MoProSoftv1.3 Versión: ... Manual de Caja Fecha: 22 de Junio de 2008
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MoProSoftv1.3 Manual de Caja Definir, Configurar y Manuel de Caja Versión: 1.1 Fecha: 22 de Junio de 2008 Web Sait SA de CV Manual de Caja Cuando se tiene atención al público en general, se puede usar el módulo de caja. Este módulo permite mayor facilidad al momento de vender y por lo general no se requiere que afecte la cartera. El modulo de caja, permite registrar el cobro de los documentos de venta y por lo mismo hacer el corto de caja, al finalizar el turno. Se usa en combinación de la impresora de notas y del cajón del dinero. 1.- Definir modo de uso de Caja Existen 4 (cuatro) formas para definir caja. Si el proceso de ventas requiere de caja lo primero es configurar caja. Configuración Inicial a) Habilitar el Menú de caja. Para habilitar el menú de caja ir a Utilerías/(Grupo de Usuarios/Catálogo de Niveles)/Caja. b) Utilerías/Configuración General del Sistema/P Venta/Numero de Caja c) Ventas/Siguientes Folios Construyendo Empresas Eficientes Web Sait SA de CV, 2015 Page 1 MoProSoftv1.3 Manual de Caja Definir, Configurar y Manuel de Caja Versión: 1.1 Fecha: 22 de Junio de 2008 Web Sait SA de CV 1) Caja La forma de operar caja, tipo supermercado se realiza la configuración inicial. Las operaciones se registran en Caja/Registrar Ventas 2) Mostrador y Caja La forma de operar caja con un cajero y varias computadoras en mostrador se realiza la configuración inicial. Las operaciones se registran en Ventas/Registro de ventas (mostrador) y la ventana de Caja/Registrar pago de contado (cajero). 3) Mostrador Contado y Crédito La forma de operar caja es que las notas y facturas de contado se van al corte de caja y las facturas de crédito se van al estado de cuenta del cliente se realiza la configuración inicial y configuración de niveles. 1.- Pestaña Ventas2 2.- Pestaña CXC 1.- En la Pestaña de Ventas2, habilitar la opción de Ventana de Caja en notas y facturas. 2.- En la Pestaña de CXC, deshabilitar Caja-Recepción de Pagos y Modificar corte de caja. Las operaciones se registran en Ventas/Registro de ventas. Si realizamos una factura de crédito esta se ira a Estado de Cuenta del Cliente para después el personal de cobranza aplique pagos. Construyendo Empresas Eficientes Web Sait SA de CV, 2015 Page 2 MoProSoftv1.3 Manual de Caja Definir, Configurar y Manuel de Caja Versión: 1.1 Fecha: 22 de Junio de 2008 Web Sait SA de CV 4.- Menú de Caja Abrir corte El abrir el corte de caja permite inicializar operaciones de la caja. El corte de caja relaciona un usuario a una estación o caja. Los datos que muestra la pantalla son: Caja Es el número de caja. Cada estación que sirva como caja debe tener su número (Configuración general del sistema, punto de venta) Corte Es número de corte asignado. Lleva un consecutivo de cortes. TC Tipo de cambio a usar en la caja Usuario Nombre del usuario que abrió el corte Fecha Fecha actual Hora Hora de inicio del corte Fondo Recibido Se puede indicar la relación de billetes y monedas con F2. Pesos Importe del fondo en pesos Dólares Importe del fondo en dólares. Total Al abrir corte, será el corte que estará abierto en la estación. Caja, Registrar Ventas Esta opción se usa para tener en la misma pantalla, la captura de artículos y la ventana de cobro. Así como opciones de caja. Se puede definir en la configuración general, ventas2, un cliente cero o mostrador por default. Así como el documento de venta predefinido al iniciar la caja. El sistema lleva la fecha, el folio del documento, el corte, y el usuario de manera inactiva en pantalla. Los tipos de documentos a realizar en caja son: Nota, factura, Apartado, Devolución de nota. En el campo de artículo, se puede ir capturando, el código de barra de los artículos o se puede buscar con F2. Si en la venta, está involucrado un vendedor, al momento de cobrar, se puede registrar o buscar al vendedor. Al dar enter, se pasa a la ventana de cobro. Al iniciar aparece efectivo como forma de pago. Se puede cambiar con la barra espaciadora, a cheque, tarjeta de crédirto, nota de crédito, y cualquiera que se defina en el catalogo de tipos de movimientos de caja. Al dar enter pide registrar el importe del pago en pesos o dólares. En el caso de transacciones con cheque, se debe capturar la información relacionada con el tipo de pago, en la última columna. Al dar enter permite, registrar otra forma de pago adicional para la misma nota. En