Descrip_Proced_Definicion de Planes

Definición y ejecutar Planes de Facultad
Universidad de Antioquia
01
Versión:
Fecha última
15/03/2012
modificación:
Proceso: Desarrollo Organizacional
Subproceso: Direccionamiento Organizacional
Procedimiento: Definir y ejecutar Planes de Facultad (Estratégicos)
Elaboró
Validó
Fecha de validación dd/mm/aa
Sara María Cano Sierra
Analista de procesos
Yolanda López
Asistencia de Planeación
18/11/2011
1. DEFINICION
1.1 OBJETIVO
Definir los planes de la Facultad basados en el Plan de acción y las políticas institucionales de Universidad de
Antioquia.
ALCANCE
Inicia con el diseño de la metodología para formulación de planes y finaliza con la ejecución y evaluación.
DESCRIPCION
1. El responsable de Desarrollo Organizacional y su grupo de trabajo, son los encargados de consultar los
documentos de referencia (Lineamientos y directrices U de A, Plan de Desarrollo y Plan de Acción U de A,
Políticas Institucionales, Agenda de Facultad y Análisis del entorno).
El plan de acción de la Facultad se debe construir en coherencia con el Plan de Desarrollo Institucional de la
Universidad de Antioquia y el Plan de Acción Institucional del actual Rector.
2. El Decano en conjunto con el Equipo Administrativo, en reuniones, identifican prioridades para la Facultad,
para esto, utilizan la metodología que el equipo defina y desee utilizar (el Balanced Score Card (BSC) o
Cuadro de Mando Integral (CMI)) teniendo siempre como base lo que la Universidad de Antioquia define en
su mapa estratégico institucional, perspectivas de gestión institucionales para el periodo y objetivos
estratégicos institucionales.
Se parte de los principales aspectos de la situación actual de la Facultad Nacional de Salud Pública, a manera
de matriz DOFA; considerando las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas. Formato DOFA
3. Con base en los objetivos estratégicos de la Universidad (ámbitos de contribución que son escenarios o
criterios de logro para los cuales cada una de las dependencias académicas debe la Universidad deben
establecer objetivos de contribución, como aportes al despliegue de la estrategia institucional), la Facultad
debe definir sus propios objetivos a desarrollar dando respuesta con esto a su Plan de acción.
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4. El Decano, Una vez elija los objetivos a trabajar en el Plan de acción de Facultad, se encarga de
socializarlo a las Dependencias de la Facultad (Centros de Investigación, Extensión, Departamento
académico, Posgrados, demás), con el fin de construir un trabajo participativo y validado por los
Estamentos de la Facultad.
5. Las Dependencias, líderes de Procesos y demás, se encargan de leer detenidamente los objetivos e
identificar el que se involucre con su área y a partir de allí, plantea o da opciones para operacionalizar los
objetivos que harán parte del Plan de Acción de la Facultad.
Para cada objetivo de contribución, se deben seleccionar los indicadores con sus metas correspondientes (un
solo indicador clave por objetivo).
Para alcanzar cada objetivo de contribución, se debe tener una definición clara de la instancia o instancias
responsables de liderarla al interior de la Facultad.
Para cada ámbito y objetivo de contribución se asignaran los recursos para su financiamiento.
6. Cada una de las dependencias, líderes de proceso y demás, se encargarán de enviar propuestas,
cumpliendo con los tiempos establecidos para la tarea, al Equipo Administrativo; quienes en reunión, se
encargarán de revisar cada una de las propuestas enviadas y dependiendo del planteamiento y la
pertinencia que exista con lo que se quiere definir para el Plan de acción, deciden tenerlo en cuenta o no.
7. Si el Equipo Administrativo no está de acuerdo con lo planteado como propuesta de algunas de las
Dependencias, Líderes de procesos o Estamentos, devuelve solicitando ajustes o decide no tener en
cuenta lo propuesto.
8. Si está de acuerdo con la propuesta enviada, la valida, la consolida y será tenida en cuenta en el Plan de
Acción de la Facultad.
9. El Decano y el Equipo administrativo, una vez consolide la información , inicia la formulación del “Plan de
acción de Facultad”
10. El Decano en conjunto con el Equipo Administrativo, se encargan de socializar el borrador del plan a los
Estamentos de la Facultad, con el fin de que este sea validado.
Para la socialización, se programa reunión, se envía por correo el documento borrador, se entrega en físico
a los Jefes y Líderes de procesos.
11. Si los Estamentos tienen aportes, ajustes y los envían al Equipo Administrativo para que sean tenidos en
cuenta en la elaboración final del documento.
12. Si no hay ajustes, comentarios y demás, el Equipo administrativo , procede a elaborar el documento Final
“Plan de Acción”
13. El Equipo Administrativo, una vez elaborado el documento “Plan de Acción” , lo envía al Consejo de
Facultad para aprobación
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14. Si el Consejo de Facultad no aprueba documento “Plan de Acción”, propone ajustes y envía a Responsable
de Desarrollo Organizacional, para que realice las modificaciones y ajustes.
15. Si el Consejo de Facultad, aprueba documento “Plan de Acción”, emite un acta de aprobación.
16. El Decano, envía a la Rectoría, el Plan de acción y el acta de aprobación del Consejo de Facultad, para
aprobación.
17. En la Rectoría U de A, reciben el plan, lo revisan y lo analizan, si el plan por algún motivo no cumple las
expectativas esperadas, lo devuelven con recomendaciones de ajustes a la Facultad; en la Facultad lo
recibe el Responsable de Desarrollo Organizacional quien se encarga de socializar ajustes a Equipo
Administrativo y ajustar documento.
Si en Rectoría, aprueban el plan, envían aprobación a la Decanatura de la Facultad.
18. El Decano de la Facultad, recibe aprobación de Plan y se encarga de reenviar el Plan aprobado a las
demás dependencias de la Facultad.
19. Las dependencias de la Facultad, se encargan de formalizar los programas, actividades y tareas para darle
respuesta a los objetivos del Plan de acción de la Facultad. Formato Planeación anual de programas de
la FNSP
20. Las dependencias ejecutan actividades establecidas cumpliendo los tiempos, presupuesto y demás.
21. El Jefe de la dependencia se encarga de verificar cumplimiento a las actividades, tareas, plazos,
indicadores, consolidarlos y enviarlos como insumo para la elaboración de “Informes de gestión”
22. Si la dependencia no esta cumpliendo con lo establecido y definido en el formato Formato Planeación
anual de programas de la FNSP (tareas, tiempos, presupuesto, responsable y demás), el Jefe de la
misma; es el responsable de generar un “plan de mejoramiento” que permita cumplir con lo establecido.
23. Semestralmente en una fecha indicada los responsables de objetivos, envían a Desarrollo Organizacional la
información pertinente consolidada para que sea tenida en cuenta en la elaboración del “informe de
gestión”.
Nota: La numeración de las actividades corresponde a la numeración en el Flujograma.
(Ver Flujograma)
ANEXOS
Flujograma y formatos
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