INVITACIÓN PÚBLICA: ESTUDIOS PREVIOS – SOLICITUD DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y/O Código:

INVITACIÓN PÚBLICA: ESTUDIOS PREVIOS –
SOLICITUD DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y/O
PRESTACIÓN DE SERVICIOS INFERIORES AL 10% DE
LA MENOR CUANTÍA
Código:
3.1.1-105-01-1
Doctor
ALFREDO VARGAS ABAD
Secretario General
DANE
Ciudad
Proceso No.:
RESPONSABLE
DE
LA ÁREA
SOLICITUD:
Ligia
Galvis ESTUDIO:
Amaya – Jefe Oficina (e)
Sistemas
REQUIRIENTE FECHA DE ELABORACIÓN
Oficina
de SOLICITUD (14/02/2011)
Señalar con una X el tipo de solicitud que se esta haciendo
1). SOLICITUD DE BIEN
SOLICITUD DE SERVICIO x
Contratar el servicio de custodia, salvaguarda y
transporte de medios magnéticos y ópticos que
contienen las copias de respaldo de la información
institucional del DANE
ANÁLISIS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD
2). DESCRIPCIÓN DE Teniendo en cuenta que la información generada por la entidad es uno
LA NECESIDAD
de los activos más valiosos, se hace prioritario definir e implementar
una serie de estrategias complementarias a las ya existentes en la
búsqueda permanente de minimizar el riesgo de la pérdida de
información. La Oficina de Sistemas dentro de sus procedimientos de la
Administración de Recursos Informáticos ARI, tiene establecido la
Administración del Acervo Informático, actividad que se ejecuta a través
de la toma de backup de la información alojada en los servidores,
sistemas de almacenamiento especializado e información de los
usuarios. Esta actividad que tiene como fin garantizar la disponibilidad e
integridad de la información a los usuarios en caso de presentarse falla
en alguno de los dispositivos en donde está aloja, se efectúa mediante
la grabación en cintas o medios ópticos de almacenamiento.
3). DESCRIPCIÓN
DEL OBJETO
Teniendo en cuenta que la entidad no cuenta con los mecanismos
suficientes para garantizar la seguridad física y lógica de la información
grabada, la cual debe realizarse bajo rigurosas normas de seguridad,
con protocolos predefinidos y en lugares físicos que cumplan con las
normas y estándares preestablecidos para la prestación de este tipo de
servicio, se hace necesario contratar una firma especializada en la
prestación de este tipo de servicios con el fin de disminuir aún más la
posibilidad de pérdida en caso de presentarse algún desastre en las
instalaciones del centro de cómputo.
Contratar el servicio de custodia, salvaguarda y transporte de medios
magnéticos y ópticos que contienen las copias de respaldo de la
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información institucional del DANE
4). MODALIDAD DE
SELECCIÓN
5) CONTRATO A
CELEBRAR
Prestación de Servicios inferior al 10% de la menor cuantía, de
conformidad con el Decreto No. 3576 de 2009, en concordancia con el
Decreto No. 2474 de 2008, Ley 1150 de 2007 y demás normas vigentes
aplicables
Prestación de servicio
6). CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DEL BIEN(ES) Y/O SERVICIO(S)
Unidad de
Descripción
Cantidad
medida
Salvaguarda, custodia y transporte de archivos magnéticos
que contienen las copias de respaldo de la información
Mes
1
institucional entregadas por el personal autorizado del DANE
Salvaguarda, custodia y transporte de archivos magnéticos
que contienen las copias de respaldo de la información
Mes
1
institucional solicitadas por el personal autorizado del DANE
Modelo de seguridad establecido para la prestación del
Mes
1
servicio
7). OBLIGACIONES, PRODUCTOS Y RESULTADOS
Brindar el servicio de custodia, salvaguarda y transporte de las copias de respaldo de la
información institucional, la cual se encuentra almacenada en 544 DVDs o discos ópticos y 720
unidades de cinta, con una rotación promedio mensual de 30 medios; con un crecimiento
promedio del 10% mensual del número de cintas
Mantener la confidencialidad y disponibilidad de la información institucional almacenada en las
copias de respaldo entregadas por el personal autorizado de la entidad
Proveer el servicio de transporte desde las instalaciones del DANE y las del proveedor, de
acuerdo con las normas mínimas de seguridad establecidas para este tipo de servicio de las