caso de pagos con tarjeta de crédito, el sistema automáticamente, registra el total a pagar. Al procesar, se registra la salida de los productos y se registra el pago. Botones auxiliares de la ventana de caja. F8= Procesar Registra el pago y salida de los productos. Limpiar Limpia la pantalla para empezar un nuevo documento. Pide autorización de un usuario y su contraseña Abonar apartado Permite registrar pagos parciales y finales a un pedido o apartado. Pagar créditos Si el cliente cuenta con facturas o notas de crédito, se debe cargar al cliente, con F5, o seleccionado el botón, y al presionar esta opción, nos aparecerá la ventana de pago de facturas de crédito. Nos permite seleccionar la forma de pago, así como el importe a pagar. El sistema asigna el pago a las facturas más atrasadas, pero es posible modificarlo. Al procesar se registra el pago de las facturas de crédito y el pago afectará el corte de caja. F6 Otros Permite registras otras entradas de efectivo F5 Cliente Permite registrar un cliente, para pagar créditos. Cerrar corte Permite cerrar el corte Construyendo Empresas Eficientes Web Sait SA de CV, 2015 Page 3 MoProSoftv1.3 Manual de Caja Definir, Configurar y Manuel de Caja Versión: 1.1 Fecha: 22 de Junio de 2008 Web Sait SA de CV Salidas de efectivo Permite registrar salidas de efectivo de la caja. Estas salidas afectarán el corte de caja. Cancelar Movimiento Permite cancelar un movimiento. Requiere autorización. Caja, Recibir pagos contado F12 Esta opción, se usa cuando se hacen facturas en mostrador y se pasan a pagar a la caja. Permite mostrar solo las facturas y notas abiertas, muestra el nombre del cliente, el contacto, y el monto total de la nota. Cuenta, con los siguientes botones. Abrir corte Abre un corte nuevo para la caja Cerrar corte Cerrar, pregunta si se realizó la salida de efectivo, y luego muestra los datos del cierre de corte: Número de corte, Fecha y hora, y el usuario del corte. Salidas de Efectivo Una vez abierto un corte es posible registrar salidas de efectivo. Al presionar este botón, el sistema muestra los datos del corte, y permite seleccionar el tipo de salida. (Se pueden configurar en Configuración General del sistema, Punto de venta. Luego permite registrar el beneficiario del dinero, y el importe, ya sea pesos o dólares. Cancelar movimiento Permite hacer la cancelación de un movimiento de caja (Nota, factura, apartado, Pago, salida de efectivo, entrada de efectivo. Se debe de capturar el folio del movimiento a cancelar y la causa. F6 Pagar créditos Lanza la ventana de cobro para documentos de crédito. Se captura, el cliente, la forma de pago, el importe y la divisa, el sistema sugiere la aplicación a las facturas más atrasadas en automático. Al presionar F8 Pagar, se registra el pago en caja y en cobranza se registra el abono al estado de cuenta del cliente. Caja, Recibir Pagos Crédito Esta opción es sirve para recibir pagos de crédito, en el módulo de caja. Es la misma que se manda llamar desde las pantallas de caja. Solo que aquí se hace desde el menú de caja. Caja Otras Salidas de Efectivo Es la opción de salidas de efectivo, que se manda llamar en las ventanas de caja, y F12. Solo que aquí se manda llamar desde el menú. Caja, Otras Entradas de Efectivo Sirve para registrar en el corte, otras entradas de efectivo. Inicialmente, tiene configurada la opción de Fondo de Caja Recibido Se pueden agregar conceptos en Caja, tipos de movimientos, marcando el movimiento como entrada por otro tipo de movimiento. Caja, Cerrar corte Pide, capturar, la salida de efectivo, del fondo de caja. Y luego muestra los datos del corte. Y lo cierra la presionar el botón de cerrar corte. Caja, Entregar corte de caja Para realizar la entrega del corte de caja, se muestra en pantalla, la captura del corte a realizar. Al capturarlo, muestra en pantalla, los datos del corte. Cuando abrió, cuando cerró y el usuario que entregó. Y se capturan los datos de los importes recibidos. EF Efectivo TC Tarjeta de crédito CH Cheque Tanto en pesos, como en dólares. Solo aparecen los tipos de pagos recibidos. Cuando es pago con tarjeta, el importe aparece automáticamente. Al presionar el botón de registrar, se procesa el cierre del corte. Caja Elaborar Factura del Día Construyendo Empresas Eficientes Web Sait SA de CV, 2015 Page 4 MoProSoftv1.3 Manual de Caja Definir, Configurar y Manuel de Caja Versión: 1.1 Fecha: 22 de Junio de 2008 Web Sait SA de CV Esta opción permite generar la factura de las notas