA y conductas peligrosas de la empresa objetivo de fusión o adquisición. Dicha
debida diligencia respecto de la FCPA puede incluir la evaluación del perfil de riesgo de
la empresa objetivo de fusión o adquisición en virtud de la FCPA, investigaciones de
antecedentes de funcionarios, directores y empleados clave de la empresa objetivo,
revisión y análisis de documentos relacionados con los riesgos establecidos por la FCPA,
entrevistas de empleados y procedimientos de peritaje contable diseñados para descubrir
pagos ilícitos. Assurant también solicitará las declaraciones y garantías adecuadas de su
empresa objetivo de fusión o adquisición o del vendedor que ofrezcan la confianza y
seguridad de que la empresa objetivo o el vendedor no infringe ni ha infringido la FCPA,
ninguna ley o reglamento antisoborno similar o, como alternativa, que ha divulgado
afirmativamente todas y cada una de dichas infracciones.
9
Controles financieros anticorrupción
La política de Assurant es tener controles financieros sólidos de sus cuentas bancarias no
estadounidenses, dinero en caja chica, cuentas por pagar y sus procesos para desembolsar
efectivo a proveedores y para el pago de reclamaciones, y para controlar los gastos de
viajes y actividades de entretenimiento de los empleados presentados para ser
reembolsados por la empresa. Auditoría interna de Assurant, que anualmente realiza
auditorías relacionadas con la FCPA diseñadas para detectar y disuadir posibles
actividades corruptas que infrinjan esta política, controla estas áreas.
Educación y capacitación
Assurant comunicará esta política a todos los empleados y proporcionará capacitación en
política anticorrupción a todos los funcionarios y empleados clave que participen en
ventas internacionales, comercialización, adquisiciones, finanzas y contabilidad de forma
periódica.
Certificación de cumplimiento anual
Assurant exigirá a todos los empleados de nivel superior que respondan preguntas y
certifiquen el cumplimiento de esta política en su Cuestionario sobre conflictos de
intereses anual. Toda excepción informada estará sujeta a seguimiento y a una
investigación más detallada.
Requisitos en materia de denuncias
Los empleados que tengan conocimiento de una posible infracción a la FCPA o a esta
política deben denunciarla a la dirección de línea y al Departamento legal. Los empleados
también pueden llamar en forma anónima a la Línea de ayuda de ética y cumplimiento de
Assurant (Línea directa) (888-427-2542) para denunciar una infracción a esta política.
Dichas denuncias se pueden efectuar en forma verbal o por escrito, en forma anónima o
identificándose. No habrá represalias contra aquellos empleados que, de buena fe,
realicen una denuncia y se hará todo lo posible por proteger la identidad del empleado
que realiza la denuncia.
Si se recibe una denuncia de una posible infracción a esta política, el funcionario de ética
y cumplimiento de Assurant la investigará. Si corresponde, se incluirá personal adicional
del lugar correspondiente y expertos externos. Los resultados de la investigación se
documentarán en un informe escrito y se adoptarán las medidas pertinentes de acuerdo
con ellos. Dichas medidas incluirán, si corresponde, medidas disciplinarias individuales
en contra del empleado y medidas para ayudar a evitar situaciones similares en el futuro.
Responsabilidades y supervisión
Las unidades de negocio de Assurant que realizan negocios internacionales, en especial
negocios directamente con gobiernos extranjeros, tienen la responsabilidad principal de
denunciar a nivel interno solicitudes de soborno u otras solicitudes que infrinjan la FCPA
a su departamento legal y al funcionario de cumplimiento y ética de Assurant, y de
responder de manera adecuada a dichas solicitudes. Asimismo, cada subsidiaria de
Assurant es responsable de identificar y cumplir con las leyes similares en las
jurisdicciones en las que operan.
10
Supervisión y cumplimiento
Los funcionarios de cumplimiento y ética, los funcionarios de contabilidad financiera, el
Departamento legal a nivel corporativo y de unidades de negocio y el Departamento de
servicios de asesoría y riesgos tienen la responsabilidad general de supervisar el
cumplimiento de la FCPA y esta política.