copias de respaldo de la información institucional
Procurar como mínimo las siguientes medidas de seguridad en el área de almacenamiento de
las copias de respaldo entregadas por la entidad: circuito cerrado de televisión, sistema
automático de detección y extinción de incendios, acceso restringido, control de roedores y de
insectos
Almacenar las copias de respaldo de la información institucional, en un área especial con
normas de seguridad, climatizada a temperatura y humedad constantes, con el fin de mantener
su normal conservación. Se debe contar como mínimo con sistemas de control de humedad,
temperatura, puertas de seguridad, censores de movimiento, inundación, intrusión e incendio y
circuito cerrado de televisión; el acceso al área deberá ser restringido
Entregar a la entidad los procedimientos para la entrega, solicitud y recibo de información
Clasificar y codificar la información institucional entregada por la entidad para ser custodiada, de
acuerdo con las especificaciones definidas en conjunto con el encargado de ejercer el control y
vigilancia del contrato
Rotular las copias de respaldo de la información institucional entregadas por la entidad, como
mínimo con la fecha y contenido de las mismas
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Custodiar y salvaguardar por unidad de información, almacenando los medios de manera
individual usando un depósito para varios medios con la facilidad de retirar únicamente las
cantidades solicitadas por la entidad
Entregar y recibir las copias de respaldo de información institucional únicamente a personal
previamente autorizado, soportado mediante una relación donde se especifique como mínimo
el material entregado, contenido y cantidad
Entregar una relación de las personas autorizadas para recibir y entregar las copias de respaldo
de la información institucional, con su respectiva identificación
8). CONDICIONES
VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO: Dieciséis millones de pesos m/cte ($16.000.000) IVA
Incluido
Forma de pago
Lugar de ejecución
Pagos mensuales o de manera proporcional de
acuerdo con el número de medios entregados,
previa presentación de factura y/o cuenta de
cobro, certificación de cumplimiento a
satisfacción generada por el encargado de
ejercer el control y vigilancia del contrato. Los
pagos están sujetos a la existencia y
disponibilidad de PAC.
Plazo de ejecución
Bogotá - DANE Central
A partir de la aprobación de la garantía única y
hasta el 30 de diciembre de 2011 y/o hasta
agotar presupuesto, lo que primero ocurra
N/A
Plazo de Entrega
9). RUBRO Y VALOR PRESUPUESTAL AFECTADO
430-1000-18-11
Mejoramiento de la capacidad técnica y administrativa para la producción y difusión de la
información básica nacional.
Valor: Dieciséis millones de pesos m/cte ($16.000.000) IVA Incluido
10). CRITERIOS DE SELECCIÓN
Precio: 100 puntos
Se asignará el mayor puntaje a la propuesta que cumpliendo con las características técnicas
ofrezca el menor precio y a los demás de forma proporcional.
En caso de empate, se hará un sorteo mediante balotas.
11). DOCUMENTOS TECNICOS
El proponente deberá acreditar mediante certificación experiencia en la prestación del servicio
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de custodia y salvaguarda de archivos magnéticos en mínimo dos (2) contratos celebrados,
ejecutados y terminados dentro de los cinco (5) años anteriores a la fecha de cierre del presente
proceso de invitación.
La suma de los contratos debe ser mayor o igual a quince millones de pesos ($15.000.000)
Mcte. La cuantía mínima de cada certificación debe ser mayor o igual a ocho millones de pesos
($8.000.000)
12). CONTROL Y VIGILANCIA
Analista de Sistemas grado 16 de la Oficina de Sistemas o quien designe el ordenador del gasto
13) GARANTÍAS
Garantía Única: Amparos:
1. Cumplimiento
2. Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales
3. Calidad del servicio
ALMACEN
INVENTARIOS
N/A.
E OFICINA
SISTEMAS
14) VERIFICACIONES
DE DIFUSIÓN,
MERCADEO
CULTURA
ESTADÍSTICA
N/A.
RECURSOS
Y HUMANOS
Con los datos aquí consignados, solicito realizar el correspondiente proceso.
___________________________
Ligia Galvis Amaya
Jefe Oficina de Sistemas (e)
N/A.
