sistema de gestion de calidad

Manual de Procedimientos.
Departamento
Administrativo y
Contable
Custodia Cambio y Devolución de Pagares de
Créditos y Garantías Prendarias
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
Y CONTABLE
PROCEDIMIENTO:
CUSTODIA CAMBIO Y DEVOLUCIÓN
DE PAGARÉS DE CRÉDITOS Y GARANTIAS PRENDARIAS
P-CON-003
Elaborado por:
C.P. César A. Rodríguez O.
Revisión SGC:
C.P. José Alfredo Pérez A.
.
Autorizado por:
Dirección General: C.P. Eva Aurora Ortega Juárez
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Fecha de actualización:
10 de marzo del 2010
Revisión:
5.00
Clave:
P-CON-003
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Departamento
Administrativo y
Contable
Custodia Cambio y Devolución de Pagares de
Créditos y Garantías Prendarias
INDICE
HOJA
PORTADA ------------------------------------------------------------------------------------------ 1
INDICE ---------------------------------------------------------------------------------------------- 2
CONTENIDO
1.-OBJETIVO -------------------------------------------------------------------------------------- 3
2.-ALCANCE--------------------------------------------------------------------------------------- 3
3.- CAMPO DE APLICACIÓN ----------------------------------------------------------------- 3
4.- DEFINICIONES ------------------------------------------------------------------------------ 3
5.- REFERENCIAS ------------------------------------------------------------------------------ 3
6.- RESPONSABILIDADES ------------------------------------------------------------------- 3
7.- ACTIVIDADES --------------------------------------------------------------------------4, 5, 6
8.- FORMATOS ----------------------------------------------------------------------------------- 6
9.- REGISTROS DE CALIDAD --------------------------------------------------------------- 6
10.- DISTRIBUCIONES------------------------------------------------------------------------- 6
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Departamento
Administrativo y
Contable
Custodia Cambio y Devolución de Pagares de
Créditos y Garantías Prendarias
1. Objetivo:
Establecer las actividades para la custodia, cambio y devolución de pagarés de créditos y
de garantías prendarías, así como las facultades y responsabilidades del personal
involucrado en este procedimiento.
2. Alcance:
La custodia de pagarés de créditos y de garantías prendarías inicia cuando el
Departamento de Mesa de Control entrega al Departamento Administrativo y Contable las
garantías prendarías y pagarés que respaldan el crédito y se finaliza con la devolución de
las garantías prendarías y pagares a los acreditados al momento de la liquidación de su
crédito.
3. Campo de aplicación:
Departamento Administrativo y Contable, Departamento de Mesa de Control y Dirección
General.
4. Definiciones:
• Pagaré.- es un titulo de crédito donde se consagra una obligación de pago a favor de otra
persona.
• Arqueo.- Revisión física de la documentación que ampara el adeudo de los créditos
otorgados.
5. Referencias:
• Plan de Calidad de Contratación de Créditos Individuales
• Plan de Calidad de Contratación de Créditos de Grupo
• Procedimiento de Cambio y Retiro de Garantías P-CRI-008
• Procedimiento de Liberación de Garantías P-MCO-007.
6. Responsabilidades:
• El Auxiliar Contable de Egresos lleva la responsabilidad de mantener el resguardo seguro
de los pagarés y garantías prendarías entregados y la correcta ejecución de este
procedimiento.
• El personal del Departamento de Mesa de Control, lleva un control de la entrega de los
pagarés y garantías prendarías al Auxiliar Contable de Egresos.
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Créditos y Garantías Prendarias
7. Actividades:
Custodia de Pagarés de Crédito y Garantías Prendarías
7.1. Departamento de Mesa de Control:
7.1.1. Revisa que las firmas del pagaré correspondan a la firma que se plasmo en la póliza
de cheque y que las garantías cumplan con las especificaciones del crédito
concedido.
7.2. Auxiliar Contable de Egresos:
7.2.1. Recibe del Departamento de Mesa de Control los pagarés y/o garantías prendarías
que amparan los créditos individuales y de grupo.