Aplicación y disciplina
Los empleados que, en forma intencional, infrinjan la FCPA o esta política estarán
sujetos a las medidas disciplinarias pertinentes, que pueden incluir la terminación de
empleo. Todo empleado que tenga conocimiento de la infracción de otro empleado y no
la denuncie también estará sujeto a una medida disciplinaria.
Fecha de entrada en vigencia 1 de enero de 2009
11
APÉNDICE A
CONTRATACIÓN DE ASESORES, CORREDORES, AGENTES Y OTROS
REPRESENTANTES
LISTA DE SEÑALES DE ADVERTENCIA
A continuación se indican algunas de las “señales de advertencia” más comunes que requieren de
extrema precaución y de máxima debida diligencia al considerar la contratación de un asesor,
corredor, agente u otro representante externo (de aquí en adelante descrito como “representante”)
que interactuará con funcionarios públicos no estadounidenses.
•
Un funcionario de gobierno sugiere o recomienda al representante.
•
Un funcionario de gobierno informa que sólo realizará negocios a través de determinado(s)
representante(s).
•
El representante es familiar de un funcionario de gobierno.
•
El representante sugiere que tiene una “relación personal” o conexiones especiales con un
funcionario de gobierno.
•
El representante no parece estar calificado para realizar el servicio para el cual se le contrató o la
cualificación principal parece ser la relación personal con los funcionarios de gobierno.
•
La debida diligencia proporciona información despectiva o limitada sobre el representante.
•
El representante no tiene una oficina o un negocio establecido.
•
El representante tiene reputación de “lograr las cosas”.
•
El representante solicita un convenio de pago inusual o excesivo.
•
El representante sugiere que puede solucionar el problema por una determinada cantidad
de dinero.
•
El representante solicita que se le pague en efectivo o que el pago se transfiera a una cuenta en
el extranjero.
•
El representante se rehúsa a dar cuenta de la totalidad de su tiempo o a detallar actividades.
•
El representante presenta una factura inflada o no proporciona documentación de gastos cuando
se le solicita.
•
El representante se rehúsa a celebrar un acuerdo por escrito que rija su conducta, incluido el
cumplimiento de la FCPA.
•
El representante se rehúsa a que se le realice una auditoría en conformidad con su contrato.
12
APÉNDICE B
CUESTIONARIO PARA AGENTES, ASESORES Y REPRESENTANTES
INTERNACIONALES PROPUESTOS Y CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO DE LA
FCPA
1.
Nombre del agente, asesor o representante/empresa: __________________________________
2.
País en que nos representará: ____________________________________________________
3.
Dirección: _____________________________________________________________________
Teléfono: ________________ Fax: _____________________
4.
Fecha y lugar de constitución (si es una entidad constituida): ____________________________
5.
Información de la dirección:
Presidente/Director ejecutivo: _____________________________________________________
Director administrativo: __________________________________________________________
Otros directores: _______________________________________________________________
6.
7.
Dueños/Mandantes:
Nombre _______________________________________________
% de titularidad _______
Nombre _______________________________________________
% de titularidad _______
Nombre _______________________________________________
% de titularidad _______
Nombre _______________________________________________
% de titularidad _______
Nombre _______________________________________________
% de titularidad _______
Empresa matriz (si la hay): _______________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Empresas subsidiarias: __________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Empresas de propiedad conjunta: __________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Tipo de titularidad en las empresas de propiedad conjunta: ______________________________
_____________________________________________________________________________
13
8.
9.
10.
Referencias comerciales:
(a)
_______________________________________________________________________
(b)
_______________________________________________________________________
(c)
_______________________________________________________________________
Referencias bancarias:
(a)
_______________________________________________________________________
(b)
_______________________________________________________________________
(d)
_______________________________________________________________________
Otras empresas en las que participe el director administrativo: ___________________________
_____________________________________________________________________________
11.
12.
