programa informatico para dispensacion de medicamentos

COMUNICACIONES BREVES
Farm Hosp 1995; 19 (3): 161-164
PROGRAMA INFORMATICO PARA DISPENSACION DE
MEDICAMENTOS A PACIENTES AMBULATORIOS
DESDE UN SERVICIO DE FARMACIA
Vallès, R., Licenciada en Farmacia, Farmacéutica Becaria; Pontón, J. L., Especialista en Farmacia Hospitalaria,
Farmacéutico Adjunto; Mangues, I., Especialista en Farmacia Hospitalaria, Farmacéutica Adjunta;
Vuelta, M., Licenciada en Farmacia, Residente I; Díaz-Munío, E., Licenciada en Farmacia, Residente I;
Ibars, M., Licenciada en Farmacia, Jefa de Servicio.
Servicio de Farmacia. Ciutat Sanitària i Universitària de Bellvitge.
Palabras clave:
Programa informático. Dispensación ambulatoria.
Fichas farmacoterapéuticas.
cards even for users without knowledge of programming, and flexibility to create a big variety of
reports..
Resumen:
Se presenta el programa informático diseñado
por el servicio de farmacia de la Ciutat Sanitària i
Universitària de Bellvitge para la dispensación ambulatoria de medicamentos extranjeros, de uso
hospitalario y de pacientes con fibrosis quística.
Está desarrollado en la base de datos del paquete
integrado Works para Windows, versión 3.1. Las
principales ventajas que presenta son facilidad
para el diseño de las fichas sin necesidad de que
el usuario tenga conocimientos de programación
y flexibilidad para la elaboración de gran variedad de informes.
Farm Hosp 1995; 19: 161-164
Key words:
Software program. Outpatient dispensation.
Pharmacotherapeutical file cards.
Ciclosporina A. Metabolitos. Cromatografía líquiSummary:
A software program designed by the Pharmacy
Department of the Ciutat Sanitària i Universitària
de Bellvitge for outpatient dispensation of foreign
drugs which are used at the hospital in patients
afflicted with cystic fibrosis, is being reported. It
has been developed on the database of the integrated pack Works for Windows, version 3.1.
Main advantages are the facility for designing file
Correspondencia: Roser Vallès. Servicios de Farmacia.
Hospital de Bellvitge. Feixa Llarga, s/n. 08907 L’Hospitalet
de Llobregat (Barcelona).
Trabajo presentado de forma reducida en forma de comunicación tipo póster en el XXXIX Congreso de la Sociedad
Española de Farmacia Hospitalaria. Palma de Mallorca, octubre de 1994.
INTRODUCCION
La informática está actualmente integrada en las distintas secciones del servicio de farmacia (1). La dispensación de medicamentos en dosis unitarias (2, 3), las
hojas de elaboración y seguimiento de las nutriciones
magistrales (3, 4) y la reconstitución citostática (3), la
preparación de fórmulas magistrales (5), la dispensación de ensayos clínicos (6) y la gestión de medicamentos (1) son algunos ejemplos que destacan la importancia de la informática como herramienta de trabajo habitual del farmacéutico de hospital
En el servicio de farmacia de la Ciutat Sanitària i
Universitària de Bellvitge, donde se realiza la dispensación de medicación extranjera, fármacos de uso hospitalario y de medicación para el tratamiento de la
fibrosis quística a pacientes ambulatorios que residen
en el Area 5 Costa de Ponent, con una población de
1.100.000 habitantes, se inició la informatización de toda la dispensación ambulatoria en 1992.
Uno de los motivos que nos impulsó a informatizar
este tipo de dispensación fue la entrada en vigor del
Prosereme V, que generó una importante carga de trabajo para los servicios de farmacia (7), puesto que amplió el número de fármacos registrados como uso hospitalario y, por tanto, de dispensación exclusivamente
hospitalaria (8, 9). Para realizar un control y seguimiento de dichas dispensaciones se desarrolló un programa informático que también ha facilitado las tareas
de gestión administrativa de estos fármacos.
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En un único programa se integraron los tres tipos de
dispensación ambulatoria (medicación extranjera, uso
hospitalario y fibrosis quística).