del día. Permite consultar los movimientos de las notas del dia capturando la fecha. Se capturar el folio de la factura, y asignar la fecha de la factura. El sistema muestra el folio inicial y final de las notas del día. Así como Subtotal, iva y total de la factura. Al procesar, el sistema, generará la factura. Caja, Facturar Nota de venta Esta opción permite facturar una nota. Muestra en pantalla el folio de la factura a generar. Se tiene que cargar el folio de la nota, y el sistema mostrará el detalle de la nota. Luego se cargará el cliente del catalogo de clientes. Al procesar, la nota, se habrá facturada. La empresa debe establecer reglas para sus clientes, para poder generar la factura de una nota. Reportes de documentos y detallados Caja, Consulta General de Movimientos Permite consultar cualquier movimiento realizado en la caja tiene los siguientes filtros: Fechas Permite establecer un rango de fechas Folio Permite realizar un rango de folios Cortes Permite filtrar por un rango de cortes determinado Sucursal Permite filtrar los movimientos de una sucursal Tipo Tipo del movimiento de caja realizado Cliente Permite seleccionar a un cliente específico Beneficiario Permite consultar los movimientos realizados a un beneficiario En la grid muestra los siguientes resultados Folio Folio del movimiento Fecha Fecha del movimiento Hora Hora del movimiento Tipo Tipo de movimiento realizado Cliente Nombre del cliente Importe Importe del movimiento Divisa Moneda La consulta se puede mandar a Excel con fines de estadísticas comparativas. El sistema muestra los totales de pesos y de dólares. Al dar enter en cualquier movimiento, te muestra los datos del detalle individual del movimiento. Caja, Consulta Individual de Movimientos Desde el menú del sistema es posible hacer una consulta individual a un movimiento, registrando su folio. Caja, Consulta general de cortes Es una consulta que permite revisar los cortes de los cajeros. Cuenta con los siguientes filtros Fechas Se puede filtrar la información por un rango de fechas Cortes Se puede filtrar los cortes por un rango de cortes. Sucursal Se puede elegir una sucursal, o todas Usuario Se puede elegir un usuario o todos Caja Se puede seleccionar una caja determinada Al consultar se muestra la información del corte, la grid, con los siguientes datos. Corte Fecha Construyendo Empresas Eficientes Web Sait SA de CV, 2015 Page 5 MoProSoftv1.3 Manual de Caja Definir, Configurar y Manuel de Caja Versión: 1.1 Fecha: 22 de Junio de 2008 Web Sait SA de CV Caja Usuario Hora inicial Hora Final Al dar enter, en un corte, se muestra los datos del corte registrados. Si un corte no está cerrado, no muestra datos. Se puede modificar un corte o imprimirlo. Caja, Consulta individual de cortes Esta opción del menú, permite consultar un corte en específico. Debe de estar cerrado. Se registra el folio del corte y muestra en pantalla, las formas de pago que se recibieron en el corte. Aparecen los datos del corte, y en la grid se muestran los siguientes columnas Tipo Es el tipo de pago Descripción Es el nombre del tipo de movimiento Divisa Moneda Importe En esta columna se registra el dinero contado por el cajero al cerrar el corte. Caja, Catalogo de Beneficiarios En esta opción se registran los nombres de los beneficiarios a usar en las salidas de efectivo. Si no se da de alta en esta catalogo, el usuario de la caja, no podrá darlo de alta. Caja, tipos de movimientos En este catalogo se pueden agregar tipos de movimientos adicionales a los que el sistema tiene inicialmente. Pide los siguientes campos. Clave Es la clave del concepto a usar Descripción Es el nombre del concepto o tipo de movimiento Tipo Permite seleccionar (Pago, Entrada por otro tipo de movimiento, Salida por otro tipo de movimiento) Grupos que tendrán acceso Permite determinar el nivel de acceso a este concepto. Tipo de movimiento que genera en el módulo de cobranza Relaciona el tipo de movimiento registrado en caja, con el tipo de movimiento registrado en el módulo de cobranza. Se indica si el concepto es movimiento de efectivo. Capturar referencia Permite capturar la referencia, por ejemplo el folio del cheque % de comisión por aceptar el tipo de pago En el caso de tarjetas de crédito, se puede cobrar una comisión por aceptar el pago, adicional a los costos del sistema. Se registra el porcentaje. El sistema permite agregar un tipo de formato para cada concepto. Construyendo Empresas Eficientes Web Sait SA de CV, 2015 Page 6
