SISTEMA GENERAL DE PENSIONES, PRE

SISTEMA GENERAL DE PENSIONES, PRE-AFILIACIÓN
Concepto 2008004422-004 del 31 de marzo de 2008.
Síntesis: Sobre la implementación de un proceso en Internet denominado de “pre-afiliación”,
para facilitar a las personas su eventual afiliación al Sistema esta Superintendencia no
encuentra objeción en la medida que el mismo ni reemplaza ni exime del proceso de afiliación
pues legalmente se requiere de la existencia de un formulario y de la firma del trabajador
como prueba de la manifestación libre y espontánea de su voluntad de elegir administradora y
régimen pensional. Es importante que se advierta a los eventuales afiliados que es un proceso
previo a la afiliación y que no tiene los efectos de protección y cobertura que se ofrecen una
vez se diligencia el formulario respectivo de la manera señalada en la Ley.
«(…) solicita a esta Superintendencia la “aprobación de pre-afiliación a Pensión por
Internet”, para lo cual adjunta el documento técnico de implementación en el sistema y aclara
que el mismo está encaminado a “ampliar el servicio a nuestros usuarios mediante un nuevo
mecanismo tecnológico que permite agilidad y confiabilidad en el proceso”.
Sobre el particular, y antes de referirnos a la pre-afiliación de que trata su solicitud,
consideramos pertinentes los siguientes comentarios:
I. Sobre la Afiliación al Sistema General de Pensiones
A. Marco Normativo
1. Artículo 11 del Decreto 692 de 1994
“Diligenciamiento de la Selección y Vinculación. La selección del régimen implica la aceptación de las
condiciones propias de éste, para acceder a las pensiones de vejez, invalidez y sobrevivientes, y demás
prestaciones económicas a que haya lugar.
“La selección de uno cualquiera de los regímenes previstos en los artículos anteriores es libre y voluntaria por
parte del afiliado. Tratándose de trabajadores con vinculación contractual, legal o reglamentaria, la selección
efectuada deberá ser informada por escrito al empleador al momento de la vinculación o cuando se traslade de
régimen o de administradora, con el objeto de que éste efectúe las cotizaciones a que haya lugar.
“Quienes decidan afiliarse voluntariamente al sistema, manifestarán su decisión al momento de vincularse a una
determinada administradora.
“Efectuada la selección el empleador deberá adelantar el proceso de vinculación con la respectiva
administradora, mediante el diligenciamiento de un formulario previsto para el efecto por la Superintendencia
Bancaria 1 , que deberá contener por lo menos los siguientes datos:
“a) Lugar y fecha;
1
Es importante señalar que la Superintendencia Bancaria (hoy Superintendencia Financiera) a través de las Circulares 034 y
037 de 1994, adoptó la Proforma A.2000-01 relativa al Formulario de Vinculación de las Entidades Administradoras del Sistema
General de Pensiones.
“b) Nombre o razón social y NIT del empleador;
“c) Nombre y apellidos del afiliado;
“d) Número de cédula o NIT del afiliado;
“e) Entidad administradora del régimen de pensiones a la cual desea afiliarse, la cual podrá estar preimpresa;
“f) Datos del cónyuge, compañero o compañera permanente, hijos o beneficiarios del afiliado.
“El formulario deberá diligenciarse en original y dos copias, cuya distribución será la siguiente: el original
para la administradora, una copia para el empleador y otra para el afiliado.
“No se considerará válida la vinculación a la administradora cuando el formulario respectivo no contenga los
anteriores datos, en cuyo caso la administradora deberá notificar al afiliado y a su respectivo empleador la
información que deba subsanarse.
“Cuando el afiliado se traslade por primera vez del régimen solidario de prima media con prestación definida al
régimen de ahorro individual con solidaridad en el formulario deberá consignarse que la decisión de trasladarse
al régimen seleccionado se ha tomado de manera libre, espontánea y sin presiones. El formulario puede contener
la leyenda preimpresa en este sentido.
“Quienes al 31 de marzo de 1994 se encuentren vinculados al ISS, pueden continuar en dicho Instituto, sin que
sea necesario el diligenciamiento del formulario o comunicación en la cual conste su vinculación. Igual
tratamiento se aplicará a los servidores públicos que se encuentren afiliados a una caja, fondo o entidad del
sector público mientras no se ordene su liquidación. En estos casos, no es aplicable la prohibición de traslado de
régimen antes de 3 años a que se refiere el artículo 15 del presente Decreto, y en consecuencia podrán ejercer en
cualquier momento la opción de traslado” (Subraya fuera del texto).