Otras empresas en las que participen los directores:
Nombre del director
________________
Empresa
________________________________
Nombre del director
________________
Empresa
________________________________
Nombre del director
________________
Empresa
________________________________
Nombre del director
________________
Empresa
________________________________
Nombre del director
________________
Empresa
________________________________
Nombre del director
________________
Empresa
________________________________
Antecedentes históricos:
(a) Años que la empresa ha estado en el negocio: ______________________
(b) Describa brevemente las principales áreas de actividad comercial, cambios en la
titularidad, etc.
13.
Describa brevemente la experiencia y las cualificaciones del personal directivo de la empresa.
14.
Adjunte los estados financieros (auditados de estar disponibles) de los últimos tres (3) años,
incluidos los balances y los estados de pérdidas y ganancias.
14
15.
Utilice este espacio para proporcionar aquella información adicional que usted considere
importante para la relación entre su empresa y nosotros. Si es necesario, utilice otra hoja.
16.
(a) ¿Algún funcionario de gobierno, funcionario de partido político, candidato a un cargo político,
actual o anterior, o algún familiar de ellos, tiene un interés de titularidad, directo o indirecto, en su
empresa? ________ Sí _________ No
(Nota: la titularidad indirecta puede incluir la titularidad de un miembro de la familia del
funcionario o a través de un representante designado.)
(b) ¿Algún funcionario de gobierno, funcionario de partido político, candidato a un cargo político,
actual o anterior, o algún pariente de ellos empleado, es funcionario o director de su
empresa?
Sí _________ No ________
(c) Si la respuesta a (a) o (b) anterior es sí:
i. Indique el nombre y el cargo de dicha persona en el gobierno o partido político;
ii. Describa sus obligaciones y responsabilidades oficiales con el gobierno, oficina del
gobierno o partido político y, si el funcionario extranjero es familiar de un propietario,
director, funcionario o empleado de su empresa, la relación de ese funcionario con
su personal;
iii. Indique el tipo y el grado de su interés de titularidad en su empresa (por ejemplo,
porcentaje de titularidad, cargos en la empresa, accionista, funcionario, director, etc.).
La siguiente firma autoriza a Assurant para usar toda la información que contiene el Cuestionario con el
objeto de determinar si Assurant me contratará a mí o a mi empresa como su agente, asesor o
representante. Esta firma no autoriza el uso de esta información para otro fin o la divulgación a terceros
sin el consentimiento expreso por escrito, salvo que así lo exija la ley.
_____________________________
TESTIGO
______________________________________
FIRMA
_____________________________
NOMBRE EN LETRA DE IMPRENTA
______________________________________
NOMBRE Y CARGO (EN LETRA DE IMPRENTA)
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EMPRESA
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FECHA
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CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO
, representante debidamente autorizado de
Yo,
,
(Nombre del asesor)
(Nombre de la agencia)
Confirmo que tanto yo como mi empresa y todas las personas contratadas por mí o mi empresa
entendemos y tenemos pleno conocimiento de las disposiciones de la Ley sobre prácticas corruptas en
el extranjero de los Estados Unidos de 1977 y sus enmiendas (“FCPA”), y que tanto yo como mi empresa
y todas las personas contratadas por mí o mi empresa no han infringido la FCPA.
Específicamente, confirmo que ni yo ni mi empresa somos una entidad de gobierno o partido político en
el país en el cual representaría a Assurant y que ningún funcionario, director, accionista, empleado o
agente de mi empresa es un “funcionario extranjero” conforme se describe el término a continuación. El
término “Funcionario extranjero” se refiere a
1. Cualquier funcionario o empleado del gobierno del país extranjero, como un departamento
federal, regional o local, organismo, empresa o sociedad controlada por el estado o de su
propiedad u otra entidad del mismo;
2. Cualquier persona que actúe en calidad oficial por o a nombre de cualquiera de las entidades
identificadas en la cláusula (1) o
3. Cualquier funcionario de un partido político, o candidato o representante designado de un partido
político en el país extranjero o para cualquier puesto en una de las entidades indicadas en la
cláusula (1) anterior, o cualquier organización pública.