El objetivo de este trabajo es presentar el programa
informático desarrollado.
DESCRIPCION DEL PROGRAMA
El programa se ha desarrollado en la base de datos del
paquete integrado Works para Windows, versión 3.1, que
es un sistema operativo creado por la empresa Microsoft Corporation. Como «hardware» se ha utilizado un
ordenador personal Epson PC AX3/25. Es recomendable trabajar como mínimo con un modelo de ordenador
386 6X, con 2 Mb de memoria RAM y un disco duro
de 15 Mb, aunque para que este programa trabaje de
una manera rápida es más adecuado el modelo 486-33,
con una memoria RAM de 4 Mb.
Se eligió este tipo de base de datos debido a sus especiales características:
— Rapidez para abrir y cerrar ficheros de gran volumen gracias al sistema Windows.
— Cómodo manejo por funcionar con ventanas y tener la posibilidad de trabajar con barra de herramientas.
— Capacidad para almacenar hasta 32.000 registros
(10), lo que permite disponer de gran cantidad de información.
— Flexibilidad para añadir nuevos campos a ficheros ya diseñados.
— Posibilidad de realizar gran variedad de resúmenes distintos según la información que deseemos en cada uno de ellos.
— La opción «Consulta» permite seleccionar fichas
farmacoterapéuticas que cumplan los criterios que se
definan de forma automática. Esta opción también es
aplicable a los informes.
— Ordenar y clasificar los registros siguiendo diferentes criterios (medicamento, nombre del paciente,
inspecciones, etc.).
— La base de datos de Works puede guardarse con
formatos dBase III y IV conservando los nombres de los
campos, además de permitir abrir archivos de dBase,
versiones III y IV (10).
Figura 1.—Ficha farmacoterapéutica correspondiente a un
paciente tratado con un medicamento extranjero.
— Datos de filiación. Nombre y apellidos, dirección, teléfono, número de la seguridad social, inspección.
— Identificación del medicamento. Nombre, precio por unidad.
— Diagnóstico.
— Contabilidad mensual de la cantidad dispensada.
— Seguimiento de las dispensaciones. Tras una
dispensación se introduce en el ordenador la fecha de la
entrega, el nombre del médico que ha hecho la prescripción, la posología actualizada y la cantidad dispensada.
— Importe mensual. Se genera automáticamente,
teniendo en cuenta los campos de precio unitario y cantidad mensual dispensada.
Cada fichero dispone de una ficha farmacoterapéutica distinta, ya que la información necesaria es diferente, dependiendo de la clase de medicación de que se
Para evitar trabajar con un único fichero que contendría gran cantidad de información, se ha creado un fichero para cada tipo de dispensación:
— Medicación extranjera.
— Medicación de uso hospitalario.
— Fibrosis quística.
La creación de la ficha se realiza de una manera muy
sencilla, puesto que únicamente es necesario colocar el
cursor en la posición deseada y escribir el nombre del
campo seguido de dos puntos; el programa nos preguntará automáticamente la amplitud de campo deseado.
Así se van introduciendo sucesivamente los campos
que necesitamos para cada fichero.
La ficha farmacoterapéutica del paciente consta de
los siguientes parámetros, divididos según la clase de
información que nos proporcionan:
Figura 2.—Opción «Buscar» para seleccionar los pacientes
que han tomado un medicamento.
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Figura 3.—Opción «Consulta» para seleccionar todos los pacientes a los que se les ha dispensado Paludrine® en el mes de
abril.
trate (por ejemplo, en medicación extranjera se ha creado un campo para saber si el tratamiento está autorizado por el ministerio o está pendiente de respuesta).
Ninguno de los campos introducidos es obligatorio. En
la pantalla puede visualizarse la ficha de un paciente
(figura 1) o bien varias fichas presentadas en forma de
lista y ordenadas según un criterio determinado (por
medicamento, nombre del paciente, fecha, etc.).
Para seleccionar la/s ficha/s que nos interesan en un
determinado momento existe la opción «Buscar», que
selecciona las fichas teniendo en cuenta un solo criterio. La figura 2 muestra cómo utilizar esta opción para
encontrar todos los pacientes que toman felbamato.