2. Artículo 33 del Decreto 692 de 1994
“Utilización de Medios de Información. Las administradoras de los dos regímenes del sistema general de
pensiones podrán recibir por medio magnético u otro medio idóneo de transmisión de datos aceptado por la
Superintendencia Bancaria, la información que les deba ser suministrada utilizando para el efecto la
metodología que al efecto (sic) establezca dicha Superintendencia. En especial los empleadores podrán remitir a
través de tales medios de información la relativa a la selección efectuada por sus trabajadores y todos los datos
concernientes a la afiliación o a las planillas mensuales.
“Cuando la información deba venir suscrita por el empleador dentro de los diez días hábiles siguientes al envío
del medio magnético deberá suministrarse a la administradora un anexo con las firmas a que haya lugar.
“Tratándose de la selección de régimen y vinculación a una determinada administradora, dicha vinculación solo
se hará efectiva una vez se haya recibido la firma del afiliado y se haya verificado el cumplimiento de los demás
requisitos a que haya lugar” (Subraya fuera del texto).
B. Consideraciones
Visto el anterior marco normativo en lo que atañe a la afiliación al Sistema General de
Pensiones, encontramos que una vez la persona elige de manera libre y voluntaria la
administradora y el régimen pensional al que desea pertenecer, procede el diligenciamiento del
formulario de afiliación respectivo. Este formulario debe contener los requisitos mínimos
contemplados en el artículo 11 del Decreto 692 de 1994 y corresponder a la Proforma
adoptada por esta Superintendencia a través de las Circulares 034 y 037 de 1994.
Sobre este particular es importante tener en cuenta que en la medida en que la selección de
régimen y administradora, es un acto que concierne exclusivamente a la voluntad libre y
espontánea del trabajador, el legislador optó por consagrar como requisito que dentro del
respectivo formulario se dejara una manifestación expresa sobre tales condiciones, la cual se
respalda con la firma del trabajador en el respectivo formulario.
Observamos igualmente que las normas transcritas señalan que las administradoras del
Sistema General de Pensiones pueden recibir por distintos medios de información, la
concerniente a la afiliación o a las planillas mensuales de aportes, indicando que para efectos
de la selección de régimen y de vinculación, ésta sólo podrá hacerse efectiva “una vez se haya
recibido la firma del afiliado y se haya verificado el cumplimiento de los demás requisitos a
que haya lugar”.
Lo anterior significa que sólo cuando se cuenta con la firma del posible afiliado, como
expresión de la manifestación de su voluntad libre y espontánea para la elección de
administradora y régimen pensional, el legislador considera que se configura la afiliación.
II. Sobre la Efectividad de la Afiliación
A. Marco Normativo
1. Artículo 41 del Decreto 1406 de 1999
“Efectividad de la afiliación. El ingreso de un aportante o de un afiliado, tendrá efectos para la entidad
administradora que haga parte del Sistema desde el día siguiente a aquél en el cual se inicie la relación laboral,
siempre que se entregue a ésta, debidamente diligenciado, el formulario de afiliación. Mientras no se entregue el
formulario a la administradora, el empleador asumirá los riesgos correspondientes.
“En todo caso, en el Sistema General de Seguridad Social en salud la cobertura para los trabajadores
dependientes será, durante los primeros treinta (30) días después de la afiliación, únicamente en la atención
inicial de urgencias. La cobertura para los trabajadores independientes se dará en los términos establecidos en
el inciso 2 del artículo 74 del Decreto 806 de 1998”.
2. Artículo 42 el Decreto 1406 de 1999
“Traslado entre entidades administradoras. El traslado entre entidades administradoras estará sujeto al
cumplimiento de los requisitos sobre permanencia en los regímenes y entidades administradoras que establecen
las normas que reglamentan el Sistema.
“En todo caso, el traslado de entidad administradora producirá efectos sólo a partir del primer día calendario
del segundo mes siguiente a la fecha de presentación de la solicitud del traslado efectuada por el afiliado ante la
nueva entidad administradora. La entidad administradora de la cual se retira el trabajador tendrá a su cargo la
prestación de los servicios y el reconocimiento de prestaciones hasta el día anterior a aquél en que surjan las
obligaciones para la nueva entidad.
“En el Sistema de Seguridad Social en Salud, el primer pago de cotizaciones que se deba efectuar a partir del
traslado efectivo de un afiliado, se deberá realizar a la nueva Entidad Promotora de Salud.
“En el Sistema de Seguridad Social en Pensiones, el primer pago de cotizaciones que se deba efectuar a partir
del traslado efectivo de un afiliado, se deberá realizar a la antigua administradora de la cual éste se trasladó,
con excepción de los trabajadores independientes, que deberán aportar a la nueva administradora de pensiones.
“Para los efectos del presente artículo, se entenderá por traslado efectivo el momento a partir del cual el
afiliado queda cubierto por la nueva entidad en los términos definidos en el inciso anterior”.