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REQUISITOS MÍNIMOS HABILITANTES
1. ASPECTOS TÉCNICOS (principalmente numeral 6,7 y 8): Según lo dispuesto en la
normatividad vigente, principalmente en el Decreto No. 3576 de 2009, la entidad verificará los
requisitos mínimos habilitantes, razón por la cual la cotización debe contener todos los
requerimientos de la entidad junto con sus condiciones, con su respectiva mención de cumplimiento
o no.
Nota: Lo anterior sin perjuicio que la entidad pueda solicitar las aclaraciones a que haya lugar, de
conformidad con lo dispuesto en el parágrafo 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007.
2. ASPECTOS JURÍDICOS: Así mismo y según el Decreto No. 3576 de 2009, la entidad debe revisar
la documentación jurídica, para habilitar jurídicamente al proveedor, razón por la cual el proveedor
debe tener presente que para participar en el proceso debe tener al día la siguiente documentación:






Certificado de Existencia y Representación Legal. (Cuando se trate de personas jurídicas o personas
naturales con Establecimiento de Comercio, o en los demás eventos señalados en el Código de
Comercio), no superior a noventa (90) días calendario.
Autorización para intervenir en la contratación cuando haya limitaciones en las facultades de
Representante Legal (Cuando aplique).
Fotocopia del Registro Único Tributario - RUT.
Fotocopia de Certificación expedida por el Representante Legal o Revisor Fiscal para personas jurídicas
o Contador Público para personas naturales, en que conste que se encuentran a la fecha a paz y salvo
en los pagos a los sistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales y aportes parafiscales de sus
empleados, no superior a sesenta (60) días calendario.
Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía (actualizada) del Representante Legal.
Certificación bancaria en donde conste el número de la cuenta de ahorros o corriente a través de la cual
se realizará el respectivo pago, no superior a noventa (90) días calendario.
Los formatos relacionados a continuación serán solicitados al proveedor junto con los documentos jurídicos
como información complementaria de la empresa, los cuales no incidirán en la habilitación jurídica de este
tipo de contratación.


Formato Único de Hoja de Vida del Departamento Administrativo de la Función Publica para Persona
Natural o Jurídica. (Según corresponda).
Formulario de Información General y Tributaria de Terceros, debidamente diligenciado.
El proveedor que sea seleccionado deberá presentar dicha documentación dentro de los tres (3) días hábiles
siguientes al recibo de la solicitud. En caso de no enviar o entregar los documentos dentro de este término,
se les solicitaran a quien haya ocupado el segundo lugar y si solo hubo una cotización, nuevamente se invita
públicamente a presentar cotizaciones, siempre y cuando persista la necesidad de la entidad.
EL PRESENTE DOCUMENTO CONSTITUYE INVITACIÓN A COTIZAR, PERO EN NINGÚN CASO
TENDRA LOS MISMOS EFECTOS JURÍDICOS DEL PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO,
RESPECTO DE OBLIGATORIEDAD DE ADJUDICACIÓN, PERO EN TODO CASO SE CUMPLIRÁ CON
LA NORMATIVIDAD VIGENTE, Y EL PRESENTE PROCESO SIEMPRE DEBERÁ ESTAR PRECEDIDO
DE LA NECESIDAD DEL SERVICIO ASI COMO LOS PRINCIPIOS PROPIOS DE LA CONTRATACIÓN
ESTATAL.
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CRONOGRAMA
INVITACIÓN, PUBLICACIÓN Y/O FIJACIÓN DE LA
INVITACIÓN A COTIZAR
FECHA LÍMITE PARA RECIBIR COTIZACIONES
VERIFICACIÓN
REQUISISTOS
MÍNIMOS
HABILITANTES
TRASLADO (Plazo para que personalmente los
proveedores puedan presentar observaciones a la
evaluación de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.).
16 de Febrero de 2011
Lunes 21 de Febrero 2011
Carrera 59 No. 26-70 Interior 1. CAN. Edificio DANE.
Segundo Piso. Área Administrativa – Grupo de
Compras.
Correo electrónico: [email protected]
Teléfono: 5978300 Ext 2295, 5978353
Fax: 5978313
22 al 24 de Febrero de 2011
25 de Febrero de 2011
Carrera 59 No. 26-70 Interior 1. CAN. Edificio DANE.
Segundo Piso. Área Administrativa – Grupo de
Compras.
NOTA: Se comunicará a los proveedores no seleccionados, una vez la orden de
debidamente legalizada.
servicio se encuentre