Con respecto a cualquier representación de Assurant, yo, mi empresa ni ninguno de sus funcionarios,
directores, accionistas, empleados o agentes hemos ofrecido, pagado, prometido pagar o autorizado el
pago de dinero u otro artículo de valor a (a) un funcionario extranjero o a (b) cualquier otra persona con
el conocimiento de que la totalidad o una parte de dicho dinero se ofrecería o entregaría directa o
indirectamente a un funcionario, partido político o a un candidato a un cargo político para cualquiera de
los fines prohibidos que se indican a continuación. Los fines prohibidos son los siguientes:
1. Influir en algún acto o decisión de dicho funcionario, partido político, funcionario o candidato de
un partido en el marco de sus funciones oficiales;
2. Inducir a dicho funcionario, partido político, funcionario o candidato de un partido a realizar un
acto u omitir realizar un acto que infrinja el deber legal de dicho partido, funcionario o candidato o
3. Inducir a dicho funcionario, partido político, funcionario o candidato de un partido a usar su
influencia con un gobierno o un organismo de gobierno.
Confirmo que en caso de que se me contrate a mí o a mi empresa para representar a Assurant y en caso
de que tenga conocimiento o motivo para tener conocimiento de cualquier actividad relacionada con la
representación de Assurant que pueda constituir una infracción a la FCPA, lo notificaré de inmediato al
Director de cumplimiento de Assurant al teléfono: 1-212-859-7021.
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TESTIGO
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FIRMA
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NOMBRE EN LETRA DE IMPRENTA
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NOMBRE Y CARGO (EN LETRA DE IMPRENTA)
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EMPRESA
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FECHA
16
Apéndice C: Memorando de justificación comercial para la contratación de un
representante externo para ayudar a Assurant en las transacciones con entidades de
gobierno no estadounidenses
De:
Departamento:
Fecha:
1)
2)
Nombre del solicitante:
Representante externo:
3)
Describa en detalle:
a.
Las razones para contratar al
representante
b.
El trabajo que realizará el
representante
Representante de entidad de
gobierno no estadounidense
o de funcionario público no
estadounidense con quien
estará en contacto el
representante
Honorarios y gastos
anticipados
c.
d.
Presentado por:
[Nombre / Cargo]
Anexo:
(Nota: se deben indicar todos los gastos. No se
autorizarán gastos no aprobados).
Primer nivel – Aprobado por:
[Nombre / Cargo de la persona que
aprueba]
Segundo nivel – Aprobado por:
[Nombre / Cargo de la persona que
aprueba]
17
Apéndice D: Formulario de solicitud: obsequios, comidas y actividades de
entretenimiento
En ningún caso se deben ofrecer obsequios habituales, comidas modestas, actividades de
entretenimiento, viajes o alojamiento a cambio de un tratamiento comercial favorable de
un funcionario público no estadounidense.
De:
Departamento
Fecha:
Anexo:
1)
2)
Nombre del solicitante:
Fecha de recepción:
3)
Descripción y calidad del obsequio
4)
Valor estimado en moneda local / dólares
estadounidenses (en forma individual y en
total)
5)
Finalidad del obsequio, comida o actividad
de entretenimiento
6)
Destinatario del obsequio, comida o
actividad de entretenimiento / Puesto y cargo
del destinatario
7)
¿Tiene el obsequio un valor superior a
US$250 por persona?
En caso afirmativo, debe obtener una
autorización previa por escrito por el monto
sobre el monto máximo.
Presentado por:
[Nombre / Cargo]
Primer nivel – Aprobado por:
[Nombre / Cargo]
Segundo nivel – Aprobado por:
[Nombre / Cargo]
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Apéndice E: Registro mensual con el detalle de todos los obsequios entregados a personas, funcionarios públicos o sus familiares
Fecha del
obsequio
Costo/monto
del obsequio
Descripción
del obsequio
Entidad privada/
funcionario de
gobierno o público
(Nombre/puesto)
Entidad privada,
entidad de
gobierno o pública
Finalidad del
obsequio
Nombre del
funcionario de
Assurant que
autoriza
Fecha de
obtención de
la
autorización
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Apéndice F: Formulario de solicitud: pago de gastos de viaje, alojamiento y comidas
y actividades de entretenimiento de personas que visitan los Estados Unidos
De:
Departamento:
Fecha:
1)
2)
Nombre del solicitante:
Fecha de recepción:
3)
Descripción del viaje / visita
propuesto:
Fecha del viaje
a.
b.
c.