7.2.2. Firma de recibido en la lista de Verificación de Garantías F-MCO-014.
7.2.3. Captura los pagarés y garantías recibidos en el archivo de Excel llamado
Garantías Individuales y Pagarés en Custodia que se encuentra en la computadora de
la auxiliar contable de egresos dentro de mis documentos en una carpeta con el
nombre garantías individuales y pagares en custodia.
Cambio de Garantías
7.3. Departamento de Mesa de Control:
7.3.1. En caso de recibir Solicitud de Cambio de Garantías F-CRI-008 (ver procedimiento
de Cambio y Retiro de Garantías P-CRI-008):
7.3.1.1. Reproduce una copia de la factura de la garantía que se va a entregar y de la
Solicitud de Cambio de Garantía (F-CRI-008) autorizada por el Comité Central de
Crédito.
7.3.1.2. Recaba la firma de recibido del acreditado de la garantía a sustituir.
7.3.1.3. Entrega al Auxiliar Contable Egresos:
7.3.1.3.1. Copia de la factura de la garantía a sustituir firmada por el acreditado.
7.3.1.3.2. Copia de Solicitud de Cambio de Garantía (F-CRI-008) autorizada por el
Comité Central de Crédito.
7.3.1.3.3. Factura de la garantía nueva.
7.4. Auxiliar Contable Egresos:
7.4.1. Registra el movimiento de garantía en el archivo de Excel llamado Garantías
Individuales y Pagares en Custodia y archiva lo recibido por sucursales en los
archiveros ubicados en la oficina del departamento administrativo y contable.
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Devolución de Pagarés de Crédito y Garantías Prendarías
7.5. Las Auxiliares del Departamento de Mesa de Control:
7.5.1. Imprimen los estados de cuenta de los créditos liquidados para verificar que el
crédito este saldado.
7.5.2. Solicitan al Auxiliar Contable de Egresos mediante la Solicitud de liberación de
crédito F-MCO-028, la cual debe ser firmada por el jefe de mesa de control, cuando
un acreditado ha liquidado su crédito y esta solicitando el pagaré y garantías del
crédito.
7.6. Auxiliar Contable Egresos:
7.6.1. Agrega a la Solicitud de liberación de crédito F-MCO-028 los pagares y garantías
que correspondan a la solicitud y entrega al Jefe administrativo y contable para su
revisión.
7.7. Jefe del Departamento Administrativo y Contable:
7.7.1. Verifica que el estado de cuenta del SACC y la cuenta asignada al acreditado en el
sistema ContPaq se encuentre en $0.00.
7.7.1.1. En caso de estar efectivamente saldado, firma de verificado y envía al director
general para su autorización.
7.7.1.2. En caso de lo contrario se rechaza la solicitud y se informa al Jefe del
Departamento de Mesa de Control del motivo.
7.8 Auxiliar Contable de Egresos:
7.7.2. Entrega a las auxiliares o jefe del Departamento de Mesa de Control los pagarés,
garantías prendarías y Solicitud de liberación de crédito F-MCO-028 y solicita firma
del Formato de entrega de pagarés y garantías entregados a Mesa de Control FCON-006 de quien recibe los documentos.
7.8. Auxiliar del Departamento de Mesa de Control:
7.8.1. Entrega los documentos y recaba la firma de conformidad del acreditado en la Lista
de Verificación de Garantías (F-MCO-014)
8. Formatos:
• Formato de entrega de pagarés y garantías F-CON-006
• Lista de Verificación de Garantías F-MCO-014
• Solicitud de Liberación de Crédito F-MCO-028
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Créditos y Garantías Prendarias
9. Registros de calidad:
Estado de cuenta, Archivo de Excel Garantías y Pagares en Custodia, expediente del
acreditado.
10. Distribución.
Director General, Jefe del Departamento Administrativo y Contable, Auxiliar Contable de
Egresos, Jefe del Departamento de Mesa de Control, Auxiliar del Departamento de Mesa de
Control Individuales y Auxiliar del Departamento de Mesa de Control Grupos.
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