3. Literal k) artículo 4° del Decreto 1295 de 1994
“Son características del Sistema General de Riesgos Profesionales, entre otras:
“k. La cobertura del sistema se inicia desde el día calendario siguiente a la afiliación.”
4. Literal c) del artículo 13 de la Ley 100 de 1993
“Los afiliados tendrán derecho al reconocimiento y pago de las prestaciones y de las pensiones de invalidez, de
vejez y de sobrevivientes, conforme a lo dispuesto en la presente ley”.
5. Artículo 12 del Decreto 692 de 1994
“Confirmación de la vinculación. Cuando la vinculación no cumpla los requisitos mínimos establecidos, las
administradoras deberán comunicarlo al solicitante y al respectivo empleador dentro del mes siguiente a la
fecha de solicitud de vinculación.
“Si dentro del mes siguiente a la solicitud de vinculación, la respectiva administradora no ha efectuado la
comunicación prevista en el inciso anterior, se entenderá que se ha producido dicha vinculación por haberse
verificado el cumplimiento de todos los requisitos establecidos para el efecto.”
B. Consideraciones
Frente al Sistema General de Pensiones, la afiliación de un trabajador se entiende efectuada
desde el día siguiente a aquél en el cual se inicie la relación laboral, siempre y cuando se
entregue a la respectiva sociedad administradora el formulario de afiliación debidamente
diligenciado, lo que significa que es a partir de esa fecha que inicia la cobertura respecto de los
riesgos de invalidez, vejez y muerte. Lo anterior se reafirma si tenemos en cuenta que el
artículo 41 del Decreto 1406 de 1995, establece que “Mientras no se entregue el formulario a
la administradora, el empleador asumirá los riesgos correspondientes”.
Ahora bien, tal como se señala en el artículo 12 del Decreto 692 de 1994, en caso de que el
formulario no reúna los requisitos señalados en su artículo 11, las administradoras deberán
comunicarle al solicitante y al empleador, dentro del mes siguiente a la fecha de solicitud de
vinculación, las falencias que presenta el formulario. Ahora bien, si dentro del mes siguiente a
la radicación de la solicitud, la administradora no hace manifestación en tal sentido, se
entenderá que la vinculación se produjo en razón a que se verificaron los requisitos
establecidos para el efecto.
En lo concerniente al Sistema de Riesgos Profesionales, así como en la atención inicial de
urgencias dentro del Sistema General de Salud, los trabajadores cuentan con cobertura de las
contingencias propias de cada sistema, desde el día siguiente al inicio de la relación laboral,
siempre y cuando se haya presentado a la respectiva administradora el formulario debidamente
diligenciado.
Diferente de lo anterior es el tema de la efectividad de los traslados al interior del Sistema
General de Pensiones, el cual como se señala en el artículo 42 del Decreto 1406 de 1999
“producirá efectos sólo a partir del primer día calendario del segundo mes siguiente a la
fecha de presentación de la solicitud del traslado efectuada por el afiliado ante la nueva
entidad administradora”, por lo que es a partir de ese momento que surgen las obligaciones de
la nueva administradora, tales como la obligación de administrar los aportes y de reconocer y
pagar las prestaciones a que haya lugar.
III. La Solicitud
Hechas las anteriores precisiones y vistos los supuestos y efectos de la afiliación al Sistema
General de Pensiones, de frente a su solicitud sobre la implementación de un proceso a través
de internet denominado de “pre-afiliación”, cuyo propósito es el de facilitar a las personas su
eventual afiliación al Sistema, para lo cual se validan sus datos y se define la viabilidad de su
vinculación al Instituto, esta Superintendencia no encuentra objeción en la medida que el
mismo ni reemplaza ni exime del proceso de afiliación, pues como se vio para este, legalmente
se requiere de la existencia de un formulario y de la firma del trabajador como prueba de la
manifestación libre y espontánea de su voluntad de elegir administradora y régimen pensional.
En este orden de ideas es importante que se advierta claramente a los eventuales afiliados que
es un proceso previo a la afiliación al Instituto de Seguros Sociales y que, por tanto, no tiene
los efectos de protección y cobertura que se ofrecen una vez se diligencia el formulario
respectivo de la manera señalada en la Ley.
Ahora bien, son bien conocidos por ese Instituto los problemas que al interior del Sistema
General de Pensiones se han presentado por el manejo inadecuado de la información, por lo
que es de especial importancia que la “pre-afiliación” esté acompañada de una labor de
asesoría y de educación al usuario que sea adecuada y en beneficio de sus intereses.
Hechas las observaciones anteriores, en cuanto al procedimiento planteado de “pre-afiliación”
este Despacho lo encuentra razonable y reitera que una vez se verifiquen los supuestos para la
afiliación ésta deberá surtirse atendiendo las disposiciones legales a las que hemos aludido a lo
largo de esta comunicación.
(…).»