Gobierno y funcionarios que
se recibirán o entidad
comercial que se recibirá
Finalidad del viaje
d.
Gastos anticipados
i
Gastos de viaje anticipados
ii
Gastos de alojamiento
anticipados
Gastos de comidas y
actividades de
entretenimiento anticipados
iii
4.
5.
Anexo:
(Nota: se deben indicar todos los gastos. No se
autorizarán gastos no aprobados).
¿Está el viaje directamente relacionado con la
promoción, demostración o explicación de productos
o servicios de Assurant o con la realización de
obligaciones contractuales existentes?
¿Se anticipa que la persona viaje acompañada de
familiares?
SÍ
NO
SÍ
NO
Nota: Assurant no pagará los gastos de familiares.
20
6)
¿Se anticipa que la persona realice viajes
complementarios?
SÍ
NO
SÍ
NO
Nota: Assurant no pagará los viajes
complementarios.
7)
¿Están todos los gastos anticipados detallados
relacionados directamente con la finalidad comercial
del viaje?
En caso negativo, ¿puede explicar?
Presentado por:
[Nombre / Cargo]
Primer nivel – Aprobado por:
[Nombre / Cargo de la persona que
aprueba]
Segundo nivel – Aprobado por:
[Nombre / Cargo de la persona que
aprueba]
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Apéndice F:
Ejemplos para referencia rápida
Obsequios
Adecuados
Inadecuados
Tipos
-Artículos con el logotipo de
Assurant
-Artículos sin valor comercial
-Obsequios simbólicos
-Obsequios de cortesía
-Dinero en efectivo, acciones,
otros instrumentos negociables
-Cualquier otro instrumento de
valor, como cupones de
obsequio
-Joyas
-Alcohol
-Cigarrillos o puros
-Reembolso de gastos
-Condonación de una deuda
-Promesa de trabajo o favores
personales
Situaciones
-Si es culturalmente
apropiado (es decir, durante
el Festival de la primavera o
de mediados de otoño)
-A cambio de hospitalidad
-Antes/durante la
presentación de ofertas
-Antes de la firma de un
contrato
-Entrega frecuente a una
persona
-Si la situación general da la
impresión de impropiedad
-La ley o el empleador del
destinatario prohíben la
recepción de obsequios
Personas
-Representantes de
departamentos del
gobierno con quien no
hay pendientes
licitaciones o negocios
-Representantes de
departamentos del
gobierno con quien hay
pendientes licitaciones o
negocios
-La ley o el empleador
del destinatario
prohíben la recepción de
obsequios
Actividades de entretenimiento
Adecuadas
Tipos
-Comidas de negocios
-Bocadillos que no son
una comida como parte
de la hospitalidad
-Eventos culturales o
deportivos
-Salones de masaje
-Actividades de
entretenimiento y
películas para adultos
-Actividades ilegales
-Eventos recreativos a
los que un empleado de
Assurant no asista con
el cliente
Situaciones
-Si el negocio se realiza durante o
inmediatamente antes/después de
actividad de entretenimiento
Personas
-Representantes de
departamentos del
gobierno con quien no hay
pendientes licitaciones o
negocios
-Antes/durante la presentación de -Representantes de
licitaciones
departamentos del
-Antes de la firma de un contrato gobierno con quien hay
-Actividad de entretenimiento
pendientes licitaciones o
frecuente de una persona
negocios
-Si la situación general da la
-La ley o el empleador del
impresión de impropiedad
destinatario prohíben la
-La ley o el empleador del
recepción de actividades
destinatario prohíben la recepción de entretenimiento
de actividades de entretenimiento
NOTA: Los ejemplos anteriores no son exhaustivos. Sea consciente del valor y del tipo
de obsequios y actividades de entretenimiento y solicite las aprobaciones previas
pertinentes antes de continuar.
Inadecuadas
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