También existe la opción «Consulta», que es útil para
seleccionar fichas teniendo en cuenta más de un criterio
(por ejemplo, para obtener todos los pacientes que toman
propiltiouracilo y que son visitados por un mismo médico) o mediante fórmulas para seleccionar las dispensaciones de un determinado período de tiempo. La figura 3
muestra la manera de seleccionar todos los pacientes a
los que se les dispensó Paludrine® en el mes de abril.
A partir de las fichas seleccionadas pueden realizarse
las estadísticas y facturación mensuales de la dispensación ambulatoria a través de la opción «Informe» (figura 4). Para el diseño de éstos solamente hay que tener
Figura 4.—El diseño de nuevos informes y la consulta de los
ya realizados se efectúa a través de la opción «Ver».
Figura 5.—La información que contiene un informe se diseña teniendo en cuenta los diferentes nombres de los campos.
en cuenta el nombre de los campos (figura 5), ya que se
puede incluir o excluir información en ellos con gran
facilidad. Los informes más representativos que hemos
diseñado son los siguientes:
— Estadísticas. Obtenemos un listado de dispensaciones mensuales realizadas por medicamento y su
coste.
— Facturación. Consumo detallado por paciente de
la medicación dispensada. En este caso también se incluye la posología, el médico prescriptor, la inspección
a la que pertenece el paciente, el número de la Seguridad Social, las unidades dispensadas y el importe total.
En la figura 6 se presenta un ejemplo de informe para
facturación de medicación extranjera.
Figura 6.—Se presenta un informe que permite la facturación
de la medicación extranjera.
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Tabla 1. Dispensaciones realizadas durante 1994
a pacientes ambulatorios
Medicación
Pacientes
Dispensaciones
Extranjera ................................
Uso hospitalario ......................
Fibrosis quística ......................
419
387
4
1.494
1.707
107
Total ....................................
810
3.308
— Pacientes. Relación de pacientes a los que se les
ha dispensado un determinado medicamento en los que
aparece la fecha de inicio de tratamiento, el diagnóstico, la posología y el consumo total de fármaco.
El inconveniente que presenta este programa es la
posible existencia de duplicidad de ficha para determinados pacientes a los que se les ha realizado un número
de dispensaciones superior a 15, con lo cual se completa la ficha original y debe abrirse una nueva. Antes de
elaborar cualquier informe se deben ocultar las fichas
duplicadas.
La actividad realizada en la dispensación ambulatoria por el servicio de farmacia de la Ciutat Sanitària i
Universitària de Bellvitge durante 1994 puede verse en
la Tabla 1.
DISCUSION
El programa resuelve de manera ágil el seguimiento
de las dispensaciones a pacientes ambulatorios, ya que
al utilizar el sistema Windows se puede trabajar a través de menús de ventana que facilitan el manejo del
programa, a la vez que no hacen necesarios grandes conocimientos informáticos para su utilización, solamente
cierta familiaridad con el «software» Windows, por lo
que resulta ser una base de datos fácil de manejar.
También permite la obtención de cualquier estadística combinando los diferentes datos que disponemos,
así como la realización de listados de facturación, de
medicamentos, de número de pacientes, etc., según la
información que queramos obtener. Aparte de esta gran
flexibilidad que presenta, tiene el inconveniente de no
disponer de fichas básicas de referencia cuando se introducen nuevos datos, es decir, por ejemplo un medicamento introducido con algún error de escritura es
aceptado por el ordenador y reconocido como un nuevo
fármaco. Por ello siempre se deberá realizar un control
previo para evitar errores en los informes. Se ha comprobado nuestro programa con otros basados en ficheros básicos para pacientes y medicamentos que son de
gran utilidad y con algunas ventajas sobre el nuestro,
pero como gran inconveniente poseen unos informes
mensuales preestablecidos, siendo difícil la realización
de otros con información diferente.
BIBLIOGRAFIA
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10. Microsoft Works para Windows. Manual del usuario.
Microsoft Corporation 1992; 223-365.